POLITICA DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

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1 Código: ES-DE-PO02 Página: 1 de 16 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVO FUNCIONES DE LAS COMUNICACIONES EN LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO FUNCION DE INFORMACIÓN FUNCIÓN DE COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN EXTERNA Y DE INFORMACIÓN COMUNICACIÓN EXTERNA DE INFORMACIÓN página web Correo electrónico Canal de televisión YUBARTA T.V Programa radial DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA...10 COMUNICACIÓN INTERNA REUNIONES Y COMITÉS Consejo superior Comité de rectoral Consejo académico Reuniones de dueños de proceso con la rectoría Reunión con la comunidad universitaria Comités de compras DE COMUNICACIÓN Boletín interno Carteleras Correo electrónico Memorando Pagina Web Informes Cartas. 16

2 Código: ES-DE-PO02 Página: 2 de INTRODUCCIÓN Toda organización es una serie de articulaciones y movimientos, que sin el intercambio de información no podría mantenerse, desarrollarse y trasladarse a otros estadios de intención y relación. El medio ambiente informativo de las instituciones puede ser tan estable como la propia organización sea o se lo permita. La producción de datos es una constante, la manera de administrarlos, explicarlos, compartirlos y asumirlos, generará una organización que facilite los equilibrios y controle las contingencias hasta donde esto sea posible. La comunicación se entiende como la posibilidad de participación desde un gran entramado de relaciones donde se intercambiarán vivencias, experiencias y objetivos comunes, para la construcción de sociedades horizontales, con más opciones de vida y libertad. Una estrategia en materia de comunicación debe estar compuesta de dos lógicas, la informativa y la comunicativa. Es arriesgado dar una explicación por separado para definir la función de cada uno de estos términos, máxime si su articulación, dato-significado, constituyen el principio básico para la construcción de representaciones sociales. La función de la información en una estrategia consiste en difundir los acontecimientos o los sucesos, a partir de una selección de procedimiento en donde se encuentran involucrados los agentes de la organización, los medios de comunicación y los mensajes. Por su parte, la función de la comunicación se ubica en la intención de compartir o poner en común una situación, esto es entrar en un proceso de calibración donde existe la intención de generar marcos de referencias

3 Código: ES-DE-PO02 Página: 3 de 16 similares, entre el o los que emiten un mensaje y entre el o los que reciben. La intención de compartir una misma visión o modelo de acción - representación de la realidad es la finalidad de la comunicación. Una estrategia comunicativa al centrarse en un principio de interacción, de entendimiento participativo y de diálogo, tiene que utilizar todos los niveles y tipos de comunicación existentes, para hacerla funcionar operativamente. La Universidad del Pacifico debe tener como principio una visión comunitaria, de compartir y construir que junto con la misión, los principios y valores, serán el pilar para su desarrollo y crecimiento. 2. OBJETIVO Esta política tiene por objetivo establecer las directrices que se deben considerar para desarrollar el sistema de comunicación que facilite: 1. La entrega de información oportuna para los usuarios y los procesos de La Universidad del Pacifico. 2. La comunicación con el usuario 3. La comunicación entre los colaboradores de La Universidad del Pacifico. 4. La comunicación con las partes interesadas de La Universidad del Pacifico.

4 Código: ES-DE-PO02 Página: 4 de FUNCIONES DE LAS COMUNICACIONES EN LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO 3.1 FUNCION DE INFORMACIÓN La función de la información en las estrategias de La Universidad del Pacifico, debe difundir los acontecimientos o los sucesos, a partir de los medios y escenarios descritos en esta política, donde se involucran todos los colaboradores de La Universidad del Pacifico, los medios de comunicación y los mensajes. 3.2 FUNCIÓN DE COMUNICACIÓN Deberá compartir o poner en común una situación, esto es entrar en un proceso en donde existe la intención de generar marcos de referencias similares, entre el o los que emiten un mensajes y entre el o los que reciben. La intención de compartir una misma visión y modelo de gestión es la finalidad de la comunicación. La comunicación debe centrarse en los principios de interacción, de entendimiento participativo, de diálogo y retroalimentación y debe ser aplicada en todos los niveles y tipos de comunicación existentes en La Universidad del Pacifico, para hacerla funcionar operativamente. Comunicar la misión, la visión, los principios, valores, objetivos estratégicos, políticas y objetivos de calidad de La Universidad del Pacifico, contribuye al mantenimiento o al cambio de una cultura que cubre a todo el Grupo Humano de La Universidad del Pacifico y su entorno.

