D E P A R T A M E N T O D E S I S T E M A S D E O F I C I N A

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1 Boletín Informativo septiembre 2014 Edición especial: 30 años de excelencia D E P A R T A M E N T O D E S I S T E M A S D E O F I C I N A Mensaje de la Directora En esta edición encontrarás Avalúo Mensaje de la Directora Mensaje de la Coordinadora Departamental Avalúo del Aprendizaje Mensaje del Estudiante de Estudio y Trabajo Historias de Éxito Primer Colación de Grados Bachillerato de Ciencias Secretariales Directores Bachillerato Ciencias Secretariales y/o Sistemas de Oficina Gráficas y tablas Cuestionario a Exalumnos Foto galería del Treinta Aniversario de Exalumnos Entretenimiento Por: Dra. Weyna Quiñones, Directora Bienvenidos al nuevo año académico Este boletín surge como resultado del Tercer Encuentro de Exalumnos, celebrado el 9 de noviembre de Este año será uno de grandes retos para nuestro Departamento, ya que iniciaremos la implantación de dos áreas de énfasis en nuestro Bachillerato. Esta es una gran oportunidad para que el estudiante aproveche al máximo esta oportunidad y fortalezca su preparación académica y convertirse en un egresado más competitivo. Además de la renovación curricular, someteremos a nuestra agencia acreditadora nuestro segundo informe de seguimiento (Quality Assurance Report). Otras iniciativas irán dirigidas a establecer mejores mecanismos de comunicación con nuestros estudiantes, por lo que pronto les anunciaremos nuestra presencia en las redes sociales. De igual forma, iniciaremos actividades encaminadas hacia la orientación e integración de los estudiantes de nuevo ingreso. Queremos fortalecer los vínculos con nuestros exalumnos, conocer dónde están trabajando y que mantengan una relación estrecha con su alma máter. Les invito a que conozcan las historias de éxito, su trayectoria así como otros datos de interés basados en el cuestionario de avalúo de nuestros egresados. Felicito a la Dra. Miriam Cruz por esta iniciativa de divulgación de datos importantes que aportan a la toma de decisiones. studiante fuiste J U N T A E D I T O R A Dra. Miriam Cruz, Ed. D. Dra. Weyna Quiñones, Ed. D. Srta. Katiria Pérez raduando de Sistemas de Oficina epresentas a SOFI a través de tus ejecutorias res muy especial e importante para nuestro Departamento obresaliente en tu desempeño portas a la sociedad con tus conocimientos Te invitamos a conocer más información del programa accede a : https://sites.google.com/a/upr.edu/sistemas-de-oficina/ otado de competencias y valores rgulloso de tu profesión Preparado por : Dra. Harrison

