REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE BOYACÁ MUNICIPIO DE BELÉN CONDICIONES Y REQUERIMIENTOS INVITACIÓN PÚBLICA BIENES Y SERVICIOS

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1 REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE BOYACÁ MUNICIPIO DE BELÉN CONDICIONES Y REQUERIMIENTOS INVITACIÓN PÚBLICA BIENES Y SERVICIOS OBJETO: SUMINISTRO DE PAPELERÍA MEMBRETE CON DESTINO A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE BELÉN BOYACÁ BELÉN, ENERO DE 2011

2 INVITACIÓN PÚBLICA PARA CONTRATAR EL SUMINISTRO DE PAPELERÍA MEMBRETE CON DESTINO A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE BELÉN BOYACÁ INVITACIÓN PÚBLICA PARA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS El Municipio de BELÉN BOYACÁ está interesado en contratar, de acuerdo con las condiciones establecidas en la presente INVITACIÓN PUBLICA, EL SUMINISTRO DE PAPELERÍA MEMBRETE CON DESTINO A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE BELÉN BOYACÁ. Por lo anterior, se permite invitar a todas las personas naturales o jurídicas, Consorcio o Unión Temporal, que estén interesadas en presentar propuestas - ofertas en el presente proceso de selección. 1.1 JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD De acuerdo a lo determinado en los estudios de conveniencia y oportunidad realizados por la Secretaria de Planeación del Municipio, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y su decreto reglamentario 2474, se requiere contratar EL SUMINISTRO DE PAPELERÍA MEMBRETE CON DESTINO A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE BELÉN BOYACÁ, dado que la Administración Municipal para su normal funcionamiento requiere de la utilización de papelería con membrete con el fin de estandarizar e identificar las comunicaciones oficiales remitidas por cada uno de los despachos, así como los actos administrativos que estos emitan, para de esta forma atender de una manera eficiente y eficaz a los miembros de la comunidad y entidades del Estado, estableciendo una estructura administrativa organizada al servicio público con transparencia y calidad, razón por la cual se requiere contratar el suministro de papelería con membrete para ser utilizados en el normal funcionamiento de la Alcaldía Municipal. 1.2 FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN El régimen jurídico aplicable a la presente invitación publica y al contrato u orden de suministro, que de ella se derive, será el previsto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus Decretos reglamentarios 2474 articulo 17 parágrafo, modificado por el articulo 1 del decreto 3576 de 2009, 4828 de 2009, y demás normas que le sean concordantes. En lo que no se encuentra particularmente regulado, se aplicarán las normas comerciales y civiles vigentes. Las normas actualmente vigentes se presumen conocidas por todos los proponentes que participen en el presente proceso de selección. 2

3 Lo anterior teniendo en cuenta que la cuantía a contratar a través de la presente invitación pública no excede del diez (10%) de la menor cuantía fijada para esta entidad territorial y se trata de adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. 1.3 PRESUPUESTO OFICIAL DE LA PRESENTE INVITACIÓN El municipio de Belén Boyacá cuenta con los Recursos necesarios, los cuales provienen del presupuesto aprobado para la vigencia 2011, que para la presente invitación pública será hasta por la suma de ONCE MILLONES DE PESOS M/CTE ($ ). Lo anterior de acuerdo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No , con cargo al rubro MATERIALES Y SUMINISTROS expedido por la Secretaría de Hacienda Municipal para tal efecto. 1.4 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SUMINISTRO A CONTRATAR SUMINISTRO DE PAPELERÍA MEMBRETE CON DESTINO A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE BELÉN BOYACÁ ÍTEM DESCRIPCIÓN CANT V/R UNIT. V/R TOTAL 1 Hoja Membrete Carta 6 Tintas Hoja Membrete Oficio 6 Tintas Elementos Publicitarios 1000 TOTAL 1.5 PLAZO DEL CONTRATO El plazo para el cumplimiento, una vez suscrita la orden de suministro por parte de la Alcaldía Municipal y el contratista será de Once (11) Meses, sin que esta sobrepase del 31 de Diciembre de LOCALIZACIÓN El Suministro deberá entregarse en la Alcaldía Municipal de Belén Boyacá, bajo la coordinación de la Secretaria de Planeación del Municipio. 3

