MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

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1 Página: 1 de 7 INSTRUCTIVO: ELABORAR REPORTE TRIMESTRAL DE SALDOS A LA SUBDIRECCIÓN DE FINANCIAMIENTO INTERNO DE LA NACIÓN DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

2 Página: 2 de 7 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Realizar informe consolidado trimestral de inversiones financieras vigentes, a partir de los registros del SGF QUIPU para el reporte de saldos a la Subdirección de Financiamiento Interno de la Nación de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. ALCANCE: Inicia con la generación e impresión de reportes de inversiones e información contable de inversiones vigentes, y finaliza con el envío y radicación de la comunicación escrita junto con el formato No. 2 reporte trimestral de saldos a la Subdirección de Financiamiento Interno de la Nación de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Aplica para la División Nacional de Tesorería. DEFINICIONES: 1. Inversión: Recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de empresas públicas y privadas, y en la adquisición de valores como títulos e instrumentos derivados, en cumplimiento de políticas financieras, económicas y sociales determinadas y que como consecuencia pueden generar utilidades. 2. SGF QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 1. Generar e imprimir el reporte balance mensual en el SGF QUIPU El auxiliar de Tesorería debe generar e imprimir el reporte de balance mensual a través del SGF QUIPU. Esta es la ruta que debe seguir en el SGF QUIPU para generar e imprimir el reporte de balance mensual: SGF QUIPU: Contabilidad>Reportes>Cierre>Balanc x Natura Unal>Ejecución de reportes>balance mensual.

3 Página: 3 de 7 2. Generar e imprimir el reporte de inversiones vigentes en el SGF QUIPU El auxiliar de Tesorería debe generar e imprimir el reporte de inversiones vigentes a través del SGF QUIPU. El sistema genera el reporte de las inversiones vigentes a la fecha en que se están valorando. Esta es la ruta que debe seguir en el SGF QUIPU para generar los reportes: SGF QUIPU: Inversiones>Reportes>Inversiones Vigentes>Relación de inversiones vigentes a la fecha. 3. Generar en excel el reporte de inversiones vigentes en el SGF QUIPU. El auxiliar de Tesorería debe tener en cuenta los siguientes pasos para generar en excel el reporte de inversiones vigentes en el SGF QUIPU: a. Seleccione la siguiente opción de menú: File/Generat to file/delimited

4 Página: 4 de 7 b. Presione el botón OK. c. Indique el nombre y la ubicación donde va a generar el archivo en Excel, que debe ser creado con extensión.xls Ej. c:\ Relacióninversionesvigentes.xls 4. Abrir el archivo en excel, depurar y revisar la información generada

5 Página: 5 de 7 El auxiliar de Tesorería debe realizar la depuración del archivo de excel dejando sólo las columnas relacionadas en el formato informe portafolio de inversiones consolidado. 5. Validar la información relacionada en el cuadro consolidado con respecto a información contable El auxiliar de Tesorería debe validar la información que generó los reportes de inversiones financieras generado a través del SGF QUIPU con respecto a la información contable del balance mensual. Se presentan inconsistencias en la información? El auxiliar de Tesorería debe verificar si se presentaron inconsistencias en la información contenida en los reportes. Si: Revisar y corregir las inconsistencias, ir al numeral 6. No: Diligenciar el formato No. 2 reporte trimestral de saldos del Portafolio de Inversiones de la Universidad Nacional de Colombia, ir al numeral Revisar y corregir las inconsistencias El auxiliar de Tesorería debe revisar la información y verificar si se generó diferencia entre los valores de los reportes de inversiones y la información contable del balance mensual y corregir las inconsistencias. 7. Diligenciar el formato No. 2 reporte trimestral de saldos del Portafolio de Inversiones de la Universidad Nacional de Colombia El auxiliar de la División Nacional de Tesorería debe registrar en el formato No. 2 reporte trimestral de saldos de inversiones preestablecido por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la información relacionada con el Portafolio de Inversiones de la Universidad Nacional de Colombia, teniendo en cuenta los siguientes pasos para su diligenciamiento: a. Utilice para el diligenciamiento trimestral de la información el modelo del formato No. 2 reporte trimestral de saldos b. Utilice un renglón para cada inversión del portafolio de la entidad con corte al trimestre reportado. c. Relacione la entidad emisora para cada tipo de título. d. Relacione las fechas de emisión y de vencimiento para cada tipo de título. e. Relacione los valores nominal y de compra en miles de pesos. El valor de compra corresponde al valor girado en la fecha en la que se realizó la inversión. f. Relacione para cada inversión la Tasa de rentabilidad efectiva anual para el inversionista en términos porcentuales, con tres decimales

6 Página: 6 de 7 g. Relacione la entidad intermediaria con la que se realizó la compra del instrumento. Ver formato 2 reporte trimestral saldos de inversiones (Ministerio de Hacienda y Crédito Público). 8. Elaborar y enviar comunicación al Rector de la Universidad junto con el formato No. 2 reporte trimestral de saldos del Portafolio de Inversiones de la Universidad Nacional de Colombia El auxiliar de la División Nacional de Tesorería debe elaborar comunicación dirigida al señor Rector, la cual es firmada por el Gerente Nacional Financiero y Administrativo, anexando el formato No. 2 reporte trimestral de saldos con la información del Portafolio de Inversiones de la Universidad Nacional de Colombia, para su consideración y firma, junto con el oficio remisorio de la información a reportar a la Subdirección de Financiamiento Interno de la Nación de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 9. Firmar el formato No. 2 reporte trimestral de saldos con la información relacionada con el Portafolio de Inversiones de la Universidad Nacional de Colombia El Rector (Represente Legal) firma el formato No. 2 reporte trimestral de saldos con la información relacionada con el Portafolio de Inversiones de la Universidad Nacional de Colombia, y el oficio remisorio. 10. Enviar y radicar la comunicación escrita junto con el formato No. 2 reporte trimestral de saldos a la Subdirección de Financiamiento Interno de la Nación de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público El Auxiliar de la División Nacional de Tesorería debe enviar, debidamente firmado por el Rector (Representante legal), en original, el formato No. 2 reporte trimestral de saldos a la Subdirección de Financiamiento Interno de la Nación de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público con la información relacionada del Portafolio de Inversiones de la Universidad Nacional de Colombia con una periodicidad trimestral con corte a 31 de Marzo, 30 de Junio, 30 de septiembre y 31 de Diciembre de cada año, el cual deberá presentarse ante la misma Dirección, máximo un mes después de la fecha de corte. El mensajero deberá radicar la comunicación escrita junto con el original del formato No. 2 reporte trimestral de saldos en la Subdirección de Financiamiento Interno de la Nación de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

7 Página: 7 de 7 El diligenciamiento y envío del formato No. 2 reporte trimestral de saldos a la Subdirección de Financiamiento Interno de la Nación de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se realiza en cumplimiento del artículo 58 del Decreto 1525 del 9 de mayo de Ir al Procedimiento efectuar apertura y cierre diario de Tesorería - Instructivo para archivar los documentos de Tesorería según Tabla de Retención Documental (proceso Tesorería). Fin del instructivo. ELABORÓ CARGO Socorro Cardozo Miranda, Nohora Judith Rojas, María Fernanda Forero Jefe División Nacional de Tesorería, Asistente administrativo División Nacional de Tesorería, Contratista REVISÓ CARGO Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia. Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol. APROBÓ CARGO Ángela María González Lozada Gerente Nacional Financiera y Administrativa FECHA Marzo 31 de 2010 FECHA Mayo 06 de 2010 FECHA Marzo 01 de 2011