H. CONGRESO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS

Transcripción

1 29 de Octubre de 2015

2 Página 2 de 15 HOJA DE AUTORIZACIÓN ELABORÓ LIC. RICARDO NIÑO TELLO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS REVISÓ LIC. DAVID ADRIÁN PÉREZ SALDAÑA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA C.P. MARÍA DE LOS ÁNGELES GARCÍA PRINCE TITULAR DE LA UNIDAD DE CONTRALORÍA INTERNA AUTORIZÓ C.P. ENRIQUE ÁLVAREZ DEL CASTILLO ROJAS TITULAR DE LA UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

3 Página 3 de 15 TABLA DE CONTENIDO 1.-OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES DESARROLLO DIAGRAMA DE FLUJO EVIDENCIA 11 SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO.. 11 PRE-NÓMINA RESUMEN DE NÓMINA. 13 NÓMINA DEFINITIVA.. 14 COMPROBANTE DE PAGO.. 15

4 Página 4 de OBJETIVO Elaborar sistemáticamente los documentos que reflejen las remuneraciones al personal, en cuanto a la preparación, cálculo y elaboración de la nómina quincenal, de tal forma que se asegure de manera ordenada, la realización del pago de sueldos así como la disposición oportuna de información contable y estadística. 2. ALCANCE Las áreas involucradas en este procedimiento son: o Departamento de Recursos Humanos. o Unidad de Contraloría Interna. o Departamento de Tesorería. o Unidad de Servicios Administrativos y Financieros. 3. DEFINICIONES o Nómina. Lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por los servicios que éstos le prestan a la institución. o Pre-nómina. Reporte previo al cálculo de sueldos netos a pagar, relaciona el tiempo correspondiente a incidencias que generan una deducción del tiempo a devengar por cada empleado. o Dispersión. Depósito de efectivo en las cuentas de suficiencia presupuestal.

5 Página 5 de DESARROLLO ACTIVIDAD 4.1. El Jefe del Departamento de Recursos Humanos reúne la información pertinente a incidencias del personal El Jefe del Departamento de Recursos Humanos captura las incidencias identificadas en la aplicación Nómina El Jefe del Departamento de Recursos Humanos genera la prenómina de la quincena correspondiente El Jefe del Departamento de Recursos Humanos envía la solicitud de revisión de la pre-nómina al Titular de la Contraloría Interna El Titular de la Contraloría Interna recibe pre-nómina para su aprobación, procede a la revisión aleatoria de la misma (queda a consideración del Titular de la Contraloría Interna la decisión de revisar en su totalidad la pre-nómina, en el caso de gratificaciones y dietas se revisa el 100%). o Si la pre-nómina no requiere de adecuaciones, el Titular notifica la aprobación al encargado de Recursos Humanos. o Si la pre-nómina requiere de adecuaciones pero se puede aprobar, el Titular de la Contraloría Interna captura adecuaciones necesarias en el campo Observaciones, guarda captura y notifica las observaciones al encargado de Recursos Humanos. o Si la pre-nómina no se puede aprobar, el Titular de la Contraloría Interna, captura sus observaciones, guarda los cambios y el Titular notifica las observaciones al encargado de Recursos Humanos y el motivo de la no aprobación. EVIDENCIA- REFERENCIA Préstamos. Pensiones alimenticias. Seguros de Vida. Casas comerciales (FAMSA, VC, FOLY, Ropa de Victoria, etc.). Registro de Control de Asistencias OP/DRH/017 Aplicación de Nómina Pre-nómina Y Notificación de las observaciones de la pre-nómina

