Aálii Análisis de herramientas de Software para Portafolios de Proyectos

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1 Aálii Análisis de herramientas de Software para Portafolios de Proyectos Introducción Planeación Estratégica La Planeación El Ejecución y el Control Examen de las herramientas de Manejo de Proyectos Clarity Primavera Microsoft Project Server Project Profesional & Excel Conclusiones y Recomendaciones.

2 La Planeación Estratégica Atractividad Crecimiento Rentabilidad Tipo de competencia Tamaño de mercado Exportación/generar divisas Ciclo de vida Disponibilidad de insumos Barreras de entrada Productos o servicios substitutos Diferenciación / protección Necesidades de la sociedad Competitividad Costos Calidad Servicios Modernización de activos Uso de tecnologías Participación en el mercado Personal Recursos financieros Socios Experiencia Imagen

3

4 Priorización de Proyectos mediante Jerarquías de objetivos en la metodología Moda.

5 Procesos claves de la Metodología MODA

6 CLARITY producto de Computer Associate CA CA es uno de los proveedores de software de administración de TI más grande del mundo. Su software y experiencia permiten unificar y simplificar entornos de TI complejos de forma segura en empresas, para obtener mejores resultados de negocio. Fundada en 1976, CA es una compañía global con sede en los Estados Unidos y 150 oficinas en más de 45 países. Cuenta con más de desarrolladores en todo el mundo que crean y entregan el software de administración de TI. P t i i á d l 99% d l ñí F t 1000 í Presta servicios a más del 99% de las compañías Fortune 1000, así como a entidades gubernamentales, instituciones educativas y cientos de compañías de diversas industrias en todo el mundo.

7 LA INTEGRACION DE CLARITY La Gestión de Proyectos se apoya en un estándar corporativo de generación, control y seguimiento de proyectos, todo aplicado y configurado con la herramienta del mercado PPM, Clarity. Clarity PPM consolida los módulos de Project and Portfolio Manager, incluyendo sus funcionalidades de Project Manager, Resource Manager, Project Portfolio Manager, Demand Manager, Schedule Connect, Process Manager, Business Objects Reporting y Clarity Studio.

8 Los accesos a Clarity se ejecutan mediante usuarios nombrados dentro de las categorías Creator y Team Member, las cuales se encuadran en los diferentes tipos de roles normales en la gestión de portafolios y proyectos, más algunos complementos de configuración de privilegios sobre dichos usuarios.

9 La gestión de proyectos de Clarity, se alinea con los objetivos de una compañía, pudiendo de éste modo identificar los proyectos y los diversos requisitos a ser cumplidos en un período específico de tiempo, realizando estimativos de costos e inversiones y brinda seguimiento de las actividades en desarrollo de los distintos proyectos. Permite visualizar el cronograma de proyectos, en forma particular y g p y p y agregada, demostrando el grado de avance que presentan, la asignación de prioridades, los recursos y las adquisiciones involucradas, de este modo puede controlarse su cumplimiento, aportando indicadores y reportes de gestión.

10 Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management es una solución integrada para la gestión de portafolios de proyectos (PPM) que incluye una funcionalidad basada en roles que satisfacen las necesidades, responsabilidades y habilidades de cada miembro del equipo. La solución es 100% basada en la web y puede utilizarse para gestionar proyectos de cualquier tamaño, se adapta a los distintos niveles de complejidad de un proyecto y es escalable en forma inteligente para cumplir con las necesidades de diversos roles, funciones o niveles de habilidad en una organización y su equipo de proyectos.

11 La administración de portafolios de proyecto de Oracle Primavera impulsa a las organizaciones a administrar en mejor forma sus programas y proyectos, desde pequeños y simples hasta los grandes y complejos. Oracle Primavera puede ayudar a hacer mejor decisiones de cartera proporcionando visibilidad en tiempo real sobre la información pertinente desde la concepción hasta el cierre de proyectos. Puede determinar si se tienen suficiente recursos y miembros del equipo con los conocimientos adecuados para llevar a cabo el trabajo. Oracle Primavera ayuda a evaluar los riesgos y beneficios asociados con los proyectos y programas de proyectos.

