Por Laura Wendell. Programa General de Información y UNISIST. Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

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1 Original Inglés CIVINF.98AQY08 París, junio de 1998 Biblioteca para todos Cómo crear y dirigir una biblioteca sencilla Por Laura Wendell Programa General de Información y UNISIST Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura _... _.-.-_ I ~~

2 Entrada recomendada para catalogación: Wendell, Laura Bibliotecas para todos: cómo crear y dirigir una biblioteca sencilla/elaborado por Laura Wendell [para el Programa General de Información y UNISIST]. - París: UNESCO, v, 124 págs.; 30 cm.- (CIVINF-98nVSlOS) I- Título II- UNESCO, Programa General de Información y UNISIST o- UNESCO, 1998

3 -i- INDICE Indice de ilustraciones iii Prefacio: LA quién va dirigido este manual? De qué trata?... iv Cómo utilizar este libro..... iv Introducción: LNecesita realmente su comunidad una biblioteca?... 1 La creación de un comité de la biblioteca Primera sección: cómo establecer la biblioteca... 7 La instalación inicial... 8 La obtención del material... 8 El establecimiento de redes Algunos datos acerca de los programas de donación de libros El presupuesto La movilización de fondos La contabilidad La compra de libros La contratación del bibliotecario La elaboración del reglamento Segunda sección: cómo se administra la biblioteca La formación de los bibliotecarios La participación de la comunidad Cómo organizar los materiales La elaboración de un sistema propio de clasificación La elaboración de la lista de estantería La Clasificación Decimal de Dewey El etiquetado Ideas para una organización avanzada La circulación El inventario La eliminación Los ordenadores Cómo evitar los robos El cuidado de los libros Evaluación La ampliación Términos clave

4 Guía de recursos Programas de donación de libros Financiación Asociaciones y redes de bibliotecas Asociaciones y redes de editores Capacitación Otros servicios Bibliografía Manuales sobre bibliotecas Guías de programas de donación de libros Otras obras _...--lll ^l _-- _-.--

5 Indice de ilustraciones Ilustración 1: Ejemplo de ex Zibris..... ll Ilustración 2: Ejemplo de presupuesto Ilustración 3: Ejemplo de balance Ilustración 4: Modelo de recibo Ilustración 5: Caja para curiosear Ilustración 6: Modelo de lista de estantería: Cuaderno Ilustración 7: Modelo de lista de estantería: Fichas Ilustración 8: La ordenación de las fichas Ilustración 9: La constitución de secciones Ilustración 10: Modelo de ficha de un libro de ficción Ilustración ll : Cajas para folletos y otros materiales Ilustración 12: Archivos verticales Ilustración 13: Modelo de ficha de publicaciones periódicas Ilustración 14: Ejemplo de ficha aplicando la CDD Ilustración 15: Ejemplos de fichas de índice de temas aplicando la CDD Ilustración 16: El etiquetado de los libros Ilustración 17: El etiquetado de los estantes Ilustración 18: Ejemplos de fichas de índice temático correspondientes a categorías de elaboración propia Ilustración 19: Ejemplos de fichas con palabras afines Ilustración 20: Otras fichas temáticas Ilustración 21: Ejemplos de fichas por tema, autor y título Ilustración 22: Modelo de cuaderno de circulación Ilustración 23: Modelo de ficha de préstamo Ilustración 24: Libro con bolsillo para fichas y papeleta de plazo Ilustración 25: Cómo forrar los libros Ilustración 26: La protección de las estanterías contra los insectos Ilustración 27: Cómo reparar libros Ilustración 28: Cómo ahorrar espacio con estanterías de dos caras Ilustración 29: Modelo de planta Ilustración 30: Estantes ajustables... 77

6 - iv - Prefacio: ia quién va dirigido este manual? ;De qué trata? Este libro está destinado a dirigentes de comunidades, bibliotecarios, comités de bibliotecas, voluntarios, especialistas en asistencia y demás personas interesadas en los aspectos prácticos que conllevan crear y mantener con éxito una biblioteca. En todo el mundo en desarrollo, innumerables personas responden con gran dedicación a la necesidad apremiante de información de sus comunidades ayudando a crear una biblioteca. Con frecuencia, no han recibido una formación escolar en biblioteconomía y tienen que superar enormes dificultades para obtener colecciones de materiales de información al servicio de sus comunidades. Este manual constituye una guía práctica para ayudar a las comunidades a asumir las tareas que suponen crear y dirigir una biblioteca. Se inspira en mi propia experiencia cuando fundé una biblioteca en una comunidad de Africa Occidental y se ha configurado gracias a las cartas enviadas por cientos de especialistas en asistencia y bibliotecarios de todo el mundo. Mi experiencia directa respecto a las frustraciones, las tareas y la gratificación que entraña crear una biblioteca me ha hecho respetar profundamente a los bibliotecarios de comunidades que se enfrentan a una empresa semejante y a sentirme solidaria de su esfuerzo. Tampoco yo, como muchos de ellos, soy bibliotecaria de profesión y tuve que ingeniátmelas para obtener ayuda y asesoramiento, que afortunadamente he recibido de muchas personas y organizaciones. La publicación de este libro ha sido posible gracias a los fondos asignados por la UNESCO en el marco de la Red UNESCO de Bibliotecas Asociadas (UNAL), consagrada a la promoción de la cooperación y el entendimiento internacionales entre bibliotecas (para más información sobre la UNAL, véase la Guia de Recursos al final de este libro). Me gustaría dar las gracias a Joie Springer, Coordinadora de la UNAL, por la valiosísima ayuda que ha prestado a este proyecto. El libro fue redactado en la sede de la World Library Partnership (WLP) y recibió un gran apoyo y asesoramiento de su junta de directores. Deseo expresar mi especial agradecimiento a Peggy Hull, Presidenta de la WLP, por haber revisado varias versiones del manuscrito. A fin de que la información contenida en este libro sea lo mas pertinente posible, se ha examinado y ensayado sobre el terreno en once países. Me gustaría dar las gracias a los siguientes revisores por la sutileza de sus comentarios: Dr. King0 Mchombu, de la Universidad de Namibia; Margaret Myers, del Peace Corps Volunteer de los Estados Unidos y colaboradora del Servicio Nacional de Bibliotecas de Botswana; Caro1 Príestley, del INASP (véase la Bibliografia) y varios funcionarios del Sector de Comunicación, Información e Informática de la UNESCO. Asimismo, quiero expresar mi sincera gratitud a Gail Wadsworth por su asesoramiento continuo en éste y otros muchos proyectos. Sus extensos comentarios en rojo me ayudaron a afinar muchos de los puntos más delicados del libro. Las siguientes personas encargadas de ensayar el proyecto sobre el terreno facilitaron datos fundamentales obtenidos a partir de los destinatarios del libro: Midekeasa Degaga, Christopher Frederick, la Hermana Frances Kersjes, Roberta Overman, Pheny Birungi y Sam Werberger. También deseo dar las gracias a Norbert Adewuho por habemos concedido el honor de colaborar con él en el proyecto de la Biblioteca de la Comunidad de Yikpa. Por ultimo, quisiera dar las gracias a mi marido por su afectuoso apoyo y por las oportunas correcciones que ha propuesto. Cómo utilizar este libro La introducción de este manual se centra en cuestiones concretas que la comunidad y el(los) fundador(es) de la biblioteca deben resolver antes de crearla. Las secciones 2 y 3 tratan de la creación y la gestión de una biblioteca y cada una se divide en varias partes. Al final de

