Cajas de Compensación Familiar

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1 MANUAL DE AUDITORÍA EN SALUD Cajas de Compensación Familiar IINFORME PRELIMINAR CONVENIO N 045 DE 2007 Facultad Nacional de Salud Pública Héctor Abad Gómez

2 MANUAL DE AUDITORÍA DE LOS RECURSOS DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO Y CONTRIBUTIVO EN SALUD QUE ADMINISTRAN LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR. Elaborado por: Universidad de Antioquia Carlos Eduardo Castro Hoyos Jefe Centro de Extensión María Victoria Ávila Ramos Coordinadora Fabiola Vargas Quiñones Abogada especializada Trinidad Vanegas Castaño Administradora especializada Lisbeth Sánches Escarraga Trabajadora social especializada Viviana Marcela Pérez Ospina Jhonny García Vergara Gerentes en Sistemas de Información en Salud Bogotá, Marzo 31 de 2008 Universidad de Antioquia- Facultad Nacional de Salud Pública COPIA CONTROLADA 3

3 TABLA DE CONTENIDO LISTA DE TABLAS... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. LISTA DE ANEXOS... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVO GLOSARIO... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 4. MARCO NORMATIVO RESEÑA HISTÓRICA... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 4.2 RESUMEN NORMATIVIDAD Leyes Decretos MARCO CONCEPTUAL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD (SGSSS) RÉGIMEN CONTRIBUTIVO RÉGIMEN SUBSIDIADO EN SALUD Administradores del Régimen Subsidiado Beneficiarios del Régimen Subsidiado... Error! Marcador no definido Objeto de los Contratos de Administración del Régimen Subsidiado INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD IPS PRINCIPALES FORMAS DE CONTRATACIÓN EN SALUD Por servicio prestado Por capitación Por salario Por presupuesto PARÁMETROS PARA EL EJERCICIO DE LA AUDITORÍA CONCEPTO ROL DEL AUDITOR NORMAS DE CONDUCTA DEL AUDITOR Integridad Objetividad Confidencialidad Competencia HERRAMIENTAS DEL MANUAL DE AUDITORÍA INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN MATRIZ DE HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES MATRIZ DE ANÁLISIS DE RIESGOS... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO MATRIZ PARA EL PLAN DE MEJORAMIENTO ESQUEMA PARA EL INFORME FINAL DEL PROCESO DE AUDITORÍA... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 8. PROCESO DE AUDITORÍA PROCESO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍA A LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR FLUJOGRAMA DEL PROCESO PARA LA AUDITORÍA A LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA Universidad de Antioquia- Facultad Nacional de Salud Pública COPIA CONTROLADA 4

4 9.1. EMPRESA PROMOTORA DE SALUD Ingresos Egresos EMPRESAS PROMOTORAS DE SALUD DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO Ingresos Egresos INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD Ingresos Egresos CARTERA ENTIDADES PROMOTORAS DE SERVICIOS DE SALUD Por recobros al FOSYGA Por afiliados morosos Entidades promotoras de salud del régimen subsidiado Instituciones prestadoras de servicios de salud Por contratos CONSOLIDACIÓN PROCESO DE AUDITORÍA INGRESOS... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO Ingresos EPS... Error! Marcador no definido Ingresos EPS-RS... Error! Marcador no definido Ingresos IPS... Error! Marcador no definido EGRESOS... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO Egreso EPS... Error! Marcador no definido Egresos EPS-RS... Error! Marcador no definido Egresos IPS... Error! Marcador no definido. 11. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 12. ANEXOS Universidad de Antioquia- Facultad Nacional de Salud Pública COPIA CONTROLADA 5

