Archivos Digitales. Cláudia Lacombe Rocha Arquivo Nacional. XIII Reunión de la Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos

Transcripción

1 Archivos Digitales Cláudia Lacombe Rocha Arquivo Nacional XIII Reunión de la Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos Asunción - Paraguay 13 de septiembre de 2011

2 Legado archivístico digital El avance de la tecnología de la información ha traído consigo un aumento en la producción, procesamiento, circulación y almacenamiento de información en una escala nunca antes vista. Textos Hojas de cálculo Imágenes fijas y en movimiento Documentos sonoros Mapas y proyectos de ingeniería Bases de datos etc No toda la información que circula es documento archivístico, pero una gran parte de ella es.

3 Documento Digital Información registrada, codificada en sistema binario, accesible e interpretable por el ordenador. (Glossário da CTDE, 2009) Los documentos digitales se presentan de diversas formas e-book Telefone celular Registro de tremor de terra

4 Documento Archivístico Documento elaborado o recibido durante el curso de una actividad práctica ya sea como instrumento o derivado de esa actividad y que es separado (apartado, guardado) para acción posterior o como referencia.

5 Documento Archivístico digital Un documento digital que es tratado y manejado como un documento archivístico. Documento elaborado o recibido durante el curso de una actividad práctica ya sea como instrumento o derivado de esa actividad y que es separado (apartado, guardado) para acción posterior o como referencia... codificada en sistema binario, accesible e interpretable por el ordenador. +

6 Legado archivístico digital Siglo XXI Creación de documentos archivísticos exclusivamente en formato digital Individuos Gobiernos Organizaciones

7 DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO DIGITAL ventajas: Menos espacio físico Aumento de productividad Optimización de los flujos de trabajo Fácil acceso a la información Facilidad para la generación y distribución de datos / información

8 DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO DIGITAL problemas: 1- Incapacidad de los actuales sistema electrónicos de información para asegurar la preservación a largo plazo 2- Complejidad y costes de la preservación digital 3- Fragilidad intrínseca del almacenamiento digital degradación de los soportes Que durabilidad tienen los suportes digitales? 4- Rápida obsolescencia de la tecnología digital: hardware, software y formatos Lectores no más disponibles para suportes digitales antiguos Sistemas operativos y aplicaciones (o versiones anteriores de ellos), ya no se usa y ya no están disponibles en el mercado Los formatos más antiguos ya no son accesibles cuando los programas de leerlos ya no se utilizan 5- Dependencia social de la información digital: gobierno, instituciones y individuos dependen d documentos digitales (no disponibles en otro formato) para el ejercicio de sus actividades

9 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL es un documento oficial. Sirve para La administración rendir cuenta de sus actividades El ciudadano ejercer sus derechos características: amenaza: dependientes de tecnología mutables acceso autenticidad

10 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL el principal desafío: producir, mantener y preservar documentos confiables, auténticos y accesibles Cómo hacerlo? Gestión archivística de documentos Preservación digital

11 Gestión archivística de documentos digitales Identificación de los documentos archivisticos digitales entre la información digital; Implementación de política y procedimientos de gestión archivística de documentos que incluya tanto los documentos archivísticos non digitales como los digitales; Implementación de sistema de gestión archivística para los documentos digitales desde el momento de creación, transmisión y preservación participación de profesionales de administración, de archivo y informática en la concepción, proyecto, implantación y administración del sistema. Las actividades y procedimientos para la gestión archivística de documentos digitales no difieren esencialmente de las llevadas a cabo con los documentos en papel. Sin embargo, los documentos digitales son más dependientes de un sistema de gestión archivística de documentos, debido a sus características.

12 Gestión archivística de documentos digitales IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES Sistema Inform. a Sistema Inform. b REGISTRO DE PONTO CORREO ELECTRÓNICO SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTIÓN ARCHIVÍSTICA Sistema Inform. n HOJA DE CÁLCULO

13 Gestión archivística de documentos digitales IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES Los documentos archivisticos digitales se presentan: sueltos En un sistema información que registra la actividad de una institución REGISTRO DE PONTO GED PLANILHAS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DIVERSOS Ex.: pagamento, controle de diárias, férias, etc CORREIO ELETRÔNICO

14 Gestión archivística de documentos digitales IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES Un sistema de información que hace el registro de una actividad de una institución puede: A-> Producir documentos archivísticos en papel en este caso no existe documento digital B-> Producir documentos archivísticos digitales en forma de reportes del sistema (PDF, TXT, ) C-> Mantener el registro de la actividad en medio digital en la forma de base de datos. En este caso el banco de dados és manejado y reconocido por el productor como un documento archivístico digital.