4 1.7 CRONOGRAMA Y TRÁMITE DE LA INVITACION ETAPAS/ACTIVIDADES FECHA Y HORA LUGAR AVISO DE INVITACIÓN 06 de Enero de 2011 Despacho Alcalde Municipal (segundo piso Palacio Municipal) y cartelera municipal PUBLICACIÓN Y CONSULTA DE Oficina de Planeación CONDICIONES Y REQUISITOS PARA 06 de Enero de y cartelera OFERTAR Municipal INSCRIPCIÓN DE OFERENTES Y/O Oficina de Planeación MANIFESTACIÓN DE INTERÉS EN 07 de Enero de 2011 PARTICIPAR POR ESCRITO. PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y 11 de Enero de 2011 hasta las Oficina de Planeación CIERRE 5:00 p.m. VERIFICACIÓN Y COMPARACIÓN DE Oficina de Planeación 12 de Enero de 2011 OFERTAS ECONÓMICAS VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES DEL OFERENTE EN PRIMER 12 de Enero de 2011 Oficina de Planeación LUGAR EN EL ORDEN DE ELEGIBILIDAD PUBLICACIÓN DE RESULTADOS Y ADJUDICACIÓN 12 de Enero de 2011 SUSCRIPCIÓN DE LA ORDEN DE SUMINISTRO 13 de Enero de 2011 Despacho del Alcalde Municipal (segundo piso Palacio Municipal) y cartelera municipal Despacho Alcalde Municipal (segundo piso Palacio Municipal) El horario de atención al público de la Alcaldía Municipal de Belén Boyacá es de Lunes a Viernes, en la mañana de 8:00 a.m. a 12:00 m y en la tarde de 2:00 p.m. a 5:00 p.m. y Sábado de 8:00 a.m. a 1:00 p.m. 1.8 VEEDURÍAS CIUDADANAS El Municipio de Belén Boyacá, de conformidad con lo establecido en el inciso 3 de Art. 66 de la Ley 80 de 1993 y Art. 9 del Decreto 2170 de 1992, convoca a todas las veedurías ciudadanas para que realicen el control social al proceso precontractual, contractual y post contractual, para lo cual suministrará la información y la documentación requerida y publicará lo referente al mismo a través de la pagina WEB del Municipio 2. PUBLICACIÓN Y CONSULTA DE LA INVITACIÓN Para consulta de documentos que integran la presente invitación, se publicara esta invitación en la página WEB de la entidad para que sea de conocimiento de todos los interesados en ofertar y público en general y/o en medio físico 4

5 en la Secretaria de Obras Públicas Municipal en el horario laboral establecido en la entidad. Para cualquier aclaración y/o inquietud podrán comunicarse al correo electrónico o a los teléfonos y CALIDADES DE PROPONENTES De conformidad con el artículo 11 Decreto 2474, podrán presentar propuesta las personas naturales o jurídicas que tengan por objeto el Suministro y distribución de los bienes que son requeridos en la presente invitación publica, que se encuentren debidamente inscritas ante la Cámara de Comercio respectiva y no se encuentren incursas en causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la Constitución y la Ley. 2.2 PROGRAMA PRESIDENCIAL LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN En el evento de conocerse casos especiales de corrupción en las Entidades del Estado, se debe reportar el hecho al Programa Presidencial Lucha contra la Corrupción a través de: los números telefónicos: (1) , (1) , (1) ; vía fax al número telefónico: (1) ; la línea transparente del programa, a los números telefónicos: o (1) ; correo electrónico, en la dirección: webmaster@anticorrupción.gov.co; al sitio de denuncias del programa, en la página de internet: COSTO DE PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA Los costos asociados a la preparación y elaboración de las propuestas estarán a cargo de los proponentes, por lo que el municipio de Belén no será responsable de los mismos, sea cualquiera el resultado del proceso de selección. 2.4 LUGAR PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Las propuestas deberán ser presentadas personalmente en la fecha y hora previstas en el cronograma del presente proceso de selección. No se aceptarán propuestas enviadas por correo electrónico o fax. No se recibirán propuestas extemporáneas, es decir, que se presenten después de la fecha y hora señaladas para el cierre del Proceso de selección definidas en el cronograma de la presente invitación. 5

