UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO. Nombre del proyecto: MANUAL DE MODERNIZACIÓN Y CAPACITACIÓN DE LA TIENDITA DE LA ESQUINA.

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1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Nombre del proyecto: MANUAL DE MODERNIZACIÓN Y CAPACITACIÓN DE LA TIENDITA DE LA ESQUINA Empresa: EMPRESARIOS DETALLISTAS DE MÉXICO S.A DE C.V Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ADMINISTRACIÓN ÁREA RECURSOS HUMANOS Presenta: MEJÍA SAMAYOA GRACIELA Asesor de la UTEQ C.P Ernesto Alonso Bustos Asesor de la Empresa Santiago de Querétaro, Qro. Diciembre del 2012.

2 Resumen EDM es una empresa sin fines de lucro respaldada por el Gobierno Federal que tiene como objetivo conservar a las misceláneas dentro del canal tradicional es por ello que se realizó el proyecto Modernización y Capacitación de la tiendita de la esquina dicho proyecto tiene como objetivo capacitar a los microempresarios para mejorar la administración y operación de su negocio además de otorgarles un equipo de cómputo con un programa punto de venta, junto con un lector de código de barras y un cajón de resguardo de dinero para que todo lo anterior sea posible. Además de impartir temas como lo son: Mantener y aumentar mi clientela, exhibición y distribución para vender más, imagen de mi negocio, el cuidado del dinero y ganancias, operación del punto de venta que son temas relacionados con el crecimiento de un negocio. 2

3 Abstract EDM is a nonprofit company backed by the Federal Government that aims sundries store in the traditional channel is for that reason that the project "Modernization and Training from the shop on the corner" this project aims to train micro entrepreneurs to improve the management and operation of your business plus computer equipment grant a point of sale program, along with a barcode reader and a receipt of cash drawer to the above possible. As well as teaching subjects such as: Maintain and increase the clients, exhibition and distribution to sell more business, care the money and profits, POS operation issues that are growing a business. 3

4 Dedicatorias El presente proyecto es dedicado con mucho cariño y amor a mi madre María Guadalupe Samayoa Ruíz por tu gran apoyo durante esta etapa de mi vida ya que me brindaste tu apoyo incondicional y siempre estuviste conmigo en los momentos más difíciles de mi vida y nunca me dejaste sola. Porque en la superación de mis ideales, me has permitido comprender cada día más, la difícil posición de ser padres, mis conceptos, mis valores morales y mi superación te la debo a ti; esta será la mejor de las herencias, lo reconozco y lo agradeceré eternamente. En adelante pondré en práctica mis conocimientos y en lugar que en mi mente ocuparon los libros, ahora será tuyo esto por todo el tiempo que te robe pensando en mí. Mil Gracias... A mi hermana Tere que has sido como una segunda madre para mí, ya que siempre me brindaste todo tu apoyo y estuviste a mi lado cuando yo más te necesitaba nunca me dejaste sola. Porque eres de esa clase de personas que todo lo comprenden y dan lo mejor de sí mismos sin esperar nada a cambio, porque sabes escuchar y brindar ayuda cuando es necesario, porque tú has ganado el cariño admiración y respeto de todo el que te conoce. Sinceramente muchas gracias A mis hermanos por el apoyo moral y económico que he recibido de su parte, ya que ustedes me inculcaron el gran deseo de superarme para ser una persona de bien, una gran profesionista y luchar por lo que quiero a pesar de los obstáculos que se me presenten. Ustedes son quienes me motivan a salir adelante. Una meta ha sido cumplida, mil palabras no bastaran para agradecerles: su apoyo, su comprensión y sus consejos en los momentos difíciles. Gracias por haber fomentado en mí el deseo de superación en la vida, por compartir mis penas y mis alegrías siempre con una palabra de aliento para 4

5 continuar luchando. Y heme aquí convertida en una profesionista para conquistar nuevas metas y lograr la realización personal. A ustedes debo este logro y con ustedes felizmente lo comparto. Que Dios los bendiga y los guarde para siempre. A Dios padre por permitirme llegar a cumplir uno de mis grandes sueños y por darme la vida y la capacidad necesaria para aprender que no siempre las cosas salen como uno quiere, sin embargo el justificar el fracaso no te lleva al éxito. 5

6 Agradecimientos A mi madre y hermanos sabiendo que jamás existirá una forma de agradecer toda una vida de lucha, sacrificio y esfuerzo constante. Solo quiero que sientan que el objetivo logrado también es suyo y que la fuerza que me ayudó a conseguirlo, fue su incondicional apoyo. Su forma de luchar fue mi ideal, su sacrificio mi aliento y su esfuerzo constante la fuerza de mi voluntad. Con amor, admiración y respeto. Por la infinita paciencia y apoyo que me brindaron en todo momento para culminar una de mis más grandes metas y por permitirme robarles mucho del tiempo en el que merecía estar con ustedes. Con todo mi amor. A mis profesores ya que sin ellos no hubiera sido posible mi formación académica porque gracias a tu apoyo y consejos he llegado a realizar una de mis más grandes metas. A Inti Daniel por orientarme a lo largo de este proyecto y por todo lo que he aprendido y por darme la oportunidad de desenvolverme y perder el miedo ante un público. A Grupo Modelo, S.A.B De C.V por abrirme las puertas y darme la confianza de realizar mi proyecto de estadía dentro de sus instalaciones 6

7 ÍNDICE Resumen... 2 Abstract... 3 Dedicatorias... 4 Agradecimientos... 6 ÍNDICE... 7 I. INTRODUCCIÓN II. ANTECEDENTES... 8 III. JUSTIFICACIÓN IV. OBJETIVOS V. ALCANCES VI. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA VII. PLAN DE ACTIVIDADES: VIII. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS IX. DESARROLLO DEL PROYECTO X. RESULTADOS OBTENIDOS XI. ANÁLISIS DE RIESGOS XII. CONCLUSIONES XIII. RECOMENDACIONES XIV. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

