LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN LA ADMINISTRACIÓN ESPAÑOLA

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1 SANTIAGO DE CHILE 29 DE NOVIEMBRE DE º ANIVERSARIO DEL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN LA ADMINISTRACIÓN ESPAÑOLA JAVIER REQUEJO SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS ESTATALES

2 ESTRATEGIA BÁSICA USAR LA TECNOLOGÍA PARA MEJORAR EL FUNCIONAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN 2003: Plan de choque para el impulso de la Administración Electrónica 2005: Plan CONECTA 2007: Plan Estratégico de Acceso Electrónico de los ciudadanos al Sector Público 2010: Plan AVANZA 2011: Plan AVANZA : Plan MEJORA y Agenda Digital para España

3 ELEMENTOS DE MEJORA > SIMPLIFICAR PROCESOS > GESTIONAR INFORMACIÓN PÚBLICA > POTENCIAR LA COMUNICACIÓN 3

4 OBJETIVOS FUNDAMENTALES > MEJORAR EL ACCESO POR PARTE DE LOS CIUDADANOS > IMPULSAR SERVICIOS PÚBLICOS MÁS EFICIENTES > FACILITAR EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN > REORGANIZAR LOS MECANISMOS INTERNOS DE LA ADMINISTRACIÓN 4

5 DISEÑO DE UN MARCO JURÍDICO > ENFOQUE HORIZONTAL > ENFOQUE PERMANENTE > ENFOQUE TECNO-CÉNTRICO 5

6 Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos Se reconocen a los ciudadanos los siguientes derechos (Artículo 6) Derecho a que los ciudadanos no aporten datos que ya tengan las Administraciones. Derecho a conservar los documentos en formato electrónico. 6

7 Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos Referencia principal y explícita al archivo electrónico de documentos. El archivo de los documentos debe garantizar lo siguiente: Integridad Autenticidad Conservación Identificación de los implicados 7

8 Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos Se habilita un servicio o sistema de acceso a los procedimientos electrónicos por parte de los ciudadanos afectados (art. 37) Incluso si el procedimiento administrativo no fuera 100% electrónico, debería facilitarse el acceso 8

9 Real Decreto 1671/2009 de desarrollo de la Ley de acceso electrónico de los ciudadanos Posibilidad de asociar metadatos a los documentos, ya sean mínimos obligatorios o complementarios para la gestión documental (art. 42) La eliminación y destrucción de documentos electrónicos o en papel deberá hacerse según establece la Legislación de Patrimonio Documental (art. 46). 9

10 Real Decreto 1671/2009 de desarrollo de la Ley de acceso electrónico de los ciudadanos 10 Especificaciones sobre el Archivo de documentos electrónicos (art. 51) Se definen tipos de documentos electrónicos a conservar Formen parte de un expediente Usados en actos de las Administraciones Tengan valor probatorio de cualquier tipo Se admite la habilitación de varios sistemas de archivo electrónico

11 Real Decreto 1671/2009 de desarrollo de la Ley de acceso electrónico de los ciudadanos Se articulan procedimientos básicos de gestión documental (art. 52) bajo control de los gestores documentales: Valoración Evaluación de documentos (Períodos de conservación) Conversión de documentos en formato admitidos (bajo responsabilidad de los archiveros) 11

12 Esquema Nacional de Interoperabilidad (RD 4/2010) Desarrolla especificaciones técnicas relativas al Intercambio de información y documentos entre Administraciones Públicas, entre ellas: Medidas para la recuperación y conservación de documentos (art. 21). Creación de repositorios equivalentes a los archivos tradicionales. Obligación de conservar los documentos en formato origen (salvo riesgo de posible obsolescencia). 12

13 Normas Técnicas de Interoperabilidad ( ) Son un conjunto integrado de 11 normas técnicas de obligado cumplimiento: 13 Documento electrónico Expediente electrónico Digitalización de documentos Política de firma electrónica y certificados de la Administración Procedimiento de copiado y conversión

