ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA ADQUISICIÓN, DE SOFTWARE PARA LA ENTIDAD

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1 ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA ADQUISICIÓN, DE SOFTWARE PARA LA ENTIDAD FECHA: Octubre 27 de 2009 ASUNTO: Compra de Software (Licencias de Uso) y Servicios asociados para la SuperVigilancia. ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA ADQUISICIÓN, DE SOFTWARE PARA LA ENTIDAD 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD La SuperVigilancia en aras de dar continuidad al cumplimiento del objetivo de fortalecimiento a la capacidad tecnológica requiere adquirir nuevo licenciamiento necesario para cubrir la totalidad de equipos que están en uso y los nuevos computadores que están en proceso de adquisición mediante la licitación pública 01/2009, para la Entidad. Para ello, se requiere adquirir nuevas licencias de uso para el acceso al Directorio Activo, Correo Electrónico, Bases de Datos, Suite de Oficina y Antivirus, compatibles con la tecnología implementada en el desarrollo del nuevo sistema misional. La capacidad tecnológica actual de la SuperVigilancia no dispone de la totalidad de estas licencias necesarias para cumplir con las normas de uso de software; por ello se requiere realizar esta adquisición. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO El objeto de la contratación será la adquisición de Software (licencias de Usos) y servicios asociados para la entidad ESPECIFICACIONES TÉCNICAS El oferente debe especificar para cada uno la forma como cumple con lo solicitado. El orden y numeración de los cuadros de respuestas deben ser idénticos al de los cuadros que aquí se presentan, así como el formato de los mismos. Las ofertas deben cumplir con todos los requerimientos establecidos, el incumplimiento de uno solo de estos requerimientos elimina la oferta. En todos los casos los requerimientos especifican las necesidades de la Entidad, si el oferente en uno o más puntos quiere ofrecer especificaciones que a juicio de él sean superiores a las requeridas, está en libertad de hacerlo, explicando y/o probando en su respuesta, mediante documentación anexa, que sus configuraciones son superiores a las solicitadas.

2 Los requerimientos mínimos de obligatorio cumplimiento son: Cuadro No. 1 Requerimientos técnicos DESCRIPCION CANT. SQL CAL 35 Exchange Standard CAL Windows Server CAL Office 2007 Estándar 35 BitDefender Security for Exchange (1 year) 135 BitDefender Security for File Servers (1 year) 135 BitDefender Client Security 135 Consultoría para la migración, instalación y puesta en 1 funcionamiento de Windows Server 2008 y Exchange 2007 para toda la entidad TIEMPOS DE ENTREGA El tiempo para el suministro, del software será de quince (15) días y para los servicios de 1 mes calendario a partir de la comunicación de la aprobación de la garantía de cumplimiento del contrato celebrado SITIOS DE ENTREGA DE LOS BIENES Y TIEMPOS DE MANTENIMIENTO Los productos se deben entregar en la sede de la SuperVigilancia, Ubicada en la Carrera 10 No Interior 106 Pisos 2, 3 y 4 de la ciudad de Bogotá D.C Documentación Administrativa Técnica Certificación del fabricante sobre la versión del producto. Anexar certificación expedida y firmada por el fabricante o su representante en Colombia, donde indique que la versión del producto ofrecido es la más reciente incluido el Service Pack si tiene lugar Certificación de distribución autorizada de software. Emitida por el fabricante de los productos o distribuidor mayorista de los mismos. En caso de ser emitida por un distribuidor mayorista, se debe anexar constancia del fabricante sobre la calidad del mayorista Certificación del Proponente. El proponente debe presentar certificación expedida por Microsoft donde lo califique como Gold Partner de Microsoft, en las categorías de Networking Infraestructure Solutions, Security Solutions y Advanced Infraestructure Solutions; Un (1) Gerente del Proyecto debe ser profesional en Ingeniería de Sistemas y/o electrónica con especialización en Gerencia de Proyectos, con mínimo dos (2) años de experiencia a partir de la expedición de la tarjeta profesional, certificado por el fabricante como MCITP en Exchange 2007, MCSE en Windows Server 2003 y mínimo MCTS en Windows Server 2008, adicional presentar mínimo dos (2) certificaciones de experiencia en la implementación de