7 .< _-. _.. _ <,..,. l.l._.~l~ v- cada parte figura una lista de medidas de acción, que resumen lo que se debe hacer en cada fase de planificación y administración de una biblioteca. Lo mejor es leer todo el manual una vez antes de poner en práctica las medidas de acción de cada parte. Puede ser útil fijar una fecha límite para la conclusión de cada medida de acción y elaborar una lista con los nombres de las personas responsables de cada tarea. Al final de este libro, se encuentra una Guia de Recursos donde se enumeran los programas susceptibles de prestar asistencia a las comunidades, a los comités de bibliotecas y los bibliotecarios en la puesta en práctica de las medidas de acción y en la administración de sus bibliotecas. Las referencias que aparecen en el texto remiten al lector a las secciones de la Guía de Recursos que son especialmente pertinentes para cada una de las partes del manual. Aunque la mayoría de los términos técnicos se explican en el texto, hay una lista de palabras clave al final del manual, antes de la Guía de Recursos. Laura Wendell The World Library Partnership httn://rtpnet.org;/-wlp

8 -l- Introducción: inecesita realmente su comunidad una biblioteca? Aquellos de ustedes que ya trabajen en bibliotecas pueden estar tentados de saltarse esta sección. Ahora bien, si tienen problemas en cuanto al apoyo y la participación de la comunidad, en esta parte podrían encontrar buenas ideas (así como en la titulada La participación de Za comunidad). Este capítulo puede ayudarles a replantearse su servicio de biblioteca y, en caso necesario, a idear planes para modificarlo o incluso cerrarlo. Cómo pueden aquellos de ustedes que están pensando en fundar una biblioteca decidir si es realmente necesaria para su comunidad? Pueden comenzar elaborando una lista de las fuentes de información que ya existen en su comunidad: periódicos, centros comunitarios y programas de radio y televisión. Las personas también son fuentes importantes, por lo que su lista debería incluir los nombres de las personas que aportan información a la comunidad, por ejemplo, taxistas o comerciantes que traen noticias de otras ciudades, enfermeras, farmacéuticos, los ancianos de la localidad, agentes de extensión cultural, granjeros prósperos, dirigentes religiosos, curanderos o cualesquiera otras personas cuyas opiniones gocen de respeto general. Pregunten a la gente a quién se dirige si tiene algún problema de salud, cultivos, costura, cuidado de los niños o familiares. Las respuestas pueden diferir según se trate de personas mayores o jóvenes, hombres o mujeres, gente más o menos rica. No olviden que las personas de instrucción, etnia o religión distintas pueden recurrir a diferentes personas en busca de consejo y ayuda. Asegúrense de que hablan con una gran variedad de personas a fin de obtener una visión completa de las fuentes de información de su comunidad. iesta lista podría constituir el primer documento de la nueva biblioteca! El paso siguiente es averiguar si las fuentes de información que han encontrado satisfacen las necesidades de la comunidad. Si, en general, la gente está satisfecha con la información de que dispone, posiblemente no le parecerá necesaria una biblioteca. Ahora bien, a menudo la gente quiere y necesita más información, que no puede obtener a partir de las fuentes existentes. A veces precisa información especializada, como indicaciones para obtener abono a partir de letrinas o construir secadores solares de alimentos o bien información específica, por ejemplo los libros para cursar un plan de estudios escolar oficial. Asimismo, es posible que reclamen libros amenos sobre otras gentes, lugares y épocas (véase más adelante la lista de las ventajas de una biblioteca). Puede que algunas personas requieran nuevas fuentes de información por sentirse excluidas de las existentes. Por ejemplo, las mujeres se pueden sentir excluidas de las noticias de la actualidad si los hombres se reúnen para oír los boletines de noticias radiofónicos mientras ellas están ocupadas preparando de comer. Quien no pueda comprar un periódico también se podría sentir excluido. Una biblioteca puede ofrecer información a todos. Si en su comunidad hay personas que desean información que no pueden conseguir, una biblioteca podría ser un buen medio de atender sus necesidades. Algunas de estas personas podrían ser niños que precisan cuentos, personas que siguen cursos de alfabetización en busca de material básico de lectura, agentes de extensión cultural o profesionales a los que les hace falta información técnica, o bien alumnos y profesores que necesitan libros de texto. Una vez que hayan determinado qué personas de su comunidad quieren y necesitan más información, el paso siguiente es asegurarse de que comprenden lo que es una biblioteca, cómo funciona y cómo pueden sacar provecho de ella, ya que es posible que quien no ha estado nunca en una biblioteca desconozca todas las formas en que podría serle útil para obtener la información que necesita. A veces, algunas personas no distinguen bien entre una

