La indización en la recuperación de la información

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1 116 Barcelna 1997 Lligall 12 ; Janus La indización en la recuperación de la infrmación Elisa Carlina de Sants Canalej INTRODUCCIÓN N cabe duda que la infrmatización de ls archivs ha supuest la aplicación de unas técnicas dcumentales que hasta hace pcs añs estaban más extendidas en el ámbit de las biblitecas y de ls centrs de dcumentación. Aplicación, que, pr tra parte, debe tener en cuenta las características prpias del dcument de archiv y ls diferentes sprtes. De ahí el ret para ls archivers en la selección y us de esas técnicas dcumentales de acuerd cn la clase de archiv y tip de dcument. Asimism, desde hace añs, y también cm cnsecuencia de la infrmatización, se ha plantead en ls archivs la necesidad de establecer nrmas en las tareas archivísticas. Dicha nrmalización debería abarcar tdas las tareas archivísticas realizadas en cada tip de archiv, desde la rganización e identificación de fnds, hasta la descripción, la lcalización tpgráfica, etc. Pr es la nrmalización cnstituye un de ls temas que más interés ha despenad en ls últim tiemps, cm demuestra la edición de la Nrma ISAD(G) en 1993* y la ISAAR (CPF)^ en 1995 baj ls auspicis del Cnsej Internacinal de Archivs y que están ahra en fase de análisis y de prueba en ls archivs. La Nrma ISAD(G) aspira a ser la Nrma Internacinal General de Descripción Archívística, y la ISAAR (CPF) cnstituye la Nrma Internacinal sbre ls Encabezamients Autrizads Archivístics relativs a Entidades, Persnas y Familias, cnsecuencia de la primera Nrma cm cmprbarems más adelante. Per es precis destacar que la nrmalización va ligada al cntrl del vcabulari si se desea la más pertinente recuperación de infrmación y su intercambi. De ahí, la imprtancia de la nrmalización terminlógica, que afecta tant al vcabulari prfesinal prpiamente dich cm a las prpias tareas de la descripción archivística. En este sentid, el cntrl terminlógic prcede de ls lenguajes de indización y supne la selección de ls términs que representan al dcument en sí, a su cntenid y a su cntext para prprcinar la calidad de infrmación que se pide actualmente a ls archivs, inserts en un sistema de infrmación y pr ell cada día más frecuentads pr un públic muy hetergéne. N pdems lvidar que un sistema de infrmación debe fmentar la utilización de la infrmación que cntiene, y pr es el archiv cm centr de infrmación debe cnsiderar tant ls usuaris habituales cm ls ptenciales a quienes debe dirigirse, desarrlland las técnicas de tratamient de la dcumentación para la recuperación de la infrmación.

2 Janus ^ Lligall 12 - Barcelna Ahra bien, es imprtante destacar que el emple de las nrmas acmpañadas pr el de ests lenguajes dcumentales mdifica sustancialmente la manera de trabajar en ls archivs y hasta repercute en la prpia rganización de un sistema nacinal de archivs. LA INDIZACIÓN EN LOS ARCHIVOS: LOS NUEVOS RETOS Ls términs índice e indizar hasta hace pc tiemp se referían en el ámbit de ls archivs a un instrument de descripción y a la realización de ese instrument, pues de tds es cncid que entre ls tradicinales instruments de descripción de un archiv figuran ls índices, referids especialmente a términs nmástics de uns fnds dcumentales. Per ls archivers también sabems que cualquier instrument tradicinal de descripción, cm una guía, un catálg, un inventari, n estaría cmplet si n esta acmpañad pr uns índices que recuviera ls términs nmástics, gegráfics y de materias, respectivamente, bien un índice general que ls integrara a tds ells. Así pues, indizar, es decir, extraer ls términs más relevantes de ls dcuments para elabrar ls índices, ha sid siempre una de las tareas realizadas pr el archiver. Ahra bien, esa elabración manual de ls índices es individual, l que es l mism, de cada archiver, y respnde sól a la fase última de la descripción destacand aquells términs más sbresalientes de la dcumentación, sin una nrmalización terminlógica previa. Ess índices interesan, sbre td, para lcalizar ls dcuments referids a un asunt, un lugar gegráfic una persna a ls que se refiere cada instrument de descripción. Sin embarg, diverss factres cm la imprtancia que hy día tiene la identificación de fnds ante el vlumen de dcumentación que existe en ls archivs y la cnsiguiente aplicación de técnicas dcumentales en ells, paralelamente a su infrmatización, plantean al archiver un nuev cncept de indización, que tenderá a ser cada vez mens de creación individual y más de creación clectiva, y que afectará a las distintas fases de la descripción prpiamente dicha. Pues, n cabe duda que si un archiv quiere ser un auténtic centr de infrmación e integrante de un sistema de infrmación debe atender muy preferentemente tds ls elements que sean punts de acces de la infrmación que cntiene. Y, además, debe aspirar a que la difusión de su infrmación sea primer a nivel nacinal y lueg, internacinal, y para ell, deberá cperar en la elabración de punts de acces cmunes a varis archivs. Pr ell, el archiver precisa la utilización de ls llamads lenguajes dcumentales, es decir, de aquells que pr prcedimients sintáctics cnvencinales representan el cntenid de un dcument de un cnjunt de dcuments para facilitar la búsqueda y recuperación de la infrmación. Influyen, al tiemp que se frman, en el análisis y la recuperación de la infrmación. De una manera básica, pueden dividirse en lenguajes de estructura jerárquica, cm sn las clasificacines, y de estructura cmbinatria, cm sn ls tesaurs y ls índices, que para ls archivs frecen unas características específicas en relación cn ls reseñads en ls manuales y tratads aplicads a biblitecas y centrs de dcumentación, manuales que tdavía n tratan a ls archivs cm centrs que necesiten de ests lenguajes. La indización es la clave de ls lenguajes dcumentales, pr es, en alguns manuales se habla de lenguajes dcumentales de indización. Sn lenguajes nrmal izad res y, a su vez, nrmalizads.

