LINEAMIENTOS DEL SERVICIO DE VIDEOCONFERENCIA

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1 LINEAMIENTOS DEL SERVICIO DE VIDEOCONFERENCIA Para poder proporcionar un servicio de videoconferencia de buena calidad es necesario que los usuarios del servicios sigan y acepten las siguientes recomendaciones. Sobre la Solicitud del Servicio Verificar en el calendario de videoconferencia la(s) fecha(s), horario(s) y salas estén disponibles para el evento requerido. Llenar el formato electrónico de solicitud del servicio. Para videoconferencias dentro de la UABC, solicitar el servicio 48 horas entes de evento. Para videoconferencias con alguna sede fuera de la UABC, solicitar el servicio 15 días hábiles cuando menos antes del evento, debido a que se tienen que realizar pruebas de conectividad y compatibilidad de equipos. Este tiempo mínimo de prueba dependerá también de la disponibilidad de la sala externa, por lo que se recomienda sea lo más anticipado posible. La CIA no se hace responsable si las pruebas no se realizaron por falta de información, disponibilidad de la sede externa y/o por no solicitar con el tiempo mínimo requerido por la sede externa o de alguna sala para poder garantizar la conectividad y compatibilidad de equipos y que pudiera no realizarse la videoconferencia. El horario del servicio de videoconferencia es de Lunes a Viernes de 9:00 a 18:00 horas, tiempo de Baja California. Para días y horarios fuera de este rango por diferencias de usos horarios nacionales ó internacionales, y para días festivos, se debe contemplar un cargo adicional para disponibilidad de personal que dependerá de la duración, horario, día y disponibilidad de personal. Para la programación de una videoconferencia se debe tomar en cuenta de 15 a 30 minutos antes del inicio del evento. Este tiempo será parte de la duración de la videoconferencia y es utilizado para las pruebas de conexión y antes del evento y el tiempo depende de la institución externa. El tiempo mínimo para solicitar la cancelación de una videoconferencia, deberá ser de 24 horas para eventos dentro de la UABC y 96 horas para eventos externos, para no causar penalización de cobro y dependerá también de los arreglos realizados con la institución externa. El no cancelar en el tiempo especificado, se realizará los cobros como si se hubiera realizado la videoconferencia. Se notificará por medio del correo electrónico al encargado que solicitó el evento, si este quedó programado o no, indicando las causas de ello. Sobre los tipos de Conexión Los tipos de conexión para los servicios de videoconferencia son los siguientes: Punto a Punto. Enlace entre dos salas dentro de la UABC ó una sala d UABC y otra al exterior de la UABC. Multipunto. Enlace entre tres o cuatro salas dentro de la UABC ó una del exterior con hasta con 3 salas de la UABC. El número de salas también dependerá del tipo y disponibilidad de equipos.

2 Sobre el Formato de solicitud Es la información que debe proporcionar el solicitante del servicio. Se divide en tres partes: Datos Generales, Datos de la Institución Externa participante y, Conectividad. Cuando la videoconferencia es dentro de la UABC solo llenar la primera parte. Si la videoconferencia es con una institución del exterior debe llenar las tres partes y solicitar a sus contactos de esa institución la información para la segunda y tercera parte. Los datos solicitados en el formato son: Primera Parte Unidad Solicitante: Es la unidad académica ó administrativa de la UABC que solicita el servicio. Carrera o Departamento: Es la carrera de la unidad académica o departamento de la unidad administrativa que solicita el servicio. Nombre del Instructor: Nombre la persona que será el instructor del curso ó clase ó conferencista durante el evento. Coordinador del Curso: Nombre de la persona que solicita la videoconferencia y que será la encargada de coordinar el evento. Teléfono del coordinador: Teléfono de la persona que solicita la videoconferencia del coordinador: videoconferencia. Tipo de Conferencia: Académica: Si el evento es de tipo académico Administrativa: Si el evento es de tipo administrativo Privada: Si el evento es de tipo privado Correo electrónico de la persona que solicita la Modalidad: Abierta: Si el evento es para cualquier participante. Cerrada: Si el evento es exclusivamente para las unidades participantes Modo: Interna: Si el evento es con salas dentro de la UABC. Externa: Si el evento tendrá al menos una sala fuera de la UABC. Nivel Académico: Capacitación: Si el evento es de capacitación. Técnica: Si el evento es para personal técnico de las unidades universitarias. Licenciatura: Si el evento es a nivel Licenciatura. Maestría: Si el evento es a nivel Maestría. Posgrado: Si el evento es a nivel Posgrado Periodicidad: Eventual: Si el evento será en una ó dos sesiones. Semanal: Si el evento durará una semana. Mensual: Si el evento durará un mes con días y horarios fijos. Semestral: Si el evento será semestral.