9 -2- biblioteca y una librería. Otras piensan que los libros de una biblioteca pertenecen al bibliotecario, no a la comunidad, y que sólo cierta gente puede utilizarlos, como los profesores o los profesionales. Posiblemente tengan que explicar el concepto de préstamo y devolución de libros (véase EstabZecer las reglas) u otros aspectos del funcionamiento de la biblioteca). Su primera medida para instruir a la comunidad en lo que concierne a la biblioteca podría consistir en discutir el tema con algunas de las personas que sacarán provecho de forma más directa de la biblioteca, como los estudiantes, profesores, alumnos de cursos de alfabetización y profesionales. Posiblemente muchos de ellos ya han u&izado una biblioteca en su escuela, donde trabajan o en otra ciudad. Quienes no lo hayan hecho, aceptaran rápidamente la idea una vez que se les haya explicado. Pídanles que contribuyan a la promoción de la biblioteca comunicando esta idea a sus padres, amigos y compañeros de trabajo. Si en su comunidad hay un comité de fomento o grupo similar en el que se decide qué proyectos se realizaran en ella, no olviden hablarles de la biblioteca desde un comienzo, ya que necesitaran su ayuda. La biblioteca competirá con otros proyectos para obtener espacio, fondos, tiempo y recursos. Si quienes deciden cómo se utilizaran esos recursos no prestan su apoyo a la biblioteca, tendrán muchas dificultades para concluir el proyecto. La organización de una exposición pública es una buena manera de mostrar qué es una biblioteca y conseguir el apoyo de la comunidad al proyecto. Reúnan unos cuantos libros interesantes que pueden incluso pedir prestados a miembros de la comunidad o a librerías y colóquenlos en las estanterías de una tienda, iglesia, aula o cualquier otro espacio público de la localidad. Pidan a la persona encargada de ese espacio que muestre los libros a la gente. Coloquen información sobre la biblioteca prevista cerca de los libros, junto con una nota para que pueda ponerse en contacto con ustedes quien desee mas información. Cuando alguien pregunte para qué son los libros, explíquenle que se trata de muestras de libros que podrían encontrar en una biblioteca. Prosigan explicando que una biblioteca es un lugar en el que la gente puede encontrar libros que le serán de ayuda en sus estudios o trabajos, o bien para leer en los momentos de ocio; que los libros de una biblioteca no están a la venta; pertenecen a la comunidad y la gente los lee en la biblioteca o los toma prestados para leerlos en casa. Una vez que la mayoría de la gente haya tenido la oportunidad de observar los libros, convoquen una reunión para que la comunidad pueda participar en la planificación de la biblioteca. Pidan a varias personas que les ayuden a organizar la reunión y que expresen sus ideas sobre el proyecto. Es importante que la comunidad vea la biblioteca como nuestro proyecto, no como su proyecto y la mejor forma de conseguirlo es haciendo que los demás participen desde el principio. En la reunión, comiencen por explicar que el fin de la biblioteca es facilitar información y prestar servicios a la comunidad, pues incluso las personas que han visto los libros expuestos pueden no tener todavía claro cómo funciona una biblioteca. Expliquen que se trata de un lugar en el que la gente puede leer, estudiar y realizar investigaciones y que también puede ser un lugar donde se impartan clases, se cuenten cuentos, se intercambien noticias y otro tipo de información. Los bibliotecarios prestan distintos servicios: enseñan a utilizar la biblioteca, responden a las preguntas de carácter técnico y a las demandas de información sobre empleos, materiales y programas educativos. Asimismo, las bibliotecas pueden recopilar y preservar el saber y los cuentos tradicionales. Los miembros de la comunidad tienen la posibilidad de pedir prestados los libros para una lectura más cómoda. Válganse, si les parece oportuno, de una obra satírica, una canción, un poema o un guiñol para mostrar cómo funciona una biblioteca.

10 -3- Durante la reunión, den ejemplos de la información y los servicios que la biblioteca podría brindar. Si saben de algunas personas que no están satisfechas con las fuentes de información que existen en la comunidad, o no pueden utilizarlas, no dejen de abordar la cuestión. Señalen que la biblioteca puede atender sus necesidades prestándoles libros o mediante programas especiales. Hagan hincapié en que una biblioteca, al igual que un pozo, es un recurso que se comparte y que beneficia a toda la comunidad. Inviten a la gente a discutir sobre cómo utilizaría la biblioteca, los libros que querría encontrar en ella y cualquier tema que le preocupe, y a que exponga las preguntas u objeciones que tenga. Estas son algunas de las ventajas de una biblioteca a las que podrían referirse en la reunión: l l l l l l l La biblioteca ayudará a los alumnos a obtener mejores resultados en sus estudios. Facilitará libros a quienes siguen cursos de alfabetización que practiquen la lectura. Introducirá nuevos conocimientos e información en la comunidad. Puede preservar las tradiciones, los cuentos, la música y las ideas de la comunidad. Será un lugar tranquilo donde estudiar o impartir cursos de educación de adultos. Facilitará información técnica a los funcionarios de los servicios de divulgación, a los encargados de la asistencia de salud y a otros profesionales, ayudándoles a desempeñar mejor sus tareas. Constituirá una fuente de entretenimiento. Explicar la biblioteca a toda la comunidad puede llevar semanas, meses o incluso mas tiempo, pero sus esfuerzos serán bien recompensados. Hablar con la gente y los grupos de la comunidad sobre la biblioteca les dará la posibilidad de concienciar a la gente respecto al proyecto y de obtener su apoyo, ademas de determinar los obstáculos y problemas que podrían surgir. Sólo un comunidad bien informada puede tomar una decisión responsable respecto a la creación de una biblioteca. Si al principio se toman el tiempo necesario para que el mayor número posible de personas conozcan el proyecto, será mas fácil dar a conocer la biblioteca una vez abierta. Si tras explicar y fomentar la creación de la biblioteca, consideran que hay bastante apoyo de la comunidad al proyecto, el siguiente paso será determinar hasta qué punto es prioritario crearla, pues tantas comunidades carecen de agua corriente, servicios de salud, escuelas, letrinas y otros servicios básicos, que muchas personas, incluso quienes realmente desean disponer de más información, podrían preferir dedicar su tiempo a esos proyectos en lugar de a una biblioteca. Elaboren una lista en la que figuren unos cuantos proyectos, entre ellos la biblioteca, y pidan a la gente que coloque por orden de importancia. Las prioridades puede diferir en función de los distintos grupos de la comunidad, y es importante recabar las opiniones de una amplia variedad de personas. En el manual PACA: Participatory Analysis for Community Action (véase la bibliografía) se describen diversos instrumentos adecuados que pueden utilizar para ayudar a los grupos a alcanzar un consenso respecto de sus prioridades y discutir este tema con otros grupos. Si la mayoría de la gente piensa que otros proyectos comunitarios son más importantes que la biblioteca, podrían posponer el proyecto, pues, de lo contrario, es posible que no logren

