FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS

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1 PÁGINA: 1 DE 5 FORMULACIÓN Y REVISÓ JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

2 PÁGINA: 2 DE 5 1. OBJETIVO Acompañar en la Gobernación del Meta, la formulación y seguimiento a los planes de, producto de las auditorías internas que realiza la oficina de control interno, con el propósito de subsanar y corregir las observaciones generadas en el proceso de auditoría. 2. ALCANCE Inicia desde la recepción y análisis del informe de auditoría; hasta el seguimiento a la ejecución de las acciones formuladas. Aplica a todos los procesos de la Gobernación del Meta. 3. DEFINICIONES ACCIÓN DE MEJORAMIENTO: Toda acción que incrementa la capacidad de la organización para cumplir los requisitos y que no actúa sobre problemas reales o potenciales ni sobre sus causas. AUDITOR INTERNO: Es el de la dirección y conducción de la auditoría interna de una dependencia o entidad, con el fin de que cumpla los propósitos para los cuales fue creada y que opere o Funcione con la mayor eficacia y eficiencia posible, recomendando para ello las medidas preventivas o correctivas a su desempeño. CAUSA: Significa origen, explicando el porqué de los fenómenos. PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESO: Elemento de Control, que contiene los planes administrativos con las acciones de que a nivel de los procesos y de las áreas s dentro de la Organización Pública, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto. PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. RECOMENDACIONES: Es un mecanismo de retroalimentación para el Sistema de Control Interno, deben realizarse de manera imparcial a partir de evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, los planes, los programas, proyectos y procesos, así como sobre irregularidades y errores presentados en la operación de la entidad, apoyando a la Dirección en la toma de decisiones necesarias para corregir las desviaciones, sugiriendo las acciones de correspondientes.

3 PÁGINA: 3 DE 5 4. RESPONSABLE Jefe de Oficina de Control Interno Directivos Responsables del Proceso Auditado 5. DESARROLLO No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO INICIO 1 Jefe Oficina de Control Interno Remitir informe de auditoría al Gobernador y al auditado. Remitir informe de auditoría interna Oficio de envío de Informe 2 Analizar recomendaciones, determinar causas y plantear acciones de. Analizar recomendaciones, determina causas, plantea acciones 3 Auditor Interno Verificar la suscripción del Mejoramiento y realizar observaciones sobre su formulación. Verificar la suscripción del Plan de Mejoramiento 4 Realizar los ajustes necesarios. Realizar ajustes necesarios 5 Remitir a la Oficina de Control Interno en físico Oficio de remisión y correo electrónico asignado (Plazo máximo 5 días). Remitir Mejoramiento en físico y 6 Auditor Interno Realizar seguimiento periódico a los avances del plan de (anexa soportes que evidencien el avance). periódico a los avances del plan de / Acta de

4 PÁGINA: 4 DE 5 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO 7 Auditor Interno Elaborar informe semestral sobre avance en la ejecución de los planes de por procesos. Elaborar informe semestral de avance Informe 8 Archivar los informes semestrales de seguimiento a los planes de. Archivar informe semestral de seguimiento FIN 6. REGISTROS Registro F ES 04 Acta de Informe de Responsable Como conservarlo Donde conservarlo Tiempo de conservación Disposición Final 7. HISTORIAL VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS 01 Según Acto Administrativo Versión inicial 02 Según Acto Administrativo Reingeniería de Procesos 03 15/04/2010 Revisión y ajuste como resultado de la acción correctiva No del 15 febrero de 2010.

5 PÁGINA: 5 DE /05/ /08/2013 Revisión y ajuste como resultado de la conveniencia de formular el procedimiento planes de institucional y mejorar el desarrollo de las actividades del procedimiento de seguimiento a los planes de por proceso. Ajustes por reestructuración, decreto 0460 de 2012, cambios en la denominación de los cargos. Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.

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