Gestión Integral. Análisis de ratios en la oficina de farmacia Gestión, beneficio y rentabilidad. Farmacia Empresa. Curso básico. Objetivos generales

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1 Farmacia Empresa Gestión Integral Curso básico Análisis de ratios en la oficina de farmacia Gestión, beneficio y rentabilidad AUTOR Y DIRECTOR: ADOLFO GONZÁLEZ GOICOECHEA Doctor en Farmacia. Especialista en Farmacia Industrial y Galénica y en Análisis de Alimentos, Medicamentos y Drogas. Máster en Innovación Empresarial (Centro Europeo de Innovación Empresarial). Profesor asociado del Departamento de Farmacia y Tecnología Farmacéutica de la Facultad de Farmacia de Vitoria (Universidad del País Vasco. UPV/EHU). Objetivos generales Tras superar el curso el alumno estará capacitado para aplicar de forma práctica el análisis de ratios a su oficina de farmacia obteniendo índices que le ayuden a tomar decisiones programadas que mejoren su rentabilidad y su calidad de servicio. Objetivos específicos Aprender a calcular las ratios de beneficio, rentabilidad, solvencia, liquidez, endeudamiento y gestión. Aprender a analizar un balance de situación. Aprender a calcular el ROI y el ROE y hacer una evaluación dinámica de la oficina de farmacia como empresa. Metodología Este curso se articula en 5 temas, que se publican en los números 2, 3, 4, 5 y 6 de Farmacia Profesional 2012, también en su versión electrónica. A partir del 10 de abril de 2012 los alumnos podrán inscribirse en Evaluación El período de evaluación se iniciará el 10 de abril de 2012 y finalizará el 10 de febrero de Par realizar los test de autoevaluación de cada tema es necesario registrarse y acceder a El alumno recibirá la calificación de apto o no apto de forma automática, tras la realización del test correspondiente a cada tema. Al final del curso se dará acceso al solucionario y el alumno que haya superado el 80% de respuestas podrá descargarse un diploma acreditativo de la formación expedido por Elsevier España, SL. Sumario 1. Ratios de beneficio y rentabilidad. Ingresos y gastos: umbral de rentabilidad. Ganancias y pérdidas: calidad del beneficio. Ratios de rentabilidad. 2. Situacion economico-financiera de la oficina de farmacia. El balance de situación. Método de los porcentajes. Ejercicios resueltos. 3. Ratios económico-financieras. Ratios de solvencia. Ratios de disponibilidad. Ratios de endeudamiento. 4. Ratios de gestión. Ratios de compras. Ratios de personal. Ratios de ventas. 5. ROI, ROE y evaluación dinámica de la oficina de farmacia. El retorno de la inversión: ROI (Return On Investment). La rentabilidad de los recursos propios: ROE (Return On Equity). Evaluación dinámica de la oficina de farmacia. Caso práctico: evaluación del beneficio y rentabilidad anual de una oficina de farmacia recién adquirida. Inicio online de este curso: 10/04/2012 en 23 Farmacia Profesional

2 Farmacia Empresa Gestión Integral Tema 2. El balance de situación Las ratios del balance de situación informan al profesional farmacéutico de la situación económico-financiera de su farmacia como empresa, de ahí su utilidad y relevancia. AUTOR Y DIRECTOR: ADOLFO GONZÁLEZ GOICOECHEA Doctor en Farmacia. Especialista en Farmacia Industrial y Galénica y en Análisis de Alimentos, Medicamentos y Drogas. Máster en Innovación Empresarial (Centro Europeo de Innovación Empresarial). Profesor asociado del Departamento de Farmacia y Tecnología Farmacéutica de la Facultad de Farmacia de Vitoria (Universidad del País Vasco. UPV/EHU). Aunque, en principio, el análisis de situación y el estudio de las ratios asociadas podrían parecer tareas algo alejadas del quehacer diario del farmacéutico, en la práctica real le pueden ser muy útiles, cuando no imprescindibles, para realizar una gestión eficiente de los recursos de que dispone contribuyendo al beneficio de su empresa. No se trata de convertir al farmacéutico en un contable, un controlador financiero o un gestor de crédito, sino de proporcionar los conocimientos básicos que le permitan, dentro de su ámbito de responsabilidad, realizar una gestión más eficaz, orientada no sólo a la técnica, sino también a la obtención de beneficios rentables. La capacidad de analizar estos datos resulta útil en todos los ámbitos de desempeño de la profesión farmacéutica: En la oficina de