3 118 Barcelna 1997 Lligall 12 ; Janus De esta manera, ns es útil para el dcument de archiv la definición dada pr Chaumier sbre el análisis dcumental cm la peración cnjunt de peracines realizadas para representar el cntenid de un dcument baj una frma diferente de la presentación riginal cn el fin de facilitar su cnsulta recuperación, pues se trata de facilitar la recuperación de infrmación y de cncer el rigen y cntenid de ls dcuments. Este análisis dcumental en la descripción archivística cnstaría de un análisis frmal, aplicand las nrmas (ISO, ISAD(G), ISAAR(CPF,...) y un análisis de cntenid tendente a la indización. En este sentid, debe recrdarse que la ISO ha dictad una nrma que de un md general también debe tenerse en cuenta en la indización en ls dcuments de archiv: se trata de la Nrma ISO Méthdes pur l'analyse des dcuments, la determinatin de leur cntenu et la sélectin de termes d'indexatin^. En esta nrma se define la indización cm la acción de describir de identificar un dcument en l referente a su cntenid, que cnsta de tres etapas principales: examen del dcument y definición de su cntenid, identificación y selección de ls términs principales del cntenid, selección de ls términs de indización. Se ha dich que la descripción en un archiv debe ser exacta, suficiente y prtuna, y que la infrmación btenida debe ir de l general a l particular y debe ser pertinente, n repetida e intercnexa. Pr tant, se deberá indizar en cada nivel de infrmación y, así, se establecerán términs de indización a nivel de fnd, a nivel de serie y a nivel de dcument. Ls cuadrs de clasificación, ls tesaurs y ls índices permutads se cnvierten de este md en ls lenguajes de indización a la vez que en instruments de descripción de ls archivs. N bstante, se debe ser cnsciente que la aplicación de ests lenguajes en ls archivs supne un esfuerz, máxime cuand en las biblitecas y centrs de dcumentación la mayría de ls lenguajes de indización han sid elabrads de frma independiente, sin integrarse intercnectarse en una superestructura cmún*. Y también es ciert, que tdavía el usuari de un archiv n está familiarizad cn ests nuevs instruments de descripción, y est exige un mayr ret a ls archivers que deben emplear cn mucha claridad ess lenguajes para que ls sistemas infrmátics reenvíeautmáticamente a ls términs de indización cualquier tr que pida el usuari. La infrmatización de ls archivs supne, pr tant, la creación de bases de dats que incluyen ls punts de acces para recuperar la infrmación, y la utilización de ls prgramas infrmátics para la creación, desarrll, mantenimient y actualización del vcabulari cntrlad, su vísualización en línea y su edición impresa^ Y hablams de usuari en general, y n del investigadr especializad en particular, prque cada vez acuden más a ls archivs curiss y particulares, sin lvidar la prpia administración, en el cas de ls archivs administrativs. En definitiva, el archiver, si desea cnseguir recuperar la infrmación cn la mayr exhaustividad, precisión y pertinencia psible, deberá tener en cuenta la necesidad de indizar cn vcabulari cntrlad en las distintas peracines archivísticas de la descripción, e incrprar esa terminlgía nrmalizada en un sistema infrmátic tant para la cnsulta del usuari cm para trs archivs de ámbit nacinal e internacinal, cn el fin de establecer para cada especialidad, cm pr ejempl, la de las relacines internacinales, una terminlgía cmún nrmalizada.

4 Janus ^ Lligall 12 - Barcelna LA NORMALIZACIÓN DE LA TERMINOLOGÍA EN LOS ARCHIVOS Y hablams de indizar cn vcabulari cntrlad, pues también la selección de términs de indización puede elabrarse a partir de ls términs cntenids en ls dcuments. Sin embarg, si la terminlgía de ls términs de la indización n está nrmalizada, es decir, si n bedece a uns criteris bjetivs y establecids de anteman, n tendría sentid esa tarea pues perdería su eficacia y se desperdiciaría el aprvechamient infrmátic en la recuperación y difusión de la infrmación^. Per, entnces, cabe preguntarns, quién fija ess términs? Es nuestra experiencia persnal y pinión que según el tip de archiv y del fnd dcumental de que se trate ls respnsables de la indización deberán ser distints: Si se trata de un archiv administrativ cn fnds y series dcumentales abiertas, n cabe duda que el establecimient de criteris para la elección de ls términs de indización deberá ser ejecutad entre el archiver y el órgan prductr de la dcumentación. De esa manera, el órgan prductr participa en la elabración del lenguaje de indización que, pr tant, n le será ya nunca ajen y descncid, y la cmunicación cn el archiv siempre será fluida, facilitándse así el buen funcinamient del sistema de infrmación de ese rganism institución, y cntribuyend desde el archiv a la mdernización de la administración^. Téngase en cuenta, además, que la misma denminación del órgan prductr, y del órgan remitente en su cas, también se deben nrmalizar cm punts de acces. Inclus para ls fnds y series dcumentales cerradas que un archiv administrativ pudiera cnservar, sería cnveniente que el archiver slicitara infrmación de su rganism para recabar la mayr infrmación psible y, así, acercar ls términs de indización al lenguaje más usad y cncid de ese rganism e institución. Pues n hay que lvidar que el lenguaje de indización en un archiv administrativ debe ser el más utilizad pr su rganism, es decir, el más cercan al lenguaje natural emplead pr sus funcines y cmpetencias. La selección del vcabulari es pr l general a priri, es decir preestablecid antes de empezar a indizar. En ls archivs histórics, la selección del vcabulari l realiza el archiver y esa psteriri. Es decir, el archiver elabra el lenguaje de indización a panir del estudi de la dcumentación. De ahí que sea muy imprtante cnsiderar la psibilidad de que para fnds dcumentales cmunes en archivs histórics, se trabaje en equip. De este md, el intercambi de infrmación se facilitará cnsiderablemente. Asimism, cnviene tener en cuenta la influencia de ls medis de cmunicación scial y de la histrigrafía cuand se está creand ese lenguaje de indización para que resulte l mens anificial psible y se acerque a la demanda del usuari. Al fin y al cab, en el prces de indización n sól se ha de cncer el dcument para seleccinar ls punts de acces, sin también el usuari. Pr tra parte, si en función del tip de Archiv, la indización tiene distints respnsables, también el tip de archiv cndicina el grad de implantación de un vcabulari cntrlad: En un archiv administrativ, la puesta al día implica, pr un lad, la intrducción prvisinal de nuevs términs de indización, que pdríams denminar términs candidats, pues según su relevancia y frecuencia de us se integrarán n

