ORDEN DEL DIA Nº 1884

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1 CAMARA DE DIPUTADOS DE LA NACION O.D. Nº SESIONES EXTRAORDINARIAS 2002 ORDEN DEL DIA Nº 1884 COMISION PARLAMENTARIA MIXTA REVISORA DE CUENTAS DE LA ADMINISTRACION Impreso el día 18 de febrero de 2003 Término del artículo 113: 27 de febrero de 2003 SUMARIO: Pedido de informes al Poder Ejecutivo sobre las medidas adoptadas a los efectos de superar las observaciones de la Auditoría General de la Nación con motivo de la evaluación de la estructura organizativa y documental del Sistema Integrado de Información Financiero (SIDIF) en la Secretaría de Hacienda de la Nación, período 1996/2000 (276-S.-2002). Buenos Aires, 18 de diciembre de Al señor presidente de la Honorable Cámara de Diputados de la Nación. Tengo el honor de dirigirme al señor presidente, a fin de comunicarle que el Honorable Senado, en la fecha, ha sancionado el siguiente Proyecto de resolución El Senado y la Cámara de Diputados de la Nación RESUELVEN: 1. Dirigirse al Poder Ejecutivo nacional, solicitando informe sobre las medidas adoptadas a los efectos de superar las observaciones de la Auditoría General de la Nación con motivo de la evaluación de la estructura organizativa y documental del Sistema Integrado de Información Financiera (SIDIF) en la Secretaría de Hacienda de la Nación, período 1996/ Comuníquese al Poder Ejecutivo nacional y a la Auditoría General de la Nación, juntamente con sus fundamentos. Saludo a usted atentamente. MARCELO E. LÓPEZ ARIAS. Juan C. Oyarzún. FUNDAMENTOS Las presentes actuaciones se refieren a un informe preparado por la Auditoría General de la Nación sobre la evaluación de la estructura organizativa y documental del Sistema Integrado de Información Financiera (SIDIF) en la Secretaría de Hacienda de la Nación en el período 1996/2000. El examen de la Auditoría General de la Nación fue realizado de conformidad con normas de auditoría externa aprobadas por la resolución 145/ 93, siendo la fecha de emisión del informe el 12 de julio de La Auditoría General de la Nación efectúa una serie de observaciones y comentarios, identificando el riesgo en tres niveles: alto, medio y bajo, así como también la correspondiente recomendación para cada uno de ellos. 1. Plan estratégico de tecnología de la información De la documentación recibida por la Auditoría General de la Nación, no le fue posible determinar la existencia de un plan estratégico informático de la Secretaría de Hacienda. En cambio, existen planes para el desarrollo informático en corto plazo denominados Desarrollo Informático de la Administración Financiera desde 1999 al 2001, que contienen la siguiente estructura: a) Razones que aconsejan su realización; b) Objetivos parciales y finales que se procura alcanzar; c) Cronograma del programa de trabajo y los plazos estimados para su ejecución; d) Cantidad y perfil de personas requeridas; e) Gasto total demandado; f) Financiamiento previsto.

2 2 O.D. Nº CAMARA DE DIPUTADOS DE LA NACION Sobre este punto, la Auditoría General de la Nación efectúa las siguientes observaciones: 1.1 No consta que los planes de Desarrollo Informático de la Administración Financiera cuenten con una aprobación formal por parte de la Secretaría de Hacienda. 1.2 No ha podido acceder a los planes de desarrollo anteriores al 1/1/99, por lo tanto, no ha podido verificar el cumplimiento de dichos planes en los informes de situación presentados a esta Auditoría General de la Nación. 1.3 La Auditoría General de la Nación cotejó lo planificado vs. lo realizado (como muestra) durante el año 2000 según los planes Desarrollo Informático para el año 2000 y los informes de avances correspondientes, surgiendo la siguiente evaluación: a) No surge el cumplimiento del objetivo Se desarrollará un Disaster Recovery Plan DRP que garantice la continuidad de servicio ante contingencias tales como inoperabilidad edilicia, cortes prolongados de suministro de energía eléctrica o falla de comunicaciones ; b) No surge el cumplimiento del objetivo Se proseguirá con la emisión de documentos normativos a los efectos de establecer los distintos procedimientos ; c) No surge de la documentación recibida la