GUIA PARA EL ESTUDIO DE CARGAS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

Transcripción

1 GUIA PARA EL ESTUDIO DE CARGAS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

2 PRESENTACION Los estudios de cargas de trabajo se constituyen en instrumento para la gestión estratégica del talento humano en cuanto permiten planear y organizar las plantas de personal y apoyar otros procesos de toma de decisiones. (Dirección Nacional de Talento Humano, 2013) El estudio de cargas es una técnica que le permite a las instituciones consolidar los proceso y estructuras organizacionales, buscando el equilibrio entre el tiempo y el numero de veces que un individuo realiza una actividad y al mismo tiempo buscar el desarrollo sus funciones con un nivel óptimo de productividad que beneficie a la Universidad y que al final corresponda en beneficios económicos y calidad de vida de los empleados. (Torres, 2007) Los resultados del estudio de cargas le ofrecer a la institución los parámetros para la redefinición de cargos, reasignación o disminución de tareas, e identificación de problemas organizacionales. Otros beneficios de los estudios de cargas de trabajo para la Universidad serian la gestión del talento humano en diferentes procesos como planeación del talento humano, integración a la institución, salud ocupacional, compensación, organización y el desarrollo. El siguiente documento presenta los lineamientos para el estudio técnico de cargas de trabajo derivados del desarrollo de los procesos y procedimientos de la Universidad de los Llanos.

3 OBJETIVOS Objetivo general Establecer un instrumento de estudios de cargas de trabajo para determinar de manera técnica el volumen de trabajo que se deriva del desarrollo de los diferentes procesos y procedimientos de las dependencias que conforman la estructura organizativa de la Universidad de los Llanos. Objetivos específicos Establecer los lineamientos metodológicos para determinar los requerimientos y necesidades de personal de las dependencias que conforman la estructura organizativa de la Universidad de los Llanos. Medir los tiempos de trabajo de la gestión de la Universidad de los Llanos Determinar los tiempos estándar para medir todas las tareas o trabajos de cada una de las dependencias de la Universidad. Establecer la dimensión óptima de una dependencia en función de su carga de trabajo

4 JUSTIFICACION El estudio de Cargas de Trabajo se desarrolla en razón a dos aspectos fundamentales: En cumplimiento a las directrices de la Rectoría, Al proyecto de una nueva estructura organizacional La problemática de establecer una planta de cargos que responda a las necesidades de la Universidad de los Llanos Cumplir con el marco normativo señalada por la Ley, Decretos y Sentencias como la C-614 de Seguimientos al marco de lo ordenado por la Contraloría General de la República Planes de Mejoramiento señalados por la Universidad

5 MARCO CONCEPTUAL CONCEPTO DE CARGA LABORAL La carga laboral o carga de trabajo se define como el conjunto de requerimientos psicofísicos a los que se ve sometido el trabajador a lo largo de su jornada laboral. MEDICION DE CARGA LABORAL La medición de carga laboral es la aplicación de técnicas para determinar el tiempo que invierte un trabajador calificado en llevar a cabo una tarea definida efectuándola según una norma (método) de ejecución preestablecida. (Torres, 2007). El estudio de cargas de trabajo corresponde a la aplicación de técnicas para la medición de trabajos administrativos que determina la cantidad de personal necesario para la eficiente realización de las tareas que se originan de las funciones asignadas a cada dependencia. (Dirección Nacional de Talento Humano, 2013) El objetivo general de las cargas laborales es determinar de manera técnica el volumen de trabajo que se deriva del desarrollo de los diferentes procesos y procedimientos propios de cada una de las dependencias o unidades que conforman la estructura organizacional de la Universidad. Para el desarrollo de una efectiva medición de cargas de trabajo es necesario dos insumos: - Los formatos de procesos y procedimientos que determina el quehacer y operación integral de la dependencia. - El manual de funciones y actividades de cada dependencia. La condición más importante a tener en cuenta en un estudio de cargas de trabajo es que no se miden cargos, se mide el desarrollo de actividades o tareas asociadas a los procedimientos y procesos de las diversas unidades o dependencias en función del tiempo estándar de desarrollo de cada actividad (registrada en el manual de procedimientos) y la frecuencia (en un periodo de tiempo determinado: días, horas, minutos) con que se desarrolla cada actividad del procedimiento de forma permanente. Es importante resaltar que el estudio que se lleva a cabo tenga rigor técnico y metodológico para que los resultados obtenidos estén debidamente justificados para la modificación de planta de personal. La medición de cargas de trabajo en la Universidad, implica la colaboración de todo el personal que integra las dependencias objeto de estudio y su participación en las fases de planeación, aplicación de metodología y consolidación y análisis de resultados. Según el Decreto 2772 de 2005, por el cual se establecen las funciones y requisitos generales para los diferentes empleos públicos de los organismos y entidades del orden nacional y se dictan otras disposiciones, define los niveles y sus funciones así: Artículo 2o. Nivel directivo. Comprende los empleos a los

