23/08/2012 GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE EMPRESAS (SEMANA 2) EL PROCESO ADMINISTRATIVO. El PROCESO ADMINISTRATIVO 1. PLANEACIÓN

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1 LOGO ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE INGENIERÍA INDUSTRIAL GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE EMPRESAS (SEMANA 2) EL PROCESO ADMINISTRATIVO Mg. Luis Chirinos Figueroa El PROCESO ADMINISTRATIVO 1. PLANEACIÓN DEFINICIÓN ACTIVIDADES PREGUNTAS Funciones de la Administración Recursos - Humanos - Financieros - Materias Primas - Tecnológicos - Información Control Vigilar las actividades y hacer correcciones Planeación Seleccionar metas y las formas de lograrlas Organización Asignar responsabilidades para el logro de las tareas Dirección Usar la influencia para motivar a los empleados Desempeño - Lograr Metas - Productos - Servicios - Eficiencia - Eficacia Es el proceso de definir metas y objetivos con sus respectivas estrategias de acción para desarrollas las actividades que permitan alcanzarlos. Si no se planea no hay rumbo fijo de la organización. -Análisis de las Situaciones actuales. -Anticipación a futuro. -Determinación de objetivos. -Decisión de actividades. -Elección de estrategias corporativas y de negocio. -Determinación de recursos necesarios para lograr las metas. Qué se va a planear? Aquí se realizan los planes para dar a la empresa objetivos y conocimientos con el fin de alcanzarlos. Da respuesta a: Qué hacer? Cuándo hacerlo? Dónde hacerlo? Cómo hacerlo? 2. ORGANIZACIÓN INTEGRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de determinados fines. Consiste en dotar de personal competente a la estructura de la organización de acuerdo a sus necesidades: Implica el diseño de la estructura más adecuada para llevar a cabo los planes. Esta función determina: -Las actividades por realizar, -Cómo se agruparán, -Quién las desempeñará y -Señala claramente las jerarquías de la organización -Atraer gente a la organización. -Especificar las responsabilidades del puesto. -Agrupar tareas en unidades de trabajo. -Dirigir y distribuir recursos y crear condiciones. Esto por medio de cinco acciones: DESARROLLO DEFINICIÓN FUNCIONES ACTIVIDADES RECLUTAMIENTO SELECCIÓN INDUCCIÓN CAPACITACIÓN 1

2 3. DIRECCIÓN 4. CONTROL La dirección incluye -la motivación, -el liderazgo, -la selección de los canales de comunicación más efectivos. -la negociación y manejo de conflictos. Los administradores dirigen y coordinan eficazmente a los colaboradores de la empresa. Comprende el contacto cotidiano y cercano con la gente para orientarla hacia el logro de las metas. Cada una de las oficinas superiores que dirigen los diferentes ramos en que se divide la Administración Pública. DIRECCIÓN El control es el seguimiento de las actividades para asegurarse de que se están realizando de acuerdo con lo planeado y en su caso, corregir las desviaciones encontradas. Si el control es inadecuado, las fallas no se detectan. Supervisa el progreso y ejecuta los cambios necesarios. 4. CONTROL ADMINISTRACION CIENCIA O ARTE El control asegura el cumplimiento de las metas. Supervisar el desarrollo de las personas y las áreas recopilando datos de su desempeño. Proporcionar retroalimentación Identificar problemas de desempeño y corregirlos. En la práctica: La Administración es un arte. Los conocimientos organizados en que se basa la práctica administrativa son una Ciencia. ACTIVIDADES DE CONTROL QUÉ ES ARTE? QUÉ ES CIENCIA? Habilidad para transformar el poder de la mente en resultados. El artista es la persona que usa su habilidad para hacer las cosas, es decir, traer a la existencia física las cosas que están en su mente. El artista no es una persona con ideas o habilidades finas. El arte en sí mismo no es bueno ni malo. Hay cada tipo de arte. Del más tonto e inepto hasta aquel con la sensibilidad más refinada que se traduce en una forma precisa. Conocimiento organizado Aplica el método científico Hipótesis, experimentación y análisis Teoría Principio Principio Principio Método Científico Búsqueda de Datos objetivos y relaciones causales PRUEBA DE HOPOTESIS Concepto Particularidades Particularidades Particularidades 2