5 5 Barcelna 1997 Lligall 12 ; Janus definitivamente en la indización y, pr tr lad, la supresión mdificación de términs según el índice de pertinencia y prfundidad. Así pues, en un archiv administrativ el vcabulari cntrlad crece y se mdifica apyándse en la bservación de su us. Se va creand en el archiv administrativ, pr tant, un lenguaje de indización cn términs "histórics", crrespndientes a ls fnds histórics que pasarán, después, a integrarse en el vcabulari del archiv históric, y cn términs "vivs" de acuerd cn el prpi funcinamient del órgan prductr. La indización aparecerá, pr tant, reflejada en las relacines de entrega, sea cual fuere el plaz de cnservación de la dcumentación^ En un archiv históric, ls términs que se seleccinen para la indización deberán ser l suficientemente relevantes, pertinentes y prfunds para que su implantación sea l más definitiva psible, pues hacen referencia a dcumentación histórica. Precisamente su vigencia hará psible el intercambi de vcabularis entre Archivs, cm pr ejempl, en el cas de fnds de Organisms Internacinales, de fnds de épca clnial, entre archivs de la metrópli y ls de las antiguas clnias. En definitiva, la indización en ls archivs presenta distintas características según el tip de archiv. La nrmalización terminlógica, pr su parte, deriva de la prpia dcumentación y de las bras de referencia que se precisen, y afecta tant a la denminación del órgan remitente y prductr de la dcumentación cm a ls términs relativs a su descripción. LA INDIZACIÓN EN LA IDENTIFICACIÓN Ya en la primera fase de la descripción archivística, est es, en la identificación de ls fnds y series dcumentales, se debe nrmalizar el vcabulari y cdificarl para su infrmatización. De esta manera, cada términ fijad referid al órgan prductr ya cnstituye un punt de acces de infrmación. De esta premisa parte la Nrma ISAAR (CPF) sbre ls Encabezamients Autrizads Archivístics relativs a Entidades, Pers nas y Familias presentadas prla Cmisión Ad Hc de Nrmalización Descriptiva. En su intrducción se justifican ess encabezamients de autridad para que la dcumentación de un mism prductr cnservada en archivs diferentes, pr el mism prductr, se identifiquen de un md nrmalizad y se facilite, además, el intercambi de infrmación, inclus en el ámbit internacinal. La nrmalización afecta, según esta nrma, pr tant, a entidades, persnas familias cm órgans prductres. Asimism, la Nrma sirve n sól para cntrlar la creación y emple de ls encabezamients cm punts de acces, sin también para la descripción de una entidad, persna familia, es decir, para prprcinar cuanta infrmación se dispnga sbre ese órgan prductr. De ahí, la cnexión cn la Nrma ISAD(G), pues, entre ls elements de la descripción citads en esa nrma, se señala en el Área de Cntext (3.2), el nmbre del prductr (3.2.1) y la histria institucinal bigráfica (3.2.2), y se prevé la psibilidad de rganizar esa infrmación en fichers de encabezamients autrizads relacinándls cn este Área de Cntext. Según la Nrma ISAAR(CPF), cada encabezamient autrizad está cmpuest pr tres áreas:

6 Janus ^ Lligall 12 - Barcelna " Área de Cntrl de Autridad, cmpuesta pr el códig del archiv respnsable que crea la entrada de autridad; el tip, es decir, si es una entidad, persna familia; la entrada de autridad, l que es l mism, el punt de acces nmbrad; la(s) entrada(s) paralela(s), que sn las frmas que aparecen en trás lenguas; la(s)frma(s) excluida(s) que reenvían las denminacines excluidas a la entrada de autridad. Es l que se denminaría véase, usad pr un lenguaje de indización; y la entrada(s) r lacinada(s), que enlaza la entrada de autridad cn tras. Es l que se utilizaría cn un véase también en un lenguaje de indización. 2" Area de Infrmación, que tiene cm finalidad describir la entidad, persna familia. Ls elements de esa descripción se señalan en estas nrmas: Para la entidad: númer ficial de registr en el país, nmbres, fechas y lugares de existencia, sede, estatus jurídic, funcines, rganigrama, relacines y tra infrmación significativa. Para la persna y para la familia, ls nmbres, fechas y lugares de existencia, lugar de residencia, nacinalidad, funcines y actividades, árbl genealógic en el cas de la familia, relacines y tra infrmación significativa. 3" Area de Ntas, que abarca: la nta del archiver, que señala las fuentes cnsultadas y las utilidades para su actualización para el establecimient de esa entrada de autridad; las reglas nrmas nacinales internacinales; y las fechas de cuand se estableció la autridad y cuand se revisó. N cabe duda que la descripción de cada encabezamient autrizad es muy detallada. Sin embarg, cnviene que analicems cada una de esas áreas reflexinand sbre algunas cuestines: Respect al Área de Cntrl de Autridad, el camp de códig exige que tds ls archivs tengan un. Est implica, pr un lad, que, en el ámbit nacinal, se cdifique alfabética y numéricamente cada archiv respnsable de registrar ests punts de acces, y, pr tant, se designen ls archivs respnsables de llevar a cab esta tarea, pues quizás sería cnveniente que en un sistema nacinal de archivs se crearan grups de trabaj de archivs respnsables de nrmalizar las entidades, trs para las familias y trs para las persnas. De hech, desde la Subdirección General de Archivs Estatales éste es nuestr planteamient. Se trata pues de elabrar nrmas nacinales'. Pr tr lad, a nivel internacinal, se debería difundir la lista de archivs respnsables de ls punts de acces, cn la psibilidad de crear grups de trabajs de archivs de diferentes países. Debe tenerse en cuenta que este Códig se refiere al archiv respnsable de la creación del encabezamient y n al códig de referencia identificativ del archiv que cnserva la dcumentación al que se refiere la Nrma ISAD (G). Quizás sería prtun denminar este códig de la Nrma ISAAR (CPF) de tra manera, cm códig de cntrl códig del respnsable, cn el fin de n utilizar el términ identificación que figura en el área primera (Área de Identificación) de la Nrma ISAD (G). En cuant a la entrada autrizada, está planteada según las reglas de catalgación biblitecària nacinal, así pues pdems encntrar algunas diferencias, Pr es, el intercambi internacinal en principi n parece que sea ttalmente perfect. N bstante, sí se ha pensad que la diversidad lingüística n sea un bstácul al intercambi de infrmación, pues el encabezamient autrizad puede respetar las diferentes lenguas eligiend una lengua para la entrada autriza y el rest utilizand el

