RETENCIÓN 2 3 X X 1 4 X X 1 4 X X 1 9 X X 2 3 X X 1 0 X X 1 0 X

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1 UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS DESPOJADAS Pág 1 hasta 3 CÓDIGO: GD-FO-08 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD VERSIÓN: 0 OBJETIVO DEL PROCESO: Proporcionar a la UAEGRTD una herramienta administrativa para la organización de sus archivos de forma eficaz, eficiente y estandarizada, enmarcada en la reglamentación y disposiciones legales vigentes. UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: Grupo de Gestión Documental TIEMPO DE DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIES/SUBSERIES/TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN FINAL D S SB AG AC CT E MT 303GGD 3 11 ACTAS Actas de Eliminación. Acta. Formato Único de Inventario Documental (FUID) 2 3 S PROCEDIMIENTO su disposicion final será la digitalización y conservación total debido a que evidencian toma de decisiones de la Administración. 303GGD 3 23 Actas de Reunión Grupo. Acta. Listado de Asistencia 1 4 debe digitalizarse conservando permanentemente el soporte papel debido a que la subserie representa valores secundarios que reflejan el cumplimiento de las funiones. 303GGD 16 1 COMUNICACIONES Comunicaciones Circulares. Circular 2 0 se Elimina debido a que se encuentran consolidadas en la Dirección General. 303GGD INFORMES Informes de Gestión. Informe 1 4 debe digitalizarse conservando permanentemente el soporte papel ya que evidencia la gestión realizada en cumplimiento de sus funciones. 303GGD 32 1 INSTRUMENTOS DE CONTROL Instrumentos de Control Comunicaciones Oficiales. Consecutivo de Correspondencia Envianda. Consecutivo de Correspondencia Recibida 1 9 Digitalizar y Eliminar el soporte papel en su totalidad y Conservar el documento Digital por 10 años más. 303GGD GGD 32 7 Instrumentos de Control Inventarios Documentales. Inventario Instrumentos de Control Planillas Correspondencia Enviada. Planillas Conservar el soporte papel en su totalidad y Digitalizar. Evidencian el cumplimiento de los objetivos del Área. Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en el Archivo de Gestión, se Elimina ya que cumplida su vigencia administrativa no desarrolla valores primarios, corresponde a información que se actualiza periódicamente. Digitalizar para consulta. 303GGD 32 8 Instrumentos de Control Planillas Correspondencia Interna. Planillas 1 0 Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en el Archivo de Gestión, se Elimina ya que cumplida su vigencia administrativa no desarrolla valores primarios, corresponde a información que se actualiza periódicamente. Digitalizar para consulta. versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.

2 303GGD 32 9 Instrumentos de Control Planillas Correspondencia Recibida. Planillas 1 0 Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en el Archivo de Gestión, se Elimina ya que cumplida su vigencia administrativa no desarrolla valores primarios, corresponde a información que se actualiza periódicamente. Digitalizar para consulta. 303GGD Instrumentos de Control Planillas de Préstamos. Formato de Préstamos Documental 1 2 Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en el archivo de gestión, se digitaliza y Elimina el formato papel en su totalidad. El Digital deberá conservarse en el Archivo Central dos (2) años más, para fines de consulta y control. UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS DESPOJADAS Pág 2 hasta 3 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD CÓDIGO: GD-FO-08 VERSIÓN: 0 OBJETIVO DEL PROCESO: Proporcionar a la UAEGRTD una herramienta administrativa para la organización de sus archivos de forma eficaz y eficiente y estandarizada, enmarcada en la reglamentación y disposiciones legales vigentes. UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: Grupo de Gestión Documental TIEMPO DE CÓDIGO SERIES/SUBSERIES/TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN D S SB AG AC CT 303GGD Instrumentos de Control Tablas de Retención Documental (TRD). Encuestas Documentales. Matriz. Cuadro de Clasificación Documental (CCD). Tablas de Retención Documental (TRD). Guía de Aplicación. CD. Acta de Aprobación 1 10 DISPOSICIÓN FINAL E MT S PROCEDIMIENTO Digitalizar y Conservar el tiempo establecido en el Archivo de Gestión contando desde el momento en que se modifiquen o cambien, trasladar al Archivo Central y conservar diez años más. Digitalizar para futuras consultas y Eliminar el soporte papel en su totalidad. Publicar en la página Web de la Unidad las Tablas vigentes 303GGD 38 4 PLANES Planes de Acción Grupo. Diagnóstico. Cronograma. Plan. Productos. Aplicación y Seguimiento. Informe 1 0 Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, la subserie se elimina ya que se consolida en el Plan de Acción de la Oficina Asesora de Planeación de la URT. Según Resolución 001- Manual específico de funciones y de competencias laborales. 303GGD Planes de Capacitaciones. Formato de Diagnóstico versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.

3 . Acta. Listado de Asistencia. Productos. Evaluación 1 4 debe Eliminarse en su totalidad ya que no desarrolla valores secundarios. 303GGD Planes de Mejoramiento Grupo. Plan 1 0 Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, la subserie se elimina ya que se consolida en el Plan de Mejoramiento de la Oficina Asesora de Planeación de la URT. Según Resolución 001- Manual específico de funciones y de competencias laborales. 303GGD Planes Presupuestales Grupo. Plan 1 0 Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, la subserie se elimina ya que se consolida en el Plan Presupuestal de la Oficina Asesora de Planeación de la URT. Según Resolución 001- Manual específico de funciones y de competencias laborales. 303GGD Planes Transferencias Documentales. Oficio. Formato Único de Inventario Documental (FUID) 1 9 debe digitalizarse conservando permanentemente el soporte papel. Evidencian el cumplimiento de los objetivos del Área. 303GGD 41 6 PROGRAMAS Programas de Gestión Documental (PGD). Guía de Organización de Historias Laborales.Guía de Organización de Expedientes Contractuales. Guía de Organización de Expedientes Financieros. Programa. Anexos 1 10 Digitalizar y Conservar el tiempo establecido en el Archivo de Gestión contando desde el momento en que se modifique o cambie, trasladar al Archivo Central y conservar diez años más. Digitalizar para futuras consultas y Eliminar el soporte papel en su totalidad. Evidencian el cumplimiento de los objetivos del Área. UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS DESPOJADAS Pág 3 hasta 3 CÓDIGO: GD-FO-08 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD VERSIÓN: 0 OBJETIVO DEL PROCESO: Proporcionar a la UAEGRTD una herramienta administrativa para la organización de sus archivos de forma eficaz y eficiente y estandarizada, enmarcada en la reglamentación y disposiciones legales vigentes. UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: Grupo de Gestión Documental D TIEMPO DE CÓDIGO SERIES/SUBSERIES/TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN S SB AG AC CT E 303GGD 43 1 PROYECTOS Proyectos Campaña Cero Papel 1 4 DISPOSICIÓN FINAL MT S PROCEDIMIENTO versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.

4 . Proyecto. Productos 1 4 debe eliminarse el soporte papel ya que no desarrolla valores secundarios. CONVENCIONES: D= Dependencia S= Serie SB = Subserie CT = Conservación Total E = Eliminación MT = Medios Tecnológicos S = Selección ELABORADO POR: NOMBRE CARGO FECHA FIRMA REVISADO POR: APROBADO POR: versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.

5 versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.

6 versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.

7 versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.

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