6 2.5 VALIDEZ DE LAS PROPUESTAS Las propuestas deberán tener una validez mínima de veinte (20) días calendario, los cuales se contarán a partir de la fecha de cierre de la presente invitación y así deberá manifestarlo el proponente en la carta de presentación de la oferta respectiva. 2.6 FORMA PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Los proponentes deben presentar los DOCUMENTOS HABILITANTES y PROPUESTA ECONÓMICA simultáneamente en sobres separados, de acuerdo a los documentos requeridos en el numeral respectivo de estos pliegos de condiciones, así: Sobre No. 1 OFERTA ECONÓMICA : Un (1) ejemplar original debidamente foliado y sellado identificado así: Invitación Pública No Objeto: Proponente: Dirección Teléfono: Original Folios xxxxxx (XX) La oferta económica contendrá el valor económico de acuerdo al cuadro de especificaciones técnicas de esta invitación, la cual no deberá superar el valor del presupuesto oficial establecido y marcada en su exterior como se indicó. La propuesta deberá presentarse debidamente impresa, en idioma español, correctamente foliada. La propuesta deberá contener debidamente diligenciados todos los anexos que desde ya el municipio de Belén aclara que hacen parte integral de la presente invitación y no podrán ser modificados o alterados por el proponente. La cual deberá contener como mínimo la siguiente información: 6

7 SUMINISTRO DE PAPELERÍA MEMBRETE CON DESTINO A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE BELÉN BOYACÁ ÍTEM DESCRIPCIÓN CANT V/R UNIT. V/R TOTAL 1 Hoja Membrete Carta 6 Tintas Hoja Membrete Oficio 6 Tintas Elementos Publicitarios 1000 TOTAL La propuesta deberá indicar el nombre y número de identificación del representante legal y estar firmada por el mismo, así como indicar las garantías del suministro y forma de pago. Sobre No. 2 DOCUMENTOS HABILITANTES : Un (1) ejemplar original debidamente foliado y sellado, y cada paquete debe identificarse así: Invitación Pública No Objeto: Proponente: Dirección Teléfono: Original Folios xxxxxx (XX) Dicho sobre con los REQUISITOS HABILITANTES se presentara en sobre cerrado, separado e identificado como Sobre No. 2, en cual se adjuntaran los siguientes documentos: - Carta de Intención en participar en la invitación. - Certificado de existencia y representación legal: cuya fecha de expedición no sea inferior a 90 días antes de la fecha aquí señalada. - Registro Único Tributario (RUT): El proponente, persona natural o jurídica y cada uno de los integrantes de la propuesta en consorcio o unión temporal deberán presentar dentro de la propuesta el Régimen Tributario el cual pertenece y anexar copia de esta inscripción. - Certificado de antecedentes fiscales vigente Para consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes debe cumplir con este requisito. - Certificado de antecedentes disciplinarios de la procuraduría vigente 7