8 I. INTRODUCCIÓN. El presente proyecto está liderado por empresarios detallistas de México (EDM) y respaldado por la Secretaria de Economía, cuyo objetivo es capacitar a microempresarios para mejorar la administración y operación de su negocio. Coordinar esfuerzos entre fabricantes y empresarios para modernizar de una manera integral aquellos establecimientos que cumplan con el perfil, poniendo al alcance de los empresarios las herramientas necesarias para lograr que su negocio sea competitivo. Se apoya con capacitación y consultoría básica, buscando en todo momento asegurar su permanencia en el mercado, logrando así la conservación de miles de empleos. Además de otorgarles un equipo de cómputo con un programa punto de venta instalado dentro del equipo para que registren sus operaciones y tengan un mejor control de las entradas y salidas de dinero e inventario. II. ANTECEDENTES II.1 Antecedentes De La Empresa II.1.1. Historia Empresarios Detallistas de México S.A. de C.V. se constituyó como empresa a principios de 2010; apoyando en un inicio a negocios en el estado de Guerrero. Posteriormente se expandió a Puebla, Tlaxcala y Distrito Federal. II.1.2. Ubicación: Oficinas Centrales en México DF. Oficinas regionales en Acapulco, Gro; Puebla, DF y Área Metropolitana. 8

9 II.1.3. Misión: Formar alianzas que contribuyan al desarrollo del canal tradicional en México.. II.1.4. Visión: Para el 2015 haber apoyado de manera exitosa a más de 7,000 negocios del canal tradicional en México y a las familias que los operan. II.1.5. VALORES ORGANIZACIONALES Excelencia en el servicio Proactividad Trabajo en equipo Congruencia Calidad Humildad II.1.6. POLÍTICA DE CALIDAD Actividades alineadas a procesos y políticas institucionales. 9

10 II.1.7. ÁREAS FUNCIONALES Administración Afiliación Comercial Expansión Inteligencia- información Jurídico Operación Recursos humanos. II.1.8. ÁREA DONDE SE VA A DESAROLLAR EL PROYECTO. El área donde se va a desarrollar el proyecto es en inteligencia- información ya que es el área donde estoy ubicada dentro de la organización y donde se está implementando dicho proyecto. 10

11 II.1.9. Organigrama: 11

12 III. JUSTIFICACIÓN Los beneficios al llevar a cabo este proyecto son que los microempresarios con esta capacitación tomada podrán hacer frente y ser competitivos con las tiendas de conveniencia o las tiendas de autoservicio ya que actualmente por cada tienda nueva del comercio Organizado que abre sus puertas al público, cinco tiendas del canal tradicional desaparecen. Por tal motivo con este proyecto se asegurará la permanencia del canal tradicional; las llamadas tienditas, changarros o tiendas de la esquina. Así mismo gracias al equipo de cómputo que se les otorgará con el programa punto de venta les será más fácil llevar un buen control de entradas y salidas de dinero y planear para no quedarse sobrecargados de mercancía o bien quedarse sin ella. Otro de los beneficios es la capacitación donde se les enseña como armar un paquete promocional, obteniendo por beneficio ganar mayor participación dentro del mercado. 12

13 IV. OBJETIVOS Proporcionar al participante herramientas prácticas para mejorar la administración, operación y rendimiento de su negocio. Implementar herramientas de control financiero a través de una buena administración Aplicar diversas técnicas para incrementar las ventas en la tienda. Operar adecuadamente el Punto de Venta para que registre todos los movimientos de la tienda. Asegurar la permanencia del canal tradicional. Entregar una computadora con sistema punto de venta, lector de código de barras y cajón de resguardo de dinero. Mantener y aumentar la clientela. Hacer del inventario una venta segura. Cuidar el dinero y las ganancias. V. ALCANCES El presente proyecto se extenderá a las tiendas de abarrotes, las cuales deben ser clientes de grupo modelo ya que fue la empresa que prestó su cartera de clientes, para que de esta forma, se capacite a los dueños del negocio así como a sus empleados abarcando temas desde cómo aumentar la clientela hasta el cómo acomodar de la mercancía en los anaqueles y llegando al objetivo principal que es saber operar el punto de venta, que es un programa que está instalado dentro del equipo de computo que se les entregará por ser acreedores a este beneficio. 13

14 VI. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA John Tschohl, reconocido como el principal experto mundial en servicio, asegura que lograr que los clientes regresen una y otra vez (y no se vayan con la competencia) es el talento gerencial más codiciado del mundo. La buena noticia, dice Tschohl, es que orientar una empresa hacia el servicio al cliente no es un privilegio de los grandes corporativos. Todo lo contrario, sostiene: "Las empresas en crecimiento pueden marcar realmente una diferencia frente a sus competidores, si aprenden a brindar una atención de excelencia". Cómo seleccionar empleados que aprecien a los clientes? Más interesante aún: cómo saber cuándo una persona en realidad estima a los clientes? Necesitas fijarte en la actitud, las sonrisas y la energía positiva de cada persona. En Estados Unidos, Commerce Bank no permite que haya un segundo encuentro si la persona no sonríe durante la entrevista. En Southwest Airlines se pide a los aspirantes que realicen una presentación ante sus compañeros (también candidatos). Ambiente organizacional. Cualquier compañía en el desarrollo de sus funciones está afectada por fuerzas que existen en el ambiente. Es decir, fuera de ella no sólo se encuentran los diferentes mercados, sino otros factores que debe tomar en consideración. El ambiente es todo lo que rodea la mercadotecnia de un producto y que puede afectarlo; se caracteriza por el cambio. A las variables sobre las que la empresa no puede ejercer ningún cambio, que son llamadas variables incontrolables, la empresa les hace frente con sus variables controlables comúnmente conocidas como las cuatro P o mixtura de mercadotecnia: producto, precio, plaza y promoción. Microambiente sociocultural. En general, podemos decir que el macroambiente sociocultural es el que da las pautas de los otros macroambientes. Esto es, la gente, sus costumbres, creencias, clases sociales, estilos de vida, 14

