PRIMER INFORME DE AVANCE: DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL

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1 DISEÑO DEL MODELO DE GESTIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTRO DOCUMENTAL DEL PODER JUDICIAL PRIMER INFORME DE AVANCE: DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL SANTIAGO, ENERO 2014

2 DISEÑO DEL MODELO DE GESTIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTRO DOCUMENTAL DEL PODER JUDICIAL. PRIMER INFORME DE AVANCE: DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL Introducción Actividades realizadas Usuarios y Servicios de la DIBCD Los Usuarios y los Servicios Ofrecidos Satisfacción de Usuarios Canales alternativos de consulta Modelo de Gestión Referencial para la DIBCD Valores que identifican la gestión de la DIBCD Estrategia Estructura organizacional: Unidades que forman parte de la Dirección de Bibliotecas Centro Coordinador de la Gestión de Información del Poder Judicial Plataforma de Aplicaciones y Repositorio de Información Unidad web. El web como medio de difusión y servicio de información Red de Bibliotecas Centro de Servicios Habilidades y Competencias Personal Procesos y Sistemas Procesos que han hechos cambios significativos en la gestión documental Modelo Contextual Accesibilidad de Usuarios LDAP / Active Directory Sistema de Administración Complementarios de la Plataforma de Servicios Centros de Atención de Servicios Diagnóstico Institucional: situación actual en relación al modelo de gestión Misión Los Valores Funciones que se ha impuesto la nueva Dirección Estrategia Estilo de Liderazgo de la DIBCD... 27

3 4.6 Estructura organizacional La Estructura General Las Unidades de la DIBCD Perfil del personal y gestión de recursos humanos: Habilidades y Competencias Procesos y Sistemas de Gestión Institucional Proceso de toma de decisiones estratégicas y operativas Sistema de vinculación con usuarios Gestión de Recursos Institucionales Sistemas de monitoreo y evaluación de la gestión Procesos y Sistemas Técnicos Procesos Técnicos de las Bibliotecas Procesos Técnicos en el Centro Documental Digitalización Diagnóstico de Tecnología Desafíos de la DIBCD: identificación de Brechas A Nivel Estratégico A Nivel Tecnológico Procesos Técnicos de Bibliotecología Moderna Mejoramiento tecnológico A Nivel Organizacional Brecha de Gestión de la DBCD: Brecha de estructura organizacional: Actualización del perfil profesional y técnico del personal Sistemas de control de gestión... 46

4 INTRODUCCIÓN Esta consultoría se enmarca en el propósito de rediseñar y modernizar los procesos de gestión documental que ocurren en el Poder Judicial, donde la Dirección de Bibliotecas y Centro Documental cumple un papel fundamental. El Objetivo General es diseñar un Modelo de Gestión para la Dirección de Bibliotecas y Centro Documental del Poder Judicial, consistente y armónico con los lineamientos estratégicos contenidos en el Plan Estratégico del Poder Judicial, con el propósito de alcanzar niveles de excelencia en la administración y gestión de la Red de Bibliotecas y del Centro Documental para satisfacer las necesidades actuales de los usuarios internos y externos. Los Objetivos Específicos incluyen: i. Realizar un Diagnóstico de la situación actual de la Dirección de Bibliotecas y Centro Documental del Poder Judicial en materia de definiciones estratégicas, de funciones, de diseño de los procesos de negocio, de soporte y sus interacciones, de instalaciones, de tecnología, de personas y de presupuesto. ii. Elaborar una propuesta de adecuación institucional y rediseño del modelo de gestión, orientando la función de la Dirección hacia el cumplimiento de los objetivos del Plan Estratégico del Poder Judicial. iii. Identificar los estándares nacionales e internacionales que resultan ser aplicables e indispensables para los procesos internos de la unidad, considerando las propuestas de adecuación necesarias. iv. Formular un Plan para la Implementación del Modelo de Gestión propuesto, con su respectiva Priorización. v. Ejecutar la consultoría en estrecha colaboración con la Dirección de Bibliotecas y Centro Documental, las unidades que dependen de ella y el Presidente de la Excma. Corte Suprema. Con el objeto de ordenar el trabajo, se definió tres etapas, aproximadamente de un mes cada una: diagnóstico, diseño de modelos de gestión y plan de implementación. Este informe contiene el resultado obtenido en el Diagnóstico Institucional. De acuerdo a lo establecido en la Matriz de Requerimientos y Alcance, los contenidos de este informe deben incluir: 1.- Análisis de la demanda por servicios de las Bibliotecas y Centro Documental. 2.- Identificación de un Modelo de Gestión conceptual para la DBCD. 3.- Realizar un diagnóstico integral de la situación actual Este informe contiene en la sección 1 un detalle de las actividades realizadas. En la segunda sección, se entrega el análisis de los servicios ofrecidos por la DIBCD y los usuarios que los demandan. 1

