Tema o área de Interés: Ambientes Virtuales Colaborativos, E-Learning, Educación.

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1 DISEÑO, VIRTUALIZACIÓN, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN PARA FUNCIONARIOS DEL DISTRITO CAPITAL DE COLOMBIA, REALIZADOS POR LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL Adriana Marcela Vega Escobar. Ing.MSc. Universidad Distrital Francisco José de Caldas Docente Facultad de Ingeniería Área Informática Bogotá D.C. - Colombia. - Álvaro Espinel Ortega. Ing.MSc Universidad Distrital Francisco José de Caldas Docente Maestría en Ciencias de la Información y las Comunicaciones Bogotá D.C- Colombia - Tema o área de Interés: Ambientes Virtuales Colaborativos, E-Learning, Educación. RESUMEN El presente artículo pretende mostrar los diferentes aspectos que se tienen en cuenta para implementar cursos de educación en modalidad virtual o mediados por computador, tomando como base la experiencia adquirida por la Universidad Distrital Francisco José de Caldas ubicada en la ciudad de Bogotá - Colombia, quienes suscribieron un convenio interadministrativo con el Departamento Administrativo del Servicio Civil [1]organismo adscrito a la Alcaldía Mayor de Bogotá [2] con el objeto de realizar el diseño, la virtualización, el desarrollo e implementación de los Diplomados denominados GESTIÓN HUMANA Y FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL y GESTIÓN DE SERVICIOS DE APOYO INSTITUCIONAL, con una duración de cada uno de 120 horas, los cuales se fundamentaron en la legislación vigente colombiana y en las tendencias actuales de la gestión de servicios. El convenio en referencia, se desarrolló utilizando procesos metodológicos para el diseño y desarrollo de los contenidos, herramientas tecnológicas para la virtualización de los mismo, administración de los servicios educativos tales como inscripciones, manejo de información hacia los estudiantes, foros, chats, multimedia, y evaluaciones, garantizando el servicio, administración de alojamiento en el servidor conocido como hosting [3] y el seguimiento de los estudiantes inscritos en cada curso por medio de personas especializadas que efectuaban las actividades de monitorias y tutorías virtuales. La cobertura de estos diplomados abarcó a estudiantes de nivel profesional, tecnológicos y/o técnicos de niveles asistencial, operativo y táctico que laboraban en las entidades del Distrito Capital, con un número de 2910 estudiantes aproximadamente inscritos y matriculados, sin discriminar su forma de vinculación a las entidades, es decir por contrato a término definido o contratos a término indefinido. Con relación a los costos de la matrícula estos fueron asumidos en su totalidad por el Departamento Administrativo de Servicio Civil, sin embargo a los estudiantes cuya vinculación era a término definido se les exigió un pago relacionado con la presentación del examen final y su respectiva certificación. Los diplomados finalizaron con una asistencia masiva por parte de los estudiantes a presentar su examen final directamente en las instalaciones de la Universidad Distrital, para luego

2 obtener su certificación de culminación de sus estudios. Palabras Claves: Ambiente Virtual, Aprendizaje, Enseñanza, diplomados, elearning, objetos de aprendizaje. This paper aims to show the different aspects are taken into account to implement education courses in virtual mode or mediated by computer, based on the experience of the Universidad Distrital Francisco José de Caldas, located in Bogotá - Colombia, who signed an inter-administrative agreement with the Administrative Department of Civil Service agency attached to the Mayor of Bogotá in order to carry out the design, virtualization, development and implementation of the Diplomaed called "HUMAN AND INSTITUTIONAL STRENGTHENING MANAGEMENT" and "MANAGEMENT SERVICES INSTITUTIONAL SUPPORT, with