26 de octubre de 2011 Con los ejercicios de recuperación ante desastres, no se alcanza la línea de llegada

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1 26 de octubre de 2011 Con los ejercicios de recuperación ante desastres, no se alcanza la línea de llegada Por Rachel A. Dines Making Leaders Successful Every Day

2 26 de octubre de 2011 Con los ejercicios de recuperación ante desastres, no se alcanza la línea de llegada Es hora de ponerse en forma nuevamente con estos 10 consejos de ejercicios mejorados Por Rachel A. Dines Con Stephanie Balaouras y Jessica McKee Resumen ejecutivo Si mañana se despertara y alguien o algo lo obligara a correr un maratón, cómo lo haría? Es poco probable que pueda lograr correr 40 km sin contar con meses de entrenamiento y ejercicios. Posiblemente corra de 15 a 20 km y luego sufra un colapso debido al agotamiento o se lesione gravemente, o ambos. Es posible que realmente alcance la línea de llegada, pero caminando o arrastrándose, y le lleve horas o un día más de lo que usted esperaba. Lo mismo sucede con la recuperación ante desastres (Disaster Recovery, DR): la posibilidad de que se puedan recuperar con éxito las operaciones de TI sin haber hecho los ejercicios de los planes de DR de manera periódica es mínima. La posibilidad de que usted se pueda recuperar con éxito y de que pueda lograr los objetivos de recuperación es nula. No obstante, Forrester descubrió que la ejercitación de los planes de DR es un área que sigue siendo deficiente en muchas organizaciones. Si busca mejorar la preparación, un área que no puede ignorar es el régimen de ejercicios. En este informe encontrará 10 consejos para actualizar y mejorar su programa actual de ejercicios de DR. Índice 2 3 Los programas de ejercicios relajados minan la preparación para la DR Cómo ponerse en forma nuevamente: Diez consejos para mejorar su programa de ejercicios de DR Recomendaciones 7 Se encuentra en la línea de largada? Tómelo con calma Ya está en carrera? Tome ritmo. 8 Material complementario NOTAS Y RECURSOS Forrester entrevistó a ocho empresas proveedoras, entre ellas, Deloitte, EMC, Forsythe Solutions Group, HP, IBM, Recovery Point Systems, Steve Goldman Associates y SunGard, y a 12 usuarios finales en empresas de Fortune 500. Documentos relacionados con la investigación Wake-Up Call: You Aren t Ready For A Disaster 9 de febrero de Forrester Research, Inc. Todos los derechos reservados. Forrester, Forrester Wave, RoleView, Technographics, TechRankings y Total Economic Impact son marcas registradas de Forrester Research, Inc. Todas las otras marcas son propiedad de sus respectivos dueños. Queda estrictamente prohibida la reproducción o distribución, de cualquier manera, de este contenido sin previa autorización por escrito. Para obtener copias de este documento, envíe un correo electrónico a Si desea obtener información adicional sobre su reproducción y uso, consulte la Política de citación de Forrester disponible en La información está fundada en los mejores recursos disponibles. Las opiniones reflejan el juicio del momento y están sujetas a cambio.