8 - Para consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes debe cumplir con este requisito. - Certificado de antecedentes judiciales vigente, Para consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes debe cumplir con este requisito. - Copia del Documento de Identidad del Representante Legal 2.7 DE LA COMPARACIÓN DE OFERTAS ECONÓMICAS, VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES Y ADJUDICACIÓN DE LA INVITACIÓN Una vez vencido el plazo para la presentación de propuestas, el Municipio por intermedio del comité asesor y evaluador de la contratación, procederá a la comparación de las ofertas económicas presentadas, las cuales previamente serán verificadas aritméticamente de lo cual se concretará el Orden de Elegibilidad, lo cual constara en acta que al respecto se realice. Orden de Elegibilidad: será determinado por el precio ofertado, se ubicara en primer lugar del orden de elegibilidad el proponente que luego de la verificación y comparación de propuestas haya presentado oferta con el precio mas bajo, siempre que se encuentre a condiciones del mercado y satisfaga las necesidades del MUNICIPIO en cuanto a calidad; de igual manera, se procederá cuando solo se presente solo un oferente. Acto seguido, el comité realizara la verificación de requisitos habilitantes exigidos en la presente invitación de acuerdo a lo previsto en el Articulo 1 del decreto 3576 de 2009 así; ÚNICAMENTE al oferente que haya presentado el precio mas bajo, en caso de que este no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio, previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que este tampoco cumpla se verificaran las de quien presento el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado siempre y cuando la oferta se encuentre en condiciones del mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. De no lograrse lo anterior se repetirá el proceso de selección. 2.8 RECHAZO DE LAS PROPUESTAS Son causales de rechazo las siguientes: a) Cuando el valor de la propuesta exceda el presupuesto oficial del Municipio de Belén estimado de esta invitación. b) Cuando el Proponente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar establecidas en la Constitución o la ley. 8

9 c) Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas en los pliegos de condiciones. d) Cuando se compruebe confabulación entre los proponentes que altere la aplicación del principio de selección objetiva. e) Cuando la oferta esté incompleta. Esto es, se incumpla con los requisitos o no se incluya alguno de los documentos que de acuerdo con el presente pliego sean elementos necesarios para la verificación, evaluación y comparación de ofertas. f) Cuando para este mismo proceso de selección se presenten varias propuestas por el mismo proponente. g) Cuando el Municipio corrobore que el proponente presentó información y/o documentación falsa en la propuesta. h) Cuando la propuesta no cumpla con los requerimientos de calidad y económicos requeridos en la presente invitación. 2.9 DE LA ADJUDICACIÓN Una vez que se haya determinado que el oferente reúne las condiciones y requisitos para ser seleccionado de acuerdo a las sugerencias del Comité asesor y evaluador de la contratación, mediante Acto Administrativo el Alcalde Municipal decidirá respecto de la adjudicación de la presente invitación a quien corresponda. 9

10 ANEXOS 10

11 Señores: ALCALDÍA MUNICIPAL BELÉN BOYACÁ FORMATO A MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA OBJETO: SUMINISTRO DE PAPELERÍA MEMBRETE CON DESTINO A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE BELÉN BOYACÁ El suscrito, con cédula de ciudadanía número de. De acuerdo con LA INVITACIÓN PUBLICA No , hago la siguiente oferta y en caso de ser favorecido por el Municipio de BELÉN me comprometo a firmar el contrato y/o orden correspondiente. Declaro así mismo: Que esta oferta y el contrato que llegare a celebrarse sólo comprometen al firmante de esta carta. Que ninguna entidad o persona distinta al firmante tiene interés comercial en esta oferta ni en el contrato probable que de ella se derive. Que conozco la información general y demás documentos de la presente INVITACIÓN PUBLICA y que acepto los requisitos en ellos contenidos. Que no me hallo incurso en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad señaladas por la Ley y que no me encuentro en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar. Que no he sido sancionado mediante acto administrativo ejecutoriado por ninguna entidad oficial dentro de los últimos cinco (5) años anteriores a la fecha límite de entrega de la oferta. Que si se me adjudica el contrato, me comprometo a constituir las fianzas requeridas y a suscribir éstas y aquel dentro de los términos señalados para ello. Que el valor de la presente oferta es de y esta se mantiene hasta Atentamente, Nombre Proponente Cédula Dirección Teléfono Fax 11

12 FORMATO B PROPUESTA ECONÓMICA INVITACIÓN PUBLICA No SUMINISTRO DE PAPELERÍA MEMBRETE CON DESTINO A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE BELÉN BOYACÁ ÍTEM DESCRIPCIÓN CANT V/R UNIT. V/R TOTAL 1 Hoja Membrete Carta 6 Tintas Hoja Membrete Oficio 6 Tintas Elementos Publicitarios 1000 TOTAL Que el valor de la presente oferta es de y esta se mantiene hasta Garantías Atentamente, Nombre Proponente Cédula Dirección Teléfono Fax 12