O&S Consultores Mejoramos tu futuro, formando parte de ti

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1 Fundaciones y ONG s O&S Consultores Mejoramos tu futuro, formando parte de ti

2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN. 3 SITUACIÓN ACTUAL.. 4 GESTIÓN DEL CICLO DEL PROCESO 6 O&S CONSULTORES CON LAS FUNDACIONES... 8 BPMS, GESTIÓN EFICIENTE DE LOS PROCESOS.. 9 Cómo un BPMS optimiza la gestión de Fundaciones y ONG s? CASO PRÁCTICO: PROCESO GESTIÓN COOPERACIÓN INTERNACIONAL 12 AURAPORTAL, EL BPMS DE ÚLTIMA GENERACIÓN HISTORIA DE ÉXITO: FUNDACIÓN SUMMA HUMANITATE 17 2

3 INTRODUCCIÓN Desde tiempos inmemorables, los seres humanos han mostrado la voluntad de promover el bienestar de otros. La mayor parte de las acciones de generosidad y caridad se realizan informalmente, entre vecinos, en tiempos de crisis o como parte de un deber religioso. Las Fundaciones y ONG s son organizaciones dotadas de personalidad jurídica privada que se caracteriza por perseguir, sin ánimo de lucro, fines de interés general a favor de un colectivo genérico. Las Fundaciones tienen además, como soporte físico, una dotación inicial, por tanto, quiénes la constituyen, han de desprenderse de una parte de sus bienes que, en lo sucesivo, serán titulares de ellos sin que estas aportaciones patrimoniales puedan revertir nunca al fundador aún cuando la Fundación se extinga. En tal caso, los bienes y derechos remanentes han de ser entregados a otra u otras instituciones que persigan fines de interés general análogos. Estas organizaciones deben, por tanto, controlar las actividades económicas que se originan a través de los múltiples procesos que se dan dentro de ella, bien para administrar eficientemente las subvenciones bien para gestionar su patrimonio. Igualmente, necesitan comunicar más y mejor sus actividades, ser más innovadores y transparentes, siempre contando con profesionales cualificados que maximizan la gestión de sus actividades, promoviendo la auto-exigencia y la máxima calidad en sus servicios. 3

4 SITUACIÓN ACTUAL La aprobación de la Ley 30/1994, de 24 de noviembre, de Fundaciones y de incentivos fiscales a la participación privada en actividades de interés general, supuso un revulsivo para este sector, al modificar el tradicional concepto de "un patrimonio adscrito a un fin", para pasar a definir a estas entidades como "organizaciones sin ánimo de lucro". De este modo, el elemento patrimonial pasó a un segundo plano, buscando una figura jurídica más ágil y dinámica, en la que la fuente de obtención de rentas ya no tuviera que provenir de un gran patrimonio inicial. Este cambio normativo es el que ha motivado la gran proliferación de Fundaciones y ONG s en los últimos años. Sin embargo, éstas no son las únicas modificaciones normativas recientes en esta materia ya que se han visto complementadas por otras, tanto en el ámbito estatal como autonómico. Durante los últimos años, estas organizaciones han sufrido una significativa transformación: el creciente volumen de recursos destinados a la Cooperación al Desarrollo ha hecho necesaria la adopción de nuevos instrumentos de gestión que faciliten los procesos de identificación, formulación, seguimiento y evaluación de los proyectos en curso. La metodología que engloba estas cuatro fases propone un tratamiento coherente de las mismas dando continuidad a cada etapa, partiendo de la anterior. Se trata de la Gestión del Ciclo del Proyecto (GCP), un método introducido por la Comisión Europea para abordar las cuatro fases en programas de Cooperación y desarrollado para superar los problemas originados en las diferentes etapas de la gestión de los proyectos, entre los que destacan: Proyectos ejecutados sin adoptar procedimientos sistemáticos, lo que origina importantes desviaciones entre lo planificado y lo realizado. Proyectos evaluados sin sistema, lo que dificulta la incorporación de las modificaciones en la planificación futura. 4