6 cuales corresponden funciones de dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos. De acuerdo con su naturaleza, los empleos de este nivel tendrán, entre otras, las siguientes funciones: Fijar las políticas y adoptar los planes generales relacionados con la institución o el sector al que pertenecen y velar por el cumplimiento de los términos y condiciones establecidos para su ejecución. Dirigir, controlar y velar por el cumplimiento de los objetivos de la institución, en concordancia con los planes de desarrollo y las políticas trazadas. Organizar el funcionamiento de la entidad, proponer ajustes a la organización interna y demás disposiciones que regulan los procedimientos y trámites administrativos in- ternos. Nombrar, remover y administrar el personal, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Representar al país por delegación del Gobierno en reuniones nacionales e internacionales, relacionadas con asuntos de competencia de la entidad o del sector. Adelantar las gestiones necesarias para asegurar el oportuno cumplimiento de los planes, programas y proyectos y adoptar sistemas o canales de información para la ejecución y seguimiento de los planes del sector. Asistir a las reuniones de los consejos, juntas, comités y demás cuerpos en que tenga asiento la entidad o efectuar las delegaciones pertinentes. Establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización. Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determinen la organización de la entidad o dependencia a su cargo. Artículo 3o. Nivel asesor. Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y asesorar directamente a los empleados públicos de la alta dirección de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. De acuerdo con su naturaleza, los empleos de este nivel tendrán, entre otras, las siguientes funciones: Asesorar y aconsejar a la alta dirección de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional en la formulación, coordinación y ejecución de las políticas y planes generales de la entidad. Absolver consultas, prestar asistencia técnica, emitir conceptos y aportar elementos de juicio para la toma de decisiones relacionadas con la adopción, la

7 ejecución y el control de los programas propios del organismo. Proponer y realizar estudios e investigaciones relacionados con la misión institucional y los propósitos y objetivos de la entidad que le sean confiados por la administración. Asistir y participar, en representación del organismo o entidad, en reuniones, consejos, juntas o comités de carácter oficial, cuando sea convocado o delegado. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y periodicidad requeridas. Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño. Artículo 4o. Nivel profesional. Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la ejecución y aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, reconocida por la ley y que según su complejidad y competencias exigidas, les pueda corresponder funciones de coordinación, supervisión y control de áreas internas encargadas de ejecutar los planes, programas y proyectos institucionales. De acuerdo con su naturaleza, los empleos de este nivel tendrán, entre otras, las siguientes funciones: Participar en la formulación, diseño, organización, ejecución y control de planes y programas del área interna de su competencia. Coordinar, promover y participar en los estudios e investigaciones que permitan mejorar la prestación de los servicios a su cargo y el oportuno cumplimiento de los planes, programas y proyectos, así como la ejecución y utilización óptima de los recursos disponibles. Administrar, controlar y evaluar el desarrollo de los programas, proyectos y las actividades propias del área. Proponer e implantar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a su cargo. Proyectar, desarrollar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas propuestas. Estudiar, evaluar y conceptuar sobre las materias de competencia del área interna de desempeño, y absolver consultas de acuerdo con las políticas institucionales. Coordinar y realizar estudios e investigaciones tendientes al logro de los objetivos, planes y programas de la entidad y preparar los informes respectivos, de acuerdo con las instrucciones recibidas.