11 -4- obtener los fondos ni los voluntarios necesarios. Una biblioteca pertenece a la comunidad y está a su servicio, y sólo logrará sus objetivos si la comunidad la respalda firmemente. Si el apoyo de la comunidad a la biblioteca no es muy importante o los principales funcionarios se oponen, probablemente existirán razones fundadas para sus reticencias. En comparación con otros muchos proyectos, las bibliotecas suponen un gran trabajo. A diferencia de la construcción de una letrina, que sólo requiere un mantenimiento básico una vez hecha, una biblioteca necesita un mantenimiento constante. Si no se dispone de fondos para contratar a un bibliotecario, se debe recurrir a voluntarios que se encarguen de ella (véase La contratación de un bibliotecario) y que posiblemente tendrán que sacrificar otras actividades para hacerlo. Puede ocurrir que la dirección de la escuela no desee que sus profesores dediquen su valioso tiempo a la biblioteca. Otros pueden temer que la biblioteca aparte a la gente de sus fuentes tradicionales de información, como los dirigentes gubernamentales, religiosos y de la comunidad. Cada año hay que adquirir nuevos libros y mantener los antiguos en buen estado ya que, de lo contrario, la gente perderá rápidamente interés por la biblioteca, y para ello habrá que emplear fondos sacados de otros proyectos. Deben examinar exhaustivamente las posibles consecuencias negativas que puede tener la construcción de una biblioteca y, de no encontrar una solución, o enfrentarse a una gran resistencia al proyecto, quizás sea mejor buscar alternativas a la biblioteca tradicional. Si deciden que crear una verdadera biblioteca no es factible, o si están pensando en cerrar una biblioteca existente por la falta de apoyo, Lqué pueden hacer? Una posibilidad sería distribuir los libros y publicaciones por toda la comunidad. Puesto que el propósito de una biblioteca es reforzar la educación y el aprendizaje, la idea de entregar libros a las personas que trabajan en estos ámbitos tiene su lógica. En vez de que haya una biblioteca central abierta al público, pueden crear rninibibliotecas especializadas en toda la comunidad, por ejemplo, entregando los libros sobre salud y medicina al director del dispensario, los libros de texto a profesores, las obras religiosas a la iglesia, etc. Pueden pedir a un restaurante, un bar o una tienda de la ciudad que coloquen las obras de narrativa en una estantería para que los clientes las lean. Hagan hincapié en que puede ser beneficioso para el negocio. Si se distribuye la biblioteca, al menos los libros pasarán de las estanterías a manos de algunas personas. Otra forma de hacer llegar los libros a la comunidad sin poner en marcha una verdadera biblioteca es participar en un programa de bibliotecas renovables o ambulantes coordinado por una biblioteca de otra comunidad. En un programa de bibliotecas renovables, una biblioteca presta a una comunidad una caja con unos cincuenta libros, y la comunidad devuelve periódicamente la caja y recibe otra a cambio. En un programa de bibliotecas ambulantes, los libros llegan a la comunidad en carro, camioneta, camión, bicicleta u otro medio de transporte. Esta biblioteca ambulante visita la comunidad regularmente para prestar y recoger libros. Cualquiera de estos programas puede ser una forma muy adecuada de facilitar información a la comunidad y fomentar el interés por la lectura sin necesidad de crear una biblioteca. Medidas prácticas: 1. Averiguar qué fuentes de información ya existen en la comunidad. 2. Averiguar si la gente está satisfecha con ellas. 3. Si es posible, organizar una visita a otra biblioteca que funcione correctamente. 4. Promocionar la biblioteca discutiendo el tema con miembros y dirigentes de la comunidad.

12 -5-5. Si conviene, organizar una exposición para mostrar lo que la biblioteca aportaría a la comunidad. 6. Celebrar una reunión de la comunidad para explicar las ventajas de una biblioteca y averiguar cómo reacciona la gente. 7. Averiguar si la biblioteca es o no una prioridad de primer orden para los miembros de la comunidad en comparación con otros proyectos. 8. Decidir si se tiene suficiente apoyo comunitario para continuar con el proyecto. La creación de un comité de la biblioteca Una vez que hayan obtenido el apoyo de la comunidad a la biblioteca, tendrán que formar un comité de la biblioteca que les ayude a elaborar un plan y que debería representar a las personas a cuyo servicio estará la biblioteca, formando parte de él profesores, estudiantes, profesionales, personal de asistencia, dirigentes comunitarios y demás personas interesadas en la biblioteca. Es conveniente que haya algunos dirigentes de la comunidad en el comité, porque dan más credibilidad al proyecto y ayudan a que el proyecto salga adelante, pero cuiden de incluir también a estudiantes, madres, ancianos y otras personas a las que deseen alentar a usar la biblioteca, que deben tener voz en el comité para que no se pasen por alto sus necesidades. También es una buena idea invitar a la gente que se opone a la biblioteca a formar parte del comité, o por lo menos a asistir a sus reuniones, pues sus objeciones pueden ser validas y su participación mejorará el proyecto. Deberían pensar también en invitar a un funcionario estatal a asesorar al comité o participar en él. Por lo menos, deberían ponerse al corriente de los reglamentos oficiales sobre bibliotecas y de las entidades oficiales que pueden ayudarles. Si existe un servicio de bibliotecas públicas locales o regionales, quizás pueda aportar fondos, formación, libros u otra forma de apoyo, especialmente si le incluyen en los planes desde el comienzo. De igual modo, los organismos oficiales que se ocupan de la educación y la edición pueden ayudar con recursos y formación. A veces, sin embargo, la colaboración con entidades oficiales puede ser causa de demoras y pérdida del control local del proyecto. Planteen la cuestión a los funcionarios que intervengan en el proyecto y pidan que en él se aproveche mano de obra local y participen los miembros de la comunidad cuandoquiera que sea posible. Si ésa no es la política seguida habitualmente, hagan valer que la participación de la comunidad hará que la biblioteca tenga más éxito y aumentará su viabilidad porque la gente probablemente utilice más y cuide mejor una biblioteca que ha ayudado a planear y construir. Una vez formado el comité, tendrán que decidir cómo desean estructurarlo. En la mayoría de los comités, los miembros eligen la mesa: el presidente, el vicepresidente, el secretario y el tesorero. Los cargos pueden durar uno o mas anos, y una de sus primeras tareas será decidir la duración de cada cargo, lo cual permite honrar a personas que están haciendo un buen trabajo reeligiéndolas y que las personas se retiren dignamente cuando ya no quieran seguir ocupando el cargo. De esa manera, además, se asegura el cambio periódico de los miembros de la mesa, con lo cual más personas tienen la posibilidad de colaborar. A continuación se presentan ejemplos de descripciones de puesto de los diferentes cargos: El Presidente es el miembro principal del comité. Dirige las reuniones, decide el orden del día y mantiene el orden. Deberá velar por que las discusiones se atengan a lo que se ha decidido tratar y por que todo el mundo tenga la posibilidad de participar. Trabaja con el