5 INTRODUCCIÓN El Manual de Auditoría de los Recursos del Régimen Subsidiado y Contributivo en Salud, que administran las, se realizó mediante convenio interadministrativo entre la y La Universidad de Antioquia. Las partes establecieron que este debe ser práctico y sencillo, de tal manera que los auditores de la tengan claridad y facilidad para poner en práctica sus instrucciones y poder auditar de manera eficiente los servicios de salud que administran las. Este Manual es una herramienta más de control para asesorar y apoyar el cumplimiento de las funciones y responsabilidades de La Superintendencia de Subsidio Familiar, a fin de minimizar los riesgos financieros. Se incluyen al inicio de este documento de trabajo: glosario, marco normativo, marco conceptual y concepto de auditoría, a fin que los usuarios del presente manual empiecen por familiarizarse con la terminología, siglas, normas y conceptos que les facilitarán el desarrollo de su trabajo. Universidad de Antioquia- Facultad Nacional de Salud Pública COPIA CONTROLADA 6

6 1. OBJETIVO Orientar la ejecución de la auditoría al proceso financiero y contable de los recursos de salud en las, coordinada por la Superintendencia de Subsidio de Familiar. 3. MARCO NORMATIVO Universidad de Antioquia- Facultad Nacional de Salud Pública COPIA CONTROLADA 7

7 4.2 Resumen normatividad A continuación se presentan las principales normas que rigen el Sistema General de Seguridad Social en Salud en Colombia, las cuales a su vez conforman el marco legal para el funcionamiento de las entidades encargadas de la administración de los recursos financieros del sector salud. Tabla 1: Marco legal del Sistema General de Seguridad Social en Salud. NORMAS DE LA SUPERINTENDENCIA DE SUBSIDIO FAMILIAR LEY 25 DE 1981 NORMAS GENERALES CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA NORMAS FINANCIERAS DECRETO 1281 DE 2002 LEY 21 DE 1982 LEY 100 DE 1993 DECRETO 050 DE 2003 DECRETO 341 DE 1988 LEY 715 DE 2001 DECRETO 3260 DE 2004 DECRETO 784 DE 1989 DECRETO 515 DE 2004 DECRETO 2280 DE 2004 DECRETO 2150 DE 1992 DECRETO 506 DE 2005 DECRETO 2320 DE 2005 LEY 1122 DE 2007 DECRETO 4693 DE 2005 DECRETO 1698 DE 2007 DECRETO 4747 DE 2007 Constitución Política de Colombia de 1991 La Seguridad Social es un servicio público de carácter obligatorio que se prestará bajo la dirección, coordinación y control del Estado en sujeción a los principios de eficiencia universalidad y solidaridad en los términos que establezca la Ley, es un derecho irrenunciable que será prestado por entidades públicas y privadas. Corresponde al Estado organizar, dirigir y reglamentar la prestación de los servicios de salud y ejercerá su vigilancia y control. El bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población son finalidades sociales del estado. Será objetivo fundamental de su actividad la solución de las necesidades insatisfechas de salud Leyes Ley 25 de 1981 Por la cual se crea la Superintendencia del Subsidio Familiar y se dictan otras disposiciones Ley 21 del 22 de enero 1982 Universidad de Antioquia- Facultad Nacional de Salud Pública COPIA CONTROLADA 8

8 Modifica el régimen de subsidio familiar y se dictan otras disposiciones, el subsidio familiar es una prestación social pagada en dinero o en especie y el sostenimiento de la familia, como un núcleo básico de la sociedad Ley 100 del 23 de diciembre de 1993 Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral que es el conjunto de Instituciones, normas y procedimientos, de que dispone la persona y la comunidad para gozar de una calidad de vida mediante el cumplimiento progresivo de los planes y programas que el estado y la sociedad desarrollen para proporcionar la cobertura integral de las contingencias especialmente las que menoscaben la salud y la capacidad económica y se dictan otras disposiciones Ley 789 del 27 diciembre del 2002 Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y amplían la Protección Social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo Ley 1122 del 09 de enero de 2007 Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones, Ley 715 del 21 de diciembre de 2006 Se dictan disposiciones para organiza r la prestación de los servicios de educación y salud y dictan otras disposiciones Decretos Decreto 2150 de diciembre 30 de Por el cual se reestructura la Superintendencia del Subsidio Familiar Decreto 341 de 25 de febrero de 1988 Por el cual se reglamenta la ley 25 de 1981 por la cual se crea la Superintendencia de Subsidio Familiar y se dictan otras disposiciones y la Ley 21 de 1982, por la cual se modifica el régimen de Subsidio Familiar y se dictan otras disposiciones Decreto 050 de 2003 Universidad de Antioquia- Facultad Nacional de Salud Pública COPIA CONTROLADA 9