5 Proyectos mal formulados, con lo que no se expresan, claramente, los problemas que se pretenden resolver y su relación con los resultados planteados. La mala planificación es un problema constante en la ayuda internacional al desarrollo. A menudo, los documentos de planificación son específicos y claros en cuanto a los bienes físicos y financieros, el personal, las cantidades y los resultados físicos esperados pero frecuentemente, falta un análisis adecuado de los objetivos, los grupos financieros y los factores externos que determinan el éxito o el fracaso del proyecto. En la planificación las deficiencias se reflejan generalmente en sistemas inadecuados de seguimiento. Durante la ejecución, se pone a menudo más énfasis en los resultados físicos y se le da poca importancia a políticas y aspectos del proyecto. Ante esta situación, los proyectos se desarrollan, frecuentemente, en direcciones imprevistas que no logran responder a las necesidades de los beneficiarios propuestos. Una y otra vez las organizaciones se proponen la mejora de la planificación y de la preparación de los proyectos, así como a que se ponga más atención al análisis y a la evaluación durante todo el ciclo de vida de los proyectos. En este sentido, desde hace algo más de una década, la mayoría de las agencias internacionales de cooperación han asumido la metodología conocida como Enfoque del Marco Lógico (EML), con la que se pretende sistematizar y ordenar el proceso de planificación. Desde un punto de vista organizativo, podemos observar en el sector de Fundaciones y ONG s dos niveles: Nivel global: con la integración o asociación de las Fundaciones para poner en común su experiencia y conocimiento y generar, de esta forma, las sinergias oportunas para incrementar la eficiencia y la eficacia en el desarrollo de las actividades individuales. Nivel individual de cada organización: en la consolidación de estructuras organizativas que se sustenten en principios de planificación o dirección estratégica y que tomen en consideración herramientas de gestión que contribuyan positivamente a la efectiva consecución del objetivo fundacional. 5

6 GESTIÓN DEL CICLO DEL PROYECTO (GCP) La gestión del ciclo del proyecto plantea las acciones a realizar en una Fundación u ONG desde una perspectiva global, interrelacionando las distintas etapas y fases por las que atraviesa un proyecto. El objetivo básico es aprender de las acciones pasadas para mejorar las actuaciones del futuro. En realidad, la Gestión del Ciclo del Proyecto se refiere a ámbitos más amplios y no únicamente el de gestión del proyecto como son la política y el programa. En este sentido, es conveniente distinguir los tres conceptos tal como se describe a continuación: Política: líneas estratégicas de la organización fundadas en una justificación o interés relativas a un sector, zona y estilo de intervención decididas por la institución financiera. Programa: concreción de esa política en una zona o sector y fijación de los medios necesarios para intervenir. Proyecto: actuación concreta referida a un nivel local y con identificación precisa de beneficiarios y componentes coherentes con el Programa de Cooperación. 6

7 De esta manera, a una política determinada le pueden corresponder varios programas y cada uno de éstos se puede concretar en diferentes proyectos. Dentro de los principios de actuación básicos de las Fundaciones encontramos: Destinar efectivamente el patrimonio y sus rentas al cumplimiento de sus fines fundacionales, de acuerdo con la Ley 50/02, de 26 de diciembre, de Fundaciones, y con los estatutos de la Fundación. Dar información suficiente de sus fines y actividades para que sean conocidos por sus eventuales beneficiarios y demás interesados. Actuar con criterios de imparcialidad y no discriminación en la determinación de sus beneficiarios. Las Fundaciones y ONG s deben llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad. Además, las Fundaciones deberán elaborar y remitir al Protectorado anualmente un plan de actuación y las cuentas anuales, que comprenden el balance, la cuenta de resultados y la Memoria, que incluirá las actividades fundacionales, el inventario y el grado de cumplimiento del plan de actuación. En su caso, se acompañarán del informe de auditoría. 7

