SIIGO PYME PLUS. Proceso de Recuperación. Cartilla I

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1 SIIGO PYME PLUS Proceso de Recuperación Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es el Proceso de Recuperación? 3. Cuál es el Objetivo del Proceso de Recuperación? 4. Cuáles son los Pasos que Realiza un Recuperación? 5. Cuántos Tipos de Recupera se Pueden Ejecutar y Cuál es su Funcionalidad? 5.1 Recupera Parcial 5.2 Recupera Total 5.3 Recupera Mensual 6. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Realizar un Proceso de Recuperación? 7. Cuál es la Ruta para Ejecutar el Proceso de Recuperación? 8. Cuáles son los Datos que el Sistema Solicita al Momento de Ejecutar el Proceso de Recuperación?

3 Presentación El presente documento ofrece una explicación sencilla acerca de la ejecución del proceso de recuperación, detallando cuál es su objetivo y funcionalidad.

4 PROCESO DE RECUPERACIÓN Qué es el Proceso de Recuperación? Es un proceso de mantenimiento que se ejecuta para verificar que dentro de la información de la empresa no existan inconsistencias en los catálogos o en los documentos. Durante su ejecución el sistema inicializa todos los acumulados y los recalcula a partir del archivo de movimiento Cuál es el Objetivo del Proceso de Recuperación? El objetivo del proceso de recuperación es reorganizar la información, que debido a circunstancias externas como caídas de luz, salidas bruscas del programa, accesos simultáneos al mismo archivo, etc., pueden en algún momento desvirtuar la información ocasionando que los diferentes informes del programa (balances, movimiento de inventarios, etc.) no coincidan con el movimiento digitado. El proceso de recuperación verifica si existen diferencias en el balance de comprobación, es decir, si este informe no presenta sumas iguales, repasando uno a uno todos los movimientos digitados hasta ahora en el programa. Cuáles son los Pasos que Realiza un Recuperación? Los pasos que realiza un recupera son: Compara la Parametrización de las cuentas del año actual con las del anterior Valida la integridad de la información contenida en el archivo de movimiento (que los códigos existan, que la marcación de la cuentas sea correctas) Deja en ceros las tablas de acumulados (maestro de cuentas, inventarios, saldos de bodegas, saldos de centros de costo, terceros, activos fijos y acumulados); para la cartera borra el archivo de detalle (Z07nnnn) y lo crea a partir del archivo del año anterior y del archivo de movimiento. Re acumula los saldos en las tablas de acumulados. A partir del movimiento acumula los valores correspondientes en cada una de las tablas según la marcación de las cuentas Cuántos Tipos de Recupera se Pueden Ejecutar y Cuál es su Funcionalidad? El programa permite ejecutar tres tipos de recupera y son: Recupera Parcial: En esta opción el sistema verifica únicamente los archivos que contengan información con diferencias, generando los listados correspondientes.

5 Recupera Total: En esta opción el sistema verifica todos los archivos y además de generar los listados de inconsistencias para ser verificados por el usuario y por parte de este realizar las correcciones correspondientes. Recupera Mensual: Es usado para aquellos casos donde ya se ha identificado en qué mes esta descuadrado el balance, disminuyendo sustancialmente el tiempo de terminación del proceso. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Realizar un Proceso de Recuperación? Los aspectos a tener en cuenta antes de ejecutar un proceso de recupera son: Realizar copia de seguridad de la empresa en la que se va a ejecutar el proceso Para ejecutar el proceso de recuperación el sistema requiere los archivos del año inmediatamente anterior. Si la empresa se creó en el año en el que se va a ejecutar el recupera, no hay ningún inconveniente, ya que en el momento de la instalación de la empresa el software de manera automática crea dichos archivos. Para realizar el proceso de recuperación se debe ingresar al programa con clave de administrador Dado que el Proceso de Recuperación permite efectuar mantenimiento de la información a nivel de saldos y movimiento, al iniciar el proceso es necesario que nadie esté trabajando en el sistema con el fin de lograr consistencia en la información, para ello se implementa dos funcionalidades a. La primera de ellas realiza un control que garantiza que no se encuentren usuarios logueados al momento de iniciar el proceso de recuperación, presentando un mensaje informativo El sistema permitirá la generación de un reporte que lista los usuarios conectados con el fin que el administrador se comunique con ellos y solicite se salgan del programa para poder ejecutar el proceso de recuperación. En caso que se indique SI desea ver el listado, el sistema permitirá visualizar el reporte de la siguiente manera

