AutoSoft Taller Versión 4.00 Edición Estándar Manual de Usuario

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2 AutoSoft Taller Versión 4.00 Edición Estándar Manual de Usuario Web: Feedback: Telf. (561) Fax. (561) Impreso en los Estados Unidos de América. Copyright 2011 Santa Rita Investments Inc. 2

3 Tabla de Contenido Introducción 10 C A P I T U L O 1 12 Preguntas Más Frecuentes 12 C A P I T U L O 2 15 Instalación de la aplicación 15 Instalación 15 Instalación en Red 20 Ejecución por primera vez 20 Instalación tipo Servidor 21 Instalación tipo Cliente 22 Definición de las carpetas de Datos 23 Localización de datos compartidos 23 Arranque después de la configuración de inicio 24 Proceso de Activación 24 Activar Después del Período de Prueba 27 C A P I T U L O 3 29 Antes de comenzar 29 Respaldos y Recuperación de Datos 29 Respaldo de Datos 29 Recuperación de Datos 31 Reindexar y Reparación de Datos 32 Editor de Registro de Aplicación 32 Navegadores 33 Navegador Para Reparaciones 33 Navegador Para Ventas de Partes 34 Usuarios y Privilegios 35 Creación de usuarios 35 Creación de Grupos de Usuarios 37 Barras de Herramientas 40 Menú Lateral de Acceso Rápido 40 Barra de Herramienta de Navegación y Administración 40 Campos Maestros 42 C A P I T U L O 4 44 Maestros 44 Datos del Taller y Configuración General 44 Pestaña Principal 45 Pestaña Impuestos 46 3

4 Pestaña de Presupuestos y de Facturas 47 Pestaña de propiedades del servidor de 47 Servidor SMTP 47 Servidor SMTP 47 Autenticación de correos salientes 48 Configuración de Inventario 48 Cuentas de Usuario 49 C A P I T U L O 5 51 Clientes 51 Creación y Actualización de Clientes 53 C A P I T U L O 6 56 Vehículos 56 Inclusión de Vehículos 58 C A P I T U L O 7 61 Personal de Mano de Obra 61 C A P I T U L O 8 63 Proveedores 63 C A P I T U L O 9 64 Compañías de Seguros 64 C A P I T U L O Partes de Inventario 66 Inclusión de Partes de Inventario 66 Código Principal y Código Alterno 67 Inactivo 67 Configuración 68 Etiquetas 68 Ajustes de Precios 68 1er. PASO - Seleccione el ajuste de precio o costo 68 2do. PASO - Ajuste a realizarse 69 3er. PASO - Selección, Creación de la condición de 71 búsqueda 4to. PASO - Listado de artículos seleccionados 72 Listado>> / <<Ocultar 73 Pestaña de Datos Generales 73 Tipo 74 Marca 74 Descripción Corta 74 4

5 Descripción de Compra 74 Descripción de Venta 74 Origen 74 Condición 75 Kardex 75 Ultima factura de compra 76 Días de Garantía 76 Seriales 76 Observaciones 76 Pestaña de Costos/Precios 77 Impuesto 77 Costos 77 Precios de venta 77 Precio de venta predeterminado 78 Pestaña Existencia 78 Existencia actual 78 Valor 79 Existencia ordenada 79 Punto de Reorden 79 Almacén 79 Ubicación 79 Seriales Ingresados 80 Pestaña Proveedores 81 Pestaña Foto 81 C A P I T U L O Partes de No Inventario 83 La Tercera Opción 84 C A P I T U L O Trabajos de Mano de Obra 87 C A P I T U L O Paquetes de Reparaciones 89 Pestaña Detalles 89 Pestaña Mano de Obra 90 Pestaña Partes 90 Pestaña Externos 92 C A P I T U L O Marcas y Modelos de Vehículos 93 Actualización de marcas y modelos a través de un archivo de 94 actualización 5

6 C A P I T U L O Presupuestos de Reparación 96 Selector de Cliente y Vehículo 96 Añadir un Cliente y su Vehículo F5 97 Modificar cliente F6 97 Añadir un nuevo vehículo F7 98 Modificar vehículo F8 98 Creación del un presupuesto 98 Pestaña Principal 99 Botón Seleccionar el Cliente y Vehículo 99 Botón Agregar un paquete, servicio o 99 reparación Pestaña Detalles 101 Historial de Vehículos 103 Conversión de Monedas 104 Descuento imponible y no imponible 104 Pestaña Mano de Obra 105 Detalles de la Mano de Obra (Ctrl-i) 107 Asignación del Trabajo de Mano de Obra 108 (Ctrl+m) Asistente de Trabajos de Mano de Obra 112 Asistente de Pintura 113 Pestaña Partes 114 Asistente de Partes 115 Imprimir Solicitud de Cotización 119 Tipo de Precio Aplicado (Solo Para Partes de 120 Inventario) Partes Suministrados por el Seguro o el Cliente 120 Pestaña Externos 122 Pestaña Aparte 123 Usar los costos de las partes como insumo 124 Pestaña Fotografías 125 C A P I T U L O Facturas de Reparación 129 Botón Seleccionar el Cliente y Vehículo 130 Botón Agregar un paquete, servicio o reparación 130 Impresión de Facturas 131 Pago de Facturas 131 Notas importantes cuando se factura partes de 132 inventario 6

7 C A P I T U L O Presupuestos de Partes 137 Pestaña principal 137 Pestaña Detalles 138 Pestaña de partes 139 C A P I T U L O Facturas de Partes 140 Pago de Facturas 140 C A P I T U L O Cuentas por Cobrar 142 Pestaña Facturas de reparaciones 144 Pestaña "Facturas de partes" 144 C A P I T U L O Reporte de Ganancias 145 Reporte de ganancias por grupo de facturas limitadas 146 por fecha Reporte de ganancias por un presupuesto o factura 146 específica Reporte de Ganancias (DETALLES) 147 C A P I T U L O Calendarios de Citas 150 Creación de un calendario 150 Creación de una cita 151 C A P I T U L O Ordenes de Trabajo/Ingreso de Vehículo 155 Asignar Trabajos de Mano de Obra 156 Orden de Trabajo 159 C A P I T U L O Status/Egreso de Vehículos 162 C A P I T U L O Ordenes de Compra (Introducción) 165 Orden de Compra (No Inventario) 166 Creación de una Orden de Compra (No Inventario) 166 Orden de Compra (Inventario) 167 Creación de una Orden de Compra (Inventario) 167 Recepción de Ordenes de Compra (Inventario) 169 7

8 Recepción de Facturas 170 Devoluciones de Compras 171 Control de Pagos 172 Historial de Pagos 174 Cheques 175 C A P I T U L O Reportes 176 Funciones de Vista Preliminar 176 Envío de Reportes por Correo Electrónico 176 Exportación a Archivos en Diferentes Formatos 177 Menú Reportes 178 Reporte de Próximos servicios y/o Revisiones 178 Reporte de Próximos servicios y/o Revisiones 181 Resumen de Presupuestos de Partes 181 Resumen de Facturas de Reparación 181 Resumen de Facturas de Partes 181 Presupuestos Pendientes 181 Vehículos Perdida Total 181 Vehículos Factura por Productor 181 Cuentas por Cobrar 181 Facturas de Reparaciones con Partes 182 Pendientes Listado de Inventario 182 Kardex 182 Editor de Formatos de Impresión 182 Otros Reportes 185 Imprimir Cuentas por Pagar 185 Listado de Ordenes Pendientes 185 Pagos y/o Créditos Efectuados 185 Pagos Efectuados 185 Anexo A. Instrucciones Para una Configuración de Red 186 Asignación de la Unidad de Red (Estaciones Clientes) 190 Anexo B. Mas Configuraciones de Registros 194 Claves Compartidas (Seguridad) 194 Registro de Eventos 195 Grupos 195 Privilegios 195 Usuario 195 Claves Locales: Preferencias del Programa 195 Salto de Campo Automático 196 Confirmar Borrado 196 Confirmar Guardar al Salir 196 8

9 Confirmar Guardar al Navegar 197 Siglo Actual 197 Formato de Número Telefónico 197 Preferencias en Facturas 197 Preferencias en Presupuestos 198 Reiniciar Año 198 Textos de Ayuda en campos 198 Anexo C. Otras Opciones de Fichas 199 Licencia Para el Usuario Final 200 9

10 I N T R O D U C C I O N Introducción A utosoft Taller nació en Diciembre del Al trascurrir del tiempo este pequeño programa se ha convertido en el programa más usado en talleres de mecánica, chapa y pintura y agencias automotrices en al menos 16 países. Entendemos cómo trabaja su negocio y hemos creado una herramienta que hará que su trabajo sea más fácil y productivo, ponemos en sus manos un programa que le cambiara su vida, aprenderá a sacarle el mayor provecho a su sistema de computación y logrará administrar de la manera eficiente su negocio, haciéndolo más rentable, manteniendo el orden, control y disciplina y haciendo que sus clientes estén satisfechos y sus empleados aprecien aún más su trabajo. Nuestros productos están orientados a cubrir las necesidades del mercado de pequeñas y medianas empresas, con programas de altísima calidad y excelente servicio a precios razonables. Nosotros no creamos el programa AutoSoft Taller de manera improvisada o para resolver un problema coyuntural, lo creamos consientes de la inexistencia de un programa de su tipo en el mercado. Para esto reunimos toda la información disponible recolectada en años de experiencia de campo que nos mostrara todos los problemas y necesidades de nuestros potenciales usuarios y después desarrollamos un programa con las herramientas tecnológicas más avanzadas con el claro objetivo de dar soluciones a este sector desasistido. La instalación de muchos sistemas en varios países y el feed back recibido de nuestros clientes, nos han proporcionado información valiosa que constantemente utilizamos en mejorar el programa, esto nos ha convertido en especialistas en el área. Este programa se adapta a casi cualquier tipo de negocio de reparación, servicio y mantenimiento de vehículos de cualquier tipo, maquinaria pesada, autos o motocicletas, incluso botes, hemos diseñado esta herramienta de la manera más flexible posible, de modo que usted pueda usarlo en su pequeño taller donde atiende a una clientela reducida o bien usarlo en su gran taller con varias líneas de reparacion y servicio, en una plataforma cliente servidor con una red local de varios computadores y siendo usada por varios usuarios al mismo tiempo, su negocio crece y AutoSoft Taller de adapta a el. 10

11 I N T R O D U C C I O N Estamos seguros que la implementación de este programa en su negocio, marcará un antes y un después, donde el después será claro, dinámico y atractivo, con esta nueva herramienta, o mejor dicho con la herramienta más poderosa de su taller. Ing. Firmo Lopez CEO Santa Rita Investments Inc. 11

12 P R E G U N T A S M A S F R E C U E N T E S CAPITULO Preguntas Más Frecuentes 1 Cómo adapto la aplicación a mi país? Abra el menú Archivo y pulse Modificar Registro para que se abra el Editor de Registro de la Aplicación, pulse el signo + al lado de Claves Locales, el signo + al lado de Mensaje y el signo + al lado de Titulo, ahora tendrá visible entre otros, los registros para: Identificación, Impuesto y Número Tributario, pulse sobre cada uno de ellos y después sobre el botón Editar Valor e ingrese el titulo que corresponde a su país, pulse OK después de cada nuevo ingreso, tenga mucha precaución si cambia algo mas, cierre el Editor de Registro de la Aplicación al terminar, los cambios sólo tendrán efecto en la computadora donde se realicen. Cómo cambio a la moneda de mi país? Abra el menú Maestros y pulse Datos del Taller, en la ventana de Datos del Taller y Configuración General, pulse en el botón Propiedades del Lenguaje, ingrese el símbolo de moneda deseado en el campo Símbolo y el nombre en el campo Nombre, pulse OK, cierre la ventana de Propiedades del Lenguaje al terminar, estos cambio sólo tendrá efecto en la computadora donde se realizo. Cómo desactivo el navegador para que no se abra al iniciarse la aplicación? Abra el menú Archivo y pulse Modificar Registro para que se abra el Editor de Registro de la Aplicación, pulse el signo + al lado de Claves Locales y después en el signo + al lado de Navegador, pulse sobre Al iniciar la aplicación y asigne No abrir navegador en el campo Valor del lado derecho, cierre el Editor de Registro de la Aplicación, el cambio sólo tendrá efecto en la computadora donde se realizo. Cómo crear un registro nuevo? Seleccione primero el proceso que se desea realizar (Clientes, Presupuestos, Vehículos, etc.), después pulse sobre el icono Nuevo Herramientas. de la Barra de 12

13 P R E G U N T A S M A S F R E C U E N T E S Cómo se guardan los datos? Pulsando sobre el icono Guardar de la Barra de Herramientas. Este icono sólo estará encendido cuando algunas de las ventanas de procesos (Presupuestos, Clientes, Vehículos, Facturas, etc.) estén activadas y el registro haya sido modificado. Cómo imprimir la Orden de Trabajo? Usted tiene dos formas de crear sus Ordenes de trabajos, la primera es desde el mismo Presupuesto, en la pestaña Detalles busque y presione el botón Orden de Trabajo que se encuentra al final de la ventana. La otra forma es dando ingreso al Vehículo, pulsando sobre el icono Orden de Trabajo Ingreso del Vehículo. Una vez allí, pulse sobre Nuevo, Coloque el número de la matrícula, guarde los datos y pulse sobre el botón Imprimir Orden de Trabajo. La diferencia de este segundo proceso con el primero es que AutoSoft Taller automáticamente mezcla todos los presupuestos pendientes para el vehículo ingresado. Para efectos de la aplicación, los presupuestos pendientes son todos aquellos presupuestos de un vehículo que no hayan sido Anulados o Facturados, de esta forma se genera una sola Orden de Trabajo aún si el vehículo posee varios Presupuestos. Cómo cambiar el propietario a un vehículo? Debe pulsar sobre el icono de Vehículos de la pestaña Fichas y en el área donde aparecen los datos del cliente, se debe pulsar sobre el icono Cambiar. Al activarse los campos de datos, basta con colocar el ID del Cliente o el nombre. (El usuario debe poseer el privilegio Cambiar Dueño de un Vehículo ). Puedo Eliminar Presupuestos o Facturas? No. Solamente pueden ser Anulada. Por qué a veces no puedo modificar un Presupuesto? Cuando un Presupuesto es facturado, AutoSoft Taller lo bloquea para que no pueda ser modificado. Es un mecanismo de seguridad que garantiza que los datos no van a ser cambiados, después que fue creada la Factura a partir de esos datos. Si una Factura es anulada, que ocurre con el Presupuesto? Cuando se anulan facturas, AutoSoft Taller habilita nuevamente el Presupuesto que dio origen a dicha Factura (si ese es el caso), para que dicho Presupuesto pueda ser facturado nuevamente. 13

14 P R E G U N T A S M A S F R E C U E N T E S Por qué a veces no puedo reimprimir una Factura? Como medida de seguridad, para evitar reimpresiones, AutoSoft Taller bloquea una Factura cuando es impresa correctamente. Si se contesta afirmativamente por error, o se desea reimprimir una Factura, el usuario debe tener asignado el privilegio de Administrador. (Ver Capítulo Antes de Comenzar). Es estrictamente necesario utilizar el Control de Status y hacer Egreso a cada vehículo? Es recomendable, ya que muchos reportes de la aplicación dependen de esta información: reportes como Presupuestos Pendientes, dependen exclusivamente de esta información. Puedo modificar la fecha y hora de creación de un Presupuesto? Si. Solamente es necesario poseer el privilegio Modificar Campos Especiales. Puedo eliminar Clientes o Vehículos? Sí, pero solamente de aquellos vehículos a los cuales NO se les haya creado ningún Presupuesto o Factura. Una vez que se ha incluido al menos un Presupuesto o Factura para un cliente, con su respectivo vehículo, dicho Presupuesto y/o Factura, cliente y vehículo no podrán ser eliminados. Para que sirven las pestañas de Trabajos Externos de la ventana de Presupuestos? Los Trabajos Externos, como su nombre lo indica, son aquellos trabajos y/o servicios que son realizados fuera de su taller por otras empresas y que deben ser Facturas de igual manera como un servicio realizado. Algunos ejemplos pueden ser las rectificaciones de transmisiones, de frenos, carga de gas, niquelados y muchos otros según cada caso particular de cada taller. Aquí también se incluyen los cargos que regularmente algunos talleres deben cobrar por eliminación de desperdicios, como aceites, baterías y cauchos. 14

15 I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N CAPITULO Instalación de la Aplicación 2 L a instalación de la aplicación es sumamente sencilla, algunos cambios específicos dependerán de si se trata de una instalación para Servidor o para estación Cliente. Instalación El CD de instalación se auto ejecuta al introducirlo en la unidad de CD-ROM, sin embargo, si esto no sucede puede ejecutar el programa instalar.exe que se encuentra en la raíz del disco de instalación. Si descargó el programa de Internet, usted deberá tener un archivo denominado AutoSoft30.exe que se debe encontrar en la carpeta donde realizó la descarga. Si está haciendo una instalación en Windows Vista o Windows 7, puede que el sistema operativo requiera que autorice el programa para hacer cambios en su equipo, debe contestar Sí. 15

16 I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N Una vez ejecutado el instalador, aparecerá una ventana similar a la siguiente: El instalador lo guiará paso a paso por el proceso de instalación. En primer lugar, debe leer cuidadosamente el contrato de licencia, si está de acuerdo haga click en Acepto los términos del contrato de licencia. Si no está de acuerdo con el contrato, por favor, no continúe con la instalación. Luego debe completar los datos del usuario, por lo general esta información es extraída de su sistema operativo, de no ser así o si desea cambiarla, edite los campos. Luego especifique si desea instalar la aplicación para que sea compartida por todos los usuarios del computador donde se está haciendo la instalación, o sólo para la configuración del usuario actual. La ventana debe lucir como sigue: 16

17 I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N Posteriormente le pedirá que proporcione la carpeta donde se va a instalar la aplicación, la cual predeterminadamente es C:\AutoSoft Taller Estándar Puede cambiarla pulsando en Cambiar, sin embargo es recomendable mantener la carpeta predeterminada, no instale el programa en la carpeta Archivos de programa. Si pulsa en Cambiar y ubica el Disco (C:), se mostrará la siguiente ventana: 17

18 I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N Escriba el nombre de la carpeta o elíjala de la lista que se muestra. N O T A : Nunca seleccione la carpeta Archivos de programa, esto puede traer problemas con el acceso a los archivos de base de datos. Una vez seleccionada la carpeta de instalación, debe elegir el tipo de instalación que desea mediante la siguiente ventana: Debe haber una instalación tipo servidor instalada en la red, para que puedan ejecutarse las estaciones tipo cliente. Existen dos tipos de instalación: Monousuario o Servidor Local: Seleccione instalar AutoSoft Taller tipo Monousuario o Servidor Local en un sólo computador para ser usado en una sola computadora, si este computador está conectado a una red, puede compartir el disco duro, o la carpeta donde esté instalado el programa, y de esa forma dar acceso a los datos compartidos a otra computadora tipo cliente que esté conectada a la red. El resto de las computadoras pertenecientes a la red deberán instalarse tipo Cliente. Estación Cliente: Esta es la opción que usted debe escoger cuando AutoSoft Taller se va a utilizar en una estación Cliente que está conectada a una red y exista previamente una instalación tipo Servidor. 18

19 I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N En este sentido, la primera instalación a realizarse en caso de querer utilizar AutoSoft Taller en una red, debe ser la instalación tipo Servidor, la cual debe realizarse en el computador principal. Antes de comenzar la copia de los archivos, se le presenta un resumen de la instalación, revísela con cuidado y de estar correcta, continúe con la instalación, la ventana luce como la siguiente: Al pulsar sobre Instalar, comenzará el proceso de copiado de archivos. Este proceso es sumamente rápido y solamente durará unos pocos minutos. Durante la copia de los archivos, se podrá apreciar una ventana similar a la siguiente. Para terminar la instalación se le presentará la siguiente ventana: 19

20 I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N Haga click en Finalizar para terminar. Refiérase a la ayuda de su sistema operativo para los detalles de cómo crear una red local (LAN) o contrate los servicios de un técnico. Instalación en Red Si va a instalar AutoSoft Taller en dos o más computadores, recuerde que debe realizar primero la instalación en la estación Servidor y posteriormente en cada una de las estaciones Clientes. Para instalar AutoSoft Taller en las estaciones clientes, debe ejecutar el programa de instalación en cada una de ellas y seleccionar Estación Cliente en la ventana Tipo de Instalación. Deberá tener compartido el disco duro del servidor o la carpeta donde fue instalada la aplicación, para poder tener acceso a los datos desde cada una de las estaciones. Para cualquier duda acerca de cómo compartir discos duros y conceptos de red, consulte la documentación de su sistema operativo o a un especialista en materia de redes. En la sección Anexos 1 de este manual también podrá encontrar ayuda. Ejecución por primera vez Puede ejecutar AutoSoft Taller pulsando sobre el icono creado en el escritorio de su computador. Dicho icono debe lucir similar al siguiente: También puede ejecutar la aplicación haciendo click en Inicio Todos los programas Santa Rita Investments Inc AutoSoft Taller En esta misma carpeta se encuentran otras dos opciones Reiniciar AutoSoft Taller 4.00 y Desinstalar AutoSoft Taller 4.00 la primera sirve para reiniciar todas las entradas de registro del programa y ejecutar de nuevo la 20

21 I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N Configuración de inicio que veremos mas adelante, la segunda es para desinstalar el programa. Al ejecutar la aplicación por primera vez, dependiendo del sistema operativo que esté usando, puede que una caja de dialogo para confirmar si desea que el programa realice cambios en su equipo se despliegue, conteste Sí. Usted puede configurar su sistema operativo para evitar que esta caja de dialogo se siga desplegando, consulte la ayuda de su sistema operativo. La primera instalación que usted debe realizar de ser tipo servidor en la computadora destinada para tal fin. La activación de su aplicación dependerá del tipo de instalación que usted hizo. Instalación tipo Servidor Si usted realizó una instalación de tipo servidor, cuando ejecute el programa la primera vez, se abrirá una ventana de Configuración de inicio, en esta ventana usted puede cambiar las rutas de las carpetas donde están contenidos los datos locales y los datos compartidos, los campos que contienen esta información son completados automáticamente por el programa y no deben ser cambiados a menos que usted tenga bastante experiencia en este sentido. Presione el botón Finalizar. El programa mostrara la ventana de acceso, por lo general el campo de Nombre del Usuario se autocompleta con el nombre del usuario que se usó la ultima vez o con Administrador que es el nombre de usuario predeterminado. El usuario Administrador de forma predeterminada, no tiene ninguna contraseña, debe dejar el campo de contraseña vacio. 21

22 I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N Usted puede asignar una contraseña al usuario administrador, mas adelante le indicaremos como hacerlo. Observara que en la parte superior se le indica un contador del tiempo que resta para el uso del programa antes de que requiera activarlo, este contador junto al botón de COMPRAR que esta en la parte inferior, desaparecerán después de activar su programa. Instalación tipo Cliente Existen varias condiciones que deben cumplirse para que una instalación de tipo cliente funcione correctamente. 1. Obviamente debe estar en la misma red local que el equipo que actuará como servidor. 2. El programa debe estar instalado previamente en el equipo servidor. 3. El programa en el servidor debe estar activado. 4. El programa en el servidor debe tener licencias adicionales para tantas estaciones clientes como requiera, (la llave de activación del servidor contiene esta información). 5. Debe compartir la carpeta donde se instaló el programa en el servidor y debe tener permiso de escritura. 6. Los equipos que servirán como estaciones clientes deben tener creada una unidad de red (una letra) que direccione la carpeta compartida del programa en el servidor. El programa cliente no admite rutas de red que no tengan una unidad (letra) asignada como por ejemplo \\servidor\autosoft, o carpetas de datos compartidos que estén alojadas en algún disco local del equipo cliente. Las instalaciones tipo Cliente no requieren activación, pero si usted ha instalado previamente el programa en modo Monousuario o Servidor Local en el mismo equipo, es muy probable que el programa al ejecutarse la primera vez, requiera que sea activado. En este caso, use la siguiente información para activar la estación cliente: Nombre: Estación Cliente Llave de activación: 0H37NQ-BZT1B7-QGPM92-D25V8Y El límite de estaciones Cliente en una red, es determinado por el servidor y está relacionado a cuantas licencias clientes usted adquiera. Antes de ejecutar la aplicación desde cualquiera de las estaciones tipo Cliente, es imprescindible haber realizado primero la instalación tipo Servidor y ésta debe encontrarse en ejecución cada vez que se desee utilizar la aplicación desde cualquiera de las estaciones tipo Cliente. 22

23 I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N Definición de las carpetas de Datos Una vez que el disco duro del servidor se ha compartido y el funcionamiento de la red es el adecuado, deberá indicarle a la aplicación las rutas donde están ubicadas las bases de datos. Existen dos rutas. Estas son las siguientes: Recuerde que si está trabajando en red, la carpeta DATA indicado en la instalación tipo cliente, debe ser el del Servidor. Si cada una de las computadoras Clientes no apuntan sus datos compartidos (DATA) hacia el Servidor, estas instalaciones no se ejecutaran. -Datos Locales: Se encuentran los datos locales propios de la aplicación que residen en cada computadora (en caso de una red, son los datos de cada estación). -Datos Compartidos: Se encuentran los datos que son comunes para todos los usuarios o datos que se comparten en la red. Aquí están almacenados los datos de clientes, facturas, presupuestos y todo el conjunto de información que se va creando durante el uso de la aplicación. Esta ruta direcciona a una carpeta que se crea automáticamente en el disco duro del Servidor. Localización de los datos compartidos En las instalaciones tipo Cliente, se debe ingresar la ruta del disco y la carpeta donde están los datos del Servidor, en el campo Datos Compartidos. Por ejemplo: z:\data\, donde z es la unidad donde se instalo la aplicación en el servidor, que esta asignada a una unidad de red para esta estación, también puede pulsar para elegir el carpeta de la lista tipo árbol, allí seleccionará el Carpeta Data de la unidad de red como destino de archivos compartidos, en la siguiente gráfica se muestra un ejemplo de la definición de las rutas de bases de datos en una instalación tipo Cliente. Es imprescindible que la unidad de disco duro donde fue instalado AutoSoft Taller como Servidor o la carpeta donde fue instalada la aplicación donde se encuentra la carpeta Data este compartida, para poder tener acceso desde las estaciones Clientes a la ubicación de instalación de AutoSoft Taller en el Servidor. Si tiene cualquier duda, puede comunicarse con AutoSoft Taller Servicio al cliente solicitar asistencia a personal con conocimientos en el área o consultar la ayuda de Microsoft 23

24 I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N Networks. En el Anexo 1 de este manual, se presenta una explicación detallada de cómo compartir unidades en la red y como definir o ubicar la carpeta compartida del servidor. Arranque después de la Configuración de Inicio Una vez que estos pasos han sido cumplidos, la aplicación se ejecuta y muestra la pantalla de solicitud de clave de usuario, la cual predeterminadamente es Administrador, este nombre de usuario esta preestablecido en el servidor. Proceso de Activación Para activar su programa usted debe tener primero un número de serie que le es entregado cuando compra el programa. Numero de serie: Podrá encontrar su número de serie en el de confirmación de compra del programa, en el reverso del disco de instalación o le será entregado por un distribuidor autorizado. El número de serie es único no existen dos licencias con el mismo número de serie, y este estará relacionado con el usuario que adquirió la licencia, el número de serie puede cambiar si compra una actualización del programa, automáticamente el número de serie del programa anterior dejará de ser valido después de comprar una actualización. Usted puede activar su programa durante el periodo de uso gratis o finalizado el mismo. Para activar el programa antes de terminar el tiempo de uso gratis de 30 días, solo debe ir al menú Ayuda y seleccionar Activación... En la ventana de activación encontrara su Código de Instalación. Código de instalación: Este código es generado por la computadora donde esta instalado el programa y es usado, junto con su nombre, para generar la llave de activación, lo cual hace que la llave funcione solo en la compuradora que va a ser activada. Si usted tiene su numero de serie, entonces complete los campo de Nombre y Numero de serie de la centana de activación y presione el boton de Solicitar Activación 24

25 I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N Si su computador está conectado a internet, se cargará su navegador de internet en la página de inicio de sesión. Si usted adquirió el programa comprando directamente en nuestra tienda online entonces usted debe tener una cuenta de cliente creada, use esta misma cuenta para iniciar la sesión, no use o cree otra cuenta distinta, el número de serie está relacionado a la cuenta de cliente si usa una cuenta distinta no podrá obtener su llave de activación. IMPORTANTE La garantía del programa son los 30 días de uso para pruebas. La única forma de activar la aplicación es por Internet, sin embargo si usted no tiene Internet en el computador donde está instalado el programa, usted puede tomar nota del Código de Instalación y el Número de Serie, consiga un computador conectado a Internet e ingrese a la siguiente pagina Web: https://www.autosoftshop.com/activation.aspx y siga las instrucciones. Si usted compro el programa a uno de nuestros distribuidores o en una tienda diferente, entonces cree una cuenta para clientes nuevos. Si usted compra el programa, usted puede usarlo durante 30 días antes de requerir que sea activado, si usted no está satisfecho con el programa antes de activarlo, usted puede pedir una devolución de su pago. No será considerada ningún tipo de devolución o reembolso después que el programa es activado. 25

26 I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N Después de iniciar la sesión, ingresará a la Forma de Solicitud de Activación, complete los campos, marque la casilla de aceptación de términos y haga Click en el botón Enviar. Se le mostrará una página como esta: Aquí encontrará su Llave de Activación e información referente a su licencia, como por ejemplo para cuantas licencias para estaciones clientes está autorizada esta llave. Copie la llave a la casilla de Llave de Activación de su programa, así como el nombre y el número de serie deben ser idénticos a los que aparecen en la página web, de lo contrario el programa no podrá activarse. Luego haga Click en Activar. El programa ya quedará activado después de esto. 26

27 I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N Usted también recibirá un correo electrónico conteniendo su activación. En La licencia de usuario final, establece que sólo puede estar activada una instalación tipo servidor por cada licencia, se ha establecido este sistema de activación, para controlar que se cumpla esta parte del contrato, a menos que su licencia de usuario final establezca lo contrario, usted como propietario de una licencia de AutoSoft Taller, está comprometido a cumplir con esta restricción. Se admiten como normales hasta un máximo de 3 activaciones anuales. De superarse esta cantidad, como política de seguridad el usuario deberá demostrar las razones para activar una cuarta vez o adquirir una nueva licencia. Activar Después del Período de Prueba Usted goza de 30 días de uso gratis de AutoSoft Taller, contados a partir de la fecha de instalación, transcurrido este tiempo no será posible el acceso a la aplicación. Usted puede realizar su compra y activar su licencia durante o después de finalizado el periodo de prueba. Cuando el periodo de prueba ha concluido, se le mostrará la siguiente pantalla al iniciar su programa. Haga click en el botón Activar, en la ventana de activación encontrará su Código de Instalación y las casillas para colocar su nombre y la llave de activación. Si no posee de una llave de activación, use el botón Solicitar Activación para ir a la página web y llenar su solicitud de activación como se explicó en la sección anterior. 27

