PROCESO: GESTIÓN DE COMUNICACIONES PROCEDIMIENTO: COMUNICACIÒN ORGANIZACIONAL

Transcripción

1 Pág. 1 de 5 1. OBJETIVO Diseñar, gestionar y aplicar las políticas y estrategias de para fortalecer las competencias comunicativas al interior de la entidad.. ALCANCE Inicia desde la definición de necesidades de, diseño y administración de la interna, hasta el seguimiento de las estrategias definidas en el plan de comunicaciones. 3. INSUMOS Lineamientos normativos, manual de identidad visual, formato de solicitud de. 4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA Boletines, publicación intranet, carteleras, diseño de piezas. 5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES Ver normograma. 6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Comunicación ascendente: desde los subalternos hacia los superiores y continua ascendiendo por la organización. Comunicación descendente: desde la alta dirección hacia los demás niveles de la organización. Comunicación transversal: incluye los flujos tanto ascendente como descendente y fluye entre todos los niveles, procesos y servidores. Comunicación Organizacional: es el componente de control que orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad, para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas y los proyectos hacia los cuales se orienta las acciones de la entidad.

2 Pág. de 5 Debe convocar a los servidores públicos referente a una imagen corporativa que comprenda una gestión ética, eficiente y eficaz, que proyecte su compromiso. Cultura de la información: La cultura de la información entendida como la forma de circulación y procesamiento de la información, expresa la actitud que tienen los integrantes de una organización en el manejo y difusión de contenidos informativos al interior de la entidad y de la entidad con la ciudadanía. Imagen institucional: El mensaje institucional y su identidad se proyectan a través de diversos medios y productos comunicativos. La contribuye a la elaboración de un concepto común que luego se traduce en imagen institucional Intranet: Es el principal medio de interna a través del cual se canaliza y administra el flujo de información de interés general de la entidad. En este medio se promueven los criterios del Sistema Integrado de Gestión de la entidad y a partir de estos, se difunde información de la dirección, las dependencias, los planes, los proyectos, los procesos, los programas y actividades. Medios de Comunicación: Como medios de se definen las herramientas tecnológicas y demás, que dispone la entidad para divulgar las acciones que realiza y que permite llegar a los diferentes grupos de interés tanto externos como internos. 7. CONDICIONES GENERALES Todos los funcionarios y contratistas deberán tener correo institucional. (En el caso de contratistas se asignará correo institucional a los que defina cada subdirección). Los funcionarios y contratistas deberán revisar el correo al inicio de la jornada y al finalizarla. Todas las piezas de interna deberán ser revisadas por el área de comunicaciones. Los funcionarios y contratistas deben portar el carnet en un lugar visible en la sede o en donde estén representando al Instituto. Cuando terminen el vínculo como funcionario o contratista deben devolver todos los elementos de imagen corporativa de la entidad (Indumentaria, carnets, etc.). Se debe establecer con la Subdirección Corporativa cuando un servidor público ingrese o se retire del IDPC, con el fin de actualizar datos e informar la novedad a los demás servidores. Se debe informar al solicitante los tiempos de producción y ejecución de la divulgación de la información o el diseño de la pieza. No se recibirán solicitudes que no estén soportadas mediante el formato de solicitud establecido.

3 Pág. 3 de 5 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº Actividad (Diagrama de Flujo) Descripción de la actividad Responsable Documento o Registro 1 3 Inicio Definir estrategias de Presentar el plan estratégico de Informar estrategias de Inicio del procedimiento Definir las estrategias de, dependiendo las necesidades de las áreas, los lineamientos normativos, políticas del IDPC y directrices de la Dirección General. Presentar al Comité Directivo el plan estratégico de para ser aprobado. Si se presentan ajustes al plan, se deben realizar y volver a presentar al Comité para su aprobación final. Una vez aprobado el plan estratégico, se informarán las estrategias de a todos los servidores públicos del IDPC, mediante boletines, correo electrónico, diseño de piezas y/o comunicados internos. Comité Directivo Estrategias de documentadas en el borrador del plan Plan estratégico de aprobado Comunicado interno, Boletín, Correo electrónico, 4 Recibir solicitudes de las dependencias Recibir solicitudes de las dependencias que requieran divulgar información (Sistema Integrado de Gestión, proyectos del IDPC, talento humano, actividades, cumpleaños, entre otros) hacia los servidores del IDPC y/o diseñar piezas gráficas que se requieran para fortalecer la. Formato solicitud divulgación interna de de 5 Asignar responsables Asignar responsables dentro del área de comunicaciones, para atender el requerimiento de divulgación de la información y/o diseño de piezas. Correo electrónico

4 Pág. 4 de 5 Nº Actividad (Diagrama de Flujo) Descripción de la actividad Realizar las acciones de conforme a las solicitudes presentadas. Responsable Designado de comunicaciones Documento o Registro Registros de publicación. Piezas gráficas 6 Realizar acciones de Divulgación de la información El tipo de información que se divulgue puede realizarse mediante: la intranet, carteleras internas, boletines y/o correos electrónicos masivos. Diseño de piezas Se trabaja en conjunto con el solicitante el apoyo gráfico según requerimiento. 7 Realizar seguimiento al plan estratégico de Existen otro tipo de acciones para fortalecer la que se generan por iniciativa del equipo de comunicaciones según pertinencia e importancia del mensaje a trasmitir. Realizar seguimiento al cumplimiento de las estrategias documentadas en el plan estratégico de. Indicadores Informes 8 Aplicar encuesta de percepción y/o satisfacción Aplicar encuestas de percepción y/o satisfacción relacionadas con la. Con estas encuestas se toman acciones que serán documentadas para fortalecer el proceso de. Encuestas Fin Fin del procedimiento

5 Pág. 5 de 5 9. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Cambios realizados 0 Documento original 10. APROBACIÓN Elaboró y Validó Apoyó y Revisó Aprobó ANDRÉS PÉREZ GUZMAN Profesional Contratista - Webmaster SUBDIRECCIÓN DE DIVULGACIÓN DE LOS VALORES DEL PATRIMONIO CULTURAL MARISOL ROJAS IZQUIERDO SUBDIRECCIÓN DE DIVULGACIÓN DE LOS VALORES DEL PATRIMONIO CULTURAL CATHERINE CIFUENTES G. Profesional Contratista SIG SUBDIRECCIÓN GENERAL ALEJANDRO BURGOS Subdirector Divulgación SUBDIRECCIÓN DE DIVULGACIÓN DE LOS VALORES DEL PATRIMONIO CULTURAL Fecha: 8 diciembre de 01 Fecha: 8 diciembre de 01 Fecha: 0 de mayo de 013