14 Normas Técnicas de Interoperabilidad ( ) 14 Requisitos de conexión a la Red de Comunicaciones de las Administraciones Modelo de datos para el intercambio de asientos registrales Protocolos de intermediación de datos Relación de modelos de datos comunes referidos a materias susceptibles de intercambios con los ciudadanos y otras administraciones Política de Gestión de documentos electrónicos Catálogo de estándares

15 NTI de Política de Gestión de e-documentos: 2012 > Implicación total de los archiveros en la definición, aprobación e implantación la política de gestión de documentos electrónicos de cada administración > Obligación de disponer de un Programa de Tratamiento de Documentos electrónicos, aplicable en todo el ciclo de vida de los documentos. > Definición de los procesos mínimos de gestión documental que deberán desarrollarse en el Programa de Tratamiento. > Esquema General de Metadatos obligatorios y complementarios (e-emgde 2012) 15

16 Regulación más allá de la propia específica en materia de e-administración Los documentos electrónicos administrativos son documentos administrativos y, por tanto, deben regirse por la legislación en materia de Procedimiento Administrativo. Los documentos electrónicos administrativos también son Patrimonio Documental y, por tanto, deben regirse por la legislación en materia de Patrimonio Documental. 16

17 Legislación en materia de Procedimiento Administrativo Ley 30/1992 de Régimen Jurídico y Procedimiento Administrativo Común. RD 772/1999 que regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones así como la expedición de copias de documentos por la AGE Ley 37/2007 de reutilización de la información en el Sector Público Legislación sectorial que regula los Procedimientos administrativos especiales o sectoriales 17

18 18 Legislación en materia de Patrimonio Documental > Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español > RD 1164/2002 que regula la eliminación de documentos de la AGE y la conservación de documentos en soporte distinto al original > RD 1401/2007 que regular la organización y funciones de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos > Legislación sectorial que regula el Patrimonio Documental en las diversas Administraciones > RD 1708/2011 de creación del Sistema Español de Archivos de la AGE

19 Resultados obtenidos Portal 060.es 19

20 Resultados obtenidos Sedes electrónicas 20

21 Resultados obtenidos DNIe 21

22 Resultados obtenidos Portal de Administración Electrónica 22

23 Resultados obtenidos Interopera 23

24 Resultados obtenidos Centro de Transferencia de Tecnología 24

25 Resultados obtenidos InSide 25

26 Y los Archivos? Los documentos son productos inherentes a la actividad propia de las administraciones públicas, sin importar el soporte en que éstas plasmen sus actuaciones. 26 Los archivos son actores relevantes en el mantenimiento, preservación y defensa de las garantías y los derechos derivados de las actuaciones públicas reflejadas en los documentos que custodian.

27 Archivos en la Nueva Administración El siglo XXI es un momento de trascendental de cambio de paradigma para todos En la Sociedad de la Información, la Gestión Documental se está demostrando fundamental. Revolución tecnológica Nuevas formas comunicación 27

28 Archivos en la Nueva Administración La experiencia, los estudios y los análisis archivísticos ofrecen respuesta a cuestiones surgidas en los nuevos marcos administrativos: e-administración Transparencia y accesibilidad 28

29 Archivos en la Nueva Administración Muchos archivos y archiveros no están participando en el desarrollo de los nuevos marcos administrativos en sus organizaciones. Por qué? 29

30 Archivos en la Nueva Administración Falta de medios? Desconocimiento del resto de implicados? Falta de interés por los propios profesionales? 30

31 Archivos en la Nueva Administración CONCLUSIÓN No es sencillo adaptar los procesos archivísticos al nuevo modelo de Administración Se requiere una planificación integral de las actuaciones del archivo Reconfiguración de los procesos tradicionales 31

32 MUCHAS GRACIAS 29 de noviembre de 32

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