Términos de Referencia Adquisición e Implementación de Plataforma ERP SeNaSa

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1 29/05/2013 CONTENIDO DEL DOCUMENTO I. Contenido básico de los términos de referencia a. Antecedentes b. Glosario de Términos c. Objetivo general y específicos de los servicios a contratar d. Alcance e. Forma de aplicación y/o metodología f. Duración del servicio g. Recursos y facilidades a suministrar por la entidad contratante h. Costos i. Criterios de selección y evaluación Comisión de Peritos Página 1

2 ANTECEDENTES El Seguro Nacional de Salud (SeNaSa) en el año 2005 adquirió un software para la gestión administrativa desarrollado sobre la plataforma COSMOS de la empresa TransTools. COSMOS es una herramienta de desarrollo de aplicaciones Cliente/Servidor desarrollada en su versión 4.0 en el año En la República Dominicana se iniciaron varios proyectos con este software entre los que podemos mencionar: - Ministerio de Salud Publica - Procuraduría General de la República - Ministerio de Trabajo - CERSS (Comisión para la Reforma del Sector Salud) La empresa TransTools se instalo en el país a partir del 1999 desde donde dirigían, daban soporte y seguimiento a sus proyectos locales. En el año 2005 la empresa cierra sus operaciones en el país y finaliza los contratos con los proyectos implementados hasta ese momento. De los proyectos que se lograron implementar con la herramienta Cosmos TransTools a la fecha solo la Procuraduría General de la República y la Ministerio de Trabajo están utilizando esta herramienta y están en proceso de sustitución. GLOSARIO DE TERMINOS Componente Web: se refiere a las partes de la solución informática que será utilizada a través de internet y a través de las redes de SENASA sin necesidad de instalación de software en las maquinas de los usuarios. Portal de Internet: Pagina web que será utilizado como punto céntrico de acceso a los servicios ofrecidos por la solución informática. ERP (Enterprise Relationship Planing): Siglas en ingles para describir los Software de Gestión de planificación de recursos empresariales, son programas de computadoras pre-desarrollados que cuentan con módulos informáticos para cada uno de las actividades de gestión financiera principales de una empresa, ej. Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Cuenta por Pagar, Inventario, Facturación, Activo Fijo, entre otros. Comisión de Peritos Página 2

3 Herramienta de Flujos de Trajabo: (WorkFlow) son herramientas que se utilizan para diseñar de manera grafica y sencilla los flujos que deben seguir los procesos de una entidad y los requerimientos en cada paso para ser monitoreados y controlados de manera automatizada por estas herramientas. Componente de Integración: Se refieren a tecnologías que permiten que el software de la entidad pueda interconectarse e intercambiar información con software de otras entidades de manera automatizada. OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICOS DE LOS SERVICIOS A CONTRATAR Objetivo General Dotar a la institución de un software de gestión financiera que permita agilizar sus operaciones y contar con informaciones en tiempo real para el apoyo a las tomas de decisiones. Objetivo Específicos La Implementación del Sistema de Planificación de Recursos Institucionales y Gestión Administrativa de SENASA tiene por objeto: Automatizar, integrar e informatizar los procedimientos relacionados a la gestión financiera, mediante una solución informática centralizada que permita eficientizar los recursos y reducir los tiempos de ejecución de los procesos y costos. Integrar todos los procesos mediante una solución informática que permita mayor interacción entre los funcionarios de SENASA, definición de Workflow de trabajo e intercambio de documentaciones electrónicas que reduzcan la generación de documentos impresos y oriente la institución a un modelo de Oficina sin Papel. Disponer de un sistema de gestión de información que integre y automatice los procesos asociados a los aspectos administrativos y financieros. Requerimientos y Especificaciones de los Productos Esperados 1) Componente Web: Portal de Internet: Debe ser desarrollado un Portal Web el cual estará vinculado al Portal actual de SENASA. En dicho Portal Web se ofrecerá toda información necesaria sobre los servicios disponibles en SENASA, solicitudes de servicios, quejas, publicación de información de transparencia en tiempo real en base a la gestión administrativa, requisitos, procedimiento a seguir, costos, plazos, ayuda, preguntas frecuentes, contactos, plantillas de cartas, formularios, Comisión de Peritos Página 3