3 2 Con los ejercicios de recuperación ante desastres, no se alcanza la línea de llegada Los programas de ejercicios relajados MINAN la preparación para la DR Actualmente, la preparación de la empresa para la DR aún es deficiente. 1 Generalmente, no se debe a la falta de tecnologías de avanzada en las arquitecturas de DR, sino a la falta de procesos formales y de un régimen estricto para poner en marcha los planes de DR. Aunque la mayoría de las empresas dicen que llevan a cabo todos los ejercicios de sus planes de DR al menos una vez al año, las evidencias históricas sugieren que la mayor parte de esos ejercicios no son completos ni exhaustivos. Generalmente, las empresas solo aplican una parte del plan o una serie de aplicaciones (consulte la figura 1). IBM Business Continuity and Recovery Services (IBM BCRS), que realiza miles de ejercicios de continuidad del negocio (Business Continuity, BC) y de DR por año en nombre de sus clientes, confirma esta tendencia: Últimamente, cada vez más clientes realizan solo la prueba de componentes en lugar de probar la BC y la DR simultáneamente. Alentamos a nuestros clientes que aprovechen las ventajas de una prueba empresarial integral. Muchas empresas con las que hablamos saben que necesitan mejorar su programa de ejercicios de DR, pero se enfrentan con obstáculos como la falta de apoyo ejecutivo, recursos limitados en cuanto al personal y el miedo de interrumpir los procesos de negocios Cuál es el peligro de flexibilizar el programa de ejercicios de DR? Las empresas que no llevan a cabo sus planes de manera frecuente y minuciosa ponen en riesgo el éxito del logro de los objetivos de recuperación esperados de la empresa, o que no se acerquen a estos, a la hora de declarar y poner en marcha un plan específico. No lograr los objetivos puede costarle a la empresa miles, incluso millones, de dólares en ingresos, clientes y participaciones en el mercado perdidos, como así también dañar su reputación y generar posibles multas. Figura 1 Aproximadamente la mitad de las empresas solo llevan a cabo pruebas integrales una vez por año. Cuántas veces por año realiza una prueba integral de su plan de recuperación ante desastres? más de dos veces por año 10% 8% 2007 (n = 250) 2010* (n = 200) Dos veces por año 22% 23% una vez por año 50% 47% no probamos nuestro plan 14% 18% no sabe 4% 5% Base: personas encargadas de la toma de decisiones y personas influyentes en la recuperación ante desastres en empresas en todo el mundo (es posible que los porcentajes no lleguen a 100 debido al redondeo). Fuente: Forrester/Disaster Recovery journal october 2007 Global Disaster Recovery Preparedness online survey *Fuente: Forrester/Disaster Recovery journal november 2010 Global Disaster Recovery Preparedness encuesta en línea Fuente: Forrester Research, inc. 26 de octubre de , Forrester Research, Inc. Prohibida su reproducción

4 Con los ejercicios de recuperación ante desastres, no se alcanza la línea de llegada 3 Cómo ponerse en forma nuevamente: Diez consejos para mejorar su programa de ejercicios de DR En el año 2011, cuando Forrester encuestó a 2741 responsables de la toma de decisiones en el sector de negocios y de TI, más del 60 % expresó que mejorar las capacidades de BC/DR era una prioridad alta o de fundamental importancia para los próximos 12 meses. 2 Sin embargo, estas mismas personas también dijeron que planeaban invertir solo el 6,6 % de sus capitales de TI y del presupuesto operativo en BC/DR durante el mismo período (una cifra que se mantuvo medianamente constante durante los últimos años 3 Cómo puede mejorar significativamente su preparación para DR con un presupuesto bajo? La medida más útil que puede tomar sin gastar su capital inicial es mejorar el programa de ejercicios de DR. Los ejercicios de DR no son episodios excepcionales; los programas desarrollados tratan los ejercicios de DR como un proceso continuo (consulte la figura 2). Además, Forrester y los profesionales líderes de DR ofrecen las siguientes 10 mejores prácticas para optimizar los programas de ejercicios de DR: 1. Defina por adelantado los objetivos específicos de los ejercicios por adelantado: la ejercitación por el solo hecho de ejercitarse es una pérdida de tiempo. Antes de realizar cualquier ejercicio, asegúrese de que haya objetivos y fines claros y concretos establecidos por adelantado que ayuden a determinar el éxito de un ejercicio. Un objetivo puede ser tan simple como: Verificar nuestro tiempo de recuperación establecido y los objetivos de punto de recuperación. Puede orientar otros objetivos en torno a la capacitación, como: Familiarizar a los administradores de la base de datos con los planes de recuperación de Oracle. 2. Incluya a los inversores: como los propietarios de las empresas tienen un papel fundamental en los ejercicios de DR, debe hacerlos participar desde el comienzo del ejercicio y hasta que haya recuperado todos los servicios. Los propietarios de las empresas deben verificar la recuperación exitosa de los servicios. Esto tiene el beneficio doble de garantizar que usted ha ya recuperado apropiadamente los procesos de negocios con todos sus componentes críticos y de asegurar que los propietarios de la empresa sepan qué esperar en términos de las capacidades de recuperación y del rendimiento en el sitio de recuperación durante una declaración real. 3. Rote las responsabilidades del personal: cuando lleve a cabo pruebas técnicas de DR, es fundamental que la persona que elaboró el plan de DR no sea la misma persona que realice la prueba, ya que no es probable que esa persona esté disponible en un desastre real. Algunas empresas entrevistadas llegaron al punto de tener empleados con poco conocimiento específico de un sistema para llevar a cabo esas pruebas, como por ejemplo, un administrador de sistemas que realiza una prueba de DR de la base de datos. Nuestro objetivo es poder tomar los planes de DR y dárselos a cualquier persona que tenga una serie de habilidades de administración de sistemas, y que estas personas puedan llevar a cabo la recuperación, dijo Karla Upton, analista técnica de The Pasha Group. Una ventaja secundaria importante de un ejercicio de DR es la capacitación. Al asignar f al personal durante los ejercicios, se capacita fundamentalmente al personal en distintas áreas. 2011, Forrester Research, Inc. Prohibida su reproducción 26 de octubre de 2011

