MyBusiness POS Guía del Usuario

Transcripción

1 Datos del Fabricante: Dintelsis, S. A. de C. V. Progreso 207. Delegación San Buenaventura. Toluca, México Conmutador: 01(722) Fax: 01(722) Web: Información: Soporte:

2 GUIA DEL USUARIO MyBusiness POS Agradecemos su preferencia en MyBusiness POS. El software está elaborado para ser usado como una útil herramienta que facilite el control administrativo de las empresas, con especial énfasis en los puntos de venta. Más que un manual extensivo, este documento pretende ser una guía para el usuario estándar. A continuación explicaremos los alcances de MyBusiness POS Historia El sistema MyBusiness POS fue ideado a partir de un análisis de las herramientas de software de control administrativo existentes. Concluimos que la gran mayoría de estos programas son muy poco flexibles y acartonados, algunos de ellos sin modificaciones significativas desde hace años, lo cual los hace obsoletos. En otras palabras, la gran mayoría de éstos son programas son limitados, sin el dinamismo que las empresas requieren actualmente. En el otro extremo están los programas que, siendo robustos, son exorbitantemente caros e inaccesibles para la micro y pequeña empresa. Fue así que decidimos desarrollar la primera versión del sistema a principios de Comenzó como una aplicación estándar desarrollada en Visual Basic que accedía a una base de datos de Microsoft Access, como lo hacen en la actualidad una gran cantidad de programas. Las versiones sucesivas lo fueron evolucionando hasta convertirse en lo que es hoy: un sistema robusto que puede realizar todas las operaciones comerciales de la empresa de forma ágil y con precio accesible. El software es capaz de correr en una red convencional y también a través de Internet en todos sus módulos, lo que significa una gran posibilidad de control inmediato y remoto. Por ejemplo, los administradores a través de un módem común pueden, desde cualquier conexión a Internet, consultar sus reportes y gráficos gerenciales, establecer derechos de usuario o precios especiales, incluso realizar ventas o pedidos a distancia etc., sin necesidad de complicados servidores o costosa infraestructura de comunicación. Para la manipulación de los datos el sistema emplea actualmente a MySQL TM, que es un RDBMS (Sistema manejador de bases de datos relacionales) que rivaliza en poder y desempeño con ORACLE TM y SQL Server TM de Microsoft TM, y que ha sido utilizado en organizaciones como la NASA en algunos de sus servidores, con la enorme ventaja de que la licencia de MySQL es gratuita. El poder de este manejador de base de datos radica en que nos permite trabajar con los datos de un usuario en una sola computadora o en un centro comercial con decenas de terminales, sin una baja en el desempeño y sin que esto represente un costo de miles de dólares para nuestros clientes. Cabe mencionar que el uso de MySQL TM, no es una limitante restrictiva del sistema, ya que MyBusiness POS puede usar Microsoft Access TM o SQL Server TM como alternativas de conexión hacia otras bases de datos.

3 Créditos Analistas Román Rosales Programadores Daniel Oliver Rojas Daniel Oliver Rojas Soporte Con cualquiera de nuestras licencias ofrecemos consulta sin costo a través de correo electrónico a soporte@dintelsis.com o directamente en nuestra página Requerimientos de hardware de MyBusiness POS: Mínimos: Pentium Celeron o similar a 333 mhz, 64 Mb en RAM, 100 Mb libres en Disco Duro, monitor SVGA, CD-ROM, mouse. Deseables: Pentium III o similar a 600 mhz, 64 Mb en RAM, 300 MB libres en Disco Duro, monitor SVGA color, CD-ROM, mouse, tarjeta de red, módem, no-break. Sistemas Operativos: Windows 98, NT, 2000, XP