2 E d i c i ó n e s p e c i a l : 3 0 a ñ o s P á g i n a 2 A V A L Ú O Mensaje de la Coordinadora Departamental Assessment del Aprendizaje Por: Dra. Miriam Cruz, Ed. D. Saludos. Estoy muy contenta con la facultad del Departamento, con los practicantes del Primer Semestre , así también, con la Srta. Katiria Pérez, Srta. Jesibel Vega y la Srta. Jennifer Natal. Estas últimas administraron el cuestionario a los exalumnos en la actividad. La colaboración de todos fue fundamental en la actividad del Tercer Encuentro de Exalumnos: Treinta Años del Bachillerato en Ciencias Secretariales/Sistemas de Oficina para recoger el Cuestionario. Hoy con mucho orgullo les presentamos este boletín el cual fue preparado con mucho esmero para presentar los resultados obtenidos de una forma diferente, pero muy profesional. Le agradezco a la Dra. Weyna Quiñones, a la Prof. Carmen González y a la Srta. Katiria Pérez por su colaboración en el diseño del cuestionario. La actividad del Tercer Encuentro fue planificada por los estudiantes practicantes del Primer Semestre junto a su Coordinadora de Práctica la Dra. Miriam Cruz y la facultad del Departamento de Sistemas de Oficina. El grupo coordinador estuvo compuesto por las siguientes estudiantes practicantes: Danelie Bracero Negrón, Shirley Cameron Pastoriza, Diomara Castaño Santiago, Keyshla Concepción Izquierdo, Jessica Guevara Cordero, Berenice Marín González, Marangely Méndez Cuevas, Ruth E. Montero Arce, Linda Morales López, Yesenia Oyola Aguilar, Zuleyka Rosado Cortés, Yasiris Vargas Colón, Verónica Vargas Rivera y Tahiz Vázquez Miranda. Agradezco de forma muy especial la colaboración con esta actividad de la asistente administrativo la Sra. Abigail Alicea y la Srta. Oneliss Rolón, Técnica de Laboratorio. Mensaje del Estudiante de Estudio y Trabajo Por: Srta. Katiria Pérez, Estudiante Compañeros, avalúo es una herramienta vital para el funcionamiento de nuestro Departamento de Sistemas de Oficina. Muchas veces pensamos que es solo una prueba sin importancia, pero es mucho más que eso. En los dos años que Dios me ha dado el privilegio de trabajar en Assessment para aprender cómo crecemos tanto en lo tecnológico, en lo laboral y en lo ético. Cada prueba que se toma nos indica la efectividad con la cual se desempeña el estudiante, el conocimiento adquirido y cuánto aprendemos en cada curso evaluado. Esto también ayuda a entender en qué se debe mejorar o en qué se debe enfatizar. El cuestionario a egresados nos ha provisto una herramienta útil para entender en qué áreas se enfocan y especializan en el ámbito laboral hoy día. Administrar este cuestionario en la actividad de los Treinta Aniversario del Bachillerato junto con mis compañeras la Srta. Jennifer Natal y Srta. Jesibel Vega nos brindó la oportunidad de experimentar la diversidad de profesionales no solo asistentes administrativos, sino también supervisores de empresas, profesores entre otras áreas que empezaron con una certificación o bachillerato en este campo. Esto nos demuestra que si estamos enfocados en lo que deseamos, podemos realizar cada sueño que nos propongamos. Por esta razón, es sumamente importante la participación de cada uno de ustedes en los procesos de avalúo. Recuerden siempre, somos el futuro y ayuda idónea en cada organización.

3 E d i c i ó n e s p e c i a l : 3 0 a ñ o s P á g i n a 3 H i s t o r i a s d e é x i t o e g r e s a d o s d e s i s t e m a s d e o f i c i n a Estas historias representan algunas de las muchas historias de éxito de nuestros egresados Mary Noel Santiago Rolán Se graduó del Bachillerato en Ciencias Secretariales en mayo Luego obtuvo un Juris Doctor y actualmente se desempeña como Abogada en el puesto de Senior Associate de la firma DESK Trial Lawyers & Counselors, LLC. Milena Velázquez Álvarez Obtuvo el Bachillerato en Ciencias Secretariales en el Aprobó 41 créditos en Administración de Empresas, 20 de los créditos en Contabilidad. Desde abril 2013 ocupa el puesto de Supervisora Interina en la oficina de Recaudaciones de la Universidad de Puerto Rico en Arecibo. José R. Nieves Moya Obtuvo el Bachillerato en Sistemas de Oficina en mayo Labora desde agosto 2009 en el Sistema Universitario Ana G. Méndez (SUAGM), actualmente es Coordinador de Asuntos Financieros y Administrativos. Comenzó a estudiar el Doctorado en Educación con especialidad en Gerencia Educativa en la Universidad Interamericana de Puerto Rico. Es miembro de la Junta Asesora del Departamento de Sistemas de Oficina. Héctor R. Martínez Martínez Obtuvo el Bachillerato en Sistemas de Oficina en la Universidad de Puerto Rico en Arecibo en mayo Obtuvo una Maestría de Diseño Instruccional y Tecnología de la Universidad Florida Central en diciembre 2013, Magna Cum Laude. Trabaja en Washington D.C. como Administrador de Sistemas en Aprendizaje (Blackboard y Moodle) en la compañía Hanley Wood.