3 ADMINISTRACIÓN: CIENCIA, TÉCNICA O ARTE? PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y EFICIENCIA CIENCIA Como ciencia, debe seguir un método específico y generar conocimientos razonados y fundamentados en principios. TÉCNICA Como técnica, los conocimientos generados deben tener aplicación práctica y ser llevados a cabo por especialistas debidamente capacitados. ARTE Como arte, requiere ser una obra humana que implique virtud, poder, eficacia y habilidad para desarrollarla. Productividad La relación producto insumos en un período específico con la debida consideración de calidad. Eficacia Cumplimiento de objetivos Productividad = Productos Insumos Eficiencia Logro de las metas con la menor cantidad de recursos. PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y EFICIENCIA QUÉ ES MEJOR? EFICIENCIA Enfasis en los medios Hacer las cosas correctamente Resolver problemas Ahorrar gastos EFICACIA Enfasis en los resultados Hacer las cosas correctas Lograr objetivos Crear más valores Ser Eficiente Ser Eficaz Ser Efectivo Cumplir tareas y obligaciones Capacitar a los subordinados Enfoque reactivo (del pasado al presente) Cómo hacer mejor lo que hacemos? Obtener resultados Pregunta Principal? Proporcionar eficacia a subordinados Enfoque proactivo (del futuro al presente) Qué es lo que deberíamos estar haciendo? PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y EFICIENCIA PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y EFICIENCIA EFICIENCIA ( CÓMO LO HAGO?) EFICACIA ( QUÉ HAGO?) ALTA BAJA ALTA HAGO BIEN LO ADECUADO Hago bien lo inadecuado BAJA Hago mal lo adecuado HAGO MAL LO INADECUADO Ningún grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia. Antes de dedicarnos a hacer algo en forma eficiente, tenemos que estar seguros de que hemos encontrado algo acertado para realizar Peter Drucker Cuidado 3

4 TEORÍA ADMINISTRATIVA TEORÍA ADMINISTRATIVA La TGA es la base para el desarrollo del trabajo administrativo en las organizaciones. La evolución de la Teoría General de la Administración se ha vuelto obsoletos muchos conceptos, pero también ha reafirmado otros. TEORÍA ADMINISTRATIVA TEORÍA ADMINISTRATIVA En una sociedad de organizaciones la administración es indispensable para que se desarrollen y contribuyan al mejoramiento de la misma. Por lo tanto, el estudio de la Teoría General de la Administración se vuelve trascendental. Es el campo de conocimiento humano que se ocupa del estudio de la administración en general, sin preocuparse de distinguir si su aplicación se lleva a cabo en las organizaciones lucrativas (empresas) o en las no lucrativas. La TGA se ha desarrollado a través de los años, llegando a su complejo estado actual. CINCA VARIABLES DE LA TGA Tareas Estructuras Organización Personas ORIGENES DE LA ADMINISTRACIÓN Ambiente Tecnología 4

5 Orígenes de la administración Antecedentes de la teoría administrativa Para el desarrollo de la administración, fue notable la influencia de: Filósofos (antiguos y modernos). La Iglesia Católica. La organización militar. Revolución Industrial. Economistas liberales. Pioneros industriales y empresarios. Desde la antiguedad: Grecia: Platón propone principios de especialización y Aristóteles criterios de organización. Egipto, China y Roma: administración burocrática estatal. Alemania y Austria (1550): los cameralistas hablan de especialización, funciones, etc. La revolución industrial Antecedentes de la teoría administrativa 1776 Máquina de vapor James Watt Producción (artesanal - industrial) Cambio en estructura social y comercial de la época Fusión de pequeños talleres Disminución de costos Automatización de tareas Aumento de la demanda Jornadas de 12 ó 13 hrs. Condiciones ambientales peligrosas e insalubres. Es hasta el siglo XX que surge la moderna teoría de la administración: Frederick Taylor: ADMINISTRACION CIENTIFICA. Henry Fayol: ADMINISTRACION GENERAL E INDUSTRIAL. A Taylor y Fayol se les considera los padres de la administración. Administración Científica LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA Taylor se concentra en sus principios de administración científica. Aplica el método científico para mejorar los métodos de producción en el taller, principalmente a través de estudios de tiempos y movimientos. Taylor fue el precursor de la denominada escuela cuantitativa o matemática. Se basó en la concepción del hombre económico (sólo busca satisfacer sus necesidades). 5

