ASOCIACION DE PERSONAL OPS/OMS

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1 ASOCIACION DE PERSONAL OPS/OMS BASE DE DATOS DE LA ASOCIACION DE PERSONAL MANUAL PARA EL USUARIO Alicia Fernández Toricez Montevideo Uruguay 2004

2 1. INTRODUCCION La Asociación de Personal de la OPS/OMS desde mucho tiempo atrás ha visto la necesidad de crear una base de datos con el objetivo de preservar su memoria institucional. En este marco, varios miembros del Comité Ejecutivo durante consecutivos Comités, han intentado alcanzar este objetivo mediante la confección de índices temáticos de las resoluciones y recomendaciones de los Consejos, entre otros. Con la colaboración de un especialista en computación, que fue miembro del Personal de la OPS/OMS, el Ing. Ernesto Spinak, se ha diseñado una base de datos a texto completo en MICROISIS, programa de dominio público distribuido por la UNESCO. Además se han utilizado los desarrollos tecnológicos en el área de manejo de información del Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud (BIREME), lo cual garantiza el uso de programas y metodologías normalizadas y totalmente compatibles con los existentes dentro de nuestra propia Organización y a nivel tanto regional como internacional. Los programas desarrollados por BIREME son usados por las unidades de información de la región en el área de la salud primordialmente. Su proyecto de Biblioteca Virtual en Salud se ha extendido a otras regiones como España, país que construyó su BVS utilizando el modelo de BIREME. Con la finalidad de facilitar el acceso a esta base de datos hemos elaborado este manual. 2. MANUAL DEL USUARIO El Objetivo de este manual es facilitar el uso de la base de datos por parte de los usuarios. Pretende servir de guía para acceder a la información incluida en ella, aprovechando la potencialidad del programa para recuperar rápidamente información pertinente. 3. BASE DE DATOS Se puede acceder a ella vía Internet sin restricción de tiempo ni de horario. Sin embargo, cualquier Organización Local podría operarla localmente e incluir los documentos de sus propias LOs. Con esta

3 finalidad la base contiene un campo que contempla a las distintas Locales existentes, mediante un código de país. Esta accesible en forma remota en la siguiente dirección: 3.1 Objetivos La Base de datos de la Asociación de Personal de la OPS /OMS tiene los siguientes objetivos: Preservar la memoria institucional; Evitar la duplicación de actividades; Seguimiento de las resoluciones y recomendaciones Guía en la toma de decisiones 3.2 Contenido Es una base de datos bilingüe a texto completo que incluye los siguientes documentos: Resoluciones y Recomendaciones de los Consejos de la Asociación de Personal de la OPS/OMS desde 1995 a la fecha; Documentos básicos de la Asociación de Personal de la OPS/OMS tales como: Constitución, Código de Ética, Reglamento Financiero, Reglamentos de Procedimientos de los cuerpos directivos de nuestra Asociación, entre otros; Otros Los distintos formatos que incluye la base de datos permiten registrar distintos tipos de documentos. Según el tipo (resolución/recomendación o folletos) el texto completo estará incluido en el propio registro o se anexará en formato pdf. En el caso de las resoluciones/recomendaciones el sistema prevé un campo de seguimiento, en el cual se registran las acciones que el Comité Ejecutivo realiza para cumplir con los mandatos que el Consejo delega en él para llevar a cabo la decisión.

4 3.3 Recuperación La base permite recuperar los documentos en lenguaje natural, a través de cualquier expresión contenida en los registros, es decir por cualquier palabra del texto, por fechas, lugares, tipo de documento o por combinación de varias palabras y/o parámetros. Además cada uno de los documentos ha sido indizado utilizando descriptores seleccionados del DeCs (Tesauro en Ciencias de la Salud, traducido y aumentado por BIREME) y algunos descriptores creados por el indizador para adecuarse al tema específico de la Asociación. Para recuperar la información es necesario establecer estrategias de búsqueda que nos permitan recuperar información pertinente. Como regla general cuando busque información sea lo más específico posible, de esta manera evitará recuperar muchas citas, de las cuales, la mayoría no le serán pertinentes. Por ejemplo si desea información sobre FICSA no busque por Sindicatos o Federación, sencillamente busque por el término específico FICSA. Puede utilizar el símbolo de $ para truncar términos y recuperar citas que tengan palabras con una misma raíz como por ejemplo Educ$. Recuperaremos todas las referencias que contengan la palabra educación, education, educacional, entre otras. Se debe ser cuidadoso con la truncatura puesto que en general se recuperan muchas citas que no son pertinentes y este caso accederemos a registros duplicados porque la base es bilingüe. Permite la combinación de parámetros, por ejemplo varias palabras, o fechas combinadas con palabras, para realizar esta función, el sistema utiliza los operadores booleanos. La lógica booleana se refiere a la relación lógica que debe existir entre los términos que se utilizan al buscar información en una base de datos. La lógica booleana se utiliza cada vez que diseñamos una estrategia de búsqueda. Si la estrategia es adecuada recuperaremos información pertinente. Existen tres operadores booleanos: O