5 La tercera sección entrega el resultado de la discusión realizada por el equipo consultor, comparando la realidad observada en la DIBCD con la alcanzada por la Biblioteca del Congreso Nacional en lo técnico, y sometiendo al análisis los aspectos institucionales de una unidad inscrita en el Poder Judicial. De esta forma, se obtuvo un Modelo de Gestión Conceptual, que sirve de referencia para realizar el diagnóstico de la situación de la DIBCD en el presente. Con este Modelo de Gestión como referencia, se realizó el Diagnóstico Institucional, que se presenta en la sección 4. Finalmente, la sección 5 identifica las brechas entre la situación actual y el Modelo Conceptual. Este es el insumo para la siguiente etapa de la consultoría, que elaborará un Diseño del Modelo de Gestión de la DBCD y determinará los requerimientos en términos de adecuación institucional. 2

6 1 ACTIVIDADES REALIZADAS Las actividades realizadas incluyen levantamiento de información primaria, mediante la realización de entrevistas a los actores más involucrados en la gestión de la DIBCD, en la Corte Suprema, Corte de Apelaciones, Tribunales de Primera Instancia, unidades del Poder Judicial especialmente la propia DIBCD. Además, se realizó un Grupo de Foco con los Secretarios de Ministros de la Corte Suprema. La participación en el equipo de trabajo de Soledad Ferreiro, ex Directora de la Biblioteca del Congreso Nacional, quien condujo el proceso de transformación de la BCN en una institución grado 5, permitió aprovechar esa experiencia como un referente relevante para la elaboración del Modelo Conceptual. Se revisó la documentación disponible en materia de gestión pertinente para examinar la situación de la DIBCD. A todas las personas que participaron en estas actividades, el equipo de EMG manifiesta su sentido agradecimiento. Las personas entrevistadas o consultadas, son: Corte Suprema - Ministro Haroldo Brito - Relator Hernán Cárdenas - Secretarios que participaron en Focus Group: Asistente Ministro Paola Barraza Carlos Künsemüller Eduardo Fuenzalida Rosa Egnem Richard Ortega Juan Araya Jacqueline Díaz Rosa María Maggi Claudio Alvarado Patricio Valdés Sandra Nahuelan Gloria Ana Chevesish Juan Carlos Cabezas Héctor Carreño Corte de Apelaciones - Ministro Omar Astudillo Tribunales de Primera Instancia: - Claudia Ortiz, Jueza TOP de Ovalle. - Rubén Bustos, Juez Garantía de Vicuña. - Héctor Mardones, Secretario Letras de Molina. - Macarena Yáñez, Jueza Letras y Garantía de Licantén. - Jorge Gutiérrez, Secretario Letras y Garantía de Licantén. - Ximena Vásquez, Juez Letras de Parral. 3

7 - Alouette Aguilera, Juez Subrogante Letras de Cauquenes. - Mario Kusanovic, Juez 3º Letras de Punta Arenas. Dirección Bibliotecas y CD - Erika Fuentealba, Directora de DIBCD - Varinia Jeldes, Jefa Unidad de Gestión - Cecilia Alcayaga. Jefa Unidad de Convenios e Interconsultas - Pedro Contreras, Jefe Unidad de Apoyo Informático - Mónica Urzúa, Jefa Técnica de la Biblioteca de la Corte Suprema. - Bibliotecarias de Regiones - Roberto Davanzo, Jefe Centro Documental Dirección de Estudios y Análisis Jurídico - Constanza Collarte, Directora Corporación Administrativa del poder Judicial - León Paul, Subdirector - Mauricio Rodríguez, Jefe Departamento de Informática Reuniones de Trabajo - De Soledad Ferreiro con DIBCD - De Alicia Leiva con DIBCD - De Soledad Ferreiro con equipo Tribunal Modelo 4