15 Gestión archivística de documentos digitales IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES Los documentos archivísticos digitales deven cumplir con las características basicas de um documento archivístico: (Projeto InterPARES) Participar o apoyar una acción; Forma documental fija (presentación de la misma forma que tenia cuando el documento fue almacenado); Contenido estable (el documento debe seguir siendo completo y inalterado); Vinculo archivístico (vínculo explícito con otros documentos que comparten la misma acción, dentro o fuera del sistema informático); Al menos 3 pessoas involucradas (incluso si no aparecen de forma explicita: autor, escritor y destinatario); Contexto identificable (ambiente en el cual tiene lugar la acción en la que el documento participa): jurídico- administrativo, de procedencia, de procedimientos, documental y tecnológico.

16 Gestión archivística de documentos digitales ASPECTOS BÁSICOS FASE DE PRODUCCIÓN 1. Definición de la tecnología utilizada Elección de software, hardware y formatos que garanticen acceso a largo plazo (tener en cuenta ciclos de obsolescencia de 5 años): formatos ampliamente utilizados, no propietarios, independientes de plataforma tecnológica y especificaciones disponibles; dispositivos de almacenamiento y técnicas deben asegurar la integridad de los documentos, teniendo en cuenta la durabilidad y la capacidad la adopción de dispositivos maduros, estables y ampliamente disponibles en el mercado. softwares deben leer formatos abiertos; que sean de amplio uso y interoperables.

17 Gestión archivística de documentos digitales ASPECTOS BÁSICOS FASE DE PRODUCCIÓN 2. Organización de los documentos CLASSE CLASSE CLASSE CLASSE CLASSE CLASSE CLASSE CLASSE Con base en el cuadro o esquema de clasificación No hay agrupación física los documentos digitales se agrupan en unidades lógicas, a través de metadatos (ex.: identificador, código de classificación y título) SUBCLASSE SUBCLASSE Unidade de Unidade de arquivamento arquivamento Item Item documenta ll SUBCLASSE SUBCLASSE GRUPO GRUPO Unidade de Unidade de arquivamento arquivamento Item Item documenta ll SUBCLASSE SUBCLASSE [Dossiê, processo, pasta ou volume] SUBCLASSE SUBCLASSE GRUPO GRUPO SUBGRUPO SUBGRUPO Unidade de Unidade de arquivamento arquivamento Item Item documenta ll

18 Gestión archivística de documentos digitales 3. Captura Incorporación del documento en el sistema informatizado de gestión a través del registro y la clasificación REGISTRO Asignación de un identificador único Asignación de metadatos: automática o introducidos por el usuario CLASIFICACIÓN ASPECTOS BÁSICOS FASE DE PRODUCCIÓN Fundamental para la manutención del vínculo archivístico de los documentos Aspectos importantes: Definir los documentos que serán capturados Capacidad de capturar todos los formatos utilizados en la institución Mantenimiento de contenido, forma y contexto => asegurar la autenticidad Gestión de documentos híbridos relación de la parte digital y la no digital

19 Gestión archivística de documentos digitales ASPECTOS BÁSICOS FASE DE MANTENIMIENTO Y USO 4. Control de acceso Protección contra alteración, ocultamiento y supresión que amenazan la autenticidad del documento Acceso restringido a usuarios o a grupos de usuario Clasificación según el grado de confidencialidad - la restricción de acceso para proteger la privacidad Los permisos de acceso deben ser mapeados y monitoreados constantemente

20 Gestión archivística de documentos digitales ASPECTOS BÁSICOS FASE DE MANTENIMIENTO Y USO 5. Seguridad Garantizar la permanencia y la autenticidad del documento. Ejemplos de recursos de seguridad: backup, firmas digitales, cifrado, marcas d água digitales. Seguridad incluye tecnología, individuos, procesos y legislación

21 Gestión archivística de documentos digitales ASPECTOS BÁSICOS FASE DE MANTENIMIENTO Y USO 6. Búsqueda, localización y presentación Capacidad de presentar todos los formatos y salidas necesarios Mantenimiento de la forma y del contenido de los documentos Forma fija y contenido estable

22 Gestión archivística de documentos digitales ASPECTOS BÁSICOS FASE DE DISPOSICIÓN 7. Disposición Monitoreo de los plazos y de la disposición de los documentos Según el calendario de conservación ELIMINACION No se puede realizar de forma automática por el sistema Hay que ser autorizada por la persona responsable, al término de los procedimientos necesarios Hay que ser realizada de forma controlada - registro de metadatos específicos TRANSFERENCIA Implica una transferencia de los documentos de un sistema a otro La autenticidad se ve amenazada Hay que ser realizada de forma controlada - registro de metadatos específicos

23 Preservación digital Conjunto de acciones de gestión y técnicas necesarias para superar los cambios tecnológicos y la fragilidad de los suportes, garantizando el acceso y la interpretación de los documentos digitales por el tiempo que sea necesario. (Glossário CTDE, 2009)

24 Preservación digital Estrategias clave para la preservación digital: Preservación de la tecnología Encapsulación Emulación Migración Otros procedimientos utilizados: Normalización La adopción de formatos abiertos Ejemplos de acciones de gestión: El monitoreo constante Metadatos de preservación

25 Gracias