7 122 Barcelna 1997 Lligall 12 ; Janus camp denminad de entrada/^ paralelafs). También pdía cnsiderarse la utilidad de este camp cuand existen varias lenguas en un estad, una entrada pdría estar en una lengua referenciand las tras en el tr camp, y viceversa. Sería el cas pr ejempl de España, cn la dcumentación prducida primer pr el Estad y lueg pr las cmunidades autónmas que tengan su prpia lengua. Tampc pdems lvidar el cas de ls rganisms internacinales, cuyas denminacines a veces cambian según las traduccines. De ahí, la imprtancia en seleccinar la mejr traducción en la lengua del archiv respnsable de registrar la entrada autrizada. Asimism, es precis cnsiderar la utilización de siglas y abreviaturas en las entradas autrizadas y en las paralelas cuand se trate de entidades nacinales internacinales. En el cas de las siglas hmónimas se puede ptar en las entradas paralelas pr el inglés para las rganizacines de rigen anglsajón, pr el francés para las de rigen francófn. Ls encabezamients autrizads de persnas de familias, al igual que las entidades, también sn cnfrme a las reglas de catalgación biblitecària nacinales (en España, apd. 5.1), pr es se debe tener en cuenta l siguiente: las variacines rtgráficas y lingüísticas para las entradas paralelas,, la necesidad de paréntesis aclaratris si un padre y un hij se llaman igual pr ejempl, pner ls ds apellids, en el cas de las casas reinantes en más de un país, se debería señalar en la entrada autrizada,si ns referims n a un país en cncret, pr ejempl entre paréntesis. Pr tra parte, es muy necesaria la claridad del archiver para cnsiderar cuand se trata de un fnd dcumental de un individu de una familia, pues en casines esa delimitación es difícil en ls archivs familiares*. Respect a las frmas excluidas de la entrada autrizada, deben abarcar tdas las psibilidades de denminacines y las siglas abreviaturas n utilizadas en la entrada principal, ya sean nacinales extranjeras si se trata de rganisms internacinales. Las entradas relacinadas sn muy imprtantes, ya que las entidades se denminan tal y cm fuera su nmbre en el mment históric de la dcumentación. De este md, se pueden cncer ls diferentes nmbres de una misma entidad a l larg de la histria. Sucede l mism cn las que puede relacinarse su dcumentación, tant si se trata de una entidad, cm si ns estams refiriend a una persna una familia, pues, pr ejempl, la crrespndencia de ls archivs persnales se cmplementa, bien en el cas de las familias, ls distints enlaces cnectan ls árbles genealógics de unas cn tras, aunque en ls anexs n se expresa ningún ejempl de ests cass. Este camp de entrada relacinada en la Nrma cmprende sól el véase también, es decir, la relación jerárquica a mayr y la jerárquica a menr, y a su vez estas entradas relacinadas serán entradas principales. N pdems lvidar que estas relacines sn fundamentales para el seguimient de las series dcumentales y para establecer psterires guías de fuentes dcumentales. De hech, en la nrma ISAD(G), en su Área de Dcumentación Asciada (3.5) se prevén las unidades de descripción relacinadas en el archiv (3.5.3) y la dcumentación cmplementaria en trs archivs (3.5.4). Pr tra parte, se debería evitar la cnfusión que figura en el ejempl francés de ls anexs de la nrma referida a una entidad en la entrada autrizada relacinada, que se encabeza pr el país según el md biblitecari pues, en realidad se trata en este camp (1.6) de señalar el códig de identificación seguid de esa entrada autrizada relacinada.

8 Janus ^ Lligall 12 - Barcelna Así mism, este camp de emrada relacinada se cmpleta cn tr del Area de Infrmación, el denminad de relacines, el 2.1.8, que cmprende el veáse además, es decir, la relación asciativa. Cabría cnsiderar la psibilidad de cnsiderarl en el Área anterir para abarcar tdas las relacines psibles, máxime si pensams en la elabración psterir de un tesaur. También sería interesante idear la cnexión entre estas relacines de la Nrma ISAAR (CPF) cn el Área de Dcumentación Asciada de la Nrma ISAD (G). Pr tra parte, este Área de Infrmación es muy detallada y, aunque se pretende un cncimient muy exhaustiv de un órgan prductr, es evidente que la dcumentación del Antigu Régimen precisará más redacción en la infrmación que la más mderna, en dnde la redacción debería ser sucinta. Así el camp de Nmbre llevará las distintas denminacines de una entidad acmpañada pr sus fechas extremas. Y en el camp referid al Organigrama(2.1.7), se debería detallar cada nmbre cn su fecha referida a su creación, supresión y mdificación (y la de publicación en el bletín ficial del país, en el cas de un órgan administrativ). Ls fines, funcines y actividades (2.1.6) deberían redactarse l más sucintamente psible, y más bien debería ptarse pr cncepts que se tradujeran en descriptres, para la elabración psterir de un cuadr rgánic-funcinal de la dcumentación. Ess descriptres, a su vez, deberían aplicarse en el Área de Identificación y, en su cas, en el Área de Cntenid y estructura de la Nrma ISAD (G). La redacción, l más breve psible, debería aplicarse sól para el camp de tra infrmación significativa 2.1.9). Pr últim, en el Area de Ntas, el archiver al mencinar las fuentes cnsultadas debería citar tant las que cntuvieran infrmación cm las que n. Asi pues, la descripción del encabezamient autrizad es exhaustiva y permite cncer al órgan prductr. Además, la nrmalización de la denminación del órgan prductr, sea una entidad, familia persna, la aplicarems en la clasificación rgánica de ls fnds dcumentales del archiv, así cm en el Registr General de Entradas de Fnds, Repertri de Series Dcumentales y Relacines de Entrega si el archiv es administrativ. Debems señalar a este respect que desde hace uns añs hems realizad una tarea similar pr idéntics mtivs: En 1990, para la identificación de ls fnds de la Secretaría General del Mvimient, y cn la clabración de un equip de licenciads de la Escuela-Taller del Archiv General de la Administración en Alcalá de Henares, estudiams tda la evlución de su rganigrama empleand para el estudi de las series dcumentales las relacines, véase, véase además y véase también, y diseñams una ficha al efect: el veáse se aplicaba a ls términs excluids y remitía al elegid; el véase además, a la relación entre ls órgans prductres, y, pr tant, entre las series dcumentales, y el véase también, a ls cambis de denminación asunción de cmpetencias de tr órgan. La ficha, además, recgía las fechas de creación, mdificación y supresión de cada órgan y la dependencia jerárquica, además de las relacines señaladas. Así pues, se establecían las relacines jerárquicas y asciativas entre ls órgans, además de dar a cncer trs dats sbre su existencia.