13 -6- comité para fijar las políticas, contratar bibliotecarios, elaborar informes y supervisar las finanzas de la biblioteca. El Vicepresidente sustituye al presidente durante sus ausencias y desempeña cualesquiera otras funciones que le asigne el comité. El Secretario toma nota de lo que sucede en todas las reuniones, haciendo constar quién estuvo presente, qué se discutió y qué decisiones se tomaron. Debe saber redactar con claridad y resumir los debates. El Tesorero es responsable de las finanzas de la biblioteca. Distribuye los fondos de acuerdo con las decisiones del comité y rinde cuentas de todos los ingresos y gastos al comité (para más información, véase la sección Teneduría de libros). Esta estructura de comité es algo rígida, pero tiene la ventaja de definir claramente las responsabilidades. Es útil tener descripciones escritas de los diferentes cargos para que cada cual comprenda su función. Su comité puede adaptar o ampliar las descripciones que más adelante figuran según sea necesario. Si esta estructura no fuese válida en su comunidad, puede hacer que sea más flexible determinando quién dirigirá cada reunión y quién tomará las notas por turnos. Ahora bien, no es recomendable rotar el cargo de tesorero porque llevar las cuentas exige atención constante a lo largo del tiempo. Si la persona responsable de las cuentas cambia frecuentemente, puede crearse confusión y que se traspapele o utilice mal el dinero. Sea cual fuere la estructura que escojan, es conveniente establecer orientaciones escritas sobre su funcionamiento. A veces, estas orientaciones se llaman constitución o reglamento y tienen por finalidad que el comité haga las cosas de forma coherente y correcta. A continuación figura una lista de elementos que habrá que considerar al elaborar esas orientaciones: l Cuántas personas deben formar el comité. Es bueno fijar una horquilla, por ejemplo de 12 a Cómo se elegirán a los miembros del comité: ~10s elegirá toda la comunidad o bien alguien? A veces, los iniciadores del proyecto de la biblioteca escogen o nombran a los primeros miembros del comité, que a su vez eligen a los demás miembros. Si hay personas que desean ustedes que estén siempre en el comité, como el bibliotecario, el director de la escuela, el presidente del comité de fomento de la comunidad u otras, háganlo figurar en las orientaciones. l l Cómo se adoptaran las decisiones: LTratarán de llegar a una solución aceptada por todos (consenso) o se discutirán diferentes puntos de vista que se someterán a votación? Cada método tiene ventajas e inconvenientes. Si se decide por consenso, todo el mundo estará de acuerdo, pero puede exigir demasiado tiempo y en algunos casos puede que no sea posible. Votar es rápido, pero la gente que pierda puede sentirse insatisfecha. Cuántos miembros del comité tienen que estar presentes en una reunión para que las decisiones sean oficiales. Esta cantidad se llama quórum y generalmente es de por lo menos la mitad de los miembros mas uno. Es importante decidirlo, porque no es aconsejable que sólo uno o dos miembros tomen las decisiones por todo el

14 -7- comité. Hay que escoger una cantidad que parezca razonable. Si se exige que estén presentes demasiados miembros, puede que nunca haya bastantes para que la decisión sea oficial. Si son demasiado pocos, un grupo reducido acabará por adoptar todas las decisiones. l l En qué circunstancias se expulsará del comité a alguno de sus miembros. Por ejemplo, se podría decidir que las personas que falten a tres reuniones seguidas sean excluidas. Por último, cómo se modificaran las orientaciones del comité, que no tienen por qué ser normas absolutas. Dejar en las orientaciones reglas que ya no tienen aplicación o que no son prácticas puede provocar discusiones y confusión, por lo cual tiene que existir un procedimiento para hacer cambios. Establecer un comité de biblioteca y redactar las orientaciones son pasos muy importantes para asegurar el éxito de la biblioteca. El que exista un comité hace que la biblioteca corresponda a las necesidades de la comunidad y el que las orientaciones figuren por escrito hace que el comité disponga de reglas claras para actuar. Medidas prácticas: 1. Analizar a qué diferentes clases de personas va a atender la biblioteca y cómo hacer que participen en el comité. 2. Decidir cómo se va a estructurar el comité y cómo se seleccionaran sus primeros miembros. 3. Formar el comité. 4. Redactar las descripciones de puesto de los miembros de la Mesa. 5. Redactar las orientaciones para la actuación del comité. 6. Seleccionar a los miembros de la Mesa de acuerdo con las orientaciones. Primera sección: cómo establecer la biblioteca Cada una de las secciones siguientes comienza con una importante propuesta de decisión que el comité ha de discutir. A continuación, se exponen algunas ideas que les ayudaran a centrar y guiar la discusión. Una pequeña sección de medidas practicas, como las que figuran al final de las secciones anteriores, resume lo que el comité debe hacer en cada etapa del establecimiento de la biblioteca.