farmacia, donde el farmacéutico, además de profesional de la salud, es empresario y propietario único. Y con independencia de que pueda subcontratar la elaboración de la contabilidad con un servicio externo, ha de saber interpretar la información contable aportada para mejorar su gestión y evitar errores debidos a una mala o insuficiente administración de sus recursos que puede ocasionar una menor rentabilidad de su negocio. Aunque le asesore un contable profesional, conviene que el farmacéutico conozca bien cómo se genera esta información y el significado de cada término, para poder asimilar mejor las indicaciones que de ella se deriven y tomar las decisiones más eficaces, con objetivos concretos, de acuerdo con las posibilidades y el conocimiento de la dinámica propia de su oficina de farmacia. De hecho, es el farmacéutico el que debe tomar las decisiones últimas y gestionar su empresa. Y de estas decisiones, dependerán los resultados de la empresa. En el servicio de farmacia de un hospital, que ha de gestionar sus propios recursos de acuerdo con el presupuesto que se le asigna. En la actualidad el jefe de servicio de Farmacia de un hospital, además de un técnico es un gestor y se le exige una utilización eficiente de los recursos asignados con el objeto de conseguir para los pacientes el máximo beneficio terapéutico al mínimo coste posible. El servicio de Farmacia contribuye a la calidad asistencial del hospital y consume recursos que inciden en el balance de situación y en la cuenta de resultados. Si el jefe de servicio conoce su significado, entenderá mejor las decisiones económicas tomadas por la gerencia del hospital, controlará su gestión y podrá contribuir más eficazmente a ponerlas en práctica. También podrá discutir con conocimiento de causa y con el mismo lenguaje la conveniencia de una determinada decisión económica que afecte al servicio de farmacia y proponer soluciones alternativas. En la industria farmacéutica. Los objetivos de una compañía farmacéutica no sólo van encaminados hacia la oferta de productos/servicios/soluciones para mejorar la salud de los ciudadanos, la consecución de una mayor calidad y eficiencia en todos sus procesos de funcionamiento, etc., sino que comparte el objetivo último de toda empresa: ganar dinero. El farmacéutico, en su puesto de trabajo (producción, calidad, I+D), no es sólo un técnico, sino un profesional que debe controlar y gestionar de manera eficaz los recursos que le ha facilitado la empresa para contribuir a su beneficio y, ello será tanto más importante cuanto mayor sea la responsabilidad del puesto que ocupe. Además y, por ello, los conocimientos básicos sobre economía de la empresa facilitarán su desarrollo profesional hacía puestos más cualificados, mejor remunerados y de mayor responsabilidad. De hecho, en todos los máster de Farmacia Industrial hay un apartado dedicado a estas materias. 24 Farmacia Profesional

3 Ratios En la actualidad los análisis contables que realizan los bancos y demás entidades financieras sobre la situación de las empresas se centran en el estudio de unas ratios. Una ratio es el resultado de la división de dos cantidades y, por tanto, es una proporción. De hecho, tanto el concepto de rentabilidad como cualquiera de los porcentajes indicados en gestión económico-financiera son ratios, con la única diferencia de que las ratios se expresan en cantidades absolutas y no en porcentajes. Así, por ejemplo: Ratio de margen bruto = BBE = Ventas = 0,2875 BBE: beneficio bruto de explotación Cash-Flow Un concepto muy importante desde el punto de vista financiero es el cash-flow (CF), término inglés cuya traducción literal sería flujo de caja. Expresa la cantidad de dinero que una empresa es capaz de generar en un período. Se obtiene sumando el Beneficio (BN) más las amortizaciones. CF = BN + Amortizaciones Como se comentará en el tema 3 de este curso, las amortizaciones se consideran como un gasto y su cuantía depende del de amortización de los bienes elegida por la empresa. Esta situación hace que la política de amortización influya en el beneficio final de la empresa. Por eso, para conocer el beneficio real que es capaz de generar una empresa debemos añadir al beneficio neto el importe de las amortizaciones. Este es el concepto del CF, y por ello es el que más en cuenta tienen los