CONTROL DE COMBUSTIBLES PARA UNIDADES VEHICULARES

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO N 4 - REVISIÓN CONTROL DE COMBUSTIBLES PARA UNIDADES VEHICULARES..- OBJETIVO El Procedimiento tiene por objetivo establecer las disposiciones que normen el pedido, abastecimiento y consumo de combustibles para las unidades vehiculares de la empresa, así como la correspondiente revisión y control de facturas de los proveedores (grifos), por este concepto.. BASE LEGAL Este procedimiento tiene como base, toda la normatividad legal e interna relacionada que se encuentre vigente a la fecha de su emisión y aprobación. 3. ALCANCE Este procedimiento alcanza en su contenido y aplicación al Departamento de Logística y al personal a quienes se ha encargado el uso y custodia de vehículos de la empresa. 4. APROBACIÓN, DIVULGACIÓN Y ACTUALIZACIÓN: - Aprobación : Por Gerencia General - Administración y aplicación : Departamento de Logística - Divulgación y actualización : Departamento Organización y Métodos e Información 5..- NORMAS GENERALES Adquisición: El Departamento de Logística en base a los requerimientos anuales presupuestados para el aprovisionamiento de combustibles para vehículos, definirá la modalidad de contratación. Los contratos deberán ser suscritos como mínimo por un periodo anual a fin de que el aprovisionamiento por parte de los proveedores sea programado y por lo tanto oportuno. El trámite de compra y contratación será efectuado por el Departamento de Logística de acuerdo a la normatividad legal e interna vigentes. La emisión, control y entrega a los usuarios del formulario " para la compra de combustibles es responsabilidad exclusiva del Departamento de Logística.

2 Forma de pago : Se regirá de acuerdo a las políticas vigentes en EGASA para el pago a proveedores y a lo establecido en el respectivo contrato El requerimiento de combustible, para las diferentes unidades vehiculares de EGASA, será efectuado al Departamento de Logística por el jefe de la dependencia a la que ha sido asignado el vehículo, por medio escrito, telefónico o vía correo electrónico Mediante el " el Departamento de Logística puede autorizar la adquisición de cualquiera de los siguientes combustibles para los vehículos de EGASA. - Gasolina de 9 octanos - Gasolina de 95 octanos - Petróleo Diesel La adquisición de combustibles (gasolina y Diesel ) para stock a fin de abastecer a unidades móviles distantes (cuatrimotos, cargador frontal, motoniveladoras y similares) y para el consumo de los vehículos que viajan a los Albergues de control hidrológico de la empresa, se realizan mediante un, autorizado por el Gerente o Jefe de Área respectivo. Los combustibles adquiridos para stock obligatoriamente deberán ingresar a los almacenes de la Empresa Para expedir un " ", el Departamento de Logística debe verificar los datos del usuario y del vehículo y consignar claramente la información requerida en el mismo. Por ningún motivo debe expedirse este formulario en "blanco". El proveedor (grifero) anotará en el la cantidad de combustible realmente suministrado. El Departamento de Logística llevará un control de estas cantidades El conductor de una unidad vehicular, es la única persona encargada de abastecer de combustible al vehículo asignado, siendo responsable de la recepción, para cuyo efecto deberá firmar el y el Vale de Crédito respectivos; quedando terminantemente prohibido proveer de combustible a un vehículo con el emitido para otro vehículo El horario de expedición del " ", será dentro de la jornada de trabajo El Departamento de Logística llevará el control de las cantidades de combustible suministrado emitidas por vehículo lo que permitirá: - Llevar una estadística de consumo por vehículo. - Efectuar el control de la factura que presenten los grifos contratados.

3 5.9.- El último día hábil de cada mes, el Departamento de Logística emitirá un cuadro de Consumo de s por Vehículo con el consumo del mes y el consumo promedio anual. Dicho cuadro se dará a conocer a la Gerencia de Administración y Finanzas por el medio que esta Gerencia determine El Departamento de Logística es el órgano encargado de revisar y aprobar las facturas de los proveedores contratados (grifos) por la adquisición de combustible para los vehículos de EGASA previa verificación de los "Vales de ", los mismos que deben contar con la firma de los encargados de los vehículos. 3

4 6..- PROCEDIMIENTO PASO Nº LABOR A REALIZAR El Jefe de Área o el personal a quien se le ha asignado un vehículo, solicita un al Departamento de Logística mediante correo electrónico o comunicación telefónica o escrita. El Departamento de Logística emite el correspondiente "Vale de en original y dos copias. Entrega el original y la copia a la persona encargada del vehículo y archiva la copia de dicho documento, que servirá para el control interno. 3 El conductor encargado del vehículo, procede a abastecerse de combustible acudiendo al grifo del proveedor autorizado. Entrega original y copia del al grifero. 4 El grifero revisa y verifica la información consignada en el "Vale de ", suministra el combustible al vehículo y registra el kilometraje de la unidad, así como la cantidad y el precio del combustible proporcionado. 5 El grifero una vez abastecido el vehículo, emite el Crédito (original y copia) hace firmar dicho documento así como el al conductor en todas sus copias en señal de conformidad y distribuye los documentos: : - Original - Al Proveedor para adjuntar a su factura - Copia - Al conductor del vehículo para ser presentado al Departamento de Logística al momento de solicitar un nuevo. Crédito : - Original - Al Proveedor para adjuntar a su factura - Copia - Al conductor del vehículo para ser presentado al Departamento de Logística al momento de solicitar un nuevo. 6 El proveedor de acuerdo a las condiciones de pago señaladas en el contrato suscrito presenta al Departamento de Logística, a través de Mesa de Partes, la factura correspondiente, acompañando los originales de los Vales de y "Vales de Crédito" por los requerimientos atendidos. 4

5 PASO Nº LABOR A REALIZAR 7 El Departamento de Logística revisa y verifica los documentos procediendo a la aprobación de la factura. 8 El Departamento de Logística tramita al Departamento de Contabilidad las facturas aprobadas para que continúe su trámite de pago. 9 Término del procedimiento. APROBADO MEDIANTE RESOLUCION DE GERENCIA GENERAL N 43/4-EGASA DEL 5 DE OCTUBRE DEL 4 5

6 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE COMBUSTIBLE PARA UNIDADES VEHICULARES AREA USUARIA DEPARTAMENTO LOGISTICA PROVEEDOR (GRIFERO) INICIO Verifica información y emite Recibe y verifica información Suministra y hace firmar Vale de Genera Crédito y lo hace firmar con el conductor Jefe de Dependencia requiere Para adjuntar con Factura Solicita emisión de Conductor solicita combustible en Grifo Autorizado Presenta a grifero Logística recibe Factura con Vale de y Crédito Verifica conformidad y aprueba Genera Factura y la presenta por Mesa de Partes Crédito Vale Combustib. Factura Crédito Tramita ante Contabilidad para pago Para que conductor lo presente a Logística al requerir nuevo 6 TÉRMINO