15 -8- La instalación inicial: Decisión:,$e debe comenzar con un edificio nuevo o bien usar uno que ya exista? Es una buena idea comenzar instalando la biblioteca en un edificio existente, pues, generalmente, toma por lo menos un año conseguir dinero, planear y construir un edificio y durante ese tiempo la gente puede empezar a perder interés por el proyecto. Si se comienza modestamente, se le puede mostrar a la gente cómo funciona la biblioteca y obtener su apoyo y su confianza antes de expandirse. Basta incluso una sola estantería en un rincón de un aula o un almacén para comenzar. Escojan un lugar que sea fácil de encontrar cerca del centro de la comunidad y, si es posible, que sea seguro (con cerraduras en puertas y ventanas o tragaluces). Muchos lugares pueden ser un excelente primer lugar para instalar la biblioteca. Los almacenes y restaurantes pueden resultar estupendos porque en ellos siempre hay alguien que puede cuidar los libros y hacen ademas notoria la biblioteca en la comunidad. Una biblioteca en un local de almacenamiento o en una oficina puede ser mas tranquila y tener más espacio, pero se necesitará a alguien que saque tiempo de otras actividades para abrirla y puede resultar mas difícil darla a conocer. Si deciden instalar la biblioteca en un aula, cuiden de hacer saber a todo el mundo que los libros son propiedad de toda la escuela o toda la comunidad, no sólo del maestro que utiliza el aula. Si en el local en que está la biblioteca se desarrollan habitualmente otras actividades como clases, servicios religiosos o reuniones, disminuirá el tiempo que estará abierta al público, pero esas actividades pueden ayudar a suscitar interés por la biblioteca. Si el espacio está alquilado obtengan autorización del propietario y del inquilino. Si es posible, hay que escoger un lugar con espacio para una ampliación mas adelante. (Véase la sección La ampliación). La cantidad y la clase de muebles y estantes que se necesiten dependerán del lugar que escojan. En un almacén o un aula puede que ya haya estantes y muebles. En un local de almacenamiento, probablemente no. Para más información acerca de los edificios, los muebles, el equipo y otras consideraciones importantes en el planeamiento de la biblioteca, véase la sección La ampliación. Medidas prácticas: 1. Hablar con profesores, dirigentes religiosos, almacenistas y otras personas acerca de la ubicación de la biblioteca. 2. Visitar todos los sitios en que se puede instalar la biblioteca. 3. Escoger el lugar más apropiado. La obtención del material Esta sección trata del material que necesitarán para la biblioteca y de cómo obtenerlo. Puede tratarse de libros, casetes, carteles, revistas, folletos, periódicos, boletines, juegos, ayudas didácticas, videocintas, mapas, etc. De todas formas, como la mayor parte del material de la biblioteca serán libros, esta sección trata principalmente de los libros. Pueden aplicar la mayoría de las técnicas descritas (especialmente las redes) para obtener más materiales. Véase también en la sección La participación de Za comunidad diversas sugerencias respecto al reacondicionamiento del material y la creación de materiales propios.

16 -9- Decisión: qué clase de libros necesitamos Hay que conseguir libros sobre temas que interesen a la comunidad. Por lo tanto, lo primero que hay que hacer es averiguar qué quiere saber la gente, cuestión en la que quizás ya hayan pensado al tratar de decidir si la comunidad necesita una biblioteca. Ahora es el momento de pensarlo más detalladamente. Como el comité está formado de miembros de la comunidad, pueden comenzar por preguntarse qué libros debieran formar la biblioteca, pero no basta con ello; hay que ir directamente a la comunidad y preguntar a la gente qué libros desean. Hay que preguntarles qué les interesa en lo académico, profesionalmente y en lo personal. Hablen con personas muy distintas y traten de encontrar posibles usuarios de la biblioteca que se les puedan haber pasado por alto, por ejemplo personas enfermas o con discapacidad. Si la biblioteca va a especializarse en un tema, como la salud, o si va a estar al servicio de una comunidad restringida, como una escuela elemental, podría pensarse que esta etapa no es importante, pero sí que lo es: pueden aprender mucho preguntando a la gente qué libros quiere que haya en la biblioteca. Por ejemplo, quizás no se les ocurra poner libros sobre cuidado de animales en una biblioteca de salud, pero un granjero sí que lo pensaría. Como mantener sanos a los animales de la comunidad puede mejorar la nutrición y el estado de salud de la población, incluir esa clase de libros es una buena idea. Otros elementos que tendrán que considerar son los niveles de lectura y los idiomas de los usuarios de la biblioteca. Hay que saber cuántos años de educación escolar ha completado la mayoría de los miembros de la comunidad, cuántos de los usuarios de la biblioteca son niños, cuántos son alumnos de cursos de alfabetización, cómo se puede estimular a usar la biblioteca a la gente que no sabe leer, si se pueden conseguir libros ilustrados o en grabación sonora y otros materiales para quienes no leen y qué idiomas hablan los miembros de la comunidad. La gente suele preferir leer en el idioma local o la lengua vernácula a hacerlo en el idioma oficial del país y puede que algunos miembros de la comunidad sólo hablen o lean el idioma local. Si los libros en idioma local son escasos, la biblioteca debiera pensar en traducir, reacondicionar o elaborar materiales (véase Lu participación de Za comunidad). Una vez que hayan elaborado una lista de todos los temas, los idiomas y niveles de lectura que se necesitan, la etapa siguiente es clasificarlos por orden de importancia. Como probablemente no podrán obtener todos los libros que alguien quiera o necesite, habrá que decidir cuáles son prioritarios. Empiecen por conseguir libros de carácter general sobre los temas que mas interesan antes de obtener materiales más especializados; así irán creando una amplia colección atractiva para la mayoría de las personas. Si los usuarios de la biblioteca son principalmente estudiantes, podrían comenzar con un conjunto completo de libros de texto. Las obras de referencia, como diccionarios, atlas, enciclopedias y almanaques son caros, pero contienen información general muy útil. En cuanto a las novelas y otras obras de ficción, empiecen por los libros infantiles, ficción para jóvenes adultos y libros de lectura básica antes de pasar a libros más difíciles que puede leer menos gente. Los periódicos y las revistas son frecuentemente lo que más se consulta en una biblioteca. Hagan una lista de todas las sugerencias para poder ir satisfaciéndolas en el transcurso del tiempo. Deben utilizar toda la información conseguida para redactar una política sobre los fondos que haga presente el propósito de la biblioteca, a quiénes atiende y las clases de materiales que contiene. Muchas personas pueden participar en obtener libros para la biblioteca y gracias a esa política todo el mundo sabrá qué materiales es más importante recolectar y qué

