Plan de Capacitación Interna

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1 Capacitación Plan de Capacitación Interna Junio 2011 Gobernanza de Tecnologías de la Información Agencia para el Desarrollo del Gobierno de Gestión Electrónica Andes 1365 piso 7 y la Sociedad de la Información y del Conocimiento Telefax:

2 Organización AGESIC Tipo Documento Plan de Capacitación Interna 2011 Nombre Área Gobernanza en Tecnologías de la Información Fecha 19/5/2011 Historial de Revisiones Fecha Versión Descripción Autor 19/5/ Creación del documento Dinorah Alifa 04/07/ Validación del documento Virginia Pardo Nombre actual del archivo: Plan-Capacitacion-Interna-AGESIC-2011 Agencia para el Desarrollo del Gobierno de Gestión Electrónica Andes 1365 piso 7 y la Sociedad de la Información y del Conocimiento Telefax:

3 3 1. INTRODUCCION El objetivo de este documento es presentar un Plan de Capacitación Interna de AGESIC a ejecutarse durante el año El Plan de Capacitación busca apoyar los cometidos de la Agencia y el logro de sus objetivos estratégicos a partir de la generación de competencias (conocimientos, habilidades, actitudes) en sus funcionarios. 2. OBJETIVO El Plan de Capacitación Interna 2011 apunta a fomentar las competencias requeridas por las distintas áreas de la agencia en los diversos aspectos sustantivos, cometidos y metas específicas. El mismo contempla un adecuado balance de los diferentes requerimientos, orientados de acuerdo a una visión integral enfocada en fortalecer a AGESIC para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos. En este sentido, se hará un especial énfasis en la medición de indicadores de efectividad y aplicación de las competencias adquiridas, con el fin de asegurar que las mismas han agregado valor a la Agencia. De esta manera, la gestión del Plan tiene como objetivo asegurar el uso racional de los recursos tanto humanos como presupuestarios invertidos en esta materia, apuntando a resultados concretos y tangibles. 3. ALCANCE Y JUSTIFICACION El Plan de Capacitación abarca a todas las áreas de AGESIC, y los requerimientos contemplan las necesidades de formación y capacitación necesarias para cumplir con los objetivos del Plan Estratégico de la Agencia, o están directamente relacionados con las funciones, responsabilidades y cometidos del área que la solicita. El presupuesto global de este Plan está contemplado en su totalidad dentro del Presupuesto 2011 de AGESIC, bajo el concepto de gasto Desarrollo de Capacidades del Personal de AGESIC. Se entiende que la ejecución de este Plan es fundamental para el desarrollo de los diferentes proyectos y áreas de trabajo de AGESIC, ya que el mismo pretende generar capacidades en el personal, garantizando adquirir así, los conocimientos y habilidades necesarias y específicas para el cumplimiento de los objetivos planteados. Para ello se han previsto cuatro etapas en el proceso: a. Diagnóstico de necesidades de capacitación. Esta etapa se desarrolló entre los meses de marzo y abril y consistió en reuniones de trabajo y entrevistas con Directores y funcionarios a fin de conocer los desafíos planteados para el presente año, las carencias de competencia percibidas y las necesarias para cumplir los cometidos o las funciones de cargos con suficiencia. b. Planificación anual de actividades. A partir del diagnóstico, se determinó en conjunto con las contrapartes de cada área o se recomienda el desarrollo de actividades puntuales de capacitación dirigidas a generar las competencias necesarias para obtener los resultados esperados a nivel del desempeño. El Plan de actividades implica la asignación de un presupuesto y su validación por parte del Consejo Directivo Honorario.

