Project Online Introducción La voz del cliente Qué es Project Online? Características del producto

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1 Project Online Introducción Ya ha pasado un año desde la liberación de la versión 2013 de los productos Microsoft, en especial esta versión agregó un nuevo elemento a la familia de productos de Office 365 que se pueden utilizar por medio de una suscripción de servicios en la nube, este nuevo elemento es Project Online, la intensión de este artículo es compartir información de este producto que considero apoya de manera muy interesante a la rápida puesta en funcionamiento de una Oficina de Proyectos, y que desgraciadamente aún no tiene una amplia difusión como otros de los productos Microsoft. La voz del cliente La decisión de agregar este nuevo producto a la familia de Office 365 se debió a un levantamiento de necesidades compartidas por los clientes, algunas de ellas son: Nuestros colaboradores requieren trabajar desde virtualmente cualquier lugar Requerimos flexibilidad para manejo de nuestros proyectos sin costos adicionales por infraestructura Debemos asegurar que las inversiones en proyectos estén alineadas a las prioridades del Negocio Se necesita mayor visibilidad y control sobre los recursos que participan en proyectos Las facilidades para generar reportes deberían de ser mediante herramientas conocidas como Excel Qué es Project Online? Microsoft Project Online es una solución para la administración del portafolio de proyectos (PPM) y la administración de los proyectos, esta aplicación es proporcionada por medio de Office 365, y permite a las organizaciones empezar a trabajar rápidamente sin la necesidad de contar con una infraestructura de servidores dedicada a soportar las aplicaciones. Esta solución permite a los usuarios utilizar los servicios desde prácticamente cualquier lugar y cualquier dispositivo. Características del producto Las características principales de Project Online son: Ofrecimiento de experiencia de uso similar al de los productos de Microsoft Office Construido sobre la plataforma de colaboración SharePoint Integración a Project Professional 2013 y Project Pro 2013 Consulta y actualización de la información usando los navegadores de internet más conocidos Facilidad de explotar la información de Proyectos, tareas y recursos por medio de Excel Services En que situaciones es recomendable Project Online sobre Project Server? En mucho casos el que una Oficina de Proyectos cuente con aplicaciones de servidor que apoyen las funciones de los: Líderes de Proyecto, Ejecutivos, miembros del equipo del proyecto y partici-

2 pantes de la Oficina de Proyectos, es toda una complicación por la dependencia en la adquisición de las licencias correspondientes y de los servidores para instalar las aplicaciones, por ello muchas Oficinas de Proyectos llevan un comanual de la información de los proyectos y reportes necesarios, así como la dependencia de aplicaciones como Excel y PowerPoint. Project Online permite a un área que desea gestionar sus proyectos, hacer una rápida activación de los servicios vía la contratación de los mismos en el portal de Microsoft, ello sin depender de contar con servidores propios para almacenar e instalar las aplicaciones, permitiendo a los usuarios interactuar con los servicios desde sus equipos personales, utilizando ya sea un navegador de Internet, y para usuarios líderes de proyecto la aplicación de Project Professional 2013 o Project Pro for Office 365. Con lo anterior una Oficina de Proyectos puede realizar una configuración de la aplicación y generar algunos de los reportes mediante Excel Services, y mucha de la información que requiere para la configuración de la aplicación está disponible en la página de Microsoft. Desde mi punto de vista Project Online es una solución muy recomendable para aquellas Organizaciones donde apenas está naciendo su Oficina de Proyectos, o donde el nivel de madurez de los procesos es inicial, y por lo tanto la necesidad de reportes y procesos no es compleja y no existe la necesidad de contar con interfaces a otras aplicaciones. Un recorrido por la solución Cuando un usuario cuenta con el servicio visualizará una página muy similar a la siguiente:

3 En el lado izquierdo encontraremos el menú de opciones de selección rápida, y en lado derecho una serie de opciones para realizar las acciones más naturales de la aplicación, por ejemplo: Crear o importar proyectos: Creación de nuevos proyectos con la capacidad de registro de datos generales Informes de uso: Acceso a los informes default de la solución. Compartir su sitio: Con otros usuarios de Office 365 La opción del Centro de proyectos permite tener acceso a una vista que muestra todos los proyectos a los cuales tenemos permisos. El establecimiento de los permisos es una configuración que realiza el administrador de la solución, y en este caso varias de las opciones de configuración son muy similares a las que tiene Project Server. Ricardo Sánchez Orduña

4 La principal diferencia es que en Project Online no se dispone de las opciones para generación de cubos, ni tampoco la posibilidad de las directivas empresariales para definir el servidor de correos electrónicos. Cada proyecto se puede consultar a detalle solamente seleccionándolo en el Centro de Proyectos y la solución en este caso presentará la información del proyecto, es decir sus tareas. Y dándole opción al usuario para editarlo si este cuenta con los permisos correspondientes. La edición del cronograma es muy similar a la edición que se realiza con el Project de escritorio. Por el contrario si lo que desea el usuario es crear un nuevo proyecto, Project Online le presentará un formato para el registro de la información del proyecto. Esta información puede ser personalizada a las necesidades de los tipos de proyecto, y es parte de la configuración, pudiéndose establecer campos de diversos tipos: Texto, Numéricos, Fechas, Costos, etc,

5 Tipos de audiencia para Project Online Puntos adicionales de uso Es importante recordar que así como Project Server aprovecha la plataforma de colaboración de SharePoint Server, Project Online aprovecha la plataforma de colaboración de SharePoint Office 365, por lo que la creación de sitios de proyectos en donde se pueda almacenar la información documental del proyecto es posible e incluso recomendable. Si los usuarios tienen contratados los servicios de mensajería Lync Online, pueden también aprovechar estas capacidades y tener comunicación vía mensajería con los otros participantes del proyecto. Los flujos de proyecto se pueden desarrollar mediante SharePoint Designer Limitaciones de Project Online Aunque la solución proporciona una plataforma muy estable, esta tiene las siguientes limitaciones: No se dispone de mecanismos de acceso directo a la base de datos, y solo se puede realizar la extracción de información a las tablas de REPORTING mediante ODATA y CSOM. No se dispone de mecanismos para generación de cubos No se dispone de mecanismos de respaldo de la base de datos, por lo que solo se puede bajar cronograma por cronograma, y para los documentos se puede utilizar SharePoint WorkSpace 2010 (trabaja con SharePoint 2013). Javier DLabra Gerente de MS Project

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