6 Administración Científica Administración Científica Principios de Taylor: 1. Estudiar cada tarea creando una ciencia de ella para hacerla mejor. 2. El trabajador debe ser bien seleccionado y adiestrado. 3. El personal directivo debe colaborar con los trabajadores para que el trabajo se haga según su ciencia (sistema de control). 4. División del trabajo y responsabilidades entre los trabajadores y administradores. Su objetivo principal consiste en eliminar el desperdicio y las pérdidas. Para ello determina en forma científica los mejores métodos y técnicas para realizar cualquier tarea y seleccionar, capacitar y motivar a los trabajadores. Su énfasis es en las tareas. El nombre de esta escuela obedece al intento de aplicar los métodos de la ciencia a los problemas de la administración. Administración Científica Cuáles son algunas debilidades de este enfoque? Las principales técnicas científicas aplicables a los problemas administrativos son: Observación Medición Para Taylor, la organización y administración deben estudiarse y tratarse científica y no empíricamente. 1. Su mecanisismo: estudiaban las tareas específicas de cada trabajo sin considerar al operario (visto como parte de la máquina). 2. Especialización excesiva del trabajo: estrés, aburrimiento y desmotivación. 3. Enfoque incompleto de la organización: considerada un sistema cerrado (aislada del ambiente que la rodea). Principales aportaciones de la administración científica Principales aportaciones de la administración científica 1. Concepto de administración como ciencia: Debido a que usaba métodos científicos. 2. Concepto de eficiencia. Correcta utilización de los recursos para producir. 3. Estudio de tiempos y movimientos: Análisis de la forma como realizan el trabajo los operarios para aumentar su eficiencia al reducir errores y desperdicio. 4. División del trabajo y especialización: Indica qué debe hacer cada trabajador y el aumento de la eficiencia al enfocar a cada operario en una sola actividad. 5. Producción en serie: Al planear las tareas específicas de cada trabajador especializado y estructurarlas en una línea de producción. 6. Pago mediante incentivos y premios. Los trabajadores que más producían ganaban más dinero, premiando su esfuerzo y eficiencia. 7. Estandarización: Se buscaba que la máquina, el equipo y las condiciones de trabajo fueran lo más homogéneas. 8. Supervisión de funciones: Implica que cada trabajador se especialice en un área de trabajo específica. 6

7 TEORÍA CLÁSICA El fundador de esta teoría fue HENRI FAYOL, en el año de La Teoría Clásica de la administración fue la respuesta europea a la administración científica. Fayol aplica principios que se relacionan más con la administración superior que con el taller. Su escuela es la del proceso administrativo (conjunto de actividades que hace un administrador). Se caracterizaba por el enfasis en la estructura que la organización debería tener para ser eficiente. Fayol consideraba que la eficiencia es el fruto de un esfuerzo colectivo. Veía a la organización como un todo. Fayol plantea seis funciones de cuya interrelación y eficiencia depende la buena marcha de la organización: 1. Operaciones técnicas: producción, fabricación y transformación. 2. Op. comerciales: compras, ventas y cambios. 3. Op. financieras: obtención y ampliación de capitales. 4. Op. de seguridad: Protección de bienes y personas. 5. Op. de contabilidad: inventarios, balances, costos y estadísticas. 6. Op. administrativas: previsión, organización, dirección, coordinación y control. Los 14 principios de Fayol 7

8 Principales autores de la teoría clásica Fayol también estableció un perfil de un administrador en términos de: Cualidades físicas Cualidades intelectuales Cualidades morales Conocimientos específicos Experiencia Henri Fayol. Fundador de la teoría clásica. Definió la administración y estableció el proceso administrativo: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Estableció funciones administrativas. Diferenció la administración de la organización e introdujo los conceptos de autoridad de línea y staff. Lyndall Urwick Planteó los elementos de la administración y una serie de principios básicos como el de autoridad, especialización y control. Principales autores de la teoría clásica Críticas a la Teoría Clásica Luther Gulick Considerado el más erudito (inteligente) de los autores clásicos, postuló los elementos de la administración y fue un verdadero investigador de la disciplina administrativa. James Mooney Innovó la Teoría de la organización, considerándola como un todo y distinguiendo las funciones que la formaban. Se ha considerado que esta teoría es poco formal al carecer de experimentación y comprobación de sus hipótesis. Simplificaba en demasía el estudio de la organización, racionalizándolo casi sin tomar en cuenta el elemento humano en el contexto de la organización como un sistema cerrado. Aportes de la Teoría Clásica Resumen Proceso administrativo Surge como integración de las funciones de planeación, organización, dirección, coordinación y control. Funciones organizacionales En administrativas, técnicas, comerciales, financieras, contables y de seguridad. Conceptos de organización formal e informal Diferencian claramente el estudio de la administración. Principios de administración Son: el espíritu de equipo, la disciplina, la autoridad y la responsabilidad. Teorías clásica y científica I. Aplica método científico II. Estudio sistemático de la administración III. Máxima eficiencia a menor costo Escuela de la administración científica (Taylor) Escuela del proceso administrativo (Fayol) Principios de la administración: 1. Tiempos y movimientos 2. Selección de personal 3. Control del trabajo 4. División de responsabilidades - Funciones de la organización: técnicas, comerciales, financieras, de seguridad, contabilidad, administrativas - Proceso administrativo: prever, organizar, dirigir, coordinar, controlar principios de la administración 8