15 normas sociales, tasa de crecimiento de la población, movimientos sociales, son los que forman fundamentalmente la economía, el sistema político y la tecnología de la sociedad. Macro-ambiente económico. Tiene una gran influencia en la empresa y algunas de sus variables son: El poder adquisitivo. Es la capacidad de compra que tienen las personas según su nivel de recursos, que son: mercancías, servicios, valores y propiedades. Las fuentes financieras del poder adquisitivo son: ingresos, crédito y riqueza. Los deseos de gastar. Está relacionado con la capacidad de compra, por lo general los factores que afectan los deseos de gastar de una persona son: expectativas de empleos futuros, niveles de ingresos, precios, tamaño de la familia y condiciones económicas generales. Los patrones de gasto. Señalan la cantidad real de dinero que se gasta en ciertos tipos de mercancía y servicios. Las condiciones económicas del país. El estado económico del país fluctúa constantemente y provoca que se caiga en alguna etapa del ciclo del negocio propuesto por Pride: Prosperidad. Se caracteriza por un desempleo bajo con un ingreso total bastante alto, lo que ocasiona que el poder adquisitivo sea alto y que los consumidores estén dispuestos a comprar. Recesión. En esta etapa aumenta el desempleo y el poder adquisitivo total disminuye. El pesimismo de la situación frena la tendencia natural de gastar en los consumidores, quienes se preocupan más por el precio y el valor, buscando además productos básicos y funcionales. Depresión. Es un periodo en el cual existe un nivel muy alto de desempleo, los sueldos son muy bajos, el ingreso disponible total es mínimo y el consumidor no tiene confianza en la economía. 15

16 Recuperación. Es la etapa del siglo del negocio en que la economía pasa de la recesión a la prosperidad. Durante este periodo empieza a declinar la tasa de desempleo, aumenta el ingreso disponible total y se desvanece el pesimismo económico que disminuye los deseos de compra de los consumidores. Macroambiente político. Con el paso del tiempo se ha visto la necesidad de regular tanto la competencia como la producción, con el objeto de proteger al consumidor y por ende a las empresas. Básicamente las leyes pueden dividirse en dos categorías: Legislación en favor de la competencia. Se necesitan para proteger a las pequeñas industrias de las grandes, fomentando la creación de más empresas para así lograr un mejor reparto de los ingresos. Asimismo existen regulaciones que facilitan el trabajo de muchas compañías sin importar su tamaño, como pueden ser las patentes y marcas. Leyes de protección al consumidor. Se han vuelto populares debido a las normas de productos inadecuados, pobre divulgación de información y en algunos casos técnicas engañosas de mercadotecnia. Algunas leyes están dirigidas a obtener la seguridad del consumidor, como las leyes de los alimentos, bebidas y medicamentos, telas inflamables, seguridad de productos etc. Macro-ambiente tecnológico. A la tecnología se le reconoce por haber brindado, las maquinas, computadoras, copiadoras y todos aquellos procesos que han permitido alcanzar un mejor nivel de vida. Sin embargo, también se le atribuye la contaminación, el desempleo, el crimen y otros problemas sociales y del ambiente. La tecnología asimismo a través de ella los trabajadores son más productivos, realizan menos trabajo físico y obtienen mayores ingresos, lo que les permite comprar más mercancías y servicios, a su vez mejorados por la tecnología. Los componentes de la mercadotecnia. El producto o servicio. Estos son los satisfactores cuyas características cuyas características determinan en gran parte el éxito de la transferencia. El envase y la presentación también forman parte 16

17 del satisfactor, aunque tengan sólo impacto en sentido estético (por ejemplo el cristal de un frasco de perfume). El precio. Este factor tiene que ser promocional consumidor, para que la relación comercial sea duradera. a la satisfacción del El costo. Este factor debe ser tal que satisfaga el resultado empresarial esperado. Los consumidores. La orientación hacia las necesidades y los deseos de los consumidores define el éxito o fracaso del producto. La posición. Entendemos por posición la colocación de producto de tal manera que sea disponible en la forma más efectiva para el cliente. La promoción. Esta actividad consiste en la comunicación a través de la publicidad y de los vendedores para intensificar la venta. El servicio técnico. Este servicio es el brazo prolongado de la producción. La buena organización del servicio preventivo y de mantenimiento de algunas empresas, las ha convertido en compañías de prestigio mundial, como Volkswagen, Automagneto (Bosh) y mercedes Benz. Mercadotecnia. Es el conjunto de actividades que buscan facilitar el proceso de intercambio entre productores y consumidores, procurando que los primeros obtengan una utilidad y los segundos satisfagan una necesidad determinada. A partir de esta definición es importante ubicar a la mercadotecnia como área funcional de la empresa, en los ambientes en los cuales se desarrolla, a saber: Macroambiente (variables incontrolables) Microambiente (variables controlables) 17

18 Tecnología Política MACROAMBIENTE PRECIO PRODUCTO PLAZA MICROAMBIENTE PROMOCIÓN Economía Consumidor Cultura Competencia Fig. Ambiente de mercadotecnia. Entre las variables no controlables tenemos: Tecnología Economía Consumidor Política Competencia Cultura Necesidades, deseos y demandas. Tecnología Economía Consumidor 18