3 correo Exchange 2007 y Dos (2) con Directorio Activo; Dos (2) Implementadores, Ingenieros de Sistemas y/o electrónica, mínimo uno (1) certificado por el fabricante como MCP en Windows Server y Mínimo uno(1) certificado en Windows Server 2008 que demuestren mínimo Una (1) certificación de experiencia en Directorio Activo. 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÒN El proceso de selección se adelantará bajo la modalidad de Selección Abreviada, conforme al literal b), numeral 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y demás normas o leyes que se llegaren a promulgar durante el presente proceso. 4. ANÁLISIS ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DE ESTA CONTRATACIÓN Y EL PRESUPUESTO ASIGNADO. En la determinación del presupuesto aproximado de los bienes y servicios a adquirir, se tuvo en cuenta el estudio de mercado realizado por la Oficina de Informática y Sistemas, el cual tuvo en cuenta las cotizaciones presentadas por los diferentes proveedores que comercializan éste tipo de bienes y servicios. En conclusión del análisis realizado y descrito anteriormente, se determinó que el presupuesto estimado y asignado para este proceso contractual es de $ 113,500,000. Análisis de precios del mercado ITEM COMPONENTE CANT v/r unitario COTIZANTE 1 v/r unitario COTIZANTE 2 v/r unitario COTIZANTE 3 1 SQL CAL 35 $ 373, $ 13,087, $ 357, $ 12,517, $ 364, $ 12,774, Exchange Standard CAL 2007 Windows Server CAL $ 153, $ 5,385, $ 147, $ 5,151, $ 150, $ 5,256, $ 66, $ 2,328, $ 63, $ 2,227, $ 64, $ 2,273, Office 2007 ST 35 $ 849, $ 29,721, $ 812, $ 28,429, $ 828, $ 29,011, Antivirus para Exchange Server 135 $ 78, $ 10,623, $ 75, $ 10,161, $ 76, $ 10,369, Antivirus para Servidores de Archivos 135 $ 57, $ 7,762, $ 55, $ 7,425, $ 56, $ 7,576, Antivirus Cliente 135 $ 67, $ 9,150, $ 64, $ 8,753, $ 66, $ 8,932, Consultoría para la migración, instalación y puesta en funcionamiento de Windows Server 2008 y Exchange 2007 para toda la entidad. 1 $ 23,000, $ 23,000, $ 19,500, $ 19,500, $ 21,600, $ 21,600, SUBTOTAL $ 101,059, $ 94,165, $ 97,793, IVA $ 16,169, $ 15,066, $ 15,646, COTIZACIONES TOTAL $ 117,229, $ 109,232, $ 113,440, PROMEDIO COTIZANTE 1 COTIZANTE 2 COTIZANTE 3 TOTAL $ 117,229, $ 109,232, $ 113,440,129.98