9 Por el cual se adoptan unas medidas para optimizar el flujo financiero de los recursos del régimen subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones Decreto 3260 del 7 de octubre de 2004 Por el cual se adoptan medidas para optimizar el flujo de recursos en el Sistema General de Seguridad Social en Salud Decreto 4747 de diciembre 27 de 2007 Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo, y se dictan otras disposiciones Decreto 515 del 20 de febrero de 2004 Por el cual se define el Sistema de Habilitación de las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado, EPS-RS Decreto 2280 de Julio 15 de 2004 Por el cual se reglamenta el proceso de compensación y el funcionamiento de la Subcuenta de compensación interna del régimen contributivo del Fondo de Solidaridad y Garantía, FOSYGA Decreto 2320 de Julio 8 de 2005 Por medio del cual se establece un requisito para que las EPS y EPS-RS puedan administrar los recursos del régimen subsidiado de salud Decreto 4693 del 22 de diciembre de 2005 Por el cual se reglamenta parcialmente el funcionamiento de los Fondos de Salud para los recursos del régimen subsidiado Decreto 506 de febrero 25 de 2005 Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 515 de 2004 y se dictan otras disposiciones Decreto 1698 del 16 de mayo de 2007 Universidad de Antioquia- Facultad Nacional de Salud Pública COPIA CONTROLADA 10

10 Define las condiciones financieras y de solvencia del Sistema Único de Habilitaciones de las Empresas Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y Entidades Adaptadas Decreto 1281de Junio 19 de 2002 Por el cual se expiden las normas que regulan los flujos de caja y la utilización oportuna y eficiente de los recursos del sector salud y su utilización en la prestación Universidad de Antioquia- Facultad Nacional de Salud Pública COPIA CONTROLADA 11

11 4. MARCO CONCEPTUAL 5.1 Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) Es la forma como se brinda un seguro que cubre los gastos de salud a los habitantes del territorio nacional, colombianos y extranjeros. Funcionan dos regímenes de afiliación: el Régimen Contributivo y el Régimen Subsidiado 5.2 Régimen Contributivo Las entidades promotoras de salud (EPS) son las entidades responsables de la afiliación y el registro de los afiliados, así como del recaudo de sus cotizaciones, por delegación del Fondo de Solidaridad y Garantía. Su función básica es organizar y garantizar, directa o indirectamente, la prestación del plan de salud obligatorio (POS) a los afiliados y girar, dentro de los términos previstos en la ley 100, la diferencia entre los ingresos por cotizaciones de sus afiliados y el valor de las correspondientes unidades de pago por capitación al Fondo de Solidaridad y Garantía. (Articulo 177 Ley 100 de 1993) La base de cotización es el 8,5% a cargo del empleador y el 4% a cargo del trabajador. Los independientes pagan el total, 12,5%. 5.3 Régimen Subsidiado en Salud Es el conjunto de normas que rigen la vinculación de los individuos al Sistema General de Seguridad Social en Salud, cuando tal vinculación se hace a través del pago de una cotización subsidiada, total o parcialmente, con recursos fiscales o de solidaridad de que trata la ley 100. (Articulo 211 Ley 100 de 1993) Administradores del Régimen Subsidiado - Municipios - Distritos - Departamentos Estos suscribirán contratos de administración del subsidio con las entidades promotoras de salud que afilien a los beneficiarios del subsidio. Estos contratos se financiarán con los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía y los recursos del subsector oficial de salud que se destinen para el efecto. Las Entidades Promotoras de Salud que afilien a los beneficiarios del régimen subsidiado prestarán, directa o indirectamente, los servicios contenidos en el Plan de Salud Obligatorio. (Articulo 215 Ley 100 de 1993) Universidad de Antioquia- Facultad Nacional de Salud Pública COPIA CONTROLADA 12