19 Política Competencia Cultura Necesidades, deseos y demandas. El concepto fundamental que sustenta la mercadotecnia es el de las necesidades humanas. Las necesidades humanas son estados de una privación experimentada. Entre ellas se incluyen las necesidades físicas básicas: alimento, ropa, techo y seguridad; las sociales: de pertenencia y afecto, y las individuales: conocimiento y expresión. No es que los mercadólogos hayan inventado estas necesidades, sino que son una parte básica de la constitución humana. Los deseos son la forma que adoptan las necesidades humanas a medida de que son modeladas por la cultura y la personalidad individual. Una persona hambrienta es Estados Unidos puede desear una hamburguesa, papas fritas y una bebida gaseosa de cola. Una persona hambrienta en Bali puede desear mangos, lechón y frijoles. Los deseos se describen en términos que satisfacen las necesidades. Las personas tienen deseos ilimitados, pero sus recursos son limitados. Por consiguiente, deben elegir los productos que proporcionan el conjunto más grande por su dinero. Cuando están respaldados por el poder adquisitivo, los deseos se convierten en demandas. Según sus deseos y sus recursos, las personas demandan productos con los beneficios que se suman para proporcionar la máxima satisfacción. Productos. Un producto es cualquier cosa que se puede ofrecer al mercado para cubrir una necesidad o un deseo. Muchos vendedores cometen el error de prestar más atención a los productos específicos que ofrecen, en vez de los beneficios producidos por aquéllos. Consideran que están vendiendo un producto, más que proporcionando una solución para una necesidad. Un fabricante de brocas para taladro puede pensar que el cliente necesita una broca, 19

20 pero lo que el cliente realmente necesita es un agujero. Estos vendedores padecen una miopía de mercadotecnia. Están tan absortos a sus productos que se enfocan sólo en deseos existentes y pierden de vista las necesidades reales del comprador. Se olvidan de que un producto sólo es un instrumento para resolver un problema del consumidor. Estos vendedores tendrán problemas si aparece un producto que satisfaga mejorar las necesidades del cliente, o que sea menos costoso. El consumidor con la misma necesidad deseará el nuevo producto. Valor, satisfacción y calidad. Los consumidores por lo común se enfrentan a una extensa variedad de productos y servicios que podrían satisfacer una necesidad determinada cómo eligen entre esos productos y servicios. Valor del cliente. La evaluación que hace el consumidor de la capacidad general del producto de satisfacer sus necesidades. La diferencia entre el valor total del cliente y el costo total para el cliente de una oferta de mercadotecnia, es decir la utilidad para el cliente. Satisfacción del cliente. El grado hasta el cual el desempeño percibido de un producto es igual a las expectativas del comprador. Si el desempeño del producto no está a las expectativas, el cliente se siente descontento. Si el desempeño es igual a las expectativas, o las excede, el comprador se siente satisfecho o complacido. Calidad. La cualidad de no tener defectos. De manera similar, la American Society for Quality Control define la calidad como la totalidad de aspectos y características de un producto o un servicio que se relacionan con su habilidad de satisfacer las necesidades del cliente. 20

21 VII. PLAN DE ACTIVIDADES: Dar bienvenida a los empresarios. Lunes Martes Miercoles 9:00am 9:30am 11:30am 12:30pm 2:00pm 9:00am 10:45am 12:15pm 9:00am Capacitar sobre cómo alcanzar el éxito en las misceláneas. Capacitar sobre cómo aumentar la clientela. Capacitar sobre como exhibir el producto que queramos vender. Capacitar sobre cuáles son los colores idóneos para pintar una miscelánea. Capacitar sobre cómo hacer promociones. Capacitar sobre cómo cuidar el dinero y las ganancias Capacitar sobre cómo manejar el software punto de venta 21

22 VIII. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS Materiales Computadora. Trípticos. Internet. Diccionarios Manuales Documentación impresa. Proyector. Programa My Business Poss Humanos:. Fernando Moreno Vargas (compañero de estadía). Raúl Rangel Ávila (compañero de estadía).. Cynthia González 22

23 IX. DESARROLLO DEL PROYECTO A lo largo del desarrollo del presente proyecto además de recibir una certificación de agente capacitado que otorga EDM, el conocimiento para operar un sistema punto de venta en tienda se premia al cliente por haber asistido a la capacitación teniendo acceso a tecnología de punta es decir se les otorga un equipo de cómputo con el programa punto de venta My Business Poss que ya está integrado a él, incluyendo un lector de código de barras y una caja de resguardo de dinero para la administración de la tienda. 23

24 1/65 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MY BUSINES POSS C.P Ernesto Alonso 24 Bustos

25 2/65 TABLA DE CONTENIDO Presentación Introducción Misión... 5 Visión Filosofía Y Valores Objetivos Generales Mapa de Ubicación Antecedentes Organigrama Configuración de los datos de la empresa Configuración de usuarios Alta de clientes Como veo mi catálogo de clientes Estación de trabajo VENTAS (punto de venta) Ayuda en punto de venta Compras Entradas al inventario Salidas al inventario Inventario físico Captura acumulativa del inventario físico Alta de productos C.P Ernesto Alonso Bustos

26 3/65 Presentación Estimado empresario: En los últimos años, el comercio organizado ha crecido constantemente afectando la permanencia de las tiendas del canal tradicional, mismas que al no contar con capacitación, tecnología, capital, financiamiento, entre otros elementos fundamentales, pierden cada día participación de las ventas al detalle. Es por ello que, Empresarios Detallistas de México (EDM) en conjunto con la Secretaría de Economía (SE) a través del Fondo PyME apoya el programa Modernización y Capacitación de la tienda de esquina, con la finalidad de proporcionar las herramientas adecuadas para que empresarios como Usted operen de una forma mejor y más competitiva sus tiendas, buscando su permanencia en el mercado. Sin duda juntos contribuiremos al desarrollo social de México; Gracias por permitirnos ser parte de su crecimiento! 26 C.P Ernesto Alonso Bustos

27 4/65 Introducción SISTEMA PUNTO DE VENTA Un Sistema punto de Venta se refiere a un software o sistema informático cuyo objetivo principal es registrar las transacciones de venta y/o compra de un negocio, apoyando así en su correcta administración. El equipo de cómputo que se le ha proporcionado cuenta ya con un Sistema Punto de Venta instalado, llamado My Business POS. Dicho equipo de cómputo cuenta con los siguientes componentes: CPU Monitor Teclado Mouse Lector de código de barras Cajón de resguardo de dinero C.P Ernesto 27 Alonso Bustos

