PROCESO DE VENTA DE EQUIPOS, PARTES, SUMINISTROS Y ACCESORIOS DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA

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1 PÁGINA: 1 de 6 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO OBJETIVO DEL PROCESO y Administrador Local Ofrecer productos que cumplan con los requisitos planteados por el cliente, con el propósito de satisfacer sus necesidades de acuerdo a las directrices planteadas por la organización. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN RECURSOS - Garantizar la calidad y entrega oportuna de los productos que comercializa la organización. Recursos Informáticos (acceso a Internet, Hardware: PC, impresoras), Recursos Físicos (papelería impresa), Instalaciones Físicas Acciones Correctivas. MÉTODOS DE MEJORA Acciones Preventivas. Indicadores de Gestión. REQUISITOS ISO 9001: , 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.5.1, 5.5.3, 8.2.3, 8.4 mbre Índice: Meta: Frecuencia: TABLA DE INDICADORES Eficacia en la venta de equipos, partes, suministros y accesorios de tecnología informática. s conformes. Total s x % Bimensual DOCUMENTOS ASOCIADOS mbre Eficacia en la entrega de productos venta nacional Índice:. de entregas conformes. Total de entregas x 100 Lista de precios Cotización Comercial Formato de Cotización Documento Requisitos para la venta de Productos a nivel Nacional Correo electrónico enviado por el cliente (datos de compra y soporte de pago) Remisión del producto Proceso de Compras Factura del producto Formato Remite clientes Formato Registro de Envíos Proceso de Garantías Solicitud de traslado Guía de envío (transportadora) Formato de Peticiones, Quejas y Reclamos - PQR Meta: 90% Frecuencia: Bimensual Una vez impreso este documento se considera copia no controlada, por lo cual el proceso de mejora continua, no se hace responsable por su

2 PÁGINA: 2 de 5 1. Identificación de las herramientas : Información de ventas Imagen World SAS, define las siguientes herramientas para la venta de los equipos de cómputo, partes, suministros y accesorios de tecnología informática: Herramientas 1 1. Lista de precios Diariamente, el asignado, realiza la actualización de la lista de precios, la cual imprime y entrega a los Asesores Comerciales para la venta en el local. Así mismo actualiza la lista de precios en el sitio Web de Imagen World SAS, para la venta a través de Call Center. 2. Cotización Comercial En los casos en que el cliente lo solicite, se genera cotización para la atención de sus requisitos. Las cotizaciones son elaboradas a través del formato de cotización. 2. Identificación de las modalidades : 2 Herramientas Imagen World SAS, identifica las siguientes modalidades para la comercialización de los equipos, partes, suministros y accesorios de tecnología informática: 1. Venta por Call Center 2. Venta en el Local de Imagen World SAS. Modalidades de venta 3. Descripción de la modalidad por Call Center: El cliente se comunica con el y le indica los productos a adquirir. El a su vez informa al cliente la metodología para la compra, la cual consiste: 3 Modalidades 1. El indaga con el cliente si la compra la realizará una persona natural o una persona jurídica y de acuerdo a su respuesta le indicará los pasos a seguir. 2. El asesor s nacionales informa al cliente el procedimiento para la aceptación de los requisitos de productos a nivel nacional el cual consiste en ingresar a la página web y descargar el documento Requisitos para la venta de Productos a nivel Nacional el cual debe ser aprobado por el cliente vía correo electrónico. Venta por Call Center Definida Supernumerario ta: En los casos en que los clientes no manifiesten su z impreso este documento se considera copia no controlada, por lo cual el proceso de mejora continua, no se hace responsable por su