9 124 Barcelna 1997 Lligall 12 ; Janus Mdel de ficha Unidad NORMATIVA Creación: Supresión: Desarrll: DEPENDENCIA RELACIONES O REFERENCIAS Esa misma ficha, psterirmente, la aplicams al estudi institucinal del Ministeri de Asunts Exterires, que después se transfrmó en un tesaur institucinal cn la nrmalización terminlógica de cada órgan y cn la cdificación para una lista interna de una base de dats (la base ARGE) referida a ls camps de rganism remitente y rganism prductr^\ De esta manera se aseguraba la crrecta intrducción de dats en las bases de dats y la impsibilidad intrdicur criteris subjetivs en la denminación de cada rganism, desde la adpción de abreviaturas siglas, al us de mayúsculas minúsculas, etc. Además, ls órgans prductres cncían la terminlgía fijada y en las transferencias de dcumentación infrmatizada desde cada archiv de gestión al Archiv General del Departament se garantiza que n hubiera psibilidad de errr en la denminación. Y a ell se une que el Registr General de Entrada de Fnds infrmatizad cntiene el vcabulari de ls órgans prductres y remitentes nrmalizad. La nrmalización terminlógica de cada órgan remitente y prductr de la dcumentación, pues a veces un y tr n cinciden, aplicad al Registr de Entrada de Fnds, tant manual cm infrmatizad, permite ya un cntrl y u nadescripción de ls ingress de la dcumentación en una primera fase de rganización archivística. Asimism, en esta fase de identificación de ls fnds dcumentales se debe elabrar un cuadr de clasificación rgánic de la dcumentación del archiv, de manera que el vcabulari cntrlad relativ a ls órgans prductres del Registr de Entrada de Fnds se aplique también en dich cuadr. De alguna manera el planteamient que hems llevad a cab para la identificación de ls fnds y las series dcumentales cincide básicamente cn las Nrma ISAAR (CPF). Es decir, en la imperisa necesidad de nrmalizar el vcabulari del órgan prductr y cncer sus relacines. LA INDIZACION EN LA DESCRIPCION Per n acaba aquí la nrmalización terminlógica en las tareas de la descripción archivística, pues el siguiente pas prcede del análisis de las prpias funcines, cmpetencias y actividades del órgan prductr para elabrar el cuadr de clasificación rgánica funcinal del archiv, es decir, de las series dcumentales. SÍ se nrmaliza la terminlgía de cada función, cmpetencia actividad, cada serie pdrá estar presentada pr una palabraclave, es decir, pr un cncept elegid. Es más, diverss tips dcumentales pdrían agruparse baj un cncept que crrespndiera a una función para una psterir indización a partir del cuadr de clasificación. De hech, en el camp del Área de Infrmación ya pdían señalarse cm decíams anterirmente.

10 Janus ^ Lligall 12 - Barcelna Nstrs aplicams palabras clave en un estudi sbre un fnd del antigu Ministeri de la Gbernación'^. Psterirmente mediante palabrasclave agrupams en el fnd de mapas y plans del Archiv General del Ministeri de Asunts Exterires ls mapas y plans relativs a un mism términ gegráfic ampli. Psterirmente, esas palabras clave las cnvertims en descriptres. Así pues, mediante palabras clave pdems recuperar infrmación sbre una función, cmpetencia actividad, sbre una materia asunt. La palabra clave es seleccinada pr ser representativa, per n tienen entre sí ninguna relación. El índice a partir de esas palabras clave se caracteriza pr su ecnmicidad'^, per es precis tener en cuenta para la recuperación de la infrmación que si se utilizan palabras clave deben evitarse las sinónimas, es decir, palabras cn igual significad, y las plísémícas, sea, las de significad múltiple. El cntrl del vcabulari extraíd del análisis dcumental en las tareas descriptivas, sin embarg, puede y debe ir más allá que en la selección de palabras clave, ya que el siguiente pas es su cnversión en descriptres al establecer entre cada términ relacines jerárquicas, asciativas y semánticas. Las jerárquicas y asciativas prprcinan exhaustividad y pertinencia en la infrmación; las semánticas, eliminan la sinnimia y la plisemia. La indización mediante ls descriptres es la más cmpleta que puede btenerse, pues cmprende ls distints niveles de descripción de ls fnds dcumentales que abarca el lenguaje dcumental. El diccinari cmpuest pr ese vcabulari cntrlad se denmina tesaur, que, al mens, se presenta en ds frmas: la alfabética de descriptres cn sus relacines, y la sistemática, cn ls descriptres en sus relacines semánticas. La claridad en un tesaur es fundamental para la recuperación de la infrmación, pr es cuant más se especifiquen las relacines de cada descriptr y mejr se señalen gráficamente, tant más útil será para el usuari, pues cnstituye un puente entre el dcument y el investigadr. Se trata pues de un lenguaje especializad, y pr tant, de un tesaur especializad. Cada archiv dispndrá de un prpi, si bien habrá términs que pdrán encntrarse en diferentes tesaurs. El ideal será establecer tesaurs específics pr fnds dcumentales, que se cnserven en distints archivs. Pr tra parte, cm td tesaur está abiert a incrpracines de nuevs términs y a mdificacines, máxime si el archiv es administrativ. Ahra bien, si ls descriptres expresan el cncept seleccinad, también hay términs que de pr sí sn descriptres. Sn ls denminads identificadres, y cada tesaur cntiene ls suys según el tip de dcumentaciónen la dcumentación de archivs serían identificadres, en primer lugar, ls órgans prductres, es decir entidades, persnas y familias. De manera que ls encabezamients autrizads archivístics referids a ess órgans sn descriptres de pr sí identificadres. Otrs identificadres serían ls tpónims. Asimism, ls descriptres de un archiv pueden ser simples, es decir, de un términ, y cmpuests, pues algún cncept requerirá varias palabras y mdificadres. Es el cas, pr ejempl, en el tesaur del Archiv del Ministeri de Asunts Exterires'^, de la denminación de ls tratads: ejempl TRATADO DE GINEBRA SOBRE DESCUBRIMIENTOS CIENTÍFICOS.