5 4 Con los ejercicios de recuperación ante desastres, no se alcanza la línea de llegada 4. Desarrolle situaciones de riesgo específicas para sus ejercicios: muchas empresas realizan sus ejercicios de DR sin situaciones específicas. Le dicen a su equipo de respuesta que asuma que el centro de datos ha sufrido un desastre. Sin embargo, es importante definir situaciones de riesgo específicas, incluso para las pruebas de DR, por dos razones principales: 1) se proporciona una situación más real para que el equipo de respuesta reaccione, y 2) distintas situaciones requieren distintas medidas por parte del personal de TI. Por ejemplo, el plan de DR para una interrupción corta en el centro de datos principal que solo requiere la reanudación de las operaciones sería diferente de una interrupción a largo plazo que requiere una conmutación por error (y, eventualmente, una conmutación por recuperación), que a su vez sería diferente de situaciones en las que solo se interrumpen algunas partes de la infraestructura de TI. 5. Realice ejercicios conjuntos con los equipos de BC: en nuestra investigación, Forrester descubrió que muchos equipo de BC y DR realizan todos sus ejercicios de manera separada y muchas veces incluso no comunican cuándo llevan a cabo los ejercicios. Debido a que es más probable que los equipos de DR realicen ejercicios técnicos con más frecuencia, no es primordial que realice cada ejercicio junto con BC; pero al menos una vez por año, debe trabajar con sus compañeros de BC para hacer todos los ejercicios de BC y DR de la empresa simultáneamente. Esto es especialmente importante si el centro de datos se encuentra en el mismo lugar que la oficina central de la empresa: Recomendamos a nuestros clientes realizar en los ejercicios de BC y DR de manera simultánea si el centro de datos y los edificios de oficinas se encuentran en el mismo campus, dijo George Ferguson, gerente de marketing mundial de HP Business Recovery Services. 6. Varíe los tipos de ejercicios desde pruebas técnicas hasta tutoriales: una idea errónea y común en TI es que los tutoriales y los ejercicios de simulacro no son necesarios para los ejercicios de DR. Es verdad que este tipo de ejercicios no evaluarán las capacidades técnicas de una conmutación por error, pero son importantes para la capacitación, concientización y preparación (consulte la figura 3). Los entrevistados nos dijeron que la mayor parte del tiempo, en los ejercicios que no resultaron como se había planeado realmente tuvieron más dificultad con la comunicación y el entendimiento de los empleados con respecto a sus funciones durante el ejercicio. Los ejercicios que no son técnicos, como los tutoriales y simulacros, ayudarán a que estos procesos se lleven a cabo con mayor eficiencia. Marius Wierzbicki, analista de DR de Genzyme, nos comentó: Cuando realizamos ejercicios de tutoriales técnicos, cada persona que participa en la recuperación habla con sus compañeros de su respectivo proceso con el fin de lograr la comunicación. 7. Asegúrese de probar toda la infraestructura de TI simultáneamente al menos una vez por año: debido a la naturaleza cambiante de los sistemas de TI, es importante que las organizaciones realicen una prueba completa de los planes de DR de toda la empresa al menos una vez por año. Si se espera más de un año, se corre el riesgo de que haya demasiados cambios en los entornos y el personal de TI. Debe reunir miembros nuevos del personal de toda la organización para acelerar los planes de DR. Las empresas más avanzadas realizan 26 de octubre de , Forrester Research, Inc. Prohibida su reproducción