8 O&S CONSULTORES CON LAS FUNDACIONES Pero, cuáles son los principales problemas de este sector? En primer lugar, las Fundaciones y ONG s necesitan buscar recursos periódicamente que, junto con la falta de formación o de profesionalización, conforman los dos principales problemas que se observan en muchas organizaciones. negocio óptimas para sus clientes, comprometiéndose en todo momento a prestar todo el apoyo necesario a su cliente para la consecución óptima de sus objetivos. Como se indicaba antes, en los últimos años se ha incrementado significativamente el número de estas organizaciones. Hay un buen número de instituciones que anualmente tienen que tratar de conseguir sus recursos bien a través de las subvenciones públicas bien mediante la financiación privada (patrocinios, mecenazgos, colaboraciones, campañas de captación de fondos privados, etc.). Esto, en ocasiones, puede crear en la institución una inquietante dependencia financiera. O&S Consultores conoce esta problemática. Establecer códigos éticos, gestionar la calidad, aumentar la eficacia son conceptos con los que O&S trabaja día a día y que, gracias a este trabajo, les permite estar especializados. La consultora, Gold Partner Certificate de Microsoft, cuenta con más de 20 años de experiencia buscando soluciones de Estas instituciones necesitan soluciones que les permitan usar una metodología de trabajo para asegurar el buen funcionamiento de éstas y aumentar la eficacia y profesionalización de sus proyectos, siempre con transparencia y una buena gestión. Desde la experiencia y con el enfoque y proyección que brinda O&S Consultores, las Fundaciones y ONG s pueden disfrutar de una gestión de calidad y un seguimiento de sus procesos de forma eficiente a través de las distintas aplicaciones ofertadas por el mercado que, gracias al compromiso que ofrecemos, nos permite facilitar una estrategia competente así como dar una respuesta a cambios estructurales o de recursos humanos y establecer las soluciones más óptimas para una mejora de la infraestructura tecnológica. 8

9 BPMS, GESTIÓN EFICIENTE DE LOS PROCESOS Los BPMS (Business Process Management Suite) son sistemas de gestión empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia de las Fundaciones y ONG s a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorear y optimizar de forma continua. A través del modelado de las actividades y procesos puede lograrse un mejor entendimiento de la actividad realizada en la organización y, muchas veces, esto presenta la oportunidad de mejorarla reduciendo errores, asegurando que los mismos se comporten siempre de la misma manera y dando elementos que permitan visualizar el estado de los mismos. La administración de los procesos permite asegurar que los mismos se ejecuten eficientemente y la obtención de información que luego puede ser usada para mejorarlos. A través de la información que se obtiene de la ejecución diaria de los procesos, se pueden identificar posibles ineficiencias en los mismos y actuar sobre las mismas para optimizarlos. 9

10 Cómo un BPM optimiza la gestión de Fundaciones y ONG s? En muchas ocasiones, una Fundación tiene delegaciones en los países de actuación o colabora con otras entidades no gubernamentales. El envío de alimentos, medicinas, material escolar etc. tiene que ser gestionado para que llegue correctamente a su destino. Y, cómo puede la Fundación u ONG controlar este proceso? Estará segura de que ha llegado? y si ha llegado, está en perfecto estado para su uso? Gracias a un BPM se podrá gestionar este proceso de manera que la institución pueda hacer un seguimiento de sus actuaciones en todo momento, sabiendo cuál es el siguiente paso que hay que dar y asegurar un correcto funcionamiento de las actuaciones en un mismo país o en otro continente. La organización tiene a su disposición la mayoría de la información a través de servicios web, lo que permite integrar las acciones de comunicación y colaboración de la Fundación mediante plataformas colaborativas, de modo que responda a las prioridades de las distintas entidades involucradas. 10

11 Además, mediante herramientas propias y cuadro de mandos para el análisis, evaluación y el control de costes y tiempos puede administrar las propias tareas ligadas a cada proyecto, junto con una gestión documental de gran potencia. Con ello se consigue: Controlar los procesos en marcha. Obtener estadísticas e información sobre los resultados de los procesos ejecutados. Información relevante para elaborar informes de evaluación. A través de los informes de evaluación, recomendaciones para proyectos futuros. Mediante los informes de avance y monitoreo, decidir si se continua el proyecto como estaba previsto o si se reorienta. Anticipar posibles solapamientos y/o zonas vacías que puedan surgir en la ejecución del proyecto. Utilizar indicadores de calidad y de rendimiento para medir la eficiencia del proyecto. 11