a duration of 120 hours each, which were based in the Colombian legislation and current trends in the management of services. The agreement referred to, was developed using methodical processes for the design and development of content, technology tools for virtualization of the same, administration of educational services such as registrations, management of information to students, forums, chat, multimedia, and assessments, ensuring service, administration, hosting a server known as "hosting" and monitoring of students enrolled in each course by specialists who undertake appropriate monitoring, and virtual tutorials. The coverage of these graduates included students from professional, technological and / or technical assistance levels, operational and tactical organizations who worked in the Capital District, with a number of approximately 2910 students enrolled and registered, without discrimination as linking entities, a term defined by contract or contracts for an indefinite term. With regard to these tuition fees were borne entirely by the Administrative Department of Civil Service, but students whose relationship was defined term were required to pay relating to the submission of the final exam and their respective certification. The graduates completed a massive turnout by the students to submit their final exam directly on the premises of the University Distrital, then obtain the certification of completion of their studies. Keywords: Virtual Environment, Learning, Teaching, graduates, e-learning, learning objects 1. INTRODUCCION La Universidad Distrital Francisco José de Caldas es una entidad autónoma de carácter público que pertenece al Distrito capital de Bogotá Colombia, con 60 años de existencia, la cual trata a la educación como el agente que permite un cambio en la sociedad para aumentar la calidad de vida de los diferentes sectores de la población, específicamente la que se ubica en el ámbito de Bogotá D.C, generando impactos en diferentes campos de conocimiento. La Universidad está orientada a ampliar distintos campos del saber cumpliendo así una función social con criterios éticos, propiciando el desarrollo en diferentes aspectos con el fin de formar personas con calidades académicas y de responsabilidad, en ambientes de respeto facilitando la libertad de aprendizaje permitiendo acceder a todas las fuentes de información para ampliar los conocimientos y desarrollar programas académicos de extensión y servicios.[5] Tal fue el caso del convenio interadministrativo suscrito con el Departamento Administrativo del Servicio Civil No 037 de 2008, en donde se realizó el diseño, la virtualización, el desarrollo e implementación de dos Diplomados denominados GESTIÓN HUMANA Y FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL y GESTIÓN DE SERVICIOS DE APOYO INSTITUCIONAL, con los cuales se proponía dotar al talento humano de las entidades distritales en la comprensión de la naturaleza del cambio institucional, sus teorías y conceptos y las técnicas que están involucradas en el mismo, para tener una visión más comprensiva de los elementos que enmarcan los procesos de ajuste institucional de acuerdo al contexto en el cual se realizan. Teniendo en cuenta que la educación y capacitación en ambientes virtuales se han convertido en una manera efectiva de acercar a las personas a diferentes campos del saber de forma sencilla y con flexibilidad de tiempo y espacio, mediante el desarrollo de actividades de aprendizaje autónomas. Dicha capacitación por medio de contenidos dinámicos no sólo en texto sino también con imágenes y animaciones, permite una mejor apropiación de la información. Los diplomados virtuales vienen generando valor significativo al impulsar en los estudiantes conocimientos que serían más difíciles de obtener en cuanto a costos, espacio, movilidad y tiempo como se observa en los métodos presenciales.

