Gestión Documental Inteligente

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1 Gestión Documental Inteligente la oficina sin papel, una realidad hoy Reducción de Costes Tiempo Personal Espacio Eficiencia Control Organización Seguridad Trazabilidad Valor Imagen Productividad Conocimiento Especificaciones y Módulos

2 Especificaciones

3 Especificaciones C l a v e s y e s p e c i f i ca c i o n e s 1.- Sencillez de manejo: Desde el visor central de archivos se maneja el 95% de las funciones disponibles. 2.- Facilidad de entrada de documentos: Con solo pulsar un botón desde el escáner o con un clic de ratón desde el panel de control, los documentos están en el sistema. 3.- Precisión en la búsqueda: 95 % de precisión sobre O.C.R. Full-Text. 4.- Rapidez en la respuesta: Acceso inmediato y sin demora a los documentos. Clasificación automática de documentos en carpetas de destinos Búsqueda por cualquier palabra contenida Sellado electrónico de archivos con sellos de imagen, texto o texto libre Función ocultar sellos para garantizar la confidencialidad. Inserción de notas o apuntes en documentos Integración de avisos en documentos para uno o varios usuarios Búsqueda por sellos, avisos y notas Agrupación de múltiples archivos en un único documento o expediente Historial de procesos sobre archivos y expedientes Grapado, desgrapado y extracción de páginas sueltas Indexación de archivos a carpetas o documentos Definición de índices por carpeta para vincular metadatos a documentos Automatización del proceso de creación de la estructura de archivos. Envío directo de archivos a , impresora o fax. Administración completa de permisos, funciones y seguridad.

4 Digitalización Certificada Homologado por la Agencia Tributaria y las agencias forales vascas y navarra. Certificación y firma de las facturas recibidas, permitiendo su destrucción en papel y su conservación en formato electrónico, con total solvencia legal y fiscal. Recogida de metadatos obligatorios, desde un fichero excel, lo que permite exportar el libro registro de IVA a xls y DF-SERVER vincula los registros al archivo certificado Click&Search Permite crear un icono virtual dentro de cualquier aplicativo de terceros (ERP, Web, CRM) y configurarlo para que desde dentro de estas aplicaciones se puedan hacer llamadas a para que presente en pantalla los documento solicitados. Sed puede acceder a los documentos por múltiples variables, por texto contenido, nombre de archivo o índices del documento.

5 Correo Electrónico Permite configurar múltiples cuentas de correo para descargar los mensajes en la estructura de carpetas de DF-SERVER. Descarga de los s como txt o en su formato nativo (eml) y los archivos adjuntos en su formato original Renombrado automático de los ficheros descargados con múltiples opciones tales como fecha, remitente, asunto, combinados especiales de texto del asunto Clasifica automáticamente los correos por su texto contenido en el remitente, asunto o mensaje Permite el envío de los adjuntos al sistema de clasificación automática Descarga manual o automática, ya sea por usuario o centralizada. Indexación automática de los archivos adjuntos a sus s, aunque se descarguen en directorios diferentes los documentos ADI (O.C.R. Zonal) Permite configurar y parametrizar formularios, para recoger información variable contenida en los mismos. Los datos extraídos son almacenados como índices del documento y se pueden exportar como fichero de texto (txt) o archivo de excel (xls). Entre otros usos, permite el renombramiento automático de archivos mediante un campo zonal, o la indexación de documentos (por ejemplo de albaranes a facturas)

6 Work - Flow Diseño, configuración y ejecución de Flujos de trabajo automatizando la secuencia de acciones, actividades o tareas a realizar. Mecaniza y automatiza los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos, permitiendo además establecer límites de tiempo para cada proceso Entre otros eventos permite revisar, sellar, conformar, enviar por mail, mover, indexar, clasificar, etc Incluye trazabilidad sobre cada uno de los eventos ejecutados Facilita la movilidad del personal, agiliza el intercambio de información y la toma de decisiones Bar - Code Permite la lectura de información contenida en códigos de barras para múltiples usos. Ejecuta funcionalidades como separación de documentos o renombramiento de archivos. Posibilita la exportación de la información extraída a otros aplicativos. Diseño altamente flexible y modular

7 Facturación Electrónica Compatible con cualquier ERP o software de facturación del mercado Separación de documentos por cliente y factura, partiendo de un único bloque de datos PDF. Envío desatendido a impresora de aquellas facturas de clientes que no autorizaron la facturación electrónica Firma digital embebida (FNMT Clase II) y envío automático por mail Archivo y renombrado automático de los documentos en la carpeta de cada cliente Web Permite el acceso externo a la información de manera segura, desde cualquier explorador web, desde cualquier ubicación y en cualquier momento. Se integra dentro de la página web del cliente. Los usuarios registrados podrán disponer de sus documentos de manera rápida sin tener que pedir la documentación que necesiten. Se consigue una mejora en la atención al cliente y en la productividad Módulo ligero, intuitivo y muy sencillo de usar.

8 Toolbox Mediante este módulo se facilita la integración con otras aplicaciones como ERP s, sistemas de facturación o contabilidad, CRM s, etc. Se trata de una librería Windows que permite interactuar con el repositorio documental de DF-SERVER mediante un conjunto de variables y funciones. Este nuevo interfaz de desarrollo permitirá al programador comunicar todo tipo de aplicaciones con DF-SERVER. Con DF-SERVER ToolBox es posible establecer una comunicación bidireccional con DF-SERVER, es decir, no sólo se pueden consultar datos relativos al repositorio documental, sino que también se pueden actualizar dichos datos. DF-SERVER ToolBox está dirigido a desarrolladores e integradores. DF-SERVER ToolBox es un componente de servidor que se instala en el mismo servidor donde se instala la parte servidora de DF-SERVER Professional o Premium Edition, siendo exclusivo de estas dos ediciones de DF-SERVER.

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