8 2 USUARIOS Y SERVICIOS DE LA DIBCD 2.1 Los Usuarios y los Servicios Ofrecidos Una primera mirada sobre la DIBCD requiere poner atención en el tipo de servicios que produce para sus usuarios y comprender qué es lo que ellos necesitan. Es así como en este proyecto el equipo se reunió con diversos tipos de usuarios tanto en contacto personal como vía telefónica y por video conferencia. También sirvió a este fin las entrevistas sostenidas con funcionarios de la DIBCD y de la Corte Suprema. Producto de lo anterior, se elaboró una matriz que resume los diferentes servicios para cada usuario, por tipo de usuario y distinguiendo entre los servicios entregados presencialmente (al que llamamos Físico ) y aquellos que se entregan de forma remota (a los que llamamos Virtual). En una segunda instancia quisimos cuantificar dichos servicios lo que no fue una tarea fácil y sólo se lograron datos para algunos servicios, por tipo de usuario 1. Esto es importante de hacer notar, en cuanto a las debilidades de información. En efecto, la Dirección no cuenta con información precisa del volumen de sus usuarios ni de la frecuencia de uso de sus servicios por los diferentes tipos de usuarios.. Ello dificulta cualquier análisis organizacional y en particular, el relativo a sus usuarios. Solo podremos conocer en esta etapa las categorías genéricas, sin poder distinguir los principales ni los más frecuentes 2. Sin embargo, aún sin estadísticas que lo avalen, como resultado de este proceso de diagnóstico, se puede decir que el foco de las unidades que componen la DIBCD tiene indiscutiblemente como usuario principal a sus Ministros respectivos y sus equipos directos. Es decir, los usuarios principales de la BCS y el CD son los Ministros de la CS, los usuarios principales de las Bibliotecas regionales son los Ministros de sus Cortes y sus equipos más cercanos de apoyo a su labor. Sus motivos de consulta se derivan de los requerimientos de información para producir los fallos, siendo el material de doctrina, derecho comparado y la jurisprudencia los servicios más requeridos. La siguiente matriz ilustra la diversidad de usuarios que podrían acceder a los servicios y los tipos de servicios que produce la DIBCB, así como la correspondencia entre uno y otro. El cuadro muestra que, por un parte, no todos los servicios están disponibles más allá de los miembros del Poder Judicial. Es así como los préstamos de libros, revistas e inter bibliotecarios de nivel físico así como las consultas a las BD sólo están disponibles internamente 3. Por otra parte, muestra la escasez de información acerca de los servicios producidos por las dependencias de la DIBCD. Los números presentados pertenecen solo a los servicios de la BCS y no se tuvo claridad respecto del período que representan (mensual, anual, etc.). 1 Información elaborada por la Sra. Mónica Urzúa. 2 Esto es así tanto para las Bibliotecas como para el CD, quien tiene una estadística de uso pero sin detalles por tipo de Base de Datos o usuario, como se explica en la sección respectiva. 3 Sin embargo, si se consulta en las Salas de Lectura se puede acceder a todo el material. 5

9 Cuadro N 1: Matriz de Usuarios y Servicios Físicos de la Dirección de Bibliotecas y Centro Documental Usuarios Corte Suprema Cortes de Apelaciones Tribunales y Juzgados CAPJ Público Externo Servicios Físicos Vigentes Ministros Secretarios Privados Relatores Salas Dirección de Estudios Fiscalía, Of Asts Administrat. Y otros Funcionarios Ministros Salas Relatores Bibliotecas Funcionarios Juez Funcionarios Funcionarios Nivel Central y Zonales Ciudadanos chilenos y extranjeros Prestamos Libros Prestamos Revistas Consulta solo sala Carpetas con leyes, DS,DFL, otros 476 Préstamos Inter bibliotecarios Consultas Consulta solo 582 bibliográficas sala Códigos actualizados Consulta solo sala Registro de Sentencias Corte Supre Lectura en Sala Acceso a colección patrimonial Servicios anexos (fotocopias, PC, etc.) Fuente: Elaboración propia con datos de la Biblioteca CS. 6

10 Cuadro N 1: Matriz de Usuarios y Servicios Virtuales de la Dirección de Bibliotecas y Centro Documental (Continuación) Usuarios Corte Suprema Cortes de Apelaciones Tribunales y Juzgados CAPJ Público Externo Servicios Virtuales Vigentes Ministros Secretarios Privados Relatores Salas Dirección de Estudios Fiscalía, Of Asts Administrat. Y otros Funcionarios Ministros Salas Relatores Bibliotecas Funcionarios Juez Funcionarios Funcionarios Nivel Central y Zonales Ciudadanos chilenos y extranjeros Consulta BD Jurispru- dencia, legalislativa, etc. Consulta Libros y documentos digitalizados Biblioteca Responde Servicio Alerta, boletines suscriptores vía correo electrónico Códigos actualizados Fuente: Elaboración propia con datos de la Biblioteca CS. 7

11 Como se puede ver, no todos los servicios están disponibles más allá de los miembros del Poder Judicial. Es así como los préstamos de libros, revistas e inter bibliotecarios de nivel físico así como las consultas a las BD sólo están disponibles internamente 4. Las existencias actuales (al 2012) con las cuales sirven a sus usuarios son limitadas a ítems, distribuidos como sigue: Cuadro N 2: Fondo Bibliográfico por Corte de Apelaciones Corte de Apelaciones Total Fondo Bibliográfico 1 Arica Iquique Antofagasta Copiapó La Serena Valparaíso San Miguel Rancagua Talca Chillán Concepción Temuco Valdivia Puerto Montt Coihaique Punta Arenas Corte Suprema Total Fuente: Elaborado en base al Informe Evaluación y a entrevistas con profesionales de la DIBCD. Asimismo, se han ido incorporando al mundo virtual alrededor de libros y documentos disponibles en la intranet del Poder Judicial llamada Biblioteca Virtual, la cual tienen limitaciones, dado que de acuerdo al derecho de autor, existe una restricción importante para poder copiar la información digital. 2.2 Satisfacción de Usuarios La satisfacción de usuarios es un tema que no había sido abordado por la Dirección con anterioridad, pero tiene la conciencia de una tarea pendiente. Esta consultoría se acercó a diversos tipos de usuarios para conocer su visión de los servicios de la Biblioteca. La DIBCD efectuó una encuesta de satisfacción de usuarios que está pendiente de ser entregada para el análisis de este proyecto. 4 Sin embargo, si se consulta en las Salas de Lectura se puede acceder a todo el material. 8

