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1 PD-A-BI de 7 HISTORIAL DE CAMBIOS VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO Elaboración del Documento MOTIVO DEL CAMBIO FECHA N/A

2 PD-A-BI de 7. OBJETIVO Hacer el proceso de selección de contratistas cuando el contrato a celebrar exceda de 500 SMMLV y no sea causal de selección directa. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la formulación de la invitación a ofertar y solicitud de autorización del Consejo Superior y termina con la selección del contratista y la respectiva celebración del contrato. 3. DEFINICIONES 3. CONTRATO: Es un acuerdo de voluntades escrito entre ella y una persona capaz, que fuente de obligaciones de dar, hacer, o no hacer a cambio de una contraprestación por regla general y con el que se pretende la satisfacción de los intereses de la comunidad universitaria. Para su celebración se requiere la expedición previa del certificado de disponibilidad presupuestal, salvo en el evento de emergencia educativa o compromiso de vigencia futuras. Pese a estar excluida del régimen de contratación pública, es un contrato estatal por la naturaleza jurídica de la Universidad. 3.2 OBJETO: Cláusula que define la prestación principal, la tipología y el fin que se busca a través de la celebración del contrato y por el cual las partes adquieren compromisos, derechos y obligaciones. El Objeto no es susceptible de ser modificado por las partes pues ello configuraría un nuevo acuerdo de voluntades. 3.3 COMITÉ ESTRUCTURADOR: Sin perjuicio de la estandarización básica de los procesos de selección de contratistas, para aquellos procesos en los que la Vicerrectoría Administrativa determine que se requiere la exigencia de requisitos adicionales, y para los que versen sobre compras, obras o servicios complejos, se conformará para el respectivo proceso un Comité Estructurador de la invitación a ofertar con la mera expedición del oficio en el que indique el objeto del contrato a celebrar, su cuantía y la fecha en la que debe conceptuar sobre los requisitos adicionales según su perfil, para la estructuración de la invitación. 3.4 FUNCIONARIO EVALUADOR: En aquellos procesos de selección en que se formule invitación a ofertar estandarizada o sean causal de selección directa, la evaluación de las propuestas estará a cargo del funcionario que designe la Vicerrectoría Administrativa de forma particular o de forma general. El funcionario evaluador está sometido al régimen constitucional y legal de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés.

3 PD-A-BI de 7 4. DESCRIPCIÓN No. 5. PASOS A REALIZAR Solicitar Autorización al Consejo Superior DESCRIPCIÓN Se solicitará la autorización al Consejo Superior Universitario para iniciar el proceso de contratación por cuantía superior a 500 SMMLV. RESPONSABLE Rector 5.2 Formular Invitación a Ofertar Concedida la autorización por el Consejo Superior, se procede a formular la invitación debe contener el objeto a contratar, el presupuesto oficial, las condiciones que se exigen, el plazo y lugar de ejecución, los ítems a contratar, el cronograma del proceso, los requisitos jurídicos, técnicos, de experiencia y financieros que se exigirán y los criterios de ponderación. Comité Estructurador 5.3 Publicar Invitación en la página Web. se publicará la invitación en la página web de la Universidad por 0 días hábiles mínimos de la que se remitirá copia por correo electrónico a la Cámara de Comercio de Florencia. Las modificaciones la invitación deben hacerse mínimo 5 días hábiles antes del cierre y solo versarán sobre la cronología del proceso y aspectos adicionales a la estandarización de requisitos. Comité Estructurador 5.4 Invitar a Asociaciones de Departamento Cuando el proceso verse sobre obras que requieran la ejecución de un profesional de la ingeniería o la arquitectura, se remitirá la invitación por correo electrónico a una asociación de ingenieros o arquitectos del departamento en el que se ejecutará. También se remitirá copia de la invitación por correo electrónico a una asociación de maestros o técnicos constructores del Departamento en el que se ejecutará y a la Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA- Vicerrectoría Administrativa 5.5 Seleccionar La Vicerrectoría Administrativa designará el entre los servidores públicos y contratistas de la Universidad de acuerdo a su perfil técnico o profesional y experiencia en el área de que se trate. Vicerrectoría Administrativa El funcionario evaluador está sometido al régimen constitucional y legal de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés

4 PD-A-BI de Recibir Ofertas y Entregar al Las ofertas se recibirán en audiencia pública de cierre en la que se abrirán y se dejará constancia en acta del valor de cada una de ellas. En esa diligencia se entregarán las propuestas al evaluador o a los evaluadores si se hubiere conformado comité. El plazo para ofertar será mínimo de 5 días hábiles contados a partir del plazo de publicación de la invitación en la página Web. Vicerrectoría Administrativa 5.7 Evaluar Propuestas y Publicar Informe El plazo para evaluar será máximo de 5 días y el informe se publicará en la página Web de la Universidad por 5 días hábiles y se remitirá por correo electrónico a los proponentes. En él se establecerá con claridad si los proponentes deben subsanar para que lo hagan en el término de publicación del informe de evaluación. En estos procesos se exigirá la acreditación de requisitos jurídicos, técnicos, de experiencia y financieros se verificarán con el certificado de inscripción, clasificación y calificación en el Registro Único de Proponentes, salvo los requisitos que no consten en ese documento. (FO-A-BS-6-0, FO-A-BS-4-06, FO-A-BS-4-0, FO-A-BS-4-) Funcionario o Comité 5.8 Subsanación de los Proponentes Los proponentes que deben subsanar alguno de los requisitos u observaciones solicitados, deben hacerlo en el término de publicación del informe de evaluación y hacerlo llegar al evaluador o los evaluadores. Contratistas Ofertantes 5.9 Presentar Informe Definitivo Vencido el plazo para subsanar, el evaluador o los evaluadores dentro del día hábil siguiente entregarán un informe definitivo en el que recomienden el sentido de la decisión al Rector. Funcionario o Comité 5.0 Entregar Expediente a Secretaría General El Funcionario o Comité forma el expediente y hace entrega oficial a Secretaría General. Funcionario o Comité 5. Proyectar el Acto de Decisión El Secretario General revisa el expediente del proceso de contratación y proyecte el acto de decisión al rector. Si en el acto de decisión se declara desierto el proceso, contra aquel procederá el recurso de reposición que deberá interponerse dentro de los 0 días hábiles siguientes a la publicación y se resolverá definitivamente dentro de los 3 días hábiles siguientes a que se venza ese plazo. Si en el acto de decisión se adjudica, contra este no procederá recurso alguno. Secretario General

5 PD-A-BI de Formalización del Contrato Proferido y firmado el acto de decisión se publicará en la página Web de la Universidad. Rector

6 PD-A-BI de 7 5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE CONTRATISTAS PARA CONTRATACIÓN COMPLEJA RECTOR COMITÉ ESTRUCTURADOR VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA FUNCIONARIO O COMITÉ EVALUADOR CONTRATISTA OFERTANTE SECRETARIO GENERAL INICIO Solicitar Autorización al Consejo Superior Formular Invitación a Ofertar Publicar Invitación en la Página Web Invitar a Asociaciones del Departamento Seleccionar FO-A-BS-6-0 FO-A-BS-4-06 FO-A-BS-4-0 FO-A-BS-4- Recibir Ofertas y Entregar al Evaluar Propuestas y publicar Informe Subsanación de los Proponentes FO-A-BS-4-2 NO Cumple? SI Presentar Informe Definitivo Entregar Expediente a Secretaría General Proyectar el Acto de Decisión Formalización del Contrato FIN

7 PD-A-BI de 7 6. ANEXOS FO-A-BS-6-0 Formato de certificado de verificación de antecedentes FO-A-BS-4-06 Formato chequeo requisitos de selección de mínima cuantía para bienes FO-A-BS-4-0 Formato chequeo requisitos de selección en contratación simple o contratación compleja FO-A-BS-4- Formato certificado de Idoneidad FO-A-BS-4-3 Formato designación de funcionario evaluador en proceso de selección de mínima cuantía FO-A-BS-4-4 Formato notificación designación de funcionario evaluador FO-A-BS-4-5 Formato de designación de comité evaluador en el proceso de selección simple de menor cuantía FO-A-BS-4-6 Formato de designación de funcionario supervisor 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de Contratación. Acuerdo 2 del 4 Noviembre 202 del Consejo Superior OD-A-GD-04 Norma básica para la creación y elaboración de documentos del sistema integrado de gestión de calidad. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Wilder Meneses Gómez Nombre: Patricia Pinilla Patiño. Nombre: Patricia Pinilla Patiño. Cargo: Asesor Calidad Cargo: Jefe de Planeación Cargo: Jefe de Planeación Fecha: Fecha: Fecha:

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