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29 M A E S T R O S CAPITULO Antes de Comenzar 3 A utosoft Taller originalmente trae pre-cargados algunos datos como los modelos y marcas de vehículos, trabajos de mano de obras, partes de no inventario y otros, todos estos datos son editables por parte del usuario. Respaldos y Recuperación de Datos El respaldo de datos puede realizarse desde cualquier computadora de la red y no es necesario que se cierre la aplicación en las estaciones Clientes. Los datos a los cuales se les hará respaldo, son los datos Guardados, es decir, los datos que estén siendo ingresados y que aún no se hayan guardado para el momento en que se realice el respaldo de los datos, no serán incluidos, por lo tanto aunque el proceso no exige que las estaciones clientes estén cerradas, se recomienda que por lo menos primero se termine el ingreso de datos en todas las estaciones y después se realice el respaldo. Se sugiere realizar respaldos periódicos, el primero lo puede hacer justo después de ejecutar el programa la primera vez, de modo que posea respaldo de los datos en blanco, sobre todo si no se tiene instalado un sistema de batería para proteger las computadoras en caso de una interrupción eléctrica o si sus computadoras no están protegidas con programas anti-virus o simplemente por precaución en caso de que suceda un problema inesperado. Cada vez que se cierra el programa, este le recordará que debe hacer un respaldo, usted puede elegir hacerlo en ese mismo instante o posteriormente. El respaldo de datos se graba en el disco duro del computador, en una carpeta que usted destine para este fin, sin embargo le sugerimos que después grabe estos respaldos en CDs, o cualquier otra unidad de almacenamiento externa, ya que si deja los respaldos en el disco duro del computador y este se daña, de todas formas perderá todas la información. Respaldo de Datos Para realizar un respaldo de los datos existentes en el programa, diríjase al menú Archivos y seleccione Respaldo y Recuperación de Datos, llegará al Asistente de respaldos de datos. 29

30 M A E S T R O S Seleccione la opción Realizar un respaldo de los datos actuales y atienda las instrucciones, pulse el botón Siguiente hasta llegar a la próxima ventana. Usted puede elegir si desea respaldar los formatos de reportes y los archivos de imágenes. Dado que el usuario puede modificar los formatos de los reportes impresos a su criterio y además puede insertar imágenes en presupuestos, facturas y en el inventario de partes, entonces, el programa le da la opción de respaldar los formatos de reportes y las imágenes en archivos separados para que en caso que sea necesario pueda recuperarlos. Siga los pasos hasta llegar al final donde se le pedirá la ubicación y el nombre del archivo de respaldo que se va a crear. El programa predeterminadamente lo ubica en la carpeta de documentos de su computador y coloca un nombre de archivo que crea automáticamente usando la fecha y la hora actual ejemplo: Respaldo_ _ _AM. Usted puede elegir cambial este nombre. 30

31 M A E S T R O S AutoSoft Taller realizara el respaldo de los datos en segundos, agrupando todos los datos en una solo archivo con extensión.sri, verá un mensaje indicándole que el respaldo de datos se ha realizado de manera exitosa. Recuperación de Datos La recuperación de datos debe realizarse solo desde el Servidor y la aplicación debe estar cerrada en todas las estaciones Clientes, un mensaje será desplegado por la aplicación advirtiendo si hay alguna estación cliente conectada y la recuperación de datos no será posible. Para recuperar datos de un respaldo previo, seleccione la opción Recuperar los datos de un respaldo previo y pulse el botón Siguiente, lea y cumpla con las instrucciones necesarias para efectuar la recuperación de los datos y pulse el botón Siguiente hasta llegar a la ventana de selección del archivo de respaldo. 31

32 M A E S T R O S Localice y seleccione el archivo de respaldo que se desea recuperar. Los archivos de de respaldo tienen la extensión.sri y el programa al momento de crear el archivo de respaldo le agrega al final la palabra DATOS, IMÁGENES o REPORTES según si el archivo de respaldo contiene solo datos, solo imágenes o solo archivos de formatos de reportes respectivamente. Reindexar y Reparación de Datos La función Reindexar y Reparar Datos es un proceso que permite crear nuevamente los índices de las bases de datos, revisar y reparar problemas en los archivos de datos de la aplicación. Este proceso puede usarse en caso que por fallas en la red, cortes inesperados de electricidad o apagada incorrecta del equipo, el índice o los archivos de bases de datos se dañen. Usted sabrá si requiere reindexar o reparar los datos cuando aparezca un mensaje de error indicando que se ha perdido un índice, que hay una tabla dañada o se realice una búsqueda y el resultado encontrado no coincida con la búsqueda efectuada. La realización innecesaria de reindexación y reparación de datos, no daña o afecta los datos ni el desempeño de la aplicación. Editor de Registro de Aplicación AutoSoft Taller, posee un editor de registros del programa mediante el cual usted puede adaptar el programa a sus preferencias, usted puede cambiar los títulos de algunos campos adaptándolos a la forma como usted quiere que estos aparezcan en pantalla y en los reportes. Existen dos tipos de registros o claves, Claves compartidas que afectan a todos los equipos de la red y Claves locales que solo afectan al equipo donde se está haciendo el cambio. En esta sección solo explicaremos el procedimiento para cambial algunos títulos del programa el cual es el mismo para cada título a modificar, sólo varía al momento de seleccionarse el campo objeto de nuestro ajuste. Para realizar el ajuste, abra el menú Archivo, seleccione Modificar Registro, en la ventana pulse sobre el signo positivo ubicado al lado de Claves locales, luego sobre el signo positivo al lado de Mensajes y por último en el signo positivo al lado de Título. 32

33 M A E S T R O S Varíe el tamaño de la ventana y navegue entre los registros para localizar el registro deseado. Navegadores AutoSoft Taller posee dos Navegadores, los cuales son una herramienta muy útil no solo para el rápido acceso a determinadas funciones y fases del proceso, también le ayudara a mantener un orden lógico en el proceso de reparación, servicio de un vehículo o ventas de partes. Navegador Para Reparaciones 33

34 M A E S T R O S Navegador Para Ventas de Partes Usted puede adaptar su aplicación para que el navegador se abra automáticamente al inicio. Para realizar esto diríjase al Registro de la Aplicación y haga el mismo procedimiento para cambiar un título pero con la diferencia que esta vez en vez de abrir Mensajes abra Navegador y pulse sobre Al iniciar la aplicación o sobre Tipo de navegador y seleccione la opción de su preferencia. El tipo del Navegador también pude ser ajustado marcando o des-marcando la caja que está en la parte superior derecha del navegador. Los registros de Mensajes, Títulos y Navegador son principalmente los registros que suelen ser modificados cuando se comienza a dar uso a la aplicación es por ello que lo hemos nombrado en este capítulo, el resto de los registros del programa serán revisados posteriormente. 34

35 M A E S T R O S Usuarios y Privilegios AutoSoft Taller le permite incluir usuarios, crear grupos de usuarios y asignar privilegios. Privilegios que le permitirán o no a los usuarios realizar algunas operaciones, tales como modificar, eliminar, cancelar y otros. Para acceder las opciones de usuarios, puede seleccionar la opción Modificar Cuentas de Usuario desde el Menú Archivo. Recuerde que el usuario predeterminado es Administrador y no requiere contraseña. Una vez abierta la ventana Editor de Cuentas de Usuario, usted podrá ingresar y actualizar todos los Usuarios, crear Grupos de Usuarios y asignar los respectivos privilegios. A continuación se muestra el aspecto de la ventana: Creación de usuarios Es recomendable (pero no indispensable) incluir a cada uno de los usuarios de la aplicación. Para ello, pulse sobre el botón Agregar para que aparezca la siguiente ventana. Coloque el Nombre del Usuario, (el cual deberá ingresar en la aplicación al iniciarse), luego introduzca el Nombre Completo y si lo desea, una breve descripción de la función y/o posición del Usuario en la empresa o el objetivo para el que fue creado el usuario. En estos momentos, si pulsa OK el usuario será creado, pero es recomendable que antes asigne una contraseña y los 35

36 M A E S T R O S privilegios respectivos. Para esto pulse sobre la pestaña Contraseña y proceda a la asignación de la contraseña de acceso. En la siguiente página podrá ver la ventana Información del Usuario donde podrá crear la contraseña y establecer otras opciones. Si pulsa sobre la casilla Definir Contraseña, la aplicación le solicitará (con reconfirmación) la contraseña de acceso asignada a dicho usuario, la cual le será solicitada al ingresar a la aplicación. Asignación de Privilegios a Usuarios Para asignar los privilegios de cada usuario debe pulsar sobre la pestaña Privilegios, de esta manera verá la siguiente ventana: 36

37 M A E S T R O S Resalte el privilegio que desea otorgar y presione Reconocer, para quitar privilegios realice la misma operación en sentido contrario y presionando sobre Quitar. Asignación de un Usuario como Miembro de un Grupo Al crear un usuario nuevo, automáticamente este será asignado al grupo de Administrador el cual tiene todos los privilegios asignados, eventualmente usted puede cambiarlo de grupo o sencillamente no asignarlo a ningún grupo especifico, y solo asignarle los privilegios, como se explico anteriormente. Como medida de seguridad, la aplicación incluye a cada nuevo usuario dentro del grupo Administrador, lo cual podría otorgar al usuario ciertos privilegios no deseados o inconvenientes. Tenga la precaución de siempre comprobar que cada usuario pertenezca al grupo correcto. Creación de Grupos de Usuarios Usted puede crear grupos de usuarios y otorgarles privilegios específicos, así al crear un nuevo usuario, solo tendría que incluirlo en el grupo al que debe pertenecer. Para esto pulse sobre la pestaña Grupos en el Editor de Cuentas de Usuario y después en Agregar, ingrese la información del grupo: nombre (secretarias, supervisores, etc.) y descripción. Asigne los privilegios que tendrá reconocidos dicho grupo de la misma manera que se hace para los usuarios, después de esto presione OK. El grupo Administrador otorga TOTAL libertad de acción al usuario dentro del sistema y por consiguiente, solo debe agrupar a personas con el más alto nivel dentro de la organización y conocimiento de la aplicación. Este nuevo grupo aparecerá listado en la pestaña Grupos del Editor de Cuentas de Usuarios y podrá ser seleccionado en la pestaña Miembros del Grupo cuando tenga editada la información de un usuario. Los usuarios que formen parte del Grupo Administrador, tienen la capacidad de cambiar la contraseña de los demás usuarios sin necesidad de conocerla. 37

38 M A E S T R O S En el siguiente cuadro se muestra cada privilegio y las funciones que otorga. PRIVILEGIO Administrador Ajustar Presupuestos Aplicar Descuentos FUNCION Este privilegio le da derechos al usuario para modificar los registros de la aplicación, crear y modificar cuentas de usuarios y ver los eventos de la aplicación, pero no puede eliminar, modificar y/o agregar datos ni imprimir reportes. Este privilegio sólo debe ser asignado a personal conocedor de la aplicación y con cierta responsabilidad en la empresa. Permite al Usuario ajustar los presupuestos. AutoSoft Taller le da al usuario la facilidad de asignar precios ajustados a partes, manos de obra o trabajos externos sin perder los precios originales, y al final podrá aplicar los precios ajustados o regresar a los precios originales con solo presionar un botón, este privilegio le permite al usuario realizar esta función. Permite que el usuario pueda aplicar descuentos a los clientes. Asignación de Labores y Pagos a Mano de Obra Añadir Registros Nuevo Añadir Nuevos Trabajos y Partes Externamente Añadir y/o Modificar Ítems de NO- Inventario Añadir y/o Modificar Ítems del Inventario Permite que el usuario pueda asignar labores a los técnicos y realizar pagos a los mismos. Permite al usuario Incluir registros en cualquier modulo donde no se requiera de otro privilegio adicional para incluir nuevo registros, por ejemplo puede crear nuevos Presupuestos, Facturas, modelos etc. Para agilizar la trascripción y elaboración de Presupuestos, facturas o paquetes, AutoSoft Taller provee la facilidad de incluir sobre la marcha, nuevas partes al inventario o a no-inventario, así como nuevos trabajos de mano de obra si estos no han sido creados previamente. Si este privilegio es asignado al usuario, cada vez que se incluya una parte o un trabajo mano de obra nueva dentro de un presupuesto, factura o paquete y este no es encontrado por el programa en su base de datos, la aplicación preguntará si desea incluirse en la tabla correspondiente. Esto es especialmente útil, ya que de esta manera, a medida que la aplicación va creciendo, no será necesario introducir cada uno de las partes y manos de obras, ya que podrán seleccionarse de una lista, o sencillamente la aplicación auto completará la descripción o código del mismo. Posteriormente se explicará con detalle esta función. Permite que el usuario pueda añadir nuevas partes a la tabla de partes de No-Inventario. Permite que el usuario pueda añadir nuevas partes a la tabla de partes de Inventario. 38

39 M A E S T R O S Cambiar Dueño de un Vehículo Cambiar el Tipo de Precio de Partes de Inventario Crear e Imprimir Cheques Devoluciones de Compra Eliminar Registros Imprimir Reportes Permite al usuario cambiar el dueño de un vehículo. El usuario puede asignar hasta cuatro tipos de precios diferentes a las partes de inventario, este privilegio le da derecho a cambiar el tipo de precio a asignarse a las partes de inventario dentro de un presupuesto, factura o paquete, independientemente del tipo de precio predeterminado inicialmente. Da derecho al usuario a crear e imprimir cheques. Este privilegio le permite al usuario crear devoluciones de órdenes de compra. Privilegio que permite al usuario eliminar registros en módulo donde no necesite de otro privilegio para hacerlo y siempre que sea posible. Privilegio que permite al usuario imprimir reportes. Modificar campos especiales Modificar Crédito Existente con un Proveedor Modificar Registros Pagos a Proveedores En la aplicación existen campos especiales que solamente pueden ser modificados bajo estricta vigilancia si se posee este privilegio asignado. Entre estos campos tenemos la fecha de creación del Presupuesto, la cual inicialmente es asignada automáticamente. Permite al usuario modificar el monto total de crédito abierto con un proveedor. Normalmente este monto se incrementa o decremento según si se crean devoluciones en las órdenes de compra o se hacen pagos a facturas usando el crédito existente, respectivamente. Permite al usuario modificar registros que no se requiera de otro privilegio adicional. Permite al usuario realizar pagos a proveedores. Procesar Pagos a Facturas de Clientes Recepción de Facturas Este privilegio que permite al usuario recibir pagos de Facturas, incluyendo la información relacionada al pago de la misma (Fecha, Nro. de Cheque y otros). Da derecho al usuario a recibir facturas por conceptos de órdenes de compra o cualquier otro concepto. Revisar el Registro de Eventos Este es un privilegio que permite al usuario ver el registro de eventos de la aplicación donde se registra la actividad que cada usuario hace dentro del programa. 39

40 M A E S T R O S Son en total 21 privilegios diferentes con los que se pretende aumentar la seguridad y confidencialidad del programa. Una vez creados los usuarios y asignados los privilegios, podemos empezar a sacarle el máximo provecho a la aplicación, para ello veremos ahora las barras de herramientas principales. Barras de Herramientas AutoSoft Taller posee dos barras de herramientas principales, de las cuales se generan muchas de las operaciones de la aplicación, a pesar que dichas opciones también pueden ser seleccionadas a través del menú. Las barras de herramientas y sus funciones son las siguientes. Menú Lateral de Acceso Rápido Barra de Herramienta de Navegación y Administración 40

41 M A E S T R O S Nuevo: Permite incluir nuevos registros en cada uno de los procesos como clientes, Presupuestos, Facturas y otros. Borrar: Mediante este botón usted puede eliminar el registro visualizado en el proceso o ventana activa. Algunas restricciones aplican en la eliminación de registros en algunos módulos. Guardar: Permite almacenar o salvar los datos modificados en la ventana activa. Revertir: Permite revertir el conjunto de cambios realizados sobre los datos de la ventana activa (a partir de la última vez que se guardó). Imprimir: Según sea el caso, este icono permite imprimir Presupuestos, reportes, Facturas y otros. Vista Preliminar: Permite pre-visualizar la salida antes de que se imprima. Cortar (CTRL.- X): Elimina el contenido de la selección y lo copia en una localidad de memoria para poder utilizarlo en otras áreas. Copiar (CTRL.- C): Copia en memoria el contenido de la selección. Pegar ((CTRL.- V): Inserta en la ubicación del cursor el contenido de la selección copiada o cortada con los comandos anteriores. Deshacer: Regresa al estado del último cambio efectuado. A diferencia del comando Revertir, el cual restaura los datos desde la última vez que se grabó, deshacer solamente realiza cambios sobre la última acción. Primero: Muestra en pantalla los datos relacionados al primer registro almacenado. Anterior: Permite avanzar regresivamente a través de los diversos registros, para ir visualizándolos uno a uno. Siguiente: Permite avanzar progresivamente a través de los diversos registros, para ir visualizándolos uno a uno. Ultimo: Muestra los datos relacionados con el último registro almacenado. 41

42 M A E S T R O S Buscar: Como su nombre lo indica, permite acceder el generador de búsquedas, el cual es una herramienta para localización de datos por diversos campos. Listado: Muestra por pantalla un listado general de todos los datos almacenados en el proceso activo. Cambio de Usuario: Activa la ventana de solicitud de clave. Como su nombre lo indica, permite que el usuario activo abandone la sesión para que otro ingrese con su clave. Calculadora: Activa la calculadora. Navegador: Activa o desactiva el navegador de procesos. Estos iconos se activarán o desactivarán según la habilidad de uso de cada uno de los procesos que invocan. Como puede apreciase claramente, la Barra de Menú Lateral de Acceso Rápido está representada por varios botones que permiten visualizar los iconos o procesos que están contenidos en ellos. Campos Maestros Los campos maestros los identificará fácilmente porque son aquellos campos que tienen una caja con una flecha del lado derecho y se despliegan como una lista. La forma de usar los campos maestros es bastante simple. Estos campos muestran una lista de opciones que usted puede elegir, pero si la opción que usted necesita no está en la lista, usted podrá agregarla o cambiar una existente, incluso eliminar las que ya no usa. Para ver las opciones que este tipo campo le ofrece debe hacer click en el botón que está del lado derecho del campo, un pequeño menú se desplegará con las opciones: Agregar (Nombre del campo) Cambiar (Nombre del campo) actual Eliminar (Nombre del campo) actual 42

43 M A E S T R O S Cuando elije la opción de agregar o cambiar, una pequeña caja de edición se abre para que usted pueda agregar o cambiar el registro de la lista o bien si elije la opción eliminar el programa requerirá que confirme la acción y procederá a eliminar de la lista la opción que estaba activa. Este tipo de campo estará presente en muchos de los módulos del programa y hemos hecho esta mención especial en la sección antes de comenzar para que tenga en cuenta su funcionamiento. 43

44 M A E S T R O S CAPITULO Maestros 4 L os maestros, son las tablas y registros de configuración del programa. Los datos contenidos en ellas son usados por el programa para extraer el o los datos predefinidos en ciertas funciones como por ejemplo el tipo de código de barra a ser utilizado o el número de copias a imprimirse para las facturas. Una vez activada la pestaña Maestros del Menú Lateral de Acceso Rápido, se tendrá acceso a las siguientes opciones: Datos del Taller Configuración de Inventario Cuentas de Usuarios A continuación se explicará con detalles cada una de estas opciones. Datos del Taller y Configuración General Esta es la información de su taller que se imprimirá en sus Facturas, Presupuestos, órdenes de compra, reportes, , etc., incluye: Nombre de la empresa, dirección, ciudad/localidad, estado, código postal, teléfonos, e- mail, y otros. También contiene campos más específicos como: 44

45 M A E S T R O S Pestaña Principal R.U.C. y Registro Fiscal Estos son títulos que pueden ser modificados a criterio del usuario en el Editor de Registros de la Aplicación, (diríjase al capítulo 1 sección de preguntas frecuentes), debe ingresar los números de identificación de su empresa para el pago de sus impuestos. El R.U.C. o Registro Único de Contribuyente, Es llamado así en muchos países como en Uruguay, Peru, Ecuador, Panamá etc. en otros países se denomina de distinta forma, pero como ya explicamos el usuario puede cambiar el titulo según su necesidad. En la mayoría de los países, solamente se utiliza un sólo número de identificación de contribuyente pero en otros se emplean hasta dos números, para estos casos el programa cuenta con un campo denominado Registro Fiscal, al igual que el R.U.C. este puede ser cambiado por el usuario. Si en su país se emplea solo un número de identificación, deje vacio el Registro Fiscal. Precio de Mano de Obra Predeterminado El valor que se coloca en este campo es usado por el programa para establecer predeterminadamente el precio por hora que su taller cobra a sus clientes por trabajos de mano de obra, si usted no calcula el precio del trabajo por tiempo, usted puede establecer este valor en cero o si usted establece precios por hora, no importa que no sea en todos los trabajos, usted puede establecer el precio normal que usted cobra por hora, de cualquier forma al momento de elaborar un presupuesto o factura, el programa le permitirá cambiar este valor e incluso establecer trabajos con precios fijos junto con trabajos con precios por hora en un mismo presupuesto o factura. Propiedades del Lenguaje Pulsando sobre este botón, puedes tener acceso a las propiedades del idioma como por ejemplo: Abreviación de los meses del año. Nombre de los meses. Forma como se mostrará la fecha, (Dia/Mes/Año o Mes/Dia/Año). Símbolo separador en la fecha. Forma como se mostrará la hora base 12 o base 24. Nombre de la moneda. Símbolo de la moneda que se mostrará en los campos monetarios. Punto decimal. Separador de miles. Cantidad de decimales a mostrar. Posición del símbolo de meneada. 45

46 M A E S T R O S En la parte superior de esta ventana encontrará una caja que indica Uso de configuración de las ventanas del sistema para mostrar fecha y moneda Si marca esta caja, las propiedades que usted ha configurado no serán tomadas en cuenta y por el contrario el programa tomara estas propiedades según como esté configurado en su sistema operativo, esto no incluye el campo del nombre de la moneda. Logotipo Ingrese en este campo la ubicación del archivo que contiene el logotipo de su empresa, no es necesario que este archivo esté localizado en una sección del servidor, el programa se encargará de hacer una copia en la carpeta de imágenes para que esté disponible para todos los usuarios de la red. Se recomienda que la resolución de su logotipo sea de aproximadamente 720 píxeles de ancho por 300 píxeles de alto. Imprimir encabezados en los reportes Si esta caja es marcada, el programa imprimirá en todos los reportes el encabezado con los datos de su negocio y su logotipo. Pestaña Impuestos Cantidad de impuestos En esta pestaña puedes configurar si usar un solo impuesto o dos, en algunos países se usan dos tipos de impuestos, por ejemplo en Canadá se cobran impuestos regionales o locales que corresponde a la provincia y un segundo impuesto federal o correspondiente a la nación en general. Si en su país solo se cobra un tipo de impuesto, deje este campo en UNO (1). 46

47 M A E S T R O S Datos del impuesto Se puede configurar el título de cada impuesto y si se cobran porcentajes distintos para partes y para trabajos de mano de obra. Valor del Porcentaje de Impuesto Ingrese en estos campos las tazas de impuestos que usted deberá cobrar a sus clientes. AutoSoft Taller permite el ingreso de dos tazas de impuesto para los países en que las tazas de impuesto por venta y servicios sean distintas. Estas serán las tazas de impuestos asumidas por la aplicación en las Facturas y Presupuestos, sin embargo, la taza para productos y partes puede variarse de manera manual en cualquier de estos, sin afectar la taza ingresada en este campo. Pestaña de Presupuestos y de Facturas Estas pestañas contienen las mismas propiedades, solo se diferencia la pestaña de facturas que posee una caja que indica Desea que se imprima el número físico en las facturas, si marca esta caja, el programa imprimirá el numero físico en cada factura que se imprima, mas adelante explicaremos a detalle que es el número físico. Usted también puede configurar la cantidad de copias que se imprimirán cuando imprime un presupuesto o factura, y si desea que se imprima al pie de los presupuestos y facturas, la declaración del cliente y/o las responsabilidades de la compañía, solo debe marcar las cajas correspondientes. Pestaña de propiedades del servidor de Servidor SMTP AutoSoft Taller permite enviar correos electrónicos sin necesidad de utilizar programas externos. Para que esta función esté disponible, deberá ingresar en este campo el nombre del servidor de correo Servidor SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) de su proveedor de correo electrónico. Contacte su proveedor de correo electrónico para que le suministre esta información. Puerto SMTP El puerto SMTP viene preestablecido en 25 que es el puerto que comúnmente se usa para este protocolo, pero en este campo se puede cambiar en caso que sea necesario. 47

48 M A E S T R O S Autenticación de correos salientes Actualmente la mayoría de las cuentas de requieren de un nombre de usuario y una contraseña para que el servidor permita la salida del correo enviado. Debe revisar las instrucciones de su proveedor de para asegurarse que su cuenta requiere de autenticación de correos salientes y de requerirlo, debe colocar su nombre de usuario y su contraseña. Configuración de Inventario En esta sección, usted configura como quiere que se presente en la pantalla la lista de partes de inventario y qué tipo de código de barra se utilizará como código principal y código alterno para identificar las partes que formaran el inventario. La aplicación le permite utilizar dos códigos para las partes usados para identificar y buscar estas partes en el inventario. Si elije mostrar la lista en forma de árbol, el programa le mostrará los ítems principales primeros y los sub-ítem debajo de si respectivo ítem principal. Si elije en forma de listado, entonces no se tomará en cuenta el orden lógico de ítems y sub ítem, si no un listado alfabético normal. Tipo Árbol Tipo Listado 48

49 M A E S T R O S Al momento de crearse un usuario, la aplicación automáticamente lo designara como Administrador, retírelo de este grupo si esto no es deseado, esto es una medida de precaución ya en el programa siempre debe existir un usuario que pertenezca a este grupo. Cuentas de Usuario Esta opción le permite tener acceso a las cuentas de usuarios. Consulte en el Capítulo 3 Antes de Comenzar, la sección Cuentas de Usuarios y Privilegios. Como medida de seguridad, aconsejamos que la persona de más jerarquía pertenezca al grupo de Administrador que ya viene creado por la aplicación y posee todos los privilegios. Después cree grupos por nivel jerárquico, funciones o responsabilidades en la empresa, Ejemplo: Jefes de Departamento, secretarias, y otros. Recuerde que usted puede otorgar a determinado usuario varios privilegios al mismo tiempo sin necesidad de incluirlo en ningún grupo, esto está diseñado para que de una manera sencilla, el administrador otorgue privilegios a cada uno de los empleados que utilizarán la aplicación, según su criterio. 49

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51 F I C H A S CAPITULO Fichas 5 Clientes E en el módulo de clientes, usted puede crear, actualizar,. eliminar, buscar y consultar todos los datos relacionados a los clientes. La ficha Clientes está conformada por un área de búsqueda y ordenación, un área de datos del cliente, del contacto y una sección donde puede ingresar y/o ver los vehículos asignados o propiedad de dicho cliente. Al final se cuenta con un campo de observaciones y un botón para ver el historial del vehículo seleccionado. A continuación se muestra la ventana de clientes: El campo de Ordenar Por, indica cual es el orden secuencial de las fichas de clientes, por ejemplo si se selecciona ordenar por nombre, cuando usted navegue entre los registros usando los botones de la barra de herramientas, los registros estarán ordenados alfabéticamente el por nombre de los clientes. En el campo Buscar Por Nombre, podemos colocar cualquier cadena de texto, aunque no esté concluida y la aplicación automáticamente mostrará los datos del cliente cuyo nombre más se aproxime a la cadena de caracteres buscada, o mostrará una lista de clientes en caso de que existan más de una coincidencia o similitud. 51

52 F I C H A S Así por ejemplo, si se desea mostrar una lista de todos los clientes cuyo apellido sea González, bastará con escribir dicha palabra en el campo de búsqueda y al pulsar Enter, la aplicación mostrará los resultados. Cabe señalar que la aplicación distingue en color vino, el titulo de los campos que obligatoriamente deben contener datos para que el ingreso de datos se guarde como un registro válido, por ejemplo el Nombre en la ficha Cliente. Recuerde que la búsqueda de clientes permite localizar trozos de palabras por coincidencia. Por ejemplo, si desea localizar un cliente cuyo nombre o apellido no recuerda muy bien, podrá colocar solamente parte del mismo. Si tomamos el caso de un cliente de apellido Ferrante, bastaría con introducir Ferra o rrante y AutoSoft Taller mostrará una lista con todos los clientes cuyo nombre coincida con la búsqueda solicitada. Para realizar otras búsquedas por campos diferentes al nombre, debe pulsar sobre el icono Buscar de la barra de navegación. Al pulsar sobre este icono aparecerá un generador de búsquedas en el cual podrá seleccionar el campo que desea buscar. Dichos campos variarán dependiendo del módulo en donde se encuentre. La ventana siguiente muestra una búsqueda por DNI. (Documento Nacional de Identidad), en la cual aparecieron 2 coincidencias de la cadena buscada ( AC ). Recuerde que puede activar la casilla Todas las Concordancias y Permitir Concordancia Parcial para que muestre la lista de todas las coincidencias. Este método de búsqueda es realmente útil ya que le permite moverse entre los diferentes registros localizados y simultáneamente visualizar los datos en la ventana de Cliente para ver si corresponde al cliente que se desea localizar. 52

53 F I C H A S Creación y Actualización de Clientes Como ya es conocido, en AutoSoft Taller para crear un Cliente, deberá pulsar sobre el icono Nuevo en la barra de navegación, una vez que haya abierto la ficha Cliente. Posteriormente, la aplicación automáticamente asigna un número de Identificación (ID) auto incrementado, el cual puede ser visualizado en la parte superior derecha de la ficha del Cliente. Este número podrá ser utilizado posteriormente para ubicar un cliente en el módulo de vehículos. AutoSoft Taller está constantemente en modo de edición, por lo que no será necesario indicarle que se desean realizar cambios. Sencillamente usted puede realizar las modificaciones de datos que desee y posteriormente Guardar los datos para su almacenamiento definitivo. Para ello deberá pulsar, como es costumbre sobre el botón. 53

54 F I C H A S Si usted antepone a la dirección de Correo Electrónico al prefijo Mailto:, por ejemplo: AutoSoft Taller convierte la dirección en un hyper link (enlace), permitiéndole enviar un correo electrónico a la dirección del cliente, con solo hacer click sobre la dirección, si tiene instalado en su computador un programa para envíos y recepción de correos como Microsoft Outlook. La dirección de Página Web, también es convertida en hyper link. En AutoSoft Taller existen campos Autocompletables, los cuales se irán explicando a lo largo del Manual de Usuarios. El Productor de Seguros y La Cia. de Seguros son uno de ellos. Si se desea ver la lista completa mientras el cursor está en cualquiera de estos campos, usted puede hacerlo pulsando Shift? (Signo de Interrogación cerrado). Además de esto, este campo también permite ubicación por tecleo (tecla caliente). Inclusión de Vehículos desde Clientes Desde el módulo de clientes usted puede incluir el vehículo correspondiente a dicho cliente. Para ello es preciso pulsar sobre el icono Incluir ubicado en la esquina inferior izquierda en el área de vehículos de su propiedad. Ingrese la matrícula del vehículo, el campo Marca es auto-completable, por lo cual a medida que usted vaya ingresando las letras iniciales la marca se completara, AutoSoft Taller contiene pre-instalada una base de datos con más de 317 marcas de vehículos incluyendo motos. Recuerde que si desea ver la lista completa en cada campo, debe pulsar simultáneamente las teclas Shift y?. La aplicación también contiene una base de datos de más de distintos modelos de vehículos con su respectivo motor, usted también puede ingresar más marcas y modelos en las fichas destinadas para esto. Seleccione la Compañía de Seguros emisora de la póliza que ampara al vehículo o ingrésela pulsando el botón Añadir que está al lado del campo de nombre de la aseguradora en caso de no estar incluida, así mismo seleccione o ingrese el nombre del productor de seguros, o si así lo desea, simplemente indique ---Particular-- en estos campos si el vehículo no tiene póliza de seguros o el trabajo a realizar no está amparado por la aseguradora. Usted puede seleccionar los campos de ID Seguro/Empresa y Productor de Seguros bien sea colocando su número de ID o seleccionando directamente de la lista en el campo nombre. A continuación se muestra la ventana de Vehículos, desde el módulo de Clientes. 54