4 4 c. Implementación de las actividades. A partir de la aprobación, se desarrollará la implementación de las actividades del Plan que implica la convocatoria a proveedores, el ajuste de diseños y contenidos de las distintas actividades, la contratación de servicios, la convocatoria a participantes, la atención de los aspectos logísticos y de control de asistencia de las actividades desarrolladas. d. Evaluación. Para cada actividad de capacitación se prevén al menos uno de los niveles de evaluación (satisfacción de participantes, conocimientos adquiridos, efectividad en la aplicación) desarrollados en el punto 4.6 del presente documento. e. Publicación de reportes. Se generarán reportes cuatrimestrales con los principales indicadores de la gestión de capacitación: Listado de actividades desarrollado Presupuesto ejecutado Informe de evaluación en los niveles previstos para las actividades Listado de funcionarios capacitados por área Horas/hombre de capacitación Evaluación de impacto, en cuanto a la aplicación en tareas o proyectos concretos de los conocimientos o habilidades adquiridas en la capacitación. 4. POLITICAS Y LINEAMIENTOS GENERALES Para la definición y ejecución de este plan, AGESIC se base en los siguientes lineamientos: 4.1. Toda actividad de capacitación debe estar alineada con alguno de los cometidos, proyectos y/o lineamientos estratégicos de la AGESIC definidos en el portafolio. Esto aplica especialmente para el caso de las áreas sustantivas Toda actividad de capacitación debe estar relacionado con actividades inherentes a las funciones y cometidos del área que la solicita. Esto aplica para todas las áreas en general Se entiende como actividades de formación y capacitación a la participación en cursos, talleres, seminarios, suscripciones y membresías, y adquisición de material bibliográfico Cada área deberá planificar anualmente los requerimientos de capacitación y formación de su personal, garantizando la coherencia entre todos sus integrantes, cargos y funciones de cada uno Se fomentará la formación y capacitación en modalidad a distancia Para la evaluación de las actividades de formación desarrolladas a lo largo del año, se establecerán tres niveles de evaluación:

5 5 Nivel 1: Satisfacción de los participantes con los distintos aspectos de la actividad (contenidos, docente, cumplimiento de expectativas, logística y comunicación). Nivel 2: Calificación final obtenida por el participante en caso de que corresponda. Nivel 3: Aplicación de lo aprendido en las tareas, resultados obtenidos a partir de la capacitación, mejoras en la calidad del trabajo o en el logro de metas. Para este indicador, se establecerá el porcentaje de aplicabilidad conseguido y los resultados concretos logrados a partir del mismo. Para el relevamiento, se utilizará un formulario de encuesta que será dirigido al funcionario y/o su supervisor directo Las actividades de formación y capacitación estarán enmarcadas dentro del Plan Estratégico de AGESIC. Las mismas se incluirán dentro de alguna de las cuatro dimensiones que establece el Plan, según la temática y objetivo estratégico que se propone apoyar, a saber: Ciudadanía Digital, Simplificación de Procesos, Tecnología, Normativa y Regulatoria. En una quinta dimensión llamada Fortalecimiento Interno, se ubicarán las actividades de formación y capacitación dirigidas a fortalecer las habilidades y conocimientos requeridos para el ejercicio de cada rol dentro de la Agencia y el desarrollo en general de sus integrantes, así como las capacitaciones relacionadas con las funciones de soporte interno tales como Administración, Secretaría General, Recursos Humanos y Soporte de T.I. Ciudadanía Digital: Las actividades incluidas en esta categoría tienen como fin mejorar el nivel de competencia de los integrantes de AGESIC para el logro de los siguientes objetivos: Integración Ciudadana: impulsar la recopilación y análisis de información social y tecnológica relevante, el desarrollo de la gestión del conocimiento, la transparencia pública, la participación ciudadana y la comunicación. Ventanillas Únicas Electrónicas: impulsar el desarrollo de soluciones que consoliden trámites de naturaleza similar o para sectores específicos, su integración con el Portal y Buscador del Estado, y el uso de múltiples canales: móvil, Web Pública Nacional: impulsar el desarrollo y calidad de los Portales de gobierno, incluyendo su adecuación a la W3C para mejorar usabilidad y accesibilidad. Comercio Electrónico: impulsar el desarrollo del comercio electrónico nacional en marcos compatibles con las normas y proyectos de Mercosur Digital. Simplificación de Procesos: Las actividades incluidas en esta categoría tienen como fin mejorar el nivel de competencia de los integrantes de AGESIC para el logro de los siguientes objetivos:

6 6 Fortalecer a la Administración Pública: en cuanto a su organización y capacidades, a través de la instauración de modelos de madurez y capacitación continua. Trámites y Servicios en Línea: impulsar el desarrollo de modelos y soluciones que permitan al ciudadano realizar trámites y utilizar los servicios del Estado, por medios electrónicos, minimizando el acto presencial y sus costos asociados. Fondos Concursables de Gobierno Electrónico: impulsar la formulación y ejecución de proyectos de gobierno electrónico propuestos por los Organismos Públicos, orientados al ciudadano y a la mejora de gestión. Agenda Digital y proyectos especiales: contribuir a definir las iniciativas más importantes en el país en materia de gobierno electrónico y sociedad de la información, y realizando tanto el apoyo como el seguimiento de los proyectos incluidos en esas iniciativas. Tecnología: Las actividades incluidas en esta categoría tienen como fin mejorar el nivel de competencia de los integrantes de AGESIC para el logro de los siguientes objetivos: Infraestructura de Seguridad de Información (CERT-UY, PKI-UY): impulsar el desarrollo y la continuidad del servicio CERTUy y el esquema de PK, el desarrollo de la Identificación Electrónica, así como otras iniciativas como el edomicilio, y los OIDs. Infraestructura de Interoperabilidad: impulsar el desarrollo de soluciones de interoperabilidad e integración de los servicios y trámites públicos. Consolidación de TI : impulsar la Consolidación de infraestructura de TI en el Estado Gestión de Activos de TI: desarrollar estrategias de adquisición y gestión de activos, que redunden en menores costos y mayor eficiencia para la Administración Pública. Normativa y Regulatoria: Las actividades incluidas en esta categoría tienen como fin mejorar el nivel de competencia de los integrantes de AGESIC para el logro de los siguientes objetivos: Unidades Reguladoras: Impulsar su desarrollo.

7 7 Normativa Jurídica: Impulsar el desarrollo de la la reglamentación de la Ley de Firma Electrónica y Documento Electrónico, la Ley de Administración Electrónica, entre otros. Normativa Técnica: Impulsar el desarrollo generando marcos de estandarización de Mejores Prácticas en áreas tales como Seguridad, Firma electrónica y Certificados digitales, Portales, etc. Acciones de Auditoría y Fiscalización. Generar las competencias necesarias para desarrollar actividades de Auditoría y Fiscalización. Fortalecimiento Interno: Las actividades incluidas en esta categoría surgen a partir de las brechas de competencia analizadas con los directores de las áreas y las expresadas por los propios funcionarios respecto al desempeño específico de las distintas funciones. En este sentido, las actividades de capacitación podrán responder a distintos objetivos: Capacitación específica en el rol: mejorar las competencias para alcanzar el nivel requerido por un rol o función específica. Desarrollo de Gestión: generar competencias de gestión en todos los integrantes de AGESIC con el fin de apoyar el desarrollo de los cometidos de la agencia a través de mejores prácticas de gestión de personas, trabajo en equipo, comunicación, atención al ciudadano entre otras. Temática específica de AGESIC: mejorar los conocimientos de todos los funcionarios de la Agencia acerca de los distintos aspectos que hacen a sus cometidos. Las actividades que se desarrollarán a lo largo del año tendrán como fin el capacitar a todos los funcionarios de la Agencia en los conceptos fundamentales, legislación, planes estratégicos, políticas, procedimientos y buenas prácticas que genera la propia Agencia. Con esta categoría se busca generar un conocimiento común a todos los miembros de AGESIC que contribuya a la calidad de los procesos, la coordinación entre las áreas y la adecuada respuesta a los distintos interlocutores externos con los que la Agencia se relaciona Asimismo se incluye en el presupuesto del Plan de Capacitación 2010 los siguientes rubros: Bibliografía. Incluye presupuesto para la compra de material bibliográfico dirigido a apoyar la generación de competencias y la disponibilidad de conocimientos para las distintas áreas de la Agencia.

