Manual de usuario de Nuxeo

Transcripción

1 Manual de usuario de Nuxeo CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Dirección General de Innovación Educativa y Formación del Profesorado Centro de Gestión Avanzado de Centros TIC Fecha: 07/09/2009 : v01r01 : CGA

2 HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO DOCUMENTO / ARCHIVO Fecha Ubicación física Nuxeo v01r00 REGISTRO DE CAMBIOS Motivo del cambio AUTORES DEL DOCUMENTO Nombre Área Gestión del Conocimineto PREPARADO REVISADO APROBADO Fecha: 07/09/2009 Fecha: Fecha: 2 de 21

3 Índice de contenido 1. Introducción Glosario de términos Acceso a Nuxeo Movilidad a través de Nuxeo Árbol De Navegación Breadcrumb Trail Dashboard Estructura de la Documentación en Nuxeo Dominios Workspaces Secctions Templates Ubicar Documentación en Nuxeo Edición de Metadatos Notificaciones de 21

4 1. INTRODUCCIÓN En el presente documento se describen las principales funcionalidades del gestor documental Nuxeo. El propósito del documento es adaptar la herramienta en función a la normativa de la Gestión Documental desarrollada para el CGA. La estructuración del texto estriba en un descripción de las acciones y su modo de ejecución. 2. GLOSARIO DE TÉRMINOS Término Descripción Breadcrumb Rastro de navegación Dashboard Cuadro de mando Workflow Flujo de trabajo Workspace Espacio de trabajo 4 de 21

5 3. ACCESO A NUXEO Para tener acceso al gestor documental Nuxeo utilizamos nuestro usuario y contraseña proporcionados por LDAP. Seguidamente pulsamos la etiqueta iniciar sesión. Acceso a la gestor documental. 5 de 21

6 4. MOVILIDAD A TRAVÉS DE NUXEO La aplicación nos permite desplazarnos de un lado a otro de la documentación y de los distintos contenidos ubicados en las carpetas. El modo de realizar estos desplazamientos se concretan en tres: El árbol de navegación. Breadcrumb trail (rastros). Dashboard (panel de control) Árbol de navegación El árbol de navegación se situa en la columna izquierda de la página donde estemos situados, esta disposición se hace en referencia a un dominio. Esta opción permite desplazarse por todas las carpetas de Nuxeo a las que tengamos acceso. El árbol de navegación muestra la estructura de las carpetas de cada dominio. 6 de 21

7 4.2. Breadcrumb trail Opción donde se indica la ubicación del documento en la ruta. Permite la alternativa de desplazarnos por los rastros de tal forma que podemos regresar al lugar donde comenzamos. Breadumb trall nos permite regresar al documento origen. 7 de 21

8 4.3. Dashboard El tablero de mando (dashboard) es otro de los modos por los se puede navegar a través de Nuxeo. Se observa como en una pantalla existen enlaces por los que podemos acceder a todos nuestros documentos así como sus modificaciones. La información a las que podemos acceder a través del panel de control es: Las modificaciones de los últimos movimientos. Los workspace a los que se puede acceder. La creación de tus documentos. Los workflows en los que se está participando. Diferentes accesos a través del panel de control. 8 de 21

9 Por otro lado la forma de acceder al panel de control es pulsando en la etiqueta panel situada en la franja superior de la pantalla. Entrada al dashboard. 9 de 21

10 5. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN EN NUXEO El gestor documental se estructura en tres espacios sobre un dominio. En cada un de estos espacios irá ubicada la documentación en función de la normativa y el procedimiento elaborado por el CGA en materia de gestión documental Dominios Un domino es un espacio temático creado por el administrador de la herramienta en la raíz del sitio. Cada dominio está estructurado en secctions (secciones), templetes (plantillas) y worspaces (espacios de trabajo). 10 de 21

11 5.2. Workspaces Este es el lugar donde todos los usuarios deberán alojar la documentación. El área de trabajo está compuesta por una serie de carpetas correspondiente a la estructura documental elaborada para el CGA (PRC02manual_procedimiento_gestion_documental-v01r06.odt, d768-46c6-952b-447adabcad8f/view_documents?tabid=&conversationid=0nxmain). Cada usuario ubicará el documento correspondiente a cada carpeta. En este punto el documento podrá ser modificado tantas veces sea necesario. Los derechos para manejar y modificar la estructura de los workspaces están reservados para el administrador. Por otro lado, cuando un usuario no tenga acceso a una carpeta la aplicación no lo hará visible. Workspace es lugar de ubicación de la documentación por parte del usuario 11 de 21

12 Carpetas del workspace referentes a la estructura documental del CGA. 12 de 21

13 5.3. Secctions Lugar de la aplicación en el cual se sitúan los documentos s para su ubicación y publicación definitiva. El encargado de la documentación publicará los documentos previamente corregidos y modificados en el workspace. La aplicación no permite realizar modificación alguna sobre los documentos aquí ubicados, tan sólo se pueden leer los documentos. La creación de secctions está reservada al administrador. 13 de 21

14 Contenido de la sección dedicada a la gestión documental. 14 de 21

15 5.4. Templates La funcionalidades que podemos realizar en este espacio son sólo aplicables a los workspaces. En estos espacios se sitúan las plantillas que pueden ser referentes para la creación de un workspaces y otros documentos. Cuando se crea un workspace usando unas plantillas este toma las carpetas y la estructura de las plantillas definida. El usuario con los privilegios para crear y publicar una plantilla es el administrador. Espacio dedicado a las plantillas. 15 de 21

16 6. UBICAR DOCUMENTACIÓN EN NUXEO Para alojar un documento en Nuxeo tendremos que hacerlo a través del workspaces obligatoriamente. En primer lugar seleccionaremos la carpeta del workspaces donde queremos ubicar el documento. Una vez seleccionada marcaremos la opción importar archivo. A continuación seleccionamos la ruta donde tenemos alojado el documento en nuestro equipo y seleccionamos añadir y subir. Para seleccionar la ruta marcamos la opción importar archivo. 16 de 21

17 Seleccionamos la ruta y subimos el documento. 17 de 21

18 7. EDICIÓN DE METADATOS Subido el documento en la aplicación se procederá a a la inclusión de los metadatos. Estos se realizarán en función a la normativa establecida en el CGA (PRC02-manual_procedimiento_gestion_documental-v01r06, tabid=tab_view&conversationid=0nxmain4). Hay una serie de metadatos que la herramienta los introducen por defecto, como son, el autor (referente al usuario que subió el documento), fecha de creación y fecha de modificación. Por otro lado existe una serie de etiquetas dadas por la aplicación que no es necesario cumplimentarlas, tan sólo se cumplimentarán las especificadas en el manual de procedimiento. Para etiquetar los metadatos de un documento seleccionamos la pestaña editar y a continuación se rellenan los campos. Una vez terminado guardamos los cambios. Modo de edición de los metadatos 18 de 21

19 Seleccionados con círculo rojo los campos a rellenar. 19 de 21

20 8. NOTIFICACIONES Para la comunicación de los cambios que se produce sobre los documentos, Nuxeo utiliza listas de distribución. La suscripciones se realizan sobre las carpetas contenidas en los workspaces. Para suscribirnos en una lista, marcamos la opción mis suscripciones. En la siguiente pantalla, nos aparece las listas disponibles (modificación, flujo de proceso cambiado, aprobación de la revisión iniciada y moderación de comentarios), seleccionamos la opción suscribir en cada lista. Acceso a la gestión de listas. 20 de 21

21 Opción de suscribir. 21 de 21