INFORME No 1 Avances de la Política de Racionalización de Trámites. junio 2014

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1 INFORME No 1 Avances de la Política de Racionalización de Trámites junio 2014

2 INTRODUCCIÓN Presentamos a todos los usuarios el primero de una serie de cuatro avances que tienen por objeto describir los resultados obtenidos por cada una de las fases de la política de racionalización de trámites (identi cación, priorización y racionalización). En el presente avance mostraremos los resultados obtenidos en la primera fase de la política: FASES Identi cación de Trámites Priorización de Trámites Racionalización de Trámites Actividades entre entidades Interoperabilidad RESULTADOS Inventario de Trámites Trámites en el Sistema Cronograma de Actividades Trámites Optimizados Cadenas de Trámites Ventanillas Únicas INSTRUMENTOS TECNOLÓGICOS METODOLOGÍAS II Usuarios III Formularios IV Inventarios V Formato Integrado - FI VI Modelos VII Reportes Aprobación de nuevos trámites VII Racionalización (Datos de Operación y Racionalización (1)) Racionalización (2) Metodología de Racionalización Cadenas de Trámites (3) Mesa de ayuda ASESORÍA Y CAPACITACIÓN Capacitaciones Virtuales y Presenciales Guía del Usuario Mesas Sectoriales GRATs GRATs 2

3 Resultados Fase 1. Identi cación de Trámites El objetivo de esta fase es que la Institución, a partir de sus procesos, identi que los trámites y procedimientos administrativos de cara al usuario OPA que son objeto de inscripción en el Sistema Único de Información de Trámites y Procedimientos - SUIT. Una vez identi cados debe levantar la información contenida en el Formato Integrado - FI para efectos de registrarlos en el sistema. Se deben realizar las siguientes actividades: 1. Revisión de los procesos Los trámites y OPA se ubican por lo general dentro de los procesos misionales, que son aquellos que contribuyen directamente al cumplimiento de la razón de ser de la organización. Se pueden apoyar en el mapa de procesos. 2. Análisis Normativo Esta actividad consiste básicamente en analizar las normas que regulan cada trámite. Una vez identi cadas las normas reguladoras de los trámites de la Institución, se puede establecer el inventario de trámites y OPA que deben ser inscritos en el SUIT. Por lo general los OPA se derivan de un trámite, de lo contrario debe hacerse análisis normativo. Puede consultar en la guía conceptos básicos No son objeto de registro en el SUIT. 3. Propuesta al Inventario El SUIT cuenta con la funcionalidad de Gestión de inventarios que permite conocer la totalidad de los trámites y OPA que realiza la institución hacia los ciudadanos, así como el avance en su gestión. Estos pueden ser propuestos por la misma institución o por el DAFP. Los trámites y OPA que la institución identi có como producto de las actividades anteriores, se deben proponer en el inventario. Una vez el DAFP apruebe la inclusión de registro en el inventario, la institución debe continuar el registro en el SUIT hasta llegar a su inscripción. Puede consultar en material de capacitación la guía de Inventarios, Formato Integrado FI, Modelos y Formularios. 3

4 Resultado de la fase: De la ejecución de las actividades anteriores, resulta el inventario de trámites y OPA y la inscripción en el SUIT. Consulte el material de capacitación en Importante Para que un trámite o requisito sea exigible al particular, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de trámites y procedimientos - SUIT. En caso de que la norma que sustente al trámite sea posterior al 2005, se debe cumplir el procedimiento establecido por el DAFP para aprobación de nuevos de trámites. 4

5 Resultados obtenidos en la Fase 1 A continuación se presentan los resultados obtenidos por cada una de las funcionalidades del SUIT que apoyan a esta fase y los de asesoría y capacitación: Gestión de usuarios. El SUIT cuenta con tres tipos de usuarios (Administrador de gestión, Administrador de trámites, Gestor de datos de operación) que son los encargados de producir la información de la institución, con el propósito de mantener informados de forma clara y oportunamente a la ciudadanía. Se tienen usuarios creados Usuarios Creados Nación Territorio Administradores de Gestión Administrador de Trámites Gestor de Datos de Operación Fecha de corte: 09 de junio de