6 Con los ejercicios de recuperación ante desastres, no se alcanza la línea de llegada 5 pruebas de DR cuatro veces por año. Entre una prueba integral y la otra, la mayoría de las empresas realiza pruebas de componentes que varían en frecuencia según la importancia de los sistemas y la velocidad de cambio en el entorno. 8. Identifique los miembros del equipo de respuesta principal de DR: seamos realistas, participar en los ejercicios de DR puede ser muy estresante. La tensión de trabajar bajo limitaciones de tiempo y recursos durante muchas horas, a veces de noche y durante los fines de semana, es algo que la gente sobrelleva de distintas maneras. Un ejercicio o una prueba de DR puede resultar estresante, pero una declaración real podría ser peor. Por lo tanto, cuando elija al equipo de respuesta principal para que dirija la recuperación de TI, es importante que seleccione personas que puedan trabajar bajo presión extrema (y con privación del sueño). Durante un ejercicio o una prueba, identifique a las personas que puedan permanecer calmadas y tranquilas. Durante un ejercicio, se dará cuenta de quién no puede manejar el estrés de un desastre real, nos dijo el Dr. Steve Goldman, experto y asesor de BC/DR y administración de crisis reconocido internacionalmente. 9. Aprenda de sus errores: la finalidad de realizar ejercicios de DR es encontrar posibles obstáculos para la recuperación cuando se encuentra en entornos controlados. Si no tiene problemas durante sus ejercicios y pruebas, lo más probable es que no esté realizando un análisis detallado, no esté haciendo las pruebas con la minuciosidad necesaria, o que haya diseñado situaciones de recuperación demasiado simples. 4 Cuando ya haya realizado los ejercicios y las pruebas e identificado las áreas problemáticas, use lo que aprendió para actualizar los planes y elaborar los documentos de mejores prácticas. Después de la prueba, compilamos todas las notas y creamos un informe posterior a la prueba. Esto incluye quién realizó cada función y todos los problemas que se encontraron. Al final del informe, proporcionamos recomendaciones y observaciones, además de notas para mejorar las pruebas. Tenemos estos documentos a mano para remitirnos a ellos y usarlos como guía, dijo Frank Miraglia, directora de TI de una gran empresa fabricante de artículos electrónicos. 10. Informe los resultados a los inversores: si su organización hizo inversiones importantes recientemente para mejorar la preparación, lo más probable es que los ejecutivos y demás inversores de negocios deseen conocer cuál es el retorno de la inversión Está preparado? Informar los resultados de los ejercicios y las pruebas de manera periódica y oportuna les da a los ejecutivos y líderes de negocios una visión de su programa de DR. Recuerde que los resultados no se expresan en términos de aprobado o desaprobado, pero deben detallar aspectos de la recuperación que funcionaron y las áreas que se deben mejorar. Informamos varios aspectos de nuestros ejercicios de BC/DR, incluidas la calidad de los ejercicios y la posibilidad de que un componente falle y qué riesgo representa esto para la organización, nos comentó un alto funcionario de BC/DR de una empresa muy importante de servicios financieros. 2011, Forrester Research, Inc. Prohibida su reproducción 26 de octubre de 2011