55 F I C H A S También usted puede incluir Clientes desde la ventana de Vehículos. Dicho procedimiento será explicado con detalle en el módulo respectivo. Recuerde que para cada cliente pueden asignarse la cantidad de vehículos que sean necesarios, pero un vehículo solo puede asignarse a un cliente, es decir que los vehículos no pueden tener múltiples propietarios. AutoSoft Taller le permite ver los datos del vehículo de un cliente con solo hacer click sobre el vehículo listado en la sección Vehículos de su Propiedad. AutoSoft Taller también le permite realizar cambios de propietario del vehículo, una vez creado el cliente o propietario nuevo. Esta función será explicada en el módulo de Vehículos. Después de ingresados todos los datos del vehículo, presione OK. Recuerde que para desplazarse entre los diferentes registros, para incluir, eliminar o guardar los datos, y para realizar búsquedas o ver la lista de todos los clientes, debe utilizar los botones de la barra de navegación como se explica en el capítulo 1. 55

56 V E H I C U L O S CAPITULO Vehículos 6 P ulsando sobre el icono de Vehículos ubicado en el menú lateral de acceso rápido, se tiene acceso la ficha en donde se ingresarán y actualizarán los datos relacionados con los vehículos de los clientes. Desde esta ficha usted puede Incluir, Modificar, Eliminar, Consultar o Imprimir los datos de los vehículos y asignar la empresa de seguro o el productor al cual está asociado determinado vehículo. La ventana de vehículos lucirá como la siguiente: La flexibilidad de la aplicación, le permite al usuario elegir desde donde comenzar el ingreso de estos datos, probablemente le sea más conveniente desde Clientes, o quizás le guste más desde Vehículo, la práctica trabajando con la aplicación le ayudara a decidirse además, usted no necesita tener creado el cliente y el vehículo para poder comenzar desde un presupuesto o factura, porque desde el mismo presupuesto o factura usted puede ingresar un nuevo cliente y/o vehículo. Como puede observarse, en la parte superior existe un campo de ordenación y otro destinado a la búsqueda de vehículos por matrícula. El campo de ordenación le indica al sistema la forma como se ordenaran los registro para la navegación secuencial en y el campo de búsqueda, al igual que el existente en Clientes, permite localizar cadenas de concordancias parciales. 56

57 V E H I C U L O S Por ejemplo, si desea ubicar un vehículo que la matrícula termina en 20 ingrese estas letras y presione Enter, si existe más de un vehículo con las letras o números buscados, la aplicación mostrará una lista con las coincidencias para que usted escoja la que busca. Este método de búsqueda es realmente útil, le permite moverse entre los diferentes registros localizados y desplegados en la ventana y simultáneamente visualizar los datos en la ficha de Vehículo, para que usted pueda ver si corresponde al vehículo que se desea localizar, este tipo de búsqueda también está presente en muchos otros módulos. Si desea ubicar un vehículo que la matrícula incluye las letras 89T de manera consecutiva, solamente deberá escribir dichas letras, si recuerda que tiene un 7 y un 2 pero no recuerda si son consecutivos, escriba 7*2 y así sucesivamente, en todos los casos obtendrá un listado si existe más de un vehículo con la concordancia buscada. El * asterisco indica cualquier cadena de caracteres. Recuerde que puede realizar búsquedas por otros campos distintos a la matrícula, mediante el icono Buscar. 57

58 V E H I C U L O S Inclusión de Vehículos Como se ha hecho anteriormente, es necesario que el usuario pulse sobre el icono Nuevo para incluir o crear los datos del Vehículo. Recuerde que para Incluir o Modificar el Propietario de un vehículo, el usuario debe poseer asignado el privilegio Modificar Campos Especiales. Usted puede Incluir los datos del propietario o cliente desde el módulo de Vehículos pulsando sobre el icono Nuevo, también puede, si es necesario, cambiar el propietario de un vehículo, para esto solamente deberá pulsar sobre el icono Cambiar para poder realizar el cambio, estos ajustes generalmente se realizan cuando el vehículo cambia de propietario o sencillamente fue asignado de manera errónea a otro cliente en el momento de la inclusión de los datos. Estos dos botones se encuentran ubicados al lado de los Datos del Cliente (Propietario). Al igual que todos los campos auto-completar de la aplicación, cuando se incluye o modifica el cliente asignado al vehículo, usted puede obtener la lista general de clientes y ubicarlo más fácilmente en el caso de que no recordemos el nombre o código del mismo. Para ello ubique el cursor en el campo de Nombre de los datos del cliente y pulse las teclas Shift y? simultáneamente. Si conoce el número de ID del cliente o el número de identificación personal, también usted puede introducirlo en los campos respectivos para actualizar los datos. Tanto el ID del Cliente como el nombre y número de identidad personal, son campos de tipo Auto completar, lo que significa que responden tanto a los filtros de búsquedas explicados anteriormente como las listas de búsquedas activadas mediante Shift y?. 58

59 V E H I C U L O S De igual manera, estos campos realizan filtrado sobre información introducida parcialmente. Por ejemplo, si desea buscar un cliente cuyo apellido es González, pero no recuerda el resto del nombre, puede ingresar Gonza o González o sencillamente Gon. Si posteriormente a esto, pulsa sobre Shift y? simultáneamente, aparecerá una lista que solamente contendrá aquellos clientes cuyos nombres comiencen por esas iniciales introducidas. También puede ir escribiendo el nombre, AutoSoft Taller irá completando dicho nombre a medida que progresa en la escritura. Si el nombre es único, es muy probable que con sólo introducir algunas pocas letras localice rápidamente al cliente, para que sea asignado al vehículo mostrado en pantalla. Si desea ver una lista general de vehículos, basta con pulsar sobre el icono Lista, de la barra de navegación. Una vez hecho esto, aparece una ventana con la cuadro de todos los vehículos incluidos en la aplicación. Dicha ventana permite realizar búsquedas mediante Tecleo Caliente, es decir, que usted puede teclear la matrícula y la aplicación se ubicará sobre el registro coincidente, en caso de que lo hubiera. En la siguiente figura se muestra la ventana de Registro Disponible para vehículos. Esta búsqueda es sumamente útil, ya que se puede ir recorriendo la lista de vehículos, mientras se visualiza en la ventana de vehículos (detrás) los datos del vehículo seleccionado. 59

60 V E H I C U L O S De igual manera, también podrá realizar búsquedas utilizando otros campos, mediante la opción Buscar de la barra de navegación. Los campos que puede utilizar para realizar búsquedas son: Fecha de ingreso del vehículo, ID del cliente, ID de la compañía de seguros, ID del productor de seguros, Matrícula del vehículo, y Serial o VIN (Vehicle Identification Number). 60

61 P E R S O N A L D E M A N O D E O B R A CAPITULO Personal de Mano de Obra 7 I ngrese en esta ficha los datos de las personas que van a realizar los trabajos en el vehículo tales como mecánicos, operarios, técnicos, pintores, chapistas, electricistas etc. Este personal no incluye personal de oficina. El personal presente en estas fichas, aparecerá listado en el módulo de Asignación de Trabajo de Mano de Obra al que podrá acceder desde dos puntos: desde la pestaña Mano de Obra en el módulo de Presupuesto de Reparación y/o desde el módulo de Ingreso de Vehículos. Si cualquiera de estas fichas, es marcada como Inactivo, en nombre de la persona existente en esa ficha, no aparecerá listado en el módulo Asignación de Trabajos de Mano de Obra. Más adelante se explicará cómo asignar trabajos de mano de obra a dicho personal, con el respectivo ingreso del tiempo y del valor de las labores, para controlar los costos y pagos asociados al trabajo de mano de obra y su relación con los Presupuestos y reparaciones realizadas. 61

62 P E R S O N A L D E M A N O D E O B R A En AutoSoft Taller usted puede establecer el pago por hora que el empleado percibirá y de esta manera, cada vez que al empleado le sea asignado un trabajo de mano de obra, la aplicación automáticamente ingresará el pago por hora del empleado. De esta manera no será necesario que se ingrese el pago por hora del empleado cada vez que se le asigna un trabajo de mano de obra. También puede dejar este campo en blanco en el caso de que el monto a pagar al empleado sea establecido por mutuo acuerdo según la tarea a realizar. Para realizar alguna búsqueda referente con el personal, utilice el icono de buscar ubicado en la Barra de Herramientas. Si desea ubicar todas las concordancias parciales, por ejemplo, apellido, nombre, calle de la dirección u otro dato, sin importar que esté o no ubicado al inicio de la información presente en el campo, coloque asteriscos tanto al principio como al final de la palabra clave de búsqueda, por ejemplo: si desea ver todo el personal que vive en la calle Maneiro, puede simplemente escribir *manei* o *neiro* en el campo de concordar valor, así la aplicación le mostrará todas las concordancias sin tomar en cuenta las letras que existan antes o después de la palabra. Esta forma de búsqueda funciona para todas las ventanas activas, excepto para búsquedas en campos numéricos cuya información sea utilizada por la aplicación para realizar cálculos. En los campos de búsqueda ubicados en las fichas de datos, no es necesario incluir asteriscos para obtener resultados en búsquedas por concordancias parciales. Recuerde que para desplazarse entre los diferentes registros, para incluir, eliminar o guardar los datos, y para realizar búsquedas o ver la lista de todos los registros, debe utilizar los botones de la barra de navegación como se explica en el capítulo 1. 62

63 P R O V E E D O R E S CAPITULO 8 Proveedores M ediante este módulo, usted puede mantener actualizados los datos de sus Proveedores, para que los mismos puedan ser seleccionados en los módulos donde sean necesarios. Además de esto, usted puede definirles categorías o tipos de proveedores, con el fin de poder ordenar o buscar proveedores según su tipo, para organizar de una manera más eficientes los mismos. La figura siguiente muestra la ventana de proveedores. En algunos países, la legislación tributaria impone que para algunos servicios, es obligatoria la aplicación de ciertas retenciones en los pagos, las cuales formarán parte de los impuestos a ser declarados. Es por ello que existe un botón denominado Retención, cuando este botón es presionado, se despliega un nuevo campo donde debe colocarse el porcentaje de retención, el cual es aplicado sobre las facturas recibidas por dicho proveedor y este monto es retenido en el momento de la cancelación. 63

64 C O M P A Ñ I A S D E S E G U R O S CAPITULO Compañías de Seguros 9 L a ficha de Compañías de Seguros o empresas aseguradoras, permite mantener actualizados los datos de las compañías de seguros con las que normalmente usted trabaja. Si su taller es un taller de reparaciones de colisiones, normalmente usted deberá emitir facturas a nombre de compañías aseguradoras. Pero, si usted no trabaja con compañías de seguros, usted bien puede utilizar este módulo para registrar otras empresas que poseerán flotas de vehículos que normalmente contratan sus servicios de reparaciones o mantenimiento. En este orden de ideas, AutoSoft Taller fue diseñado pensando en el trabajo cotidiano con empresas de seguros o empresas con flotillas, a quienes se les factura el servicio, a pesar de que la reparación es efectuada al vehículo propiedad del asegurado o perteneciente a dicha flotilla. Pero independientemente de si el trabajo es realizado a una empresa de seguros, a una empresa particular o directamente al cliente, AutoSoft Taller tiene la flexibilidad de permitir emitir facturas y controlar el proceso del servicio a cualquiera de estos, permitiendo crear el presupuesto y la factura tanto a nombre del propietario del vehículo, como a nombre de la empresa contratante, sea esta una compañía de seguros o no. Esta enorme flexibilidad, permite abarcar todo el espectro de tipos de clientes que pueden solicitar el servicio, especificando claramente el destino final del mismo. Recuerde que al igual que en todos los procesos de actualizaciones de datos, debe utilizar los iconos de la barra de edición para Incluir, Eliminar, Guardar o Consultar los datos de Compañías de Seguros o Empresas. Un truco importante a la hora de crear las empresas con las que constantemente se trabaja, es colocar un número al inicio del nombre de la empresa, para que esta sea seleccionada más rápidamente en el momento de la elaboración del Presupuesto. Esta técnica es especialmente útil porque recuerde que los campos en donde se seleccionan las empresas de seguros son de tipo auto completar, y si 64

65 C O M P A Ñ I A S D E S E G U R O S existen muchas empresas con nombres similares, la selección o búsqueda de la empresa es algo más lento. Así por ejemplo, si nuestras empresas de seguros son las siguientes: Seguros La Seguridad Seguros Adriática Seguros Banvalor Seguros Banesco Cuando se vaya a seleccionar utilizando auto completar, todas las empresas de seguros poseen un grupo de iniciales comunes, lo que retrasaría la selección de la misma. Mientras que si nuestras empresas son denominadas (apropiadamente en el nombre) de la siguiente manera: 1 Seguros La Seguridad 2 Seguros Adriática 3 Seguros Banvalor 4 Seguros Banesco Entonces cuando se desee seleccionar una empresa de seguro para asociarla al vehículo o al presupuesto, bastará con escribir el número, y la función de auto-completación automáticamente mostrará la empresa cuyo nombre inicia en dicho número. La siguiente figura muestra la ventana de Compañías de Seguros. Nota: Lo antes expuesto es sólo una sugerencia, el usuario es libre de elegir la forma de ingreso de datos que mejor le parezca. Los números antes del nombre de la empresa aseguradora, saldrán también impresos en Presupuestos, Facturas y reportes. 65

66 P A R T E S D E I N V E N T A R I O CAPITULO 10 Partes de Inventario S on los ítems (partes, refacciones, lubricantes, accesorios, etc.) que usted utiliza constantemente en las reparaciones, servicios o instalaciones que realiza a los vehículos de sus clientes en el taller. Estas partes pueden ser adquiridas por medio del módulo Órdenes de Compra para Inventario, para que la aplicación ingrese la cantidad recibida en la orden de compra y reste la cantidad que egrese por medio de Facturas. Cualquier variación en las cantidades de algún ítem que no fuese generada por alguno de los dos movimientos antes mencionados, sólo será posible por medio de un ajuste realizado por un usuario el privilegio necesario, de esta manera, AutoSoft Taller llevara un control preciso de las cantidades en inventario. En esta ficha usted puede crear nuevos ítem, refacciones, partes o repuesto de inventario, le asigna códigos, características, proveedores, descripciones, costos, precios, seriales y otras características más. Además de esto, usted aquí puede configurar sus tipos de códigos de barras, ajustar automáticamente los precios o costos de ítems previamente seleccionados o ver el kardex de un ítems en particular. Al incluir una de estas partes en algún presupuesto, orden de compra o factura, la aplicación la auto-completará utilizando la información que usted ingreso en su ficha, además, la reconocerá como una parte perteneciente al inventario. Al lado derecho de la ficha de partes de inventario, podrá ver un listado de todas las partes incluidas en la base de datos, si esta lista no está visible usted podrá activar la presionando el botón que está en el borde inferior derecho de la ficha "Listado>>" utilice las teclas de navegación del teclado o de la Barra de Herramientas para moverse entre registros. Inclusión de Partes de Inventario Como ya es costumbre, deberá pulsar sobre el botón Nuevo de la barra de edición para crear un registro de parte vacío e iniciar la inclusión de partes de inventario. Recuerde que una vez creado una parte con el inventario inicial, 66

67 P A R T E S D E I N V E N T A R I O en caso de que lo hubiere, las entradas y salidas de inventario deben realizarse a través de los procedimientos de recepción de orden de compra y facturación de las ventas (bien sea como reparación o como venta directa de la parte). Es recomendable llenar totalmente las fichas para así obtener el máximo beneficio de todas las funciones de la aplicación. En la parte externa de las pestañas de la ficha, podemos distinguir los siguientes campos. Le sugerimos que si decide crear sus propios códigos de barra, utilice códigos cortos, trate que todos los códigos creados sigan una lógica y tengan la misma longitud, así también tendrá la posibilidad de seleccionar el tipo de código de barra y el tamaño de etiquetas que más le convenga. Código Principal y Código Alterno Como ya fue explicado en la Configuración del Inventario, estos códigos servirán de identificación de las partes. Dichos códigos pueden ser creados por usted o puede utilizar el código que originalmente tenga el ítem asignado por el fabricante o proveedor. Este código puede ser ingresado manualmente o utilizando un scanner y puede ser cambiado en cualquier momento sin que por esto se pierda la relación entre la parte y los movimientos de ingreso o salida de este, ya que la aplicación internamente usa un campo de relación, en otras palabras, no importa si cambia cualquiera de los códigos, la integridad de los datos se mantendrá. Si usted cambia algún código, en las facturas, órdenes de compras y presupuestos guardados con el código viejo, no ocurrirá cambio alguno, el cambio aparecerá reflejado en futuras facturas o presupuestos. Inactivo Usted puede decidir entre eliminar determinado registro del Inventario o simplemente marcarlo como Inactivo. 67

68 P A R T E S D E I N V E N T A R I O Si el usuario tiene signado el privilegio de eliminar, al hacerlo desaparecerá el registro de la aplicación y no será posible realizar ningún tipo de operación con el ítem eliminado ni podrá recuperarlo, pero si lo marca Inactivo, el registro permanecerá visible en la ficha pero no podrá ser utilizado para ninguna operación, usted tendrá la ventaja de poder utilizar la información contenida en el registro inactivo y activarlo nuevamente si lo requiere. Tenga cuidado al ingresar la cantidad de etiquetas a imprimir, la aplicación automáticamente ingresa como cantidad de etiquetas a imprimir, la misma cantidad que hay en existencia. Configuración Este botón permite el acceso desde esta ficha, a la ventana de Configuración de Inventario explicada anteriormente en el Capitulo 4. Recuerde que dependiendo de la cantidad de caracteres a utilizar y de si son numéricos o alfanuméricos, le convendrá un tipo de código de barra más que otro. Etiquetas Usted puede imprimir cualquiera de los códigos principal o alterno en gran variedad de formatos de etiquetas, definir cuantas etiquetas imprimir y desde donde comenzar la impresión para evitar el desperdicio de papel. Recuerde que puede seleccionar el tipo de etiqueta a utilizar de una lista de estándares predeterminados. De esta manera resulta muy sencillo y basta con adquirir en cualquier tienda, el tipo de formato de etiquetas que se desee utilizar para marcar las partes de inventario, en caso de que dichas partes no posean códigos y usted desee emplear un código propio. Ajustes de Precios Este botón le dará acceso al asistente para ajustar costos y precios de venta. Dado que es muy común que los precios de las partes varíe, muchas veces porque estos se ajustan al valor de la moneda que circula en su país, el programa posee un asistente para ajustar de manera rápida y automática los precios de venta y los costos de las partes contenidas en la base de datos. El asistente cuenta con cuatro pasos que debe seguir. 1er. PASO - Seleccione el ajuste de precio o costo 1. Modificar los costos, ajustando los precios de venta automáticamente según su margen de ganancia. 2. Modificar los costos, ajustando automáticamente los márgenes de ganancias sin alterar los precios de venta. 3. Modificar los márgenes de ganancia, ajustando automáticamente los precios de venta sin alterar los costos. 68

69 P A R T E S D E I N V E N T A R I O 4. Modificar los precios de venta sin impuesto, ajustando automáticamente los márgenes de ganancia sin alterar los costos. Para explicar un poco, y aclarar expresamente en cuáles casos usar cada una de estas opciones, daremos un ejemplo para cada uno de ellos. Caso 1: Su proveedor ha cambiado el precio de algunas de sus partes que le provee, usted quiere ajustar el precio de venta de estas partes respetando el margen de ganancia que usted actualmente les tiene asignado, use esta opción para que el programa a automáticamente ajuste el precio de venta de las partes que seleccione. Caso 2: Su proveedor ha cambiado el precio de algunas de sus partes que le provee, usted no quiere cambiar el precio de venta de esas partes, por el contrario usted desea que los márgenes de ganancia que usted había establecido se modifiquen automáticamente de modo que aún con el nuevo costo, el precio de venta siga siendo el mismo. Caso 3: Su proveedor no ha cambiado sus precios, pero usted desea ajustar los márgenes de ganancia de algunos ítems, modificando así automáticamente los precios de venta pero manteniendo el costo. Caso 4: Usted sencillamente desea variar el precio de venta de algunos de sus productos, manteniendo inalterado el costo y ajustando el margen de ganancia según el cambio en el precio de venta. 2do. PASO - Ajuste a realizarse Según la opción elegida en el paso uno, se le presentará el paso dos con distintas opciones. 69

70 P A R T E S D E I N V E N T A R I O Si selecciona el (Caso 1) o el (Caso 2) en el (1er. PASO) observará las siguientes opciones. 1. Desea aumentar o bajar los costos? 2. Desea ajustar con un porcentaje o por un monto fijo? 3. Cuál es el valor del (porcentaje/monto fijo) a ajustar? Usted deberá escoger primero si desea aumentar o bajar los costos, luego seleccione si el cambio estará basado en un porcentaje o en un monto fijo, por último introduzca según sea el caso el porcentaje de ajuste o el monto fijo de ajuste. Si selecciona el (Caso 3) en el (1er. PASO) observarán las siguientes opciones. 1. Desea aumentar o bajar los márgenes de ganancias? 2. Seleccione los precios que desea sean ajustados. (Máximo, Oferta, Mayor, Mínimo) Cuál es la cantidad a aumentar o bajar sobre el actual porcentaje? Usted deberá escoger primero si desea aumentar o bajar los márgenes de ganancias, luego seleccione el tipo de margen de ganancia que desea ajustar, puede seleccionar uno de ellos o todos, por último deberá colocar la cantidad en puntos porcentuales que desea aumentar o bajar sobre el porcentaje actual de cada margen de ganancia seleccionado. Si selecciona el (Caso 4) en el (1er. PASO) observarán las siguientes opciones. 1. Desea aumentar o bajar los precios de venta? 2. Seleccione los precios que desea sean ajustados. (Máximo, Oferta, Mayor, Mínimo) 3. desea ajustar por un porcentaje o por un monto fijo? 4. Cuál es el valor del (porcentaje/monto fijo) a ajustar? En este caso, al igual que los anteriores deberá primero seleccionar si va a aumentar o a bajar los precios de venta, luego seleccione el tipo de precio que desea ajustar, escoja si desea que el ajuste se haga basado en un porcentaje o en un monto fijo, por último coloque en la casilla el monto fijo o el porcentaje que desea ajustar. 70

71 P A R T E S D E I N V E N T A R I O Como podrá observar, el programa se adapta a casi cualquier situación de cambio precios o costos de partes que usted quiera hacer. Sin embargo quizás el caso que usted utilizará más comúnmente sea el Caso 1. En el ejemplo que vemos en la figura debajo, se observa un caso típico donde se aumentará el costo de las partes basados en un porcentaje (5%). 3er. PASO Selección, Creación de la condición de búsqueda Ahora debemos decirle al programa cuales son los registros o partes que queremos modificar, en el paso número tres nos encontramos frente a un sistema para crear condiciones de búsquedas. Campo: muestra una lista de todos los campos por los cuales se puede seleccionar las partes, por ejemplo si usted desea seleccionar todas las partes que son provistas por un determinado proveedor, seleccione de esta lista el campo Proveedor. Criterio: Según el campo que usted seleccione, el criterio puede variar, por ejemplo, si el campo que usted selecciona es un campo que deba contener descripción, nombres o palabras, solo se mostrarán dos tipos de criterios, igual (=) o distinto (<>). Pero si el campo que usted selecciona es un campo que deba contener un valor numérico, entonces el criterio contendrá, igual (=), distinto (<>), menor que (<), mayor que (>), menor o igual que (<=) o mayor o igual que (>=). Concordancia: Este espacio puede cambiar según el campo que usted seleccione, por ejemplo, si se selecciona el campo "Condición", entonces, usted podrá seleccionar de una lista de opciones (nuevo, usado, etc.). Pero si selecciona el campo "sub-ítem", entonces, usted deberá seleccionar verdadero o falso. 71

72 P A R T E S D E I N V E N T A R I O Condición(es): cada vez que usted crea una condición seleccionando un campo con un criterio y su concordancia, deberá entonces presionar el botón Añadir para que esta condición sea agregada a la lista de condiciones. Usted puede unir condiciones con condicionales como Y o ó para esto deberá pulsar los botones correspondientes. 4to. PASO Listado de artículos seleccionados En este paso usted podrá ver una lista de todas las partes que se han seleccionado basados en la condición de búsqueda que usted creó en el paso tres. Si presiona el botón "Imprimir Selección", el programa le mostrará una vista preliminar del listado para que usted decida si desea imprimirlo. Si presiona el botón "Finalizar" El programa realizará los ajustes a todos los artículos seleccionados en la lista. Recuerde que usted puede usar el botón Revertir Cambios de la Barra de Herramientas de Navegación para deshacer los cambios o ajustes en caso que sea necesario. 72

73 P A R T E S D E I N V E N T A R I O Listado>> / <<Ocultar Este botón, despliega u oculta el listado de Partes de Inventario. En AutoSoft Taller, la ficha Partes de Inventario también ofrece 5 pestañas, para la inclusión de los datos de los ítems, estas son: Datos Generales Costos/Precios Existencia Proveedores Foto Pestaña de Datos Generales Ingrese en esta pestaña el tipo, marca, condición, origen y las descripciones del ítem, los títulos en color vino, indican que la información en estos campos es obligatoria. Esta pestaña además permite indicar si el ítem se ofrece con alguna garantía y si el ítem posee un número de serie. Sub-Ítem Un repuesto o parte es un Sub-Ítem cuando forma parte de otro (Ítem Principal), este sub-ítem también puede tratarse por separado. Al marcar una parte como un Sub-Ítem, debe existir en el inventario el Item Principal del que formará parte. Si está en la modalidad de lista tipo árbol, un signo + aparecerá al lado izquierdo del ítem principal en la lista de partes, indicando que tiene Sub-Ítems, cuando estos están visibles, aparece un signo - indicando que están visibles todos los sub-ítems. 73

74 P A R T E S D E I N V E N T A R I O Tipo En este campo usted puede seleccionar el tipo de parte, este campo es un campo tipo maestro, esto quiere decir que usted puede agregar, cambiar o eliminar opciones de la lista. Marca Este campo se refiere a la marca del fabricante de la parte o artículo que se está ingresando en el inventario, predeterminadamente se listan las marcas de vehículos, ya que algunos talleres acostumbran a especificar la marca del vehículo a la cual pertenece una parte específicamente, sin embargo usted es libre de incluir cualquier nombre de marca o si lo desea puede añadirla dentro de la ficha de marcas para que esta sea listada en futuras inclusiones tal y como se explica en la sección de Marcas y Modelos de Vehículos. Descripción Corta Ingrese una descripción del ítem que sea corta, no necesariamente tiene que ser la descripción original, usted puede denominarla de la manera que le parezca más corto, referencial o familiar, como se conozca o identifique comúnmente a la parte o se acostumbre referirse a ella. Esta descripción es usada para ubicar rápidamente el ítem en otros módulos y no saldrá impresa en los Presupuestos, Facturas u órdenes de compra Descripción de Compra Ingrese la descripción del repuesto que usted necesita que aparezca al momento de ser incluido en una orden de compra. Si desea puede incluir el número de parte según el proveedor, modelo, marca y demás información necesaria por el proveedor para identificar correctamente el repuesto. Descripción de Venta Es la descripción del repuesto que aparecerá en las Facturas y en los Presupuestos. Automáticamente la aplicación ingresa en este campo la misma descripción que se haya ingresado como descripción de compra, pero si lo desea, modifíquela como usted prefiera que aparezca al momento de Facturar o presupuestar el repuesto que se está ingresando. Origen Este es un campo del tipo maestro, como explicamos anteriormente, usted puede modificar, agregar o eliminar opciones de esta lista usando el botón que se presenta del lado derecho del campo. Tener esta información sobre el origen del repuesto, le permitirá incluir ítems idénticos y diferenciarlos por el origen. Esta opción también le servirá como filtro al momento de generar reportes. 74

75 P A R T E S D E I N V E N T A R I O Condición Seleccione de la lista, la condición en la que se encuentra el ítem ingresado. Las combinaciones posibles que permiten las opciones de origen y condición en la ficha de Partes de Inventario, le brindan una amplia posibilidad para diferenciar los ítems en el inventario y generar reportes. Kardex En el kardex es donde se hace la conciliación de todos los movimientos de inventario para cada ítem. Pongámonos de esta forma, cada vez que se modifica la existencia de un ítem en el inventario, ya sea de forma automática como por ejemplo la creación de una factura de ventas de partes o la recepción de una orden de compra, o de manera manual cuando el administrador ajusta el valor de la existencia de un ítem en el inventario, hace una conciliación dentro de la base de datos, cada uno de los registros de cada movimiento almacenado en esta base de datos quedará aquí de forma permanente, no podrá ser modificado o eliminado. El usuario podrá consultar el kardex de un ítem del inventario y ver todos los movimientos en ventas, compras, ajustes, devoluciones etc. que se han consolidado para este ítem en particular, en un rango de fechas establecidas. Desde la ventana del kardex, el usuario podrá ver resumen de los movimientos, bien sea por unidades o por el valor monetario, también podrá imprimir estos movimientos usando la opción de imprimir de la Barra de Herramientas de navegación. 75

76 P A R T E S D E I N V E N T A R I O Ultima factura de compra Este campo refleja la fecha de la última recepción de factura de compra hecha para el ítem en pantalla. Este campo solo es editable cuando se crea el ítem, luego se actualiza automáticamente cada vez que se recibe una factura de compra para este ítem. Días de Garantía Le permite ingresar el número de días de garantía que el proveedor le brinda a usted por este ítem o el número de días que usted da de garantía por este ítem al cliente. Seriales AutoSoft Taller ofrece la posibilidad de incluir en el inventario, ítems serializados. Al estar marcada esta condición, se activan en la pestaña Existencia, los campos para el ingreso de seriales del ítem. Le recomendamos que si usted hace un cambio importante en la ficha de alguna parte, que comprometa su posterior identificación por parte de algún otro usuario, escriba la información cambiada o anterior en el campo de Observaciones para que futuros usuarios conozcan la existencia de una relación entre la información anterior y la actual. Observaciones Escriba en este campo, cualquier observación que considere importante sobre el ítem, sobre todo, ya que la flexibilidad de la aplicación le permite cambiar incluso hasta los códigos, es importante que escriba en este campo los cambios realizados o cualquier información que sea de utilidad para cualquier otro usuario. Este campo es mucho más extenso de lo que parece, lo cual le permite escribir detalladamente información que puede ser de mucha importancia y debe ser del dominio de todos los usuarios. En la siguiente figura, podrá apreciar la pestaña Datos Generales de la ficha Partes de Inventario. 76

