PROCEDIMIENTO OPERATIVO PRESTAMO DE EXPEDIENTES

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1 1. Definiciones Acervo Archivo Archivo de Concentración Conjunto de documentos Conjunto de organizados conforme a un método, que integran una fuente de información útil para la planeación de acciones, toma de decisiones, consulta e investigación. Conjunto de de asuntos concluidos y cuya consulta es esporádica, los cuales han sido transferidos por un archivo de trámite para su conservación mientras vence un lapso de vida útil. Archivo Gestión de Conjunto de de asuntos en trámite y cuya consulta es frecuente y necesaria para una adecuada toma de decisiones y el despacho de los asuntos de una unidad administrativa. Clasificación Consulta Depuración preliminar Documento Expediente Foliación Inventario Préstamo Expediente de trámite concluido Acción a través de la cual se agrupan los documentos, por sus semejanzas, separándolos por sus diferencias. Acción por la cual se proporciona un expediente a un usuario para que sea utilizado dentro del área física de la unidad de archivo. Eliminación física de documentos duplicados existentes en los de los archivos de tramite, cuando ya han cumplido su gestión administrativa y no son de utilidad para la dependencia generadora y/o poseedora. Es toda información registrada en un soporte material, independientemente de su forma y características de los materiales; elaborada, recibida o conservada, por una persona, institución u organización en el desempeño de sus actividades. Conjunto de documentos que constituyen la historia de un asunto. Actividad que consiste en asignar un número progresivo a cada uno de los documentos que integran un expediente. Registro que sirve para indicar cuales y cuantos existen en un archivo. Consiste en facilitar un expediente para su utilización fuera de las instalaciones de la unidad de archivo. Expediente cuyo asunto ya fue resuelto en la unidad administrativa y por lo cual ya no es consultado frecuentemente. 2. Propósito Otorgar a las áreas de la coordinación de prestaciones los documentos necesarios para que den respuesta en tiempo y forma a los servidores públicos del Estado de México y municipios, en la resolución de sus solicitudes y demandas. Página 1 de 7 Versión: 1 Fecha de revisión: 16 de agosto de 2004 Mtra. Norma Hernández Enriquez

2 Calcular la verificación de los requisitos establecidos con base en la 3. Alcance Todo el personal del Instituto, autorizado para solicitar el préstamo de un expediente: Dirección General de Instituto de del Estado de México y Municipios. Dirección de Prestaciones Económicas. Subdirección de Prestaciones Económicas Departamento de Pensiones. Departamento de Actualización de Histórico Laboral. Unidad Jurídica y Consultiva. Departamento de Vigencia de Derechos Contraloría Externa e Interna. 4. Referencias Código N/A N/A N/A Nombre Ley de para los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México Manual de Normas y Políticas para la Transferencia de Acervos Documentales de Trámite Concluido 5. Formatos Clave DP27 AP28 AP43 AP43bis AP 02 Nombre Solicitud de Expedientes al Archivo de Prestaciones Documentos Contenidos en el Expediente Vale de Préstamo de Expedientes Vale de Préstamo de Expedientes Devolución de Expedientes al Archivo de Prestaciones Página 2 de 7 Versión: 3 Fecha de revisión: 03 de Marzo del 2005 Mtra. Norma Hernández Enriquez

3 6. Diagrama de Flujo Préstamo de Expedientes Inicio: Integración, Viabilidad y Calculo de Pensión PO CPSS SPE 13 Viabilidad de Pago de Cuotas y Aportaciones Omitidas, Devolución del Fondo de Reintegro por Separación PO CPSS SPE Recibir solicitud de DP Revisar en el sistema de control de 3. Localizar físicamente expediente en anaquel SCE Se hace la anotación en la copia del formato DP 27 en caso de que el expediente este prestado Si 4.Se localiza el expediente No 5. Informar al área solicitante quien lo tiene 6. Depurar y foliar los documentos del expediente Se anota en el formato DP 27 la cantidad de documentos de cada expediente solicitado 7 Página 3 de 7 Versión: 3 Fecha de revisión: 26 de Octubre 2006 Lic. Luis Octavio Alvarado

4 7. Requisitar la hoja de inventario de documentos AP28 8. Realizar vale de préstamo de AP43 bis Se anota número de folio del vale de préstamo en cada expediente 9. Entregar los al área solicitante Firma de recibido del responsable del área que solicito los 10. Captura del préstamo de expediente SCE 11. Recibir el expediente de las áreas AP 02 Si 12.Cumple con requisitos? No 13. Se devuelve Página 4 de 7 Versión: 2 Fecha de revisión: 27 de octubre de 2004

5 14. Realizar la baja en registros SCE Vale de préstamo de AP43 bis Si 15.Tiene nueva doc.? No 16. Entregar al auxiliar de archivo 17. Digitalizar los y turnarlos Intercalar en anaqueles Fin Página 5 de 7 Versión: 1 Fecha de revisión: 16 de agosto de 2004

6 7. Contenido Descripción de actividades: Inicio: Integración, Viabilidad y Calculo de Pensión PO CPSS SPE 13 Viabilidad de Pago de Cuotas y Aportaciones Omitidas, Devolución del Fondo de Reintegro por Separación PO CPSS SPE El jefe de sección recibe de las áreas autorizadas el formato DP 27 en dos tantos, que contiene la clave y nombre de los solicitados, firmando de recibido. 2. El jefe de sección revisa los solicitados en el sistema de control de para saber si alguno de estos se encuentra prestado en algún área, anotando si fuese el caso en la copia del formato DP 27 el número de vale, área y la persona que lo solicito. 3. El jefe de sección turna al auxiliar de archivo el formato DP 27 para la búsqueda física en anaquel. 4. Se localiza el expediente? 5. Si, No (4) se informa al área solicitante quién lo tiene a través de la copia del formato DP Si, Sí (4) el auxiliar de archivo le entrega al jefe de sección los para depuración y foliación, anotando en el formato DP 27 el número de documentos que contiene cada expediente. 7. Se requisita el formato AP 28, con los documentos contenidos en el expediente, sellándolo y firmándolo el jefe de sección. 8. El jefe de sección llena el vale de préstamo de AP 43 bis, anotando el número de folio del vale de préstamo en cada uno de los solicitados. 9. El jefe de sección entrega al área solicitante los con las copias de los formatos AP 43 bis y DP 27 con las anotaciones correspondientes. 10. El jefe de sección captura la relación de los que salieron al área solicitante en calidad de préstamo en el sistema de control de. 11. El jefe de sección recibe los de las diferentes áreas que entregan en el formato AP 02, verificando la entrega, el estado físico de cada expediente y revisando que se remita el número de documentos que salieron en préstamo. 12. Cumple con requisitos? 13. Si, No (12) el jefe de sección los devuelve al paso No Si, Sí (12) el jefe de sección firma de recibido y coloca la fecha de devolución de los entregados en el sistema de control de y en el formato AP 43 bis Página 6 de 7 Versión: 4 Fecha de revisión: 26 de Octubre 2006 Lic. Luis Octavio Alvarado

7 1. Tiene documentación nueva? 2. Si, No (15) se remite al paso No Si, Sí (15) el jefe de sección turna al encargado de digitalización el cual escanea la documentación nueva generada por los distintos trámites, validando con el sello correspondiente y posteriormente lo turna al auxiliar de archivo. 4. El auxiliar de archivo se encarga de la intercalación de los en los anaqueles correspondientes. Página 7 de 7 Versión: 1 Fecha de revisión: 16 de agosto de 2004

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