12 5.3.3 Objeto de los Contratos de Administración del Régimen Subsidiado Los contratos de Régimen Subsidiado tienen por objeto el aseguramiento en salud de la población beneficiaria con el fin de que las EPS-RS garanticen a los afiliados la prestación de los servicios incluidos en el Plan Obligatorio de Salud Subsidiado. Los contratos suscritos entre las Entidades Territoriales y las EPS-RS no son contratos de prestación de servicios de salud. La función básica de las EPS-RS consiste en organizar y garantizar la prestación de servicios de salud incluidos en el POS-S a sus afiliados, lo cual pueden hacerlo a través de una red prestadora de servicios, propia o contratada. Para administrar los recursos del Régimen Subsidiado y proveer el aseguramiento de la población afiliada a este régimen, la entidad territorial suscribirá un solo contrato con cada Administradora del Régimen Subsidiado, por el número de afiliados carnetizados, que incluye la población trasladada, la nueva por ampliación de cobertura y la población de continuidad. El período de contratación será de un (1) año, comprendido entre el primero (1 ) de abril y el treinta y uno (31) de marzo, el cual será prorrogable anualmente hasta por dos (2) años más, previo el trámite presupuestal pertinente. Al finalizar cada anualidad se efectuarán balances para efectos de determinar el cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de las EPS-RS y la ejecución de recursos. Para el manejo de los recursos de que trata el artículo 217 de la Ley 100 de 1993 que las administran directamente, se harán contratos por separado del resto de contratos de la respectiva EPS-RS. (Artículo 45 Acuerdo 244 de 2003) Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS Las IPS Pueden ser entidades oficiales, mixtas, privadas, comunitarias y solidarias, organizadas para la prestación de los servicios de salud de los afiliados del SGSSS, dentro de las EPS o fuera de ellas. Establece el artículo 185 de la Ley 100 de 1993 que deben tener como principios básicos la calidad y la eficiencia junto con la autonomía administrativa, técnica y financiera. 5.5 Principales formas de contratación en salud Por servicio prestado Pago por la totalidad del servicio recibido, se fundamenta en el concepto de enfermedad sentida. Incluye el pago por honorarios médicos, suministros, medicamentos, hotelería, servicios quirúrgicos, etc. Universidad de Antioquia- Facultad Nacional de Salud Pública COPIA CONTROLADA 13

13 5.5.2 Por capitación. Se fundamenta en el concepto de enfermo potencial, cada prestador tiene a su cargo la atención de un conjunto determinado de personas y por cada una de ellas el prestador recibe un pago periódico, sin importar el número de veces que se acuda al servicio. Este tipo de contratación demanda un amplio conocimiento de la población atendida y el volumen de servicios demandado. Por lo general se aplica para atención de primer nivel y tiene como ventaja la posibilidad de garantizar un adecuado control de los costos, al incentivar a la IPS a implementar programas de Prevención y Promoción Por salario Se usa principalmente para la contratación de personal médico y paramédico de planta Por presupuesto. Es un pago de una suma global por parte de la administradora a una prestadora. Es un sistema predominante para pago a los hospitales públicos y es utilizado por algunas administradoras. El monto por pagar se puede fijar con base en el presupuesto histórico (retrospectivo) de la entidad y/o con base en los egresos proyectados. (Prospectivo). Debe contarse con información precisa sobre costo promedio de los servicios, perfil de morbilidad e indicadores de desempeño. Universidad de Antioquia- Facultad Nacional de Salud Pública COPIA CONTROLADA 14