77 P A R T E S D E I N V E N T A R I O Pestaña de Costos Precios Esta pestaña está dividida en tres secciones, en ella ingresará la información sobre impuesto, costos y precios de venta del ítem. Impuesto Ingrese el impuesto que debe cargarse al precio de venta de este ítem, la aplicación asumirá que el ítem esta pechado con el mismo porcentaje ingresado en la ventana de Datos del Taller y Configuración General, si usted no varía este dato. También puede indicar si el ítem está exento de impuestos. Imprima las etiquetas conteniendo el código que usted utilizará para facturar el repuesto o parte de inventario. Haga clic en vista preliminar para ver como lucirán las etiquetas y si va a utilizar un lector de barras o scanner, debe asegurarse de que esté bien calibrado para que sea capaz de leer la etiqueta sin dificultad. Costos En esta sección, usted debe ingresar los costos bien sea sin o con impuesto Los campos de ingreso de costos están relacionados, son dependientes el uno del otro, lo cual significa que usted puede ingresar el costo del proveedor y la aplicación automáticamente actualizara los demás campos relacionados. En el campo Otros costos, puede ser usado para ingresar por ejemplo: seguros, costos de envío, gastos imprevistos, desperdicios, etc. Precios de Venta En esta sección AutoSoft Taller le ofrece una tabla con hasta 4 niveles de precios: Máximo, Oferta, Mayor y Mínimo. La aplicación utiliza el monto ingresado en el campo Ganancia %, para calcular los precios utilizando la formula de Margen de Ganancia: Precio = Costo / {(100 Ganancia %) / 100} De esta manera si usted, por ejemplo, desea obtener un beneficio de 30% en el precio de determinado ítem cuyo costo es de , simplemente ingrese en el campo Ganancia %, el precio sin impuesto será de , si la tasa de impuesto a las ventas de este ítem es de 15%, el precio con impuesto será de ( x 1.15), ya que para calcular el impuesto, la aplicación utiliza la formula de Mark-Up. Tanto en esta sección como en la de Costos, los campos están relacionados, son dependientes, razón por la cual una variación en cualquiera de ellos varia los demás. De esta manera, la flexibilidad de la aplicación le permitirá ingresar el monto que usted desee utilizar como precio, no obliga al usuario a seguir una regla de ingreso de datos predeterminada, por ejemplo: usted puede ingresar el precio de venta con impuesto directamente en dicho campo, la aplicación calculara y le mostrara el precio sin impuesto y el respectivo Margen de Ganancia (Ganancia %). 77

78 P A R T E S D E I N V E N T A R I O Precio de venta predeterminado Usted tiene 5 opciones para seleccionar el precio de venta predeterminado que usted desea que aparezca automáticamente en los Presupuestos o Facturas al incluir este ítem. Los precios por defecto pueden ser: o Precio Máximo o Precio Oferta o Precio Mayor o Precio Mínimo o Precio Variable Si selecciona Máximo, Oferta, Mayor o Mínimo, al ingresarse este ítem en un Presupuesto o Factura, la aplicación seleccionará automáticamente el precio de venta predeterminado en la ficha de partes de inventario, este precio no será posible cambiarlo ni en el Presupuesto ni en la Factura. Si usted selecciona Precio Variable, la aplicación ingresara en el campo precio, el monto que exista en el campo precio sin impuesto referente al Precio Máximo, pero usted podrá variar este precio como guste. Tenga presente que el usuario que este incluido en el grupo Administrador, poseerá el privilegio de realizar ajustes en el campo Unidades en la pestaña Existencia de la ficha Partes de Inventario. Por esto es muy importante que solo personal autorizado forme parte de este grupo. Pestaña Existencia Esta pestaña le permite el ingreso de las unidades existente del respectivo ítem, con la ubicación y los seriales en caso de tenerlos. Existencia actual Cuando el usuario ingresa una nueva parte de inventario, este campo podrá ser editado y el usuario podrá ingresar la cantidad de Unidades en existencia al momento en que se crea el registro, esto le servirá por ejemplo si opta por ingresar en la aplicación, el Inventario Inicial de su almacén, sin la necesidad 78

79 P A R T E S D E I N V E N T A R I O de una orden de compra. Una vez guardado el ingreso, este campo nunca más será editable en este ítem y la información contenida en este campo, será el resultado de los movimientos de ingreso y egreso que sufra el ítem, este dato solamente podrá ser variado mediante un ajuste realizado por un usuario que goce del privilegio de administrador. Valor Muestra el valor monetario de las unidades en existencia para este ítem, este campo varía según la cantidad en existencia y el costo. Existencia ordenada Este campo corresponde a la cantidad que ha sido ordenada pero que aún no se ha recibido. Este dato es muy importante cuando el usuario desea saber si hay órdenes pendientes para ese determinado ítem de inventario. Este campo no podrá ser de ninguna forma modificado manualmente, solo se incrementará cuando se coloque una nueva orden de compra para este ítem, y disminuirá cuando esta orden de compra sea recibida. Punto de Reorden Ingrese la cantidad de unidades de existencia mínima para este ítem en particular. Es muy importante no dejar este campo en blanco, si al crear el ítem no sabemos qué cantidad ingresar, a medida que sepamos la rotación de inventario o la frecuencia de venta de cada ítem, sugerimos ingresar este dato para aprovechar al máximo la automatización de las ordenes de compra. Puede asignar una letra a las filas de estantes y un número a las repisas de cada estante, ejemplo: D-15 para localizar más rápido la mercancía al momento de venderla o al realizar inventarios, si tiene varios almacenes, anteponga el código del almacén a la ubicación, ejemplo: DEP1-D-15. También pueden incidir en la cantidad a ingresar como punto de re-orden, otros factores como por ejemplo: costo del ítem, tamaño, descuentos por volúmenes de compra, presentación, etc. Este dato es de suma importación ya que la aplicación lo utiliza para ayudarnos a tener siempre en existencia la mercancía que vendemos con más frecuencia. Almacén Ingrese el nombre del almacén o depósito donde se encuentra el ítem de inventario y distíngalos con un código. Esto es de mucha utilidad si usted no tiene reunida toda su mercancía en un sólo sitio por razones de espacio u otras. Desde aquí, puede crear nuevos almacenes pulsando sobre el icono Nuevo ubicado a la derecha del campo. Ubicación Ingrese la ubicación exacta en la que se encuentra el ítem dentro del almacén o deposito, esta información le será de incalculable ayuda si usted posee amplios almacenes llenos de mercancía, para localizar rápidamente una pieza para la venta o durante un inventario. 79

80 P A R T E S D E I N V E N T A R I O Seriales Ingresados En esta sección podrá ingresar los seriales del ítem, de ser este el caso, usted deberá indicar esta condición en la pestaña de Datos Generales, para que el campo Seriales Ingresados se active en la pestaña Existencia. El título del campo mostrara la cantidad de seriales ingresados, sobre la cantidad total de seriales pendientes por ingresar. Usted puede ingresar los seriales manualmente o si estos son consecutivos, la aplicación le permitirá ingresar gran volumen de seriales utilizando el botón Generar Serie. Para ingresar los seriales, simplemente presione el icono Nuevo ubicado en la parte inferior izquierda de la lista, esto creará un nuevo registro en blanco en la lista. Usted puede combinar el ingreso manual de seriales, con el ingreso de seriales por medio del generador de serie, por ejemplo, ingrese los seriales no consecutivos de manera manual y cuando llegue a una serie de seriales consecutivos, presione el botón Generar Serie. Cuando se abra la ventana del generador de serie, ingrese el número serial que inicia la serie y después indique cuantos números seriales deben ser generados, después presione OK y estos aparecerán en el campo Seriales Ingresados. Podrá visualizar en el titulo, la cantidad de seriales ingresados sobre la cantidad de seriales pendientes por ingresar, debe ingresar todos los seriales pendientes por ingresar para poder guardar el ingreso. Si ingresa un serial errado o desea borrar algún serial ingresado, simplemente colóquese sobre este y presione el botón Eliminar. En la siguiente gráfica, podrá apreciar la pestaña Existencia tal como luce con datos ingresados incluyendo los seriales. 80

81 P A R T E S D E I N V E N T A R I O Pestaña Proveedores Usted puede ingresar en esta pestaña todos los proveedores que desee o esten disponibles para este ítem. Presione el icono Nuevo ubicado en la esquina inferior izquierda del campo para crear un nuevo registro en blanco. En el campo Ultimo costo bruto, la aplicación ingresará el costo con el cual este ítem se adquirió, en la última orden de compra emitida al respectivo proveedor, cada vez que sea recibida una factura proveniente de una orden de compra, la aplicación actualizara el costo en el campo Ultimo costo bruto del proveedor. Si no tiene creada la ficha de Proveedor, usted puede crearla desde esta pestaña pulsando sobre el botón Crear Nuevo Proveedor. Si desea borrar un proveedor de esta lista, colóquese sobre este y presione el botón Eliminar. Pestaña Foto En esta pestaña usted puede incluir una fotografía del ítem para tener una identificación más precisa de este. Al pulsar sobre el botón ubicado a la derecha del campo, la aplicación solicita que se ubique el nombre del archivo de foto que se desea incluir. 81

82 P A R T E S D E I N V E N T A R I O Recuerde que por razones de espacio y velocidad de acceso a los datos, AutoSoft Taller no almacena las fotos en las bases de datos, sino que direcciona el archivo gráfico directamente, si posteriormente el archivo de foto es borrado, renombrado o movido a otra carpeta en el disco duro, este no podrá ser encontrado por la aplicación. 82

83 P A R T E S D E I N V E N T A R I O Partes de No Inventario CAPITULO 11 S on partes de no inventario, aquellos que aunque siendo propiedad de la empresa en un momento dado, por diversas razones (demanda, costo, uso, etc.) la empresa NO mantiene una existencia de este y por consiguiente, no se justifica incluirlos como parte del inventario de partes. Esta política de uso es muy frecuente en aquellos talleres multi-marca, es decir, que no son especialistas en una marca de vehículo en especifico, sino que realizan reparaciones a cualquier marca y modelo de vehículo, en cuyo caso, lo más probable es que su forma de trabajar consista en adquirir de los proveedores, solamente las partes que necesita según los vehículos que tengan orden de reparación, ya que quizás por la amplia variedad de marcas y partes, no es política comercial de su empresa mantener existencias. Si esta es la naturaleza de su empresa, entonces quizás todas sus partes podrían ser de No Inventario. La ficha de partes de no inventario, posee al principio un campo de ordenación, como hemos visto anteriormente este campo sirve para que el usuario pueda decirle al programa cual es el campo por el cual se van a ordenar los registros. Luego tenemos el código principal del ítem de no inventario, el tipo de repuesto que usted considere lo caracteriza, su descripción de venta y de compra. En la última parte están los campos de origen, condición, costo sin impuesto y precio sin impuestos, los cuales puede completar de la misma forma como lo haría en la ficha de partes de inventario. Usted tendrá acceso a esta ficha desde la creación de Presupuestos o Facturas para agilizar el proceso de ingreso de datos. A continuación se muestra la ventana o ficha en la cual puede apreciar los campos solicitados. 83

84 P A R T E S D E I N V E N T A R I O Esta denominación también puede ser utilizada para reunir o categorizar como partes de no inventario, partes de descripción genérica, y así se aprovecha este ítem para utilizarlo en diversos Presupuestos y/o Facturas, sin importar la marca o el modelo del vehículo en cuestión, en otras palabras, esta denominación de partes de no inventario cumpliría básicamente una función de agilización en la trascripción de los Presupuestos y Facturas. La aplicación trae cargados más de 500 descripciones genéricas de partes de no inventario, las cuales pueden ser modificadas según sus necesidades. Todos las partes creados como (no inventario), están disponibles en el campo Descripción de la pestaña Partes tanto en el módulo de Presupuestos como en el de Facturas de reparaciones o de partes, mediante el mecanismo de auto-completación. Esto significa que si es incluido un repuesto de no inventario como el que aparece en la figura anterior, a partir del momento de su creación, cada vez que ingresemos la palabra Disco en el campo de descripción en la pestaña de partes en los módulos de Presupuestos y/o Facturas, la aplicación automáticamente irá completando la descripción mientras la escribimos. La Tercera Opción Durante la creación de un Presupuesto o una Factura, al ingresar una parte o ítem nuevo, si el usuario tiene reconocido el privilegio de Añadir Nuevos Trabajos y Partes Externamente, aparecerá una ventana que le preguntará el tipo de parte que puede incluir, inventario o No inventario. Si por el contrario el usuario no tiene reconocido este privilegio, la ventana con esta pregunta no aparecerá, pero en ambas casos, el usuario tendrá una tercera opción. Supongamos que no deseamos que el ítem colocado, forme parte del inventario y por su poco uso u origen, tampoco deseamos incluirlo como de no inventario, y además necesitamos velocidad para poder trabajar en las siguientes tareas, AutoSoft Taller le permitirá ingresar el ítem sin asociarlo a ninguna de las dos opciones posibles, simplemente incluirlo en el trabajo que estamos haciendo para terminar pronto y comenzar a procesar el siguiente. 84

85 P A R T E S D E I N V E N T A R I O Esto también está diseñado para que usuarios sin el privilegio para Añadir Nuevos Trabajos y Partes Externamente, puedan ingresar partes en presupuestos y facturas de Reparaciones o de partes sin tener que crear e ingresar estas partes. Después de aprobado el presupuesto, si hay partes pendientes por crear e ingresar en el inventario, estos deberán entonces ser ingresados por un usuario que tenga reconocido dicho privilegio, de esta forma, se busca veracidad en los datos, que los registros sean creados en la medida de lo posible por una sola persona, para mantener una lógica y evitar la posibilidad de repeticiones de descripciones o errores. En la siguiente figura se muestra una lista de partes de no inventario, en donde puede apreciarse como se mencionó anteriormente, la posibilidad de su uso como repuesto de descripción genérica para crear presupuestos y facturas, lo cual es especialmente útil cuando no se lleva inventario de los mismos, debido entre otras cosas, a que se solicitan según las ordenes de reparación, porque no se desea mantener existencia de estos. Es importante insistir y dejar clara la diferencia entre partes de inventario y de no inventario. Los partes de no inventario no se crean y codifican con existencia porque no deseamos tenerlos en existencia, solo se adquieren según las ordenes de trabajo de los vehículos en proceso. Los partes de no inventario pueden tener una descripción genérica para crear los presupuestos y facturas de manera más rápida. Por el contrario, los partes de inventario poseen todas las características de cualquier ítem creado y codificado como parte del inventario de la empresa. De estas partes nos interesa tener datos como: precio de compra, ganancia, existencia, fecha de la última compra y muchas otras variables más. Esto significa que mediante las órdenes de compra de inventario y la Facturación 85

86 P A R T E S D E I N V E N T A R I O de las reparaciones y ventas, se actualizará la existencia de cada parte o ítem y se obtendrán datos relacionados a costos y ganancias. 86

87 T R A B A J O S D E M A N O D E O B R A CAPITULO 12 Trabajos de Mano de Obra L os Trabajos de Mano de Obra, también llamados labores, son todas aquellas tareas de reparaciones o servicios que usted ofrece y que considera que deban ser estandarizados y codificados para su uso constante en la elaboración de presupuestos y facturas. AutoSoft Taller viene precargado con más de 2400 fichas con diversas descripciones de trabajos de mano de obra codificadas, las cuales usted puede modificar para adaptarlas a su taller, además usted también puede crear trabajos de mano de obra, por ejemplo, por marcas y modelos de vehículos, especificándolo en la descripción o sencillamente crear labores genéricas que puedan ser empleadas en la reparación o servicio de cualquier modelo de vehículo. Puede incluir el precio por tiempo de labor y establecer el tiempo estimado para la realización del trabajo. La lógica que usted utilice al crear y estandarizar los códigos de los Trabajos de Mano de Obra, dependerá en gran medida de si su taller se especializa en prestar determinados servicios a cualquier tipo de vehículo, si es un taller se especializa en determinada marca o hace cualquier trabajo sin importar la clase de vehículo, este factor le agilizará y ahorrará muchísimo tiempo al momento de presupuestar o facturar. Al igual que en los módulos anteriores de inventario, usted puede crear el código y después de ser necesario, lo puede cambiar, lo cual le permitirá al usuario corregir o reorganizar su estructura de códigos a medida que utiliza la aplicación sin poner en riesgo la integridad de los datos. Existen empresas especializadas que ofrecen libros y/o programas que contienen tablas de tiempo de labor para diferentes servicios y reparaciones, de una amplia gama de marcas y modelos de vehículos, en futuras versiones de AutoSoft Taller, será posible la integración con algunos de estos sistemas. Para ver un listado de las fichas de Mano de Obra cargadas en la aplicación, una vez abierta la ventana Trabajos de Mano de Obra, presione sobre el icono Listado ubicado en la barra de herramientas de navegación, ubíquese sobre el registro deseado y presione Enter para visualizar la ficha respectiva. 87

88 T R A B A J O S D E M A N O D E O B R A Recuerde que puede ver la lista completa o parcial de los campos tipo auto completar presionando Shift +?. En el caso de la lista de mano de obra, pulsando estas teclas permite seleccionar de la lista la descripción de mano de obra que deseemos. Para realizar una búsqueda, pulse sobre el icono Buscar, ubicado en la barra de herramientas de navegación, seleccione el filtro de búsqueda entre: Código, Descripción del trabajo, Precio por hora o Precio total del trabajo e ingrese el valor a concordar. La aplicación mostrara hasta un máximo de 1000 concordancias. Como se explicó en la sección de fichas de personal de mano de obra, en AutoSoft Taller los Trabajos de Mano de Obra, pueden ser asignados al personal desde cualquiera de los siguientes dos módulos: Presupuestos de Reparación (Pestaña Mano de Obra) o desde Ordenes de Trabajo/Ingreso de Vehículos. El funcionamiento del proceso de asignación de mano de obra es similar desde cualquiera de los dos módulos, simplemente usted podrá realizar la asignación de mano de obra, desde el modulo que le sea más cómodo Por favor diríjase a la sección del manual dedicada a cada uno de los módulos antes mencionados, para obtener información sobre este proceso desde módulos específicos. 88

89 P A Q U E T E S D E R E P A R A C I O N E S CAPITULO Paquete de Reparaciones 13 E ste es uno de los módulos más interesante del programa, en este capítulo daremos una descripción resumida del funcionamiento de este módulo. El módulo de presupuestos de reparaciones, de facturas de reparaciones y este, el módulo de paquetes de reparaciones son tan parecidos en su funcionamiento que sería redundante profundizar por igual en cada uno de ellos, por lo tanto explicaremos brevemente el funcionamiento de este módulo y posteriormente, en el capítulo correspondiente a presupuestos de reparaciones explicaremos más detenidamente los detalles que son comunes en estos módulo. Este módulo fue diseñado particularmente para aquellos talleres que prestan servicios de mantenimiento pero que también puede ser usado para crear paquetes de reparaciones. Básicamente lo que se quiere lograr con este módulo, es simplificar la creación de presupuestos y facturas para trabajos repetitivos, por ejemplo, si su taller realiza mantenimientos preventivos a vehículos y estos mantenimientos siempre incluyen los mismos trabajos de mano de obra y las mismas partes, entonces, usted podrá crear un paquete de servicio donde ya estén predefinidos todos los trabajos de mano de obra a realizarse y todas las partes a usarse en este mantenimiento preventivo. El usuario puede cargar un paquete de reparación previamente creado desde un presupuesto de reparación o una factura, de tal modo de evitar tener que colocar de forma repetitiva los trabajos de mano de obra y las partes para cada presupuesto o factura que incluyan un mismo servicio o reparación. Este módulo cuenta con cuatro pestañas; Detalles, Mano de Obra, Partes y Externos. Pestaña Detalles En esta pestaña, lo primero que deberá incluir es una breve descripción o si lo prefiere un código del paquete o servicio de reparación, este primer campo será utilizado por la aplicación para ubicar los paquetes en las búsquedas desde otros módulos, es importante que las descripciones o códigos sean únicos para cada paquete. 89

90 P A Q U E T E S D E R E P A R A C I O N E S En el campo "Descripción para el Cliente" usted deberá colocar la descripción que usted quiere que el cliente reflejado en los detalles de su presupuesto o factura. Luego tenemos el campo "Detalles", en el deberá colocar detalles que crean el necesario especificar de modo que sea más fácil identificar cada paquete y diferenciarlos. En la parte inferior de esta ventana hay una pequeña caja que dice "Debe repetirse" al marcar esta caja usted está indicando al programa que este paquete contiene un servicio o reparación que debe repetirse periódicamente, es por ello que los campos debajo se activarán para que usted incluya cada cuánto debe repetirse este servicio o reparación, basado en el recorrido del vehículo o en el tiempo desde el último servicio. Lógicamente el programa no está incapacitada de conocer constantemente el recorrido de cada vehículo, por el contrario si puede calcular el tiempo transcurrido desde el último servicio o reparación facturado y por tanto podrá crear una notificación de aviso para el cliente cuando el tiempo estimado del próximo servicio se haya completado. Pestaña Mano de Obra En esta pestaña es donde se registran todos los trabajos de mano de obra que deben realizarse para este parque, para comenzar a incluir trabajos de mano de obra en la lista debe presionar el botón "Nuevo " que está en la parte inferior izquierda de la lista, después de presionar este botón se creará una nueva línea en blanco dentro de la lista de trabajos de mano de obra, usted puede comenzar por incluir el código del trabajo o pasar a la columna descripción para escribir la descripción del trabajo que desea incluir, ambas columnas (código, descripción) son campos de auto-completación, lo que quiere decir que a medida que usted escribe, el programa busca la mejor concordancia para completar su escritura, usted también puede presionar la tecla del símbolo de interrogación (?) para que el programa despliegue una lista de opciones. 90

91 P A Q U E T E S D E R E P A R A C I O N E S Cuando incluye un nuevo trabajo, usted puede elegir si desea cobrar por tiempo trabajado o un precio fijo, si desea cobrar por tiempo, coloque en la columna "Precio/Hora" el monto por hora que desea cobrar, luego complete las columnas Horas y Minutos con el tiempo estimado del trabajo, el programa calculará el precio para ese trabajo. Si desea cobrar un precio fijo solo debe dejar el "Precio/Hora" en cero al igual que las columnas Horas y Minutos, entonces, el programa le permitirá ingresar un precio en la columna de Precio. Función de los botones: El primer botón, sirve para incluir un nuevo trabajo de mano de obra en la lista. El segundo botón, sirve para borrar la línea de la lista que esté seleccionar. El tercer botón, despliega el asistente de mano de obra. El tercer botón, abre el asistente de pintura. Este botón sirve para actualizar los precios y los tiempos de los trabajos de mano de obra si estos han cambiado en la ficha de Trabajos de mano de obra, de esta forma si un usuario cambiar precios o tiempos en alguno de los trabajos de mano de obra desde el módulo de trabajos de mano de obra, al presionar este botón los precios y los tiempos de trabajos para este paquete serán actualizados. Pestaña Partes Funciona de la misma manera que la pestaña de mano de obra, pero en este caso los ítems que se incluyen son las partes o repuestos necesarios para este paquete. 91

92 P A Q U E T E S D E R E P A R A C I O N E S Función de los botones: El primer botón, sirve para incluir una nueva parte en la lista. El segundo botón, sirve para borrar la línea de la lista que esté seleccionar. El tercer botón, abre el asistente de selección de partes. Este botón sirve para actualizar los precios de las partes si estos han cambiado en el inventario o en la ficha de partes de no inventario, de esta forma si un usuario cambiar precios en alguno ítems desde el módulo de inventario, al presionar este botón los precios de las partes para este paquete serán actualizados. Tipo de precio aplicado: Esta es una lista desde donde se puede elegir qué tipo de precio queremos que sea tomado para las partes de inventario, el usuario puede cambiar esta propiedad si posee el privilegio de "Cambiar el tipo de precio de partes de inventario". Pestaña Externos En esta última pestaña se introducen todos aquellos trabajos que no se hacen dentro del taller, es decir, estos son trabajos que se hacen de forma externa o se subcontrata. Esta pestaña también puede ser usada para colocar otros cargos asociados al paquete como por ejemplo, cargos por desperdicios (desechar aceites, cauchos, etc.). 92

93 M A R C A S Y M O D E L O S D E V E H I C U L O S CAPITULO Marcas y Modelos de Vehículos 14 P or medio de este módulo usted puede mantener actualizadas las bases de datos de las marcas o modelos de vehículos. AutoSoft Taller trae preinstaladas más de 317 marcas de vehículos y motos y más de modelos de vehículos algunos con sus respectivos motores, sin embargo, existen diferencia de marcas, modelos y motores en cada país y cada día la lista de modelos aumenta, la flexibilidad de la aplicación le permite modificar, incluir y eliminar marcas y modelos para adaptar esta base de datos a sus necesidades, además cuenta con un valioso sistema y actualización de marcas y modelos a través de archivos que son publicados gratuitamente en sección de descargas de nuestra página web. Es importante resaltar que el proceso de inclusión de marcas y modelos también puede realizarse sobre la marcha, durante el uso productivo de la aplicación desde el módulo de Vehículos, en el momento de la creación o asignación del vehículo al propietario, desde un presupuesto o factura o desde el modulo de Cliente. Al igual que en los otros módulos, la inclusión, eliminación y guardado de marcas y modelos, puede realizarse mediante los botones de la barra de navegación. Si desea ver la lista de todas las marcas, pulse sobre el icono lista. Recuerde que si desea incluir modelos a una marca específica, deberá primero localizar y seleccionar la marca de la lista y luego pulsar sobre el botón Nuevo Modelo, el cual se encuentra dentro de la ficha de Marcas y Modelos de Vehículos. Es importante delegar la creación y actualización de marcas, modelos y motores a una persona con cierta jerarquía en la empresa y conocimientos de esta área, para evitar la duplicación o ingreso erróneo de datos. También es recomendable establecer estándares para los modelos de los vehículos, en relación a las características que serán incluidas en el nombre o descripción del mismo o si así lo desea, simplemente continúe el mismo patrón ya presente en la base de datos de AutoSoft Taller. El seguir un orden en el ingreso y actualización de la base de datos de Marcas y Modelos de Vehículos, contribuirá a mantener una organización y fácil ubicación del modelo de vehículo necesitado. 93

94 M A R C A S Y M O D E L O S D E V E H I C U L O S Actualización de marcas y modelos a través de un archivo de actualización Usted puede actualizar las marcas y modelos de su programa utilizando archivos de actualización que normalmente son publicados en la sección de descarga de nuestra página web (www.autosoftshop.com). Usted podrá identificar los archivos de actualización de marcas y modelos, porque éstos poseen la extensión (.amu). Después de descargar un archivo de actualización a su computadora, usted puede presionar el botón "Actualizar marcas y modelos" que encontrará en la parte inferior central de la ventana de marcas y modelos de vehículos. Luego de presionar este botón usted deberá localizar el archivo de actualización en su disco duro. 94

95 M A R C A S Y M O D E L O S D E V E H I C U L O S Después de hacer esto, el programa comenzará automáticamente a importar todas las marcas y modelos de vehículos que no existan en su base de datos actual, podrá observar una pequeña ventana de diálogo como una barra de progreso que le indicará que el programa está realizando la actualización, no interrumpa este proceso, espere hasta que el programa concluya la actualización. 95

96 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N CAPITULO Presupuestos de Reparación 15 L a elaboración de Presupuestos en un taller es uno de los procesos más delicados y tediosos, por esto AutoSoft Taller contiene poderosas herramientas que permiten agilizar la creación de estos. Una vez que se ha pulsado sobre el icono Presupuestos de Reparación existente en la sección de Ventas del menú lateral o en el Navegador, se abre la ventana mostrando la pestaña Principal del módulo de Presupuestos de reparación. En la parte superior de la ventana, podrá apreciar los campos de búsquedas, a los cuales hay acceso desde cualquier pestaña. Todas las búsquedas son realizadas por coincidencias parciales de caracteres, como fue explicado anteriormente. También puede realizar búsquedas navegando entre los registros, para lo cual se ofrece la posibilidad de ocultar los Presupuestos Anulados, Perdida Total y/o Facturados, haciendo la selección correspondiente y ahorrar tiempo al solo ver los presupuestos activos. Para crear un presupuesto Nuevo, solo debe pulsar sobre el botón nuevo en la barra de navegación. Inmediatamente se abrirá la ventana "Selector de Cliente y Vehículo", desde esta ventana el usuario podrá buscar al cliente y seleccionar su vehículo, también podrá crear o modificar un cliente y/o su vehículo. Selector de Cliente y Vehículo AutoSoft Taller le provee al usuario la versatilidad de poder seleccionar de manera rápida al cliente y su vehículo, el selector de cliente y vehículo le da la opción de poder buscar por medio de tres campos claves como son, documento de identificación personal, nombre del cliente o la matrícula del vehículo, estos campos actúan como buscadores calientes, esto quiere decir que a medida que el usuario escribe en alguno de ellos, el programa automáticamente va descartando todos aquellos registros que no cumplan con los parámetros de búsqueda que el usuario escribe, dejando visible sólo aquellos clientes y/o vehículos que concuerden con la búsqueda. Además de contar con éstos tres campos de búsqueda, también el usuario puede activar el filtro de "Cliente Tipo", seleccionando alguno de los tipo de cliente el usuario podrá ver sólo aquellos tipos de clientes que esté interesado en buscar. 96

97 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Por último, también se puede filtrar para que el programa sólo muestre los clientes que tienen relacionado al menos un vehículo, de modo que aquellos clientes a los cuales no se les puede crear un presupuesto porque no tienen un vehículo asignado, no aparezcan en la lista. Esta opción viene seleccionada predeterminadamente. Añadir un Cliente y su Vehículo F5 Si el cliente que usted está buscando no existe en su base de datos por ser primera vez que acude a su negocio, usted puede incluirlo fácil y rápidamente, presione el botón "Añadir un Cliente y su Vehículo" o la tecla F5, la ventana "Edición de cliente" se abrirá para que usted pueda incluir los datos del cliente, puede referirse al Capítulo 5 de este manual para los detalles. Inmediatamente después de incluir el nuevo cliente se abrirá la ventana "Edición de vehículo" en ella podrá incluir el vehículo del cliente previamente creado, refiérase al Capítulo 6 de este manual para los detalles. Modificar cliente F6 Si encuentra el cliente en la lista pero necesita modificarlo, puede presionar el botón "Modificar cliente" o la tecla F6, de igual manera se abrirá la ventana "Edición de cliente", mostrándole los datos del cliente los cuales usted podrá modificar. 97