6 Importante: Hasta que todos los usuarios de SIIGO, no se encuentren fuera del programa, el sistema no permitirá la ejecución del proceso de recuperación b. Si ya se está ejecutando el proceso de recuperación y algún usuario intenta ingresar al programa, se presenta un bloqueo de acceso a los demás Usuarios en el momento de acceder al sistema, mediante un mensaje informativo indicando que no es posible el acceso a la aplicación. Importante: El mensaje anterior solo desaparecerá hasta que se termine en su totalidad la ejecución del proceso de recuperación Si se está ejecutando el Proceso de Recuperación y se requiere por algún motivo detenerlo o irrumpirlo, puede ser por causas externas (Fallas en la red, caídas del sistema, sin energía), esto puede causar que los archivos de datos queden corruptos y los archivos de saldos no se hayan alcanzado a actualizar, por tanto no se encuentra la información consistente.

7 Por lo anterior, se implementó un mensaje de advertencia que se mostrará al ingreso de cualquier Usuario indicando que el proceso NO terminó satisfactoriamente. Importante: El anterior mensaje se presentara la primera vez que ingrese cualquier clave usuario a SIIGO, para informar y que se ejecute nuevamente el proceso de recuperación total hasta terminar en forma satisfactoria Cuál es la Ruta para Ejecutar el Proceso de Recuperación? La ruta para ejecutar el proceso de recuperación es: Parametrización Recuperaciones

8 Cuáles son los Datos que el Sistema Solicita al Momento de Ejecutar el Proceso de Recuperación? Importante: El proceso de recuperación compara los parámetros del año en el cual se está ejecutando el proceso con los del año inmediatamente anterior Al momento de ingresar a ejecutar el proceso de recuperación, el sistema genera un mensaje informativo el cual se debe pasar con enter Continúa el Proceso: Al no seleccionar la casilla el sistema abortara el proceso, en caso de seleccionarla el sistema continua.

9 Año de recupera: El programa trae automáticamente el año con el que se ingresó al sistema. Después de seleccionar el año, se habilita las siguientes opciones:

10 a. RECUPERA PARCIAL El sistema inicia corriendo un proceso de limpia archivos; Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla en la cual se debe digitar continuar

11 En este proceso el programa efectúa una verificación entre las características de cuentas contables del año en el que se está ejecutando el proceso de recuperación y el año inmediatamente anterior. En caso de presentarse alguna inconsistencia, el programa la reportará el mensaje

12 Al continuar el sistema mostrara el listado de inconsistencias a través del archivo generado por pantalla o puede ser enviado a impresión. Las inconsistencias que se generen deben ser corregidas y luego se debe iniciar nuevamente con el proceso de recuperación. Si no se presenta ninguna inconsistencia el proceso de recuperación continúa y muestra la siguiente pantalla:

13 Al dar continuar el sistema inicia la validación de todos los comprobantes Si existen comprobantes con diferencias, el programa mostrara la siguiente pantalla:

14 Continua Proceso: Si selecciona esta opción los comprobantes contables que presenten inconsistencias serán borrados y el proceso continuará. Fin Proceso: Si selecciona esta opción el proceso de recuperación terminará, pero las inconsistencias permanecerán dentro de la contabilidad. Informe: Si selecciona esta opción el programa le permitirá generar un informe, en el que mostrará cada uno de los comprobantes que presentan inconsistencias. Se recomienda continuar con el proceso una vez se corrijan las inconsistencias presentadas en los comprobantes, ya que de continuar sin hacer estas correcciones el programa borrara todos los documentos que encuentren. Si el proceso de recuperación no presentó ninguna inconsistencia, el programa mostrará la siguiente pantalla: Luego de realizar las anteriores verificaciones el sistema verifica los archivos de Maestros:

15 Maestro vs Activos Fijos Maestro vs Terceros Maestro vs Centros de costo Maestro Contable vs Inventarios Maestro vs Detalle Archivos con diferencias En caso de ir encontrando inconsistencias el sistema generara el informe correspondiente como se visualiza a continuación: Maestro vs Activos Fijos Maestro vs Terceros Informe de Inconsistencias

16 Maestro vs Centros de costo Informe de Inconsistencias Maestro Contable vs Inventarios Maestro vs Detalle

17 Archivos con diferencias Informe de Inconsistencias Allí el sistema presentara una pantalla donde reporta el resumen de las verificaciones anteriores Continua Proceso: Si selecciona esta opción los comprobantes contables que presenten inconsistencias serán borrados y el proceso continuará. Fin Proceso: Si selecciona esta opción el proceso de recuperación terminará, pero las inconsistencias permanecerán dentro de la contabilidad.