7 6 Con los ejercicios de recuperación ante desastres, no se alcanza la línea de llegada Figura 2 Ciclo de vida de una prueba de continuidad del negocio y de recuperación ante desastres Definir los objetivos y las situaciones del ejercicio o de la prueba Actualizar los planes de BC/DR obtener la aprobaciónde los ejecutivos e inversores de negocios Realizar un informe sobre los resultados del ejercicio o de la prueba Preparar y programar el ejercicio o la prueba si el ejercicio o la prueba no se realizan con éxito, vuelva a intentarlo informar los resultados Realizar el ejercicio o la prueba Fuente: Forrester Research, inc. Figura 3 Tipos de ejercicios/pruebas de recuperación ante desastres Descripción Tutorial Revisión del diseño y de los contenidos tdel plan Simulacro Prueba de componentes ejercicio o simulación integrales uso de una situación, análisis de las actividades de respuesta y recuperación de un plan documentado ejercitación física de un componente de un plan documentado, generalmente sistemas en una plataforma única o sistemas que admiten un proceso de negocios único. (Por ejemplo, las pruebas de todas las aplicaciones que admiten el procesamiento de órdenes o las pruebas de todas las aplicaciones de servidor) uso de una situación, realización de las actividades de respuesta y recuperación de un plan documentado para toda la organización (esto se hace con mayor frecuencia como una simulación más que una conmutación por error real de la infraestructura y las operaciones de ti). Frecuencia según sea necesario para familiarizar a las personas y los equipos encargados de la respuesta con un plan documentado o con los cambios que se le hagan a un plan. Al menos cuatro veces por año. se realiza con frecuencia como precursor de un ejercicio completo. según sea necesario de acuerdo con los cambios más importantes que se realicen en el entorno operativo o a la infraestructura de ti. según la importancia, algunos componentes se pueden probar con mayor frecuencia que otros. Al menos una vez por año; dos veces por año es la frecuencia ideal Fuente: Forrester Research, inc. 26 de octubre de , Forrester Research, Inc. Prohibida su reproducción

8 Con los ejercicios de recuperación ante desastres, no se alcanza la línea de llegada 7 Recomendaciones SE ENCUENTRA En la línea de largada? TÓMELO con calma Ya está en carrera? Tome ritmo. Realizar un ejercicio de DR sólido es como correr un maratón. Asimismo, intentar hacer todo un ejercicio sin haber entrenado y estar en forma podría terminar de manera desastrosa. A usted no le gustaría terminar como Filípides, que corrió el primer maratón, pero murió por agotamiento. Sin embargo; aunque su programa de DR esté en buenas condiciones, siempre hay margen para mejorarlo. Forrester recomienda lo siguiente: Si no realizó los ejercicios de DR de manera periódica, empiece con ejercicios que no sean técnicos: empezar con tutoriales y simulacros hace que todo el equipo de respuesta se familiarice con sus funciones y responsabilidades y con los contenidos del plan. Luego puede pasar a pruebas de componentes y, finalmente, a pruebas completas que involucren todos los sistemas. Nosotros realizamos lo que llamamos pruebas de progreso. Empezamos con ejercicios de simulacro para conocer los problemas. El próximo paso es realizar una prueba de infraestructura para ver si todos los sistemas se pueden poner en funcionamiento exitosamente. Con el tiempo, agregaremos varios componentes más allá de la estructura sola a las pruebas, como la red y las aplicaciones y, finalmente, los usuarios finales para verificar la recuperación y la funcionalidad. Eventualmente, habremos realizado una prueba completa de DR, dijo Steve Hurley, director de administración de riesgos de servicios de información en una gran empresa de servicios financieros. Si ya tiene un buen programa de ejercicios, cree más situaciones reales: una de las razones principales para realizar ejercicios es encontrar problemas en un entorno controlado en vez de encontrarlos durante una declaración de desastre. Si no encontró ningún problema durante los ejercicios, probablemente no esté realizando un análisis detallado o no esté haciendo las pruebas con la minuciosidad necesaria. Además, si no lo ha hecho, cree situaciones más reales que incluyan episodios con efecto dominó, como la pérdida de transporte y la pérdida de infraestructura pública crítica (por ejemplo, electricidad) Cómo transportará las cintas de un tercero? Por cuánto tiempo funcionarán los centros de datos con generadores de energía de respaldo sin el suministro de más combustible diésel? Generalmente son estos episodios con efecto dominó los que presentan todos los desafíos durante las activaciones reales. 2011, Forrester Research, Inc. Prohibida su reproducción 26 de octubre de 2011