3 2. OBJETIVO El objetivo general que desarrollo la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, en el marco del convenio fue realizar el diseño, la virtualización, el desarrollo e implementación de los Diplomados denominados GESTIÓN HUMANA Y FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL y GESTIÓN DE SERVICIOS DE APOYO INSTITUCIONAL, cuyos contenidos estuvieran fundamentados en la legislación vigente y en las tendencias actuales de la gestión de servicios, empleando herramientas tecnológicas para su desarrollo y tutorías virtuales. 2.1 Objetivos Específicos desarrollados por la Universidad Distrital Construir y diseñar teóricamente los programas para los Diplomados y estructurar sus contenidos con las herramientas que requiera para tal fin. Ajustar los contenidos a un modelo pedagógico. Virtualizar los contenidos de cada uno de los módulos llevándolos al sistema con especificaciones multimedia. Manejar plataformas libres (MOODLE [6] o ILIAS [9]) para la administración de los servicios educativos tales como inscripciones, dirección de información hacia los estudiantes, foros, chats, multimedia, y evaluaciones. Garantizar el servicio y administración del alojamiento de los cursos hosting.[4] Coordinar las actividades relacionadas con los servicios de tutoría y monitoria para los beneficiarios o estudiantes de los Diplomados. Diseñar una estrategia de promoción masiva del diplomado e implementarla de manera coordinada con el Departamento Administrativo del Servicio Civil. Realizar el proceso de evaluación de los diplomados y expedir la respectivas certificaciones para los participantes que aprueben con más del sesenta (60%) de puntuación las pruebas a distancia y presenciales realizadas por la Universidad. 3. COMPONENTE ACADÉMICO Atendiendo los requerimientos o necesidades expresadas por el Departamento Administrativo de Servicio Civil la Universidad Distrital implemento contenidos académicos de los programas de capacitación y se estructuraron teniendo en cuenta los siguientes elementos: - Visión Integradora y de contexto: temas tratados con fundamento en la normatividad vigente y en el contexto. - Actualidad y pertinencia: vigencia y utilidad de los temas. - Normatividad: fundamento legal que se expondrá como base normativa. - Estudio de casos: los estudiantes pudieron aplicar hipotéticamente lo adquirido en el transcurso del diplomado. - Aplicabilidad: los elementos para su aplicación posterior por parte del Talento Humano beneficiario. - Lo anterior se especificó en cada uno de los diplomados de la siguiente manera: 3.1 Estructura Curricular Diplomado Gestión Humana y Fortalecimiento Institucional La estructura curricular del diplomado Gestión Humana y Fortalecimiento Institucional, se direccionó de la siguiente forma: Tabla 1. Estructura Curricular Diplomado Gestión Humana y Fortalecimiento Institucional EJE TEMÁTICO CONCEPTOS BÁSICOS DEL ENFOQUE DE GESTIÓN HUMANA CON BASE EN PROCESOS. COMPETENCIAS LABORALES Y FUNCIONES DE LOS EMPLEOS. SISTEMA DE SALARIOS, INCENTIVOS Y ESTÍMULOS. SUBTEMAS 1. Macroprocesos, procesos, procedimientos y actividades. 2. Organización con base en procesos. 3. La gestión humana en la organización. Los grandes procesos de la gestión humana. 4. Dimensionamiento laboral y estudios de carga laboral 5. Metodología del dimensionamiento de las plantas de personal. 1. Competencias comportamentales. 2. Competencias funcionales. 3. Técnicas para la elaboración de los manuales de funciones y de requisitos. 1. Régimen salarial en empleados públicos y trabajadores oficiales. 2. Nomenclatura y denominación de empleos.