4 entre otros. El portal contará con la seguridad correspondiente vía SSL, lo cual brindará un entorno seguro de navegación (HTTPS). A través del mismo Portal los usuarios podrán tener acceso a la aplicación o sistema para dar inicio a la solicitud electrónica de información, sugerencias, etc. De la misma manera, será posible dar seguimiento y conocer el estado de las solicitudes en proceso, las rechazas y las otorgadas. El Portal debe ser diseñado y desarrollado utilizando como base las Normas y Estándares para Portales Gubernamentales emitidas por la Oficina Presidencial de Tecnologías de la Información y Comunicación (OPTIC). Registro y Autenticación de Usuarios: La solución debe incorporar una función de registro y autenticación de usuarios, de forma tal que los usuarios puedan completar un formulario de registro con las informaciones requeridas por SENASA. De esa manera la solución asociará los trámites con los usuarios y estos podrán contar con un histórico personalizado de las solicitudes realizadas y en curso. 2) Componente del Software de Gestión Financiera (ERP) Este componente del Sistema de Planificación de Recursos Institucionales (ERP), integrado al Portal WEB Interactivo, brindará nuevos de niveles control y eficiencia a SENASA, de manera tal, que se podrá registrar y controlar las actividades administrativas y financieras que se generan en las diferentes áreas funcionales, los ingresos y egresos que se originan, los movimientos y balances de las cuentas contables y cuentas bancarias. Todos estos controles se ejecutan a través del registro en los diferentes módulos que resultan en entradas contables y emisión de Estados Financieros. Para los fines el oferente debe plantear una solución que abarque al menos los siguientes componentes: Gestión Financiera: Tesorería, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Gestión de la Contabilidad General Gubernamental y Privada, Estados Financieros, etc. Compras y Abastecimiento: Gestión de compras, evaluación de proveedores, gestión de garantías y vencimientos, ordenes de compras, devoluciones, Back Order, requisiciones, etc. Capacidad de integración con SIGEF (Sistema Integrado de Gestión Financiera, Ministerio de Hacienda). Comisión de Peritos Página 4

5 Planificación y Control Presupuestario: Planificación y gestión presupuestaria, capacidad de integración con la Planificación de la Entidad. Nomina y Recursos Humanos: Gestión de Recursos Humanos, nominas de pago electrónicas y por cheques, Capacitación, Evaluación 360º, evaluación de desempeño por indicadores, Capacidad de integración con el SASP (Sistema de Administración de Servidores Públicos, Ministerio de Administración Publica). Gestión de Proyectos: Módulo de gestión de contabilidad por proyectos. Gestión de Planificación Estratégica (KPIs): Módulo de creación y monitoreo de indicadores clave de rendimiento, Balanced Score Card. Flujo de Trabajo y Colaboración: Entorno de colaboración para compartir documentos e informaciones entre los funcionarios del SENASA. Módulo de Gestión de Mantenimiento Vehículos: Módulo de gestión de vehículos, mantenimiento, talleres, averías, neumáticos, datos técnicos (incluye seguro), intervalos de mantenimiento, combustible, rutas, accidentes, repuestos, multa de tránsito, asignación vehicular-ocupación, formulario de solicitud de uso de vehículo/transporte, reportes, entre otras funcionalidades estándar de módulos de esta naturaleza. Inteligencia de Negocios y Reportes: Componente de análisis de informaciones y reportes. Este debe permitir la capacidad de generar nuevos reportes, Cuadros de Mandos con los principales indicadores de gestión. Acceso vía Web: Debe contener interfaces Web que permitan el uso de la aplicación en localidades distribuidas, preferiblemente sin necesidad de software de terceros. 3) Herramienta de Trámites y Gestión de Seguimiento Interno (CRM): Es el componente de la solución que implica el desarrollo de una aplicación para el procesamiento electrónico de las solicitudes de servicios, consolidando así los datos y procesos entre los diversos departamentos y unidades relacionados en los trámites. 4) Herramienta de Flujos de Trabajo: Herramienta que nos permita crear, configurar actividades dentro del flujo de trabajo de los procesos relacionados a las solicitudes de servicio. Es decir, los aspectos operacionales de una actividad de trabajo, cómo se Comisión de Peritos Página 5