28 5/65 Misión. Formar alianzas que contribuyan al desarrollo del canal tradicional en México. VISIÓN: Para el 2015 haber apoyado de manera exitosa a más de 7,000 negocios del canal tradicional en México y a las familias que los operan. Valores y políticas de calidad Actividades alineadas a procesos y políticas institucionales. C.P Ernesto Alonso Bustos 28

29 6/65 Objetivos. Proporcionar al participante herramientas prácticas para mejorar la administración, operación y rendimiento de su negocio. Implementar herramientas de control para conocer los movimientos de la tienda y poder administrar mejor el negocio tanto en el manejo de mercancía como de dinero. Aplicar diversas técnicas para incrementar las ventas en la tienda. Operar adecuadamente el Punto de Venta para que registre todos los movimientos de la tienda. Asegurar la permanencia del canal tradicional. Entregar una computadora con sistema punto de venta, lector de código de barras y cajón de resguardo de dinero. Mantener y aumentar la clientela. Hacer del inventario una venta segura. Cuidar el dinero y las ganancias. C.P Ernesto 29 Alonso Bustos

30 7/65 Mapa de ubicación Oficinas Centrales en México DF. Oficinas regionales en Acapulco, Gro; Puebla, DF y Área Metropolitana Antecedentes Empresarios Detallistas de México S.A. de C.V. se constituyó como empresa a principios de 2010; apoyando en un inicio a negocios en el estado de Guerrero. Posteriormente se expandió a Puebla, Tlaxcala y Distrito Federal. 30 C.P Ernesto Alonso Bustos

31 8/65 Organigrama C.P Ernesto 31 Alonso Bustos

32 9/65 Configuración de los datos de la empresa. Esta opción nos sirve para registrar los datos de nuestra tienda. 1.-Damos click en estas flechitas para que nos desglose la opción datos generales de la empresa (dentro del panel de tareas). C.P Ernesto Alonso Bustos 32

33 10/65 C.P Ernesto Alonso Bustos 33

34 11/ Después nos aparecerá la siguiente pantalla donde vamos a capturar los datos generales de nuestra empresa. 4.- Y por último le damos aceptar para que se guarden los datos capturados. Nota: Es muy importante llenar el rango de la determinante ya que si se tiene algún problema con el equipo les van a preguntar cuál es su determinante. C.P Ernesto Alonso Bustos 34

35 12/65 Configuración de usuarios. 1.- Nos vamos al panel central y damos click en la opción llamada configuración. 35 C.P Ernesto Alonso Bustos

36 13/ Si nos damos cuenta del lado derecho nos aparecieron varias carpetas, bueno nosotros vamos a entrar a la carpeta llamada usuarios. Damos doble click. 36 C.P Ernesto Alonso Bustos

37 14/ Y nos va aparecer la siguiente información, donde tenemos tres usuarios: cajero, mesa de apoyo, y usuario supervisor del sistema, nosotros vamos a darle doble click sobre el usuarios SUP. C.P Ernesto Alonso Bustos 37

38 15/ A continuación nos aparecerá la siguiente pantalla, lo que nosotros vamos a hacer es llenar el apartado donde dice nombre, ahí vamos a poner el nombre completo de la persona que va a fungir como supervisor y en el apartado que dice password vamos a poner una contraseña que no se nos olvide se recomienda que se escriba en un documento donde tengamos fácil acceso a ella es muy importante que se inicie con letras y no con números. 5.-Esta opción es por si usted quisiera poner una fotografía de usted o de su negocio, ahí le dan doble click y les va dar la opción para que ustedes seleccionen su fotografía desde sus documentos. 6.-Este icono de las manitas es por si ustedes quisieran o tuvieran la oportunidad de instalar un detector de huellas. 7.-Una vez capturada la información le damos en la opción aceptar. C.P Ernesto Alonso Bustos 38

39 16/65 Alta de clientes. 1.-Nos vamos al panel de tareas en el icono llamado clientes. C.P Ernesto 39 Alonso Bustos

40 17/65 Este sistema de forma automática genera una clave consecutiva. Le sugerimos que las claves de los clientes tengan una relación con la forma en que tradicionalmente los conocemos, por ejemplo si tiene un cliente el cual usted y todos sus empleados conocen como el flaco. De este modo conseguirá memorizar estas claves de una mejor manera. 2.- A continuación nos aparecerá la siguiente ventana donde nosotros vamos a llenar los datos que conozcamos de nuestros clientes (nombre del cliente, país, código postal, etc. NOTA: No todos los que entren a tu tienda los vas a dar de alta como clientes, sino que solo a los que entran con frecuencia a tu tienda y son clientes fieles. 4.- y por ultimo damos guardar y salir. 3.- Este apartado es por si tú llegaras a tener clientes que les des cierto crédito, tenemos días de crédito para tu fijarle un límite hablando de días o determinado periodo, también tenemos límite de crédito en este apartado vamos a poner la cantidad que tiene como límite de crédito y no debe de rebasar cierta cantidad y descuento es por si nosotros manejamos un descuento especial a clientes fieles allí se pone el porcentaje de descuento. 40 C.P Ernesto Alonso Bustos

41 18/65 Como veo mi catálogo de clientes. 1.- Nos vamos a la carpeta llamada catálogos que se encuentra en la sección central, damos doble click. C.P Ernesto Alonso Bustos 41

42 19/65 2.-Ahora tenemos dos maneras de tener acceso a ellos en cualquiera de las carpetas llamada clientes. Damos doble click. C.P Ernesto Alonso Bustos 42

43 20/65 3.-Nos aparecerá la siguiente ventana donde de igual manera tenemos dos formas de entrar a catalogo de clientes C.P Ernesto Alonso Bustos 43

44 21/ Enseguida nos aparecerá la siguiente ventana, donde nosotros vamos a entrar en la carpeta llamada tipo de cliente general y damos doble click. C.P Ernesto Alonso Bustos 44