5 Y NO Trataremos de explicar su uso a través de los diagramas de Venn OPERADOR O C RECOMEN- RESOLU- DACIONES A CIONES B El operador O suma conjuntos, es decir en nuestra búsqueda recuperaremos todas las resoluciones de la base que se encuentran en el conjunto A y a estas citas le agregaremos el conjunto B formado por todas las recomendaciones. La sumatoria del Conjunto A y del B forman el conjunto C. El operador O es excelente para buscar sinónimos o para combinar singulares y plurales como por ejemplo mujer o mujeres, entre otros. OPERADOR Y A FICSA C SALARIOS B El operador Y solo recupera el conjunto que contiene citas de ambos temas o términos, es decir la interjección entre A y B forma el conjunto C, el cual es la recuperación pertinente y tratara sobre salarios y FICSA. El conjunto A contiene 20 referencia sobre temas varios de FICSA, el conjunto B contiene 25 referencias sobre salarios, pero el sistema solo

6 recuperara un pequeño conjunto de 5 citas en el cual ambos términos están presentes. OPERADOR NO A RESOLUCIONES RECOMENDACIONES B C El operador NO elimina aquel conjunto en que el término no deseado esta presente. Por ejemplo es necesario recuperar todas las resoluciones contenidas en la Base de Datos, las que conformaran el conjunto A, sin embargo a los efectos de la búsqueda no interesan la recomendaciones del conjunto B. El operador NO excluye todas aquellas citas que son recomendaciones y recupera solo las resoluciones que están en una parte coloreada del conjunto A, conformando el conjunto C que es el que satisface nuestras necesidades de información. Este operador debe ser utilizado con precaución puesto que en muchos casos el término que usted desea recuperar puede estar presente en los documentos que usted desea evitar. En ese caso perderá citas que podrían serle pertinentes debido a que el sistema automáticamente descarta todas aquellas referencias que contiene el término no requerido. La base de datos utiliza para la búsqueda de información dos formularios que facilitan al usuario la recuperación: Formulario Libre Formulario Básico Formulario Libre El formulario libre permite poner en su casilla de búsqueda el término o los términos por los cuales el usuario desea recuperar información. Cuando se desea combinar términos, deberán utilizarse los operadores booleanos OR o AND, destacando el operador deseado debajo de la casilla de búsqueda. Luego pulse búsqueda y obtendrá el resultado de la búsqueda.

7 Formulario Básico Este formulario permite realizar búsquedas más refinadas, pero requiere de mayor conocimiento de la base. Permite la búsqueda por un término o por varios al mismo tiempo utilizando operadores booleanos, combinándolos con los campos en que deseamos que el sistema busque y recupere la información (campos de descriptores, palabras de cualquier campo en lenguaje natural, lugar, fecha de publicación, título, etc.). Los campos permiten el acceso a índices, de los cuales podemos seleccionar términos existentes en la base, como por ejemplo los descriptores utilizados en la base de datos. En este formulario, cuando se desean combinar operadores booleanos, primero se deben colocar en las casillas de búsqueda los términos que se desean unir con el operador OR, luego AND y por último NO. 3.4 IMPRESIÓN DE RESULTADOS Una vez realizada la búsqueda el sistema muestra los resultados. Podemos seleccionar para impresión toda la búsqueda desde los botones que están al principio y/o al final de la hoja, o seleccionar solo las citas pertinentes desde la ventana que tiene cada una de ellas al costado derecho y luego imprimirlas. El sistema despliega en ambos casos un menú que permite imprimir en papel o pasar el resultado a formato HTLM o ISO y luego imprimir o guardar en disco. 4. EXPLOREMOS NUESTRA BASE

8 HAGA CLICK para el ingreso a FORMULARIOS DE BUSQUEDA FORMULARIO DE BUSQUEDA LIBRE

9 Casilla de Búsqueda AND OR BÚSQUEDA El formulario libre permite poner en su casilla de búsqueda el término o los términos por los cuales el usuario desea recuperar información. Cuando se desea combinar términos, deberán utilizarse los operadores booleanos OR o AND, destacando el operador deseado debajo de la casilla de búsqueda. Luego pulse búsqueda y obtendrá el resultado de la búsqueda.