6 estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Módulo de Firma digital: La solución debe incorporar la capacidad de que los responsables de aprobaciones participan del flujo de procesos firmen digitalmente dichas autorizaciones. Comprendiendo como firma digital un esquema matemático que sirve para demostrar la autenticidad de un mensaje digital o de un documento electrónico. Una firma digital da al destinatario seguridad en que el mensaje fue creado por el remitente, y que no fue alterado durante la transmisión. En tal sentido el oferente debe presentar una solución que permita a los funcionarios portar su firma digital en un medio, de manera que estos puedan firmar digitalmente en cualquier lugar donde tengan acceso a la solución, contar con acceso mediante dispositivos móviles. Para fines de este módulo debe ser considerado el marco regulatorio de la República Dominicana, la Ley de Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales, de fecha 29 de septiembre de 2002, que regula toda relación comercial, estructurada a partir de la utilización de uno o más documentos digitales o mensajes de datos o de cualquier otro medio similar. 5) Componente de Integración Web Services: La solución propuesta debe estar en capacidad de operar con otros sistemas vía web Services, tanto para consulta como para actualización de datos de una manera segura y confiable. Aplicaciones y Sistemas de Terceros: Debe considerarse la posibilidad de realizar consultas e integración de aplicaciones y sistemas de terceros, tales como: 1. Instituciones Bancarias para fines de transacciones de pago e informes digitales 2. Entidades certificadores que emitirán los certificados digitales 3. Entidades para la validación de datos suministrados por los usuarios, tales como consulta del Registro Nacional de contribuyentes (RNC), de la Dirección General de Impuestos Internos (DGII). 4. Instituciones Reguladoras y Colaboradoras como son SISALRIL, TSS, UNIPAGO, entre otros. Comisión de Peritos Página 6

7 Integración con los componentes tecnológicos de la entidad: Se requiere que la solución sea compatible con los siguientes elementos: - Compatibilidad con servidor de base de datos Microsoft SQL Server 2008 R2 o superior - Compatibilidad con Microsoft SharePoint Portal Server 2010 o superior - Compatibilidad con Microsoft Framework.NET 2010 o superior - Compatibilidad con Microsoft Office 2010 o superior - Compatibilidad con Microsoft Project 2010 o superior - Compatibilidad con Microsoft Reporting Services - Compatibilidad con Microsoft Analisys Services - Compatibilidad con el Sistema Operativo Windows 2008 R2 o superior - Compatibilidad con el Sistema Operativo Windows XP, Vista, 7 y 8 Capacidad para extensión y/o modificación: Se requiere que la solución cuente con herramientas de programación que permita ampliar sus funcionalidades y mejorar, corregir y darles mantenimiento a todo el software por parte del personal de Tecnología del SENASA, ya sea códigos fuentes, herramientas case, etc. 6) Componente Manual de Procedimientos El oferente deberá contar con expertos para el levantamiento y rediseño de los procesos Administrativos y Financieros de SENASA, entregando como producto un manual de procedimientos que será utilizado para la personalización del sistema ERP, este manual deberá contener al menos: 1- Identificación de los procesos claves y soportes. 2- Construcción del mapa de procesos 3- Asignación de los procesos a sus responsables 4- procedimientos de los procesos de trabajo 5- Gestión de Riesgo de procesos Alcance La población de usuarios se divide de la siguiente forma: Departamento Usuarios Accesos ACCESO A LA INFORMACON 2 Workflow Comisión de Peritos Página 7