12 El análisis entregado por la Dirección indica que de los que respondieron la encuesta, el 51% correspondió a público externo, (estudiantes de derecho, docentes, investigadores y ciudadanos chilenos y extranjeros). El 16% a Bibliotecas Externas al Poder Judicial y con quienes la Biblioteca de la Excma. Corte Suprema, tiene convenios suscritos de cooperación. El 12% correspondió a los Secretarios Privados de los Ministros de la Excma. Corte Suprema.El 10% de las respuestas fueron del conjunto de las Bibliotecarias Profesionales que están a cargo de las siguientes Bibliotecas de las Cortes de Apelaciones del país. Por último, el 7% corresponde a las respuestas obtenidas de los funcionarios de la Excma. Corte Suprema. Es interesante consignar que solo el 2% 5 de quienes respondieron fueron Ministros de la Corte de Apelaciones de Santiago, así como de Relatores, de esa misma Corte, los que en palabras de nuestros entrevistados, corresponden al contingente más importante de las atenciones entregadas por el personal tanto de la Bibliotecas como del CD. El informe del que dispuso esta consultora sólo señaló se evidencia una favorable percepción en la calidad del servicio y en la atención que ofrece el personal que trabaja en los mesones de préstamo de la Biblioteca, sin perjuicio de constatarse tres áreas que son posibles de mejorar, las cuales se identificaron de la siguiente forma: Mejora del Buscador y de la Visualización de la Biblioteca Virtual. Acceso a impresión de partes y/o capítulos de libros desde la Biblioteca Virtual. Difusión de los Servicios y Productos de la Biblioteca. La insuficiencia de la información es evidente, con lo cual no podemos establecer una valoración cuantitativa de los servicios de la Red. Esta consultoría se acercó a diversos tipos de usuarios para conocer su visión de los servicios de la Biblioteca. Los resultados de las entrevistas sólo pueden ser parciales dado el universo que en este corto período pudo abarcarse. Sin embargo se puede consignar cualitativamente lo siguiente: El equipo de EMG realizó entrevistas a representantes de los distintos tipos de usuario que atiende la DIBCD. Los resultados de las entrevistas demuestran realidades o percepciones de realidades, aún cuando no son representativas en el sentido estadístico. Las conclusiones de estas entrevistas se organizan en dos momentos. Primero, en el cuadro de la siguiente página, se presenta una síntesis de las opiniones recopiladas a partir de las entrevistas a cada tipo de usuario, considerándose como de orden específico. En seguida, se presentan algunas percepciones que son comunes a los usuarios entrevistados, asumiéndose, por esto, como de orden general. 5 Lo que equivale a 1 Ministro o 1 Relator. 9

13 Cuadro N 3: Aproximación a la Satisfacción de los Usuarios Principales Tipos de Usuarios Comentario/ Medida de satisfacción Bibliotecas Centro Documental Ministros de la Cuando solicitan un texto lo tienen; cuando solicitan fallos lo solicitan y obtienen. Es un usuario privilegiado de la DIBCD; su Corte Suprema requerimiento es atendido en forma rápida y eficaz, desatendiendo si es necesario al resto de los usuarios Ministros de la Corte de Apelaciones Jueces de Tribunales de Primera Instancia Relatores Secretarios de Ministros de la C.S. Funcionarios judiciales Abogados que participan en causas Alta valoración de la disponibilidad de libros especialmente digitalizados; no obstante es necesario que la Biblioteca cuente con toda la literatura relevante en cada materia, o cuente con convenios suscritos para acceder a esa literatura Altamente valorado el acceso a libros digitalizados, que de otra forma no podrían consultar; varios jueces están cursando estudios de posgrado, y encuentran apoyo importante en esta biblioteca digital; no es inusual que se provean de textos con sus propios recursos y los compartan con colegas para resolver escasez. Usan preferentemente el Acceso a la información por cada Sala, lo que consideran muy útil y de fácil uso. Cuando es necesario, buscan referencia en doctrina. Su función requiere esencialmente jurisprudencia reciente La disposición de fallos relacionados con la causa es altamente valorada; sin embargo, la complejidad del patrón de búsqueda limita el acceso y desanima al uso de esta herramienta. Falta información, capacitación y adecuación del instrumento a las necesidades de los Ministros. Hay alta heterogeneidad: algunos nunca usaron al CD y otros lo hicieron esporádicamente. La información de fallos es altamente valorada; sin embargo, el patrón de búsqueda es poco claro y desanima la consulta; algunos jueces recurren a las Bases de Datos de la Defensoría y Fiscalía; Utilizan sólo parte de las capacidades del CD, pues no obedece a los sistemas de búsqueda y análisis de información del relator; es necesario desarrollar más esta herramienta para aproximarla a sus requerimientos Alta valoración de los servicios tanto los servicios de la Biblioteca como los del Centro Documental. Estimaron que le ocurría lo mismo sólo con un leve retraso, a las consultas que efectuaban tribunales de provincia. Las pocas debilidades que quisieran subsanar se lograrían con más libros, un espacio más grande, un horario más largo, una mejor red telefónica, una colección con libros de derecho más antiguos. Evaluaron de manera muy positiva los cambios que ha habido con la nueva Dirección n/i Concurren a las bibliotecas de la Corte Suprema y de las Cortes de Apelaciones; no hay un patrón de atención estandarizada, ni registro de la calidad del servicio entregado, ni del grado de satisfacción del usuario. n/i Hay registro de visitas en sistema de conteo. No hay precisión en qué tipo de usuario es no de qué tipo de consulta hizo, ni de si tuvo éxito al usarlo Ciudadanía n/i n/i Fuente: Percepciones de los consultores tras un mes de trabajo en terreno, entrevistando al personal y a usuarios definidos por la DIBCD y Equipo del BID. 10