12 Permite establecer un canal de comunicación seguro a través de los portales externos entre los diferentes agentes que intervienen en la cooperación al desarrollo y las instituciones. Adecuar los procesos al desarrollo normativo este sector así como a los cambios de política de ésta mediante reglas de negocio. Con ello se consigue actualizar los procesos sin necesidad de cambiar el modelo ya que las reglas de negocio se definen y se mantienen de manera independiente a los modelos. Gestionar y controlar los recursos y procesos de RRHH: recursos disponibles (ausencias, bajas, etc.), recursos asignados, procesos de selección, petición de vacaciones, petición de anticipo, etc. Los últimos BPM tienen integrado SQL Reporting Services 2005 con él que se pueden crear los informes de avance, evaluación y monitoreo. Otros Beneficios del BPMS Los BPMS disminuyen las necesidades de capacitación y formación. Ofrecen una rápida implementación de nuevas estrategias de negocios. No requieren programación. Permiten gestionar la agenda de actividades. Consolidan el modelo organizativo basado en la cultura de la Calidad. Nos permiten realizar una gestión del cambio más rápida y adecuada. 12

13 CASO PRÁCTICO PROCESO DE GESTIÓN DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL Este ejemplo de proceso recoge las actividades que constituyen el proceso de Cooperación Internacional que vamos a usar como ejemplo. Su objetivo es describir la secuencia de actividades a realizar para conseguir una correcta gestión de un proyecto de cooperación, controlando aspectos económicos, como las partidas presupuestarias y las fuentes de financiación. Con ello, pretendemos mejorar la eficiencia del proyecto y del equipo destinado al control y seguimiento del mismo y conseguir aumentar la calidad y la fiabilidad de la información tratada y, a su vez, reducir el esfuerzo y el tiempo dedicado a estas tareas. Imaginemos una Fundación que tiene como objetivo potenciar el uso de ordenadores en países subdesarrollados. Para ello, envía material informático que han sido entregados, previamente, por donantes anónimos, empresas que han renovado su parque tecnológico, etc. Además de este material, también recibe subvenciones por parte del Estado y ayudas en forma de dinero de donantes anónimos. La Fundación no tiene delegaciones en los países de destino del material y, por esta razón, cuenta con la colaboración de diferentes ONG s que se encuentran establecidas en su zona de actuación, a las que les hace llegar el material a través de una empresa de transporte con la trabaja habitualmente. Obviamente, esta Fundación necesita un sistema que le permita controlar en todo momento cómo está siendo gestionado este material, si ha llegado en buen estado y si ha sido correctamente entregado en el colegio para el aprendizaje de los niños en materias tecnológicas. 13

14 Este trabajo se puede convertir en una ardua tarea si no se tiene las herramientas apropiadas para su gestión. Es en esta situación cuando los BPMS centran su atención. Gracias a su capacidad de realizar informes que adelantan las situaciones futuras y hacen una rápida gestión del cambio, se puede elaborar cualquier proceso por complejo que sea con el fin de facilitar dicha entrega en los plazos establecidos y en las condiciones más óptimas. Una vez iniciado el proceso, hay que comunicar a los diferentes responsables de área el comienzo de un Proyecto de Colaboración para que preparen toda la documentación precisa para el mismo, así como aquella documentación necesaria para la obtención de las subvenciones. A continuación, hay que definir las partidas presupuestarias de que se compone el proyecto y establecer cuáles son las organizaciones externas con las que trabajaremos tanto a nivel de entrega desinteresada de material informático como a nivel de financiación. Toda esta información permite a la Fundación hacer un seguimiento del proyecto a través de los informes que ya se van generando, consultando los gastos que están incurriendo en el proyecto, tanto los previstos como los reales. De esta misma manera, puede saber en tiempo real qué cantidad de fondos de financiación se están incorporando a la Fundación. Es posible que durante este proceso, sea necesario incorporar información relevante para el proyecto, bien documentación técnica, bien nuevos presupuestos para su análisis. Posteriormente, puede establecer, a través del estudio de la documentación aportada, cuál es la evolución del proyecto y los costes generados durante el proceso. De la misma manera, puede saber en qué tipo de medio de transporte enviará el material a los países con lo que podrá calcular cuánto influye en la cuenta de resultados de la Fundación y estar informados sobre el estado del material durante todo el trayecto. Gracias a los portales externos de los BPMS habrá una perfecta comunicación entre la entidad colaboradora y la Fundación, que estarán informadas sobre todo el proceso de recepción, entrega y distribución de los ordenadores y facilitarán toda la información necesaria en el proceso a través de Internet, abriendo un canal de comunicación continuo y fiable, haciendo el trabajo más transparente e innovador. 14