98 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Añadir un nuevo vehículo F7 El campo de matricula que está en la pestaña principal funciona mediante Auto completación y no se permite crear Presupuestos sin haber incluido la matrícula del vehículo. Si el cliente existe pero es otro vehículo que nunca antes había estado en su taller, podrá añadir el nuevo vehículo al registro del cliente, primero seleccione el cliente de la lista y posteriormente presione el botón "Añadir un nuevo vehículo" o la tecla F7, esto abrirá la ventana "Edición de vehículo" con todos los campos en blanco de modo que usted pueda colocar los datos del nuevo vehículo, refiérase al Capítulo 6 de este manual para los detalles. Modificar vehículo F8 Si tanto el cliente como el vehículo existen en su base de datos pero desea modificar los datos del vehículo, podrá hacerlo presionando el botón "Modificar vehículo" o la tecla F8, esto abrirá la ventana "Edición de vehículo" con todos los datos del vehículo seleccionado para que usted pueda modificarlos, refiérase al Capítulo 6 de este manual para los detalles. Creación del un presupuesto Usted también puede cancelar el selector de cliente y vehículo, en este caso, usted deberá colocar la matrícula del vehículo directamente en la pestaña principal. Al introducir la matrícula correspondiente al vehículo que desea crearle el presupuesto, toda la información existente sobre el vehículo, incluso los datos del cliente son traídos al presupuesto, si lo desea puede proceder a Guardar los datos en este instante. La fecha del presupuesto no es editable. Usted solamente podrá cambiar la fecha del Presupuesto si posee el privilegio de Modificar Campos Especiales. Si usted está comenzando a utilizar el programa la primera vez, y es el primer presupuesto que usted crea, el campo "Número" que corresponde al número del presupuesto, quedará vacío, usted deberá colocar el número de presupuesto por el cual desea comenzar, dado que, el programa partiendo de este primer número de presupuesto comenzará a incrementarlo cada vez que usted cree un nuevo presupuesto, es importante destacar que este número no se puede repetir. Cada una de las pestañas presentes en el módulo de Presupuestos de Reparación, le permiten acceder a las áreas que componen cada presupuesto, para el ingreso de los datos correspondientes. Podemos distinguir las siguientes pestañas: Principal Detalles Mano de Obra 98

99 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Partes Externos Aparte Fotografías Si desea cambiar el tamaño de la ventana de presupuestos, basta con ubicar en cursor en alguna de las esquinas de dicha ventana. Aparecerá una doble fecha que indicará que pulsando en ese sitio podrá ajustar el tamaño de la ventana a su gusto o comodidad. Esta alternativa es válida en la mayoría de las ventanas de AutoSoft Taller. Seguidamente procederemos a ver la función y utilización de cada pestaña en el Presupuesto de Reparaciones. Pestaña Principal Reúne toda la información del Vehículo y del Cliente. El número de Presupuesto es asignado automáticamente al igual que la fecha y hora de la creación del mismo, pero pueden ser modificados si se tienen el privilegio de Modificar Campos Especiales. Los campos editables en esta pestaña son: el Odómetro, donde puede ingresar el recorrido del vehículo y especificar la unidad de medida en Kilómetros (Km.) o Millas (Mi), la empresa de seguros (Seguro/Empresa) emisora de la póliza que cubre dicho vehículo, el Productor o corredor de la empresa de seguros y el Número de la póliza. Botón Seleccionar el Cliente y Vehículo Este botón abre el selector de cliente y vehículo que vimos al principio de este capítulo. Botón Agregar un paquete, servicio o reparación Este botón abre una ventana mediante la cual se puede seleccionar los paquetes creados en la ficha de Paquetes de Reparaciones. 99

100 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N El selector de paquetes de servicios o reparaciones, cuenta con la búsqueda incremental por teclado, esto quiere decir que usted puede comenzar a teclear la descripción o el código del paquete inmediatamente después que ingresa en esta ventana, el programa le mostrará en la parte superior de la ventana las teclas que usted ha presionado y automáticamente ubicará la descripción o el código del paquete que mejor concuerden con la búsqueda, al mismo tiempo se le mostrará la descripción para el cliente y los detalles del paquete, así como el tiempo estimado de trabajo. Existen tres cajas de chequeo que le indican al usuario que los precios de mano de obra, partes o trabajos externos serán actualizados automáticamente si cada una de estas cajas respectivamente están marcadas, el programa extraerá de en las fichas correspondiente los precios actualizados en caso que estos hayan cambiado con el tiempo. Si usted desea mantener inalterado los precios que se establecieron en el parque deberá desmarcar la caja que corresponda aquellos precios que usted no desea que se actualicen. Volviendo a la pestaña principal del presupuesto en la parte inferior dentro de la pestaña, encontrará 4 botones: El botón para Anular Presupuestos, el de Pérdida Total utilizado cuando la empresa de seguros decreta al vehículo como irreparable, el botón Facturar que le abrirá una nueva ventana con todos los datos del vehículos existentes en el presupuesto directamente en el módulo de Facturas de Reparación, y por último el botón Sin Orden, para marcar cuando se reciba la orden de reparación por parte del cliente o la aseguradora, según sea el caso. Al pulsar sobre este último botón, la aplicación registrará la fecha y la hora en que es recibida o activada la orden de reparación del vehículo. En la parte inferior de esta pestaña, encontrará tres cajas de chequeo (Ocultar anulados, Ocultar pérdida total y Ocultar facturados) al marcar algunas de 100

101 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N estas cajas se ocultará los presupuestos a los cuales haga referencia, por ejemplo si se marca la caja "Ocultar facturados" todos aquellos presupuestos que ya estén facturados dejarán de ser visibles incluso en las búsquedas, el objetivo de esto es que el usuario pueda moverse entre cada presupuesto filtrando todos aquellos que no sean de su interés. La siguiente figura muestra únicamente la pestaña Principal con su contenido. Pestaña Detalles Pulsando sobre la pestaña Detalles se tiene acceso a los totales y otros datos relacionados con el Presupuesto, como el número de siniestro, observaciones, ajustes, descuento y datos opcionales. Debido a que AutoSoft Taller también puede ser usado en talleres que tienen relación de trabajo con las empresas aseguradoras, este solicita datos como el número de Siniestro, Ajustador y Deducible, así como otros datos relacionados directamente con el ámbito de los seguros. Sin embargo, esta información puede dejarse en blanco si el trabajo a realizar no está amparado por una póliza de seguros o el vehículo en proceso de reparación, no está cubierto por ninguna póliza. Esta estrecha relación con las empresas de seguros, trae como consecuencia de que en algunos países la figura del perito o ajustador, cumpla un papel muy importante en la elaboración y resultado final del presupuesto. Es por ello que han sido considerados campos como el de SubTotal Ajustado y funciones como Aplicar Ajustes, las cuales representarían el resultado de la modificación final del precio, según lo acordado con el representante de la empresa de seguros. 101

102 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N La figura siguiente muestra la ventana de Presupuestos de Reparación con la pestaña Detalles activada. El campo Elaborado Por es automáticamente llenado por la aplicación, tomando la información del nombre del usuario en sesión al elaborarse el presupuesto, sin embargo el contenido puede ser modificado en cualquier momento. Número de Siniestro, este es el número que la aseguradora asignó al caso. Los campos de Ajustador y Cotizado en, son de tipo auto completación, usted podrá incluir aquí, el nombre del perito o ajustador de la empresa de seguros y el nombre de cualquiera de los proveedores al cual se le solicita cotización para la reparación. Estos tres datos son opcionales y no existe ningún tipo de restricción por parte de la aplicación, condicionado a su llenado. AutoSoft Taller posee además un módulo para controlar el avance de cada vehículo dentro del proceso de producción del taller. En la elaboración de presupuestos, se pueden marcar las opciones que se aplicarán a cada reparación, para que la aplicación pueda dar estimaciones del porcentaje reparado de cada vehículo o status del vehículo. Marque los elementos que aplican para el control de status en el cuadro e ingrese cualquier observación relevante en el área destinada para esto. Más adelante la función y utilización de este módulo será explicado con detalle. En la pestaña Detalles del módulo de Presupuestos de Reparación existen 3 botones en la parte inferior, debajo del campo de observaciones. 102

103 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Permite imprimir la Orden de Trabajo directamente desde el módulo de Presupuestos de Reparación. Se cargará primero la vista previa de la orden de trabajo desde la cual el usuario puede imprimir la orden o enviarla por correo electrónico, también tendrá la opción de exportar la orden a distintos formatos de archivo. Permite acceder al Reporte de Ganancias y visualizar en detalle, los costos y precios de Mano de Obras, Partes y Trabajos Externos, que determinan la ganancia o pérdida reflejada en el presupuesto. Esta es una herramienta de valor incalculable ya que le permite consultar este reporte durante la realización del presupuesto, para que usted tenga la información y realice los ajustes necesarios para alcanzar la utilidad deseada en cada trabajo, antes de someterlo a consideración del cliente. Más adelante este reporte será abordado con más detenimiento. Abre el historial del vehículo mostrando predeterminadamente los últimos 365 días de historial del vehículo al cual se le está haciendo el presupuesto. Historial de Vehículos El historial de vehículos, es un resumen de todos los presupuestos y facturas que han sido elaborados para un determinado vehículo. Este pequeño módulo tiene un gran valor y puede ser accesado desde otros módulos como por ejemplo, la ficha de vehículos, el módulo de presupuestos de reparación, el módulo de facturas de reparación o simplemente desde el menú "Reportes". Si accesa desde cualquier otro módulo este le mostrará al en primer lugar los datos del cliente dueño del vehículo que estén siendo objeto de la edición de un presupuesto o factura o sencillamente del vehículo o cliente que está activo en la pantalla, pero si accesa desde el menú "Reportes" primero se le solicitará que seleccione el vehículo de una lista. El historial del vehículo consta de cuatro secciones. La primera sección, en la parte superior encontrará un botón "Establecer Nuevo Rango" que al presionarlo usted podrá establecer el rango de tiempo que usted desea que se muestre en el historial. La segunda sección (Cliente) le muestra los datos del cliente dueño del vehículo. La tercera sección (Vehículo) le permite seleccionar de una lista el vehículo, en caso que el cliente tenga más de un vehículo en su haber. En la cuarta sección, podrá observar tres pestañas (Presupuestos, Facturas, Resume) las primeras dos pestañas le mostrará una lista de presupuesto y facturas registradas para el vehículo seleccionado, la última pestaña "Resumen" le dará entonces un resumen de totales para todos los presupuestos y facturas registradas al vehículo seleccionado. 103

104 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Conversión de Monedas Pulsando el icono presente al lado derecho del Total Final u otros campos totales, se tiene acceso a un modulo de Conversión de Monedas. El modulo de Conversión de Monedas trae el Euro como moneda base, pero usted puede cambiar la moneda base según su país. Para esto seleccione la moneda de su país en el campo Moneda como se muestra en la figura anterior. Utilice esta función si desea conocer en diferentes monedas, el monto desde donde se accedió al modulo o cualquier monto que ingrese en el campo Convertir cuya equivalencia necesita saber en otra moneda. Si desea cambiar la rata o taza de cambio de alguna moneda, simplemente presione el botón para abrir la ventana del Editor de Registros de la Aplicación, elija la moneda cuya taza desea cambiar, pulse Editar Valor, coloque el valor de cambio con respecto a 1, presione OK y cierre la ventana. Descuento imponible y no imponible Esta caja debe ser marcada si se desea que el valor del descuento se incluya dentro del cálculo del impuesto. Esto dependerá de la legislación para cálculos de impuestos vigente en su país, para dar una idea más detallada de cómo esto influye en el cálculo del impuesto y en el total final, daremos un 104

105 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N ejemplo práctico: supongamos que usted tiene un presupuesto que sumando los trabajos de mano de obra y las partes da un total de $600, el porcentaje de impuesto vigente es del 15% y usted le dará un descuento de $20 a su cliente, debajo mostraremos una tabla con la diferencia entre ambos cálculos por un lado con el descuento imponible y por otro con el descuento no imponible. Descuento Imponible Formulas: IMPUESTO = (Sub-Total Descuento) * 0.15 TOTAL = Sub-Total Descuento + Impuesto Calculo: IMPUESTO = ($600 - $20) * 0.15 IMPUESTO = $87 TOTAL = $600 - $20 + $87 TOTAL = $667 Descuento No Imponible Formulas: IMPUESTO = Sub-Total * 0.15 TOTAL = Sub-Total + Impuesto Descuento Calculo: IMPUESTO = $600 * 0.15 IMPUESTO = $90 TOTAL = $ $20 TOTAL = $670 Como podrá observar hay una diferencia considerable, predeterminadamente el programa mantienen los descuentos dentro del cálculo del impuesto, es decir la caja de descuento imponible viene marcada predeterminadamente, debe tener cuidado con este aspecto si en su país los descuentos no deben ser incluidos en el cálculo del impuesto, entonces debe desmarcar esta caja cada vez que elabore un presupuesto o factura. Es importante mencionar que el campo denominado Deducible se refiere al monto deducible de la póliza, en otras palabras, un monto no cubierto por la empresa aseguradora y que por lo general debe ser pagado por el propietario del vehículo, este monto debe ser restado de la factura final para que coincida con el monto de la orden de reparación autorizada por la empresa aseguradora. Pestaña Mano de Obra Pulse sobre la pestaña Mano de Obra, la cual inicialmente estará en color rojo indicando que no se ha introducido ningún dato en la misma, para proceder a la introducción de las Manos de Obra o Servicios en el presupuesto. La ventana lucirá similar a la siguiente: 105

106 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Cada vez que se desee introducir una línea de mano de obra, deberá pulsar sobre el icono Incluir dentro de la ventana de presupuestos, o si ya lo hizo y termino de editar una línea, basta con pulsar la tecla para que sea creada automáticamente una nueva línea. Si por el contrario se desea Eliminar una línea de Mano de Obra, se deberá pulsar sobre el icono respectivo. Como se menciono en el capítulo dedicado a las fichas de Trabajos de Mano de Obra, AutoSoft Taller trae cargadas más de 2400 descripciones de mano de obra codificadas, las cuales usted puede utilizar y/o modificar para adaptar a su empresa. Para ingresar una mano de obra seleccionándola desde las fichas existente, ubíquese sobre el campo Código o el campo Descripción y presione las teclas Shift y? simultáneamente, seleccione el registro deseado y presione Enter para que el registro sea ingresado en el presupuesto. Para avanzar entre los campos utilice la tecla Tab. 106

107 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N A medida que usted va usando la aplicación, se irá alimentando más la base de datos, de descripciones estándares de trabajos de mano de obra y servicios. El uso de las teclas calientes Shift y? para la introducción de registros seleccionados desde las fichas, es especialmente útil para agilizar la transcripción de los trabajos de mano de obra y así realizar los presupuestos de manera eficaz. Si el ingreso de la descripción de Mano de Obra es realizado de manera manual, al introducirse descripciones que ya han sido incluidas en las fichas de Mano de Obra, la aplicación automáticamente auto completa el campo a medida que usted escribe. En AutoSoft Taller, existe un menú en el cual hay información adicional del ítem y se pueden realizar algunos ajustes. Para acceder a este menú, ubique el cursor sobre la línea que contiene el dato en cuestión y presione el botón derecho del ratón. Desde este menú, entre otras cosas, podemos realizar la Asignación de Trabajos de Mano de Obra, directamente desde la pestaña Mano de Obra en el Prepuesto de Reparación. Si usted no cobra por tiempo, usted puede dejar las columnas de precio/hora, horas y minuto en cero (0) y colocar el precio directamente en la columna de precio. Detalles de la Mano de Obra (Ctrl-i) Ubicando el cursor sobre alguna de las líneas de mano de obra y pulsando (ctrl.-i), podrá acceder a la ventana de detalles de Mano de Obra, donde podrá especificar el porcentaje de descuento o el porcentaje del impuesto, predeterminadamente la aplicación establece como impuesto el porcentaje establecido por el usuario en el modulo de datos del taller, en el campo de impuesto de mano de obra, en la siguiente figura se puede apreciar como luce esta ventana. 107

108 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Asignación del Trabajo de Mano de Obra (Ctrl+m) Desde la pestaña Mano de Obra en AutoSoft Taller, se puede realizar la Asignación del Trabajo de Mano de Obra, abriendo el menú de información y ajuste con el botón derecho del ratón. Este menú muestra datos y permite diferentes ajustes, dependiendo del módulo desde donde es abierto. Es muy importante recordar, que si el usuario tiene asignado el privilegio de Añadir Nuevos Trabajos y Partes Externamente, cada vez que se introduzca una descripción de mano de obra que no esté en la ficha de trabajos de mano de obra, la aplicación preguntará si se desea incluir dicha descripción. Queda a criterio del usuario decidir si la descripción introducida merece o sería conveniente incluirla en la tabla de Trabajos de Mano de Obra. Presione Ctrl+M Asignación del trabajo en el menú, y se abrirá la siguiente ventana. 108

109 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Seleccione de la lista del personal previamente ingresado en las fichas de Personal de Mano de Obra (Personal MO), la o las personas que realizaran dicho trabajo y presione el botón Asignar, seguidamente ingrese el Costo por Hora y el tiempo estimado Horas y Minutos para realizar dicha labor. Usted notara el cambio en el monto del campo Ganancia una vez que se asigna y se ingresa la información de costo y tiempo de una labor. Cabe destacar que la manera de utilizar esta función, dependerá del tipo de relación laboral, existente entre la empresa y su personal. Si la empresa paga un salario a su personal, esta función le servirá solo para asignar los trabajos de mano de obra a su personal y que esto salga reflejado en la Orden de Trabajo impresa. Pero si usted paga a su personal por cada labor que realiza, (destajo), esta función le será de más utilidad ya que por cada trabajo realizado en su taller, usted cargara un costo específico por Mano de Obra, y de esta manera, obtendrá un resultado más exacto al momento de calcular el Reporte de Ganancias. Además, cada vez que se realiza una asignación de trabajos de mano de obra, se genera una Cuenta por Pagar a favor de cada persona a la que se le ha asignado una labor, por el Total a Pagar de la asignación de trabajo. Dicha cuenta por pagar será listada en el módulo de Control de Pagos. Si su personal cobra salario, entonces ingrese 0 en el campo Costo por Hora al asignar los trabajos, para que no se generen cuentas por pagar. De ser este su caso, le sugerimos que calcule un monto por concepto de mano de obra lo más preciso posible e ingréselo en el campo Otros Costos en el Reporte de Ganancias, para así obtener en este reporte un resultado más cercano a la realidad. Recuerde que la veracidad de la información ingresada, incide directamente en el resultado del Reporte de Ganancias y afecta las Cuentas por Pagar. 109

110 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Si usted paga a su personal un monto fijo por cada reparación que ellos realizan, es decir usted no paga por el tiempo que se demore el terminar la reparación si no por la reparación en si, entonces, debe dejar la columna "Costo por hora", Horas y Minutos en cero, de este modo el programa le permitirá editar la columna Total a pagar para que usted coloque el total directamente en esta columna. Una vez ingresados los datos de costo y tiempo, presione OK, ubíquese en el siguiente registro y repita la operación para la Asignación de los Trabajos de Mano de Obra de cada labor presente en el presupuesto. La asignación de estos trabajos, puede ser realizada en cualquier momento. Continuando con el ingreso de Mano de Obra, recuerde que al ubicarse bien sea en el campo Código o Descripción, a medida que va escribiendo, puede pulsar las teclas calientes Shift +?, para ver un listado de las coincidencias más cercanas a la cadena de texto ingresada. En la siguiente figura, el usuario inició la introducción de la descripción colocando Pintar Par. Una vez hecho esto, pulsó sobre las teclas Shift +? simultáneamente, para desplegar la lista de las descripciones de mano de obra que inician en Pintar Par. AutoSoft Taller filtra esta información y solamente muestra las descripciones que coinciden, de tal forma que usted pueda seleccionar más rápidamente, cual es la descripción de mano de obra que desea ingresar. 110

111 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Una vez que seleccione la descripción que busca, presione Enter y movilícese hacia los demás campos de esa misma línea, utilizando la tecla Tab como se menciono anteriormente. De esta manera podrá crear extensos presupuestos en tan sólo minutos, esta es una herramienta útil que permite el filtrado de los datos, ya que solamente muestra las opciones disponibles según la cantidad de letras coincidentes introducidas, reduciendo a cero el margen para errores de trascripción. En la ventana anterior, puede apreciarse que fueron incluidos registros de los trabajos de mano de obra de la tabla maestra, sin necesidad de transcribir nuevamente toda la descripción. Así se logra no sólo estandarizar labores, sino también agilizar increíblemente la elaboración de extensos presupuestos con labores que generalmente son repetitivas y constantes. A pesar de que la Mano de Obra está basada en la información existente en las fichas de Trabajos de Mano de Obra, esto no significa que no podamos incluir descripciones de Trabajos de Mano de Obra nuevas, cada vez que sea necesario, y decidir si estas deben ser incluidas o no en la fichas, para su uso posterior, cuando sea requerida dicha descripción de Mano de Obra. Por ejemplo, si se posee el privilegio de Añadir Nuevos Trabajos y Partes Externamente y se introduce Revisar Niveles de Fluidos en la descripción, AutoSoft Taller busca en las fichas de Trabajos de Mano de Obra para verificar si dicha descripción existe. De no ser así, la aplicación despliega un mensaje preguntando si desea agregar una nueva Mano de Obra en las fichas de Trabajos de Mano de Obra. 111

112 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Si responde afirmativamente, se abrirá una ventana como la siguiente. Ingrese el Código y demás datos referentes a la nueva mano de obra y presione OK, a partir de ese momento, la descripción Revisar Niveles de Fluidos existirá en la ficha de Trabajos de Mano de Obra (Trabajos de MO) y por consiguiente, estará disponible en la lista de selección, además se auto completará mientras se transcribe. De esta manera usted podrá crear registros de Trabajos de Mano de Obra a medida que realiza presupuestos sin pérdida de tiempo. Asistente de Trabajos de Mano de Obra Es una herramienta bastante útil para buscar y seleccionar los trabajos de mano de obra, usted puede ubicar el cursor sobre la columna de código o la columna de descripción y comenzar a escribir el código o la descripción que está buscando, el programa automáticamente ordenara la lista por el campo seleccionado y comenzara a buscar según las letras que usted este escribiendo el código o la descripción que mejor concuerde, este proceso se llama Búsqueda Incremental por teclado y en la parte superior de la ventana verá las teclas que usted ha presionado. En la parte inferior tendrá los detalles del trabajo y el tiempo estimado. Seleccione el trabajo de MO y presione el botón OK para que sea incluido en el presupuesto. 112

113 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Asistente de Pintura AutoSoft Taller ofrece en la pestaña Mano de Obra, un Asistente para los trabajos de pintura, el cual le permite seleccionar directamente de una gráfica las partes del vehículo que se van a presupuestar para trabajos de pintura y automáticamente ingresa esta información en el presupuesto. Esta herramienta también contribuye enormemente para la rápida creación de presupuestos, a la vez que permite separar de una manera segura, cada una de las partes a ser pintadas. En las siguientes figuras se muestra un ejemplo de la utilidad del asistente de mano de obra de pintura. Los códigos y descripciones que la aplicación usa para el asistente de pintura, también se encuentran en la ficha de trabajos MO en los primeros 30 registros y estos pueden ser variados a criterio del usuario, por ejemplo si desea asignarle otro código o una descripción más acorde con el nombre que en su país se le da a la parte a pintar, localice el trabajo de MO en la ficha y modifique la descripción, además puede agregarle el tiempo y costo de la mano de obra. Una vez marcadas en el asistente de pintura las piezas a pintar, al presionar OK se cierra al Asistente de Pintura y los respectivos trabajos de manos de 113

114 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N obra de las piezas seleccionadas, se agregan al presupuesto tal como se puede apreciarse en la figura de la siguiente página. Recuerde que si usted cobre un precio fijo sin importar el tiempo que demore el trabajo, usted puede dejar las columnas de Precio/hora, Horas y Minutos en cero (0), y el programa le permitirá colocar el precio total en la columna de precio. Recuerde que los códigos y descripciones existentes de trabajos de mano de obra del asistente de pintura, pueden ser variados por el usuario pero NO pueden ser eliminados. Puedes ingresar los precios y tiempos de los trabajos de mano de obra por pintura desde el presupuesto si no los has establecido con anterioridad desde la ficha de MO movilizándose con la tecla Tab. Es muy importante recordar, que si el usuario tiene asignado el Añadir Nuevos Trabajos y Partes Externamente, cada vez que se introduzca una descripción de repuesto que no esté en las fichas, la aplicación preguntará si se desea incluir dicha descripción. Queda a criterio del usuario decidir si la descripción introducida merece o sería conveniente tenerla en las fichas de Partes. Por otra parte, cada repuesto que es incluido en las fichas de partes, podrá ser escogido o introducido mediante auto completación mientras se introducen partes en el campo de descripción de de estos. Usted puede realizar búsquedas en cualquier momento, utilizando los campos ubicados en la parte superior de la ventana de presupuestos. Dichos campos de búsquedas están visibles en todas las pestañas, razón por la cual puede realizar búsquedas mientras visualiza la pestaña que más le interese. Pestaña Partes En la pestaña Partes en el módulo de Presupuestos de Reparación, usted puede realizar la inclusión de las refacciones involucradas en el trabajo a realizar al vehículo. Para ello, cada vez que se desee incluir un repuesto, debe pulsar como ya es costumbre, en el icono Incluir que está en la parte inferior izquierda de la lista. Igualmente, si desea eliminar alguna parte, debe ubicarse en la línea a eliminar y pulsar sobre el icono Eliminar. El título de la pestaña de partes estará en color rojo cuando no se han incluido partes. 114

115 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N La siguiente figura muestra la pestaña Partes del módulo de Presupuestos de Reparación. Asistente de Partes En esta pestaña existe un asistente de partes que le permite seleccionar de manera rápida las partes o refacciones que desea incluir en su presupuesto. Al abrir el Asistente de Partes, la aplicación le solicitará que elija entre dos tipos de partes: De Inventario o de No Inventario. Si selecciona Inventario, AutoSoft Taller le mostrará la ventana de Partes de Inventario para que seleccione el o las partes que desea incluir en el presupuesto. 115

116 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Marque las partes y presione OK para que la información de estas, sea incluida en la pestaña Partes. Si el repuesto deseado no se ha agregado al inventario, pulse el botón cancelar, cree una nueva línea de repuesto, introduzca la descripción de venta del repuesto y presione Tab, la aplicación le informará que dicha descripción no existe y le dará la opción de incluir uno nuevo, seleccione nuevo repuesto de inventario y complete la información. Si selecciona No Inventario, la aplicación le mostrará una tabla con la lista de todas las partes de no inventario que existen en las fichas Partes de No Inventario. Esta opción es sumamente útil, especialmente en aquellos talleres que no manejan inventario de partes. Recuerde que los partes de no inventario también son incluidos en los presupuestos mediante auto completación, esta función está presente en la descripción del repuesto. La figura siguiente muestra la ventana de Partes de No Inventario del Asistente de Partes. 116

117 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N La lista de la izquierda, muestra las partes disponibles, mientras que en la derecha se muestran las partes seleccionados y que serán incluidos en el presupuesto. Puede seleccionar las partes de no inventario utilizando cualquiera de estos 3 procedimientos: Haciendo doble click sobre cada repuesto (uno por uno). Seleccionando varios partes a la vez (manteniendo la tecla Shift o la tecla Ctrl presionada mientras selecciona) y posteriormente pulsando sobre el botón de traslado (> o <). Seleccionando uno o más partes y arrastrar y soltar, es decir, pulsar sobre los partes seleccionados sin soltar el botón izquierdo del ratón y arrastrar la selección hacia la parte de Partes Seleccionados o viceversa. En la siguiente figura se muestra un ejemplo de partes seleccionados. Después de seleccionar las partes pulse OK y estas aparecerán automáticamente en la pestaña Partes en el Presupuesto. Una vez ahí, usted puede ajuste las cantidades e ingresar el precio en cualquier momento. 117

118 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Recuerde que desde esta pestaña también tiene acceso al menú de información y ajustes que se despliega colocando el cursor sobre el ítem del que se desea más información y después presionando el botón derecho del ratón. Entre otras cosas, desde este menú podrá seleccionar el tamaño óptimo de las columnas, agregar o eliminar elementos, ver la ficha de detalles, ver el costo, descuento e impuesto. En la siguiente secuencia de gráficos, podrá ver la pestaña Partes después de ingresados los partes de no inventario y posteriormente con el menú de información y ajustes desplegado. Recuerde que usted puede seleccionar e ingresar partes tanto de inventario como de no inventario en el presupuesto, en cualquier momento durante el proceso de creación del presupuesto, hasta que este sea Factura. 118

119 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Varíe el tamaño de cualquier columna para que la opción Tamaño optimo de columnas esté disponible, la aplicación ajusta el tamaño de las columnas según los datos presentes en estas, de la manera de permitirnos una mejor visualización de los datos, aprovechando el ancho de la ventana, recuerde que también puede mover de ubicación cualquier columna según su gusto. Si por alguna circunstancia, alguna de las partes en el presupuesto esta exento de impuesto, simplemente márquelo en la columna respectiva según se demuestra en la siguiente figura. Imprimir Solicitud de Cotización La función de este botón es imprimir un listado de las partes de inventario de no inventario o ambos, para ser enviada a los proveedores y solicitarles que realicen una cotización de los mismos. Usted puede enviar directamente la solicitud de cotización (lista de partes) a su proveedor por , exportarlo a cualquiera de los formatos electrónicos que ofrece el programa o sencillamente imprimirlo. Cuando presiona este botón se abre una pequeña caja de dialogo, solicitándole que seleccione si desea imprimir la solicitud de cotización solo para los ítems de no inventario, solo los ítems de inventario o ambos. Tal como se observa en la siguiente imagen. 119

120 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Tipo de Precio Aplicado (Solo para las partes de Inventario) Seleccione de la lista el precio que aplica a la cotización según sea el caso, (condiciones de ventas con el cliente, ofertas existentes, etc.), por ejemplo: si selecciona Precio Predeterminado, la aplicación asignará a las partes de inventario el precio que esté predeterminado en la ficha de cada uno de ellos, esta opción es muy útil cuando las partes tienen asignados diferentes niveles de precios. Si selecciona Máximo, Oferta, Mayor o Mínimo, la aplicación ingresará el nivel de precios seleccionado para todas las partes sin tomar en cuenta el precio predeterminado en las fichas y si selecciona Precio Variable, la aplicación ingresará el precio máximo del repuesto pero le permitirá ajustarlo a su gusto. Esta selección solamente funciona para las partes de inventario. Partes Suministradas por el Seguro o el Cliente Si se presenta el caso en que algunas de las partes fueran suministrados por la empresa aseguradora o el cliente, usted puede indicarle a la aplicación esta situación, activando esta opción en la ventana de Detalles del ítem. Para esto ubíquese en el ítem, presione el botón derecho del ratón y elija del menú de información y ajustes la opción Detalles del ítem. Otra manera de abrir la ventana de Detalles del ítem, es con las teclas calientes Ctrl + I presionadas simultáneamente mientras está ubicado en el ítem susceptible del ajuste. Una vez abierta la ventana de detalles del ítem, marque la opción y presione OK. 120

121 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N En la Orden de Trabajo que será impresa para distribuir entre los operarios y/o encargados del taller, se verá un recuadro negro junto a cada repuesto que tenga esta opción marcada y que indica que la parte es suministrada por el cliente o compañía de seguros, para que todos los involucrados en el proceso tengan conocimiento de cuáles son las partes que no serán suministrados por su empresa. Al marcar esta opción, AutoSoft Taller marca o identifica con color amarillo estos ítems en el presupuesto y no toma en cuenta su valor para los cálculos del presupuesto, ya que este es un repuesto que no será adquirido por su taller. Esta función es sumamente útil, sobre todo en aquellos países donde las empresas de seguro tienen como política el suministro de las partes al taller. También ayuda a mantener un control sobre aquellas partes que fueron o serán suministrados por el cliente o la empresa aseguradora, para realizar y mantener un seguimiento de estos. La última columna de la pestaña de Partes es la referente a los Ajustes. Ingrese en esta columna el monto acordado como resultado de la discusión de precios que en algunos países sucede, entre los propietarios de los talleres y los ajustadores o peritos de las empresas de seguro. Si algún Precio Total es 121