bancos a la hora de clasificar la calidad de una empresa. Es el beneficio que es capaz de generar la propia actividad de la empresa. El balance de situación: cuánto tienes, cuánto debes El balance de situación (BS) es un documento contable en el que se refleja la situación de una empresa en un momento determinado, especificando sus fondos propios, bienes, derechos y obligaciones. Independientemente de que este balance pueda obtenerse en cualquier fecha del año, lo habitual es hacerlo al final de cada mes, o al menos de cada trimestre, si bien solo hay obligación legal de hacerlo al final de cada ejercicio. Para su elaboración se trabaja con los siguientes conceptos: Capital: es el dinero aportado por los socios al constituir la sociedad. Reservas: es la parte de los beneficios de ejercicios anteriores reinvertidos en la empresa. Fondos propios: es la suma del capital más las reservas acumuladas hasta la fecha. Bienes: son los bienes materiales propiedad de la empresa. Derechos: son las deudas que personas ajenas tienen con la empresa. Obligaciones: son las deudas que las empresas mantienen respecto de personas ajenas. 25 Farmacia Profesional

4 Tema 2. El balance de situación El es menor + + ), o lo que es lo mismo, el está financiado por el y parte del. No debería haber dificultades de pago a corto. El es positivo y, por tanto, el Pasivo Exigible ( + ) es menor que el Activo Real ( + Existencias + + ). No debería haber dificultades de pago a largo. Es una situación estable para la empresa. Fig. 1. Ejemplo de estructura de un balance de situación: seguridad El es mayor + + ), o lo que es lo mismo, parte del está financiado por el Exigible a Corto. Puede haber dificultades de pago a corto. El es positivo, por tanto, el Pasivo Exigible ( + ) es menor que el Activo Real ( + + ). No debería haber dificultades de pago a largo. Es una situación delicada para la empresa. Si le exigieran inmediatamente el pago de todo el Exigible a Corto se podría dar una situación de suspensión de pagos, ya que tendría que vender parte del inmovilizado (venta difícil y no inmediata) para poder pagar. Ratios y expresiones de interés para la oficina de farmacia Ratio de liquidez = AC/ECP....(1,5-2) Ratio de tesorería = (R + D) / ECP... (1) Ratio de disponibilidad = D/ ECP....( 0,3) Ratio de endeudamiento = (ECP + ELP) / (ECP + ELP + PN)... (0,4-0,6) Ratio de calidad de la deuda = ECP / (ECP + ELP)... ( < valor = > calidad) Solvencia = (AI + AC) (ELP + ECP)...(> que 0 = solvente; < que 0 = insolvente) Fondo de maniobra (FM) = AC ECP...(ha de ser positivo) Ratio de fondo de maniobra sobre deudas a corto = FM / ECP... (0,5 1) Valor contable = (AI + AC) (ELP + ECP) = Recursos propios + Beneficio Representa el valor de la empresa desde el punto de vista contable (no tiene por qué coincidir con el valor de mercado). El BS tiene dos partes: el Activo, en el que se especifican todos los bienes y derechos, y el Pasivo, que contiene el o fondos propios, y las obligaciones. Cada una de estas partes está dividida en diferentes grupos, ordenados según un criterio concreto. El Activo El Activo representa los bienes que tiene la empresa, tanto en efectivo como en especies, y las cantidades que le deben. Las partidas que lo integran están ordenadas de menor a mayor disponibilidad, es decir, según la facilidad de transformar su valor contable en esa cantidad de dinero efectivo. La menor disponibilidad corresponde a las cuentas de inmovilizado, y la mayor disponibilidad a las de tesorería. El Activo se divide en: Activo Fijo: compuesto por el, que incluye a su vez los bienes propiedad de la empresa y necesarios para desarrollar su actividad. Su disponibilidad es pequeña o nula. Contiene las cuentas de Edificios, Instalaciones, Elementos de transporte, Mobiliario, Herramientas, Equipos de informática, etc. en stock destinados a la venta. Su disponibilidad depende del índice de rotación del stock, por lo que pueden considerarse de disponibilidad media. : comprende deudas de terceros con la empresa. Su disponibilidad es media. : incluye las cuentas de caja, bancos e inversiones financieras. Su disponibilidad es muy alta. El Pasivo El Pasivo está compuesto por el (fondos propios) y las cantidades que la empresa debe a terceros. Las partidas que lo integran están ordenadas de menor a mayor «exigibilidad», es decir, según la inmediatez en que nos pueden exigir su pago. La menor exigibilidad corresponde a las cuentas del, y la mayor exigibilidad a las de deudas a corto. El Pasivo se divide en dos grandes grupos: Pasivo NO Exigible. Lo compone el, que a su vez incluye las cuentas de Capital y de Reservas. Su exigibilidad es nula. Fig. 2. Ejemplo de estructura de un balance de situación: dificultades Activo Circulante. Este grupo está compuesto por a) Existencias, o productos Pasivo Exigible. Se compone de dos grupos: a) el 26 Farmacia Profesional