14 De las entrevistas, también se obtuvo algunas percepciones de orden general, importantes de considerar con vista a la formulación de un Programa de Fortalecimiento. 1. La información es utilizada en el conocimiento de la causa pero especialmente en el momento de la sentencia, donde la fundamentación y validación son atributos muy valorados 2. En general, las decisiones de compra y de digitalización son una política en que los jueces y secretarios de fuera de la RM no participan 3. La consulta a través de medios remotos requiere equipar adecuadamente a las oficinas del Poder Judicial en cada ciudad donde una Corte o Tribunales; esto implica actualización y mejoramiento de calidad de los equipos de funcionarios 4. El uso de medios digitales requiere capacitación y difusión; también considerar la resistencia de funcionarios de mayor edad, al momento de planificar intervenciones 5. No existen canales de comunicación establecidos para que los funcionarios soliciten libros o información doctrinal y jurisdiccional 6. En Santiago, usuarios comparan el servicio de CD con el de empresas privadas (Legal Publishing, Microjuris). 7. Consideran muy importante contar con una colección de Doctrina de autores extranjeros, que esté en permanente actualización. 2.3 Canales alternativos de consulta Esta última percepción indica que los usuarios del Poder Judicial tienen diversas alternativas a los servicios de la DIBCD: las Bibliotecas y Centros de Estudios de las Universidades, la Biblioteca del Congreso apareció como una alternativa gratuita y de alta disponibilidad, las Bases de datos pagadas a través de suscripciones mensuales/ anuales y las Bases de Datos de la Defensoría y del Ministerio Público. Es decir, la DIBCD tiene una competencia que no es posible despreciar y que en una segunda vuelta de este análisis podría incorporarse. Particularmente, conociendo la calidad y cantidad de las Bases de Datos del Ministerio Público y la Defensoría quienes comparten la misma necesidad de jurisprudencia que el propio Poder Judicial. 11

15 3 MODELO DE GESTIÓN REFERENCIAL PARA LA DIBCD La Biblioteca del Poder Judicial constituye el espacio de interacción entre la oferta de información y conocimiento digital o presencial, la comunidad del Poder Judicial y la ciudadanía. Principalmente la información que se maneja, son las leyes y normativas nacionales e internacionales, los Fallos de las Cortes, y en general todo material relevante para resolver requerimientos en el ámbito de la doctrina y la jurisprudencia, los informes en derecho, información de contexto sobre los temas en discusión y todo aquello que permita apoyar la labor jurisdiccional. El equipo consultor ha elaborado un diseño preliminar para la gestión documental. La solución de modelo de servicio diseñada para la DIBCD tiene interfaz con un conjunto de componentes externos. El modelo referencial tiene siete componentes: Valores, Estrategia, Estilo de Liderazgo, Estructura organizacional, Personal, Habilidades y Competencias, Procesos y Sistemas, 3.1 Valores que identifican la gestión de la DIBCD La DIBCD tiene como misión apoyar la función judicial de los miembros del Poder Judicial, de manera que estos puedan cumplir sus roles y responsabilidades a cabalidad y dar a conocer la información judicial pública a la ciudadanía. Responden a los requerimientos de información y conocimiento en materia de doctrina y jurisprudencia, provenientes desde los funcionarios del Poder Judicial, y a otros actores involucrados en el ejercicio de la función judicial, con el objeto de contribuir a la dictación de fallos mejor fundamentados. Las unidades y personal de la DIBCD tienen como foco la satisfacción de las necesidades de sus usuarios, priorizando a los funcionarios del Poder Judicial. Esta Dirección contribuye a difundir en lenguaje llano los procesos y los actos inherentes a la función judicial a la ciudadanía Estrategia La DIBCD pone a disposición de los usuarios, en forma fácil y de acuerdo a estándares internacionales, tanto los recursos de información producidos por el Poder Judicial, como aquellos que se obtienen externamente. La DIBCD sostiene una estrategia de extensión y profundización de sus servicios, apoyada en cuatro líneas de acción: 12