122 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N ajustado, deberá ingresar el mismo monto existente en el campo Precio Total, en el campo Ajuste de las partes que no sean ajustados, para que el resultado de la función Aplicar Ajustes en la pestaña Detalles y el total de Ajuste sean correctos. En la figura de la siguiente página se muestra el ajuste en solo los tres primeras partes y el cuarto repuesto que no es ajustado, mantiene el mismo precio. Pestaña Externos Puede que en alguna reparación existan ciertos trabajos que son realizados fuera del taller o por personas o empresas ajenas al mismo. En la pestaña Externos, usted puede ingresar, modificar o eliminar dichos trabajos. El título de esta pestaña cambia a color azul para indicar la presencia de trabajos externos. Todos estos trabajos externos son impresos en el presupuesto y totalizados al final del mismo. También son indicados en la Orden de Trabajo. Utilice los botones Incluir para abrir una nueva línea de ingreso de datos y el botón Eliminar para eliminar datos, o si prefiere, utilice el menú de información y ajustes al cual hay acceso presionando el botón derecho del ratón una vez ubicado sobre el registro. En esta pestaña también existe la columna de Ajuste y la opción Exento de Impuestos para ser utilizadas en los casos que sea necesario. 122

123 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Pestaña Aparte La aplicación NO toma en cuenta los trabajos de Mano de Obra ni las Partes ingresados en la pestaña Aparte, al momento de Facturar el Presupuesto. Usted debe crear una nueva Factura e ingresar en ella los trabajos y/o partes apartes solicitados por el cliente para su proceso de pago o inclusión en Cuentas por Cobrar. La pestaña Aparte es utilizada en los casos en que el cliente desea realizar al vehículo, trabajos adicionales pero estos no pueden ser incluidos en el presupuesto de reparación, emitido para la empresa aseguradora, quizás porque dichos trabajos no están cubiertos por la póliza de seguros o no se desea realizar otro presupuesto adicional. Esta pestaña esta dividida en una sección para el ingreso de Trabajos de Mano de Obra y otra para el ingreso de los Partes, cada una posee su respectivo asistente y funcionan similares a las pestañas de Mano de Obra y Partes vistas anteriormente. Utilice los botones Incluir para abrir una nueva línea de ingreso de datos y el botón Eliminar para eliminar datos, o si prefiere, utilice el menú de información y ajustes al cual hay acceso presionando el botón derecho del ratón una vez ubicado sobre cualquier ítem. 123

124 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Como puede distinguirse en la figura, el titulo de la pestaña Aparte cambia a color azul, para indicar la presencia de datos. Es muy importante destacar que los trabajos incluidos en esta pestaña, no son tomados en cuenta en el total del presupuesto pero si son listados en la Orden de Trabajo del taller. Es decisión de su empresa el emitir o no una factura por concepto de estos trabajos o partes. Los trabajos apartes tampoco son incluidos en el cálculo del Reporte de Ganancias. Usar los costos de las partes como insumo Si bien los ítems incluidos en la pestaña aparte, no son tomados en cuenta para el reporte de ganancias, usted puede usar los costos de todas las partes que haya incluido en la pestaña aparte para reflejar costos de insumos de la reparación, que luego se reflejarán en el reporte de ganancias. Para hacerlo debe marcar la caja de chequeo que está al final de la ventana y que tiene como título "Utilizar los costos como costos de insumos de la reparación" en color rojo. Tal como se aprecia en la siguiente figura. 124

125 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Pestaña Fotografías La última pestaña del módulo de Presupuestos de Reparación, tiene que ver con la inclusión de las fotografías del vehículo. AutoSoft Taller permite incluir hasta un máximo de cuatro fotos, pero solamente se imprimirán en los presupuestos y las facturas las primeras dos. Al inicio aparecen cuatro pestañas y en el centro una X indicando que no hay fotos incluidas. Pulse sobre el icono ubicado en la parte derecha, para acceder a la ventana de ubicación de archivos fotográficos. Las fotos pueden estar en cualquier ubicación del disco el seleccionar una foto el programa se encargará de hacer una copia del archivo y colocarlo dentro de la carpeta de imágenes del programa en el disco del servidor de lo contrario la imagen no será visualizada en las estaciones clientes. Usted también puede abrir la ventana de ubicación de archivos fotográficos, pulsando el botón derecho del ratón encima del espacio de la fotografía. Al pulsar sobre el botón localizado a la derecha de cada campo, la aplicación solicita que se ubique el nombre del archivo fotográfico que se desea incluir en el presupuesto. AutoSoft Taller genera en la instalación en el servidor, una carpeta denominada Imágenes, cualquier archivo fotográfico que seleccione será copiado automáticamente a esta carpeta con la intención de que todos los archivos de imágenes y fotografías tales como el logotipo de la empresa, las fotos de los partes de inventario y las fotografías de los vehículos estén localizados en un mismo sitio y poderlos compartir en la red. La primera vez que se utilice la aplicación para ubicar fotos, la búsqueda se iniciará en el carpeta predeterminado por Windows, pero a partir de ese momento todas las fotos serán buscadas en la carpeta donde se seleccionó la última vez. 125

126 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N Recuerde que por razones de espacio y velocidad, AutoSoft Taller no almacena las fotos en los archivos de base de datos, solo guarda la ruta en la que está ubicada, si posteriormente el archivo de foto es borrado, renombrado o movido a otra carpeta en el disco duro, no podrá ser encontrada por la aplicación. Es buena costumbre nombrar los archivos que contienen las fotos del vehículo, con un nombre que lo identifique con este, como por ejemplo el número de matrícula del vehículo. Si son varias fotos, podrá colocar un número incrementado para evitar la duplicidad de nombres de archivos, por ejemplo: E 1234 ABC-1, E 1234 ABC-2 y así sucesivamente. Una vez ubicados e ingresados los archivos de fotos, presione OK para que las fotografías sean anexadas al presupuesto. Del lado derecho de cada fotografía, encontrará también un botón para eliminar la foto representado con una X roja y otro para imprimir, si presiona el botón para imprimir se le presentará una vista preliminar del reporte con la fotografía del vehículo. Tal como se muestra en la siguiente figura. 126

127 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N También podría tomarse como una buena costumbre, el estandarizar la identificación de las fotos (nombre físico del archivo), con el número del presupuesto al que corresponden esas fotos. No existe una definición fija de la manera como deben llamarse los archivos de imágenes que estarán asociados a los presupuestos, pero siempre es recomendable utilizar nombres que permitan ubicar y reconocer rápidamente, cada una de las fotos de los vehículos. Por último debemos hablar sobre el icono ubicado en la esquina superior derecha del módulo. Este icono sirve para indicar al usuario si el vehículo relacionado con el presupuesto, ha sido o no ingresado el taller. Este icono es visible en todo momento desde el módulo de Presupuestos de Reparación. Este tiene dos estados posibles: En este estado, el icono indica que el vehículo no ha sido ingresado al taller. Cuando el icono está en este estado, el usuario puede pulsarlo para así darle ingreso al vehículo en el taller. En este estado, el icono indica que el vehículo ha sido ingresado al taller. A diferencia del estado anterior, una vez que el vehículo tiene 127

128 P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N ingreso al taller este estado no es reversible, es decir el pulsar sobre el icono no tendrá ningún efecto. El ingreso del vehículo al taller también puede ser realizado en el módulo Ordenes de Trabajo/Ingreso del Vehículo que analizaremos más adelante. Con la utilización y aprovechamiento de las funciones del módulo de Presupuestos de Reparación, AutoSoft Taller le brinda muchas ventajas que le permiten la realización de extensos presupuestos, de una manera rápida, sencilla y flexible. Este módulo le ayudará a mantener una buena organización de su empresa, permitiéndole la posibilidad de centralizar toda la información relacionada con el trabajo a realizar en determinado vehículo, en un sólo lugar. 128

129 F A C T U R A S D E R E P A R A C I O N CAPITULO Facturas de Reparación 16 E L módulo de Facturas de Reparaciones, es muy similar al de Presupuestos de Reparación, posee las mismas pestañas para mantener una estandarización de las tareas y toda la información sobre el trabajo realizado al vehículo en un solo módulo. Pero lógicamente posee además la pestaña Pagos destinada para el ingreso de estos. Al igual que el resto de los módulos, debe pulsar el icono Nuevo para crear una factura nueva, automáticamente se abrirá la ventana para seleccionar el cliente y el vehículo de la misma forma como explicamos en el capítulo 15 referente a los presupuestos de reparación. Usted también puede cancelar el selector de cliente y vehículo, e ingresar el número del presupuesto que se desea facturar, utilice las teclas calientes Shift +? cuando esté en el campo de presupuesto si desea ver una lista de los presupuestos pendientes por facturar, presione Enter una vez ubicado el presupuesto deseado y después Tab para que la aplicación se traiga los datos del presupuesto ingresado, para que estos puedan ser visualizados y revisados por el usuario. En la gráfica puede ver una factura lista para el ingreso del número del presupuesto que se desea facturar, o de los datos si se desea comenzar la factura desde cero. 129

130 F A C T U R A S D E R E P A R A C I O N Puede realizar búsquedas navegando entre las facturas y ocultando las Anuladas y/o las Pagadas, para ver solo las pendientes, marcando la selección correspondiente en el borde inferior de la ventana. También puede crear una factura que no esté relacionada con ningún presupuesto, en cuyo caso, debe dejar en blanco el campo de Presupuesto, se selecciona el vehículo utilizando el selector del cliente y vehículo o también se puede ingresar directamente el número de matrícula del vehículo que se desea facturar y se procede al ingreso de datos, el cual es idéntico al utilizado en la creación de un Presupuesto de Reparación. Debido a que el número de factura es controlado por la aplicación (Numero Lógico), probablemente este sea diferente de la numeración de las facturas pre-impresas de su empresa, por esto AutoSoft Taller ofrece un campo llamado Número Físico, para que el usuario ingrese el correspondiente número de factura según los libros de su empresa, y mantener así una relación entre el número de factura de imprenta (Número Físico) y el correspondiente a la factura de AutoSoft Taller (Número Lógico). Botón Seleccionar el Cliente y Vehículo Este botón abre el selector de cliente y vehículo que vimos en el capítulo 15. Botón Agregar un paquete, servicio o reparación Este botón abre una ventana mediante la cual se puede seleccionar los paquetes creados en la ficha de Paquetes de Reparaciones. El selector de paquetes de servicios o reparaciones, cuenta con la búsqueda incremental por teclado, esto quiere decir que usted puede comenzar a teclear la descripción o el código del paquete inmediatamente después que ingresa en esta ventana, el programa le mostrará en la parte superior de la ventana las teclas que usted ha presionado y automáticamente ubicará la descripción o el código del paquete que mejor concuerden con la búsqueda, al mismo tiempo 130

131 F A C T U R A S D E R E P A R A C I O N se le mostrará la descripción para el cliente y los detalles del paquete, así como el tiempo estimado de trabajo. Existen tres cajas de chequeo que le indican al usuario que los precios de mano de obra, partes o trabajos externos serán actualizados automáticamente si cada una de estas cajas respectivamente están marcadas, el programa extraerá de en las fichas correspondiente los precios actualizados en caso que estos hayan cambiado con el tiempo. Si usted desea mantener inalterado los precios que se establecieron en el parque deberá desmarcar la caja que corresponda a los precios que usted no desea que se actualicen. Impresión de Facturas Una vez que se ha impreso la factura o se ha cerrado la Vista Preliminar, aunque no haya sido impresa, la aplicación le solicitara confirmar si la factura fue impresa correctamente. Si se responde afirmativamente, la factura es bloqueada y solo el usuario con el privilegio de Administrador podrá realizar nuevas impresiones. Si por el contrario se contesta que la factura no fue impresa correctamente, se podrá imprimir nuevamente la misma. AutoSoft Taller no permite modificar el presupuesto asociado a la factura asumiendo que dicho trabajo ha sido concluido, además automáticamente coloca dicha factura como cuenta por cobrar. Para anular una factura, es imprescindible desactivar el campo Con Orden. Pago de Facturas Para ubicar una factura en particular, puede hacerlo mediante el campo respectivo de búsqueda, ubicado en la parte superior de la ventana. Los campos o tipos de búsquedas son muy flexibles, y permiten al usuario localizar una factura de manera rápida, son muy útiles cuando no se posee la información exacta del número de factura de la cual se está recibiendo el pago. 131

132 F A C T U R A S D E R E P A R A C I O N Para poder recibir pagos a facturas, el usuario debe poseer el privilegio para Procesar Pagos a Facturas de Clientes, si ya lo posee ubíquese en la pestaña Pagos, coloque las retenciones o deducibles en el caso que sea necesario, seleccione la forma de pago y pulse el botón Nuevo Pago para abrir la ventana de ingreso de Pagos a facturas de clientes. En la figura de la siguiente página, puede apreciar esta ventana. Los campos de esta ventana varían dependiendo del Tipo de pago que seleccione. Para pagos con tarjeta de crédito, la aplicación detecta automáticamente el tipo de tarjeta al ingresarse el número de esta. Puede recibir pagos parciales o abonos ingresando el monto recibido en el campo Monto a pagar o si el pago es igual al monto pendiente, pulse el botón. También puede pulsar el botón en caso que haya establecido algún deducible, el programa importará el monto del deducible al campo Monto a pagar. El número de recibo puede ser ajustado según las necesidades del usuario e incluso es posible repetir el número en el caso de que sea necesario, siempre y cuando el usuario posea el privilegio para Procesar Pagos a Facturas de Clientes. El contador del número de recibo, se auto incrementará comenzando desde el último número ingresado por el usuario. Volviendo a la pestaña de pagos del módulo de facturas de reparaciones, usted puede pulsar el botón cuando desee imprimir un reporte del historial de pagos recibidos a cuenta de la presente factura o usar el botón para imprimir un recibo por el monto del pago. Notas importantes cuando se factura partes de inventario A diferencia del presupuesto las partes de inventario que se incluyan dentro de la factura de reparacion automáticamente afectarán a su respectiva ficha de inventario, deduciendo de cada ficha la cantidad de ítems que se coloque en la factura y creando así un movimiento de inventario. 132

133 F A C T U R A S D E R E P A R A C I O N Cuando el ítem de inventario, es un ítem serializado, el programa al momento de guardar los datos le pedirá que seleccione los números de serie de los ítems que se están facturando. Si por alguna razón después de seleccionar los números de serie correspondiente a los ítems que se están facturando, usted necesita modificarlos, ubíquese sobre la línea del ítem que desea modificar y presione el botón derecho del ratón, del menú desplegado seleccione la opción "Editar seriales. AutoSoft Taller, le permite facturar cantidades superiores a las disponibles en las fichas de partes de inventario. Esta virtud le permite incluir en facturas ítems sin tener cantidades en inventario suficientes, flexibilizando así el proceso de facturación. Los ítem serializados también disfrutan de esta virtud, pero usted deberá ingresar los seriales de los ítems que no se encuentran en inventario, como se explicara seguidamente. Tenga siempre presente que al realizar esto, estará creando una existencia negativa del ítem en cuestión, una vez que ingresen al inventario cantidades por concepto de compras, la existencia se actualizara restándose la existencia negativa a la cantidad recibida por la compra. Veamos un ejemplo haciendo una factura sin un presupuesto previo. Supongamos que un cliente desea comprarnos 4 alternadores pero solamente tenemos 2 en inventario. Al pulsar sobre el botón Guardar o tratar de cerrar el módulo, aparecerá un mensaje como el siguiente. 133

134 F A C T U R A S D E R E P A R A C I O N Después de haber presionado OK, aparecerá la siguiente ventana desde donde seleccionaremos los seriales de la existencia disponible en el inventario. Una vez hecho esto, se activará el campo junto al botón para el ingreso de seriales de las unidades no disponibles en inventario, como se puede distinguir en la próxima figura. Presione para proceder a ingresar los seriales necesarios. Si desconoce que serial debe ingresar, simplemente ingrese cualquier número de manera temporal, ya que una vez que usted realice alguna compra de este ítem, podrá actualizar la información de la factura con los seriales de los ítems comprados. Deberá presionar cada vez que desee ingresar un serial, para que la aplicación traslade dicho número a la sección de Seriales Seleccionados, hasta haber ingresado la totalidad de los seriales requeridos. Una vez hecho 134

135 F A C T U R A S D E R E P A R A C I O N esto, se le indicará que la cantidad seleccionada esta correcta como puede verse en la siguiente figura, pulse OK para concluir el ingreso de seriales. Una vez ubicado en la ventana de la factura, al usted pulsar el botón para guardar los datos ingresados, la aplicación le avisara que están siendo facturadas unidades de determinado ítem, que exceden la cantidad en existencia del mismo, y le preguntara si desea poner este ítem como pendiente por entregar o no, como se muestra en la siguiente gráfica. Si usted contesta afirmativamente, la totalidad de las unidades facturadas del ítem, serán puestas como pendientes por entregar y la cantidad en existencia, no será alterada. Si contesta negativamente, la totalidad de unidades facturadas de dicho ítem, serán restadas del inventario y por consiguiente se creara una existencia negativa, como si la totalidad de las unidades facturadas han sido entregadas y por consiguiente se asume que ninguna unidad está pendiente por entregar. Si decide cancelar la operación, la factura no será grabada y podrá realizar los cambios que desee para posteriormente guardar los cambios. Cabe destacar que al seleccionarse la opción de poner el ítem como pendiente, esto se refiere a la totalidad de las unidades reflejadas en la línea de dicho ítem, incluso las disponibles en el inventario. Si desea entregar las unidades existentes en inventario y dejar como pendientes por entregar las demás, simplemente ingrese el ítem en la factura dos veces en líneas separadas, una por la cantidad de unidades existentes en inventario y otra por las unidades faltantes y ponga estas como pendientes por entregar. La marca en el campo Pendiente en la Factura, señalará los ítems que están en esta situación. 135

136 F A C T U R A S D E R E P A R A C I O N Presionando sobre el botón que se encuentra ubicado en el grupo de botones que está en la parte inferior izquierda de la lista, usted podrá imprimir un listado de únicamente los seriales de los ítems presentes en la factura. En el caso de que sean ingresados más seriales de los necesarios, aparecerá un mensaje como el siguiente. Si esto sucede, deberá retirar o deseleccionar la cantidad de seriales necesarios para que haya coincidencia con la cantidad en la factura. Deberá siempre deseleccionar primero los seriales de las unidades inexistentes en el inventario y después los de las unidades que si existen en el inventario. Debe tener precaución ya que es probable que si usted modifica facturas viejas que involucren un mismo ítem del cual no hay existencia suficiente, se cree disparidad entre la cantidad en inventario de dicho ítem y la cantidad de seriales existentes en inventario, si esto sucede el usuario que tenga asignado el privilegio de Administrador, podrá realizar los ajustes pertinentes. 136

137 P R E S U P U E S T O S D E P A R T E S Presupuestos de Partes CAPITULO 17 E L programa también cuenta con un módulo de presupuestos de partes, especialmente diseñado y orientado para aquellos negocios que también manejan una tienda para ventas de repuestos o refacciones, este módulo es de suma importancia para este tipo de negocios que de manera paralela realizan reparaciones o mantenimiento de vehículos y al mismo tiempo ofrecen a sus clientes la ventana de partes. Este módulo es muy parecido al módulo de presupuestos de reparaciones, por supuesto que la gran diferencia es que sólo maneja los datos del cliente y no del vehículo, y además sólo tiene la pestaña para ingresar partes, de hecho sólo cuenta con tres pestañas. Pestaña principal En esta pestaña encontrará un botón para seleccionar el cliente y dos botones más pequeño en la parte inferior para anular o facturar el presupuesto tal y como se observa en la figura. También cuenta, igual que en el presupuesto de reparación, con dos pequeñas cajas de chequeo para ocultar los presupuestos anulados o los presupuestos ya facturados. 137

138 P R E S U P U E S T O S D E P A R T E S Después de incluir un nuevo presupuesto usando como de costumbre el botón para incluir nuevos registros que se encuentra en la barra de herramientas de navegación, o sencillamente presionando las teclas CTRL+N, se abrirá una ventana para seleccionar el cliente. esta funciona muy parecido a la ventana para seleccionar clientes y vehículo de los presupuestos de reparación, pero en este caso sólo debemos seleccionar el cliente. En la parte superior de la ventana existen dos campos de búsqueda, uno para realizar búsquedas por medio del documento de identidad y otra para realizar búsquedas usando el nombre del cliente. En la parte superior derecha tenemos el filtro para los tipos de clientes, predeterminadamente está seleccionado el modo para mostrar todos los tipos de clientes, en la parte inferior de la ventana tenemos dos botones, uno que nos servirá para y añadir un nuevo cliente, y el otro, que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana, nos servirá para modificar el cliente que tengamos seleccionado, también podemos utilizar las teclas F5 o F6 respectivamente. Pestaña Detalles La pestaña de detalles, sólo cuenta con unos pocos campos, donde deberá colocar, por ejemplo, el nombre de la persona que elaboró el presupuesto, donde fue cotizado, algunas observaciones así como también el descuento de existir alguno, también existe del lado inferior izquierdo un botón "Reporte de ganancias" que al pulsarlo se mostrará reporte de ganancias que estudiaremos más adelante. 138

139 P R E S U P U E S T O S D E P A R T E S Pestaña de partes Por último, esta pestaña es idéntica a la pestaña de partes que vivimos en el módulo de presupuestos de reparación y en el módulo de facturas de reparación, en ella deberá incluir las partes de inventario o no inventario que desea presupuestar, de la misma manera como fue explicado en anteriores capítulos, usted puede hacer uso de los botones de inclusión, eliminación y el asistente de selección de partes que se encuentran en la parte inferior izquierda de la lista. También es importante mencionar, que puede utilizar el botón derecho del ratón sobre la línea de alguna parte para poder ver un menú contextual en el cual podrá seleccionar las opciones para incluir descuentos o hacer cambios en el porcentaje de impuesto del ítem seleccionado. 139

140 F A C T U R A S D E P A R T E S Facturas de Partes CAPITULO 18 C on AutoSoft Taller podrá crear de igual manera las facturas de ventas de partes, si ya elaboró un presupuesto, y ahora quieren emitir la factura, usted puede hacerlo desde el mismo módulo de presupuestos de partes, pulsando el botón "Facturar" que está en la parte inferior derecha de la pestaña principal, o bien, cargando el módulo de facturación de ventas de partes, creando un nuevo registro y colocando en el campo "Presupuesto de Origen #" el número del presupuesto que dará origen a esta factura. De cualquier forma si usa el botón "Nuevo" de la barra de herramientas de navegación, para crear una nueva factura o Ctrl+N, se abrirá automáticamente la ventana para seleccionar el cliente, tal como lo vimos en el Capítulo 17 sobre presupuestos de partes. En este capítulo solo explicaremos el uso de la pestaña Pagos dado que el resto de este módulo se utiliza de forma idéntica al módulo de presupuestos de partes explicado en el capítulo anterior. Pago de Facturas Para ubicar una factura en particular, puede hacerlo mediante el campo respectivo de búsqueda, ubicado en la parte superior de la ventana. Los campos o tipos de búsquedas son muy flexibles, y permiten al usuario localizar una factura de manera rápida, son muy útiles cuando no se posee la información exacta del número de factura de la cual se está recibiendo el pago. Para poder recibir pagos a facturas, el usuario debe poseer el privilegio para Procesar Pagos a Facturas de Clientes, si ya lo posee ubíquese en la pestaña Pagos, coloque las retenciones en el caso que sea necesario, seleccione la forma de pago y pulse el botón Nuevo Pago para abrir la ventana de ingreso de Pagos a facturas de clientes. En la figura de la siguiente página, puede apreciar esta ventana. 140

141 F A C T U R A S D E P A R T E S Los campos de esta ventana varían dependiendo del Tipo de pago que seleccione. Para pagos con tarjeta de crédito, la aplicación detecta automáticamente el tipo de tarjeta al ingresarse el número de esta. Puede recibir pagos parciales o abonos ingresando el monto recibido en el campo Monto a pagar o si el pago es igual al monto pendiente, pulse el botón. El número de recibo puede ser ajustado según las necesidades del usuario e incluso es posible repetir el número en el caso de que sea necesario, siempre y cuando el usuario posea el privilegio para Procesar Pagos a Facturas de Clientes. El contador del número de recibo, se auto incrementará comenzando desde el último número ingresado por el usuario. Volviendo a la pestaña de pagos del módulo de facturas de ventas de partes, usted puede pulsar el botón cuando desee imprimir un reporte del historial de pagos recibidos a cuenta de la presente factura o usar el botón para imprimir un recibo por el monto del pago. 141

142 C U E N T A S P O R C O B R A R 19 Cuentas Por Cobrar M ediante este módulo, usted puede llevar el control de las cuentas por cobrar e imprimir reportes de las mismas, individualizados y filtrados por fecha. La siguiente figura muestra la ventana de cuentas por cobrar. CAPITULO Usted puede seleccionar no solo el cliente del cual desea obtener el reporte de cuentas por cobrar (o todos si así lo desea), sino que también le permite seleccionar la fecha de vencimiento, todas las facturas que tengan una flecha anterior a la fecha y que usted coloque en el campo de fecha para las facturas vencidas, serán incluidas en la lista. La fecha de vencimiento de una factura es igual a la fecha de elaboración de la factura cuando la factura tiene como forma de pago "contado", si la factura es establecida con la forma de pago "crédito", entonces la fecha de vencimiento de la factura será la fecha de elaboración de la misma más el tiempo de crédito que se establezca en la pestaña de pagos de la factura. 142

143 C U E N T A S P O R C O B R A R En la siguiente figura se ve un ejemplo de una factura que tiene de fecha de elaboración (30/01/2010), pero tiene un crédito establecido de 30 días. En este caso, podemos observar que en él reporte de cuentas por cobrar, la fecha de vencimiento es (01/03/2010), tal como se observa en la siguiente figura. 143

144 C U E N T A S P O R C O B R A R En la parte inferior de la ventana, enmarcado en recuadros naranja, podemos observar los resúmenes de los totales las cuentas por cobrar de facturas de reparaciones y facturas de partes, al lado de estos ver el total general y luego los totales y el saldo general por cobrar. Pestaña Facturas de reparaciones En esta pestaña tenemos el resumen de todas las cuentas por cobrar referentes a facturas por reparaciones de vehículos, en la parte superior tenemos un campo filtro que nos permite filtrar por compañías de seguros o empresas, al lado de que esté, tenemos otro campo que nos permite establecer el orden que deseamos se ha mostrado en la lista las facturas. Tenemos también la lista propiamente dicha, con las diversas columnas que nos muestran la información de cada factura, si doble pulsamos sobre cualquiera de las facturas aquí listadas se abrirá automáticamente la factura en el módulo de facturas de reparaciones, también presionando la tecla "Enter", sobre una de las líneas de algunas de las facturas también tendremos acceso automáticamente a la factura origen. Por último, en la parte inferior de esta pestaña, tenemos los totales de mano de obra, partes, externos, total general, total cobrado y el saldo por cobrar. Pestaña "Facturas de partes" En esta pestaña, al igual que la pestaña de reparaciones se muestran todas las facturas por cobrar por el concepto de ventas de partes. En la parte superior tenemos un campo para seleccionar la forma como queremos que se ordenen las facturas en la lista, debajo tenemos la lista de cada una de las facturas vencidas y de igual forma si se doble pulsa sobre cualquiera de estas facturas se abrirá automáticamente el módulo de facturas de partes. En la parte inferior tenemos los tres campos que nos muestran el total acumulado, total cobrado y el saldo pendiente por cobrar. 144

145 R E P O R T E D E G A N A N C I A S CAPITULO Reporte de Ganancias 20 E ste reporte fue creado para cubrir la necesidad del usuario, de saber cuánto es la utilidad generada en determinado presupuesto o factura o para determinar la productividad del negocio en un periodo de tiempo determinado. Usted puede tener acceso a este reporte desde los módulos de Presupuestos de Reparación, Facturas de reparación, Presupuestos de partes y Facturas de partes. El resultado generado por este reporte pretende ser lo más preciso posible, pero debemos entender que solo engloba la productividad basándose en los datos que maneja el programa, pero entendemos que existen muchas variables que no están incluidas el resultado, ejemplo: gastos por electricidad, nómina, seguros, licencias, etc., incluso muchos de estos datos ni siquiera son manejados por la aplicación, pero el resultado de este reporte será lo más cercano posible a la realidad, en la medida en que los datos ingresados gocen de exactitud y exista organización en la actualización de los costos en los que se incurre, mediante la compra de partes, pago de mano de obra e insumos. El programa ofrece pampos de datos adicionales como el campo Otros Costos dentro del reporte que sirve para los gastos imprevistos o que no existan en el presupuesto o factura y así lograr un resultado más preciso. El objetivo de este reporte en ningún momento es de aspecto contable ya que AutoSoft Taller no es un programa de contabilidad, el objetivo es simplemente brindar información que le ayudará a tomar decisiones acertadas, al mostrarle un resultado de las ganancias o pérdidas generadas en base a los costos asociados a las reparaciones, servicios o ventas de partes. Para acceder a este reporte fuera de los módulos ya mencionados, puede hacer uso de la barra de acceso rápido en la pestaña Ventas localice el botón "Reporte de ganancias" o bien usando el menú Ventas Reporte de ganancias. La ventana inicial del reporte de ganancias, nos permite ver primer lugar seleccionar si deseamos ver el reporte de ganancia relacionado con las facturas de reparaciones o el reporte de ganancias relacionado con la venta de partes. En esta misma ventana debemos entonces seleccionar el grupo de facturas que queremos que participen en el reporte, o bien si queremos evaluar este reporte para un presupuesto o factura particular. Predeterminadamente viene seleccionado la opción por grupo de facturas limitadas por fecha. 145

146 R E P O R T E D E G A N A N C I A S Reporte de ganancias por grupo de facturas limitadas por fecha Luego de seleccionar si desea ver el reporte de ganancias para reparaciones o para ventas de partes, marque o deje marcado la opción "Por Grupo de Facturas Limitadas por Fecha" que está en el borde superior del primer recuadro. Posteriormente elija si desea que él reporte incluya todas las facturas, solamente las cobradas o sólo las facturas que tiene pendiente montos por cobrar, para ello, pulse sobre el círculo que está del lado izquierdo de la opción deseada. Usted deberá seleccionar ahora el período de tiempo que usted desea sea cubierto por el reporte, para esto usted tiene una primera elección desde la cual podrá seleccionar una fecha de inicio y una fecha final, el programa seleccionará todas aquellas facturas que cumplan con este intervalo de fechas incluyendo las fechas seleccionada. También tiene una segunda opción con la cual podrá elegir el mes y el año de inicio y el mes y el año de finalización que el programa utilizará para seleccionar todas las facturas que se encuentre dentro de este rango de tiempo, cabe destacar que la fecha de inicio se toma desde el primer día del mes y la fecha final toma el último día del mes y año seleccionado. La última opción que tiene para elegir, es seleccionar el rango basado en años, deberá entonces, seleccionar el año de inicio y el año final estableciendo un rango más amplio para que el programa seleccione todas las facturas que cumplan con este requerimiento. Reporte de ganancias por un presupuesto o factura específica Marque la opción "Un Presupuesto o Factura Específica" y luego seleccione si desea que él reporte se base en un presupuesto o en una factura. 146