8 Certificaciones. Incluye presupuesto para exámenes y certificaciones técnicas que se consideren adecuadas para el desarrollo de los cometidos de la Agencia Membresías. Incluye membresías a organizaciones como PMI, ISACA y Organización Internacional de Protección de Datos para funcionarios que por sus funciones resulta pertinente la misma Reserva. Se establece un porcentaje del presupuesto de capacitación a los efectos de atender requerimientos que surjan durante el año u oportunidades de capacitación que aporten valor a la Agencia y que no estuvieron previstas en la Planificación. 5. PLAN GENERAL Y PRESUPUESTO ESTIMADO. Dentro del Plan de Capacitación interna, las actividades se agrupan bajo cada capítulo correspondiente al Plan Estratégico de la Agencia: Capítulo Ciudadanía Digital Cursos de referencia Accesibilidad Web, Gestión de Comunidades Virtuales, Innova, Redacción en medios digitales, Aplicaciones del Análisis de Redes Sociales, Datos abiertos de gobierno. Fortalecimiento interno Administración Financiera para no especialistas, Comunicación efectiva vía correo electrónico, Comunicación estratégica Contrataciones de bienes y servicios no personales en el Estado, Control financiero del gasto público, E-learning, Operación Planilla de cálculo Avanzado, Gestión de las Compras Públicas, Gestión Integral de la Capacitación, Medición del ROI de capacitación, Protocolo y ceremonial Público y Privado. Introducción a la Formulación de Estrategias de Gobierno Electrónico, Evaluación de Resultados e Impactos de Gobierno Electrónico, Fundamentos de Administración Electrónica, Gestión de la Calidad en la Administración Pública, Sistemas de Indicadores de Gestión por Procesos, Introducción a la Gestión de Proyectos, Gestión de Portafolios de Proyectos, Gestión del Cambio Organizacional, Business Process Management (BPM), Calidad de Atención al Ciudadano, CRM, Negociación, Capacitación en Gestión de la Calidad, Liderazgo y Trabajo en Equipo, Negociación

9 9 Normativa Auditoría, El Negocio Jurídico Electrónico y la Forma Electrónica, Propiedad Intelectual y comercio electrónico Régimen Legal de la Administración Electrónica, Tercerización: criterios de la Jurisprudencia, CMMI 1.3, Normalización Introducción al Derecho de Acceso a la Información Pública, Protección de Datos Personales. Simplificación de Procesos BPM, Planeamiento y Evaluación de Gobierno Electrónico, ADOBE PDF, Analista Funcional APIA, Curso de Expediente Electrónico para Usuarios finales, Gestión de Expediente Electrónico para Administradores y Mesa de Ayuda. 5.1 PRESUPUESTO TOTAL ASIGNADO POR AREA: Área # de integrantes Presupuesto asignado al área Inversión promedio por persona Administración General Adquisiciones Seg. de la información Compras estatales UAIP Derechos ciudadanos Dirección Ejecutiva Gerencia de Proyectos Gobernanza en TI Normas y Fiscalización Oficina de Proyectos Secretaría General

10 PRESUPUESTO TOTAL ASIGNADO POR CATEGORÍAS: Capítulo Presupuesto % del total Bibliografía ,00 2% Certificaciones ,00 2% Ciudadanía Digital ,00 4% Fortalecimiento interno ,20 74% Membresías ,00 2% Normativa y regulatoria ,00 9% Reserva ,00 4% Simplificación de procesos ,00 2% Tecnología ,00 3% TOTAL: ,20 Presupuesto de Capacitación por Categoría 2% 9% 3% 2% 3% 4% Bibliografía Certificaciones 2% 2% Ciudadanía Digital Fortalecimiento interno Membresías 73% Normativa y regulatoria Reserva Simplificación de procesos Tecnología

11 PRESUPUESTO TOTAL ASIGNADO POR AREA MODALIDAD DE CAPACITACIÓN: Modalidad # % del total Actividades presenciales 63 73% Actividades a distancia 23 27% Total: 86 Plan de Capacitación 2011 por modalidad Actividades presenciales Actividades a distancia 27% 73%

12 12 6. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE CAPACITACIÓN. Cada actividad de capacitación debe ser coordinada y contratada a un proveedor de capacitación debidamente habilitado y con comprobada experiencia en la materia especifica. De acuerdo a lo planteado en los requerimientos de este Plan, en el proceso de contratación y/o selección se plantean 3 situaciones diferentes: A. Proveedor Único, en este caso la organización o empresa proveedora del curso debe ser la única que lo provee. B. Proveedor con características muy específicas o particulares, en este caso la organización o empresa proveedora cumple con ciertas características que justifican ampliamente su elección directa. Dentro de este Plan ubicamos dentro de esta categoría cursos impartidos por: Empresas públicas o Universidades Nacionales: ONSC, UPAE, INCO Empresas con las cuales tenemos convenios institucionales: UNIT Organizaciones oficiales que dictan curso basados en estándares reconocidos internacionalmente: PMI, ISACA. Organizaciones ampliamente reconocidas y referentes en la materia específica: OEA, Red Iberoamericana de GE. Empresas u organizaciones con amplia trayectoria académica a nivel nacional: Universidad de Montevideo, ORT, CMI, CLAEH. C. Comparación de al menos 3 opciones: pueden existir varios proveedores en plaza para el mismo contenido de curso, en este caso se procederá a la selección de todas las opciones que se presenten al llamado, seleccionado la de menor precio. D. Licitación abreviada: en el caso de que existan múltiples proveedores para una temática en especial y el monto de la/las actividades supere el estipulado para la compra directa, se publicará un llamado mediante una Licitación Abreviada.