45 22/ En esta parte nos desglosa lo que son todos los clientes que nosotros dimos de alta por ejemplo en este caso nosotros tenemos a Jimena Rodríguez, Daniel García, Fer Moreno, etc. C.P Ernesto Alonso Bustos 45

46 23/65 Estación de trabajo. 1.-Para configurar la estación de trabajo es necesario buscar la carpeta configuración en el Business Manager y dar doble click. C.P Ernesto Alonso Bustos 46

47 24/65 2.-Enseguida nos aparecerá la siguiente pantalla y ahora vamos a dar doble click sobra la carpeta estación de trabajo que se ubica dentro del panel de lado derecho. C.P Ernesto 47 Alonso Bustos

48 25/ A continuación nos aparecerá un icono de lado derecho llamado estación 1 y damos doble click sobre este icono. C.P Ernesto Alonso Bustos 48

49 26/65 4.-Los datos que se pueden observar son: el almacén por default, la moneda por defecto y el tipo de venta por omisión. Nosotros vamos a darle click sobre la pestaña punto de venta. Luego de esto se encuentran una serie de casillas de verificación, las cuales son: 5.- Por ultimo damos en la opción aceptar. Suma de unidades en punto de venta. Muestra un campo que al igual que el total de la venta muestra el total de unidades vendidas útil en negocios donde se vende el mismo tipo de mercancía. Validar existencia en punto de venta. Con esta opción no se le permite vender al usuario si no se dispone de existencia. Precios de venta por cantidad vendida. Activa una opción para el punto de venta en donde la lista de precios que se utilizará depende del dato cantidad del catalogo de productos (por ejemplo, si en su lista de precios definió un articulo con un precio de 10 como lista base y de 8 y si le llegan a comprar 20, la reducción en precio lo hace en forma automática el punto de venta. Ventana de selección de precios en punto de venta. Con esta opción activa el punto de venta se mostrara una ventana con los diferentes precios que tiene el producto para que el usuario seleccione alguno. 49 C.P Ernesto Alonso Bustos

50 27/65 VENTAS (punto de venta). 1.-El punto de venta es a lo que se le conoce como software de retail, que es parecido al de una caja de un centro comercial. Para activarlo basta con ir a la barra de tareas y darle un click sobre el icono punto de venta. C.P Ernesto 50 Alonso Bustos

51 28/ A continuación observará una ventana que abarcará toda la pantalla como la que se muestra a continuación. 3.- Si le damos doble click sobre este icono nos desglosa nuestra lista de clientes para que nosotros seleccionemos al cliente que le estamos vendiendo. O bien lo podemos dejar como cliente de mostrador. 4.- Ahora lo que se tiene que hacer es pasar los artículos por el lector de código de barras o colocar los códigos de los artículos que desea vender y presionar [enter] con esto el sistema comenzará una lista de lo consumido así como la sumatoria de los totales de venta. El punto de venta fue diseñado para no tener que utilizar el mouse, ya que todo puede ser activado. C.P Ernesto 51 Alonso Bustos

52 29/65 5.-Dentro de este recuadro puedes también buscar los productos por su nombre como se muestra en la imagen si pones la palabra café se desglosa todas las presentaciones del café que nosotros tenemos dadas de alta, y seleccionas el articulo indicado y le das click en el ícono ok. NOTA: Cabe mencionar que cada que quieras buscar un producto debe estar posicionado el cursor dentro del recuadro negro, ya que de otra forma no te dejará hacer dicho movimiento. C.P Ernesto 52 Alonso Bustos

53 30/ Ahora bien ya tenemos la venta del primer cliente y para cobrar solo basta con presionar la tecla [F5]. 53 C.P Ernesto Alonso Bustos

54 31/ Enseguida nos aparecerá la siguiente ventana donde nos muestra el monto que vamos a cobrar y donde dice efectivo vamos a poner la cantidad que estamos recibiendo para hacer el cobro. 8.-Y por último nos aparece el recuadro donde nos indica la cantidad que tenemos que dar cambio. Es decir nos hace la resta de una manera automática y súper rápido. Y damos click en aceptar. 54 C.P Ernesto Alonso Bustos

55 32/65 AYUDA EN PUNTO DE VENTA El punto de venta fue hecho para ser fácil y rápido de operar; sin embargo al principio puede ser engorroso aprenderse las diferentes opciones que existen con el teclado, para esto puede presionar la tecla F2 y mostrará una ventana donde se pueda acceder a todas las opciones del sistema con sólo presionar la techa [enter] 55 C.P Ernesto Alonso Bustos

56 33/65 Las opciones de ayuda son las siguientes: Z005 deja como pendiente la venta actual. Si por alguna razón la operación de venta no se va a concluir en este momento se puede dejar como pendiente para recuperarla después, por ejemplo si la persona que se está atendiendo olvido su dinero en casa o en su auto se puede dejar como pendiente y cobrar a la siguiente persona en la fila. 1.-A continuación tenemos una venta que queremos dejar como pendiente, porque la señora olvido su monedero en casa. 56 C.P Ernesto Alonso Bustos

57 34/65 2.-Ahora sólo vamos a presionar F2 y nos arrojará una pantalla como la que se muestra a continuación y nosotros vamos a seleccionar la opción Z005 deja como pendiente la venta actual y le da [enter] o bien la opción aceptar. C.P Ernesto 57 Alonso Bustos

58 35/ A continuación nos aparecerá una ventana que dice: está seguro de querer dejar la actual operación como pendiente, y le vamos a decir que si dando un [enter] en el recuadro de la opción SI. C.P Ernesto 58 Alonso Bustos

59 36/65 4.-Y para recuperar la venta sólo basta con presionar la tecla F2 y nos aparecerá la pantalla ya antes mencionada y dar doble click sobre la opción muestra la lista de ventas pendientes o bien dentro del recuadro negro escribir la clave z006 y darle click en aceptar. C.P Ernesto 59 Alonso Bustos