4 Configuración después de la instalación Al iniciar el sistema MyBusiness POS por vez primera, nótese que aparece una pantalla que solicita los datos de la empresa. Llenar los datos cuidadosamente, aún cuando se pueda regresar para corregirlos. Pantalla de Datos de la Empresa Descripción: Nombre de la empresa, evitar colocar espacios innecesarios, sobre todo al final. Base de Datos, teclear el nombre de la base de datos con la que se desea trabajar, por omisión el sistema instala la base de datos con el nombre de MyBusiness. Driver (ODBC), colocar el nombre del proveedor de la base de datos. Es recomendable dejar este parámetro con el valor que el el sistema presenta por omisión (debe decir: MySQL 3.51 Driver). Servidor, debe contener la dirección IP o el nombre de la máquina donde se instaló el servidor de base de datos; si no lo sabe, presione el botón derecho del mouse encima del icono de MiPc y Seleccione la pestaña identificación, el nombre del servidor es igual a Nombre completo del equipo. Puerto, colocar el número de puerto al que está direccionando el servidor; la gran mayoría de las instalaciones hacen referencia al puerto Por omisión éste número es el correcto. Usuario colocar el nombre de un usuario registrado en la base de datos. La instalación de la base de datos genera por omisión un usuario llamado root, que es el usuario de

5 rango más alto en la base de datos. Si se conoce el procedimiento para generar nuevos usuarios dentro de la base de datos, y se desea establecer permisos de acceso de nivel de datos, entonces, se debe colocar el nombre correspondiente al usuario generado. El valor por omisión de esta caja de texto es root. Ppassword, se refiere al password de la base de datos, por omisón se queda en blanco. Si se generó un nuevo usuario dentro de la base de datos, y se especificó un password, entonces se deberá teclear el password especificado del usuario especificado. Pantalla de Configuración General del Sistema Descripción: Pantalla de configuración general del sistema. Password, se refiere a la clave de acceso del súper usuario del sistema (note que un usuario del sistema es diferente a un usuario de la base de datos). Éste tiene todos los derechos de operación dentro del sistema, y es el único que puede modificar la configuración del programa. Moneda base del sistema, dispone de hasta tres caracteres para indicar el código de la moneda; si no se tiene la seguridad de lo que se debe colocar, deje los datos por defecto. Estos son, MN (moneda nacional), PESOS para el Nombre de la moneda y M.N. para la Leyenda de la moneda. Estos datos son utilizados para desplegar leyendas en reportes y formatos, por ejemplo: en el formato de facturas, tickets y remisiones.

6 Formato para cantidades numéricas, indica el formato que el sistema utilizará para desplegar las cantidades numéricas utilizadas. Por ejemplo, si desea utilizar cuatro dígitos decimales para sus operaciones, aumente dos ceros al final del formato que se le presenta. Es decir: ##,## El mismo caso se presenta con el Formato para cantidades en dinero. Nombre de la sucursal, indica el nombre de la sucursal donde se encuentra instalado el sistema, esto es muy útil debido a que los reportes desplegarán, además de la razón social de la empresa, el nombre de la sucursal, lo cual permite diferenciarlos. Costo de mantener una unidad en inventario, es un costo que se utiliza para realizar el cálculo de la optimización de inventario y ordenes de compra sugeridas. Si no conoce éste dato, consulte con su contador, él seguro le dará el dato aproximado. Costo de pedir una orden de compra, también es utilizado para realizar el cálculo de la optimización de inventario y ordenes de compra sugerida. Después de oprimir el botón Aceptar, la pantalla siguiente solicita los datos de ingreso al sistema, clave del usuario y password. Si es la primera vez que se utiliza el sistema, recuerde que el nombre del usuario es SUP y el password es el que se indicó en la pantalla de Configuración general.

7 Estación de trabajo, por omisión es ESTACION01, es recomendable dejarlo así la primera vez que se ingresa al sistema. Periodo de trabajo, debe de ser igual al año y mes actuales. Recibirá un mensaje que le indicará que el periodo que está intentando usar no existe. Responda afirmativamente a la pregunta de si desea crearlo. Esto sucederá cada principio de mes o cuando intente acceder a un nuveo periodo de trabajo. Verificar base de datos, indica al sistema que deberá actualizar la base de datos con los nuevos campos adicionados en versiones más recientes del programa. Es decir, si cuenta con una versión del sistema MyBusiness, y desea actualizar ésta versión hacia una más reciente, deberá marcar la casilla por una sola ocasión para que el proceso además de actualizar el sistema, actualice la base datos. Al finalizar, habrá concluido con éxito la instalación del sistema MyBusiness POS.