5 Código: ES-DE-PO02 Página: 5 de 16 Esta comunicación debe contribuir a alcanzar un código de actitudes, más homogéneo, más uniforme, pero con principios muy firmes de libertad y decisión. La comunicación debe tener un principio de organización que se rige desde la circulación de información la cual permite el entendimiento, la coordinación y la reproducción de los agentes que trabajan en grupo. Pensar una estrategia desde la comunicación es partir del diseño de planes integrales en donde es importante que las personas tengan acceso al marco estratégico institucional para posteriormente entrar en el diálogo, la participación y el reconocimiento. 4. COMUNICACIÓN EXTERNA Y DE INFORMACIÓN 4.1 COMUNICACIÓN EXTERNA La comunicación con usuarios y partes interesadas se debe realizar de acuerdo con lo establecido en la tabla 1. TABLA 1. MATRIZ DE COMUNICACIONES DIRECTAS CON EL ENTORNO DE LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO (EXTERNAS) DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO a) Presentación de proyectos estratégicos para La Universidad PARTES INTERESADAS a) Presentación de proyectos estratégicos b) Presentación de d) Presentaciones a grupos e) Comunicación f) Informes

6 Código: ES-DE-PO02 Página: 6 de 16 PARTES INTERESADAS del Pacifico b) Presentación información sobre la de información imagen y las estrategias de sobre la La imagen y las estrategias Universidad del Pacifico de La c) Presentación Universidad de La del Pacifico Universidad del Pacifico en eventos EVALUACIÓN a) Informe de Control Interno Contable.( Contundiría General de la Nación ) b) Informe ejecutivo anual de evaluación al sistema (Función Pública). g) Mail h) Fax i) Canal TV. Institucional j) Radio k) Pagina Web a) E- mail b) Cartas c) Pagina Web d) informes PROYECCIÓN SOCIAL a) Portafolio de Servicios a)portafolio Servicios de a) Presentaciones a grupos

7 Código: ES-DE-PO02 Página: 7 de 16 INVESTIGACIÓN PARTES INTERESADAS b) Cartas c) Informes d) Mail e) Canal TV. Institucional f) radio g) Pagina web b) Informes de b)informes de seguimiento seguimiento y y final del final del desarrollo de desarrollo de los los proyectos proyectos y/o y/o convenios convenios ejecutados ejecutados a) Difusión de a) Semilleros y a)reuniones los Grupos de resultados de Investigación la conformado y investigación aprobados y comité b)presentaciones a grupos c)comunicación d)cartas e)informes f)mail g)fax h)canal Institucional i)radio j)pagina web TV. DOCENCIA a) Convocatoria para admisión y matrícula b) Listado de admitidos y a)informes al ministerio de educación b)informes al consejo nacional de acreditaciones a)reuniones y comité b)presentaciones a grupos c)comunicación

8 Código: ES-DE-PO02 Página: 8 de 16 novedades de estudiantes c) Oferta académica PARTES INTERESADAS d)cartas e)informes f)mail g)fax h)canal Institucional i)radio j)pagina web TV. APOYO a) Proyecto de Presupuesto. b) Rendición de cuenta a Contraloría General de la Nación. c) Informes a la contaduría general de la nación d) Informes al ministerio de educación a) Comunicación b) Mail c) Cartas d) Informes e) Pagina Web MEJORA a) informes de encuestas b) avances del a)informes de encuestas b)avances del sistema integrado de a)comunicación b)mail c)cartas d)informes

9 Código: ES-DE-PO02 Página: 9 de 16 sistema integrado de gestión PARTES INTERESADAS gestión e)pagina web 4.2 DE INFORMACIÓN Para la divulgación del conocimiento y posicionamiento de La Universidad del Pacifico, se deben emplear los siguientes medios Página web A través de este medio se comunicarán, eventos, noticias, resultados de concursos, información de carácter educativo, mensajes a la comunidad universitarias y partes interesadas Correo electrónico Preferiblemente debe emplearse comunicación. Cuando no sea posible, debe hacerse uso de este medio, retroalimentándose en forma de quien se le ha enviado el mensaje, con el fin de garantizar una comunicación eficaz Canal de televisión YUBARTA T.V. Canal institucional que se emplea como medio masivo de comunicación tanto interna como externamente

10 Código: ES-DE-PO02 Página: 10 de Programa radial Medio utilizado para comunicar eventos ha realizar en La Universidad del Pacífico 5. DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA COMUNICACIÓN INTERNA La comunicación interna en La Universidad del Pacífico se debe realizar de acuerdo con lo establecido en la tabla 2. TABLA 2. MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS DE LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO a)informe de cumplimiento de metas b)plan indicativo c)plan de acción anual EVALUACIÓN a) Programa de auditorias b) Informes de auditorias a) Reuniones y comité b) Boletines c) Cartas d) Informes e) Mail f) Pagina Web a)reuniones y comité b)comunicación c)cartas