18 Informe: Si selecciona esta opción el programa le permitirá generar un informe, en el que mostrará cada uno de los comprobantes que presentan inconsistencias. Importante: Se recomienda continuar con el proceso una vez se corrijan las inconsistencias presentadas Luego el sistema inicializa la información de todos los maestros Paso seguido inicia con la actualización de la información Hasta que realiza la terminación del proceso generando mensaje como se visualiza en la siguiente pantalla

19 b. RECUPERA TOTAL El sistema inicia ejecutando un proceso de limpia archivos Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla en la cual se debe digitar continuar En este proceso el programa efectúa una verificación entre las características de cuentas contables del año en el que se está ejecutando el proceso de recuperación y el año inmediatamente anterior.

20 En caso de presentarse alguna inconsistencia, el programa la reportará el mensaje Aceptar el sistema mostrara el listado de inconsistencias a través del archivo generado por pantalla o enviado a la impresora.

21 Las inconsistencias que se generen deben ser corregidas y luego se debe iniciar nuevamente con el proceso de recuperación. Si no se presenta ninguna inconsistencia el proceso de recuperación continúa y muestra la siguiente pantalla: Al dar continuar el sistema inicia la validación de todos los comprobantes

22 Si existen comprobantes con diferencias, el programa mostrara la siguiente pantalla

23 Continua Proceso: Si selecciona esta opción los comprobantes contables que presenten inconsistencias serán borrados y el proceso continuará. Fin Proceso: Si selecciona esta opción el proceso de recuperación terminará, pero las inconsistencias permanecerán dentro de la contabilidad. Informe: Si selecciona esta opción el programa le permitirá generar un informe, en el que mostrará cada uno de los comprobantes que presentan inconsistencias. Se recomienda continuar con el proceso una vez se corrijan las inconsistencias presentadas en los comprobantes, ya que de continuar sin hacer estas correcciones el programa borrara todos los documentos que se reflejen en este informe. Si el proceso de recuperación no presentó ninguna inconsistencia, el programa mostrará la siguiente pantalla inicializando los maestros: Y luego actualizando los documentos El sistema continúa con la verificación de archivos

24 Hasta que realiza la terminación del proceso generando mensaje como se visualiza en la siguiente pantalla: c. RECUPERA UN MES Al marcar la opción el sistema solicitara el rango de mes o meses en el cual se ejecutara el proceso

25 Una vez digitado el mes o rango de meses el sistema permite seleccionar si se desea incluir un recupera de cartera el cual se debe ejecutar siempre y cuando existan diferencias en estos módulos, el sistema inicia el proceso con un limpia archivos

26 Este recupera no hace comparación de cuentas contables con el año anterior, realiza validación de la integridad de los comprobantes digitados en el rango de meses seleccionado Al dar continuar el sistema inicia la validación de todos los comprobantes

27 Si existen comprobantes con diferencias, el programa mostrara la siguiente pantalla: Continua Proceso: Si selecciona esta opción los comprobantes contables que presenten inconsistencias serán borrados y el proceso continuará. Fin Proceso: Si selecciona esta opción el proceso de recuperación terminará, pero las inconsistencias permanecerán dentro de la contabilidad. Informe: Si selecciona esta opción el programa le permitirá generar un informe, en el que mostrará cada uno de los comprobantes que presentan inconsistencias. Se recomienda continuar con el proceso una vez se corrijan las inconsistencias presentadas en los comprobantes, ya que de continuar sin hacer estas correcciones el programa borrara todos los documentos que encuentren descuadrados. Si el proceso de recuperación no presentó ninguna inconsistencia, el programa mostrará las siguientes pantallas:

28 Al terminar el proceso el sistema no genera ningún mensaje Importante: El proceso de recuperación demora dependiendo del tamaño de la información y la capacidad del computador donde se está ejecutando el proceso, por ello siempre se recomienda realizarlo desde el servidor. No se puede establecer un tiempo de duración.

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