Descripción y Perfil de Puestos. Qué? Cómo?

Transcripción

1 Qué? Cómo?

2 Qué buscamos? Conocer las disposiciones que se deberán observar para la elaboración de las descripciones y perfiles de los puestos que integran la estructura organizacional del INP Cómo lo conseguiremos? A través del método de Entrevista, que consiste en acumular los elementos relacionados con el puesto que se pretende describir, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo. Recomendación: Previo, contar con conocimiento del puesto a describir, ya que una entrevista mal conducida puede llevar a que el ocupante del puesto plasme opiniones en lugar de las funciones reales del puesto. En que nos apoyaremos? Formato de análisis de puesto Guía de entrevista Introducción

3 Formato de Análisis de Puestos Descripción del Puesto Perfil del Puesto Identificación del puesto Misión del Puesto Objetivos Específicos y Funciones Entorno Operativo Escolaridad y Áreas de conocimiento Experiencia Laboral Condiciones de Trabajo Capacidades requeridas para el puesto.

4 Descripción del Puesto Estructura del Formato Identificación del Puesto Misión del Puesto Objetivos Específicos y Funciones Entorno operativo Datos que permiten situar el puesto: Nombre Código Consecutivo Concentrador De acuerdo al registro de la estructura Indica de manera concreta la razón de ser del puesto. Identidad Propósito (s) Principios que orientan su actividad A quién beneficia Y su impacto social Los objetivos son los resultados cuantificables y medibles que contribuyen al logro de la misión Las funciones son el conjunto de actividades realizadas para alcanzar los objetivos. Relaciones que establece el puesto con los demás. Internas Externas Ambas Y su impacto

5 Misión del Puesto Puede conseguirse tomando en cuenta las siguientes preguntas: Quiénes somos? = identidad, legitimidad Qué buscamos? = Propósitos Por qué lo hacemos? = Valores, principios, motivaciones Para quiénes trabajamos? = Principales usuarios, clientes.

6 Características: Objetivos Específicos CLAROS: Que no quede duda de qué se debe lograr y quién es responsable MOTIVADORES: Plantea un reto para el ocupante del puesto. MEDIBLES: Permiten su control y evaluación en determinado tiempo COHERENTES: Debe estar alineado a la misión del mismo puesto, a la descripción del puesto de su jefe inmediato y a los objetivos de la institución. ATEMPORALES: Se desarrollan permanentemente. REALISTAS: Factibles de lograrse. Deben formularse de la siguiente manera: VERBO ACTIVO Operar (define que hace el puesto) VERBO ACTIVO + INDICADOR DEL DESEMPEÑO + SUJETO DE ACCIÓN UNIDAD DE MEDIDA Indicador del desempeño el sistema de control de gestión conforme a los procedimientos establecidos por el área de R.H de la dependencia (indica donde actúa o afecta el puesto) SUJETO DE ACCIÓN Para quién o para qué lo hace? para agilizar la recepción, registro, entrega y archivo de la correspondencia recibida y remitida El Verbo Activo debe estar orientado a resultados Relacionado a mejoras Relacionado a mantener o integrar Relacionado a coordinar

7 Funciones En su descripción se debe considerar tres elementos: Un verbo que indique cambio de status - incrementar, bajar,. generar, transformar... La explicación de lo que se busca cambiar La identificación del beneficio o resultado esperado. Y debe formularse como sigue: Elaborar Asesorar VERBO(S) ACCIÓN + COMPLEMENTO + RESULTADO QUÉ HACE? PARA QUE LO HACE? los oficios, atentas notas y otros documentos de su área a los clientes del área que solicitan información y/o servicios vía telefónica o presencial para comunicar y/o dar respuesta a las solicitudes recibidas por las diversas unidades administrativas y clientes en general. con el propósito de orientarlos y captar sus solicitudes a fin de que sean atendidas oportunamente.

8 Entorno Operativo En la descripción del Entorno Operativo, es importante considerar que: Todo puesto tiene un sustento jurídico Reglamento interno, leyes y decretos, estatutos orgánicos, normativas especificas Tipo de información que se maneja y su impacto en el interior de la adscripción a la que pertenece el puesto, al Instituto, otras dependencias y a la comunidad usuaria. Puede conseguirse tomando en cuenta las siguientes preguntas: Con quién se lleva a cabo? y Para qué?

9 Perfil del Puesto Estructura del Formato Escolaridad y Áreas de Conocimiento Experiencia Laboral Condiciones De Trabajo Capacidades requeridas para el puesto Nivel de estudios Mínimo de años de experiencia en puesto similar o afín Horario Condiciones especiales de Trabajo Capacidades Gerenciales Áreas de Conocimiento Áreas de experiencia necesarias para el desempeño del puesto Especificaciones Ergonómicas Situaciones de estrés Grado de riesgo Capacidades Técnicas

10 Perfil del Puesto Factores a considerar Factores a consideran en la elaboración del perfil del puesto ya que son considerados en el Sistema de Valuación de la Secretaria de Salud. ACTUAR PENSAR = = RESPONSABILIDAD POR RESULTADOS SOLUCION DE PROBLEMAS SABER = HABILIDADES El Sistema arroja puntos por cada factor.

11 Guía de Entrevista Cuál es la Misión del puesto? Aún cuando se cuente con una misión por escrito indagar sobre la razón de ser del puesto (para qué existe el puesto?), qué busca, por qué lo hace (valores, principios, motivaciones) y para quien lo hace. Cuál es la aportación principal del puesto al Instituto? Características y atribuciones del puesto. Cuáles son los Objetivos específicos del puesto? - Preguntar el objetivo y que funciones intervienen para su cumplimiento, para cada objetivo. VERBO ACTIVO Operar (define que hace el puesto) OBJETIVO VERBO ACTIVO + INDICADOR DEL DESEMPEÑO + SUJETO DE ACCIÓN UNIDAD DE MEDIDA Indicador del desempeño el sistema de control de gestión conforme a los procedimientos establecidos (indica donde actúa o afecta el puesto) SUJETO DE ACCIÓN Para quién o para qué lo hace? por el área de Recursos Humanos de la dependencia para agilizar la recepción, registro, entrega y archivo de la correspondencia recibida y remitida El Verbo Activo debe estar orientado a resultados Relacionado a mejoras Relacionado a mantener o integrar Relacionado a coordinar Elaborar Asesorar FUNCIÓN VERBO(S) ACCIÓN + COMPLEMENTO + RESULTADO QUÉ HACE? PARA QUE LO HACE? los oficios, atentas notas y otros documentos de su área a los clientes del área que solicitan información y/o servicios vía telefónica o presencial para comunicar y/o dar respuesta a las solicitudes recibidas por las diversas unidades administrativas y clientes en general. con el propósito de orientarlos y captar sus solicitudes a fin de que sean atendidas oportunamente. Que puestos dependen de él y cuál es la actividad primordial de estos Entorno operativo - Tipo de Relaciones (interna, externa o ambas, respecto a la unidad administrativa) e información que maneja. Escolaridad y experiencia - Es decir trayectoria laboral, así como tipo de conocimientos y habilidades que se requieren para el desarrollo del puesto, por ejemplo: conocimientos administrativos, habilidad de supervisión y liderazgo, y otras competencias laborales. Condiciones de trabajo si se requiere disponibilidad para viajar, con qué frecuencia, horarios de trabajo, periodos especiales de trabajo, si tiene condiciones especiales de trabajo y riesgos. Principales problemas o retos a los que se enfrenta el titular del puesto.