13 13 7. ANEXO DETALLE DE CURSOS Actividades de Capacitación por Capítulo Ciudadanía Digital Integración Ciudadana Gestión de Comunidades Virtuales Taller Aplicaciones del Análisis de Redes Sociales - EVENTO 3y 4 mayo Workshop: Datos abiertos del gobierno Portales Innova Portal Web Pública Nacional Accesibilidad Web Redacción Web / Com. En medios digitales Fortalecimiento interno Capacitación Específica Administración Financiera para no especialistas Comunicación efectiva vía correo electrónico Comunicación estratégica El control financiero del gasto público El Presupuesto y el Sistema Contable en la Administración Pública e-learning Gestión de la Calidad y Sistemas integrados Gestión de las Compras Públicas Gestión Integral de la Capacitación en la Empresa Medición del ROI de capacitación, e-learning Protocolo y ceremonial Público y Privado Relaciones Públicas - Parcial Sistema de Indicadores de Gestión por Procesos TOCAF I Encuentro anual de Comunicación interna Planilla de Cálculo Avanzado Operador de Aplicaciones de Ofimática Desarrollo de Gestión Acompañamiento y tutoría en diseño de cursos en línea Adquisiciones estatales BPM Calidad de Atención al Ciudadano COBIT CRM

14 14 Cuadro de Mando Integral y Control de Gestión Cumbre de Compensaciones y Beneficios Decreto 500 Evaluación de Resultados e Impactos de Gobierno Electrónico Fundamentos de la Administración Electrónica Gestión de la Calidad y Sistemas integrados Gestión de las Compras Públicas Gestión de Portafolios de Proyecto - PMO - PMI Gestión de proyectos de gobierno electrónico - OEA Gestión del Cambio Organizacional Habilidades de redacción de documentos escritos Herramientas para la mejora de la calidad Implantación de Sistemas de Calidad Introducción a la Formulación de Estrategias de Gobierno Electrónico Introducción a la Gestión de Proyectos Liderazgo y Trabajo en Equipo Manuales y Documentación de Sistemas de Gestión Negociación Negociación Negociación Avanzada Normalización Participación Ciudadana y Medios Digitales Planeamiento y Evaluación de Gobierno Electrónico PMP Presentaciones orales / M. Ceremonia SIGES Sistema de Indicadores de Gestión por Procesos Tercerización de Servicios de TI TOCAF Mejores prácticas en gestión de riesgos empresariales La Gestión del Valor en Proyectos de G.E Normalización y evaluación Presupuesto Específico de AGESIC Adquisiciones estatales Normativa y Regulatoria Auditoría y Fiscalización Auditoría Normativa Jurídica

15 15 Propiedad Intelectual y comercio electrónico Régimen Legal de la Administración Electrónica Tercerización: criterios de la Jurisprudencia Responsabilidad patrimonial del Estado Normativa Técnica CMMI 1,3 Normalización Normalización y evaluación Unidades Regulatorias Introducción al Derecho de Acceso a la Información Pública Protección de Datos Personales Simplificación de procesos Fortalecimiento de la A.P Planeamiento y Evaluación de Gobierno Electrónico Trámites y Servicios en línea ADOBE PDF Analista Funcional APIA Gestión de Expediente electrónico - Adm. y Mesa Ayuda Gestión de Expediente electrónico - Piloto Gestión de Expediente electrónico a Usuarios Tecnología Consolidación de TI Cloud Computing y vitalización. - Vmware Disaster Recovery Fundamentos de ITIL JB431VT JBoss SOA: ESB Service Implementation SOA Taller Web Móvil Tutorial De Accesibilidad y el futuro de elementos en HTML5 Gestión de Activos de TI Gestión de Tercerizaciones - OUTSOURCING Infraestructura de Interoperabilidad Interoperabilidad - OEA Seguridad de la Información CCNA - Redes Implantación de Sistemas de Seguridad de la Información Seguridad de Redes

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