8 Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño. Artículo 5o. Nivel técnico. Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología. De acuerdo con su naturaleza, los empleos de este nivel tendrán, entre otras, las siguientes funciones: Apoyar en la comprensión y la ejecución de los procesos auxiliares e instrumentales del área de desempeño y sugerir las alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos. Diseñar, desarrollar y aplicar sistemas de información, clasificación, actualización, manejo y conservación de recursos propios de la Organización. Brindar asistencia técnica, administrativa u operativa, de acuerdo con instrucciones recibidas, y comprobar la eficacia de los métodos y procedimientos utilizados en el desarrollo de planes y programas. Adelantar estudios y presentar informes de carácter técnico y estadístico. Instalar, reparar y responder por el mantenimiento de los equipos e instrumentos y efectuar los controles periódicos necesarios. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, de acuerdo con las instrucciones recibidas. Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño. Artículo 6o. Nivel asistencial. Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores, o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución. De acuerdo con su naturaleza, los empleos de este nivel tendrán, entre otras, las siguientes funciones: Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la entidad que la modifiquen o sustituyan. Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo y financiero y responder por la exactitud de los mismos. Orientar a los usuarios y suministrar la información que les sea

9 solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos. Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño. Realizar labores propias de los servicios generales que demande la institución. Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran. Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño.

10 ETAPAS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE UN ESTUDIO DE CARGAS LABORALES Fases Actividades Diseñar y organizar la metodología del estudio de cargas Planeación Difundir a través de las Jefaturas, la información sobre el proceso de modernización organizacional y estudio de cargas Capacitar al personal de apoyo para los procesos de estudios de cargas Socialización del proceso de estudio de cargas a la comunidad universitaria Aplicación de la Metodología Etapa 1. Recolección de información de procesos, procedimientos, tareas, nivel de empleo y requisitos de la tarea Etapa 2. Recolectar la información de cargas de trabajo en cada dependencia Consolidación y análisis de resultados Organizar y sistematizar la información recogida. Analizar la información. Elaborar y presentar el documento técnico final.

11 PROCEDIMIENTO Y DILIGENCIAMIENTO DE FORMATO PRIMERA ETAPA Para el diligenciamiento de formulario No 1 que se encuentra en la parte final de este documento, se debe registrar inicialmente en la parte superior del formulario, el nombre de la dependencia en la cual se va a realizar la medición de las cargas de trabajo, el responsable del diligenciamiento y la fecha en la cual se termina de realizar el estudio. Los pasos que se deben seguir concretamente son los siguientes: Primero que todo tener en cuenta el Mapa de procesos y la información que se encuentra en el SIG

12 a. Columna 1. Proceso. Determinar los procesos para cada uno de los servicios o productos de la dependencia y plasmarlos en la columna 1 del formulario. b. Columna 2. Dependencia. Se señala la dependencia según el proceso, como se señala en la figura

13 c. Columna 3. Procedimiento. Identificar los procedimientos que realiza cada dependencia, establecidos en el SIG, columna 3 del formulario. d. Columna 4. Tareas. Puntualizar para cada actividad, las tareas necesarias para su logro y relacionarlas en la columna 4 del formulario.

14 e. Columna 5. Nivel del empleo. Identificar en la columna 5 del formato, el nivel del empleo que debe realizar la tarea. En el formato que acompaña esta guía (hoja de cálculo), se debe elegir de una lista desplegable para facilitar la automatización en la columna 5. Nota. Los niveles de empleo para la Universidad de los Llanos son: Directivo, Asesor, Profesional, Técnico y Asistencial. e. Columna 6. Requisitos de formación y/o experiencia para realizar la tarea. Escribir en la columna 6 del formulario los requisitos que debe tener el cargo para la ejecución de la tarea. Si se desea, se puede relacionar la experiencia requerida. EJEMPLO REQUISITOS POR NIVEL DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TECNICO ASISTENCIAL Profesional en el área de Profesional en el área de Profesional en el área de Titulo de Bachiller Aprobación de educación básica primaria Profesional en el área de y con Especialización en.. Profesional en el área de y con Especialización en.. Profesional en el área de y con Especialización en.. Titulo de tecnico profesional en. Titulo de bachiller Profesional en el área de..con Maestría en. Profesional en el área de..con Maestría en. Titulo tecnologo en. Titulo técnico profesional Titulo fr ténologo con con especialidad en. Aprobación de (1) año de educación superior

15 BIBLIOGRAFÍA Torres, Y. (2007). Medición de Carga Laboral. Universidad Modular Abierta. Dirección Nacional de Talento Humano. (2013). Guia Metodológica para el Estudio de Cargas de Trabajo Bogota. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA. (2002). GUIA DE ESTUDIO DE CARGAS. Bogota, Colombia.