4 COTIZANTE 1 $ 117,229, COTIZANTE 2 $ 109,232, COTIZANTE 3 $ 113,440, TOTAL $ 339,902, PROMEDIO $ 113,300, FORMA DE PAGO El pago del valor del contrato se hará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la entrega en sitio de todos los bienes, instalados, configurados y en funcionamiento y una vez se cuente con la disponibilidad del respectivo PAC (Plan Anual Mensualizado de Caja), 5. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MAS FAVORABLE (No. 5 decreto 2474 de 2008) 5.1. REGLAS GENERALES DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS En el presente proceso de selección objetiva se escogerá el ofrecimiento más favorable para Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada LA SUPERVIGILANCIA - y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y en general, cualquier clase de motivación subjetiva. El ofrecimiento más favorable para la entidad a que se refiere el Artículo 5º de Ley 1150 de 2007 se determinará en el presente proceso de Menor Cuantía de la siguiente manera: La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y fórmulas señaladas en el presente Pliego de Condiciones. La SUPERVIGILANCIA efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de ofrecimientos recibidos y la consulta de los pliegos de condiciones. La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas No servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados por las entidades en cualquier momento, hasta la adjudicación. La Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, realizará un análisis comparativo de las propuestas en los aspectos relacionados con el precio y dos servicios adicionales sin costo para la Entidad, y seleccionará aquélla que obtenga el mayor puntaje. Las propuestas se evaluarán de acuerdo con la distribución de puntajes indicados en la siguiente tabla: VERIFICACIÓN VERIFICACIÓN JURÍDICA VERIFICACIÓN FINANCIERA VERIFICACIÓN DE EXPERIENCIA FACTOR OFERTA ECONÓMICA MEJORES ESPECIFICACIONES TÉCNICAS FACTOR LEY 816 DE 2003 APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL FACTOR HABILITANTE HABILITANTE HABILITANTE PUNTAJE 50 PUNTOS 40 PUNTOS 10 PUNTOS

5 FACTORES DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS La adjudicación del contrato, que resulte de la presente modalidad de selección, se hará teniendo en cuenta la propuesta más favorable para la Entidad de acuerdo a la ponderación de los elementos de calidad y precio, previa evaluación y cotejo de cada una de las propuestas presentadas. Se entiende por propuesta más favorable aquella que cumpla con los requisitos habilitantes: jurídicos, financieros y de experiencia del proponente y que obtenga el mayor puntaje. La Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, se reserva la facultad de adjudicar la presente modalidad de selección abreviada de menor cuantía, hasta por el valor total del presupuesto oficial asignado EVALUACIÓN DE LA OFERTA ECONÓMICA DEFINITIVA. Se procede a establecer como alternativa de factor de selección la establecida en el literal a) del numeral 3 del artículo 12 del Decreto 2474 de 2008, aspecto que permite a la oficina de de Informática y Sistemas proceder a considerar como elementos de selección la ponderación de elementos de calidad y precio soportados en puntajes y formulas, mecanismo considerado como viable para el cumplimiento de los fines plasmados para satisfacer la presente necesidad. Por lo anterior se tendrá en cuenta los siguientes factores: a) Precio de la Propuesta = 50 PUNTOS; b) Para la aplicación de este factor únicamente se tendrán en cuenta las propuestas que cumplan con lo previsto en los pliegos de condiciones; c) Se determinará la propuesta que presente el menor valor básico y se le asignará el puntaje máximo de 50; y d) El puntaje económico para las demás propuestas objeto de ponderación, se asignará aplicando la siguiente fórmula: Donde: CEi = Cmax * Pmin Vp CEi = Puntaje de la propuesta evaluada Cmax = Puntaje máximo otorgado a la propuesta más económica Pmin = Valor de la propuesta más económica Vp = Valor de la propuesta evaluada MEJORES ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. 40 PUNTOS Teniendo en cuenta la información suministrada por los oferentes, la evaluación para este criterio se hará otorgando el máximo puntaje de 40 puntos: ITEM PUNTAJE a. Suministro de requerimiento mínimos VERIFICABLE b. Serán asignados a la oferta que presente, mayor cantidad de 20 horas de capacitación para tres (3) funcionarios, designados por la Entidad. A las demás ofertas se les asignan un puntaje ponderado.(mínimo 40 horas-máximo 100 horas) c. Quien oferte mayor cantidad de horas soporte y 20 mantenimiento adicionales a los requeridos en el periodo de