6 Página 6 de 15 ACTIVIDAD 4.6. El Jefe del Departamento de Recursos Humanos recibe aviso por parte de la Contraloría Interna: o Si la pre-nómina no se aprueba, el proceso continúa en la actividad 4.7. o Si la pre-nómina se aprobó con observaciones, el proceso continúa en la actividad 4.8. o Si la pre-nómina se aprobó sin observaciones el proceso continúa en la actividad El Jefe del Departamento de Recursos Humanos lleva a cabo las correcciones indicadas por el Titular de la Contraloría Interna, guarda adecuaciones hechas en el sistema de nóminas y se envía nuevamente a revisión (El encargado de Recursos Humanos le notifica al Titular de la Contraloría Interna). El proceso regresa a la actividad El Jefe del Departamento de Recursos Humanos efectúa ajustes a la pre-nómina, indicados por el Titular de la Contraloría Interna El Jefe del Departamento de Recursos Humanos genera Nómina Definitiva El jefe del Departamento de Recursos Humanos elabora la solicitud de pago de nómina, gratificaciones y dietas, así como las órdenes de pago de retenciones e impuestos El Jefe del Departamento de Recursos Humanos imprime orden de pago, nómina definitiva y resumen de nómina y los firma en el apartado de elaboración (las paginas que no indiquen este apartado se firman al calce) El jefe del Departamento de Recursos Humanos envía la nómina impresa al Departamento de Tesorería para la revisión de impuestos El jefe del Departamento de Tesorería, una vez realizada la nómina la firma en el apartado de revisó Tesorería y la remite al Departamento de Recursos Humanos. EVIDENCIA- REFERENCIA Notificación de la Revisión de la prenómina. Pre-nómina Nómina definitiva. USAF/DRH/003 Ver. 01 Solicitud de Orden de Pago USAF/DRH/001 Ver. 01 Resumen de Nómina USAF/DRH/002 Ver. 01

7 Página 7 de El jefe del Departamento de Recursos Humanos envía al titular de la Contraloría Interna la nómina impresa con todos sus anexos para la firma en el apartado de revisó Contraloría Interna El Jefe del Departamento de Recursos Humanos solicita firma en el apartado de aprobación al Titular de la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros (las páginas que no indiquen este apartado se firman al calce). ACTIVIDAD Una vez que los documentos han sido firmados, el Jefe del Departamento de Recursos Humanos los entrega al Jefe del Departamento de Tesorería, requiriendo evidencia de recibido para su control, quedando en espera de la confirmación de la dispersión del monto de la nómina El Jefe del Departamento de Tesorería revisa la Orden de Pago, Nómina definitiva y el Resumen de Nómina y verifica suficiencia presupuestal: o Si no hay suficiencia presupuestal, se avisa al Titular de la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros, quién indica gestiones necesarias. o Si se cuenta con suficiencia presupuestal se continúa con el proceso en la actividad EVIDENCIA- REFERENCIA Orden de Pago USAF/DRH/001 Ver. 01 Cheques de Nómina Póliza Global de trabajadores con suma nómina (dispersión) Calculo de las deducciones Desglose de las deducciones Resumen de Nómina USAF/DRH/002 Ver. 01 Nómina definitiva. USAF/DRH/003 Ver El jefe del departamento de Tesorería genera el archivo de dispersión, a partir de la descarga del archivo del sistema, el cual debe incluir la siguiente información: o Número de empleado o Nombre o Importe o Número de cuenta El jefe del Departamento de Tesorería carga el archivo generado al portal de Banorte, transmite e imprime el reporte de transmisión de Archivo de Nómina y su desglose. Formato de Dispersión Reporte de Transmisión de Archivo de Nómina (Documento Externo)

8 Página 8 de El Jefe del Departamento de Recursos Humanos procede a la elaboración de los comprobantes de pago que serán firmados de conformidad, por los empleados a los que se les pagó su quincena correspondiente El Jefe del Departamento de Recursos Humanos elabora el reporte de comprobantes de pago entregados y/o no entregados y procede a remitirlos al titular de la Contraloría Interna previo acuse de recibo. Elaboración de comprobantes de pago Reporte de Talones Entregados Reporte de Talones No entregados

9 Página 9 de DIAGRAMA DE FLUJO.

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11 Página 11 de EVIDENCIA. Solicitud de Orden de Pago. USAF/DRH/001 Ver. 01

12 Página 12 de 15 Pre- Nómina

13 Página 13 de 15 Resumen de Nómina USAF/DRH/002 Ver. 01

14 Página 14 de 15 Nómina Definitiva USAF/DRH/003 Ver. 01

15 Página 15 de 15 Comprobante de Pago USAF/DRH/004 Ver. 01