17 - lo- obras son indeseables o inadecuadas. Hacer conocer la política a los donantes de libros les ayudará a entender las necesidades y a hacer donaciones mas útiles. La política debería ser revisada y aprobada por el comité de la biblioteca. Pidan además a los usuarios de la biblioteca y a los miembros de la comunidad para que lean y hagan comentarios al respecto. Recuerdan que se puede modificar mas adelante, a medida que la biblioteca vaya creciendo, y que de hecho es una buena idea revisarla anualmente o cada dos años. Es especialmente importante tratar de reunir materiales que contengan distintos puntos de vista, en la medida que sea culturalmente adecuado. Por ejemplo, si en la biblioteca hay un comentario político acerca de los Estados Unidos publicado por el Gobierno de ese país, convendría incluir también comentarios de fuentes no gubernamentales o de personas que vivan en otros países para que los usuarios de la biblioteca puedan consultar varios puntos de vista. Suministrar información de diferentes fuentes es especialmente importante en cuanto a los comentarios religiosos, culturales, políticos y sociales porque las obras sobre estos temas a veces expresan el punto de vista de un solo grupo o una sola persona. Ahora bien, estos temas pueden ser muy delicados, y las bibliotecas deberían averiguar si existe algún reglamento oficial sobre el material que pueden acopiar antes de ponerse a buscar donaciones. Medidas prácticas: 1. Averiguar los intereses y los niveles de lectura de los miembros de la comunidad que va a atender la biblioteca. 2. Decidir en qué tipo de libros se centraran los fondos. 3. Redactar una política sobre los fondos que describa qué materiales desearía poseer la biblioteca y cuáles no le serán útiles. Incluir qué hará la biblioteca con las donaciones que no sean adecuadas para los fondos (véase más adelante). Decisión: cómo obtener libros Los fondos de la mayoría de bibliotecas de los países en desarrollo están formados por libros donados y comprados. Esta sección trata de los libros donados y en las próximas secciones abordaremos la obtención de fondos y la compra de libros. Al leer esta sección, tengan presente que no hay que aceptar todos los libros que alguien se ofrezca a donar. Hay que remitirse a la política escrita sobre los fondos mencionada en la sección anterior para explicar a los donantes qué libros se necesitan. Antes de añadir cualquier libro a la biblioteca, verifiquen si es preciso y actual, está en buen estado, trata de un tema de interés para la comunidad, presenta un punto de vista equilibrado y emplea un nivel de lectura adecuado. Si alguien propone donar un libro inadecuado, explíquenle con firmeza pero amablemente por qué no pueden aceptarlo. La gente puede sorprenderse al enterarse de que la biblioteca tiene una política sobre sus fondos, pero generalmente se alegra de seguirla cuando lo sabe. Algunas bibliotecas aceptan todas las donaciones, pero venden los libros que no les son útiles. Pueden hacer figurar ustedes en la política sobre los fondos la advertencia de que la biblioteca no garantiza que toda donación pasará a formar parte permanente de la biblioteca. A algunos donantes (sobre todo las organizaciones filantrópicas internacionales) puede no gustarles que se vendan los libros que donan. En tal caso, es muy importante aclarar qué libros se necesitan..._---- ~--1-

18 - ll - El primer sitio al que deben acudir en busca de donantes de libros es la propia comunidad: Lhay maestros de escuela, profesionales, dirigentes eclesiásticos u otros miembros de la comunidad que tienen libros que estarían dispuestos a donar a la biblioteca? Para averiguarlo, organicen una campaña de recolección de libros, que puede hacerse de muchas maneras, la más corriente de las cuales es fijar un día especial a la recogida de las donaciones de la comunidad. A continuación, se presenta una lista de ideas e incentivos que pueden usar para motivar a los donantes de libros y darles las gracias: l l l l l l l l Hagan que algunos voluntarios vayan de puerta en puerta pidiendo libros. Es mucho trabajo para los voluntarios, pero muy cómodo para los donantes y también una buena ocasión de hablar más a la gente acerca del proyecto y de fomentar un sentimiento de participación comunitaria. Instalen un puesto de recogida de libros en la plaza de mercado. Utilicen músicos, bailarines, letreros llamativos y otros métodos para captar la atención de la gente. Designen varios lugares del pueblo en los que la gente pueda dejar los libros donados (se puede hacer durante varios días). Pidan a una congregación religiosa, una organización de la comunidad o un club que reciba libros para la biblioteca. Organicen una fiesta en la biblioteca sólo para la gente que done libros. Den pequeños premios a los donantes de libros. Pueden ser objetos muy baratos, por ejemplo, marcapáginas de tela, papel, bambú, cuerda trenzada u otra materia. Busquen voluntarios que les ayuden, porque pueden necesitarse muchos. Den a cada donante la posibilidad de ganar un premio. Véanse las instrucciones acerca de las rifas en la sección sobre Obtención de fondos. Den las gracias a los donantes inscribiendo sus nombres en los libros que donan. Una forma bonita de hacerlo es utilizando ex libris, es decir, etiquetas de papel que se cumplimentan y pegan en una página en blanco. Si no es posible hacer o comprar ex libris, pueden hacer un sello de caucho que diga Libro donado por..., o simplemente pedirle a alguien que tenga buena letra que escriba el nombre del donante en el libro. Ilustración 1: Ejemplo de ex libris pjplmqsj~~~~[ttl~~ El BlbIloteca. Municipal de EI a Libro donado 08 EI El