10 Ejemplo: búsqueda en lenguaje natural por un solo término: CONSTITUCION Caja de búsqueda: CONSTITUCION BUSQUEDA Resultado: recuperación de 18 referencias a texto completo que incluye La Constitución de la Asociación de Personal OPS/OMS y recomendaciones y resoluciones sobre modificaciones del mencionado documento.

11 Resultado 19 referencias CONSTITUCIÓN ACCESO A PDF. Constitución Texto Completo en pdf. Ejemplos: búsqueda de temas utilizando más de una palabra en lenguaje natural. La estrategia de búsqueda debe realizarse usando operadores booleanos AND / OR

12 Ejemplo: búsqueda de todas las recomendaciones sobre sindicatos SINDICATOS AND RECOMENDACION Utilización operador booleano AND BÚSQUEDA

13 Resultado: Recuperación de una recomendación sobre sindicatos a texto completo Selección de cita Impresión TEXTO COMPLETO

14 Ejemplo: búsqueda de todas las citas que traten sobre sindicatos y todas las recomendaciones. Utilización del operador OR, es decir suma los conjuntos. Estrategia búsqueda: SINDICATOS OR RECOMENDACION Operador OR BÚSQUEDA Resultado: Recuperación de 137 registros, los que incluyen todas las recomendaciones de la base más las referencias sobre el tema Sindicatos

15 137 registros sobre Sindicatos OR Recomendaciones Selección Impresión TEXTO COMPLETO

16 Campos de los registros de las Resoluciones/Recomendaciones Título del Evento Lugar y Fecha Tipo de Documento (Resolución o Recomendación) Título de la Referencia Autor (Consejo) Considerando Recomendación o Resolución Descriptores Seguimiento

17 FORMULARIO DE BUSQUEDA BASICO Operadores Casilla Búsqueda Campos Índices BÚSQUEDA Permite la búsqueda por un término o por varios al mismo tiempo utilizando operadores booleanos, combinándolos con los campos en que deseamos que el sistema busque y recupere la información (campos de descriptores, palabras de cualquier campo en lenguaje natural, lugar, fecha de publicación, título, etc.). Los campos permiten el acceso a índices, de los cuales podemos seleccionar términos existentes en la base, como por ejemplo los descriptores utilizados en la base de datos.

18 Campo de idioma, lugar Operadores booleanos AND, OR, AND NOT

19 Ejemplo: búsqueda de los registros existentes sobre sindicatos por descriptor Descriptor: SINDICATOS Campo Descriptor BÚSQUEDA

20 Ejemplo: búsqueda de toda la información existente en la base por la palabra ética en cualquier campo ETICA Búsqueda por palabras en cualquier campo BÚSQUEDA

21 Resultado: Recuperación de 3 citas sobre Ética a texto completo Selección Impresión Referencia seleccionada Acceso PDF.

22 Código de Ética a Texto completo en PDF

23 Ejemplo: Recuperación de material sobre seguiridad y UNSECOORD Estrategia de Búsqueda: SEGURIDAD en el campo de descriptor y UNSECOORD en el campo de palabras en cualquier campo Código en cualquier campo SEGURIDAD descriptor BÚSQUEDA

24 Ejemplo: Recuperación de las recomendaciones y resoluciones de todos los Consejos, a excepción del Consejo de México OR/AND NOT Palabras en todos los campos BÚSQUEDA

25 Resultado: 56 resoluciones y/o recomendaciones, no incluye las de México Selección Impresión Texto Completo

26 En el borde superior de las páginas de resultados, se encuentran los siguientes comandos: Su Selección: puede seleccionar las citas que desee Enviar resultado Nueva Búsqueda: puede rehacer la búsqueda Configuración: cambia la interfase de idioma Fin de página: va al fin de página Comando Enviar Resultados

27 Este menú tiene las siguientes posibilidades: Enviar Resultados: Todas las Referencias Rango de referencias desde hasta Referencias seleccionadas Opciones de envió: Enviar para Impresión Enviar al computador in el formato HTML ENVIAR

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