11 Código: ES-DE-PO02 Página: 11 de 16 PROYECCIÓN SOCIAL c) Informes de asesorías y acompañamientos. d) Información sobre prácticas pedagógica de autocontrol, autogestión y autorregulación e) Plan acción anual f) Plan indicativo a) Portafolio de servicios de proyección b) Informe de cumplimiento de metas c) Plan indicativo d) Plan de acción anual e) Informes de seguimiento al desarrollo de los proyectos y/o convenios. f) Informe de seguimiento a prácticas y pasantía. d)informes e)mail f) pagina Web g) Boletines a) Reuniones y comité b) Comunicación c) Informes d) Mail e) Pagina Web f) Carteleras

12 Código: ES-DE-PO02 Página: 12 de 16 g) Informe de seguimiento a programas y cursos de educación continua ofertados. h) Informe final de pasantías, proyectos y convenios ejecutados. INVESTIGACIÓN a) Difusión de los resultados de la investigación b) Informe de cumplimiento de metas c) Plan indicativo d) Plan de acción anual a) Reuniones y comité b) Comunicación c) Cartas d) Informes e) Mail h) pagina Web DOCENCIA a) Informe de cumplimiento de metas b) Plan indicativo c) Plan de acción anual d) Listado de graduados a) Reuniones y comité b) Comunicación c)cartas d)informes e)mail f) pagina Web g) Boletines

13 Código: ES-DE-PO02 Página: 13 de 16 APOYO a)informe de cumplimiento de metas b)plan indicativo c)plan de acción anual MEJORA a)informe de cumplimiento de metas b)plan indicativo c)plan de acción anual a)reuniones y comité b)comunicación c)cartas d)informes e)mail f) pagina Web a)reuniones y comité b)comunicación c)cartas d)informes e)mail f) pagina Web 5.1 REUNIONES Y COMITÉS La Universidad del Pacifico debe desarrollar las siguientes reuniones para el fortalecimiento de sus comunicaciones y su gestión y administración Consejo superior Debe desarrollarse de acuerdo con lo establecido en los estatutos.

14 Código: ES-DE-PO02 Página: 14 de Comité de rectoral Tiene por objeto revisar los indicadores de desempeño de los procesos, de resultado de las operaciones, y de los resultados del plan estratégico Consejo académico Tiene por objeto tratar temas y problemáticas relacionadas con la gestión académica, Investigativa y de Proyección Social de La Universidad del Pacífico Reuniones de dueños de proceso con la rectoría Tienen por objeto de precisar las directrices y lineamientos a los dueños de proceso y dar la retroalimentación necesaria al responsable del proceso de Direccionamiento Estratégico de La Universidad del Pacifico. También, tienen por objeto realizar un seguimiento de detalle al desempeño de cada proceso, a sus resultados y a su contribución al logro de la visión de La Universidad del Pacifico Reunión con la comunidad universitaria Tiene por objeto de realizar una retroalimentación a todos los niveles de la Organización con miras de fortalecer la comunicación y aclarar situaciones que puedan dar lugar a equívocos Comités de compras Tiene por objeto definir las compras a realizar y la selección de los proveedores

15 POLITICA DE COMUNICAICÓN INTERNA Y EXTERNA Código: ES-DE-PC02 Página: 15 de DE COMUNICACIÓN Boletín interno Tiene por objeto: 1. Mantener continuamente actualizados a todos los colaboradores de La Universidad del Pacifico 2. Divulgar los principios y valores de La Universidad del Pacifico. 3. Divulgar el marco estratégico de La Universidad del Pacifico 4. Contribuir al fortalecimiento social de La Universidad del Pacifico Carteleras La rotación de la información de las carteleras de La Universidad del Pacifico debe ser semanal. La información contenido en las carteleras debe ser breve, ilustradas y en su conjunto no debe ser densa. Las carteleras deben estar en todos los pisos y sedes de la Universidad Correo electrónico Preferiblemente debe emplearse comunicación. Cuando no sea posible, debe hacerse uso de este medio, retroalimentándose en forma de quien se le ha enviado el mensaje, con el fin de garantizar una comunicación eficaz.

16 POLITICA DE COMUNICAICÓN INTERNA Y EXTERNA Código: ES-DE-PC02 Página: 15 de Memorando Los memorandos se deben emplear cuando a criterio del Colaborador de La Universidad del Pacifico, deba quedar registrado el direccionamiento o información allí establecidos Pagina Web A través de este medio se comunicarán, eventos, noticias, resultados de concursos, información de carácter educativo, mensajes a la comunidad universitarias y partes interesadas Informes Información recogida, analizada y compilada par comunicar seguimiento o resultado de un evento, proyecto ú alguna otra actividad Cartas Dirigidas a uno o varios funcionarios de acuerdo a las necesidades de la comunicación.