8 Visión general del Software MyBusiness POS El sistema MyBusiness POS contiene módulos diferenciados para el control de la operación comercial de una empresa, a saber: Ventas Compras Inventario Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Administración del software Componentes de MyBusiness POS El software MyBusiness POS se compone primariamente de una barra de iconos que permiten un acceso rápido a las opciones del sistema. Esta barra -llamada en adelante la barra de tareas, aparece en un inicio en el centro de la pantalla, colóquela donde le resulte más conveniente. La siguiente vez que ingrese al sistema, la barra de tareas se desplegará exactamente en la última posición de acceso. Dentro de la barra observará los grupos de accesos directos a las operaciones del sistema: Ventas, Compras, Inventario, Utilerías y Formatos. Cada una de estas secciones contiene a su vez los accesos a los módulos correspondientes.

9 Otra parte importante es el menú Archivo de la parte superior, que a su vez contiene los siguientes submenús: Reportes, Favoritos, Mantenimiento a la base de datos, Sincronizar procedimientos, Configuración, Cambiar de empresa, Ayuda, Acerca de, y Salir. Cada una de estas opciones se explican a continuación: El menú Reportes contiene los reportes y gráficos del sistema. Todos los reportes son visibles únicamente para el supervisor o los usuarios que tengan derechos. Para la mayoría de los casos un reporte puede solicitar rangos de algún catalogo o de una secuencia de datos para filtrar en el reporte, aunque existe la opción de no utilizar un rango para lo cual el reporte mostrará todos los datos disponibles. Estos rangos en su mayoría llevan un orden alfabético en donde primero son los números y después las letras en el orden tradicional. También se le puede solicitar un rango de fechas.

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11 El menú Favoritos contiene accesos directos a las carpetas del Business Manager (utilería que se verá más adelante), en donde se encuentran referencias a las carpetas que se requiere acceder de forma rápida.

12 El menú Mantenimiento a la base de datos permite optimizar el espacio que ocupan los datos en el disco duro de la computadora, además de corregir inconsistencias en las tablas. Este procedimiento se recomienda realizarlo una vez por semana o cada vez que el equipo sea apagado de manera abrupta por falla de energía o descuido humano.

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14 El menú Sincronizar procedimientos actualiza aquellos formatos, reportes, gráficos o procedimientos de usuarios que hubiesen cambiado en el servidor y que se tienen que actualizar en la terminal local, es conveniente para aquellos sistemas que accedan a la base de datos en forma remota, sobre todo en aquellas computadoras que se conectan por medio de Internet y su conexión es por medio de una linea telefónica y el ancho de banda es muy pequeño.

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16 El menú Configuración contiene las opciones mas delicadas del sistema, y éstas sólo son visibles por los usuarios con nivel de supervisor. Opciones Datos de la empresa : Esta opción permite editar los datos generales de la empresa, además de los datos de la conexión con la base de datos. Esta pantalla se explica en detalle al inicio de ésta sección.

17 Alta de nueva empresa : Aquí se ingresan los datos de una empresa adicional. Esto permite trabajar con dos bases de datos distintas. Cuando se ingresan dos o más empresas, la próxima vez que se ingrese, se le solicitará seleccionar la empresa con la cual trabajar.

18 Configuración general : En esta sección se pueden cambiar los formatos de despliega tanto de cantidades numéricas como cantidades de dinero, el nombre de la sucursal, costo de mantener una unidad en inventario, etc. (Esta pantalla fue analizada al inicio de ésta sección).

19 Establecer formatos de impresión : En esta pantalla se designan los formatos asociados a cada documento de impresión. Por ejemplo: formato de factura, formato de ticket, formato de nota de crédito, formato de devoluciones y todos los que se indican en la pantalla.

20 Consecutivo de documentos : Aquí se puede indicar el folio inicial de las facturas, remisiones, notas de crédito y tickets, cabe aclarar que para el caso de las remisiones y tickets el consecutivo es por estación de trabajo.