12 Primavera P6 Professional Project Management PRIMAVERA PPM incluye los siguientes componentes: Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management Primavera P6 Professional Project Management Primavera Portfolio Management Primavera Risk Analysis Primavera Contract Management Primavera Earned Value Management.

13 Adicionalmente... i l t Administra los Portafolios de Proyectos desde su Pi Prioritizacióniti ió hasta la entrega del producto final. Ensambla el Mejor Portafolio de Proyectos Evalúa Proyectos Potenciales Selecciona Proyectos por su Valor Máximo Mejora las posibilidades para una mejor toma de decisiones.

14 Funciones generales SOFTWARE DE MANEJO DE PORTAFOLIOS DE PROYECTOS Project Server Manejo de proyectos a nivel corporativo. Manejo de recursos a nivel corporativo. Registro de entrada y salida de proyectos. Análisis de portafolios. Análisis de programas de proyectos. Microsoft utiliza el término EPM (Enterprise Project Management) para referirse a su oferta de herramientas para coordinar y estandarizar la funcionalidad de la administración de proyecto en una empresa. La plataforma EPM facilita la colaboración del proyecto entre los jefes de proyecto, los miembros del equipo, ejecutivos y otras partes interesadas.

15 Project Server de Microsoft es en pocas palabras: Un sistema que automatiza la administración de proyectos a nivel corporativo (en inglés, Enterprise Project Management (EPM). Permite una colaboración plena del trabajo administrativo. Puede administrar decenas, cientos, o miles de proyectos. Pueden administrar decenas, cientos o miles de recursos. Es la herramienta EPM de quinta generación de Microsoft.

16 Herramientas incluidas: Microsoft Project 2010 profesional. Microsoft Project Server Project Web App 2010 (parte de Project Server). Microsoft Windows SharePoint Foundation 4.0. Microsoft SQL Server. Microsoft SQL Server análisis de servicios. Microsoft SQL Reporting services. Microsoft SharePoint Server Una empresa, al implementar Microsoft EPM, emplea todas estas tecnologías mediante un conjunto de servidores Windows que consta de uno o más. El número de servidores a ser utilizados depende de la magnitud de la implementación, determinada en parte por el número de usuarios del sistema, el número de proyectos a apoyar y la cantidad de contenidos, asociado a la forma cómo se planea almacenar el entorno de EPM.

17 Las hojas de tiempo contienen información sobre el porcentaje del trabajo terminado, el trabajo realizado y el trabajo pendiente de realizar hasta una fecha determinada y la cantidad de horas de trabajo hecho por períodos de tiempo que coincidan con las fechas de control. Incluye, en muchos casos, los costos reales y los restantes de acuerdo al presupuesto acordado.

18 Algunas vistas del producto Project Server NOTA: No sobra recomendar que si una empresa es nueva en estos desarrollos, trate de buscar un socio tecnológico que la acompañe en su implantación. Es altamente recomendable también que la empresa establezca e reglas en aspectos como o la estructura de los proyectos, la lógica de secuenciar c las tareas, los nombres de los grupos de recursos y de los recursos como tal y de las tareas y sus asignaciones. Esto brinda una conveniente consistencia en el manejo de proyectos de las empresas.

19 Combinando Excel y Project Professional de Microsoft para manejar portafolios de Proyectos

20

21 Operario Base tiempo Horas laboradas Factor prestacional Sueldo mes Costo operario Tarifa horaria/ diaria/semanal/ mensual

22 Tabla de Contratistas Nombre Citibank Bogotá Bancolombia Monto Max. Interés Plazo Monto Max. Interés Plazo Monto Max. Interés Plazo Pymes $ 30,000,000 12% 10 $ 25,000,000 16% 10 $ 30,000,000 13% 10 Ley 30 $ 40,000,000 13% 8 $ 45,000,000 14% 12 $ 42,000,000 14% 12 Tbl Tabla de Prestamistas it