existencia de planes de corto, mediano y largo plazo referentes a la infraestructura informática (Hardware y Software de Base); d) No surge la existencia de planes a mediano y largo plazo para desarrollo y mantenimiento de sistemas aplicativos; e) En general no existe una metodología para formular y modificar los planes en forma tal que las políticas y los procedimientos adopten un enfoque estructurado. Según la Auditoría General de la Nación, los comentarios expuestos producen los siguientes efectos: La ausencia de una metodología general de planificación y planes de corto, mediano y largo plazo acordes a la misma, aumenta el riesgo de que no se logre dar respuesta a las misiones y las metas de la reforma administrativa, los planes a corto plazo no coinciden con el plan estratégico actualizado, no se alcancen los objetivos a corto plazo y exista pérdida de calidad de la información disponible. Imposibilidad de ejecutar las tareas de control y organización. Riesgo económico por imprevisión. Riesgo de interrupción del servicio informático.. 2. Existencia de documentación técnica, manuales de usuarios y operación - nivel de actualizaciones Descripción: En el informe de publicación institucional del año 1999 realizado por la Secretaría de Hacienda menciona como estrategia tener Disponibilidad de documentación técnica y de operación para usuarios finales para cada uno de los subsistemas. La información hallada en la red de la Unidad Informática (http://uninet.mecon.ar) y el inventario documental solicitado y proporcionado por la Coordinación General del Proyecto BID indican que durante el período 1993 al 1999 las consultoras actuantes realizaron manuales con documentación técnica y de usuarios. El grupo auditor no pudo verificar el grado de actualización de dichos manuales debido a la falta de una norma y procedimiento relativo a documentación y sobre cómo se efectuarán las actualizaciones, la administración de versiones, fechas de elaboración inicial y de actualización y responsables de cada una. Es dable destacar que el adoptar una metodología de desarrollo para aplicaciones impone un esquema para el desarrollo y la documentación de sistemas, que permite un control adecuado, con conocimientos y antecedentes suficientes ante posibles modificaciones y/o recambio de equipos de trabajo. Dentro de las acciones establecidas (Boletín Oficial Nº ), para la Unidad Informática, se indica que definirá y/o adoptará metodologías y normas de desarrollo de sistemas y su documentación. Comentario de la Auditoría General de la Nación: De la documentación analizada no surge la adopción de tales políticas y metodologías. Según la Auditoría General de la Nación, el comentario expuesto produce los siguientes efectos: Desactualización y pérdida de vigencia de la documentación. Pérdida cognitiva y dificultades para capacitación de nuevos usuarios. No es posible garantizar controles suficientes durante el proceso de desarrollo. Pérdidas de tiempos ante la necesidad de capacitar nuevo personal. 3. Existencia de políticas, normas y procedimientos - nivel de actualizaciones Descripción: El subsecretario de presupuesto ha dispuesto según nota del 17 de junio de 1996, la creación de un comité organizativo de tres niveles, a saber: Nivel 1: Definición de las políticas y seguimiento de planes estratégicos de la Secretaría de Hacienda, integrado por el subsecretario del presupuesto y los participantes del nivel 2 y de reunión mensual. Nivel 2: Objetivos tácticos, cumplir con los objetivos de nivel 1 en tiempo y forma integrados por los órganos rectores, los responsables proyecto