8 DIRECCION EJECUTIVA 6 ERP y WorkFlow GERENCIA ADMINISTRATIVA 10 ERP y WorkFlow GERENCIA DE PLANIFICACION Y EVALUACION 6 ERP GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS (1,000 Empleados) 10 ERP y WorkFlow GERENCIA DE TECNOLOGIA INFORMATICA 10 ERP y Workflow GERENCIA FINANCIERA 20 ERP y Workflow Componente Transferencia de conocimiento El oferente debe contemplar en su propuesta la capacitación a nivel de certificación y transferencia de conocimiento para el personal técnico de SENASA en los aspectos relacionados a la plataforma e infraestructura, aplicaciones y soluciones utilizadas en el proyecto y configuración y desarrollo de nuevos módulos del ERP propuesto. Debe ser capacitado mediante cursos formales el personal de administración y finanzas en el uso del Sistema de Planificación de Recursos Institucionales (ERP) así como también en la plataforma en que se haya desarrollado La Solución. Soporte Técnico El oferente debe considerar en su oferta tres (3) meses de soporte post entrega sin costo adicional. Este soporte abarca desde la infraestructura tecnológica, aplicaciones, configuraciones, cambios en flujos y características de la solución, creación de reportes entre otras. Forma de aplicación y/o metodología Datos e Informaciones a considerar 1. El proyecto debe ser realizado en un máximo de seis (6) meses Comisión de Peritos Página 8

9 2. Es requerido para la realización del proyecto una etapa dentro del cronograma destinada a la Planificación del proyecto, acompañada de un proceso de levantamiento de informaciones. 3. La solución y el Sistema de Planificación de Recursos Institucionales (ERP) serán instaladas en el Edificio Administrativo Financiero de SENASA, localizada en Presidente Gonzales, #19, casi esq. Tiradentes, Ens. Naco. 4. Ambas soluciones serán utilizadas tanto desde la Sede Central, Edificio Administrativo Financiero como de las Regionales localizadas en cada una de las provincias de la República Dominicana. 5. La solución de Seguimiento a Solicitudes y Control de Contratistas será utilizada internamente por un total de 64 usuarios, y de ellos 40 usuarios de manera concurrente. 6. El Sistema de Planificación de Recursos Institucionales (ERP) será utilizado por un total de 62 usuarios, y de ellos 40 usuarios de manera concurrente. 7. Será requerido accesos a algunos módulos de la solución desde las Oficinas Regionales. 8. Las licencias requeridas por requerimientos de herramientas y/o componentes de software de terceros a excepción de base de datos y sistema operativo deben estar incluidas en la propuesta. 9. El proveedor debe garantizar correcciones de errores de la aplicación sin costo adicional. Demostración Funcional Para garantizar seleccionar la mejor propuesta, cada oferente debe realizar una demostración funcional de la solución Propuesta y una demostración funcional del Sistema de Planificación de Recursos Institucionales (ERP), explicando además su interpretación y compresión de los términos de referencia. Para fines de la demostración funcional, la cual tiene una valor del 25% de los aspectos técnicos, les será notificado tanto por escrito como por medio electrónico el día y hora para dicha demostración dentro del plazo establecido en el cronograma de la presente licitación, siempre y cuando éste haya calificado en aspectos legales y administrativos, enfoque técnico, experiencia de la empresa y experiencia del administrador del proyecto. La demostración deberá ser realizada en español y se requiere de la presencia de personal que pueda contestar cualquier pregunta que surja durante la presentación tanto preguntas técnicas como operacionales. Informes Comisión de Peritos Página 9

