Servicios TIC para el PAS

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1 Servicios TIC para el PAS 2005,

2 Tabla de contenidos 1 Objetivo del documento Introducción Equipamiento personal Hardware y Software Teléfonos Impresoras y fotocopiadoras PDA Equipamiento especial Herramientas Correo electrónico Espacios en los discos personales y departamentales Virus y Spam Acceso a los servicios remotos de Herramientas de agenda y convocatoria de reuniones de Outlook Posibilidad de editar material audiovisual Videoconferencia Teléfonos de interés Comunicación de incidencias Pág. 2 de 8 R:\TIC\CAU\temp\Servicios TIC para el PAS de oct-2005.doc

3 1 Objetivo del documento Presentar una visión general de los recursos tecnológicos de los que dispone el PAS e indicar dónde dirigirse en caso de necesitar soporte. 2 Introducción Una persona que se incorpora en como PAS dispone de una amplia oferta de recursos tecnológicos que le puede ayudar en gran parte de sus tareas y optimizar el uso de su tiempo. Es muy importante que sepa cuáles son dichos recursos para que pueda obtener el máximo rendimiento. Además, el uso de esos recursos debe ser sencillo, para que sean una ayuda y no un obstáculo para su trabajo diario. El objetivo de este documento es presentarles los recursos disponibles e indicar dónde acudir en caso de necesitar ayuda. 3 Equipamiento personal 3.1 Hardware y Software A los miembros del PAS, cuyo trabajo requiera el uso de un ordenador, se les suministrará un ordenador personal teniendo en cuenta las necesidades del usuario, los ordenadores disponibles y la planificación de la inversión de la organización. El área de soporte TIC entregará el ordenador personal con el software estándar de la organización instalado. A día de hoy, se entiende por software estándar el Microsoft Office 2003 (incluyendo Outlook, Word, Excel, Access, PowerPoint, Visio, Project y Photo Editor), Acrobat Reader, antivirus TrendMicro OfficeScan e Internet Explorer, que está incluido en Windows. Si el usuario necesita algún otro programa, deberá solicitarlo al servicio TIC. La instalación de software por parte del usuario sin el consentimiento previo del Área de Soporte TIC, y sus consecuencias en el funcionamiento del ordenador serán responsabilidad exclusiva del usuario. Asimismo, las copias de seguridad de la información que no esté depositada en las unidades S y R (ver apartado 4.2) son también responsabilidad del usuario. Cuando el Área de Soporte TIC reciba una notificación del usuario haciendo referencia a un funcionamiento defectuoso, ya sea por avería o por mal funcionamiento del software instalado, se realizarán todas las acciones pertinentes para reparar la avería y en caso extremo se formateará y se instalará el software base de nuevo, con lo cual se considerará resuelta la incidencia. Esto no implicará pérdida de información si el usuario ha usado los discos remotos S y R. El equipamiento constará de ordenador personal, con un monitor, un teclado y un ratón Pág. 3 de 8 R:\TIC\CAU\temp\Servicios TIC para el PAS de oct-2005.doc

4 3.2 Teléfonos Todos los miembros del PAS tendrán acceso a un teléfono IP y una extensión asignada. Desde el teléfono podrán hacer llamadas a cualquier lugar y podrán ver el gasto generado a través del tarificador: Hay un manual de funcionamiento del teléfono en la página siguiente: Aquellos miembros del PAS que, por tareas de gestión, tengan una importante relación (comercial, institucional, etc.) con empresas o clientes y elevada movilidad, podrán solicitar un móvil a. Para ello, el jefe de unidad en la que desarrolla sus tareas de gestión deberá dar el visto bueno y todos los costes se cargarán a su unidad. 3.3 Impresoras y fotocopiadoras La norma de la organización especifica que sólo hay impresoras de departamento o de pasillo. Los miembros del PAS tienen acceso a las impresoras distribuidas en los pasillos de y a las asignadas a su departamento. Además, hay un servicio de impresión en color en el Servicio de Reprografía (extensión 2337 o 3.4 PDA no suministrará PDA al PAS. El servicio TIC ofrece soporte técnico limitado a las PDA particulares que tengan un sistema operativo estándar (Palm OS). Será responsabilidad del usuario suministrar al técnico TIC los CD que acompañaban a la PDA en el momento de la compra. Este soporte se limitará a facilitar la sincronización con la agenda corporativa (actualmente Microsoft Outlook). Serán responsabilidad del usuario la instalación y el mantenimiento de otras aplicaciones, así como las copias de seguridad y los problemas de funcionamiento de la PDA. 3.5 Equipamiento especial Para solicitar material al margen del indicado en el apartado 3.1, como puedan ser escáneres, capturadoras de vídeo, etc., es necesario ponerse en contacto con el Área de Soporte TIC Pág. 4 de 8 R:\TIC\CAU\temp\Servicios TIC para el PAS de oct-2005.doc