4 CLIMA LABORAL Y BIENESTAR SOCIAL. 3. Sistema de valoración de empleos y diseño de escalas de remuneración. 4. Adopción de los sistemas salariales. 5. Diseño y administración de los planes de incentivos y estímulos. 1. El bienestar social en los empleados públicos y en los trabajadores oficiales. 2. Planes de bienestar social. 3. Medición del clima laboral. 4. Plan de intervención para el mejoramiento del clima laboral. 3.2 Estructura Curricular Diplomado Gestión de Servicios de Apoyo Institucional La estructura curricular del diplomado Gestión de Servicios de Apoyo Institucional se manejo de la siguiente manera: Tabla 2. Estructura Curricular Diplomado Gestión de Servicios de Apoyo Institucional EJE TEMÁTICO SISTEMAS DE GESTIÓN. ASPECTOS INTRODUCTORIOS MARCO LEGAL DE LOS DOCUMENTOS Y GESTIÓN DE ARCHIVOS. TÉCNICAS DE GESTIÓN SUBTEMAS 1. Gestión de servicios generales. 2. Gestión de archivos y documentos. 3. Gestión de materiales. 4. Servicios de apoyo básicos a los despachos. 5. Atención al público y técnicas de relaciones humanas. 1. El Concepto de Documento: Definición desde el punto de vista legal, formato: papel, C.D., Disco, mensaje de texto. Administrativo, Histórico. 2. Responsabilidad del Funcionario por los documentos: Legal, disciplinario, fiscal y cultura. 3. Normatividad Archivística: Constitución Nacional, Ley General de Cultura, 397 de 1997, Ley 594 del 2000 y Acuerdos que la reglamentan. 4. Manejo de las Comunicaciones Oficiales: Acuerdo 060 de Organización de los Archivos de Gestión: DOCUMENTAL Y DE ARCHIVOS GESTIÓN MATERIALES SERVICIOS RELACIONES HUMANAS ATENCIÓN USUARIO DE Y Y AL Responsables, principios, Series, Unidades documentales, Inventario. Transferencia 2. Normas ICONTEC: Formatos para principales tipos documentales 3. Tabla de Retención Documental: qué son? cómo se hacen? quiénes tiene que hacerlas? 1. Almacén. 2. Inventarios. 3. Compras y suministros. 4. Mantenimiento físico. 5. Servicios generales 1. La Organización centrada en los usuarios. Usuarios internos y externos. 2. Necesidades de los usuarios. Matrices de necesidades. 3. Las necesidades de los usuarios como calidad. 4. La Comunicación con los usuarios y los momentos de verdad. 5. Inteligencia emocional. Actitudes del servicio. Desarrollo emocional. 4. COBERTURA La población beneficiaria para el Diplomado en Gestión Humana y Fortalecimiento Institucional fueron los profesionales, tecnológicos y/o técnicos profesionales que laboran en las áreas de Gestión Humana de las entidades del Distrito Capital. Por otro lado, la población beneficiaria para el Diplomado en Gestión de Servicios de Apoyo Institucional, fueron estudiantes de los niveles asistencial y técnico, sin embargo el Talento Humano del orden tecnológico y profesional pudieron acceder a los procesos de formación. En un inicio se estableció un nivel de participación de aproximadamente 1000 estudiantes por diplomado sin embargo las expectativas fueron superadas, ampliamente, a continuación se muestra la cantidad de estudiantes que se inscribieron a cada uno de los programas de estudio:

5 Tabla 3. Número de estudiantes inscritos en los diplomados DIPLOMADO CANTIDAD ESTUDIANTES Gestión Humana y 1756 Fortalecimiento Institucional Gestión de Servicios 1154 de Apoyo Institucional TOTAL ETAPAS DE DESARROLLO DEL CONVENIO El convenio se desarrollo en cinco (5) etapas principales antes de la evaluación de los estudiantes por medio de un examen final, las etapas fueron las siguientes: Etapa 1: Preliminares: En esta etapa se conformó el equipo de trabajo y la fijación de parámetros de ejecución del proyecto, tiempos, metodologías, etc. Etapa 2: Diseño académico y Modelo pedagógico: Construcción teórica de cada uno de los temas, ambientación y diseño de actividades virtuales; se realizó la contratación de expertos en el tema para que desarrollaran los contenidos de cada uno de los módulos, estos profesionales se escogieron con experiencia sobresaliente en cada uno de los temas de la capacitación. Etapa 3: Virtualización: Los componentes académico se virtualizaron mediante características motivantes con un entorno de aprendizaje sencillo, práctico y dinámico para los estudiantes, empleando los siguientes parámetros: 1. Diseño instruccional simple y efectivo 2. Lenguaje y comunicación multimedia 3. Estrategias didácticas 4. Material de apoyo para fomentar la investigación dentro y fuera del material 5. Materiales en versiones livianas para descargas rápidas con medios de apoyo audiovisual. 