4 E d i c i ó n e s p e c i a l : 3 0 a ñ o s P á g i n a 4 P r o f e s o r e s y / o D i r e c t o r e s j u b i l a d o s b a c h i l l e r a t o c i e n c i a s s e c r e t a r i a l e s y / o S i s t e m a s d e o f i c i n a DRA. CRUCITA BENÍTEZ DE ÁVILA (Fundadora del Departamento y Primera Directora -homenaje póstumo) prof. rosendo torres rosa PROF. SONIA L. GARCÍA saavedra prof. elsa m. serrano DE MÁRTIR (directora cise y sofi) prof. dalma aponte DE REYES (directora cise y sofi) prof. carmen M. lópez DE TOLEDO PROF. NÉSTOR REYES-REYES (director sofi) PROF. EDDA I. FRESSE RODRÍGUEZ (DIRECTORA SOFI) P r i m e r a C o L A c i ó n d e G r a d o s B a c h i l l e r a t O e n C i e n c i a s S e c r e t a r i a l e s JUNIO 1985 RAQUEL CONCEPCIÓN JUDITH QUIÑONES CLOTILDE TORRES PÉREZ MARGARITA VILLANUEVA ACEVEDO

5 E d i c i ó n e s p e c i a l : 3 0 a ñ o s P á g i n a 5 P e r f i l d e n u e s t r o s e x a l u m n o s Resultado del Cuestionario a Exalumno año % 80% 70% 60% 40/83% Se observa que el 83% (40) de los exalumnos labora en la Región Norte. 50% 40% 30% 20% 10% 0% 4/8% 2/4% 1/2% 1/2% NORTE NORTE-CENTRAL ESTE OESTE NO CONTESTÓ 4/8% 2/4% 2/4% 15/31% En la gráfica se observa que el 38% (18) de los exalumnos se desempeña con el título de Asistente Administrativo. 18/38% 7/15% Asistente Administrativo(a) o Secretario(a) Ejecutivo(a) Administrativo (a) de Oficina Asistente Administrativo(a) Coordinador(a) Otro No contestó 70% 60% 65% 50% 40% 30% 20% 25% El tipo de trabajo según la gráfica indica que el 65% (31) de los exalumnos tiene un trabajo fijo. 10% 0% TRABAJO FIJO 4% TRABAJO FIJO A TRAVÉS DE AGENCIAS 6% TRABAJO PARCIAL A TRAVÉS DE AGENCIAS 0% RETIRADO TRABAJO PARCIAL

6 E d i c i ó n e s p e c i a l : 3 0 a ñ o s P á g i n a 6 P e r f i l d e n u e s t r o s e x a l u m n o s Años en el Puesto 3/6% 2/4% El 69% (33) de los exalumnos lleva laborando 5 años o menos en el puesto. 10/21% 6 a 15 años 5 o menos años 33/69% Industria para la cual labora Empresa Cantidad Por ciento Contabilidad 1 2% Gobierno 10 21% Seguros 1 2% Legal 7 15% Manufactura 2 4% Servicio 3 6% Recursos Humanos 1 2% Médica 3 6% Comercial 3 6% Industrial 2 4% Técnico (Ingeniero, Arquitecto) 3 6% Educativa 10 21% Otros 2 4% Total % Las industrias para las cuales labora el 42% (40) de los exalumnos son el gobierno (21%), la educativa (21%) y la legal (15%). Programas Utilizados Programa Cantidad Por ciento Programa de procesamiento de texto 45 94% Hoja de cálculo 37 77% Base de datos 17 35% Programas de contabilidad 5 10% Programas de correo 23 48% Programas de diseño 17 35% Programas de presentación 28 58% Reuniones virtuales 2 4% Programas de manejo de información personal 8 17% Sistema de seguridad para los riesgos de computadoras 8 17% Programas de antivirus 18 38% Los programas más utilizados por los exalumnos según la tabla son los programas de texto (94%), las de hojas de cálculo (77%), los de presentación (54%) y los programas de correo electrónico (48%).