21 Borrar base de datos : Elimina la información completa de la base de datos de forma permanente, esta opción debe ser utilizada cuidadosamente. El sistema perderá la totalidad de la información y queda en estado de nueva instalación. La única información base que permanece después de un borrado es, procedimientos de usuario, formatos del sistema, gráficos y reportes, además de usuarios y permisos de usuario. Ésta opción tiene asociado un procedimiento de usuario llamado inicio007 desde el cual puede ser personalizado el borrado de la base de datos, es decir, se puede omitir por completo el borrado de la información, o borrar solo los datos que se consideren pertinentes.

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23 El Menú Cambiar de empresa permite seleccionar la base de datos de la empresa con la cual se desea trabajar sin necesidad de reiniciar el sistema. Se le solicitará que cierre todas las ventanas de MyBusiness para evitar conflictos.

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25 La barra de tareas La pantalla principal del sistema MyBusiness POS es la barra de tareas, que es un conjunto de iconos de acceso directo, que están ahí para acelerar la entrada a los principales módulos del sistema. Esta a su vez se divide en Ventas, Compras, Inventario, Utilerías Sección de Ventas Punto de venta Cotizaciones Facturas Remisiones Cobro en caja Verificador de precios Clientes Cobranza Eliminación de Saldos Devoluciones / Notas de crédito Sección de Compras Ordenes de compra Compras

26 Devoluciones de Compra Proveedores Cuentas por pagar Ordenes de compra automáticas Sección de Inventario Artículos Entradas al inventario Salidas del inventario Inventario físico Recalcular por surtir y por recibir Cerrar inventario Optimizar inventario Informe de calidad de inventario Sección de Utilerías Business Manager Telemercadeo Pendientes Calculadora Editor de búsquedas Editor de sentencias de SQL Editor de formas Editar formato de facturas Editar formato de remisiones Editar notas de crédito Iniciamos con el Business Manager, esta herramienta contiene la totalidad de los módulos del sistema, incluyendo los mencionados en cada una de las secciones de la barra de tareas. El Business Manager

27 En la sección de Utilerías dentro de la barra de tareas se encuentra el Business Manager, la cual es una herramienta que concentra todos los módulos de MyBusiness POS. Esta ventana está compuesta por una sección de menús, una sección de botones, un panel izquierdo de carpetas, un panel derecho que se llena con los elementos de la carpeta seleccionada -los cuales pueden ser otras carpetas o algún elemento específico- y una sección de estatus que indica el catálogo activo sobre el cual se está trabajando y el número de elementos encontrados en cada carpeta. Esta herramienta opera de manera muy semejante al Explorador de Windows. Las carpetas de las que se compone el Business Manager pueden ser de dos categorías: las fijas y las que se crean conforme se agrega información. Las principales carpetas fijas son Catálogos, Operación, Ingresos / Egresos y Configuración, que serán detalladas más adelante.

28 Un breve ejemplo práctico consiste en seleccionar la carpeta Líneas ubicada en la carpeta de Artículos dentro de la carpeta de Catálogos (Catálogos-Artículos-Lineas); una vez seleccionada esta carpeta, presione el botón derecho del mouse sobre el panel derecho del explorador, observe que aparece un menú con varias opciones, seleccione la opción Nuevo, imediatamente aparece una ventana que le solicita ingresar los datos para introducir una línea de artículos nueva. Capture los datos solicitados y al finalizar de un click sobre el botón Aceptar. Ahora verá que en el panel derecho del Business Manager aparece un icono que representa a la línea de artículos que acaba de ingresar.

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30 Si desea consultar o modificar la descripción de la línea, seleccione la línea recién creada, presione el botón derecho del mouse y de un click sobre la opción Propiedades, ésto abrirá nuevamente la ventana de la línea y podrá ver los datos sin opción a modificarlos; presione el botón Aceptar. Nuevamente presione el botón derecho del mouse y de un click sobre la opción Cambiar y entonces podrá ver y modificar los datos, excepto la clave; cambie la descripción de la línea y presione el botón Aceptar.