16 - Fortalecimiento de las Bibliotecas de la Corte Suprema y de las Cortes de Apelaciones robusteciendo sus colecciones físicas y digitales, y convirtiéndose en el espacio de apoyo para la información del Poder Judicial - Integración de sistemas de información y de gestión documental de manera que sea fácil el acceso a los recursos de la DIBCD, esencialmente fallos y material bibliográfico en formato físico y en formato digital. Desarrollar espacios de entrenamiento digital o presencial para la fácil comprensión de la función y alcance del Poder Judicial a lo largo de Chile. - Extensión del alcance de sus servicios desde la atención prioritaria para los Ministros de la Corte Suprema, hacia la inclusión progresiva delos Ministros de las Cortes de Apelaciones, Jueces de Tribunales de Primera Instancia y luego a todos los funcionarios judiciales, en un sistema de información que fortalece las capacidades institucionales. - Generación de información en distintos formatos y medios de fácil uso para ciudadanos. 3.3 Estilo de Liderazgo Se realizó un proceso participativo en el cual se consensuaron los siguientes valores: eficiencia y eficacia en la producción de los servicios de la DIBCD, trabajo con ánimo cordial y espíritu de equipo, preocupados por estar en la frontera de los estándares y las nuevas prácticas, atención a nuestros usuarios poniendo el foco en sus necesidades, incluso adelantándonos a ellas y generando una cultura de evaluación y medición permanente de resultados para orientar la mejora continua. Se ha implantado un proceso de capacitación permanente en liderazgo y trabajo en equipo para todos los miembros de la DIBCD, generando liderazgo en todos los equipos. Esto permite el empoderamiento de las personas y cada una florece y se expande tanto en lo personal como en su puesto de trabajo, mejorando significativamente el desempeño de la institución. Asimismo, se impulsa un sistema de trabajo en redes concéntricas que emplean de forma más eficiente sus competencias y la tecnología disponible. 3.3 Estructura organizacional: Unidades que forman parte de la Dirección de Bibliotecas Como órgano principal en la gestión documental del Poder Judicial, la DIBCD depende de la Presidencia de la Corte Suprema, bajo cuyo mandato gestiona la información doctrinal y jurisdiccional, desarrolla servicios de información a usuarios, planifica los recursos financieros, humanos y físicos requeridos para prestar servicios de calidad, y realiza un proceso de rendición de cuentas a la Corte Suprema y al Poder Judicial en general. Está constituido por la Dirección de Bibliotecas, unidad especializada en gestión de información y conocimiento, por la Biblioteca de la Corte Suprema y por las Bibliotecas de las Cortes de Apelaciones. La Dirección de Bibliotecas está formada por un Director, Sub Director (a) y su equipo profesional, distribuidos en las siguientes unidades: Centro Coordinador de la Gestión de Información digital del Poder Judicial en el que concurren ingenieros de sistemas, abogados, bibliotecólogos, tecnólogos de información, expertos en visualizaciones y arquitectos de Información; 13

17 Procesamiento de Información, integrado principalmente por bibliotecólogos; Servicios de Información vía web, integrado por periodistas, expertos en lenguaje, diseñadores y arquitectos de información; Red de Bibliotecas a nivel nacional, a cargo de bibliotecólogos; Centro de Servicios Centro Coordinador de la Gestión de Información del Poder Judicial Este Centro está compuesto por Ingenieros de Sistemas, especialistas en diseño y manejo de información de Datos abiertos, expertos en Ontologías, RDA, FRBR, datasets, URI etc., bibliotecarios catalogadores y arquitectos de información. Tienen la responsabilidad de estudiar, aplicar y mantener actualizados los estándares universales propuestos por las grandes Bibliotecas Nacionales, como la de Estados Unidos, Francia, España, entre otras, quienes ya las han adoptado. La actividad más relevante ha sido el traspaso de la información almacenada en el Centro Documental a repositorios digitales, en los que se puede almacenar la información en base a colecciones y de acuerdo a las comunidades que la usan. Esta nueva modalidad ha permitido ingresar además de textos, videos, archivos, sonidos e imágenes, si es que se incorpora XML un estándar usado mundialmente para poder interoperar con otras organizaciones Plataforma de Aplicaciones y Repositorio de Información Esta entidad, luego de un análisis detallado de sus profesionales respecto a cómo migrar los datos almacenado con WinIsis a las nuevas prácticas, traspasaron los datos a un nuevo sistema usando las normas generadas por Biblioteca del Congreso de Estados Unidos, RDA y FRBR, generando una nueva forma de catalogar que no sólo abarca el autor de un libro, sino que despliega al mismo tiempo todos los libros de ese autor, los comentarios sobre él, generando así un concepto del libro y sus circunstancias. Es responsable de la Digitalización, del manejo de los estándares, de los metadatos, de seleccionar lo que se va a digitalizar, de poder recuperar de los repositorios la información procesada, la edición de textos y el manejo tecnológico de los software y su uso. La Dirección de Bibliotecas ha traspasado su información a los nuevos estándares: Dspace, repositorio creado por el MIT y de libre disposición, al igual que Dublin Core para el registro de los diversos tipos de metadato. Estos repositorios inteligentes, flexibles y adaptables generan grandes facilidades para publicar (tipo mash up) la información almacenada en la web que ensalza cada registro. El Open Linked Data, es una nueva forma de catalogar un objeto digital y ponerlo a disposición para su uso. Existen 5 categorías desde el número 1 al 5. La Biblioteca del Congreso de Chile está en el nivel 5. El Procesamiento de Información es responsabilidad de bibliotecólogos que deben estar permanentemente actualizados de lo que pasa en el mundo y en especial de cómo otros Poderes Judiciales manejan la información, con que estándares, como publican la información. Los bibliotecólogos mantendrán la Red de Bibliotecas bajo estándares comunes.. 14