60 37/65 5.-Enseguida de que demos click nos aparecerá la siguiente ventana, para saber cuál es la venta que nosotros dejamos como pendiente nos vamos a ir a la más reciente que es la que aparece en último lugar en la parte inferior de la ventana y le damos [aceptar]. C.P Ernesto 60 Alonso Bustos

61 38/ Y nos damos cuenta que la venta nos aparece tal y como la dejamos lista sólo para hacer el cobro y ahorrarnos el procedimiento de volver a escanear los productos seleccionados por el cliente. Y hacemos el cobro correspondiente normal como a alguno otro cliente siguiendo el mismo procedimiento. Z009 corte x. Emite el corte parcial, por si nosotros queremos saber a cuánto ascienden nuestras ventas a cualquier hora del día, lo muestra en la pantalla y permite imprimirlo en la impresora de tickets si se cuenta con ella. 61 C.P Ernesto Alonso Bustos

62 39/ De igual manera estamos en el punto de venta, solo damos F2 y le damos click a la opción corte parcial x y le damos aceptar. 2.- O bien podemos escribir la clave de la opción z009, dentro del rectángulo negro, obviamente estas claves se van a ir aprendiendo con el uso constante del manejo del programa. 2.- Damos click en datos generales de la empresa aquí. C.P Ernesto 62 Alonso Bustos

63 40/65 3.-Enseguida se presentará una ventana que dice desea el corte X detallado y le damos en la opción SI. C.P Ernesto 63 Alonso Bustos

64 41/ Y cómo podemos ver la pantalla en el lado izquierdo nos aparece información como ventas totales, número de clientes atendidos, total unidades etc. Y con estas flechitas podemos movilizar para ver la información inferior, superior, izquierda, derecha etc. 64 C.P Ernesto Alonso Bustos

65 42/65 Z010 corte z: Emite un corte total, este solo se puede confirmar si se imprime y una vez hecho esto el total en caja regresa a cero. C.P Ernesto Alonso Bustos 65

66 43/65 3.-Enseguida se presentará una ventana que dice desea el corte X detallado y le damos en la opción SI. C.P Ernesto 66 Alonso Bustos

67 44/ Y cómo podemos ver la pantalla en el lado izquierdo nos aparece información como ventas totales, número de clientes atendidos, total unidades etc. Y con estas flechitas podemos movilizar para ver la información inferior, superior, izquierda, derecha etc. 67 C.P Ernesto Alonso Bustos

68 45/65 Z010 corte z: Emite un corte total, este solo se puede confirmar si se imprime y una vez hecho esto el total en caja regresa a cero. 68 C.P Ernesto Alonso Bustos

69 46/65 Compras Para acceder al módulo de compras en la barra de tareas, pestaña compras, de un click en el ícono compras 69 C.P Ernesto Alonso Bustos

70 47/65 Le aparecerá el asistente de compras, donde en la primera vista solo tiene que leer las indicaciones. Presione F5 se le pide la clave del proveedor y el número de factura del documento que ampara la compra si es que maneja factura. Por ejemplo nos llega el proveedor de Alpura, le damos click en este recuadro y seleccionamos dentro de la base de datos el proveedor de Alpura. Además debemos seleccionar el almacén donde se entregará la mercancía e indicar con que moneda se va a crear la orden de compra. Enseguida de llenar estos datos nos aparcera la siguiente pantalla, donde nosotros vamos a poner los artículos que vamos a comprar, por ejemplo queremos 10 cajas de galletas solamente posicionamos el cursor en el recuadro llamado artículo y escaneamos el código de barras del producto señalado o bien escribimos el código y la cantidad que vamos a requerir y el precio a como nosotros estamos comprando y por ultimo le damos en el recuadro de la derecha donde aparecen dos puntitos para que se registre la información C.P Ernesto Alonso Bustos 70

71 48/65 NOTA: Es muy importante que el cursor siempre este posicionado dentro del recuadro artículo porque si no es de esta forma no nos dejará hacer ningún movimiento y también debemos de tomar en cuenta que cada que metamos un artículo con su cantidad respectiva debemos dar click en el recuadro de los dos puntitos. C.P Ernesto 71 Alonso Bustos

72 49/65 Y por último damos click en el recuadro que dice siguiente, o bien presionamos la tecla F5 que tiene la misma función, esto es sólo para terminar con el registro en este apartado registraremos la fecha y hora en que se creó el documento. Y damos un click sobre el ícono finalizar. C.P Ernesto 72 Alonso Bustos

73 50/65 Entradas al inventario. Esta ventana permite ingresar las existencias iniciales de los productos. Damos doble click encima de estas flechitas para que nos desglose las siguientes opciones: C.P Ernesto 73 Alonso Bustos

74 51/65 Y ahora dentro de las opciones que se nos desglosaron nos vamos al ícono de entradas al inventarío. A continuación nos abrirá la siguiente ventana, en concepto de entrada vamos a darle click aquí para que nos desglose el concepto de entrada es necesario seleccionar un concepto porque de no ser así no nos dejara registrar ninguna entrada, después tenemos el recuadro que dice almacén; nosotros aquí vamos a seleccionar en que numero de almacén entrará la mercancía si es que tenemos más de un almacén; fecha del documento, en esta opción vamos a poner la fecha de entrada de la mercancía señalada y de igual manera como lo hicimos en el asistente de compras debemos de posicionar el cursor dentro del recuadro llamado articulo para escanear los productos que van a entrar a nuestro inventario, así como la cantidad de cada producto y el precio. No olvidemos que por cada producto que metamos al inventario debemos de dar click sobre el recuadro que tiene los dos puntitos. C.P Ernesto 74 Alonso Bustos

75 52/65 Borrar una partida: Para borrar una partida deberá seleccionar la partida con el mouse en la malla de datos y presionar la tecla supr. Modificar la cantidad dentro de la maya de datos: Para hacer este procedimiento deberá seleccionar el dato, darle un doble click con el mouse, modificar la cantidad y presionar la tecla [enter]. Importante: La maya de datos acepta hasta un máximo de 800 partidas. Y para concluir con la entrada de productos le damos finalizar. C.P Ernesto 75 Alonso Bustos