5 4 Herramientas 4.1 Correo electrónico El correo electrónico de está dando servicio actualmente a unos usuarios repartidos entre alumnos, antiguos alumnos, profesorado y personal de la casa. Los servidores de correo que se usan en tienen instalado Microsoft Exchange. Microsoft Exchange es una plataforma de correo ampliamente extendida en el mundo empresarial debido a su fiabilidad y escalabilidad. Desde dentro de la red de se puede acceder a todas las funcionalidades del correo con el programa Microsoft Outlook 2003 que está instalado en todos los ordenadores de la red. Desde fuera de la red de, se puede acceder a través de un navegador, tal y como se explica en el apartado 4.4. Cuando un miembro del PAS deja de tener relación laboral con, el contenido de su buzón de correos podrá ser consultado por su responsable inmediato, si las necesidades de la organización así lo recomiendan o requieren. 4.2 Espacios en los discos personales y departamentales Actualmente, la mayor parte del trabajo, si no todo, se encuentra almacenado en formato digital y no en papel. Es, por tanto, muy importante asegurarse de que esta información no se pierda. El Área de Soporte TIC no puede garantizar la integridad de los discos de los ordenadores personales de, porque están en todo momento al servicio del usuario, y los técnicos de soporte TIC no tienen acceso a ellos. Por ello, se han habilitado espacios en los servidores para uso personal y para uso departamental. La información contenida en estos servidores está protegida por antivirus y se hacen copias de seguridad diarias. Todos los miembros del PAS tienen un espacio en el disco S, que se recomienda como directorio de trabajo personal. Este espacio, que inicialmente es de 200 MB, puede incrementarse solicitándolo al servicio TIC. También se tiene acceso a otro espacio, el disco R, que el PAS puede compartir con el resto del departamento o grupos de colaboración. La limitación de espacio y la política de copias son las mismas que para los espacios S. La unidad S sólo es visible por el propio usuario y la unidad R, por todo su departamento o su grupo de colaboración Pág. 5 de 8 R:\TIC\CAU\temp\Servicios TIC para el PAS de oct-2005.doc

6 El uso de estos espacios S y R tiene tres ventajas: Son seguros frente a fallos del disco. Si el disco del ordenador personal falla, la información contenida en él se pierde. La probabilidad de que falle un disco de servidor es mucho más baja que la de un ordenador personal. Además, en el servidor esta información está duplicada en más de un disco y, para mayor seguridad, se hace una copia cada noche. Por ello, perder la información almacenada en los discos de los servidores es muy poco probable. El usuario no depende de su ordenador para trabajar. Como la información no está en su ordenador personal, sino en el servidor, puede acceder a sus documentos desde cualquier ordenador. Se puede acceder a los documentos personales almacenados en el disco S desde cualquier otro ordenador introduciendo la contraseña personal. Si el ordenador personal tuviese una avería, el usuario podría continuar trabajando desde otro ordenador hasta que se repare el que tiene asignado, sin necesidad de preocuparse por copiar los ficheros desde el ordenador estropeado porque no están en él, sino a salvo en el servidor. Mayor seguridad frente a virus por dos razones: los documentos están protegidos por un antivirus constantemente actualizado en el servidor, y al trabajar en un sistema interno de, también se cierra otro posible camino de entrada de virus. Cuando un miembro del PAS deja de tener relación laboral con, el contenido de la unidad de red S: se pondrá a disposición de su responsable inmediato. Además, para almacenar documentos definitivos, que no están en proceso de modificación, cada departamento dispone de una grabadora de CD, si no fuera así y desean realizar grabaciones en CD deberán contactar con el TIC. Es conveniente que el PAS guarde en los discos S: y R: únicamente los documentos sobre los que está trabajando. Los documentos definitivos deben estar grabados en formato CD, para formar parte de repositorios de documentación. 4.3 Virus y Spam posee una licencia campus del antivirus TrendMicro, que se instala en todos los ordenadores de sobremesa y portátiles, y que se actualiza automáticamente. Por tanto, el usuario no tiene que preocuparse de tener el antivirus al día. El hecho de que un ordenador de la red tenga un virus puede generar problemas de conectividad a otros ordenadores no infectados y afectar al buen funcionamiento de toda la red. Por ello, es obligatorio para todos los usuarios tener el antivirus activo en el portátil. Si un usuario cree que su antivirus no está funcionando o no se está actualizando correctamente, debe contactar con el Área de Soporte TIC. Con la proliferación de virus de correo muy potentes y el envío de correos de forma indiscriminada (spam), se han instalado en los servidores de correo programas que examinan los correos que entran y salen de la organización. Estos programas se actualizan automáticamente para poder detectar los nuevos virus que van apareciendo hasta el punto de que, en un mismo día, podemos recibir hasta tres actualizaciones de estos programas. También hay antivirus en los servidores de ficheros que contienen los espacios que llamamos S y R. Asimismo, se revisan constantemente las reglas en los servidores antispam para evitar que correos no deseados perturben el trabajo de los usuarios Pág. 6 de 8 R:\TIC\CAU\temp\Servicios TIC para el PAS de oct-2005.doc