7 E d i c i ó n e s p e c i a l : 3 0 a ñ o s P á g i n a 7 P e r f i l d e n u e s t r o s e x a l u m n o s Asistentes involucradas con el uso de los programas nube o virtual NO CONTESTÓ POR CIENTO POR CIENTO 13% 15% 15% El 23% de los exalumnos está involucrado de 1 a 25 por ciento con el uso de los programas nube o virtual, y el 15% de un 76 a 100% POR CIENTO 15% 1-25 POR CIENTO 23% NINGUNO 21% 0% 5% 10% 15% 20% 25% Se observa el 50% (24) de los exalumnos que la administración general de oficina/coordinación/ supervisión, el 48% (23) el archivo, retiro de información y seguridad de archivos son las tareas más importantes realizadas en el trabajo. Les siguen en importancia la edición, 35% y la planificación de reuniones, 33%. Aunque el 17% compra en línea, el 8% realiza planificación virtual/reuniones y el 6% diseño de web, se nota que son tareas importantes realizadas en el trabajo. Tareas Importantes Realizadas en el Trabajo Tarea Cantidad Por ciento Gestiones de proyectos 9 19% Adiestramiento de software 9 19% Diseño de Web 3 6% Negociaciones 11 23% Compra en línea 8 17% Archivo, retiro de información y seguridad de archivos 23 48% Planificación de reuniones 16 33% Planes de viajes 8 17% Edición 17 35% Planificación virtual/reuniones 4 8% Viajes de ejecutivo o con socios fuera del trabajo 6 13% Administración general de oficina/coordinación/supervisión 24 50% N/A 1 2% No contestó 4 8%

8 E d i c i ó n e s p e c i a l : 3 0 a ñ o s P á g i n a 8 P e r f i l d e n u e s t r o s e x a l u m n o s En la tabla se observa que un 94% (45) de los exalumnos usa la computadora de escritorio como herramienta tecnológica provista por su patrono, le sigue la impresora a color, 48% y la Internet, 44%. Por otro lado, el 17% de los exalumnos utiliza acceso al correo, 15% acceso de escritorio remoto, 13% teléfono inteligente y cámara digital. Herramientas Tecnológicas Provistas por su Patrono Herramienta Cantidad Por ciento Computadora de Escritorio 45 94% Computadora Laptop 15 31% Acceso de escritorio remoto 7 15% Acceso al correo 8 17% Impresora a color 23 48% Cámara digital 6 13% Acceso inalámbrico al Internet 21 44% Celular 10 21% Androide inteligente 2 4% Teléfono inteligente 6 13% Webex u otro programa para conferencia 1 2% Tableta 2 4% Programa de reconocimiento de voz 2 4% Digitalizador 14 29% No contestó 11 23% Problema más significativo afectará la profesión administrativa Próximo cinco años Cantidad Por ciento Diferencia de géneros en el ambiente laboral 4 8% Apoyo de múltiples socios o necesidades del departamento 4 8% Mantenerse al día con los cambios en la tecnología 20 42% Necesidad para más adiestramiento administrativos 13 27% Incremento de carga de trabajo 10 21% Balance entre familia y trabajo 10 21% Hacer más trabajo con menos recursos/reducir el costo 22 46% Restructuración corporativa 2 4% Deslocalización empresarial/externalización 2 4% Según el 46% (22) de los exalumnos, realiza más trabajo con menos recursos/reducir costo es el problema más significativo que afectará a la posición administrativa. Le sigue un 42% que indica mantenerse al día con los cambios en la tecnología. El 27% indicó la necesidad para más adiestramientos administrativos.