5 Tema 2. El balance de situación El es menor + + ), o lo que es lo mismo, el está financiado por el y parte del. No debería haber dificultades de pago a corto. El es negativo, por tanto, el Pasivo Exigible ( + ) es mayor que el Activo Real ( + + ). Puede haber dificultades muy serias a largo. Mientras el Activo Circulante siga siendo mayor que el Exigible a Corto, estas dificultades no se notarán, pero en el momento en que el supere al Activo Circulante las dificultades pueden ser insalvables. Fig. 3. Ejemplo de estructura de un balance de situación: peligro (comprende las deudas de la empresa con terceros con vencimiento a más de un año; su exigibilidad es pequeña), y b), que comprende las deudas de la empresa con terceros con vencimiento a menos de un año. Su exigibilidad es muy alta. Análisis del balance de situación Hemos definido el BS como un documento contable en el que se refleja la situación de una empresa en un momento determinado, especificando sus fondos propios, sus bienes, sus derechos y sus obligaciones. El Plan General de Contabilidad define el formato de este documento, los grupos que lo componen y las cuentas que forman cada grupo. La contabilidad siempre ha pretendido ser una herramienta de ayuda para el control de la empresa, pensada siempre con la idea del cumplimiento de las obligaciones de pago, lo que requiere un conocimiento de estas obligaciones, del momento de su exigibilidad y de la disponibilidad económica para atenderlas. La ordenación de las partidas en el BS responde enteramente a esta idea. Podemos decir que el Pasivo incluye todas las obligaciones y el Activo lo que la empresa tiene para poder hacerles frente; y también que el Activo indica los bienes y derechos que tiene una empresa y el Pasivo cómo se financia ese Activo. Algunas veces habremos oído decir que el Activo indica lo que la empresa tiene y el Pasivo lo que debe. Esta afirmación no es del todo correcta, porque se olvida del, que es una parte del Pasivo, pero es muy válida para entender los conceptos de Activo y Pasivo. Para realizar el análisis de un Balance de Situación se dividen el Activo y el Pasivo en varios grupos, con objeto de comparar las partidas de uno con las del otro, tal como refleja la tabla I. Puesto que la suma del Activo debe ser siempre igual a la suma del Pasivo, vamos a representarlos mediante dos rectángulos iguales (figs. 1-4), si bien dentro de cada uno indicaremos las proporciones de cada grupo. Veremos con mucha claridad situaciones seguras, delicadas e incluso peligrosas o desesperadas, y aprenderemos a distinguirlas rápidamente. Para ello la idea de las proporciones va a presidir una vez más este estudio comparativo. En la realidad estas situaciones no son tan rígidas como hemos descrito aquí y siempre cabe la reacción de las empresas para mejorar o soslayar una situación comprometida. Teóricamente cuando una empresa devuelve un recibo por falta de pago y esta devolución no se subsana de forma más o menos inmediata, es porque se encuentra en la situación de las figuras 2 o 4. No por ello la consecuencia es una declaración de suspensión de pagos, y mucho menos de quiebra, sino que tendrán que retrasar los pagos el tiempo necesario para salir momentáneamente de esa difícil situación. Hasta ahora, siempre que hemos comparado el Activo y el Pasivo de un BS hemos asumido que la suma de las partidas que componen ambos bloques eran iguales, pero esto sólo es así en el balance final de un ejercicio. En cualquier otro momento, y hay que recordar que el BS puede obtenerse a cualquier otra fecha, las partidas del Activo y las Tabla I. Balance de situación: desglose del Activo y el Pasivo Existencias El es mayor + + ), o lo que es lo mismo, parte del está financiado por el Exigible a Corto. Puede