Gestión Documental Bogotá. 16 de Julio 2013

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1 INFORME DE GESTIÓN CUATRIMESTRAL MAYO-JUNIO DE 2013 Gestión Documental Bogotá. 16 de Julio Relación de actividades de Grupo de Gestión Documental 1.1. Actividad 1: Diseñar la estrategia para aplicar la directiva cero papel de acuerdo con directrices de gobierno en línea. GESTIÓN: implementación de actividades para cero papel, consta del envío de una presentación semanal, donde se envían frases alusivas al reciclaje y al ahorro de papel para concientizar a los funcionarios de la entidad en el ahorro que se debe tener. Otra actividad consta de implementar por cada fotocopiadora una caja para las hojas que pueden volverse a utilizar y otra en el área de Gestión Documental donde se resecciona todos las hojas que ya no ser pueden utilizar para su picado y comercialización como material reciclable. LOGROS: Durante el periodo de mayo a junio de 2013 la meta establecida son 4 mensaje alusivos por mes, que serán enviados por medio de correo electrónico cada viernes de la semana, con la intención de apoyar el reciclaje, ahorro y buenas prácticas del manejo del papel Actividad 2: Implementar la estrategia para aplicar la directiva cero papel de acuerdo con directrices de gobierno en línea. GESTIÓN: manejar en puntos estratégicos la organización del papel, donde una persona se encuentra encargada de la actividad además de enviar los mensajes alusivos, y estar pendiente de la clasificación y organización del mismo. LOGROS: que los funcionarios tengan conciencia del uso adecuado que se le debe dar al papel para que la entidad tenga un hábito de reciclaje.

2 1.3. Actividad 3:Diseñar el sistema de gestión documental GESTIÓN: Creación y ajuste para la aprobación y divulgación de circular de organización física del expediente de Restitución de Tierras. Aprobación y divulgación de guía para la organización de física de historias laborales. Aprobación y divulgación de circular del programa de comunicaciones oficiales del Unidad. LOGROS: Periodo de mayo a junio de 2013 Conformación de la circular para la organización física del expediente de Restitución de Tierras Divulgación a toda la entidad del programa de comunicaciones oficiales del Unidad. Organización y Aplicación con respecto a la Guía para las historias laborales Actividad 4: Coordinar el diseño, implementación y mantenimiento del archivo central de la Unidad GESTIÓN: registrar uno a uno los expedientes del PPTP que se encuentra en el archivo central pendientes por incluir en el formato de inventario único documental según la circular SG 005, para tener un mejor control de la documentación. LOGROS: Durante el periodo mayo a junio de 2013 se ha gestionado 5.6 metros lineales que faltaban por intervenir. De acuerdo con los logros, los recursos se asignarán al proceso de derechos de petición como el objetivo próximo a evacuar Actividad 5: Implementar el sistema de gestión documental GESTIÓN: Iniciación del plan de trabajo del contrato interadministrativo con el Archivo General de la Nacional AGN., el cual evacua los pasos previos para la implementación de PGD 1. LOGROS: Durante el periodo mayo a junio de 2013 se tienen los siguientes avances: 1 Programa de Gestión Documental

3 Actualmente se han generado las bases fundamentales para el desarrollo de dicho proceso. Capacitación a las territoriales realizando traslado del personal. Acompañamiento por parte del AGN en el levantamiento de las Tablas de Retención Documental Actividad 6: Implementar en coordinación con la oficina de TICs el Programa de Gestión Documental (Aplicativo software PGD). GESTIÓN: realizar un nuevo estudio de mercados, con lo cual se incrementó el presupuesto asignado al proyecto en aproximadamente ciento cincuenta millones de pesos, se realizó la publicación de la licitación y las respuestas a algunas interrogantes planteadas por los proponentes. LOGROS: Se espera que el aumento en la asignación del presupuesto y las observaciones realizadas, sean tomadas en cuenta para que de esta manera se logre la asignación del contrato Actividad 7: Realizar monitoreo y seguimiento a las direcciones territoriales en el proceso de gestión documental. GESTIÓN: elaborar un cronograma de visitas a las territoriales de la unidad que va desde el mes de julio hasta el mes de septiembre en acompañamiento del Archivo General de la Nacional AGN., el cual hace parte del plan de trabajo del contrato 588 del LOGROS: Durante el periodo mayo a junio de 2013 se realizó un monitoreo telefónicamente a las territoriales, donde se solicitaba información sobre el manejo de que se tiene en la parte de Gestión Documental en cada una de ellas y del conocimiento de cada una de las circulares emitidas a las territoriales, faltantes de personal, insumos, correspondencia entre otros Actividad 8: Gestionar la aprobación de tablas de retención documental. GESTIÓN: análisis de las entrevistas realizadas a los productores documentales, teniendo como resultado la creación del cuadro de clasificación, series y subseries. Se estructuran las TRD 2 de la Unidad las cuales se encuentran en revisión por parte del Archivo General de la Nacional AGN. 2 Tablas de Retención Documental

4 LOGROS: Durante el periodo mayo a junio de 2013 se tienen los siguientes avances Análisis de entrevistas realizadas a los productores documentales. Cuadro de clasificación documental para la realización de las series y subseries. Recolección y estructuración de la información para la creación de la tabla de retención documental Entrega de las tablas de retención documental al AGN para su revisión y posteriores modificaciones Actividad 9: Monitorear la aplicación de las tres edades administrativas (gestión, central e histórico) de los documentos en las dependencias de la URT. Gestión: Realizar una capacitación trasladando a todos los gestores documentales de las territoriales de la Unidad para fortalecer el manejo documental en cada territorial. Logros: Durante el periodo de mayo a junio se realizó capacitación a los gestores documentales de la unidad, por parte de la ESAP, donde se fortaleció el tema del ciclo de vida de los documentos, aplicación del acuerdo 060 comunicaciones oficiales, mejores prácticas para el manejo del registro, digitalización de documentos y firma digital. Como parte del contrato con el AGN., se encuentra programada para cada territorial en la sede correspondiente una capacitación sobre archivos de gestión y manejo de Tabla de Retención Documental Actividad 10: Coordinar la depuración y digitalización del archivo actual de la entidad. Gestión: revisión de los Estudios previos para su aprobación. Logros: Actualmente se presentaron los estudios previos para la publicación de la licitación del proyecto de elaboración de las Tablas de Valoración Documentales y su correspondiente procesamiento técnico Actividad 11: Coordinar la actualización digital y física del expediente de las solicitudes de ingreso al sistema RTDA (que se encuentren en la oficina de gestión documental). Gestión: Actualmente la coordinación de gestión documental se encuentra a la espera de una respuesta del área de TIC sobre el desarrollo solicitado, que

5 permitirá a los gestores documentales la actualización de los expedientes digitales, con el fin de evitar los reprocesos, y migraciones erróneas, para posteriormente asignar los recursos técnicos y humanos que permitan la actualización idónea de los expedientes. Logros: el proyecto a un no ha iniciado Actividad 12: Conformar un Centro de Documentación de la Unidad de Restitución que administre los elementos diferentes al archivo institucional. Gestión: reconocimiento del material que se encuentra en custodia de Gestión Documental para realizar una clasificación y organización del mismo. Logros: Durante el periodo de mayo a junio, se inicia el proceso de reconocimiento del material donde se está realizando inventario de lo existente hasta el momento en la unidad.

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