19 - 12- El éxito de una campaña de recogida de libros depende de la publicidad, sea cual fuere la forma en que se organice. Informen a la gente con semanas de antelación acerca de la campana y los premios o recompensas que vayan a dar. Recuérdenselo de vez en cuando. A continuación presentamos algunas formas de dar publicidad a esta actividad: Anunciarla en todos los barrios y en el mercado de la comunidad. Hacer que los profesores la anuncien en la escuela o envíen notas a los hogares para los padres. Pedir a los dirigentes religiosos que la mencionen en las misas o servicios. Poner carteles o anuncios llamativos y escritos con toda claridad. Anunciarla en la prensa y la radio. Enviar invitaciones especiales a personas que puedan tener muchos libros para regalar. El éxito de una campaña de recogida de libros demostrará a los donantes de libros de fuera de la comunidad que ésta se interesa verdaderamente por la biblioteca. Recuerden a la gente que se beneficia doblemente haciendo donaciones a la biblioteca porque tiene el placer de leer los libros donados en la biblioteca y el de compartirlos con otras personas. El establecimiento de redes Al desarrollar la campana de recogida de libros y formar el comité de la biblioteca, ya se ha preparado el camino para la siguiente etapa de la obtención de donaciones de libros: el establecimiento de redes. Establecer una red significa encontrar y contactar a personas y organizaciones que puedan ayudar a la biblioteca. Deben empezar por hacer una lista de todas las personas de la comunidad que tengan relaciones con organizaciones que publiquen obras sobre temas interesantes (véase más adelante una lista con ejemplos de organizaciones). Pídanles que soliciten una donación de la organización respectiva a la biblioteca. Si no pueden ayudar, hay que preguntarles si se puede hablar con otra persona de la organización y si pueden sugerir otras organizaciones que puedan donar libros. Al tratar de obtener donaciones de libros, averigiien si las organizaciones con las que se trate podrían ayudar a la biblioteca de otra manera (por ejemplo, impartiendo formación, aportando fondos, asesorando o facilitando más relaciones). La red opera como una parra: se comienza con uno o dos sarmientos y al cabo de poco cubre todo el jardín. Si cada miembro del comité establece unas cuantas relaciones, pronto tendrán ustedes apoyo en toda la zona. Al final, la red les llevará a conexiones fuera de la comunidad. Quizás oigan hablar de organizaciones del pueblo vecino o de una ciudad distante que tienen materiales que les hacen falta. De ser posible, hagan que un representante de la comunidad las visite personalmente para pedir libros. Visitarlos hace posible ver qué materiales tienen y seleccionar lo que la biblioteca necesita. / El representante podría ser un miembro del comité de la biblioteca, un miembro de la comunidad que viva en otro pueblo, un técnico de la asistencia extranjera o un agente de extensión (por ejemplo, un miembro del Peace Corps o un voluntario de las Naciones Unidas plli _i

20 véase más adelante), un taxista, un comerciante o cualquier otra persona que viaje frecuentemente. Debe llevar un ejemplar de la política sobre los fondos y poder explicar el proyecto claramente y saber exactamente qué materiales se necesitan. El representante puede tener que escoger entre diversas publicaciones, por lo cual deberá saber lo bastante acerca de la biblioteca para adoptar decisiones apropiadas. Aunque pueda ser tentador coger todo lo que una organización ofrezca, no debe recoger materiales claramente inútiles para la biblioteca (en mal estado, viejos, en un idioma, de un nivel o sobre un tema que no sean adecuados). No hay que desperdiciar valioso espacio de estanterías con libros inútiles, pues no servirá más que para desalentar a la gente de usar la biblioteca. Escribir a una organización pidiendo un catálogo de sus publicaciones antes de visitarla permite economizar tiempo y dinero. No merece la pena visitar una organización que no tenga ningún material que puede sernos útil. En la carta se debe explicar que los materiales son para la biblioteca y que se desea que sean donados. Soliciten una lista de precios si no pueden donarlos. También hay que pedir información general acerca de la organización. Es importante conservar en la biblioteca desplegables y folletos acerca de diferentes organizaciones. La siguiente lista de grupos que podrían ayudar a la biblioteca les dará algunas ideas para establecer la red: Otras bibliotecas. Pregúntenles dónde consiguieron los libros. Una de las primeras cosas que hay que hacer cuando se decida comenzar una biblioteca es hablar con otros bibliotecarios para obtener consejo, puesto que ellos ya se han enfrentado a muchas de las dificultades que se les presentarán a uno y pueden dar gran ayuda y apoyo. Al compartir contactos, se pueden aportar ayuda mutua para fortalecer las bibliotecas y sentar las bases de una colaboración duradera. Casi todos los países tienen una biblioteca nacional, y sus bibliotecarios pueden informarles sobre los servicios oficiales para bibliotecas, como el servicio nacional de bibliotecas (en caso de que haya uno en el país). Además hay que establecer relación con las bibliotecas escolares o públicas de la zona. Organizaciones no gubernamentales (ONG). Se llaman también de asistencia, no lucrativas o de socorro y pueden ser locales, regionales, nacionales o internacionales. Sus programas se especializan generalmente en uno o dos campos, como la salud, las mujeres en el desarrollo, la educación, la agricultura, el medio ambiente u otros aspectos del desarrollo. Los programas de alfabetización pueden ser especialmente útiles a las bibliotecas. Las ONG difieren considerablemente en importancia y especialización y presupuestos. Muchas publican materiales concebidos para agentes de extensión y voluntarios de las comunidades y frecuentemente dan ejemplares gratuitos a las bibliotecas. Algunas tienen incluso programas de apoyo a bibliotecas y pueden ofrecer libros y formación. Otras tienen su propia biblioteca, que deberían visitar. Pidan información a los bibliotecarios acerca de los materiales gratuitos que hayan recibido de otras ONG y los programas de donación de libros. Véase al final de este manual la Guiu de recursos para más información sobre organizaciones que apoyan a las bibliotecas. Organismos oficiales. Se pueden denominar ministerios, departamentos, agencias, servicios, consejos, comisiones o tener otros nombres. Pueden ser locales, regionales o nacionales. Muchos publican materiales gratuitos. Cada uno puede tener su propia oficina de información o su propio servicio de publicaciones, o bien puede haber una editorial oficina central. A veces, la editorial publica un catálogo a partir del cual se pueden hacer pedidos de lo que se

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