3 CAMARA DE DIPUTADOS DE LA NACION O.D. Nº BID, y las autoridades de la Unidad Informática y de reunión quincenal o según las necesidades. Nivel 3: Asesorar al nivel 2, conformando grupos temporarios con objetivos específicos. Resolución de puntos conflictivos y de reunión semanal según requerimientos. Comentarios de la Auditoría General de la Nación: La información suministrada por la Unidad Informática indica que no existe un planteo ordenado y claro sobre el tema de este objetivo de control. Si bien hay algunas normas, éstas no conjugan la existencia de políticas, normas y procedimientos suficientes, aprobadas y escritas para la Unidad Informática. Otro aspecto importante es que a partir del año 2000 se registra actividad el comité de nivel 2 no existiendo registros de actividades anteriores al año Tampoco surge registro de participación de los organismos descentralizados y de administración central. Según la Auditoría General de la Nación, lo expuesto podría generar los siguientes efectos: Falta de control interno, consecuentemente la ineficiencia e ineficacia del sector, con la concomitante pérdida económica. Podrían existir entradas indebidas al sistema. Podrían ponerse en producción aplicaciones o módulos sin autorización de los usuarios. Al no cumplirse las actividades establecidas para los comités por su frecuencia y contenido, se origine una falta de participación de los usuarios (órganos rectores, ministerios, organismos descentralizados) en exponer sus inquietudes para la resolución de problemas. Probable imposibilidad de prestación del servicio por lapsos significativos. 4. Estructura organizacional, roles y responsabilidades, recursos humanos de la Unidad Informática Sobre el particular, la Auditoría General de la Nación efectúa las siguientes observaciones: Estructura organizativa: No se cuenta con una sólida estructura organizativa, ya que solamente están aprobadas las coordinaciones de sistemas y de tecnología sin incluir la correspondiente apertura funcional de cada una. Se está funcionando con una estructura informal. Recursos humanos: Con la excepción de una sola persona que figura en planta permanente, el personal técnico que mantiene o desarrolla el SIDIF está contratado por decreto 92/95 o BID. La totalidad del personal que desempeña funciones en los sistemas SLU y SIDIF Local (OD y AC) corresponde exclusivamente a uno de los contratos vigentes. Los cargos de coordinadores de sistemas y de tecnología están aún sin concursar. Menos del 40 % del personal recibió algún curso de capacitación por parte de la Secretaría de Hacienda. La capacitación brindada se limitó al personal contratado. Durante el período 1996 al 2000 el total de las contrataciones fue por duraciones del orden del año. En el 2000 no hubo ninguna contratación por término de un año, el promedio de la duración de los contratos es de 6 meses (Contrato BID). Los contratos modelos presentados a esta auditoría no indican el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos de la Unidad Informática. Tres sectores con proyectos críticos tienen al personal encuadrado en el contrato BID. Las observaciones expuestas podrían general los siguientes efectos: Posibilidad de paralización de proyectos, tareas, mantenimiento y soporte técnico del SIDIF por ausencia de personal calificado ante la eventualidad de producirse la discontinuidad de uno o ambos contratos sin contar con un mínimo de personal en planta permanente. Se diluyen las responsabilidades por ausencia de un organigrama completo y sus correspondientes misiones y funciones formalmente aprobados. 5. Planes de adquisición de hardware y software La Coordinación General del Proyecto presentó un plan de adquisición de equipamiento informático el 8/6/2000 y participó a la Unidad Informática a efectos de que elabore las especificaciones estratégicas y técnicas para el pliego de la licitación. Dentro de este plan, se convino que Unidad Informática proveerá a los organismos descentralizados que poseen pocos usuarios y una acotada cantidad de transacciones, espacio de máquina en el servidor de la Secretaría de Hacienda, dándole a éstos la posibilidad de acceder en forma remota. El equipamiento utilizado por la Secretaría de Hacienda, organismos y administración central es financiado por el préstamo y con fondos propios de la Secretaría de Hacienda. Al respecto, la Auditoría General de la Nación efectúa la siguiente observación: La información presentada refleja la falta de un plan propio de la Unidad Informática que contenga la arquitectura de sistemas presente y futura, la dirección tecnológica que se pretende, las estrategias de migración tecnológica y los planes de contingencia necesarios. Lo observado podría generar los siguientes efectos: Adquisiciones incorrectas.