6. Estrategias de seguimiento, evaluación y autoevaluación. Etapa 4: Montaje: Virtualizados los contenidos, se procedió al montaje y puesta en marcha de los programas en el respectivo servidor Web hosting para cada uno de los diplomados teniendo en cuenta la cantidad de los estudiantes inscritos en cada uno de ellos. El montaje se realizó sobre la plataforma Moodle (4). Etapa 5: Tutorías y Monitorias: Se contó con un equipo de tutores y monitores que soportaban el desarrollo académico de los programas, quienes estuvieron atentos a resolver las inquietudes y dudas que se presentaron a lo largo del desarrollo de los cursos. De esta forma, se puede resumir que las actividades que se llevaron a cabo por los monitores y los tutores fueron de seguimiento y monitoreo del nivel de desempeño y nivel de participación de los estudiantes en las actividades académicas; la elaboración de enunciados de actividades académicas (Tareas Foros); la evaluación de las actividades académicas (Tareas Foros); la respectiva retroalimentación de las Actividades Académicas (Tareas Foros); el acompañamiento en las Actividades Académicas (Tareas Foros); la resolución de Inquietudes Académicas (Desarrollo Curricular de los Módulos de Capacitación); la intermediación en la Solución de Dificultades Técnicas (Funcionamiento de la Plataforma Virtual), y la retroalimentación a coordinadores de capacitación o coordinadores de Talento Humano. 6. CONCLUSIONES Los diplomados virtuales organizados por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital e implementados por medio del convenio No 037 por la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, se convirtieron en una herramienta ágil y de amplia cobertura, que le permitió a las distintas entidades distritales, y particularmente a sus funcionarios, el mejorar sus procesos de gestión, consolidando la imagen institucional y contribuyendo con el objetivo social de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Los diplomados fueron bien estructurados en cuanto a los aspectos teóricos, pues se proporciono a los estudiantes una información pertinente que busca mostrar el mejor camino para un eficiente y eficaz sistema de gestión. Dichos documentos permitieron un acercamiento y una apropiación conceptual y metodológica que animaba a los estudiantes a seguir adelante en su capacitación. De esta forma, los diplomados lograron contribuir y responder a la necesidad de las Entidades Públicas del Distrito Capital para contar con talento humano capacitado, calificado y competente, capaz de afrontar los desafíos que representa una Gestión eficiente y eficaz, a partir de la base de conocimientos otorgada

6 mediante los módulos que componen los diplomados. El enfoque metodológico de estos diplomados partiendo de las llamadas "metodologías activas" convierten al monitor en orientador y facilitador del proceso de formación, complementando fácilmente los aspectos de carácter teórico. De igual forma permite monitorear los aspectos de carácter técnico (navegación en la plataforma virtual) y conocer el nivel de participación de los estudiantes en las diferentes Actividades Académicas. 7. REFERENCIAS [1]DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL. [consulta: abril 8 de 2010] [2] ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA. [consulta: abril 8 de 2010] [3] MICROSOFT PRESS Exchange 2000 Server Hosting Series Volume 1: Planning [4] PUETZ, Christopher. Web Hosting Manager. Edi Lulu.com [5] ESTATUTO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS, Abril 8 de 1997 [6] COLE Jason and FOSTER Helen. Using Moodle Teaching with the Popular Open Source Course Management System. Segunda Edición. Editorial Oreilly [7] RICE William. Moodle 1.9 E-Learning Course Development: A complete guide to successful learning using Moodle. Editorial Packt [8] MOODLE.ORG [consulta: abril 8 de 2010] [9] ILIAS LEARNING MANAGEMENT [consulta: abril 8 de 2010] [10] GARCÍA Lorenzo, CORBELLA Marta Ruiz, DOMÍNGUEZ FIGAREDO Daniel. De la educación a distancia a la educación virtual. Editorial Ariel. 1ª edición 2007 [11] SANGRÀ I MORER Albert, DUART MONTOLIU Josep Maria. Aprender en la virtualidad. Ed. Gedisa. 1 edición 2001

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