14 6. PARÁMETROS PARA EL EJERCICIO DE LA AUDITORÍA 6.1. Concepto La Auditoría es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a la empresa a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. Es una evaluación y verificación sistemática, documentada, periódica y objetiva que tiene como resultado evidenciar el estado de uno o varios de los procesos de una organización independientemente del sector o gremio al cual pertenezca. En la mayoría de las empresas la auditoria se centraba en los estados contables los recursos financieros; los nuevos parámetros de gestión y control organizacional sugieren adoptar una auditoria integral, la cual consiste en analizar no solo el proceso mencionado, sino todos los procesos relevantes e interrelacionados de la organización, es decir los procesos incluidos en la cadena de valor. Para el caso de éste manual se profundizara en la auditoría de un solo proceso el financiero y contable y para ello se concibe la auditoría como la práctica consistente en la verificación de las cuentas de una entidad por parte de una entidad especializada e independiente, lo que permite un dictamen profesional que refleja la situación económica real de la empresa Rol del Auditor Al determinar el alcance, el auditor debe utilizar su juicio profesional para concentrar sus esfuerzos sobre aquellos problemas o riesgos y subprocesos críticos que parecen tener un impacto significativo dentro de las operaciones. Al considerar los posibles subprocesos críticos el auditor evalúa aquellos en los cuales su estudio inicial ha indicado fallas o debilidades significativas. El auditor debe priorizar de acuerdo con: el mapa de riesgos, el presupuesto, el recurso humano disponible y el tiempo con el que se cuenta. 6.3 Normas de Conducta del Auditor Se espera que los auditores apliquen y cumplan los siguientes principios y normas de conducta: Integridad: La integridad de los auditores establece confianza y, consiguientemente, provee la base para confiar en su juicio. Universidad de Antioquia- Facultad Nacional de Salud Pública COPIA CONTROLADA 15

15 Objetividad: Los auditores exhiben el más alto nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y comunicar información sobre la actividad o proceso a ser examinado. Los auditores hacen una evaluación equilibrada de todas las circunstancias relevantes y forman sus juicios sin dejarse influir indebidamente por sus propios intereses o por otras personas. Confidencialidad: Los auditores respetan el valor y la propiedad de la información que reciben y no divulgan información sin la debida autorización a menos que exista una obligación legal o profesional para hacerlo. Competencia: Los auditores aplican el conocimiento, aptitudes y experiencia necesarios al desempeñar los servicios de auditoría. Universidad de Antioquia- Facultad Nacional de Salud Pública COPIA CONTROLADA 16

16 7. HERRAMIENTAS DEL MANUAL DE AUDITORÍA 7.1. Instrumentos para la recopilación de la información Son los formatos que se pueden utilizar para recopilar la información durante el trabajo de campo y que diligenciados pasan a ser papeles de trabajo, deben estructurarse de tal manera que reúnan información relevante de forma organizada, la cual debe ser llevada a la Matriz de Hallazgos y Recomendaciones para su respectivo análisis. Ver anexo 1 y Matriz de Hallazgos y recomendaciones Es la matriz donde se caracterizan los hallazgos determinados en el trabajo de campo y se dan las recomendaciones respectivas definiendo un tiempo de implementación y un responsable. Dichas recomendaciones son la base para la orientación del Plan de Mejoramiento. Ver anexo Identificación de Riesgos Se determinan los eventos que puedan impedir el logro de los objetivos de la organización, en este análisis se deben considerar factores tanto internos como externos, que tienen influencia en la ocurrencia de los riesgos Actividades de Control Las actividades de control son las políticas y procedimientos, adoptados para asegurar que la respuesta al riesgo se este ejecutando adecuada y oportunamente y son parte del proceso a través del cual una empresa procura mitigar sus riesgos y lograr sus objetivos Matriz para el Plan de Mejoramiento Esta matriz señala los parámetros para el Plan de Mejoramiento, el cual elabora e implementa la Caja de Compensación Familiar y orienta y monitorea la Superintendencia del Subsidio Familiar. Ver anexo 4 Universidad de Antioquia- Facultad Nacional de Salud Pública COPIA CONTROLADA 17

17 8. PROCESO DE AUDITORÍA 8.1 Proceso para la realización de auditoría a las cajas de compensación familiar Universidad de Antioquia- Facultad Nacional de Salud Pública COPIA CONTROLADA 18

