12. Project Procurement Management

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1 12. Project Procurement Management 12.1 Importancia de Project Procurement Management Procurement significa adquirir los bienes y/o servicios necesarios, de una fuente externa. En otras palabras, purchasing y outsourcing. Existen predicciones que indican que los gastos en software y servicios de cómputo seguirán creciendo. Un ejemplo claro de outsourcing es la India. Debates acerca del Outsourcing Algunas compañías como Wal-Mart, prefieren no hacer outsourcing, mientras otras lo hacen a menudo. Muchas organizaciones lo hacen en términos de IT. Es común encontrar hoy día que la fuerza laboral se empieza a concentrar consultoras que ofrecen sus servicios y de ahí que muchos empleados van de una compañía a otra. Por qué Outsource? Reducir costos fijos y recurrentes. Permiten a la organización concentrarse en su "core business". Tener acceso a habilidades y tecnologías. Proveer flexibilidad. Aumentar la responsabilidad. Contratos Un contrato es un acuerdo mutuo que obliga al vendedor a proveer los productos o servicios especificados y obliga al comprador a pagar por ellos. Contratos pueden aclarar responsabilidades y poner énfasis en los entregables. Dado que existe un convenio "legal", existe mayor compromiso de cumplir con lo estipulado. Una tendencia actual en outsourcing es el incremento en el tamaño de contratos. Es importante incluir una "cláusula de terminación" en caso de ser necesario, por ambas partes Project Procurement Management Processes

2 Planning purchases and acquisitions: Determinar qué procurar, cuándo y cómo. Planning contracting: Describir requerimientos de los productos o servicios deseados e identificar fuentes o vendedores potenciales. Requesting seller responses: Obtener información, cotizaciones, propuestas, ofertas. Selecting sellers: Escoger de entre los proveedores potenciales a través de un proceso de evaluación y negociación de contratos. Administering the contract: Manejar la relación con el vendedor. Closing the contract: Completar y ordenar cada contrato, incluyendo la resolución de cualquier elemento que quede abierto Planning Purchases and Acquisitions Definición Identificar las necesidades del proyecto (fuera de la organización). Si no hay necesidades externas, entonces no hay necesidad de manejar el procuramiento Herramientas y técnicas para la planeación de compras y adquisiciones Make-or-buy analysis: Técnica para decidir si algo se hará dentro de la organización o mejor se comprará. A menudo involucra análisis financiero. Expertos, internos y externos, pueden proveer opiniones valiosas para tomar decisiones. Make-or-Buy Example Asumiendo que se puede rentar un artículo necesario para el proyecto a $800/día. Comprarlo por $12,000 más un costo de operación de $400/día. Cuánto tiempo tomará el tiempo de la compra para que sea el mismo que el de la renta? Make-or Buy Solution Igualando ambas operaciones y colocando a "d" como el número de días a usar el artículo, tenemos: $12,000 + $400d = $800d Restando $400d de ambos lados: $12,000 = $400d Dividiendo ambos lados entre $400, se obtiene:

3 d = 30 Si el artículo se necesita por más de 30 días, es más económico comprarlo. Tipos de contratos Dependiendo de la situación, es importante analizar el tipo de contrato a elegir: Fixed price o lump sum: Involucra un precio total fijo para un producto o servicio. Cost reimbursable: Involucra pagar al proveedor por costos directos o indirectos. Time and material: Mezcla de los dos anteriores. Unit price: Requiere que el comprador pague al proveedor una determinada cantidad por cada unidad de servicio. Los contratos pueden incluir una o varias de estas categorías si es necesario. Procurement Management Plan Describe cómo serán administrados los procesos, desde desarrollar la documentación, hacer las compras, hasta cerrar el contrato. El contenido varía de acuerdo a las necesidades del proyecto. Contract Statement of Work (SOW) Un statement of work es una descripción del trabajo requerido para el procuramiento. Statement of Work (SOW) Template

4 12.4 Planning Contracting Involucra preparar varios documentos necesarios por los proveedores potenciales para realizar sus propuestas y para determinar el criterio de aceptación del contrato ganador. Request for Proposals (RFP): Utilizada para solicitar propuestas de los proveedores prospectos. Una proposal es un documento preparado por un proveedor donde se exponen distintos métodos o estrategias para alcanzar las necesidades del comprador. Requests for Quotes (RFQ) : Utilizada para solicitar cotizaciones u ofertas. Una bid, (cotización, oferta, licitación) es un documento preparado por los proveedores para mostrar precios de los elementos solicitados por el comprador. Request for Proposal (RFP) Template

5 Evaluation Criteria Es importante preparar un criterio de evaluación, preferentemente antes del RFP o RFQ. Es importante tener cuidado con propuestas que lucen bien en papel, hay que tomar en cuenta factores como la metodología y antecedentes del proveedor. Puede requerir una presentación técnica Requesting Seller Responses Decidir a quién preguntar, enviar la documentación apropiada a los proveedores potenciales y obtener las propuestas o cotizaciones. Las organizaciones pueden anunciar la licitación de diferentes formas: Contactando a un solo proveedor. Contactando diferentes vendedores potenciales. Hacer un anuncio público Selecting Sellers Involucra: Evaluar propuestas o cotizaciones de los proveedores. Escoger el mejor. Negociar el contrato.

6 Conceder el contrato (firma del mismo) Sample Proposal Evaluation Sheet 12.7 Administering the Contract Asegurar que el proveedor cumpla con los requerimientos del contrato (llevar registros y auditorías). No olvidar el lado legal del contrato. Ignorar el contrato puede traer muchos problemas, ej. sancionar por no entregar a tiempo, cancelaciones por mala calidad. Todo cambio deberá ser revisado, aprobado y documentado. Evaluar el impacto en el alcance, tiempo, costo y calidad del proyecto. Tener un plan de respaldo Closing the Contract Involucra completar, liquidar y finiquitar el contrato, resolviendo los puntos que aún estén pendientes. El equipo del proyecto debe: Determinar si todo el trabajo fue completado correcta y satisfactoriamente (auditorías). Actualizar los registros para reflejar los resultados finales. Archiva la información para usarla en el futuro. El mismo contrato debe incluir elementos para la aceptación formal y el cierre.

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