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2 guía de configuración. página 2

3 buzón fiscal. buzón fiscal. guía de configuración Buzón Fiscal es un servicio integral que no solo cumple al 100% con las reglas emitidas por el Servicio de Administración Tributaria, tanto en su aspecto tecnológico como en su aspecto operativo, sino que te ofrece incluso una serie de ventajas y funcionalidades que harán más eficiente y económico tu proceso de facturación. Dentro de ésta guía encontrarás los pasos en los que te podrás apoyar para la configuración de tu cuenta, con el fin de que puedas comenzar a emitir tus comprobantes fiscales digitales a través de internet (CFDI) con nosotros. Lo que deberás configurar como requisito para la emisión de CFDI es lo siguiente: Datos generales de la empresa, en donde se deberá incluir tu régimen fiscal. Instalación de certificado de sello digital. Selección de los CFDs aplicables, en donde elegirás los tipos de comprobantes que utilizaras (facturas, notas de crédito, notas de cargo, recibo de arrendamiento, recibos de honorarios, etc). Habilitación de un rango de folios para cada tipo de comprobante. Asignación de impuestos aplicables a tu negocio. Es importante que tomes en cuenta cada uno de los puntos anteriores, ya que es el paso inicial para que puedas comenzar a expedir tus comprobantes. diverza.com

4 guía de configuración. Derechos Reservados. Copyright Diverza Información y Análisis, S A P I de C V Ni la totalidad ni parte de esta publicación puede ser reproducida o almacenada en un sistema de recuperación o ser transmitida en cualquier forma o por cualquier medio, sea electrónico, óptico, mecánico, fotoquímico, magnético, por fotocopia, grabación o cualquier otro medio, sin el permiso obra requerirá también de autorización previa y por escrito. El contenido de esta guía es proporcionado exclusivamente como una fuente de referencia. Si bien hacemos el esfuerzo de mantenerla actualizada, es posible que la información contenida en la misma no refleje, en un momento dado, el estado vigente la legislación u otros elementos en ella descritos. Diverza no ofrece ni garantiza que la información proporcionada en esta guía sea exacta, completa o vigente; en consecuencia, Diverza y el o los autores de la información expresamente declinan toda responsabilidad derivada de acciones u omisiones llevadas a cabo con base en el contenido de esta guía. Fecha de actualización: 10 de febrero del 2014 Actualizó: Andrea González página 4

5 buzón fiscal. contenido antes de comenzar a facturar. 7 certificado de sello digital (CSD) folios navegador de internet iniciando con buzón fiscal. 8 acceso si olvidaste tu contraseña configura tu cuenta. 11 a) verifica tus datos, agrega tu régimen fiscal e instala tu CSD b) registra tus sucursales (opcional) c) instala los certificados (en caso de aplicar) d) configura los tipos de comprobantes aplicables a tu negocio e) habilita tus folios f) verifica el inventario de folios registrados g) configura los impuestos aplicables a tu negocio h) configura los descuentos aplicables a tu negocio (opcional) i) configura tus alertas (opcional) j) actualiza tu contraseña (opcional) k) registra y administra a usuarios (opcional) diverza.com

6 guía de configuración. página 6

7 buzón fiscal. antes de comenzar a facturar. certificado de sello digital (CSD) Antes de comenzar a facturar con Buzón Fiscal, es importante que cuentes con tu Certificado de Sello Digital (CSD) ya que es un requisito previo a la facturación electrónica y deberás tramitarlo con el SAT. El mismo te permitirá sellar electrónicamente la cadena original de los comprobantes que emitas; garantizando su origen, unidad, integridad, no repudio, autenticidad y confidencialidad. Además, tú puedes optar por pedir un certificado de sello digital (CSD) para cada una de las sucursales, locales o establecimientos donde emitan comprobantes fiscales digitales, o bien, usar uno solo para todos los establecimientos. folios Bajo el esquema en el cual opera Buzón Fiscal, es importante que sepas que ya no es necesario solicitar folios al SAT debido a que nosotros como PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) asignamos el folio fiscal o UUID el cual tiene una longitud de 32 posiciones separadas por 4 guiones medios. Los folios que configuras dentro de tu cuenta son de uso interno, por lo que no tienen validez fiscal y tampoco se relacionan al plan contratado (puedes agregar n folios independientemente de las transacciones con las que cuente tu plan). navegador de internet Para el correcto uso y mayor rapidez del servicio de Buzón Fiscal, te recomendamos ampliamente los navegadores de Mozilla Firefox y Google Chrome. NOTA: Recuerda firmar el contrato electrónico de prestación del servicio que tenemos para ti con tu firma electrónica avanzada (FIEL). diverza.com