18 Contenido PROCESO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIA A LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR Líder y Participantes Objeto Alcance Líder: División Financiera de la Superintendencia del Subsidio Familiar Participantes: Aplicar la Auditoría sobre el manejo de los recursos financieros a las Cajas de Compensación. Entradas Actividades de Seguimiento y Control Salidas Manual de Auditoría y Proceso documentado, Utilización de herramientas sugeridas en el Manual adoptado y divulgado para la realización de de Auditoría y registro de las mismas. Auditoría a las Cajas de Compensación. Seguimiento a la implementación de planes de Planes de trabajo para el desarrollo de las mejoramiento. Auditorías. Proveedor del Proceso Indicador Clientes Equipo de Auditores de la Superintendencia del Subsidio Familiar Contratistas Normatividad vigente en salud Normas y Estándares sobre auditoría. Implementación de recomendaciones y efectividad de los Planes de Mejoramiento Efectividad de Controles recomendados para la mitigación de los riesgos. Mitigación de Riesgos que materializados puedan afectar el flujo financiero Implica todas las actividades de Auditoría Financiera, detección de riesgos, recomendación de prácticas sugeridas en las normas, recomendación de controles para la mitigación de los riesgos, orientación y seguimiento a los planes de mejoramiento, para todas las Cajas de Compensación del país. Matriz de hallazgos y recomendaciones Planes de mejoramiento Matriz de Riesgos y Controles Cliente Interno de la Superintendencia del Subsidio Familiar Entes reguladores Usuarios de los servicios de las Cajas de Compensación Requisitos Documentos Registros Políticas institucionales de la Superintendencia del Subsidio Familiar (Misión, Visión, Valores, Plan Estratégico de Desarrollo, Objetivos Estratégicos, lineamientos) Normativos Marco normativo en salud Normas IIA (Instituto Internacional de Auditores) Circular externa 052 de 1998 Superbancaria. Comités de Auditoría. Proceso documentado de Auditoría Plan de Auditoría periódica Matrices y tablas de calificación Papeles de trabajo Soportes y evidencias Plan de Mejoramiento Informe Ejecutivo Actas de reuniones del Comité de Auditoría Matriz de hallazgos y recomendaciones Matriz de Administración de riesgos Planes de Mejoramiento Recursos Talento Humano, Documentación, Normatividad Legal e información Jurídica, Equipos tecnológicos, Estatutos, Manuales y demás políticas institucionales de la super.

19 Actividades Paso Actividad Responsable Descripción Creación del Comité de Auditoría Diseño del Plan General de Auditoría para las Cajas de Compensación Socialización del Plan General de Auditoría con el equipo de Auditores Elaboración del acta de reunión con Comité de Auditoría Revisión de estándares y referencias normativas Diseño del Programa de Auditoría para cada una de las Cajas de Compensación. Realizar la socialización de los Programas de Auditoría para cada una de las Cajas de Compensación. Informar a los directivos de las Cajas de Compensación sobre el Plan General de Auditoría Socializar el cronograma del programa especifico de auditoría con el PROCESO Y ACTIVIDADES Directivos de la Superintendencia del Subsidio Familiar Comité de Auditoría Comité de Auditoría Asistente de Auditoría Equipo de Auditores Equipo de Auditores Equipo de Auditores Comité de Auditoría Equipo de Auditores Código: Versión: PROCESO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍA A LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN Elaborado Revisado Aprobado Actualizado Equipo Universidad de Antioquia Fecha: Marzo de 2008 Fecha: Fecha: Fecha: La Superintendencia del Subsidio Familiar crea el Comité de Auditoría el cual planea y realiza el seguimiento a las auditorías aplicadas a las Cajas de Compensación. El comité debe estar conformado por: Jefe de la División Financiera, Se establece un Plan semestral o anual de Auditoría, el cual abarca metas, objetivos, cronograma general de trabajo, recursos, alcance. El orden de las Auditorías debe partir de una priorización basada en las alertas, en el nivel de riesgo, índice de quejas, etc; características previamente detectadas por la Superintendencia del Subsidio Familiar. Se debe socializar el Plan General de Auditoría con el equipo de auditores, con el fin de divulgarlo y hacer los ajustes a que hubiere lugar. Se elabora un acta de la reunión en la cual se socializó el Plan General de Auditoría, soporte que contribuirá al seguimiento del mismo. Definir el marco legal y estándares actuales, como patrón esperado o referencia para efectuar la auditoría. Dentro de las Cajas de Compensación, existe diferencia en la estructura, tamaño, cobertura, flujo de recursos, riesgos, alertas, ubicación geográfica, entre otros aspectos, por lo tanto, se debe programar específicamente la auditoría para cada Caja. Dicho programa individual debe incluir: actividades a realizar, tiempos de realización, tiempo estimado requerido, presupuesto, recursos, responsables, cronograma de desarrollo, cuadro de seguimiento, control y evaluación. Socializar con el Comité de Auditoría, los Programas específicos. Se informa por escrito, y hasta donde se considere conveniente, sobre el proceso a realizar y el Plan General de Auditoría a los directivos de las Cajas de Compensación. Coordinar con los directivos y líderes de procesos de la Caja de Compensación, el desarrollo del cronograma establecido para la realización de la auditoría con el fin de