15 PROCESO GRÁFICO EL BPMS, POR TANTO, PERMITE MEJORAR LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS, CONTROLANDO COSTES Y TIEMPO. 15

16 AURAPORTAL AuraPortal BPMS es un sistema de Gestión Empresarial que ofrece en un único paquete cinco mundos relacionados entre sí que constituyen las áreas de mayor interés y eficacia en la gestión empresarial de hoy y del futuro inmediato. Su concepción holística, que abarca no sólo la Modelización, la Ejecución y la Monitorización de los Procesos sino también una potente Plataforma de Comunicación y Colaboración en Intranet y Extranet para empleados y agentes externos (clientes, proveedores, etc.), una versátil Gestión Documental (basada en MS SharePoint) y una estructura imbricada que enlaza y conecta las gestiones de Proyectos, Cuentas, Planning, Costes, Ingresos, Ítems, y Áreas, confiere a AuraPortal BPMS el carácter de excepcional y le dota de un extraordinario atractivo. Recomendaciones Técnicas: La implementación de AuraPortal necesita un servidor con Windows 2003 Server y SQL Server 2005 (Standard Edition) con un mínimo de 4GB de memoria RAM. En cuanto a los puestos de trabajo, únicamente es necesario que dispongan del navegador Internet Explorer. En la máquina en la que se va a diagramar, es necesario, además, que disponga de Visio

17 O&S Consultores Historia de Éxito Fundación Summa Humanitae 17

18 La Fundación Summa Humanitate y O&S Consultores trabajan conjuntamente en la implementación de AuraPortal BPMS Fundación Summa Humanitate (FSH) es una entidad sin ánimo de lucro que tiene como misión contribuir a mejorar la calidad de vida de las personas y apoyar a las entidades privadas en su compromiso social mediante la búsqueda de soluciones a sus necesidades, el desarrollo de proyectos y la prestación de servicios. Entre sus objetivos están los de defender los intereses legítimos con las que colabora, prestar servicios de intervención psicosocial y/o socio sanitarios, realizar proyectos o actividades de cooperación internacional y de codesarrollo para promover el progreso social y promocionar el voluntariado. La Fundación Summa Humanitate cuenta con tres áreas de actuación: Gestión de centros, servicios y proyectos. Consultoría y formación. Cooperación internacional. Dentro de la gestión de centros, servicios y proyectos, Humanitate incluye diferentes áreas: socio sanitario, educativo, de proyectos sociales y centros de espiritualidad. FSH es una fundación de nueva creación y nuestro ritmo de crecimiento está siendo muy rápido. Además, tenemos centros de trabajo distribuidos por toda España, con un aumento de plantilla muy considerable. Ante esta situación, nos planteamos la necesidad de contar con una solución que nos facilitara la gestión de un gran número de procedimientos originados por todos los servicios que prestamos explica Fernando Meléndez, Responsable de Proyectos de Cooperación. FSH decidió contar con el asesoramiento experto de O&S Consultores e implantar AuraPortal BPMS para la gestión de procesos, permitiéndoles de esta manera, conocer la estructura de la Fundación y su problemática: globalizar el conocimiento interno e interiorizar la gestión mediante un enfoque a la gestión por procesos, diseñándolos y logrando la máxima optimización. Además, facilita la gestión documental y la transferencia de procesos al sistema establecido. Como dice Fernando Meléndez, con AuraPortal podemos realizar cualquier proceso, por crítico que sea, con la seguridad de que será correcto. Modificar el estado de un empleado o diseñar una propuesta para un determinado servicio puede ser gestionado por esta aplicación. Con esta solución de gestión, la Fundación obtiene una nueva visión para orientar sus procesos y una nueva forma de almacenar sus archivos gracias a la gestión documental que posee la herramienta. El éxito de la implantación se debe, no sólo a la dedicación y apoyo incondicional de O&S Consultores, sino que su utilización se ha visto optimizada por la formación que han recibido de AuraPortal: cómo funciona, cómo se unen las diferentes estructuras, cómo se transfiere toda la información a AuraPortal, cómo se comunica a los empleados de la fundación, etc. 18