8 guía de configuración. iniciando con buzón fiscal. acceso Puedes operar Buzón Fiscal en cualquier momento y desde cualquier lugar que cuente con acceso a Internet. Para ingresar sigue los pasos a continuación: 1. Ingresa a y selecciona acceso en la parte superior derecha. página 8

9 buzón fiscal. 2. Posteriormente da un clic en la letra b. 3. De esta manera visualizarás el control de acceso donde deberás capturar las claves que te fueron proporcionadas en el correo de confirmación de alta de tu cuenta. diverza.com

10 guía de configuración. si olvidaste tu contraseña Puedes solicitar una nueva dando clic en Olvidó su contraseña?. Deberás capturar los datos requeridos (RFC, cuenta y código de verificación) para que una nueva contraseña sea enviada a la dirección de correo registrada en el alta de tu cuenta. página 10

11 buzón fiscal. configura tu cuenta. Para comenzar a emitir Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet desde Buzón Fiscal, primero deberás dirigirte al menú superior que dice configuración. diverza.com

12 guía de configuración. La configuración de tu cuenta muy importante para operar el servicio e implica las siguientes actividades: a) Verifica tus datos, agrega tu régimen fiscal e instala tu CSD b) Registra tus sucursales (opcional) c) Instala los certificados (en caso de aplicar) d) Configura los tipos de comprobantes aplicables a tu negocio e) Habilita tus folios f) Verifica el inventario de folios registrados g) configura los impuestos aplicables a tu negocio h) configura los descuentos aplicables a tu negocio (opcional) i) configura tus alertas (opcional) j) actualiza tu contraseña (opcional) k) registra y administra a usuarios (opcional) A continuación se muestra el menú de opciones de configuración dentro de tu portal: página 12

13 buzón fiscal. a) verifica tus datos, agrega tu régimen fiscal e instala tu CSD Para actualizar los datos generales e instalar el certificado de tu empresa realiza el siguiente procedimiento: 1. Ingresa a la opción de datos generales en donde te desplegará la siguiente ventana. 2. Comprueba que tu información esté correcta y presiona el botón para actualizar tus datos (en caso de ser necesario) y agregar el régimen fiscal, siguiendo los puntos que se muestran: diverza.com

14 guía de configuración. 3. Configura tu régimen fiscal con el que te encuentras dado de alta ante el SAT oprimiendo el botón de En caso de tener más de uno, repite este procedimiento y presiona. NOTA: En caso de no conocer tu régimen fiscal, puedes capturar la leyenda no aplica, sin embargo, te recomendamos revisarlo con tu contador, o bien, con quien realice tus trámites ante el SAT. Es importante revisar también que dentro del apartado de régimen fiscal no aparezca un campo vacío, de ser así, deberás eliminarlo dando clic en el icono de edición información. y guardar nuevamente la 4. Al dar guardar, te pedirá confirmar la actualización, en donde deberás dar clic en aceptar. 5. Finalmente te confirmará que el cambio se efectuó con éxito y te pedirá instalar tu certificado de sello digital, en donde deberás dar un clic en el botón que dice, para cargar el certificado (.cer), la clave privada (.key) y la contraseña de la clave privada y finalizar dando clic en instalar. Ten presente que los archivos que debes estar instalando en la cuenta son los correspondientes al certificado de sello digital, debido a que pueden confundirse con los archivos de la firma electrónica avanzada (.cer y.key). página 14

15 buzón fiscal. b) registra tus sucursales (opcional) Si cuentas con sucursales, locales o establecimientos, puedes agregar la información de cada una de ellas siguiendo los pasos a continuación: 1. Dentro del menú configuración da clic a la opción sucursales. 2. Oprime el botón alta de sucursal. 3. Al hacerlo se presentará una forma para que captures los datos del establecimiento, al finalizar da clic en guardar. Recuerda que para cada sucursal que se registre deberás instalar un certificado de sello digital (cómo se muestra en el siguiente procedimiento); puede ser el mismo para todas o uno distinto para cada una. diverza.com