76 53/65 Salidas al inventario De igual manera que con las entradas, al desplegarse la ventana indique el concepto de la salida, capturé el almacén al que se desea descontar la mercancía y posteriormente capture los artículos indicando su código, cantidad y costo. A l terminar de ingresar sus partidas presione la tecla F5 o bien dele un click sobre la opción [aceptar] y se le preguntará si desea confirmar la salida. 76 C.P Ernesto Alonso Bustos

77 54/65 Inventario físico El inventario físico es uno de los procesos más complejos y tediosos para el personal administrativo de la empresa. My Business tiene su propia filosofía para realizar este proceso. Para acceder a la pantalla de inventario físico seleccione la pestaña de inventario en la barra de tareas y después dar un click sobre el icono [inventario físico]. 77 C.P Ernesto Alonso Bustos

78 55/65 Al ingresar a esta opción se desplegará la siguiente ventana de captura como se muestra a continuación. Indique el almacén en el que se va a levantar el inventario físico. En el apartado llamado numero de inventarío se va a indicar como su nombre lo indica el numero de inventario que se está realizando. Fecha de aplicación en este apartado se pone la fecha o bien la opción today que una forma automática de indicar la fecha. Y enseguida le damos click en el recuadro verde donde dice click aquí para iniciar inventario físico. Iniciar inventario físico recibirá una advertencia diciendo que los artículos que pertenecen a la ubicación especificada serán bloqueados y que no podrá realizar ninguna operación que pudiera afectar al inventario 78 C.P Ernesto Alonso Bustos

79 56/65 El inventario físico eta en estado de pendiente, lo cual quiere decir que se puede iniciar la captura de artículos Enseguida nos vamos a la pestaña 2.-captura que se encuentra en la parte superior y le damos click. Y ahora si empezamos a hacer el conteo, escribiendo el código del producto o bien solo pasando el escáner sobre el producto que se desea hacer el inventario. Enseguida nos pasamos al recuadro que dice primer conteo y segundo conteo y como en la capacitación se mencionó que es muy importante que siempre este inventario se haga por dos personas para evitar errores en que se cuente mal l mercancía. Y por último tenemos lo que la existencia teórica y la real que es cuando si por alguna razón no coinciden las cantidades de las dos personas que están realizando el inventario, nuevamente se vuelve a hacer el conteo para poner la existencia real 79 C.P Ernesto Alonso Bustos

80 57/65 Captura acumulativa del inventario físico. Si usted posee un scanner de código de barras inalámbrico o tiene forma de hacer llegar su scanner a los anaqueles y, además, la mayoría de sus productos contienen un código de barras, le convendrá seleccionar la opción (activar captura acumulativa). Notará que el cursor se posiciona en la barra negra de captura de códigos. Con esto, se podrán capturar los códigos directamente del anaquel y el sistema almacenará sumará los códigos leídos. Captura del inventario desde Excel tm Excel es una herramienta para la toma de inventario físico en My Business POS, esto nos permite agilizar la captura enormemente. El proceso a seguir es el siguiente: Diríjase al icono de inventario físico en la Barra de tareas _ Inventario, y seleccionamos el bo tón de Fuentes externas 80 C.P Ernesto Alonso Bustos

81 58/65 Y seleccionamos el botón Crear hoja de Excel tm para captura. Esto nos permitirá tener en pantalla una hoja de Excel que contiene una columna (existencia) en la que podremos capturar la cantidad de artículos que estamos contando en nuestro almacén. Finalmente importamos la hoja de Excel que contiene la existencia presionando el botón correspondiente. C.P Ernesto 81 Alonso Bustos

82 59/65 Una vez terminado el proceso, emitimos el reporte del inventario que nos permitirá ver los ajustes que están por realizarse. Y fi nalmente damos un clic en Aplicar inventario una vez fi nalizado el conteo Con esto se completa el proceso de la toma de inventario. C.P Ernesto 82 Alonso Bustos

83 60/65 Alta de productos Primeramente para poder dar de alta productos que no estén en la base de datos como se indico en las capacitaciones se tiene que accesar con el segundo usuario que se creó en la capacitación, y enseguida nos aparecerá la siguiente pantalla, damos doble click: 83 C.P Ernesto Alonso Bustos

84 61/65 Y enseguida nos desglosará la carpeta llamada artículos y aquí damos doble click. C.P Ernesto Alonso Bustos 84

85 62/65 Una vez que nos desglose esta carpeta nuevamente damos click sobre la carpeta catalogo de artículos C.P Ernesto Alonso Bustos 85

86 63/65 Y después nos mostrará una serie de categorías de los diferentes artículos para que nosotros seleccionemos la categoría del producto que vamos a dar de alta. Enseguida vamos a darle un click en el icono nuevo parte superior. que se encuentra en la C.P Ernesto Alonso Bustos 86

87 64/65 Y nos abrirá la siguiente ventana, donde nosotros vamos a escanear el artículo que deseamos dar de alta, posicionando el cursor en el recuadro llamado artículo recuadro; en el recuadro de descripción ponemos el nombre y la marca del producto y si es posible el contenido en gramos o mililitros según sea el caso. Enseguida damos click en el recuadro llamado fabricante y seleccionamos al proveedor. C.P Ernesto 87 Alonso Bustos

88 65/65 Después nos vamos al recuadro llamado impuesto y nos damos cuenta que aparece la palabra IVA, la vamos a cambiar y ponemos únicamente SYS. A continuación nos vamos al recuadro costo último y vamos a poner el precio a como nosotros compramos el producto a los proveedores y en el apartado de precio de lista ponemos el precio a como nosotros lo manejamos al público. Y por último le damos un click dentro del recuadro Guardar o bien con la tecla F5 y enseguida Guardar y salir o bien F4. C.P Ernesto 88 Alonso Bustos