3 PÁGINA: 3 de 5 aceptación directa de los requisitos nacional por medio de la firma del documento, Imagen World SAS, da por aceptados dichos requisitos por parte del cliente, a través del envío de las instrucciones de compra. 3. El cliente realiza la consignación o transferencia del valor total de la compra a la cuenta corriente de Imagen World SAS. ta: El valor total de la compra corresponde al valor neto del producto, más el 4*1000 del valor neto del producto. En los casos en que la compra se realice desde una ciudad diferente a Bogotá, el cliente debe cancelar adicionalmente el valor de la consignación nacional. 4. El cliente envía el soporte de pago al a través de correo electrónico informando los requisitos de compra (producto a adquirir, cantidad, valor, referencia y dirección de envío). 5. En el momento en que el verifica el pago realizado por el cliente, realiza la remisión del producto en el Programa Informático Administra, la cual imprime doble vez para la solicitud interna del producto a la bodega 2 (local) y para la entrega al cliente. 6. En el caso de que el producto solicitado no se encuentre disponible en ninguna de las bodegas, se realiza la compra del producto al proveedor escogido por la organización. La metodología dispuesta para la compra de productos a proveedores se encuentra dispuesta en el proceso de compras. 7. El o el Supernumerario procede al alistamiento y embalaje de la mercancía para su entrega a la compañía transportadora escogida por el cliente. Paralelamente a esta actividad el elabora la factura del producto y a través del formato Remite Clientes elabora el documento que incluye los datos del destinatario para ser adjuntado a la mercancía. 8. Se envía el producto al cliente, adjuntando la factura y la declaración de importación del producto. El cliente cancela el valor del envío contra entrega. El plazo de entrega de los productos a nivel nacional es de 2 días, teniendo en cuenta: z impreso este documento se considera copia no controlada, por lo cual el proceso de mejora continua, no se hace responsable por su

4 PÁGINA: 4 de 5 Recepción del pedido antes de las 6pm: se entrega el producto a la transportadora, quien se encarga de trasladar el producto en máximo 2 días. Como evidencia de esta actividad, se genera una guía de envío. Recepción del pedido después de las 6pm: se entrega el producto a la transportadora al día siguiente de haber recibido el pedido, la cual se encarga de trasladar el producto en máximo 2 días. (Tiempo total de la operación tres días). Como evidencia de esta actividad, se genera una guía de envío. 9. Posterior al envío del producto, se alimenta el formato Registro de Envíos, a fin de hacer seguimiento a las ventas hechas a nivel nacional. ta: Las condiciones de garantía del producto se estipulan en la factura del producto. La metodología definida por la organización para la atención de garantías se encuentra dispuesta en el proceso de garantías. 5. Descripción de la modalidad en el local de Imagen World SAS: 4 Venta a través del sitio Web definida 1. El cliente se acerca al local de Imagen World SAS e informa los artículos a adquirir al. 2. El determina si los requisitos manifestados por el cliente pueden ser cumplidos o si la organización no dispone de los productos solicitados. 3. Si se determina que se pueden atender los requisitos del cliente, el realiza la búsqueda del producto en el local o en la bodega 1 de la organización. Cuando el producto se encuentra en la bodega 1, el Administrador del Local solicita el traslado de la mercancía a través del Sistema Administra. Venta en el local definida Administrador Local En caso de no tener existencias se compra el producto al proveedor asignado por la organización. La metodología dispuesta para la compra de productos a proveedores se encuentra dispuesta en el proceso de compras. 4. El elabora la factura del producto al cliente a través del Sistema Administra y el cajero recibe el pago por parte z impreso este documento se considera copia no controlada, por lo cual el proceso de mejora continua, no se hace responsable por su Cajero

5 PÁGINA: 5 de 5 del cliente. 5. Se entrega el producto al cliente junto con la factura de la mercancía vendida y la declaración de importación. ta: Las condiciones de garantía del producto se estipulan en la factura del producto. La metodología definida por la organización para la atención de garantías se encuentra dispuesta en el proceso de garantías. 4 Percepción del cliente acerca de los productos y servicios ofrecidos por la empresa Con el propósito de asegurar la comunicación con el cliente en cuanto a sus quejas y reclamos, en el procedimiento de no conformes se definen los lineamientos para su identificación, trazabilidad y respuesta. El registro de las quejas y reclamos se realiza en el formato de Peticiones, Quejas y Reclamos PQR Gestión de Quejas y Reclamos realizada. 3. CONTROL DE CAMBIOS Versión Modificación Fecha 01 Creación del documento 02 Se crea el documento Requisitos para la venta de Productos a nivel Nacional, el cual se incluye en las actividades por call center y por Internet. Se crea el indicador de eficacia en la entrega de productos venta nacional. 03 Se formalizan los lineamientos para la gestión de las quejas y reclamos de la organización. 12 de agosto de de octubre de de julio de ELABORÓ REVISÓ APROBÓ mbre y Cargo mbre y Cargo mbre y Cargo Coordinador SIG Gerente General Gerente General z impreso este documento se considera copia no controlada, por lo cual el proceso de mejora continua, no se hace responsable por su