16 guía de configuración. c) instala los certificados (en caso de aplicar) Para la instalación de los certificados de sello digital, realiza el siguiente procedimiento: 1. En la sección empresa del menú configuración, selecciona certificados. 2. Oprime el botón de. 3. Proporciona la ubicación del certificado digital (.cer), de la llave privada (s.key) y captura la contraseña de la llave privada. 4. Para finalizar presiona. En este momento, Buzón Fiscal realiza la validación de caducidad del Certificado así como la comprobación de que el certificado haya sido emitido por la autoridad certificadora del SAT. Si el certificado caducó, tramita uno nuevo. Toma en consideración que el SAT puede tardar desde 48 hasta 72 horas en activar el nuevo CSD, por lo que te recomendamos que tomes en cuenta esto y generes o renueves el Certificado de Sello Digital, por lo menos 3 días antes de que necesites facturar electrónicamente. página 16

17 buzón fiscal. d) configura los tipos de comprobantes aplicables a tu negocio De acuerdo a las disposiciones fiscales vigentes, los CDFIs sólo tienen tres efectos: ingreso, egreso y traslado. Sin embargo, el servicio de Buzón Fiscal te permite gestionar los comprobantes expedidos asignándoles el nombre comercial utilizado: factura, nota de crédito, nota de cargo, carta porte, donativo deducible, recibos de honorarios y recibos de arrendamiento. De esta forma, la distinción que de ellos se hace en Buzón Fiscal tiene por objeto facilitar su gestión, estableciendo el tipo de comprobante del que se trata, tanto para efectos de su almacenamiento como para efectos de su intercambio con clientes o socios de negocios. Para configurar los comprobantes requeridos, sigue las instrucciones a continuación: 1. Dentro del menú configuración, selecciona CFDs aplicables. 2. Marca las opciones que te sean necesarias y da clic al botón. diverza.com

18 guía de configuración. e) habilita tus folios Posterior a el alta de los tipos de comprobantes que estarás utilizando, deberás de asignarles un rango de folios, lo cuál de ayudará a llevar un mejor control de tus operaciones. Te recordamos que a partir del 1 de Julio de 2011 se emiten CFDI, por lo que ya no requieres solicitar folios al SAT, y por ende, no es necesaria la generación de Reportes Mensuales, ya que de manera automática nosotros enviamos la información de tus comprobantes expedidos al SAT. Para el alta de folios internos sigue el procedimiento a continuación: 1. Selecciona la opción habilitación donde te mostrará el formulario para indicar los datos relacionados al rango de folios que deseas utilizar. Captura la información considerando lo siguiente: Tipo de Comprobante: selecciona el tipo de comprobante al cual le asignaras el rango de folios. La lista que se presentará serán los tipos que hayas marcado en la opción CFD s aplicables. Serie: es un parámetro opcional y siempre será de tipo alfabético (conformado de 1 o más letras), pero puede ser dejado en blanco (solo una vez). Toma en cuenta que no puedes tener una misma serie para diferentes tipos de comprobantes. Rango inicial: número de inicio del rango solicitado. Cuando se trata de la primera vez que usas el servicio se recomienda sea 1. Capacidad límite: es el número final del rango y basta con señalar el número de dígitos que lo componen para establecer el límite, se recomienda sea Da clic en el botón y acepta en la siguiente pantalla la configuración de tus folios. página 18

19 buzón fiscal. f) verifica el inventario de folios registrados Dentro del menú configuración, en la opción inventario, siempre podrás consultar tu consumo de folios internos que has realizado y los rangos que has habilitado para cada tipo de comprobante, como se muestra en la siguiente imagen. diverza.com

20 guía de configuración. g) configura los impuestos aplicables a tu negocio En la opción impuestos se determinan los tipos y tasas que puedes aplicar a tus CFDI, por lo que la configuración es de suma importancia para la correcta emisión de los mismos. Los impuestos pueden ser: Federales (IVA, ISR y IEPS) estos ya están predefinidos por la estructura técnica del SAT para los CFDI. Locales (por ejemplo: impuesto sobre hospedaje o impuesto cedular); cuando se trate de este último deberás escribir el nombre del impuesto. Según su categoría los impuestos pueden ser: Trasladados que se cargan en el importe total a pagar por el cliente. Retenidos que se descuentan del importe total y son pagados al SAT en las Declaraciones Fiscales. Si tienes alguna duda de las tasas o tipos de impuestos que aplican a tus comprobantes pregunta a tu contador. Para dar de alta los impuestos en Buzón Fiscal sigue los pasos a continuación: 1. Del apartado de parámetros, ingresa a la opción impuestos. 2. Oprime el botón. 3. Captura los valores de los impuestos (recuerda que en la tasa deberás capturar un número entero con decimales) y por último presiona. Si deseas editar algún registro, utiliza el botón o bien, si deseas eliminarlo, oprime. página 20