10 Quien resulte adjudicatario del proyecto, deberá presentar en su plan de trabajo al menos tres (3) informes de avance previo a los Componentes entregables finales. Duración del servicio El tiempo estimado para la implementación de este proyecto es de 6 meses, debe contar con un calendario de interrupciones de servicios si es necesario, este tiempo incluye: a. Tiempo de levantamiento de información b. Tiempo de diseños, desarrollos, ajustes y configuraciones necesarias c. Tiempo de entrenamiento usuarios finales d. Tiempo de transferencia de conocimiento a la Gerencia Tecnología, etc. Recursos y facilidades a suministrar por la entidad contratante. SENASA suministrará espacio para ubicar al personal de la compañía contratada en nuestras instalaciones si es necesario, así como equipos y mobiliario. La entidad contratada, estará bajo la coordinación del Gerente de Tecnología del SENASA. Esta institución pondrá a disposición del contratista la información documental y estadística que se requiera para el desarrollo e implementación del proyecto. Los requerimientos de información serán tramitados a través de la instancia de supervisión de la Gerencia de Tecnología del SENASA Criterio de Evaluación Propuesta técnica Valor: 80 Puntos Enfoque Técnico Enfoque técnico y metodológico, descripción de la 5 metodología de gestión a utilizar para la implementación de la solución. 2. Demostrar que dispone de los equipos necesarios y 1 requeridos en el proyecto. 3. Organización y dotación de personal 5 Experiencia de la Empresa años mínimos de experiencias en proyectos similares y que posee los derechos de representación o propiedad de la Solución propuesta. 2. Implementación de proyectos similares por un monto total resultante hasta RD $10,000, Comisión de Peritos Página

11 3. Implementación de proyectos similares por un monto total 10 resultante mayor a RD $10,000, Cuenta con el personal suficiente designado para dar 10 cumplimiento a lo establecido en esta licitación y su personal cuenta con los conocimientos y certificaciones que los avalan para realizar las tareas que se les encomienden durante el proyecto. Experiencia del Administrador de Proyecto Presenta las credenciales de la persona desempeñara el rol 5 de Administrador de Proyecto que avale su experiencia de por lo menos 3 años mínimos en administración de proyectos similares. 2. Presenta documentación que avale certificación técnica en 5 aspectos vinculados al objeto de la licitación. Demostración Funcional Interpretación y compresión de los TDRs 5 2. Explicación de la metodología de Gestión de Proyectos 5 3. Piloto Funcional de la Solución 5 4. Complimiento con los componentes entregables requeridos 10 en los TDRs Otros Documentos Valor: 20 Puntos Representación Legal 3 1. Poder de representación otorgado a los fines de 1 presentar la propuesta. 2. Cedula de identidad y electoral del representante 1 autorizado 3. Certificado de no antecedentes judiciales del 1 representante legal 4. Perfil de la Empresa Copia de los Estatus Sociales, debidamente certificados 1 por la Cámara de Comercio y Producción correspondiente 2. Copia del Acta de Asamblea General Constitutiva de la 1 Empresa, debidamente certificada por la Cámara de Comercio y Producción correspondiente. 3. Nomina de Presencia de dicha Asamblea 1 Comisión de Peritos Página 11

12 4. Ultima Acta de la Asamblea Ordinaria 1 5. Declaración Jurada del solicitante en la que manifieste 1 que no se encuentra dentro de las prohibiciones establecidas en el Artículo 14 de la Ley y donde manifieste si tiene o no juicio con el Estado Dominicano o sus entidades del Gobierno Central, de las Instituciones Descentralizadas y Autónomas no financieras, y de las Instituciones Públicas de la Seguridad Social, o si está sometida a un proceso de quiebra 6. Certificado de Registro Mercantil vigente 1 7. Lista de Suscriptores y Estado de pagos de las acciones 1 8. Demostrar domicilio en el país 3 Aspectos Financieros 4 1. Copia del último Estado Financiero auditado 1 2. Capacidad de Pago 2 3. Índice de Liquidez 1 Capacidad Económica 2 1. Certificación de referencias de un banco con una 1 calificación para créditos a largo plazo (especificar qué tipo de banco) o por cualquier banco de la República Dominicana debidamente autorizado por la Junta Monetaria, señalando referencias favorables respecto al mismo. 9. Especificar su patrimonio neto 1 Comisión de Peritos Página 12

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