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32 Por último, vamos a proceder a borrar la linea creada. Presione el botón derecho del mouse sobre el ícono de la línea creada y seleccione la opción Eliminar. A continuación aparecerá un mensaje de confirmación, conteste afirmativamente y visualizará cómo la línea desaparece. Algunas ocasiones los elementos no desaparecen en forma automática, oprima la tecla F5, esto refresca la pantalla.

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34 Hasta este momento se han mencionado las operaciones más comunes que se realizan con registros de una base de datos, como son: Altas, Bajas, Modificaciones y Consultas. Otras formas opcionales para realizar las operaciones que se activan en los menús contextuales, es decir, los que se presentan oprimiendo el botón derecho del mouse, son: utilizando una combinación de teclas y, por medio de los menús y botones del encabezado del Business Manager. Por ejemplo, la combinación de teclas <Control> + <Ins> inserta un registro, la tecla <Enter> modifica el registro seleccionado y la tecla <Supr> lo elimina. Dentro de los menús del Business Manager existe uno llamado Favoritos. Éste se utiliza para facilitar el acceso a las carpetas más usadas. La manera de ingresar un elemento a los Favoritos es, posicionarse sobre la carpeta en cuestión y después presionar simultáneamente las teclas <Control> + <D>, ó en el menú Favoritos seleccionar la opción Agregar a favoritos. Aparecerá un recuadro donde solicita un nombre para distinguir el elemento favorito, sugerimos colocar un nombre que sea fácil de recordar. Ejemplo: Busque alguna carpeta y después presione el menú Favoritos e ingrese un nombre para el Favorito. Dele un click del mouse y observe como el Business Manager lo lleva a la carpeta deseada. La próxima vez que entre al sistema esta opción también aparecerá en el menú Favoritos de la barra de tareas de MyBusiness.

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38 El manejo de los artículos La columna vertebral de los catálogos de MyBusiness POS es el de artículos, que es una lista de claves que definen las características de los productos que se venden en su negocio, por ejemplo mercancía como una cajetilla de cerillos, o servicios, como una consultoría o un servicio de mensajería. En la mayor parte de los casos la codificación de los artículos ya existe, como es el caso del código de barras para la mayor parte de productos de consumo en la actualidad. Si es ese su caso, le recomendamos utilizar este código para la clave del artículo en el sistema, ya que como es un estándar le permitirá una mayor interacción con sus proveedores, mayor facilidad de captura y continuar esta cadena de orden a sus clientes. Si sus productos no tienen código de barras le recomendamos que defina una buena política de asignación de claves y los responsables sean rigurosos en su aplicación. Líneas de artículo Antes de proceder con la captura de artículos es necesario que capture sus líneas de artículos. Una línea es una clasificación o agrupamiento de artículos, como lo es el caso de las líneas de electrodomésticos y la de frutas y verduras en un centro comercial. Para dar de alta sus clasificación abra el Business Manager, después busque las carpetas Catálogos - Artículos - Líneas. A continuación capture sus líneas de artículos empleando en la clave de la línea un máximo de cinco caracteres, siendo el primero de ellos forzosamente una letra. En la descripción puede haber un máximo de 40 caracteres. Marcas de artículos Estas claves indican la marca del producto. Para dar de alta sus marcas abra el Business Manager, después busque en las carpetas Catálogos Artículos Marcas y capture. Ubicación de artículos Una ubicación indica la posición en almacén de este artículo. Esto hace posible levantar inventarios físicos únicamente de una sección para poder llevarlos a cabo a tienda abierta. Para darlas de alta abra el Business Manager y después busque la carpeta ubicaciones que se encuentra dentro de las carpetas Catálogos Artículos. Nota: Tanto como las líneas de artículos como las marcas y las ubicaciones son deseables de definir antes de los artículos, pero no indispensables, ya que el sistema crea elementos genéricos por defecto llamados SYS.