21 buzón fiscal. h) configura los descuentos aplicables a tu negocio (opcional) Tu puedes predefinir tipos y tasas de descuentos globales que frecuentemente ofrezcas a tus clientes. Los cuales estarán ligados al proceso de la captura de información en la emisión de los CFDI. Para darlos de alta continúa con el siguiente procedimiento. 1. Ve al apartado de parámetros del menú configuración e ingresa a la opción descuentos. 2. Presiona en el botón. 3. Escribe en el formulario el nombre del descuento y la tasa correspondiente y da clic en. 4. Por último acepta el registro para concluir. diverza.com

22 guía de configuración. i) configura tus alertas (opcional). El servicio de Buzón Fiscal te ofrece el beneficio de recibir alertas del sistema. Para configurarlas, realiza el siguiente procedimiento: 1. Dentro del menú configuración, dirígete al apartado parámetros e ingresa a la opción alertas. 2. Habilita las casillas correspondientes y captura el correo electrónico donde recibirás las notificaciones. 3. Para finalizar, oprime el botón. página 22

23 buzón fiscal. j) actualiza tu contraseña (opcional) Por seguridad, la primera vez que ingreses a Buzón Fiscal el sistema te solicitará la reasignación de tu contraseña de acceso, sin embargo es de importancia, que consideres restablecer la misma cada cierto tiempo, por efecto de seguridad. Para restablecer tu contraseña, sigue los pasos a continuación: 1. Dentro del apartado herramientas del menú configuración, ingresa a la opción contraseñas. 2. Ingresa tu contraseña actual y la que establecerás. Recuerda, que tu nueva contraseña deberá conformarse de la siguiente manera: La longitud mínima es de 8 caracteres. Debe de ser compuesta de una combinación de letras (al menos una de ellas mayúscula y una minúscula), números y caracteres especiales #%.). No puede repetirse la contraseña anteriormente asignada. 3. Para finalizar da clic en. diverza.com

24 guía de configuración. k) registra y administra a usuarios (opcional) Buzón Fiscal te permitirá dar de alta a otros usuarios para que le brindes a alguien más el acceso a la cuenta como administrador con las mismas funciones que tú, o bien, como a un operador con funciones limitadas de acuerdo a la serie y/o sucursal que le asignes. Un usuario operador podrá ver las siguientes opciones dentro del portal: Opciones del menú Portafolio Captura.- donde podrá capturar las remisiones, únicamente con la sucursal y/o serie asignadas. Importación.- permitirá exportar los archivos y expedir solamente los que cuenten con la sucursal y/o serie asignada por el administrador. Archivo.- donde podrá consultar los comprobantes de la sucursal y/o serie asignada. Emisión.- donde podrá consultar y expedir las remisiones de la sucursal y/o serie asignada. Archivos emitidos.- donde podrá consultar los CFDI de la sucursal y/o serie asignada. Opciones del menú Configuración Contraseña.- donde podrá únicamente restablecer la contraseña de acceso al servicio. Para ello, solo tienes que seguir los siguientes pasos: 1. Dentro del apartado configuración, selecciona administración del rubro Usuarios. página 24

25 buzón fiscal. 2. Presiona el botón y captura la información de la nueva cuenta que crearas. Aquí es donde indicarás si es una cuenta de administrador o una cuenta de operador. 3. Por último presiona el botón y posteriormente, para que puedas visualizar el registro como se muestra a continuación. diverza.com

26 guía de configuración. 4. A continuación tu podrás editar el registro o eliminarlo, mediante el uso de los botones o respectivamente. Para asignarle permisos a algún usuario presiona el botón para que puedas: Asignar la(s) sucursal(es) que el usuario podrá utilizar para la emisión y consulta de CFDI. Asignar las series de los rangos de folios que el usuario podrá usar. Concluido lo anterior habrás configurado tu cuenta y estarás listo para emitir CFDI. página 26

27 buzón fiscal. diverza.com

28 guía de configuración. gracias página 28

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