147 R E P O R T E D E G A N A N C I A S Introduzca el número del presupuesto o de factura en el campo correspondiente que encontrará en la parte inferior derecha de la ventana. Reporte de Ganancias (DETALLES) Luego deseleccionar los parámetros para reporte de ganancias, presione el botón OK, la ventana que verá será similar a esta. El reporte de ganancias, consta de dos pestañas, la pestaña "Gráficos" mostrará la arriba, y la pestaña Detalles en la gráfica debajo. El contenido de la pestaña Detalles varía según si se trata de un grupo de facturas o si se trata de un presupuesto o factura particular. 147

148 R E P O R T E D E G A N A N C I A S Pulse el botón Rep. Ganancias ubicado en la pestaña Detalles en los módulos de Presupuestos de Reparación, Facturas de Reparación, Presupuestos de parte o Facturas de partes para obtener directamente en reporte de ganancias del presupuesto o factura en pantalla, tal como se muestra en las gráficas anteriores. Los datos utilizados para el cálculo de este reporte, provienen de las siguientes áreas: 1. Partes. Si usted ingresa adecuadamente los costos de las partes, bien sea de inventario o no y mantiene organizados sus datos con respecto al porcentaje de ganancia y venta, la aplicación automáticamente calculará la ganancia asociada a cada repuesto, y por consiguiente al total de ellos. 2. Mano de Obra. Para que AutoSoft Taller determine la ganancia con respecto a la mano de obra, debe asignar para cada presupuesto y para cada ítem de la mano de obra, el personal asociado a la misma y el monto a pagar por dicha labor. Este dato es especialmente útil para talleres con personal a destajo, a cuyo personal se le emiten pagos por un determinado monto acordado por cada labor efectuada o por tiempo de labor. Para aquellos casos en los que existe un salario a pagar a los operario, cada administrador deberá determinar la manera más útil y conveniente para determinar los costos asociados a cada presupuesto por concepto de nomina. 3. Trabajos Externos. Estos son los trabajos realizados por terceros fuera o dentro del taller, recuerde siempre asignar el costo del trabajo para que el sistema calculo la ganancia de los mismos. 4. Insumos. Los costos de insumos, se establece en la pestaña "Aparte" en el módulo de presupuestos de reparación o en el módulo de facturas de reparación, véase Usar los costos de las partes como insumo en el Capítulo Otros Costos. AutoSoft Taller permite al usuario introducir un valor calculado externamente, el cual podría provenir del área de pintura, reproceso, partes y/o accesorios no incluidos en el trabajo, también podrían anexarse costos asociados a servicios como agua, luz, teléfono, licencias, permisos, rentas, etc. Existen gerentes de talleres que han logrado determinar un monto fijo de costos asociados a cada vehículo por el tiempo de permanencia en el taller y por el área o espacio que ocupa el vehículo en el mismo. 148

149 R E P O R T E D E G A N A N C I A S Finalmente puede usar los botones de Imprimir o Vista previa para imprimir, enviar por correo electrónico o archivar en distintos formatos digitales, el Reporte de Ganancias y/o Pérdidas. 149

150 C A L E N D A R I O S D E C I T A S CAPITULO Calendarios de Citas 21 E l calendario de citas, es quizás una de las herramientas más usadas del programa, en este módulo usted podrá crear citas para clientes estableciendo una cantidad de detalles como por ejemplo tiempos estimados de la cita, tipo de cita y/o tipo de trabajo etc. Con este módulo usted podrá crear calendarios de citas privados o calendarios públicos, el calendario privado sólo serán visibles para el usuario que lo ha creado y ningún otro usuario podrá acceder a este. Los calendarios públicos podrán ser consultados y actualizados por todos los usuarios del programa. Creación de un calendario El programa trae predeterminadamente un calendario principal que es un calendario público, lo que quiere decir que todos los usuarios pueden acceder a él. Para crear un nuevo calendario solo debe pulsar el botón Nuevo de la barra de herramienta de navegación, el programa le pedirá que coloque el nombre del calendario, además tiene la opción de marcar la caja que está debajo del campo de nombre para hacer que el calendario que está creando sea un calendario privado, sólo podrá ser consultado y actualizado por el usuario que lo está creando. 150

151 C A L E N D A R I O S D E C I T A S En la inferior derecha de la ventana, está la lista de los calendarios que ya han sido creados, si pulsa con el botón derecho del ratón sobre uno de los calendarios existentes en la lista, tendrá acceso a un pequeño menú contextual. Al igual que en muchas otras partes del programa, el botón derecho del ratón nos sorprende con nuevas funciones bastante útiles, en este caso tenemos la opción del menú "Cambiar el Calendario actual", pulsando sobre esta opción podemos modificar el nombre del calendario e incluso convertirlo en un calendario privado o público, según sea el caso. Creación de una cita Lo primero que se debe hacer es ubicar la fecha de la cita en los calendarios que se encuentran en la parte superior izquierda de la ventana, solo debe pulsar sobre el día de la semana para indicarle al programa que ese día seleccionado será creada la cita. Los pequeños iconos en forma de flechas que se encuentran en la parte superior de cada uno de los calendarios tienen la función de cambiar de forma ascendente o descendente el año o el mes, tal y como se observa en la siguiente figura. Para fijar la hora de la cita, coloque el cursor del ratón sobre la hora y pulse sobre la línea, comience a escribir comenzando con el concepto de la cita. Para ampliar o disminuir la cantidad de casillas o líneas que debe ocupar esta cita, sólo tiene que colocar el cursor del ratón en el borde inferior del recuadro y arrastrar hacia abajo o hacia arriba según sea el caso. 151

152 C A L E N D A R I O S D E C I T A S Para incluir el resto de la información de la cita, debe doble pulsar sobre ella o usar el botón "Detalles" que está en el borde derecho de la ventana. Ingrese entonces, en nombre del cliente y el resto de los detalles. Podemos destacar que en esta ventana encontrará un botón "Importar Tiempos", este botón sirve para importar los tiempos de trabajos de mano de obra o de paquetes de servicios. Por ejemplo, si tenemos creado un paquete de mantenimiento preventivo para el servicio de los 50,000 km, como podemos observar en las imágenes de ejemplo, entonces cuando se presiona el botón importar tiempos, seleccione el la opción de importar tiempos de paquetes de servicios. 152

153 C A L E N D A R I O S D E C I T A S En la ventana de selección de paquetes de servicio o reparaciones, seleccione el servicio de mantenimiento preventivo y luego presione la tecla OK. El tiempo total del servicio será incluido en los detalles de la cita, usted puede seleccionar varias veces el botón de importar tiempos y en cada una de las veces que lo use puede seleccionar trabajo de mano de obra distintos u otros paquetes de servicios, el programa sumará los tiempos de cada una de las elecciones que haga. También está el campo "Llega por" el cual es un campo de tipo maestro, en el que puede incluir una pequeña descripción de cómo el cliente llegó a su taller, esto con el objeto de evaluar formas de mercadeo. Al final de de la ventana de detalles de la cita está un botón "Completado", usted debe marcar este botón cuando la cita correspondiente se haya completado de manera satisfactoria. Usted puede crear un presupuesto partiendo de una cita, sólo seleccione la cita de la lista y presione el botón "presupuesto" que está en la parte derecha en la ventana de calendarios de citas, automáticamente el programa tomará el nombre del cliente que está en los detalles de la cita y lo buscará en el selector de clientes y vehículos si es encontrado este se mostrará en el selector como se ve en la siguiente figura. 153

154 C A L E N D A R I O S D E C I T A S Si el cliente no es encontrado en la base de datos deberán entonces buscarlo manualmente o crearlo en caso que sea un nuevo cliente. Existen otros botones que tienen distintas funciones como se menciona a continuación: Borrar cita Para eliminar o borrar una cita debe primero seleccionar la cita que desea borrar y luego presione el botón borrar cita. Fecha actual Pulsando sobre este botón, automáticamente el programa ubicará el calendario en la fecha actual. Imprimir Si desea imprimir un dia de citas específico, seleccione el dia en el calendario y pulse sobre el botón imprimir, cabe destacar que esta opción no tiene vista previa, lo que quiere decir que la salida será directamente en la impresora. 154

155 O R D E N E S D E T R A B A J O / I N G R E S O D E V E H I C U L O S CAPITULO 22 Ordenes de Trabajo / Ingreso de Vehículos E l modulo de Ingreso de Vehículos, permite entre otras cosas realizar el ingreso del vehículo e informar al usuario si un vehículo se encuentra o no en el taller y de esta forma poder mantener un status del mismo. También desde este módulo, se puede imprimir la hoja de Orden de Trabajo que contiene toda la información sobre el trabajo a realizar al vehículo, con la particularidad de poder crear una sola Orden de Trabajo para un vehículo que posee múltiple presupuestos pendientes, para ser distribuida entre el personal, además, al igual que desde la pestaña Mano de Obra en el módulo de Presupuestos de Reparación, también se pueden asignar los trabajos de mano de obra respectivos. Una vez abierto el modulo, presione como es costumbre, sobre el icono Nuevo en la Barra de Herramientas de navegación, para realizar el ingreso del vehículo. Al introducir la matrícula del vehículo, la aplicación automáticamente muestra los presupuestos pendientes para dicho vehículo, así como también si tiene orden de reparación (O/R) (dicha orden de reparación debe ser ingresada en el presupuesto, esta indica la hora y fecha de ingreso), un mensaje escrito en rojo aparecerá en la ventana en caso de que el vehículo seleccionado no tenga presupuestos pendientes. 155

156 O R D E N E S D E T R A B A J O / I N G R E S O D E V E H I C U L O S En la próxima gráfica vera un ejemplo de un vehículo con dos Presupuestos, de los cuales uno tiene Orden de Reparación. Asignar Trabajos de Mano de Obra Al pulsar el botón Asignar trabajos de MO se abrirá la ventana para la Asignación de Trabajos de Manos de Obra. La única diferencia entre esta ventana y la que se utiliza para la asignación de los trabajos de mano de obra, desde la pestaña Mano de Obra en el módulo de Presupuestos de Reparación, es que en esta usted puede ver todos los presupuestos pendientes del vehículo. En cambio desde el presupuesto, solo se pueden asignar los trabajos de mano de obra para el presupuesto desde donde se abre la ventana, aunque el vehículo tenga más de un presupuesto pendiente. 156

157 O R D E N E S D E T R A B A J O / I N G R E S O D E V E H I C U L O S Como puede observar, en la ventana de Asignación de Trabajo de Mano de Obra, se pueden identificar 5 áreas: Área Superior: Los datos del vehículo. Debajo de estos los presupuestos pendientes así como el monto total de mano de obra presupuestada y ganancia. Área Central Izquierda: Los códigos de las Manos de Obra que corresponden al Presupuesto seleccionado. Área Central Derecha: Detalles de la mano de obra: precio por horas, tiempo estimado, precio total, ganancia calculada y la descripción de la mano de obra seleccionada según el código. Área Inferior Izquierda: Los diferentes operarios o trabajadores involucrados y que podrían ser asignados a los trabajos. Área Inferior Derecha: La asignación del o los trabajadores para cada una de las manos de obra seleccionada en la parte central izquierda (Código). Realice las asignaciones de trabajos de mano de obra, de la siguiente manera: Elija el presupuesto y a la derecha vera los códigos que distinguen cada mano de obra, seleccione el código y vera la Descripción con el Detalle de la mano de obra existente en el presupuesto, marque en la lista de personal ubicada a la izquierda, la o las personas a las cuales se le asignará la realización de la labor presente en el campo descripción. Una vez hecho esto, pulse el botón Asignar e ingrese el pago por hora que recibirán y el tiempo estimado de labor. Presione OK al terminar. 157

158 O R D E N E S D E T R A B A J O / I N G R E S O D E V E H I C U L O S También puede utilizar los botones Nuevo para abrir una nueva línea para el ingreso de personal, y el botón Eliminar si desea eliminar personal al que previamente se le haya asignado un trabajo, o si prefiere, utilice el menú de información y ajustes al cual hay acceso presionando el botón derecho del ratón, una vez ubicado sobre cualquier personal asignado. Repita el procedimiento antes descrito hasta asignar todos los trabajos de mano de obra. Cabe destacar que la asignación de estos trabajos, puede ser realizada en cualquier momento durante la realización del presupuesto o ejecución del trabajo. También puede asignar los trabajos de mano de obra, a presupuestos que no tengan Orden de Reparación (OR). La aplicación resta el costo del trabajo ingresado, al precio existente en el presupuesto, y le muestra al usuario cual es la ganancia por concepto de la realización de esta labor o trabajo de mano de obra. Cada vez que se realiza una asignación de trabajos de mano de obra, se genera una Cuenta por Pagar a favor de cada persona a la que se le ha asignado una labor, por el Total a Pagar de la asignación de trabajo. Dicha cuenta por pagar será listada en el módulo de Control de Pagos. En el caso de que su personal cobre un monto fijo para un trabajo, coloque cero 0 en las columnas de costo por hora, de horas y de minutos y podrá colocar el pago directamente en la columna Total a pagar. Recuerde que la veracidad de la información ingresada, incide directamente en el resultado del Reporte de Ganancias y afecta las Cuentas por Pagar. 158

159 O R D E N E S D E T R A B A J O / I N G R E S O D E V E H I C U L O S Orden de Trabajo Pulse el botón para obtener una Vista Preliminar de la Orden de Trabajo. Para imprimir la Orden de Trabajo, presione sobre el botón. Es importante destacar que este módulo resume en una sola Orden de Trabajo, todas las labores y partes de todos los presupuestos pendientes listados, esto es de extrema importancia, ya que si a un vehículo en particular se le realizan dos o más presupuestos debido por ejemplo a que uno es dirigido a la compañía de seguros por algún accidente o percance y el otro son reparaciones por parte del cliente que no están cubiertas por la póliza de seguros, el sistema estará en capacidad de generar una sola Orden de Trabajo, para que los operarios realicen todo el trabajo sin estipular si pertenecen a presupuestos distintos. AutoSoft Taller imprimirá en una o más hojas, todos los presupuestos pendientes, independientemente de si tienen orden de reparación o no, recuerde que un presupuesto está pendiente mientras no haya sido facturado o anulado. Una vez que la Orden de Trabajo es impresa, la aplicación mostrará un anuncio: La Orden de Trabajo ya fue impresa. Este anuncio resaltado en color rojo, es una referencia útil ya que nos indica que la Orden de Trabajo ya ha sido impresa y que si por algún motivo se realizan cambios dentro del presupuesto, y es necesario reimprimir la Orden de Trabajo, el usuario esté en cuenta que una orden anterior ya puede estar siendo llevada a cabo por los operarios. Cuando existen partes en el presupuesto que serán suministrados por el cliente o la aseguradora, AutoSoft Taller indicará en la Orden de Trabajo que dichos partes serán suministrados por terceros, imprimiendo una pequeña caja negra al lado de cada uno de estos. De igual manera, si es colocado algún valor en el campo Deducible de la pestaña Detalles del módulo Presupuestos, en la Orden de Trabajo aparecerá la información indicando esta situación. Esto sirve para recordar a todos los involucrados en la parte administrativa y de toma de decisiones dentro de la empresa, que dicho monto no es reconocido por la empresa de seguros y debería ser pagado por el cliente o propietario del vehículo. En la siguiente página podrá apreciar como luce una vista previa de una Orden de Trabajo. 159

160 O R D E N E S D E T R A B A J O / I N G R E S O D E V E H I C U L O S En AutoSoft Taller es posible enviar por correo electrónico cualquier Vista Preliminar, así como crear y almacenar dichos reportes en archivos con distintos formatos como por ejemplo.pdf,.doc y.html. también puede realizar ajustes en el formato de impresión utilizando el Editor de Formatos de Impresión, estas funciones están explicadas más. El módulo de Ingreso de Vehículos le permite el control efectivo de todos los costos de mano de obra, asociando a una reparación o servicio, para determinar nuestro margen de utilidad en esta área, que junto con las demás variables, afectan el total final de la ganancia. Si la asignación de trabajos de mano de obra se maneja de una manera correcta y se controlan y actualizan los datos relacionados a las partes y sus costos, el cálculo de la ganancia estimada para cada trabajo será bastante 160

161 O R D E N E S D E T R A B A J O / I N G R E S O D E V E H I C U L O S aproximado y contribuirá notablemente a mejorar y controlar la rentabilidad de su taller. Recuerde que como todos los presupuestos pendientes del vehículo son reflejados al imprimirse la Orden de Trabajo interna, es muy importante facturar los presupuestos que ya han sido finalizados, para que no sean incluidos en futuras órdenes de trabajo, o anular aquellos presupuestos que no sean válidos o no se vayan a ejecutar. Para mantener siempre una información fidedigna sobre los vehículos en proceso y los vehículos terminados, es imprescindible dar egreso o de baja al vehículo una vez que este ha sido reparado, controlando la entrada, progreso de las reparaciones y salida de los vehículos mediante el módulo de Control de Status, como será explicado con mayor detalle en el capitulo siguiente. 161

162 S T A T U S / E G R E S O D E V E H I C U L O CAPITULO 23 Status/Egreso de Vehículo E l módulo Status/Egreso de Vehículo es imprescindible en el uso de AutoSoft Taller, ya que es la única manera de indicarle a la aplicación que el proceso de reparación de determinado vehículo ha finalizado, o lo que es lo mismo, es la única forma de darle egreso o de baja un vehículo terminado, es el final del movimiento físico del vehículo dentro del taller. Desde esta ventana, al dar de baja o egresar el vehículo, la aplicación pasa el presupuesto o trabajo finalizado a un listado de pendientes por facturar, hasta que dicho presupuesto es Factura. (Ver menú de reportes). Esto es sumamente útil para llevar un control de los vehículos pendientes por facturar, especialmente de aquellos vehículos que por cualquier motivo, son reparados y entregados sin orden de reparación del seguro y que deben facturarse en el momento de que dicha orden llegue. La ventana Status también tiene como función, recibir y reunir la información sobre la fase del proceso de reparación en la cual se encuentra el vehículo y de esta manera, mantener informado a todos los involucrados sobre la situación del mismo. Si su taller no es muy grande, o su organización le permite mantener actualizado el avance del vehículo, esta información es especialmente útil para el área administrativa, en virtud de que podrán informar al cliente de una manera genérica y muy rápida, el estado en el que se encuentra la reparación de su vehículo. Como fue mencionado en capítulos anteriores, el control en la ventana status, se establece marcando cuales son los elementos aplicables de reparación a cada presupuesto, la siguiente figura muestra el área destinada para esta asignación en la pestaña Detalles de Presupuestos de Reparación. 162

163 S T A T U S / E G R E S O D E V E H I C U L O Es muy importante recordar, que el botón de egreso de vehículos que aparece en la ventana de Control de Status, solamente debe ser pulsado cuando ha concluido la reparación del vehículo. Si después de dar ingreso a un vehículo, este no es reparado, la salida debe realizarse desde el módulo de órdenes de trabajo/ingresos de vehículos, eliminando el registro del ingreso de dicho vehículo, para que AutoSoft Taller mantenga los presupuestos como pendientes. Las opciones de áreas designadas para los diversos elementos de reparación, pueden ser marcadas según sea el caso en cada presupuesto y según el trabajo que se va a realizar sobre el vehículo. Dichas áreas están clasificadas en: Chapa (Trabajos sobre la carrocería o chapa del vehículo) Pintura Enderezado Mecánica Electricidad Armado Lavado/Pulitura Además de las áreas de trabajo, AutoSoft taller también incluye en el control de status del vehículo todas las manos de obra que han sido incluidas en la pestaña de mano de obra en el presupuesto, dándole más control sobre el proceso productivo de cada una de las reparaciones presupuestadas que se encuentren siendo ejecutadas. Una vez iniciada la reparación, se podrá ir marcando en la ventana de Status, el avance en el proceso de reparación o servicio de cada vehículo, o la fase en la que se encuentra, para que la aplicación mantenga actualizado el proceso. Una vez concluido el proceso o terminado el vehículo, deberá indicarle a la aplicación que la reparación ha finalizado y darle egreso al vehículo. Este proceso cerrará el respectivo presupuesto pendiente para dicho vehículo y lo mantendrá como pendiente por facturar, hasta que dicha operación se haga efectiva. Como puede observarse, la aplicación muestra una Barra de Progreso de la reparación. La flexibilidad de la aplicación permite marcar como listo un vehículo cuyo trabajo está totalmente finalizado sin tener que facturarlo inmediatamente (barra de progreso en 100%), pero se debe dar de baja al vehículo. Se sugiere dar de baja o egresar el vehículo al momento de terminar la reparación o el servicio, para esto simplemente pulse el botón Egreso ubicado en la ventana de Status, pero cada empresa puede hacerlo de la manera que le parezca mejor. 163

164 S T A T U S / E G R E S O D E V E H I C U L O El control que permite la ventana Status es organizativamente hablando, un gran beneficio para aquellos talleres que manejan un gran volumen de vehículos, ya que permite mantener una visión general de las reparaciones. El uso de la ventana de Status no es obligatorio, pero es una herramienta de mucha ayuda que proporciona información cuando se desea conocer la situación de la reparación y datos en general. Otra ventaja importante de su uso, es que mediante este módulo, se mantienen actualizados los datos relacionados con las fechas de ingreso y egreso de vehículos. 164

165 O R D E N ES D E C O M P R A CAPITULO Ordenes de Compra (Introducción) 24 A utosoft Taller ofrece un conjunto de funciones muy dinámicas que le permiten al usuario, emitir Ordenes de Compras rápidamente, manteniendo un seguimiento de todo el proceso de recepción de ordenes y facturas de una manera eficaz. Las órdenes de compra están divididas en dos tipos: de No Inventario y de Inventario. Como será explicado seguidamente, el uso de determinado módulo de órdenes de compra, depende de si se desea comprar ítems de inventario o no. Por favor diríjase a los capítulos 10 y 11 para ver las características que definen y diferencian estos tipos de ítems. AutoSoft Taller permite realizar órdenes de compra a partir de cero, sin vínculo con presupuestos, para esto usted puede Incluir, Eliminar, Modificar o utilizar el Asistente, para crear la lista de partes que se van a solicitar al proveedor. Pero si usted desea crear una nueva orden de compra, trasladando los datos desde el módulo de presupuestos, la aplicación puede importar los datos y permite cualquier ajuste para que sean editados a su conveniencia. La posibilidad que ofrece AutoSoft Taller de incluir ítems serializados en las fichas de Partes de Inventarios, permite el ingreso de los seriales de las partes de inventario adquiridos, en el proceso de recepción de las ordenes de compra, de manera manual o utilizando el generador de series si los seriales son consecutivos. La factibilidad de utilizar AutoSoft Taller en redes, permite la creación, emisión, aprobación y control de órdenes de compras, por parte de los miembros del Departamento de Compras, en un proceso muy dinámico. Si hasta el momento su empresa realizaba las órdenes de compra de manera manual, ahora con la utilización de los módulos de compras, el tiempo requerido para la elaboración, recepción y para el control en la asignación de partes por presupuestos, disminuirá significativamente. AutoSoft Taller es indiscutiblemente, una poderosa herramienta que le permitirá realizar este proceso de manera precisa, eficiente y rápida. 165

166 O R D E N ES D E C O M P R A Orden de Compra (No Inventario) Como su nombre lo indica, este módulo sirve para la emisión de Ordenes de Compras para la adquisición de los partes o refacciones de No Inventario, que como definimos anteriormente, cuando nos referimos a la ficha de Partes de No Inventario, son las partes de las cuales por varias razones no se mantienen en inventario, este módulo puede asociarse con los presupuestos para facilitar y agilizar su elaboración. Creación de una Orden de Compra (No Inventario) Como ya es costumbre, deberá pulsar sobre el botón Nuevo de la barra de navegación para crear una Orden de Compra en blanco e iniciar la inclusión de los ítems de no inventario. Para crear una orden de compra de no inventario desde cero, presione el botón Nuevo Repuesto de esta forma se creará una línea en blanco que le permitirán ingresar los ítems, si por el contrario desea importar los ítems desde un presupuesto, ingrese el número del presupuesto en el campo designado para esto. Si desea seleccionar los ítems directamente desde las fichas de partes de no inventario, presione en el botón para abrir el Asistente de Partes. Recuerde que debe utilizar el botón Eliminar y Guardar para guardar los cambios. para quitar partes de la lista 166

167 O R D E N ES D E C O M P R A Orden de Compra (Inventario) Los ítems a incluir en estas Ordenes de Compra (Inventario), son los existentes en las fichas de Partes de Inventario, son los ítems de los cuales necesitamos mantener control de las cantidades existentes en cualquier momento, entre otras razones por su uso frecuente y/o demanda constante dentro del taller. Al ingresar al módulo de Ordenes de Compra (Inventario), abra una Orden de Compra en blanco de la manera acostumbrada, al igual que en el módulo anterior, usted puede comenzar una Orden de Compra desde cero sin vincularla a ningún presupuesto existente y crearla utilizando para ello Incluir, Eliminar, Modificar o utilizar el Asistente para visualizar y crear la lista de ítems que se van a solicitar al proveedor. Usted puede comprar y recibir ítems serializados, puede definir el porcentaje de impuesto a pagar de manera individualizada, (especificándolo en los casos en que el impuesto varíe dependiendo del ítem). Creación de una Orden de Compra (Inventario) Igual que en las órdenes de compra de no inventario, usted puede crear una orden de compra de inventario desde cero o importando las partes desde el módulo de presupuestos o desde las fichas de partes de inventario, utilizando el asistente de partes. Recuerde que si su empresa también se dedica a la venta de partes, lubricantes, y otros productos relacionados, este será módulo que deberá utilizar para emitir las órdenes de compras. Pulse sobre el botón Nuevo de la barra de navegación para crear una Orden de Compra en blanco e iniciar la inclusión de los ítems de inventario. Inmediatamente después de ingresar el Proveedor, se activara el botón Importar Partes Desde un Presupuesto ubicado en el extremo inferior izquierdo de la ventana, al pulsarlo, se abrirá la ventana de Importación de Presupuestos, en ella se listarán los presupuestos disponibles, que no son otros que los presupuestos existentes y pendientes por ejecutar, estos no necesariamente deben tener Orden de Reparación. Esta ventana se muestra en la siguiente página. Identifique los presupuestos para los cuales desea generar la Orden de Compra por su número, marque los presupuestos deseados y utilice cualquiera de las formas descritas anteriormente en la sección del Asistente de Partes de la pestaña de Partes del módulo de Presupuestos de Reparación, para darle ingreso como seleccionados. La aplicación también le permitirá seleccionar entre tres opciones, las cantidades a ordenar de cada repuesto, usted podrá: ajustar la cantidad a pedir para cumplir con los presupuestos, ajustar la cantidad a pedir para cumplir con el punto de re-orden o ajustar la cantidad a pedir sin tomar en cuenta la existencia. 167

168 O R D E N ES D E C O M P R A En el primer caso, la aplicación colocará automáticamente en la Orden de Compra, la cantidad necesaria de cada repuesto, sólo para cumplir lo requerido en los presupuestos, en el segundo caso, la aplicación colocará automáticamente en la Orden de Compra, la cantidad necesaria de cada repuesto para cumplir con lo requerido en los presupuestos más la cantidad necesaria para cumplir con el punto de re-orden y de esta manera, mantener una existencia disponible de dicho ítem en el inventario y el último caso la aplicación colocará la cantidad a ordenes igual que la cantidad requerida en el presupuesto, sin importar la existencia. Una vez que se ha realizado la importación de las partes solicitadas en los presupuestos, en la columna Presupuesto #, de cada ítem importado, aparecerá el número del presupuesto de donde proviene. Si un mismo ítem está incluido en varios presupuestos o inclusive varias veces en un mismo presupuesto, la aplicación tomará en cuenta todas las cantidades para realizar el cálculo, el ítem aparecerá en la orden de compra tantas veces como la aplicación lo consiga repetido bien sea en un mismo presupuesto o en varios, pero lo diferenciará por medio del número del presupuesto de donde proviene el ítem. Si usted desea utilizar la información ingresada automáticamente por la aplicación, pero además desea ordenar más cantidad de un determinado ítem ya presente en la Orden de Compra, o desea agregar un ítem nuevo en la orden de compra, simplemente abra una nueva línea utilizando el botón Nuevo Repuesto e ingréselo, utilice el botón Eliminar para retirar de la orden ítems no deseados y presione Guardar ingreso de datos. una vez concluido el 168

169 O R D E N ES D E C O M P R A AutoSoft Taller le permite enviar por correo electrónico la orden de compra al proveedor. Usted puede ingresar directamente la dirección de correo electrónico del proveedor en el campo previsto para esto e incluir un mensaje. Para que esto sea posible, deberá haber ingresado la dirección del servidor SMTP de su correo electrónico, AutoSoft Taller no necesita de ningún programa adicional para realizar esta función. Recepción de Ordenes de Compra (Inventario) Para agilizar el proceso de recepción de mercancías, AutoSoft Taller le permite ingresar en la columna Recibido del módulo de Ordenes de Compra de Inventario, la cantidad parcial o total recibida de determinado ítem en determinado momento, incluso, si usted está generando la orden de compra al mismo tiempo que está recibiendo la mercancía, la aplicación le permite ingresar los respectivos datos en ambas columnas y después guardar toda la información ingresada. Usted puede ingresar entregas parciales mientras no haya presionado el botón Recibir, una vez pulsado este botón, si la cantidad recibida no es igual a la cantidad solicitada, deberá seleccionar cualquiera de las 3 alternativas posibles, donde puede recibir automáticamente todas las cantidades ordenadas, puede crear una nueva Orden de Compra (Back Order) con las cantidades que no se recibieron o dejar la orden tal como se recibió. Recuerde que siempre puede revertir la operación en caso de cambiar de opinión si aún no ha guardado la información ingresada. Una vez recibida y guardada la orden de compra, esta no podrá ser modificada. Una Orden de Compra debe estar marcada como Recibida, para que usted pueda ingresar la factura correspondiente en el módulo Recepción de Factura. AutoSoft Taller automáticamente detecta si existe en la orden de compra algún ítem serializado, así cada vez que usted reciba una entrega de ítems con seriales, al usted pulsar Guardar o tratar de cerrar la ventana de orden de compra, la aplicación mostrara una ventana indicándole que debe incluir los seriales correspondientes al ítem de la orden de compra. 169

170 O R D E N ES D E C O M P R A Presione OK para que se abra la ventana de ingresos de seriales. En ella usted podrá ver el código del ítem, la existencia actual, la descripción corta y la cantidad de unidades que debería haber. Ingrese los seriales de la misma manera como se indica en la pestaña Existencia de la ficha Partes de Inventario del capítulo 10. La ventana luce como la siguiente gráfica. Recepción de Facturas Este módulo se utiliza para ingresar las facturas por concepto de ordenes de compras tanto de inventario como de no inventario o por concepto de otros gastos de la empresa como por ejemplo: luz eléctrica, teléfono, materiales de oficina, seguros, rentas, permisos, trabajos externos, etc. Los únicos egresos cuya factura, en caso de existir, no se ingresa en este módulo, son las relacionadas con los pagos al personal por concepto de mano de obra, ya que una vez asignado el trabajo de mano de obra, automáticamente este monto se convierte en una cuenta por pagar, por consiguiente, a este monto se le accesa directamente en el módulo Control de Pagos, que veremos más adelante. Para proceder a la Recepción de Facturas, simplemente abra una hoja nueva de la forma acostumbrada ( ), seleccione el proveedor emisor de la factura o créelo en caso de no existir en las fichas, si proviene de una factura no generada por Ordenes de Compra, por ejemplo: pago de alquiler, servicio de luz eléctrica, etc., ingrese el número de la factura en cuestión y después 170