11 126 Barcelna 1997 Lligall 12 ; Janus En un tesaur, las principales relacines sn las de equivalencia expresadas pr el use y usad pr (use, UP)-, las jerárquicas, establecidas pr el términ genéric (TG) y el términ específic (TE), y las asciativas, pr el términ relacinad (TR). También un tesaur incluye l quese denmina "relacines que n cmparten reciprcidad" que sn sbre td la nta de alcance (NA) y el equivalente lingüístic (LE)'^. Además, según el prgrama infrmátic, la fecha (DT) referida cuand se incluyó el descriptr en el tesaur; el tr (OT) que permite incluir un códig numéric idenfiticativ del términ que será válid para la búsqueda; y el párraf (PARA), para indicar en qué camps de una base de dats querems que se verifique este términ cuand se intrducen ls dats. Para la elabración del Tesaur Institucinal del Ministeri de Asunts Exterires, utilizand el prgrama infrmátic BPS, aplicams además el términ principal, términ genéric, términ específic y el términ relacinad, ladt para las fechas de creación y supresión, la NA para aclaracines y fecha de mdificación y para el OT pura el códig numéric de ese términ principal. Las facetas grups temátics del tesaur estaban frmadas pr las grandes áreas de cmpetencia del Ministeri (ej. cnsulares, prtcl, etc.). Experiencias en archivs de lenguajes de indización aún sn escasas. Salv las listas de encabezamient de materias muy utilizadas en ls países anglsajnes y cn fuerte influencia de la biblitecnmia'^, debems reseñar el Tesaur de lajerie U^que editó en 1989 la Dirección de Archivs de Francia', el Vcabulari de indización y Cnsulta de la base de dats BADATOR'^, el ya citad Tesaur de Archiv del Ministeri de Asunts Exterires de España, y el reciente Tesaur del Archiv Municipal de Barcelna^. Sin lvidar las nrmas que rigen la elabración de un tesaur, cm las ISO , Principis rectres para el establecimient y desarrll de Thesaur mnlingües, y la UNISIST Directrices para el establecimient y desarrll de Thesaurus mnlingües, para elabrar un tesaur de archiv hay que tener en cuenta las características del dcument de archiv. El Tesaur Wse crea a partir de ls descriptres referentes al ámbit de la intervención de la Administración y ls términs ligads a las cmpetencias^'. Se presenta de frma temática, cn nce grups temátics capítuls que alcanzan tres niveles de jerarquía: rúbrica, subrúbrica y descriptr simple; el tesaur alfabétic de materias, y ds listas de autridad, la de las palabras clave útiles referentes a peracines de la Administración, acción administrativa cncepts vags, y la de tips dcumentales. Este tesaur persigue ds bjetivs^^: establecer una descripción inicial smera per fiable, y cubrir ls fnds de la serie W. El Vcabulari de Indización de la base de dats BADA TOR se presenta en estructura jerárquica, alfabética y arbrescente. Cada descriptr va acmpañad de un códig numéric de acrde cn la estructura jerárquica que respnde a un cuadr de clasificación pr materias. Abarca dcumentación desde el s. XVI hasta el XIX. El Tesaur Archiv del Ministeri de Asunts Exterires españl se presenta en estructura jerárquica, alfabética y cn un índice permutad. Integra desde cuadrs de clasificación de fnds, hasta rganigramase, identificad res, y abarca desde el s. XIX hasta la actualidad^'. En la intrducción de ese tesaur se señalan sus características, pues, aunque se sabe que para la elabración de un tesaur se prefiere el sustantiv, el singular al plural, el términ desarrllad a las siglas y acrónims..., la dcumentación exige la adaptación del lenguaje de indización a su especificidad. De esta manera, el tesaur incrpra;