haber dificultades de pago a corto. El es negativo, por tanto, el Pasivo Exigible ( + ) es mayor que el Activo Real ( + + ). Puede haber dificultades muy serias a largo. Esta situación es de quiebra técnica y es la peor situación posible para una empresa. Mientras pueda hacer frente al estas dificultades no se notarán, pero en el momento en que no pueda hacerle frente, las dificultades serán insalvables. Fig. 4. Ejemplo de estructura de un balance de situación: inviable del Pasivo no suman lo mismo y, por tanto, existe una diferencia. Esta diferencia es el Resultado a la fecha de obtención del balance, de tal manera que si la suma de las partidas del Activo es mayor que las del Pasivo existen Beneficios, pero si es mayor la suma de las partidas del Pasivo, la diferencia son Pérdidas. Este resultado coincide con el resultado indicado en la cuenta de resultados obtenida a es misma fecha. 27 Farmacia Profesional

6 Tema 2. El balance de situación Tabla II. Origen y Aplicación de Fondos Tipo de cuenta Variación de saldo Consecuencia Activo Aumento Aplicación Activo Disminución Origen Pasivo Aumento Origen Pasivo Disminución Aplicación La suma de las columnas Origen y Aplicación deben ser iguales. Este documento suele solicitarse al final de cada ejercicio y compararse con el del ejercicio anterior, lo que permite conocer del último ejercicio dónde se ha generado el dinero y a qué se ha destinado. Activo Activo Fijo (AF) Gastos de establecimiento - Inmaterial (AI): - Material - Financiero Activo Circulante (AC) - Existencias - (R) - Financiero Temporal - ( D) Activo Total (AT) Pasivo Pasivo Fijo (PF) No exigible (patrimonio neto) (PN) (ELP) Pasivo Circulante (PC) - (ECP) Pasivo Total (PT) Ratios Definimos una ratio como una proporción, resultado de la división de dos cantidades. Existen bastantes ratios clásicas para estudiar un balance. Si las analizamos fríamente veremos que son de senstido común, evidentes y simples de entender. En la tabla III se exponen algunas de las más utilizadas. El valor de las ratios depende de la estructura del balance de cada empresa, y por tanto pueden variar mucho de un sector económico a otro, por lo que cada empresario debe estudiar qué ratios le van a servir para el control y seguimiento de su empresa. saldo haya sido un aumento o una disminución, significarán un Origen o una Aplicación, de acuerdo con el criterio reflejado en la tabla II. Bibliografía general Al cerrar el ejercicio el beneficio o pérdida se incorpora al, razón por la cual, en el BS final el Activo y el Pasivo siempre son iguales. Origen y Aplicación de Fondos El Origen y Aplicación de Fondos es un documento que muestra los movimientos reales de dinero habidos en un período de tiempo, indicando su origen y destino. Para obtener el Origen y Aplicación de Fondos se comparan los saldos de todas las cuentas de los BS inicial y final de un período. Lógicamente, la mayoría de las cuentas habrán variado su saldo de un balance al otro, y dependiendo de que éstas pertenezcan al Activo o al Pasivo del Balance y de que la variación del Alba S. Farmacia y Unión Europea. Madrid: AMV Ediciones; Amado J.Gestión Empresarial Farmacéutica. Capítulo VII: Sistema Contable. Valencia: CISS; Amat O. Cómo interpretar Balances. Barcelona: Gestión 2000; González Goicoechea A. Manual Práctico de Gestión de Oficina de Farmacia. Capitulo 10: El Balance de situación. Capítulo 11: La Cuenta de resultados. Madrid: AMV Ediciones; VVAA. Plan general de Contabilidad (Real Decreto1643/1990 de 20 de diciembre). Madrid: Centro de Estudios Financieros; Tabla III. Ratios clásicas Ratio Fórmula Valores Comentario Disponibilidad Si < 0,2: difícil pago 0,2 < valor < 0,4 Si > 0,4: activo ocioso Tesorería + Si < 0,8: difícil pago 0,8 < valor < 1,2 Si > 1,2: activo ocioso Liquidez Si < 1: difícil pago Activo Circulante 1,5 < valor < 2 Si < 1,5: riesgo Si > 2: activo ocioso Endeudamiento Total exigible Si < 0,5: capital ocioso 0,5 < valor < 0,8 Total pasivo Si > 0,8: deudas Calidad de deuda Total Exigible Valor < 0,3 Si > 0,3: endeudado Rotación Activo Circulante Ventas Activo Circulante 4 < valor Si < 4: Activo Circulante ocioso Rotación de stock Ventas Stock 10 < valor Si < 10: exceso de stock Rentabilidad Beneficio Fondos propios 0,15 < valor Si < 0,15: baja rentabilidad 28 Farmacia Profesional