23 Recursos para los Proyectos

24 Costos por aportantes de recursos para los proyectos

25 Plantilla de exportación de datos de datos básicos de tareas desde Excel a Project

26 Flujos de caja con financiación

27 Etiquetas de fila Suma de Costo 2012 Suma de Costo 2013 Proyecto TIC 1 $248,023,000 $265,620,100 Calidad d $22,325,000 $40,185, Comercio $39,800,000 $37,412,000 Contratos $34,789,000 $52,183,500 Contabilidad $57,900,000 $69,480,000 Proyectos $41,900,000 $29,330,000 RRHH $25,690,000 $24,148,600 Seguridad $11,710, $12,881,000 Sistemas $13,909,000 $0 Proyecto 2 $287,656,900 $236,710,548 Calidad $0 $0 Comercio $29,330,000 $27,570,200 Contratos $31,904,100 $47,856,150 Contabilidad $52,183, $62,620, Proyectos $24,148,600 $16,904,020 RRHH $43,198,700 $40,606,778 Seguridad $37,412,000 $41,153,200 Sistemas $69,480,000 $0 Proyecto 3 $279,605,232 $288,025,643 Calidad $69,480, $125,064, Comercio $24,148,600 $22,699,684 Contratos $20,985,500 $31,478,250 Contabilidad $29,989,854 $35,987,825 Proyectos $40,606,778 $28,424,745 RRHH $12,881,000 $12,108,140 Seguridad $29,330, $32,263, Sistemas $52,183,500 $0 Proyecto 4 $181,890,159 $197,942,627 Calidad $38,170,371 $68,706,668 Comercio $40,606,778 $38,170,371 Contratos $0 $0 Contabilidad $20,985, $25,182,600 Proyectos $12,881,000 $9,016,700 RRHH $37,412,000 $35,167,280 Seguridad $19,726,370 $21,699,007 Sistemas $12,108,140 $0 Total general $997,175,291 $988,298,918 Tabla Dinámica de costos por departamentos y por proyectos en varios años

28 $ ,0 $ ,0 $ ,0 $ ,0 $ ,0 $ ,0 $ ,00 $ ,0 Suma de COSTO 2013 Suma de COSTO 2012 $ ,0 $ ,00 $,0 CALIDAD CO ONTRATOS PR ROYECTOS SE EGURIDAD CALIDAD CO ONTRATOS PR ROYECTOS SE EGURIDAD CALIDAD CO ONTRATOS PR ROYECTOS SE EGURIDAD CALIDAD CO ONTRATOS PR ROYECTOS SE EGURIDAD PROYECTO TIC 1 PROYECTO 2 PROYECTO 3 PROYECTO 4

29 Representando indicadores de seguimiento en forma gráfica

30 Uso de Informes exportables a Excel en la planeación y el seguimiento

31

32 Fondo de recursos compartidos O...

33 Nombre del proyecto. Gerente del proyecto. Prioridad. Fecha de comienzo prevista o programada. Fecha de comienzo real. Duración prevista. Indicador gráfico IRC. Indicador gráfico IRP. Plantilla de seguimiento de proyectos usada frecuentemente en Project Server

34 Proyectos vinculados usando la opción de Subproyectos

35 Los informes de resúmenes de costos por recursos en proyectos integrados

36 Los recursos compartidos

37 Costo y trabajo de recursos asignados a varios proyectos.

38 Costos y trabajo de los recursos asignados a tareas de proyectos integrados

39 Costos y trabajo de los recursos asignados

40 Sírvase contestar la siguiente encuesta de utilización de herramientas computarizadas para portafolios de proyectos. 1. Utiliza su empresa algún software para el manejo de portafolios de proyectos? Sí No 2. Si su respuesta fue afirmativa, indique el producto y el tiempo de uso 3. Si su respuesta fue negativa, en cuánto tiempo planea adquirirlo? 4. Cuántos proyectos tiene su empresa simultáneamente ya sea en fase de planeación o de desarrollo? 5. Qué ventaja(s) le adjudica al hecho de contar con una herramienta de software para el manejo de proyectos? Favor dirigir sus respuestas al correo: y

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