9 E d i c i ó n e s p e c i a l : 3 0 a ñ o s P á g i n a 9 P e r f i l d e n u e s t r o s e x a l u m n o s Otros 2% Laborar para supervisores difíciles 33% Asistir a diferentes tipos de personas 46% Laborar con diferentes supervisores 40% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% El 46% de los exalumnos indicaron que asistir a diferentes tipos de personas es uno de los retos más significativos involucrados en el trabajo, mientras que el 40% (19) indicó laborar con diferentes superiores. Tipos de Documentos Preparados en la Ofiicna Documento Mucho Bastante Poco Nada No Contestó Cartas 56% 13% 23% 4% 4% Memorandos 36% 10% 31% 15% 8% Informes 50% 23% 13% 10% 4% Tablas 61% 21% 8% 2% 8% Minutas/Actas 31% 13% 13% 29% 14% Publicaciones 21% 27% 18% 17% 17% Formularios 29% 17% 19% 21% 14% Agendas 37% 12% 17% 21% 13% Itinerarios 35% 11% 6% 35% 13% Cartas circulares 19% 17% 15% 33% 16% Estados financieros 11% 8% 21% 25% 35% Documentos legales 19% 4% 19% 41% 17% Comunicados de prensa 4% 4% 21% 27% 44% Facturas 29% 4% 17% 21% 29% Las tablas (61%), las cartas (56%) y los informes (50%) son los tipos de documentos preparados en la oficina con más frecuencia por los exalumnos. El 27% indicó que realiza bastantes publicaciones.

10 E d i c i ó n e s p e c i a l : 3 0 a ñ o s P á g i n a 10 GALERIA DE FOTOS TERCER ENCUENTRO EXALUMNOS Registro por Rosado, Méndez, Concepción y Castaño La Coordinadora de Práctica, Dra. Miriam Cruz y el equipo coordinador de la actividad compuesto por las practicantes Primer Semestre Reflexión cantada por la practicante Shirley Cameron Pasado Rector Interino el Dr. José Rodríguez Vázquez Dos exalumnas se saludan muy emocionadas al encontrarse nuevamente en la mesa de Registro. Facultad (de izquierda a derecha) La Sra. Alicea (Asistente Administrativo), Dra. Cordero, Prof. Vélez, Prof. Saavedra, Dra. Harrison, Prof. González, Dra. Cruz, Rector Dr. Vázquez, Sra. Medina, Prof. Román, Prof. Laguer, Dra. Quiñones, Prof. Durán, Srta. Rolón y Profesores Jubilados (de izquierda a derecha) El Prof. Nestor Reyes-Reyes, Prof. Elsa M. Serrano, Prof. Carmen M. López Toledo, Prof. Sonia L. García y el Prof. Rosendo Torres. Homenajeada la Sra. María Teresa Medina Yambó Las practicantes Ruth Montero y Berenice Marín en la entrega de regalos del Sorteo Pasada directora del Departamento

11 E d i c i ó n e s p ec i a l : 3 0 p á g i n a 1 1 a ñ o s GALERIA DE FOTOS TERCER ENCUENTRO EXALUMNOS Algunos Egresados del Bachillerato de Ciencias Secretariales y/o Sistemas de Oficina. Participación en taller de Motivación Sra. Abigail Alicea, Srta. Angela Cabezas y la Srta. Herimar Mártir asistentes administrativos en UPRA Cuestionario para Egresados Recopilación de datos compuesto por el equipo la Srta. Katiria Pérez, Srta. Jennifer Natal y la Srta. Jesibel Vega estudiantes de Sistemas de Oficina. Las exalumnas Sra. Nilda Bravo, Secretaria de Compras UPRA y la Lcda. Mary Noel Santiago Rolán. Conferenciantes Intervención musical por la Tuna de la Universidad de Puerto Rico en Arecibo. Nuestras Piedras en el Camino Dra. Waskaleska Mercado Depto. Administración de Empresas Dale Play a Tu Vida Sra. Maribel Molina

12 E d i c i ó n e s p e c i a l : 3 0 a ñ o s p á g i n a 12 ENTRETENIMIENTO Laberinto Assessment Sudoku Mensaje positivo

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