39 Catálogo de artículos Para acceder a este catálogo puede dar un clic sobre el icono Artículos en la sección de Inventario de la barra de tareas. Se le mostrará una ventana donde se puede realizar cualquier operación sobre los artículos con excepción del borrado, lo cual se puede hacer únicamente en el Business Manager dentro de las carpetas Catálogos Artículos. Indique la clave del artículo. Le recomendamos que aunque el sistema acepta claves de hasta de treinta caracteres, use los menos posibles, ya que el máximo de caracteres utilizados en los códigos de barras estándar es de trece. Proceda a dar de alta el artículo oprimiendo la tecla <Enter>. Si ya existe un artículo con esta clave los datos aparecerán y la ventana entrara en modo de modificación. Si la clave no está dada de alta, el sistema asume que el artículo es nuevo. Capture los datos que se le piden: Descripción se puede colocar cualquier texto con un máximo de 100 caracteres. Los datos Línea, Marca, Impuesto y Ubicación vienen precargados con la leyenda SYS o genéricos. Cámbielos si lo considera necesario. Si estos datos no han sido creados, puede minimizar la ventana actual e ingresarlos dentro del Business Manager para posteriormente regresar a seguir capturando los datos del artículo. En el dato Costo Ultimo capture el costo de compra del artículo o el costo de producción del mismo. Capture las listas de precios, por omisión MyBusiness puede manejar hasta 10, de los cuales el único dato necesario es el primero.

40 El sistema trae precargado un procedimiento que calcula el margen de utilidad en base a este costo. El cálculo de márgen de utilidad se realiza con base al precio capturado, aunque también es posible cambiar el precio cuando se modifica el margen de utilidad. Desde el precio número dos hasta el precio número 10 el dato Cantidad indica que se utilizará este precio cuando la cantidad de artículos vendidos sea igual o mayor a la indicada (esto último se activa en combinación con la configuración de las estaciones de trabajo). El dato Unidad representa la leyenda de la unidad de medida de este artículo, por ejemplo, Kilogramo (KG), litro (LT), etc. Una vez terminado lo anterior presione la tecla <F5> con lo cual se guardarán los cambios. El cursor se colocará nuevamente en el dato Artículo' esperando que se inicie la captura siguiente. Opciones especiales del catálogo de artículos

41 El catálogo de artículos cuenta con opciones adicionales, lo cual permite adaptarlo a sus necesidades. En la pestaña principal observará una opción con la leyenda Artículo para venta. Esto le dice al sistema si se trata de un producto que se puede vender, en contraste con los insumos que no se venden y sirven únicamente para crear producto terminado. Si la opción Venta a granel está activada en el Punto de Venta se podrá vender en cantidades fraccionarias, por ejemplo 1.5 Kg. de azúcar, lo cual no aplica por ejemplo si se tratara de una botella de refresco, ya que no se pueden vender 1.5 bebidas. Vender abajo del costo permite que el artículo se pueda vender abajo del costo dentro del punto de venta, tomando como base el último costo de compra. Esto es utilizado en departamentos con productos perecederos como las frutas y verduras. Artículo bloqueado Se trata de un producto que ya no aparecerá en las listas de precios, un producto que ya fue usado en cualquier operación dentro del sistema ya no se puede borrar, pero se puede simular una baja con esta opción. Control de series Permite llevar el control de series, y números de pedimento. Cuando un artículo lleva éste tipo de control, los movimientos de Entrada y Salida al inventario solicitarán las correspondientes series. Es articulo compuesto (Kits). Indica que este producto esta compuesto por otros, al activar esta opción el botón de componentes se activa, lo que permite capturar los componentes o insumos de este producto. Control de inventario Para los artículos marcados con esta opción, el sistema llevara un control de la existencia y costos del producto, en caso contrario, el sistema no llevará un seguimiento del registro en el kardex de los movimientos del producto. Modificar precio en tienda Permite el cambio de precio en el punto de venta aunque el usuario no tenga permiso para realizarlo. Solicitud de peso Al activar esta opción en la pantalla de productos, entonces dentro de la pantalla del punto de venta, se activa una ventana donde se solicita el peso. Éste peso es leído en forma automática desde la báscula electrónica conectada, si es que existe alguna. Ésta operación es dependiente de la opción Venta a granel, también