12 Janus ^ Lligall 12 - Barcelna Grannúmerdeidentificadres.relativsalaestructuradelaAdministración, órgans del estad, rganigrama del Ministeri, tip de dcument, denminación histórica de cada país, ls términs geplítics más utilizads, ls espacis plítics histórics, las embajadas, cnsulads y representacines españlas en rganisms internacinales, ls bancs internacinales, y las expsicines universales e internacinales. Descriptres cmpuests, inclus cn fecha añadida cm sign distintiv. Es el cas de tratads de reunines (cngress, cnferencias, etc.)diferentes celebradas en el mism lugar, cm pr ejempl: REUNIÓN DE EXPERTOS l_a VALETTA 1979 SA/ Sbre cperación en el Mediterráne RT Cnferencia de Belgrad 1978 Mediterráne REUNIÓN DE EXPERTOS LA VALETTA 1991 SN Sbœ arregl pacífic de cntrversias RT Cnferencia de Viena 1986 Mantenimient de la paz Palabras útiles, que respnden a la necesidad de cmbinar un descriptr de aplicación general (CONFERENCIA, REUNIÓN, etc.) cn un descriptr del asunt específic de que se trate, Singular y plural para marcar las diferencias entre tip dcumental (CREDENCIAL) y asunt de prtcl (CREDENCIALES), Siglas y abreviaturas cncidas. Piensese, además, en las abreviaturas de unidades de la administración cm dirección general, subdirección general, etc. Cuadr de clasificación de fnds. Es el cas del Grup temátic de cnsulares, de prtcl, de servici exterir prácticamente de la mayría de las facetas del Tesaur del Ministeri de Asunts Exterires, Organigramas, cm el cas de las rganizacines internacinales. Así pues, la prpia estructura del tesaur está marcada n sól pr ls temas de cmpetencia del Ministeri sin también pr su prpi rganigrama: cnsulares, prtcl, servici exterir... Estructura abierta en función de la necesidad de crear nuevas facetas grups temátics de la relevancia de alguna en particular. Pr tra parte, la nta de alcance se utilizó para: limitar el alcance de un términ: ACTIVIDAD DIPLOMÁTICA DEL EMBAJADOR DE ESPAÑA SN Aplicad a las reunines, cnversacines, etc..del embajadr españl cn trs embajadres acreditads en un país sbre un tercer pais un asunt detenvinad, según clasificación de ls archivs de las embajadas. definir el términ: NUEVA GUINEA ORIENTAL SN El nrdeste fue alemán desde 1894 a el sureste fue inglés desde 1888 a Después, td fue de Australia hasta 1975.

13 128 Barcelna 1997 Lligall 12 ; Janus fechas: RONDA DILLON SN prprcinar infrmación: COMUNICACIÓN VALIJA CIFRA SN Se suprime pr Orden Circular 3189 de 15 de nviembre de 1993 El términ relacinad infrma acerca de: cambis de denminación de países y rganizacines: CONGO BELGA SN Desde 1867 a 1960 En 1960 Cng (Lepldville), y desde 1966 Cng (Kinshasa) BT Geplítica RT Cng relación de cada rganización, cngres, etc. cn su tema: HON LEA UF Reunión de Jefes de Organisms Nacinales cntra las Drgas BTNNUU RT Tráfic de Drgas Pr últim, cabe señalar que el prgrama utilizad para este tesaur, el BRS, permite la edición de un índice permutad, que es muy útil para el manej del tesaur. Se trata de un índice KWIC(Key wrd in Cntext), es decir, el descriptr se sitúa en el centr de cada línea y el text se reestructura a su alrededr^^. Este mism prgrama se está utilizand en una base de dats BIMA, referida a dcuments audivisuales, de varis archivs catalanes, cuy tesaur presenta determinadas características debid a la índle de ess dcuments, la manera de cnsultarls y las necesidades diversas de ls usuaris. Además de su presentación temática, en diez áreas temáticas, y alfabética, presenta uns anexs sbre descriptres gegráfics e identificadres, cmpuests pr entidades, persnas, estructuras arquitectónicas y perids crnlógics. Y se añade un glsari^^. CONCLUSIONES En definitiva, la nrmalización implica una terminlgía nrmalizada a su vez. La descripción archivística debe tmar del análisis dcumental aquellas peracines cnsistentes en determinar ls elements de la descripción que se cnsiderarán cm punts de acces para acceder a la infrmación de una manera pertinente y rápida. Ls términs de indización se seleccinan desde la primera fase de la descripción, est es, en la identificación de ls fnds dcumentales, señaland ls órgans prductres, sin lvidar ls órgans remitentes si sn diferentes, y las funcines y cmpetencias de cada órgan prductr, de manera que al registrar ls encabezamients autrizads

14 Janus ^ Lligall 12 - Barcelna archivístics, también puedan señalarse ls términs de indización para un cuadr rgánic-funcinal de ls fnds dcumentales. Pr tra parte, uns y trs serán identificadres y descriptres del tesaur. Cabe cnsiderar que esta nrmalización terminlógica y descriptiva pdrá requerir una metdlgía diferente según se trate de dcumentación del Antigu Régimen cntempránea. Ahra bien, sea cm fuere el tip de dcumentación, el trabaj en equip es inevitable para la indización idónea y su máxima difusión y utilización. La cnexión entre la Nrma ISAD (G) y la Nrma ISAAD (CPF) cnstituye una de las experiencias archivísticas más interesantes que se plantean y a las que ls prgramas infrmátics n sn ajens. Mi intención es prmver desde la Subdirección General de Archivs Estatales el desarrll de un sistema infrmátic que cntenga las exigencias de esas Nrmas, creand equips multidisciplinares de archivers e infrmátics para que la Red de Archivs Estatales cmparta la utilización de bases de dats y tesaurs, y se elabren cuantas nrmas nacinales sean necesarias. NOTAS 1 Nrma Internacinal de Descripción Archivística, preparada pr la Cmisión ad Hc de Nrmas de descripción (ICA/DDS) en 1993, cuya versión al castellan fue editada pr el Ministeri de Cultura en 1995 y se debió a Luis Martínez, Rsana de Andrés y Victria Arias. 2 Preparada pr la Cmisión ad Hc de Nrmas de Descripción (ICA/DDS), que en principi se denminó ISAD (AR), Nrma Internacinal de Descripción Archivística para las Entradas de Autridades, y que tras el antepryect final de la reunión de la Haya en 1994 se cnvirtió en el text actual en la reunión de París, del 15 al 20 de nviembre de Su versión españla, editada pr el Ministeri de Educación y Cultura, se debe a Asvmción de Navascués Benllch. 3 Incrpradas a las nrmas pr la AENOR, es la Nrma UNE : Dcumentación. Métds para el análisis de ls dcuments, determinación de su cnteni y selección de términs de indización. 4 V.F.W. Lancaster, El cntrl del vcabulari en la recuperación de la infrmación, Valencia: Univ. De Valencia, 1995, p Id., p V. Jean-Yves Russeau, "La nrmalisatin et la infrmatizatin des Archives" en La Nrmalisatin en Archivistique... Melanges Jacques Dúchame, Quebec, 1992, p En este sentid, J.R. Cruz Mimdet cnsidera que la renvación del lenguaje administrativ es vital en el prces de mdernización de las prpias administracines y eje de la calidad en ls servicis (v. "Ls archivs administrativs: un ret para la prfesión", en TRIA, n 3 (1996), p. 31) 8 Se ha cnsiderad la psibilidad de que la indización se reservara sól a ls dcuments cuya cnservación fuera cierta muy prbable. Tal es el planteamient que se hace en la intrducción del Tesaur W, editad pr la Dirección de ls Archivs de Francia. 1989, p Según el Sistema Infrmátic Estatal, cada archiv dependiente de la Subdirección General de Archivs Estatales tiene asignad un códig: 001 Archiv Históric Nacinal, 002 Archiv General de Indias, 003 Archiv General de Simancas, 004 Archiv de la Crna de Aragón, 005 Archiv General de la Administración, 006 Archiv de la Real Chancillería de Valladlid, 008 Sección Guerra Civil del Archiv Históric Nacinal, 008 Archiv Históric Prvincial de Vizcaya, 101 Sección Nbleza del Archiv Históric Nacinal. Y sucesivamente se añadirán códigs a las archivs del sistema españl de archivs. 10 Las definicines de un fnd de individu y de un fnd de familia en Denis Garn, "Le fnds darchivers: bjet premier d ela nrmalizatin en Archivistique", en Nrmalizatin en Archivistique... Melanges Jacques Dúchame, Quebec, 1992, p