3 Fechas: Proporcionar la(s) fecha(s) del evento, ya verificado la disponibilidad en el mapa de programación. Dependerá también de la información que se disponga en la CIA. Horarios: Proporcionar los horarios del evento, ya verificado la disponibilidad en el mapa de programación. Dependerá también de la información que se disponga en la CIA. Salas: Seleccionar las salas a utilizar: Coordinación de Información Académica (CIA) Departamento de Información Académica Mexicali (DIA-MXL) Departamento de Información Académica Tijuana (DIA-TIJ) Departamento de Información Académica Ensenada (DIA-ENS) Instituto de Investigaciones Educativas Ensenada (IIDE) Facultad de Pedagogía (PEDAGOGIA) Sala Sede: Sala que será la sede del evento y que será presencial. Número de participantes: Número de participantes promedio por sala. Segunda Parte Datos de la Institución externa participante: Se debe proporcionar el nombre de la institución externa, el nombre, teléfono y correo electrónico de su contacto técnico y si la, UABC ó la institución exterior será la sede del evento. Tercera Parte Medio de Transmisión: Es el tipo de conectividad con la institución exterior. Satelital: Sistema Edusat ISDN: Red Digital de Servicios Integrados por Telmex/Telnor IP: Internet Comercial I 2: Internet 2 ( red académica de internet ) Velocidad de Transmisión. Velocidad de conexión con la institución externa en Kilo bits por segundo. Comentarios: Para proporcionar cualquier información adicional, aclaratoria o de relevancia que se debe mencionar para la realización de la videoconferencia.

4 Sobre el costo del servicio El servicio de videoconferencia tiene un costo de recuperación para el mantenimiento de las salas, de los equipos utilizados, de la red y la conexión a realizar dependiendo del tipo de servicio solicitado. El costo de recuperación comprende lo siguiente: Utilización de sala (solo para sala de DIA-Mexicali) con tres tarifas: para universitarios, para egresados y para el público en general. Mantenimiento de equipos: $ x equipo x hora, $ multipunto x hora Conectividad por Internet 2 o ISDN: $ 8.00 x min.(inc. 15 min. de conexión previa). Equipos Adicional disponible (solo para sala del DIA-Mexicali). Costo de operadores de soporte técnico para horarios después de las 6 PM y fines de semana: $ (IVA inc.) por hora. Máximo 4 horas. Para eventos especiales y diás festivos. Solicitar cotización. Servicio de cafetería (solo para sala del DIA-Mexicali). Las tablas 1, 2 y 3 muestran un ejemplo de costos por hora para diferentes escenarios: Opción 1 Conexión al Exterior Opción 2 Solo Conex. Interna Opción 3 con Conex. Al Exterior Opción 4 con Conex. Al Exterior Opción 5 Solo Conex. Interna No. de Salas Multipunto No No Si Si Si Subtotal Equipo $ $ $ $ $ Horas de Conexión ISDN ó I Subtotal de Conexión $ $ $ Total: $ $ $1, $1, $ Tabla 1: Ejemplos de costos por hora de equipamiento y conectividad para diferentes escenarios SALAS- Costo por Hora Cap. UABC Egresados Público SEMINARIOS 21 $67.00 $96.25 $ CONFERENCIAS 60 $67.00 $96.25 $ Tabla 2: Costos por hora de salas (solo para DIA-Mexicali) EQUIPO DISPONIBLE Costo por hora (Incluye 10% IVA) UABC Egresados Público 1. VIDEOPROYECTOR (CAÑÓN) $77.00 $ $ PIZARRON ELECTRÓNICO $77.00 $ $ PODIUM CON MICRÓFONO Y SONIDO $38.50 $55.00 $ CAMARA DE DOCUMENTOS $38.50 $55.00 $ MICRÓFONO INALÁMBRICO $9.63 $13.75 $ COMPUTADORA CON DRIVE PARA CD $11.55 $16.50 $33.00 Tabla 3: Costos por hora de equipamiento adicional (solo para DIA-Mexicali)

5 SERVICIO DE CAFETERIA (solo para DIA-Mexicali): $ M.N. Para 20 personas ó $ M.N. Por persona Incluye: Café ó Té, galletas, sodas o jugos, agua y hielo Los precios mostrados son solo un indicador del costo de recuperación, el costo oficial se informará en la confirmación del evento o solicitando un presupuesto a Bernardo Yañez del Departamento de Información Académica. Actualizado al 15 de Octubre del 2007