6 garantía a las demás ofertas se les asigna un puntaje ponderado.(mínimo 40 horas-máximo 100 horas) TOTAL 40 FACTOR LEY 816 DE 2003 APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL - 10 PUNTOS: Se otorgarán 10 puntos al oferente que acredite que el 100% de los bienes y servicios objeto de la presente Selección de Menor Cuantía son de origen nacional, según la información señalada en el formato anexo N Se otorgarán 5 puntos al proponente que ofrezca bienes importados y servicios nacionales, que garantice que la mano de obra que intervendrá durante la ejecución del contrato corresponde a servicios profesionales, técnicos y operativos de origen cien por ciento (100%) colombiano. Todas las propuestas se calificación en forma proporcional al porcentaje del componente nacional de la mano de obra que intervendrá durante la ejecución del contrato, según la información señalada en el formato anexo N Se otorgarán 0 puntos al proponente que ofrezca bienes y servicios objeto de la presente Selección de Menor Cuantía son de origen extranjero. Nota 1: Para la evaluación del Factor Ley 816 de 2003 Apoyo a la Industria Nacional el proponente deberá adjuntar debidamente diligenciado y suscrito por el Representante Legal, bajo la gravedad de juramento, el formato anexo Nº8. No obtendrá puntaje alguno el proponente que no adjunte el formato Anexo N 8, ó este no esté suscrito por el Representante Legal. Nota 2: En este factor de calificación, se otorgará el mismo tratamiento de bienes y servicios nacionales a aquellos servicios originarios de los países con los que Colombia ha negociado trato nacional en materia de compras estatales y de aquellos países en los cuales a las ofertas de servicios colombianos se les conceda el mismo tratamiento otorgado a sus servicios nacionales. En este caso se demostrará con informe de la respectiva Misión Diplomática Colombiana en el Exterior, que se acompañará a la oferta, sin el cual no se considerará este tratamiento en la presente Selección de Contratista FACTORES DE DESEMPATE En el evento en que analizadas y calificadas las propuestas se llegara a presentar un empate en la puntuación total, dicha igualdad se definirá en el siguiente orden: Se otorgará el primer puesto a la propuesta de mayor puntaje en el factor económico De persistir la igualdad se optará por la propuesta de mayor puntaje en el factor de condiciones técnicas del proponente De persistir la igualdad se optará por la propuesta de mayor índice de liquidez De persistir la igualdad, se dirimirá por medio de sorteo a través de balotas de la siguiente manera: Los representantes o apoderados debidamente facultados de las propuestas empatadas procederán a escoger las balotas las cuales se numerarán de acuerdo al número de proponentes. En primer lugar se realizará un sorteo para establecer cual será el orden en que cada proponente escogerá la balota.

7 Realizado este primer sorteo, los proponentes procederán a escoger la balota en el orden que se hayan determinado y se adjudicará el proceso de selección al proponente que saque la balota con el mayor número y cuyo resultado sea aceptado de antemano por los proponentes involucrados en el empate sin lugar a reclamación alguna. 6. RIESGOS PREVISIBLES En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, se establecen la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados a continuación: RIESGO TIPIFICACIÓN ESTIMACIÓN DEL RIESGO CON CONTROLES A CARGO DE Cambiario Las variaciones de la tasa. Medio Contratista Operativo Cuando el contratista hace un Medio Contratista mal cálculo de sus costos e incurre en perdidas Riesgos de la Defectos de fabricación Medio Contratista Naturaleza del Bien 7. ANÁLISIS DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA La exigencia de garantías es necesaria para respaldar la seriedad de las ofertas y las obligaciones surgidas a cargo del contratista frente a la Entidad. Las obligaciones a cargo del contratista que se amparan mediante póliza de garantía se enuncian a continuación: GARANTIA POLIZA CUANTIA VIGENCIA Cumplimiento de todas Cumplimiento. 20% del valor tota del Con una vigencia igual a las obligaciones la duración del establecidas en la cláusula segunda del Calidad y correcto funcionamiento. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnización del personal a cargo del contratista. Calidad y óptimo funcionamiento de los bienes objeto del Salarios y prestaciones sociales. 20% del valor total del 10% del valor total del contrato Con una vigencia igual a la duración del contrato Y 36 meses más. Con una vigencia igual a la duración del contrato y 3 años más.