4 4 O.D. Nº CAMARA DE DIPUTADOS DE LA NACION Insuficiencia de infraestructura tecnológica. Desorden en las adquisiciones. Instalaciones con diferentes niveles de actualizaciones. 6. Control interno La Auditoría General de la Nación solicitó formalmente a la Auditoría Interna del Ministerio de Economía y a la Dirección de Auditoría de Sistemas de Coordinación Auditoría de Sistemas Informáticos (CGN- Contaduría General de la Nación), los Informes de auditoría elaborados por dichos sectores. A tal efecto la Auditoría Interna del Ministerio de Economía informa esta unidad no ha realizado informes sobre el tema. Al mismo efecto la unidad informática informa no se dispone de informes referidos al objetivo de esta auditoría. La Auditoría General de la Nación efectúa, al respecto la siguiente observación: Falta de control interno referido a la estructura organizacional y documental de la Unidad Informática. Dicha situación genera debilidad en los controles generales. 7. Obligaciones de uso de los sistemas La decisión administrativa 170/97 del jefe de Gabinete de Ministros ha dispuesto que: La Secretaría de Hacienda entregue a los organismos las herramientas informáticas destinadas a la administración financiera. Los organismos sólo podrán utilizar sistemas propios, previa conformidad de la Secretaría de Hacienda, en la medida que éstos cumplan con el modelo conceptual, la normativa vigente y los estándares técnicos así como que sus costos estén en línea con los de los suministrados por la citada secretaría. La Auditoría General de la Nación observa que existen 19 servicios administrativo financieros con desarrollos propios, no existiendo constancias del cumplimiento de la citada norma. Lo expuesto genera los siguientes efectos: Podría originar nuevos costos para los organismos que encaren desarrollos propios. Es ineficiente desarrollar software cuando existe uno ya desarrollado, es como duplicar costos y tareas. Nivel de riesgo: Medio Conclusiones de la AGN La Auditoría General de la Nación concluye su informe, mencionando los siguientes aspectos para mejorar: Documentación del sistema. Plan de contingencia. Estructura organizativa. Plantel adecuado. La Unidad Informática debiera aumentar los controles generales, incorporando y actualizando políticas, normas y procedimientos, a los efectos de minimizar los riesgos inherentes de la actividad informática fomentando la estandarización y asegurando la comunicación y comprensión de cada política y procedimientos. Debe destacarse la importancia de tener un marco estratégico de tecnología de la información que apunte a establecer a mediano y corto plazo un plan de sistemas de la Unidad Informática debido a que los objetivos estratégicos de la Secretaría de Hacienda relacionados con el SIDIF están soportados por tecnología y recursos humanos. Las políticas, normas, procedimientos y planes deben actualizarse periódicamente para no perder vigencia y mantener un adecuado control. Por otra parte, le estructura orgánica, los recursos tecnológicos y humanos son de importancia crítica donde se ha invertido por lo menos 10 años de trabajo, recursos y fondos públicos. Si consideramos que la Administración Nacional procesa la información administrativa-financiera por medio de un conjunto de sistemas integrados, la Unidad Informática es uno de los puntos críticos y su estructura orgánica no se encuentra consolidada. La omisión de estos ítem expuestos podrían generar la paralización de los servicios que brinda el sistema SIDIF. Tales circunstancias podrían privar a la administración nacional de información financiera necesaria para su funcionamiento, pudiendo llegar incluso al extremo de provocar la pérdida de la misma, o el acceso indebido de personas no autorizadas. Atento lo expuesto, corresponde dirigirse al Poder Ejecutivo nacional, solicitando informe sobre las medidas adoptadas a los efectos de superar las observaciones de la Auditoría General de la Nación con motivo de la evaluación de la estructura organizativa y documental del Sistema Integrado de Información Financiera (SIDIF) en la Secretaría de Hacienda de la Nación, período Oscar S. Lamberto. Jesús Rodríguez. Raúl Baglini. José A. Vitar. Carlos T. Alesandri. Ricardo C. Quintela. ANTECEDENTES 1 Dictamen de comisión Honorable Congreso: Vuestra Comisión Parlamentaria Mixta Revisora de Cuentas de la Administración, ha considerado el

5 CAMARA DE DIPUTADOS DE LA NACION O.D. Nº expediente Oficiales Varios 162/02, mediante el cual la Auditoría General de la Nación remite resolución sobre evaluación de la estructura organizativa y documental del Sistema Integrado de Informaci6n Financiera (SIDIF). Período 1996/2000 y, por las razones expuestas en sus fundamentos, os aconseja la aprobación del siguiente Proyecto de resolución El Senado y la Cámara de Diputados de la Nación RESUELVEN: 1. Dirigirse al Poder Ejecutivo nacional, solicitando informe sobre las medidas adoptadas a los efectos de superar las observaciones de la Auditoría General de la Nación con motivo de la evaluación de la estructura organizativa y documental del Sistema Integrado de Información Financiera (SIDIF) en la Secretaría de Hacienda de la Nación, período 1996/ Comuníquese al Poder Ejecutivo nacional y a la Auditoría General de la Nación, juntamente con sus fundamentos. (*) De acuerdo con las disposiciones pertinentes del Reglamento del Honorable Senado de la Nación, este dictamen pasa directamente al orden del día. Sala de comisión, 8 de octubre de Oscar S. Lamberto. Jesús Rodríguez. Carlos A. Verna. Raúl Baglini. José A. Vitar. Carlos T. Alesandri. Ricardo C. Quintela. 2 Ver expediente 276-S * Los fundamentos corresponden a los publicados con la comunicación del Honorable Senado.

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