7 4.4 Acceso a los servicios remotos de Desde fuera de se puede acceder también al correo electrónico y a los documentos de las unidades S y R. Hay diferentes vías para acceder a través de un navegador de Internet: 1) Ir a la página inicial de la web de : e introducir el código de usuario y la contraseña en el recuadro azul de la derecha de la página. Una vez validada la contraseña por el sistema, el usuario tendrá acceso a la información de la intranet, acceso a su correo y a las unidades R y S, a través de los botones que aparecen en la barra inferior de la pantalla de la intranet. 2) Hay que seguir los siguientes pasos: Paso 1. Acceder al navegador, Internet Explorer 5.5 ó superior. Seleccionar en la barra superior del menú: Archivo y la opción Abrir Paso 2. Introducir la URL de su directorio WebDAV. - Para la unidad S: la URL es: https://files1.esade.es/webdav/username (donde username es su nombre de usuario) - Para la unidad R: la URL es: https://files1.esade.es/webdav/dept (donde dept es el nombre del departamento) Paso 3. Seleccionar la opción Abrir como carpeta Web Paso 4. Aceptar y confirmar el certificado de seguridad. Tiene que introducir su nombre de usuario y su contraseña y finalizar. A partir de ese momento podrá acceder al directorio desde Mis sitios de red. 3) Ir a la página e introducir el nombre de usuario y la contraseña para acceder al correo electrónico. 4.5 Herramientas de agenda y convocatoria de reuniones de Outlook Cada cuenta de correo tiene asociada una agenda electrónica que, al estar en el servidor, tiene utilidades de búsqueda de tiempo libre. La búsqueda de tiempo libre agiliza de manera notable la convocatoria de reuniones y su gestión por parte de la organización. También dispone de un gestor de tareas. Para que esta herramienta sea eficiente es imprescindible que la organización lleve la agenda al día indicando las horas que se tienen ya ocupadas con citas, clases u otros compromisos Pág. 7 de 8 R:\TIC\CAU\temp\Servicios TIC para el PAS de oct-2005.doc

8 4.6 Posibilidad de editar material audiovisual El Área de Soporte TIC dispone de equipamiento para grabar y editar material audiovisual. Actualmente no disponemos de personal dedicado a estas tareas, pero es importante que los miembros del PAS sepan que pueden disponer del material. 4.7 Videoconferencia Hay seis equipos de videoconferencia: dos en el edificio 1, dos en el edificio 3 y dos en Madrid. Todos se integran con la Telefonía IP de y nos permiten realizar videoconferencias, tanto entre edificios de, por la red privada, como externas, por Internet (ambas sin coste). También se pueden realizar a través de líneas telefónicas de pago. Para usarlas hay que solicitarlo al servicio TIC, bien llamando al 2314 o escribiendo a 5 Teléfonos de interés En la intranet se pueden consultar todas las extensiones y direcciones de correo electrónico. Para ello, hay que entrar en la página web de : introducir la identificación para entrar en la intranet en el recuadro azul de la derecha de la página, y escoger el botón DIRECTORIOS, en la barra inferior de la página. También se pueden consultar directamente desde el teléfono. 6 Comunicación de incidencias La extensión telefónica del Área de Soporte TIC para comunicar incidencias, hacer consultas o solicitudes es la También se puede utilizar el correo electrónico escribiendo a Pág. 8 de 8 R:\TIC\CAU\temp\Servicios TIC para el PAS de oct-2005.doc

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