18 Respecto a la oferta de libros, se propuso un sistema en que los miembros del Poder Judicial podían hacer propuestas de adquisiciones. Las proposiciones fueron analizadas por los bibliotecarios y posteriormente por equipos voluntarios del Poder Judicial, acotándose la compra a la disponibilidad de fondos y procesando posteriormente el material bibliográfico e incorporando la metadata necesaria Unidad web. El web como medio de difusión y servicio de información No es menor que los ciudadanos chilenos hagan al mes 88 millones de consultas a Wikipedia (Datos octubre, 2013). Toda la información que produce el Poder Judicial, salvo la que hay que mantener su privacidad está disponible vía web para la ciudadanía y usuarios internos. También el catálogo digital de libros, revistas y documentos en el cual pueden encontrar textos completos o referencias de un libro. Las personas que acceden al web, puede ser un experto o una persona que está afectada y que quiere conocer que es un fallo, una sentencia, jurisprudencia puede consultar en el web el Poder Judicial. Por ello se mantiene y preserva la información que se publica en el web en forma digital como registro histórico de un devenir.. La Web facilita la comprensión de la ciudadanía tomando en cuenta que el Poder Judicial, sus procesos, lenguaje y actividades, no están instalados en los colectivos, por lo que se hace cargo de las dificultades de comprensión de la información publicada para convertirla a lenguaje llano. Usando Google Analytics el web se ajusta a las tendencias de uso de la ciudadanía, mirando la cantidad de visitas, los temas de mayor interés a los que acceden y a partir de estas tendencias se rediseñan permanentemente las interfaces de acuerdo a los intereses internos y ciudadanos siguiendo los estándares de usabilidad y encontrabilidad. Se abrieron las posibilidades para que fácilmente los demandantes pudieran bajar información a sus computadores, sin restricción alguna. Hoy día el web está bajo licencia de Creative Commons. El web está planteado de distintas maneras de acuerdo a sus destinatarios, con una oferta fácil de usar que genere una buena experiencia y que tenga siempre ayuda en línea. Los contenidos en lenguaje llano facilitan la comprensión de los temas en discusión como también de cómo son los procesos en el Poder Judicial y como fluyen desde una entidad a otra. El web dispone de convenios de interoperabilidad con Ley Chile y con Chile Atiende, el primero para recibir automáticamente las actualizaciones legales y en el segundo como un medio de difusión para llegar a la ciudadanía. Existe un servicio de referencia en línea, atendido por especialistas en las materias que se tratan en el Poder Judicial; se atiende preguntas que provengan del web, del teléfono y del correo, las que quedan grabadas e identificadas en un sistema computacional Red de Bibliotecas Es un espacio en que los componentes de red formada por las Bibliotecas de las Cortes de Apelaciones y la de la Corte Suprema se ponen de acuerdo en cómo aplicar las normas, los estándares a todos los servicios documentales de la red. La Dirección de Bibliotecas ha traspasado su información a los nuevos estándares: dspace, repositorio creado por el MIT y de libre disposición, al igual que Dublin Core para el 15