9 8 Con los ejercicios de recuperación ante desastres, no se alcanza la línea de llegada MATERIAL complementario Empresas entrevistadas para este documento Deloitte EMC Forsythe Solutions Group HP IBM Recovery Point Systems Steve Goldman Associates SunGard Notas finales 1 Cómo clasificaría su capacidad para recuperar su centro de datos en caso de que se produjera una falla en el sitio o un desastre? La gran mayoría de sus compañeros que respondieron una encuesta conjunta de Forrester Research y Disaster Recovery Journal en 2010 respondieron que se sienten muy preparados o preparados Pero realmente lo están? En el mismo estudio se descubrió que el presupuesto de DR ha disminuido, las pruebas se han mantenido constantes, el mantenimiento del plan se lleva a cabo con menos frecuencia y los tiempos reales de recuperación han aumentado. Aunque la DR sigue siendo claramente una prioridad, muchas organizaciones se han dejado llevar por una falsa sensación de seguridad. Considere esto como una señal de alarma: la mayoría de las empresas están menos preparadas para una interrupción en la actualidad que hace tres años. Consulte el informe del 9 de febrero de 2011, Wake-Up Call: You Aren t Ready For A Disaster. 2 Específicamente, el 20 % dijo que era una prioridad fundamental y el 40 % declaró que era una prioridad alta. Fuente: Forrsights Budgets And Priorities Tracker Survey, Q La BC/DR representa entre el 6 % y el 7 % del presupuesto de TI. Como un porcentaje de los presupuestos operativos y de capital totales, el gasto en BC/DR todavía es deficiente respecto de otras funciones de TI como la seguridad, con un porcentaje del 6 % entre las empresas y del 7 % para las pequeñas y medianas empresas (PYME). Sin embargo, si tenemos en cuenta el nivel de prioridad y el aumento de inversiones, la BC/DR se puede considerar con seguridad como uno de los elementos fundamentales de un programa integral de TI. Consulte el informe del 2 de septiembre de 2010, Business Continuity And Disaster Recovery Are Top IT Priorities For 2010 And 2011 y la encuesta Forrsights Budgets And Priorities Tracker Survey, Q Como un alto ejecutivo de TI le dijo a Forrester: Si no encuentra problemas cuando prueba su plan, es porque no está realizando un análisis detallado. Consulte el informe del 9 de febrero de 2011, Wake-Up Call: You Aren t Ready For A Disaster. 26 de octubre de , Forrester Research, Inc. Prohibida su reproducción

10 Making Leaders Successful Every Day Oficina central Forrester Research, Inc. 60 Acorn Park Drive Cambridge, MA USA Tel.: Fax: Correo electrónico: forrester.com Símbolo de Nasdaq: FORR Oficinas de investigación y ventas Forrester tiene centros de investigación y oficinas de ventas en más de 27 ciudades en todo el mundo, como Ámsterdam, Países Bajos; Pekín, China; Cambridge, Massachusetts; Dallas, Texas; Dubái, Emiratos Árabes Unidos; Fráncfort, Alemania; Londres, Reino Unido; Nueva Delhi, India; San Francisco, California; Sídney, Australia; Tel Aviv, Israel; y Toronto, Canadá. Para conocer la ubicación de la oficina de Forrester más cercana, visite: Para obtener esta información en una copia impresa o en copias electrónicas, comuníquese con el servicio de atención al cliente a los números , , o por correo electrónico a Ofrecemos descuentos por cantidad y precios especiales a instituciones académicas y sin fines de lucro. Forrester Research, Inc. (Nasdaq: FORR) es una empresa de investigación independiente que proporciona asesoramiento práctico y de proyección a líderes mundiales del comercio y la tecnología. Forrester trabaja con profesionales de 19 cargos fundamentales en grandes empresas y ofrece servicios de investigación confidencial, percepción del cliente, consultoría, eventos y programas ejecutivos entre pares. Durante más de 28 años, Forrester ha formado líderes exitosos día a día en los secotores de TI, marketing y tecnología. Para obtener más información, visite

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