171 O R D E N ES D E C O M P R A utilice el botón de Nuevo que está debajo de la lista de conceptos, para ingresar la información relativa a esta factura (este botón estará presente junto al botón de eliminar, siempre y cuando el campo del numero de la orden de compra este vacío). Si por el contrario proviene de una Orden de Compra, ingrese el número de la factura y el número de la Orden de Compra, de inmediato la aplicación le mostrara la información que contiene la orden de compra. El único campo modificable de esta información es el precio, cualquier ajuste realizado en este campo, actualizará el costo del referido ítem en su ficha de inventario. Recuerde que una orden de compra debe estar como Recibida, para que pueda ser importada a la recepción de facturas. La figura siguiente muestra la ventana de Recepción de Facturas. Devoluciones de Compras Este módulo le permite devolver partes de inventario al proveedor, actualizando, la cantidad de vuelta con respecto a la existencia. Si el ítem a devolver es serializado, deberá eliminar los seriales correspondientes a los ítems a devolver. Este proceso genera una nota de crédito a favor del taller la cual puede ser descontada al momento de realizar pagos al proveedor mediante el módulo Control de Pagos. Abra una forma en blanco de la manera acostumbrada, ingrese el nombre del proveedor y el número de la Orden de Compra, al aparecer la información contenida en la orden de compra, ingrese las cantidades a devolver y guarde. El crédito será reflejado al momento de procesarse el pago de la factura a la cual se le hizo la devolución. 171

172 O R D E N ES D E C O M P R A Control de Pagos En esta sección, usted realizará los pagos a las facturas ingresadas en la sección de Recepción de Facturas y a las cuentas pendientes por pagar por concepto de asignación de trabajos de mano de obra, dependiendo de la opción que marque en la ventana. Si el pago a realizar es por el monto total de la factura, basta con marcar la caja de la columna Pagar en la misma línea de la factura, para que esta factura se prepara para el pago incluyendo el monto adeudado a monto a pagar y el botón Realizar Pago y/o Crédito ubicado en el extremo inferior derecho de la ventana se active, pulse este botón para aplicar el pago. Si por el contrario el pago es por un monto menor al total pendiente de la factura (abono), simplemente ingrese el monto a pagar en la columna PAGO. Si además existe un crédito pendiente por alguna devolución en la factura a pagar, el monto correspondiente aparecerá al lado del botón Usar Crédito, presiónelo y el monto total del crédito pendiente, será ingresado en la columna Crédito Usado, si el crédito no será utilizado en su totalidad, después de presionar el botón Usar Crédito, ingrese el monto a descontar. Usted puede filtrar el listado de facturas por pagar variando la fecha de vencimiento y el listado de los proveedores, AutoSoft Taller le permite ver los detalles de cualquier factura de la lista colocándose sobre la misma y pulsando el botón Detalles de la Factura ubicado en el extremo inferior izquierdo de la ventana, de la misma manera, puede ver los pagos efectuados a dicha Factura pulsando el botón de Pagos y/o Créditos Efectuados, también pulsando el botón Imprimir Cuentas X Pagar, imprimirá un listado de las 172

173 O R D E N ES D E C O M P R A facturas por pagar que concuerden con la selección hecha en los filtros de fecha de vencimiento y proveedor. La siguiente figura muestra una ventana típica de control de pagos de facturas recibidas. Por otra parte, la figura siguiente muestra una ventana de control de pagos de mano de obra. 173

174 O R D E N ES D E C O M P R A En el control de pago de mano de obra, usted puede realizar filtros para que sólo sean listados los trabajos que ya fueron facturado o bien los trabajos que aún no se han facturado, también puede filtrar por número de presupuesto o sencillamente por el nombre del técnico al cual se le desea hacer el pago. De la misma forma que el control de cuentas por pagar a facturas, el usuario puede marcar la caja está en la columna "Pagar" para realizar el pago completo de lo adeudado por ese trabajo o escribir en la columna "PAGO" el monto que se desea pagar, luego presionando el botón "Realizar Pago o Abono" que está en el borde inferior derecho de la ventana, el programa entonces realizará los respectivos pagos configurados. Historial de Pagos Después que es realizado algún pago, bien sea a una factura o a un trabajo de mano de obra, estos pasarán a ser parte del historial de pagos. El usuario puede seleccionar en la parte superior de la ventana de control de pagos si desea ver el historial de pagos a facturas o a trabajos de mano de obra, con respecto al historial de pagos a facturas el usuario puede filtrar por el nombre del proveedor o por un rango de fecha de pagos. Por otra parte al marcar alguna línea de pago de la lista y presionar el botón "Pagos y/o Créditos Efectuados" El programa le mostrará una lista de todos los pagos y/o abonos, así como los créditos utilizados para los pagos hechos a esta factura en particular, en esta misma ventana tendrá la opción el usuario de eliminar si ese es el caso, algún pagos realizados, por consiguiente la factura quedará pendiente de pagos y entrará en la lista de cuentas por pagar a facturas. 174

175 O R D E N ES D E C O M P R A Si el usuario selecciona ver el historial de pagos de trabajos de mano de obra, también tendrá opciones para realizar filtros por rango de fecha, número de presupuesto, nombre del técnico o personal de mano de obra o bien para sólo listar los presupuestos que ya fueron facturados o no. De la misma manera si el usuario selecciona uno de estos pagos y luego presiona el botón "Pagos Efectuados" podrá ver un pequeño listado de los pagos o abonos realizado a esta persona y tendrá la opción de eliminar algunos de estos pagos si fuese necesario. Cabe destacar que todos estos historiales de pagos pueden ser impresos o exportados a algún formato digital si fuese necesario. Cheques El control de Cheques tiene como objetivo principal imprimir y mantener un registro de todos y cada uno de los cheques elaborados por la empresa. En un taller con un alto volumen de reparaciones y con una lista relativamente grande de proveedores, la elaboración de cheques puede llevar un tiempo precioso que puede ser aprovechado en otras labores además de la factibilidad de cometer algún error en el llenado del cheque. Al igual que en módulos anteriores, es preciso pulsar el icono Nuevo para poder incluir o realizar un cheque. La elaboración de cheques ha sido optimizada para impresoras matriz de punto, aunque puede utilizarse en cualquier tipo de impresoras. El control de Pagos/Egresos no tiene fines contables, solamente pretende solventar un cuello de botella en muchos de los talleres. Es una solución puntual a un problema puntual. 175

176 R E P O R T E S CAPITULO Reportes 25 T odos los reportes, listados y documentos emitidos por AutoSoft Taller, pueden ser enviados por correo electrónico, pueden ser archivados en formatos Excel, HTML, TIFF, Bitmap, PNG, GIF, JPG, PDF, Open office write, RTF, RTF flow layout, Word, Worf flow layout, XFF o ZPS y el usuario puede realizar fácilmente búsquedas dentro de reportes extensos desde la ventana de Vista Preliminar. Además puede hacer modificaciones según se explica más adelante en el punto referente al Editor de Formatos de Impresión. Los reportes serán fidedignos en la medida en que se ingrese la información correcta y se cumpla con los pasos organizativos previstos en la aplicación, por esta razón, servirán y pueden ser utilizados para corregir errores de omisión o procedimiento y como ayuda en la toma de decisiones en su empresa. Funciones de Vista Preliminar En AutoSoft Taller, el usuario puede desde la Vista Preliminar de cualquier reporte, listado y documento, utilizar ciertas funciones disponibles en la barra ubicada en el borde inferior o superior de la pantalla. La mayoría de las funciones disponibles desde la ventana Vista Preliminar, se desactivan para reportes de Listados Completos si este contiene más de 1000 registros. Este sacrificio es necesario para mantener el tiempo de proceso de emisión de los reportes, dentro de un margen aceptable, tomando en cuenta entre otros factores, la velocidad de proceso más común de los computadores disponibles en el mercado. Le recomendamos que para ahorrar tiempo, si el reporte que desea emitir es muy extenso, lo ejecute desde la computadora Servidor o el computador de mayor velocidad en su negocio. Envío de Reportes por Correo Electrónico Presionando el botón usted puede enviar por correo electrónico reportes, presupuestos, facturas y en general cualquier listado y/o documento que tenga en la vista preliminar. Para realizar esta función AutoSoft Taller, no utiliza ningún programa externo como Microsoft Outlook, pero es imprescindible que esté presente la dirección de de su empresa y el servidor SMTP en el maestro Datos del Taller, para que el envío se realice exitosamente, y por supuesto debe estar conectado a Internet. 176

177 R E P O R T E S Después de pulsado este botón, la aplicación mostrara la ventana de ingreso de Envío por que se muestra a continuación. Escriba la dirección de correo electrónico del destinatario y el Asunto al que se refiere el correo además puede incluir un mensaje al destinatario y marcar si se desea incluir el reporte como un archivo adjunto en el correo. El documento se incluirá en al cuerpo del en un formato HTML, lo cual significa que será visible en las cuentas de que soporten la recepción de correos en HTML. Cabe destacar que las imágenes como fotografías y gráficas no son visibles en formato HTML. El sistema de envío de correos de AutoSoft Taller, envía automáticamente una copia del correo a la dirección de correo electrónico del taller, definida en los datos del taller, con el objeto de mantener una copia de todos los correos que sean enviados por este método. El correo electrónico que recibirá el destinatario, tendrá como adjunto un archivo en formato.pdf,.doc o.rtf, según como sea seleccionado, el cual es visible utilizando el programa Adobe Acrobat o, Microsoft Word. Al abrir el archivo anexo al correo, el destinatario vera el documento incluyendo todas las imágenes, como el logotipo de su empresa, fotografías, gráficos, etc. Exportación a Archivos en Diferentes Formatos También en la Vista Preliminar en centrará un botón que al presionarlo abrirá el asistente de exportación como se puede apreciar en la siguiente imagen. 177

178 R E P O R T E S Con el asistente de exportación el usuario tiene la opción de exportar el reporte a más de 10 tipos de archivos digitales diferentes, solo debe seleccionar el tipo de archivo de la lista que se encuentra del lado izquierdo, luego colocar el nombre del archivo en el campo está en la parte superior derecha, seleccionar el rango de página y en el caso que sea una exportación a una imagen podrá modificar los parámetros de la imagen resultante. Después de esto solo debe presionar el botón "Exportar" y el programa generará el archivo digital correspondiente. Es importante destacar que el archivo se guardará automáticamente en la carpeta donde fue instalado el programa, que normalmente es " C:\AutoSoft Taller Estándar También desde la ventana de Vista Preliminar, se puede mandar a imprimir el reporte en pantalla y puede realizar búsquedas dentro del documento en pantalla, presionando el botón, esta herramienta es muy útil sobre todo en extensos reportes. Para cerrar la Vista Preliminar simplemente pulse o presione la tecla ESC. Menú Reportes Muchos reportes pueden ser impresos directamente desde la ventana activa, pulsando sobre el botón Imprimir de la Barra de Herramientas. Existen determinados reportes que solo están disponibles en el menú Reportes donde podemos conseguir los siguientes: Reporte de Próximos servicios y/o Revisiones El usuario cuenta con dos pestañas en esta ventana, Lista de Clientes y Mensajes a Clientes. En la lista de clientes se puede configurar las fecha entre las cuales se desea que se listen los recordatorios, luego está la lista de los próximos servicios o reparaciones y al final hay tres botones. 178

179 R E P O R T E S Exportar a un Archivo Presionando en este botón se puede exportar la lista a un archivo de Excel o a un archivo de texto TXT. Existen muchos programas disponibles en el mercado que reciben este tipo de archivos para generar sellos postales que luego son impresos en los sobres, cartas, panfletos u otros tipos de medios para mercadeo. Es por ello que el programa da la flexibilidad para que la lista pueda ser exportada a este tipo de archivos. Imprimir el Listado Como su nombre lo indica, este botón muestra una vista previa de listado antes de ser impreso, y desde el cual puede también ser enviado por correo electrónico o exportado a otros formatos digitales. Imprimir Recordatorios a Clientes Pulsando este botón se puede ir a la vista previa de las cartas recordatorios dirigidas a los clientes que próximamente estén por cumplir el tiempo estimado para sus servicios o reparaciones. En la pestaña "mensajes a clientes" es donde se establece la configuración y propiedades de las cartas que serán impresas como recordatorios a los clientes, esta cuenta con un cuatro campos, el campo titulo, es donde se debe colocar el título del mensaje que será impreso en la carta, el campo receptor contiene el nombre de la persona o empresa a la cual se le envía la carta, el campo mensaje contiene el mensaje que se les quiere enviar al cliente y por 179

180 R E P O R T E S último el campo emisor es el nombre de nuestra empresa o el nombre del responsable de este recordatorio. Existen 15 variables que pueden ser usadas en los contenidos de estos campos, estas variables son las siguientes: Variable <nom> <con> <mat> <fec> <odo> <des> <dir> <ciu> <sta> <cp> <año> <mar> <mod> <emp> <fea> Descripción Nombre del cliente Contacto Matrícula Fecha del servicio Odómetro Descripción del trabajo Dirección del cliente Ciudad Estado Código postal Año Marca del vehículo Modelo del vehículo Nombre de la empresa Fecha actual Usted puede usar cualquiera de estas variables al momento de ser impresa la carta para que sea reemplazada por su respectiva equivalencia, por ejemplo: vehículo <mar> <mod> <año> vehículo FORD EXPLORER

181 R E P O R T E S Resumen de Presupuestos de Reparación Este es un potente reporte capaz de mostrar al usuario, todos los presupuestos realizados según la combinación de filtros o condiciones que se requiera que cumplan. Resumen de Presupuestos de Partes Igual que el anterior pero incluye solo los presupuestos por concepto de ventas de partes. Resumen de Facturas de Reparación Como su nombre lo indica, este reporte nos permite determinar el monto facturado según las fechas y condiciones ingresadas, al igual que ver los totales por concepto de Mano de Obra, Partes, Trabajos Externos, Retención y Cobrado respectivamente. Resumen de Facturas de Partes Igual que el anterior pero incluye solo las facturas por concepto de ventas de partes. Presupuestos Pendientes Muestra un listado de los presupuestos pendientes por facturar o por llamar al cliente, los presupuestos que posean Orden de Reparación, serán resaltados en color amarillo. Mediante este reporte usted puede mantener una visión general de las reparaciones pendientes y efectuadas. Vehículos Perdida Total Podría suceder que algún vehículo ingresado al taller para reparación, sea decretado como pérdida total por la compañía aseguradora y se nos olvide darlo de baja del taller, generándose así un listado incorrecto de vehículos en el taller. Este reporte listará los vehículos existentes en el taller, pero que han sido declarados como pérdida total para que el usuario pueda tomar alguna decisión al respecto. Vehículos Factura por Productor De mucha utilidad cuando se tiene estrecha relación con los productores o sociedades de corretaje de seguros y se desea o se necesita llevar un control de los vehículos provenientes por esa vía, bien sea para control de siniestralidad, control de órdenes pendientes o si es el caso, el pago de comisiones o gratificaciones a los productores de seguros en base a los vehículos reparados de sus asegurados en un determinado lapso de tiempo. Cuentas por Cobrar Es el reporte que le informa el monto adeudado por las empresas o clientes a las cuales les presta servicio. Usted puede determinar la fecha de vencimiento de la factura y tendrá por separado las facturas de reparaciones y las de venta de partes. 181

182 R E P O R T E S Facturas de Reparaciones con Partes Pendientes Le permite estar enterado de los vehículos ya Factura y/o entregados al cliente, y a los cuales quedo pendiente por instalar algún repuesto al momento de Facturar el trabajo o entregar el vehículo. Esto ocurre cuando no está disponible algún repuesto y sin embargo se debe o se podría entregar el vehículo mientras dicho repuesto es despachado por el proveedor. Muy común en momentos de falta de disponibilidad, vehículos no comunes en el mercado local y un sin fin de razones que no permitieron la instalación del repuesto para el momento de la entrega. Esta condición es activada en la pestaña Partes en el módulo de Facturas de Reparaciones. Listado de Inventario Este reporte contiene toda la información referente a los partes de inventario existentes en las fichas, usted puede filtrar el reporte de cualquier forma posible. Utilice este reporte para realizar inventarios de partes en sus almacenes, conocer el nivel de sus inventarios, el valor, etc. Kardex Puede seleccionar una parte de inventario y ver dodo los movimientos que esta parte ha tenido en un rango de tiempo determinado, movimiento de entradas y salidas por concepto de compras, ventas, ajustes, devoluciones etc. Editor de Formatos de Impresión Usted puede modificar el formato de impresión de cualquier reporte y cambiar los títulos, ubicación, tamaño o incluso eliminar campos, para imprimir las facturas, presupuestos, etc., a su gusto o según sus necesidades. En el menú Reportes abra el Editor de Formatos de Impresión, seleccione el formato de impresión que desea modificar y presione Modificar. 182

183 R E P O R T E S Si el menú Formato y las barras de herramientas aparecen en ingles, usted puede cambiarlas al español dirigiéndose a Panel de Control, Opciones de Región y Lenguaje y realizando el cambio en la pestaña Opciones Regionales. 183

184 R E P O R T E S Todos los objetos que forman parte de cualquier documento, reporte o listado, pueden ser cambiados, modificados e incluso eliminados. Usted puede cambiar de color y tamaño los textos, puede cambiar el tamaño de campos, de los cuadros, mover el logotipo, eliminar las fotos, y muchas cosas más, pero si no posee conocimientos de programación o manejo de base de datos, evite cambiar los códigos de los campos, ya que estos retornan valores que de ser modificados incorrectamente, podrían generar errores al momento de imprimir el reporte. La función Vista Preliminar no funciona si se trata de abrir directamente desde el Editor de Formatos de Impresión, si lo intenta y recibe un mensaje de error inesperado, presione ignorar. Para tener una visualización de los cambios realizados, deberá cerrar el Editor de Formatos de Impresión guardando los cambios realizados y abrir el documento, reporte o listado modificado, una vez hecho esto entonces abra la Vista Preliminar para visualizar los cambios realizados en el formato de impresión. Cada vez que usted abre un documento, reporte o listado en el Editor de Formatos de Impresión para modificarlo, la aplicación como medida de seguridad guarda una copia del original, de esta manera si usted comete un error o no está conforme con los cambios realizados, siempre podrá recuperar el formato de impresión original con solo ubicarse sobre el formato modificado y presionar el botón Recuperar. Esta función de recuperación está diseñado sobre todo si el usuario hace algún cambio en el código de algún objeto, que genere un error en la aplicación. Si usted ha realizado una serie de modificaciones y no desea retornar el formato de impresión a su apariencia original, solo para corregir algún detalle, le sugerimos que trate de corregir el problema sin utilizar la función de recuperación, ya que tendrá que volver a realizar todas las modificaciones en el documento nuevamente. 184

185 R E P O R T E S Otros Reportes Imprimir Cuentas por Pagar Usted tiene acceso a este reporte desde el módulo de Control de Pagos, imprima un listado de las Facturas por pagar o las cuentas que por concepto de mano de obra estén pendientes por pagar, según las opciones de filtro que seleccione en los campos de fecha, proveedor, presupuesto, personal, etc. Listado de Ordenes Pendientes Este reporte se ejecuta desde el módulo de Ordenes de Compra Para Inventario y en el se listan todas las órdenes de compra de inventario que tienen aun ítems pendientes por recibir. Pagos y/o Créditos Efectuados Ejecute este reporte desde los módulos de Recepción de Facturas o Control de Pagos para visualizar los pagos que haya realizado a la factura activa, así como los créditos hechos a su cuenta por concepto de devoluciones y otros. Al pulsar el botón vera una ventana con el detalle de los pagos efectuados y/o créditos aplicados. Pagos Efectuados Le permite listar los pagos efectuados a personal de su empresa según el número del presupuesto y nombre del empleado. Este reporte está disponible en el módulo de Control de Pagos en la opción cuentas por pagar a mano de obra y en la opción de historial de pagos a mano de obra. Desde cualquier módulo utilizando la función de Vista Preliminar, usted podrá ver en pantalla un listado que puede enviar por correo electrónico, imprimir o archivar en un formato determinado, con uno o todos los registros disponibles en dicho módulo. Un listado de registros estará disponible pulsando el botón Lista ubicado Barra de Herramientas de navegación, solamente para realizar búsquedas en pantalla. Como política de atención al cliente y para mantener un mejoramiento continuo de nuestros productos, le agradeceremos mucho toda su colaboración en indicarnos el Reporte, Listado y Documento que a usted le interesaría disponer. Por favor no dude en comunicarnos su sugerencia a con gusto nuestro departamento técnico realizará una evaluación y analizará la factibilidad de su propuesta, para su implementación en futuras versiones. 185

186 A N E X O A ANEXO A Instrucciones Para una Configuración de Red L os siguientes procedimientos fueron realizados en un computador con sistema operativo Windows 7 instalado, pero en términos generales se ofrece una idea clara de los pasos a seguir en otras versiones de Windows. En el servidor presione Inicio o el símbolo de Windows que está en el extremo inferior izquierdo, y seleccione Equipo que es una opción del menú. Localice la carpeta donde se instaló el programa (C:\AutoSoft Taller Estándar 4.00) y haga click con el botón derecho del ratón, luego seleccione Propiedades del menú como se muestra a continuación: 186

187 A N E X O A Aparecerá la ventana de Propiedades, seleccione la pestaña Compartir Presione el botón Uso compartido avanzado. En la ventana Uso compartido avanzado marque la caja Compartir esta carpeta y coloque el nombre del recurso compartido, tal como se observa en la gráfica. 187

188 A N E X O A Presione en Permisos, en la ventana de permisos marque las cajas para permitir que los usuarios tengan control total, luego presione en aceptar. De regreso en la ventana de Propiedades presione el botón Compartir. 188

189 A N E X O A En la ventana de archivos compartidos, escriba Todos en el campo de las personas con las que se va a compartir la carpeta y presione Agregar luego cambie el nivel de permiso a Lectura y escritura presione en Compartir, y luego en Listo. Cierre la ventana de propiedades. Para verificar que el proceso se hizo correctamente y que la carpeta esta compartida y disponible en la red, coloque el cursor sobre la carpeta y en la parte inferior de la venta debe ver el Estado y este debe decir Compartido como se demuestra en la figura siguiente: 189

190 A N E X O A Aunque se tomo como ejemplo sistemas operativos Windows 7 para mostrar este proceso, no existe mucha diferencia entre este sistema y otros más modernos o antiguos al momento de realizar el mismo procedimiento. Asignación de la Unidad de Red (Estaciones Clientes) En estación cliente presione Inicio o el símbolo de Windows que está en el extremo inferior izquierdo, y seleccione Equipo que es una opción del menú. Presione la tecla Alt y en el menú seleccione Herramientas Conectar unidad de red como se muestra en la siguiente figura: 190

191 A N E X O A Extienda el listado de letras disponibles para la Unidad y seleccione la primera letra disponible o la letra que desee para denominar dicha unidad haciendo click sobre ella. Recuerde que este paso sólo se puede realizar si usted previamente compartió la carpeta del servidor. 191

192 A N E X O A Ahora pulse en Examinar, localice en la ventana Red y el nombre del servidor y pulse en el pequeño signo que está al lado. Localice el nombre de la carpeta que compartió en el servidor Ej. AutoSoft Taller Estándar 4.00 y selecciónela. Una vez seleccionada pulse Aceptar. De esta manera usted ha asignado a la carpeta del programa donde se encuentran los datos de AutoSoft Taller, una letra que la identifica como una Unidad, para que esta carpeta pueda ser accesada directamente desde la estación Cliente. Marque la casilla Conectar de nuevo al Iniciar sesión y luego pulse en Finalizar. 192

193 A N E X O A Recuerde que si está trabajando en red, la carpeta de los Datos Compartidos en las instalaciones cliente, deberá tener la ruta de la carpeta Data ubicado en el servidor, de lo contrario el programa NO funcionará en las instalaciones tipo cliente. Para verificar que el paso anterior fue realizado perfectamente, en Equipo ahora también deberá ver la nueva conexión creada para acceder a la carpeta del programa desde la computadora Cliente como si fuese otra unidad, esta se distingue por un icono semejante a una conexión de tubería de agua debajo de un disco duro. Si después de este paso, se abre una ventana mostrando todas las tablas contenidas en la carpeta, simplemente ciérrela. Ahora en la ventana de Configuración de Inicio de AutoSoft Taller, pulse sobre el botón que está al lado del campo donde van los Datos Compartidos para proceder a buscar la conexión que acabamos de crear en el paso anterior. Se abrirá una nueva ventana, será muy fácil localizar la conexión recientemente creada ya que estará distinguida con la letra que le asignamos a la nueva Unidad, ahora seleccionemos la carpeta Data que está dentro de la conexión de red. Una vez localizada la carpeta, pulse sobre ella para resaltarla, luego pulse en OK, después en Finalizar. Realice este mismo procedimiento en cada estación Cliente, para crear su red local. 193

194 A N E X O B ANEXO Más Configuraciones de Registros B M ediante las opciones o configuración de registros, se pueden cambiar muchos parámetros, los cuales van desde valores relacionados al idioma y lenguaje, hasta controles de los mensajes del sistema, reglas en las búsquedas y muchos otros. Estas opciones son de uso delicado para la aplicación y sólo deben ser modificadas con criterio y supervisión por personal debidamente capacitado. Como ya ha sido explicado anteriormente, para tener acceso a las opciones del registro, debe abrir el menú Archivo y seleccionar la opción Modificar Registro, como lo muestra la siguiente figura. Claves Compartidas: Seguridad Este grupo de configuraciones están referidas a los parámetros de seguridad de la aplicación y tienen efecto sobre todas las computadoras de la red, lo que significa que las condiciones seleccionadas en cada una de las categorías, afectaran no solo la estación Servidor que es donde se realiza el ajuste sino también las estaciones Clientes. 194

195 A N E X O B En la siguiente figura podrá apreciar las categorías que conforman este conjunto de Claves. Registro de Eventos AutoSoft Taller tiene la capacidad de registrar todos los eventos que se realizan en la aplicación. Con el registro de eventos habilitado, el Administrador puede dirigirse al menú Archivo y abrir la ventana Registro de Eventos de la Aplicación, donde podrá ver el tipo de evento, el usuario, la hora y muchos datos más. Usted puede deshabilitar esta función para que la aplicación no registre ningún evento y de esta forma en computadores lentos lograr un leve aumento en la velocidad, sin embargo esto no es recomendado ya que perdería la propiedad de monitoreo de las acciones llevadas a cabo por usted o sus empleados en el caso que sea necesario repasar o revisar algún evento. Grupos Esta categoría se refiere a los distintos Grupos de Usuario existentes en la aplicación. Utilícela para modificar los privilegios que son reconocidos al Grupo. Privilegios Esta categoría permite ver los distintos privilegios existentes y su descripción. Usuario Esta categoría contiene una clave para cada usuario definido. Claves Locales: Preferencias del Programa Mediante esta configuración usted puede modificar la manera como AutoSoft Taller se comporta mientras modifica los datos en los campos de clientes, vehículos, facturas y todos los demás módulos relacionados con la 195

196 A N E X O B introducción de datos por el teclado. Además incluye algunas configuraciones de confirmaciones de borrado y salvado entre otras. A continuación se explica cada una de ellas. Salto de Campo Automático Esta función afecta la manera como AutoSoft Taller permitirá el salto o cambio entre los diversos campos de edición. Las dos alternativas son: Saltar Solo con la tecla TAB Quiere decir que para cambiar o dejar un campo, es preciso pulsar sobre la tecla TAB, aunque el campo esté lleno. Por ejemplo, si el cursor se encuentra sobre el campo serial, y el mismo es llenado por completo, el cursor no cambiará al siguiente campo hasta que sea pulsada la tecla TAB. Cuando Esté Lleno Saltar Todo lo contrario a la propiedad anterior, es decir, cuando se llene un campo, el cursor automáticamente pasará al siguiente. Confirmar Borrado Mediante esta preferencia se puede configurar la solicitud de confirmación o no al momento de borrar un registro. Las alternativas son Requerir confirmación o Borrar Sin Confirmación. Confirmar Guardar al Salir Como su nombre lo indica, permite configurar AutoSoft Taller para que pregunte si desea guardar los datos al momento de salir de cualquier módulo. Las opciones son: Preguntar antes de Guardar o Guardar sin preguntar. 196

197 A N E X O B Confirmar Guardar al Navegar Navegar a través de los datos es la acción de moverse a través de los registros, utilizando los botones Primero, Siguiente, Anterior y Ultimo, los cuales se encuentran en la barra de navegación (barra de herramientas superior). En este sentido, si se configura para Guardar sin Preguntar, AutoSoft Taller Guardará los datos sin solicitar confirmación. Siglo Actual Relacionado con las funciones de fecha. Normalmente este valor es tomado de la fecha de la aplicación y no requiere cambio. Formato de Números Telefónicos Cuando elija Formato de Números Telefónicos verá que el formato predeterminado de la aplicación es (999) , usted dispone de hasta 15 espacios en los cuales si ingresa un 9, ese lugar aceptara el ingreso de cualquier carácter numérico, si ingresa una A, aceptara el ingreso de cualquier carácter alfabético, si ingresa una X, aceptara cualquier carácter alfanumérico y en el lugar donde ingrese un paréntesis, coma, punto o cualquier otro carácter, ese lugar será ocupado por dicho carácter en el campo, ejemplos: (99) acepta un código de área de 2 cifras numéricas y un teléfono de 6 cifras numéricas separadas por paréntesis acepta un número de hasta 10 cifras numéricas sin ninguna separación. 999-AAAAAAAA acepta teléfonos compuestos por números y letras como por ejemplo 800-AUTOSOFT. (0999)R acepta un código de área de 3 cifras numéricas anteponiendo automáticamente un 0 y un teléfono de hasta 5 cifras numéricas anteponiendo una R automáticamente. Preferencias en Facturas -Ocultar Anuladas Con esta opción establezca si desea se muestren o no las facturas anuladas. -Ocultar Pagadas Establezca si prefiere o no que se muestren las facturas pagadas. 197

198 A N E X O B Preferencias en Presupuestos -Ocultar Anulados Con esta opción establezca si desea se muestren o no los presupuestos anulados. -Ocultar Facturados Establezca si prefiere o no que se muestren los presupuestos facturados. -Ocultar Pérdida Total Establezca si prefiere o no que se muestren los presupuestos de vehículos dados como pérdida total por el seguro. Reiniciar Año Tiene que ver con las funciones y recálcalos para el problema del año 2000 e indica el año de reinicio de conteo. Este valor tampoco debe ser modificado en condiciones normales de uso. Textos de Ayuda en campos Este registro activa o desactiva las ayudas de campos, que es un pequeño letrero informativo que se despliega en el campo, cuando coloca el puntero del ratón sobre un campo. Este letrero le da al usuario una información acerca de cuál es el contenido del campo o la utilidad de un determinado botón o control. Esta opción viene deshabilitada de forma predeterminada, si su equipo es nuevo y posee buenas prestaciones de velocidad, active esta opción, de lo contrario puede experimentar un poco de lentitud y parpadeos en las ventanas cada vez que el programa despliegue la ayuda en campos. 198

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