15 130 Barcelna 1997 Lligall 12 ; Janus V. Elisa Carlina de Sants Canalej, Guía del A rchiv del Ministeri de A sun ts Exterires (en prensa). 12 V. Elisa Carlina de Sants Canalej cn Guadalupe Mren López, M' Nueva Yuste Blázquez y Juan Carls Mren Duque, La Administración Lcal Españla : Fnd del Archiv del Ministeri del Interir, Madrid: Ministeri del Interir, V. Margarita Badill Niet y Severian Aznar Peñarrya, "Técnicas de dcumentación para la Administración Pública", Madrid, INAP, 1986, p V. F.W Lancaster, b. Cit., p V. Elisa Carlina de Sants Canalej cn la clabración del grup de trabaj del Archiv General y del grup de trabaj de ls archivs de gestión del Ministeri de Asunts Exterires, Tesaur de Archiv, Madrid, Ministeri de Asunts Exterires, 1994, 16 En las nrmas UNE figuran las siguientes relacines: nta de alcance (NA), use, usad pr (UP), términ cabecera (TC), términ genéric (TG), términ tpe genéric (TTG), términ genéric panitiv (TGP), términ específic (TE), términ específic genéric (TEG), términ específic partitiv (TEP) y términ relacinad (TR). 17 V. J.R. Cruz Mundet, Manual de A rchivística, Madrid, Fimdación Germán Sánchez Ruiperez, 1994, p Thesaurus W. Vcabulaires nrmalisés pur la descriptin de l'idexatin des archives administratives lcales tempraires. Paris, R. Martin, cr... Bergara; Gbiern Vasc, 1993, 245p. 20 Silvia Dmenech i Fernández, Tesaure BIMA: A rxiu Municipal de Barcelna, Ajimtament de Barcelna, 1997, 127 p. 21 Ob. Cit. P Ob. Cit. P Sbre sus características vease la intrducción del Tesaur. 24 Otr tip de índice permutad es el KWOC {Key wrd ut f cntexi), en dnde el descriptr se sangra del text. 25 Ob. Cit. P. 165 y 55. BIBLIOGRAFÍA AENOR, Dimentación: tm 2, Nrmas fundamentales: Recpilación de NrmasXJNE. Aenr, AMAT NOGUERA, Nuria, Dcumentación científica u nuevas tecnlgías de la Infrmación. Madrid: Pirámide, 1987, 527 p. ABIZANDA SANZ, Carlina y PRADO MARTÍNEZ, Miguel Angel del, U aplicación de ls lenguajes dcumentales en Archivs, en Actas de las VJmadas de Archivs Aragneses. Zaragza, 1994, p BADILLO NIETO, Margarita, y AZNAR PEÑARROYAS, Severian, Técnicas de Dcumenución para la Administración pública. Madrid: INAP, 1986, 207 p. BON AL ZAZO, Jsé Luis, y ORTEGO DE LORENZO CACERES, Pilar, Nrma ISAAR(CPF): cambis en la versión definitiva, tn Bletín ACAL, n^ll-ls, ( ), p. 20. Id., ISAAR(CPF): Nrma Internacinal Archivística para Us Entradas de Autridad de rganisms, persnas y familias, en Bletín ACAL, n'^19, p. 2-6 BORKO, Harld, Y BERNIER Charles L., Indexing cncepts and methds. Lndn: Academic Press, CHAUMIER, J., Análisis y lenguajes dcumentales: el tratamient lingüístic en la infrmación dcumentaria. Barcelna: Mitre, COOK, Michael, Prblems arisingfrmthe applicatin f infrmatics t archives en Archival Science f the treshld f the year University Macerata, 1990, p CRUZ MUNDET, Jsé Ramón, Manual de Archivística. Madrid: Fundación Germán Sanchez Ruipérez, 1994, 408 p. Id., Ls archivs administrativs: un ret para la prfesión, en TRIA, n 3 (1996). CURRAS, E., Thesaurus: lenguajes terminlógics. Madrid: Paranin, 1991, 284 p. DOMENECH I FERNÁNDEZ, Silva, Tesaure BIMA: Arxiu Municipal de Barcelna. Ajuntament de Barcelna, 1997, 127 p. GARCIA GUTIERREZ, Antni Luis, Lingüística dcumental. Aplicación a la dcumentación de la cmunicación scial. Barcelna: Mitre, GIL URDICIAIN, Blanca, Manual de lenguajes dcumentales. Madrid: Nesis, 1996, 269 p.

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