20 representante de la Caja de Compensación Preparación de instrumentos para la recopilación de la información Desarrollar el programa especifico de auditoría de cada una de las Cajas de Compensación Realizar el análisis de la información, evidencias y soportes Análisis de Riesgos que afectan el flujo de recursos financieros. Socialización de hallazgos y recomendaciones con el Comité de Auditoría Elaboración del acta de reunión con Comité de Auditoría Generación de informe ejecutivo Orientar la elaboración del Plan de Mejoramiento Realizar seguimiento a la implementación de los Planes de Mejoramiento. Archivar debidamente los documentos físicos y/o magnéticos. Criterios: Origen Del Proceso: determinar tiempos, recursos, documentos requeridos, visitas, entrevistas, etc. Los instrumentos de recopilación de la información deben Equipo de Auditores ser ajustados acorde a cada una de las Cajas de Compensación. (Ejem: algunas tienen EPSS, EPS, IPS propias, otras no). Desarrollo de la auditoría a cada una de las Cajas de Compensación acorde al programa específico, al cronograma establecido y a la concertación de tiempos y Equipo de Auditores alcances con los directivos y líderes de los procesos. Entran el desarrollo las entrevistas a personal clave, el análisis de documentos y registros, análisis de quejas y reclamos, la observación, entre otros métodos de indagación y verificación. Plasmar la información y realizar el análisis Equipo de Auditores correspondiente en la matriz de Hallazgos y Recomendaciones. Ver anexo 2 Se llevan los riesgos, encontrados en el proceso Equipo de Auditores financiero, a la matriz de riesgos y controles donde se realiza su debida evaluación, con el fin de establecer controles que mitiguen dichos riesgos. Ver anexo 3 Con el Comité de Auditoría se revisan los hallazgos Equipo de Auditores resultantes de la auditoría realizada a cada una de las Cajas de Compensación y se socializan las recomendaciones. Se elabora un acta de la reunión en la cuál se socializaron Asistente de Auditoría las recomendaciones y el plan de mejoramiento a Interna implementar. Las recomendaciones y solicitud del Plan de Mejoramiento deben llevarse a un informe ejecutivo que Equipo de Auditores recibe el jefe de la División Financiera Contable y con su Comité de Auditoría aprobación se envía al representante de la Caja de Compensación. Directivos y líderes de Los directivos y líderes de los procesos de la Caja de los procesos de la Caja Compensación deben elaborar un Plan de Mejoramiento de Compensación. partiendo de las recomendaciones sugeridas por el Equipo Equipo de Auditores de Auditores y con la orientación del mismo. Ver anexo 4 Se debe realizar seguimiento a la implementación de los Equipo de Auditores y Planes de Mejoramiento, teniendo en cuenta que su Comité de Auditoría adopción sea oportuna y adecuada. Archivar debidamente los documentos físicos y/o magnéticos resultantes que soportan la implementación Asistente de Auditoría del proceso de auditoría a las Cajas de Compensación, con el fin de conservar soporte histórico y referencial y mantener evidencias documentadas. El diseño del proceso tiene fundamentos en la auditoría integral, la cual está basada en la gerencia o gestión por procesos, estándar contemplado en el Gobierno Corporativo. (Gobierno Corporativo: Conjunto de estándares internacionales creados para garantizar la transparencia en el desarrollo de los Universidad de Antioquia- Facultad Nacional de Salud Pública COPIA CONTROLADA 21