6 Gestión de formularios Existen dos tipos de formularios A y B. Tipo A: Éste formulario solo aplica a la institución que lo crea y puede ser modi cado por la misma. Tipo B: Formulario único nacional de solicitud de trámites, de nido o cialmente y adoptado mediante norma, el cual es de obligatoria utilización y aplicación en el territorio nacional. En el SUIT se han creado una totalidad de 2017 formularios: Tipo Nación Territorio Total Tipo A Tipo B 36 No aplica 36 Fecha de corte: 09 de junio de 2014 Gestión de Inventarios Se cuenta con trámites y 207 Otros Procedimientos Administrativos de cara al usuario OPA inscritos en SUIT. Registros inscritos Trámites OPA Nación Territorio 30 Fecha de corte: 09 de junio de

7 Así mismo se encuentran en proceso de aprobación 3693 trámites y 141 OPA. Registros en proceso de aprobación Trámites OPA Trámites OPA Fecha de corte: 09 de junio de 2014 Se han habilitado en el Portal del Estado Colombiano - PEC 424 nuevas Instituciones. Debido a la implementación de una versión del SUIT se requirió hacer la migración de los registros inscritos en el SUIT 2.0 a la versión 3, proceso que se inició en el año 2013 y culminó el 30 de junio de Una vez migrada la información por el DAFP las entidades debían aprobar el contenido migrado para su visualización en el PEC, este proceso tiene un avance del 80% en el orden nacional y un 50% en el orden territorial. El contenido de los trámites que no ha sido aprobado no serán visibles al ciudadano, ya que la información que estaba publicada en el SUIT 2.0 fue desactivada en el Portal del Estado Colombiano - PEC. Orden Cantidad planeada Instituciones habilitadas % de avance Nación % Territorio % Fecha de corte: 30 de junio de

8 Estandarización de trámites. Según lo establece el Art. 41 del Decreto Ley 019 de 2012 El Departamento Administrativo de la Función Pública velará por la permanente estandarización de los trámites dentro de la administración Pública y veri cará su cumplimiento cuando se inscriban los mismos en el Sistema Único de Información de Trámites SUIT. Se entiende por estandarización, la homologación o equivalencia de gran parte del contenido de los trámites u OPA atendiendo a la norma nacional que los crea o reglamenta; así las cosas, se estandarizan los campos como nombre, propósito, fundamento legal (nacional), a quién está dirigido y los momentos. Una vez se encuentren disponible en el SUIT las Instituciones deberán adoptar dichos modelos y complementar la información como normas locales, costos (si hubiere), puntos de atención, canales de seguimiento, tiempos de respuesta; entre otros. Se encuentran disponibles en el SUIT 307 trámites estandarizados, de los cuales 57 son comunes a varias instituciones: Alcaldía 140 Gobernación Terminal Lotería Hospitales Empresa Servicios Públicos Domiciliarios EPS Régimen Subsidiado Universidades Tránsito TOTAL Fecha de corte: 09 de junio de

9 Para lograr los anteriores resultados el DAFP ha asesorado y capacitado a los diferentes usuarios, puesto a disponibilidad de las Instituciones diferentes reportes para seguimientos y evaluación a la gestión, y creado una guía de usuario: Soporte: Entre los meses de enero y junio de 2014 se recibieron 1631 solicitudes de soporte a través de la Mesa de Ayuda. Capacitaciones: Entre enero y mayo de 2014 se han realizado 99 jornadas de capacitación entre presenciales y virtuales, donde se destaca la capacitación de 264 usuarios a través de medios virtuales. Los usuarios, a través de se pueden inscribir y recibir capacitación de manera presencial y virtual sobre las diferentes funcionalidades del sistema. Guía de usuario: A través del portal del SUIT los usuarios pueden encontrar el material de capacitación, el cual se está actualizando permanentemente de acuerdo a las nuevas funcionalidades. Reportes: Se encuentra a disposición cuatro reportes 3 dirigidos al proceso de migración y 1 al avance de la gestión de la institución. Se pueden consultar desde el portal: 1. Migración de instituciones nacionales de clasi cación orgánica: Ejecutiva y Organización electoral. 2. Migración de instituciones territoriales y nacionales (Entes autónomos). 9

10 Se pueden consultar desde el aplicativo: 3. Detalle Migración 4. Reporte de gestión Invitamos a las Instituciones que no han iniciado con la implementación de esta fase para que nos contacten a través de la mesa de ayuda y puedan recibir asistencia al correo 10

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