42 localizada en el catálogo de artículos, es decir, tendrá que activar la opción Venta a granel junto con la opción Solicitud de peso. Control de lotes Permite activar el control de lotes para el artículo deseado. Este control activa la solicitud de números de pedimento, números de lote y fechas de caducidad tanto en las entradas como en las salidas de cualquier operación involucrada con el inventario. Inventario por presentación De manera estándar MyBusiness controla el inventario de cada unidad especificada en el catálogo de productos. Si el producto contiene presentaciones esta opción nos permite llevar un control estricto de inventario por presentación y no por unidad definida de producto. Servicio Esta opción es utiliza para definir un servicio como reservaciones de habitaciones de hotel, mesas en un restaurante o computadoras en un cyber café. Impuesto especial Es un segundo impuesto que se aplica al momento de hacer la venta, por ejemplo el impuesto del 2% que se cobra en hoteles. Formato de código de barras Aquí es necesario indicar el procedimiento de usuario fuente que genera el código de barras que se pretende utilizar para este producto. Modelo de proveedor Es un campo informativo que se utiliza para indicar un código alterno que es el que usa el proveedor principal del producto, es decir, es la clave del proveedor, este campo solo es útil en el módulo de compras y distribución. Las presentaciones Uno de los aspectos más poderosos de MyBusiness POS es el manejo de las presentaciones en los artículos. Una presentación es una equivalencia de la clave original, ya sea en relación uno a uno, uno a muchos o muchos a uno. Permite, por ejemplo, vender equivalencias unitarias como sabores, colores o tallas; también paquetes de la unidad original (también llamada unidad de consumo). Asimismo se pueden vender productos en fracciones. La forma de introducir una presentación es presionando la tecla <F9> en la ventana de artículos. Esta acción muestra una ventana en la cual se debe de indicar la clave de la presentación, la cual puede ser de hasta veinte caracteres. Cabe aquí la misma recomendación de la clave del artículo: utilice hasta trece caracteres máximo para ser compatible con los estándares del código de barras. El dato siguiente solicita el Nombre del empaque, por ejemplo, paquete, caja, palet, etc. El dato Dato2 es opcional y únicamente es informativo, el dato de Cantidad indica la equivalencia con la unidad origen, por ejemplo, si está tratando de dar de alta un paquete de cigarros de diez cajetillas entonces la cantidad es diez. En el dato Unidad se indica la unidad de medida de esta presentación. Presione Aceptar para ingresar la presentación. Cabe mencionar que se pueden ingresar un número ilimitado de presentaciones.

43 Las listas adicionales de precios MyBusiness POS Guía del Usuario

44 La pantalla de productos muestra por omisión hasta 3 precios, pero además de ofrecer las tres primeras listas de precios, el sistema ofrece otras siete, que van de la lista cuatro a la diez. Esto se observa en la pestaña de Listas Adicionales, existencias por almacén. Existe también la opción de capturar listas de precios especiales para sucursales, lo cual puede hacer presionando la tecla <F7>, indicando el nombre de la sucursal y capturando las diez listas de precios posibles. Mediante procedimientos de usuario es posible crear un archivo para transferir dichos precios a la sucursal indicada, ya sea por medio Internet ó con medios magnéticos. R.O.P. Mínimos y Máximos Los datos máximo, mínimo, ROP (punto de reorden), EOQ (lote económico) son datos capturables por el usuario, sin embargo existe un método de cálculo que permite definirlos en forma automática, simpre y cuando se cuente con un mínimo de un año de histórico de ventas. Este apartado será explicado con más detalle en la sección Optimización de inventario. Información del producto y su imagen

45 Dentro del dato Información se puede colocar una referencia a un archivo externo que muestre la información técnica del producto, ya sea en un documento de Word, en un documento de Excel, en un documento de Power Point, una imagen, incluso la dirección de una página en Internet. Una vez capturado este dato es posible acceder a la información desde el Business Manager. Por ejemplo, accesando el catálogo de artículosy seleccionando uno de ellos, con el botón derecho del mouse se elige la opción Ver Información, esta operación abre una ventana con la aplicación asociada al archivo. Este dato puede ser necesario si el negocio requiere mostrar datos adicionales al producto desde el punto de venta; por ejemplo: Videos explicativos de sus productos,