19 O&S Consultores ha estado constantemente junto a Summa Humanitate para que el proceso de implementación de AuraPortal fuera lo más satisfactorio posible. Por ello, la Fundación ha contado con el apoyo técnico de la consultora en el arranque de la herramienta, recomendando el mejor escenario de instalación en base a sus necesidades, instalación del portal y arranque del sistema. Además, O&S Consultores cuenta con la experiencia necesaria para integrar cualquier otra solución de gestión con AuraPortal, ayudando en la selección del software más adecuado, facilitando las recomendaciones necesarias en la integración siempre con los técnicos más cualificados para el desarrollo necesario en la integración. FSH pretende con este proyecto aumentar la eficiencia en su propia gestión para ofrecer la mayor calidad en sus servicios y conseguir una fundación tecnológicamente puntera, capaz de adaptarse a los nuevos tiempos y cambios sociales. Y por supuesto, crecer de manera sólida y sostenible, sin olvidar sus propios objetivos. objetivos establecidos y la calidad y experiencia de los consultores, nos convierten en el refuerzo y apoyo diario a la resolución de los problemas de nuestros clientes. AuraPortal BPMS es una solución de gestión por procesos al máximo nivel tecnológico. En sólo 6 años, AuraPortal BPMS se ha situado en un lugar destacado, tecnológicamente superior a otros referentes conocidos internacionalmente. Actualmente, ofrece en un único paquete y de forma integrada, 5 áreas de la gestión empresarial de máxima actualidad: BPMS: Gestión por Procesos con Reglas de Negocio. CRM: Gestión de Clientes con Comercio Electrónico mediante Procesos. INTRANET: Intranet / Extranet para Comunicación y Colaboración. GESTIÓN DOCUMENTAL: Manejo integral de Documentos con MS SharePoint. PORTALES: Gestión y Publicación de Contenidos Empresariales. O&S Consultores, con más de 20 años de experiencia, es, debido a su especialización y experiencia, líder en consultoría en el sector de las Pymes. Gracias a su filosofía de proximidad al cliente, ofrece un apoyo constante en los AuraPortal proyectos, desde la evaluación y análisis de la situación hasta la consecución de sus objetivos, aportando siempre aquellas soluciones que potencien el crecimiento de nuestros clientes. Sus valores de complicidad con el cliente, metodología de trabajo para asegurar los 19

20 O&S Consultores Barcelona Avda. Diagonal 415, 8º Planta 08008, Barcelona Tel: Madrid C/ Almagro 22, 4ª Planta 28010, Madrid Tel: Málaga Avda. Juan López Peñalver, 21, Parque Tecnológico Campanillas 29590, Campanillas (Málaga) Tel: Palma de Mallorca C/ Almirall Gravina, , Palma de Mallorca Tel:

21 O&S Consultores Barcelona Avda. Diagonal 415, 8º Planta 08008, Barcelona Tel: Madrid C/ Almagro 22, 4ª Planta 28010, Madrid Tel: Málaga Avda. Juan López Peñalver, 21, Parque Tecnológico Campanillas 29590, Campanillas (Málaga) Tel: Palma de Mallorca C/ Almirall Gravina, , Palma de Mallorca Tel:

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