19 registro de los diversos tipos de metadato. Para catalogar usan estándares como RDA y FRBR. Estos repositorios inteligentes son flexibles y adaptables y generan grandes facilidades para publicar (tipo mash up) la información almacenada en la web que ensalza cada registro. El Open Linked Data, nueva forma de catalogar un objeto digital y ponerlo a disposición para su uso, diferencia 5 categorías para las instituciones desde el número 1 al 5, que van cumpliendo las etapas. La Biblioteca del Congreso de Chile está en el nivel 5. La nueva red de Bibliotecas está interconectada en 17 ciudades a lo largo de Chile en donde se atiende a los usuarios en espacios adecuados y con personal profesional. La política oficial de disponer de un presupuesto incremental permitió acceder a los recursos de información digitales o a referencias de libros de doctrina y otros. Los servicios han aumentado un 1000% en dos años, dado el incremento de interacciones con usuarios presenciales y remotos y la disponibilidad de servicios de información digitales jurídicos Centro de Servicios La DIBCD cuenta con una estrategia permanente para identificar roles y preocupaciones que tienen los miembros del Poder Judicial para cumplir con sus funciones. Esa información permitirá generar un Programa de Entrenamiento presencial y virtual dirigido a comunidades de roles afines y en especial para las personas que ingresan al Poder Judicial. Para contribuir a la comprensión de la información que maneja el Poder Judicial, se ofrecen permanentemente sesiones de entrenamiento en forma presencial y también a través del web. Es clave aplicar estrategias para que los demandantes de información puedan usar la información fácilmente, bajarla a sus computadores, reenviarla, rehacerla y compartir sin restricciones de derecho de autor. Para ello se deben estudiar permanentemente los conceptos de Usabilidad (Usability) que permite que los usuarios digitales no tengan dificultades para usar la información. Independiente de las unidades planteadas, la nueva Biblioteca de la Corte Suprema es un hito y su gestión es un ejemplo formador para el resto de las Bibliotecas. Aumentó el espacio para atender usuarios en áreas colectivas e individuales. Su horario se prolongó 3 horas diaria y está abierta los sábados en la mañana por 4 horas y su horario semanal es de 8am a 7pm. Está conformada por profesionales que conocen muy bien la demanda y la oferta de material bibliográfico, como también los medios para obtenerlos por vías de préstamo inter bibliotecario, o adquirirlos digitalmente por la Biblioteca para ser instalados en los equipos de los usuarios. Con el cambio de sistema computacional a uno que integra todas las funciones, se han abierto nuevas posibilidades para los usuarios de explorar remotamente la oferta en línea de documentos, de solicitar información, de sugerir futuras compras, por ejemplo. Dado los cambios de estándares y normas, el personal se entrenó para conocer las nuevas modalidades de almacenar registros en repositorios, y las nuevas reglas para ingresar y desplegar información en la modalidad de Datos Abiertos Enlazados (Open Linked Data) que permite una nueva forma de almacenar información y hacerla disponible mediante visualizaciones. El tema más difícil es contar con expertos en visualizar datos, para hacerlos muy fáciles de usar. Llamada también web semántica, es producto del creador de la Internet Tim Berner Lee y su equipo que desde el W3 Consortium muestran los estándares en reuniones anuales de la 16

20 IFLA, International Federation of Library Associations, donde se aprenden todas las nuevas prácticas del manejo actual de la información y se generan redes. Anualmente asisten 3 personas de las Bibliotecas y se incentiva la presentación de charlas y documentos. 3.4 Habilidades y Competencias La Dirección de Bibliotecas es el órgano superior que lidera el proceso de generación de información digital y física, de acuerdo a los estándares internacionales de gestión documental, su aplicación tecnológica y en la oferta de experiencias significativas de usuario. Los productos clave que ofrece la Dirección de Bibliotecas son los distintos repositorios con toda la información producida por el Poder Judicial y la colección de Doctrina. Información disponible a través del sistema integrado de información accesible desde todas las bibliotecas del Poder Judicial. Almacena registros de información en repositorios y con estándares mundiales. El acceso a la información, de este modelo, se ha simplificado gracias a la posibilidad de visualizar la información en forma gráfica y atractiva. La Dirección de Bibliotecas y sus especialistas son los que se relacionan con los usuarios internos para escucharlos y generar propuestas que sean fáciles de usar y atingentes a las demandas. Disponen de especialistas para conversaciones de información (referencia), ofrecen ayuda para cómo acceder a recursos digitales en la red interna y externa, digitalizan libros y los ponen disponibles de acuerdo a los derechos de ellos y disponen de una gran colección de libros de Doctrina chilenos y extranjeros. La Dirección de Bibliotecas observa el mapa de flujos de información del Poder Judicial y los productos creados y cautela que estos se hagan con la normativas modernas y que se almacenen de acuerdo a los estándares de preservación y que se puedan consultar con facilidad. Las competencias distintivas de la DIBCD son la gestión de información documental de bibliografía doctrinal y jurisdiccional y el texto de los fallos dictados por la Corte Suprema, Cortes de Apelaciones y Tribunales de Primera Instancia. En base al procesamiento de esos fallos, la DIBCD puede originar un análisis jurisprudencial dinámico, que haga seguimiento de los criterios aplicados en diversas materias del Derecho, así como de los debates nacionales e internacionales sobre estas materias y ofrecer canales de acceso eficientes, eficaces y de alta usabilidad para los usuarios del Poder Judicial y externos. 3.5 Personal El personal de la DIBCD cuenta con el perfil adecuado para prestar servicios en un ambiente altamente tecnologizado, está orientado a la prestación de servicios de calidad a los usuarios, e interesado en el mejoramiento continuo de los servicios entregados. Su calificación debe estar acorde con los requerimientos de la gestión documental y con la atención de clientes. La Dirección dispone de ingenieros expertos en desarrollo de servicios de información con experiencia en el manejo de datos abiertos y comprensión de los cambios mundiales en la gestión de información, de bibliotecólogos expertos en arquitectura de la información, en 17

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