CIF Sistema Contable CARTILLA DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. Copyright 2010 Oshincorp S.A.C. Todos los Derechos Reservados

Transcripción

1 CIF Sistema Contable CARTILLA DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Copyright 2010 Oshincorp S.A.C. Todos los Derechos Reservados

2 CIF SISTEMA CONTABLE EL PRIMER PROGRAMA CONTABLE VÍA WEB DEL PERU Debido al cambio del Plan Contable General Revisado (PCGR) al Nuevo Plan Contable General Empresarial (PCGE) y la obligatoriedad de que las personas (sean naturales o jurídicas) lleven su contabilidad de manera computarizada, es que lanzamos nuestro producto al mercado CIF Sistema Contable; el cual es un programa innovador que permite realizar la contabilidad con un sistema personalizado que brinda muchas ventajas a diferencia de los demás programas existentes en el mercado, ya que este permitirá entre otros aspectos: Conectarse vía internet desde cualquier punto del planeta a nuestra página web Oshincorp Grupo Empresarial (), para luego ingresar a nuestra intranet, la cual le permitirá el ingreso a nuestro CIF Sistema Contable, bajo estas condiciones se podrá accesar sin importar hora y el desfase de horario, puesto que la implementación será a través de un hosting asociado a nuestro grupo. Podrá revisar o realizar transacciones en línea, a través de una PC, así como de un Blackberry, Ipod Touch, Iphone, Palm, Laptop u otro de similar índole. Personalización por usuario o por empresa, generando licencias por sistema instalado o por acceso a aplicativo web. Contar con todos los libros contables existentes a la actualidad, así como tener la posibilidad de personalizar sus libros de acuerdo al giro comercial de su negocio y/o servicio. Además, este programa cuenta con un aplicativo para hacer mucho más rápido la transmisión de datos a la Planilla Electrónica de SUNAT. Este programa saldrá al mercado en el mes de Diciembre de 2,010.

3 Características del Programa El software ha sido diseñado para disponer de una herramienta ágil, útil, y amigable al usuario para apoyar la gestión empresarial y simplificar el trabajo. Su entorno de trabajo es en ambiente visual, el cual con su nueva tecnología aprovecha al máximo los recursos del computador y permite obtener información en forma rápida y eficaz. Características Principales FLEXIBILIDAD DEL SISTEMA El sistema puede aplicarse a empresas industriales, comerciales, servicios, financieras, navieras, de transportes, constructoras y en general todos los giros de negocios. Con un solo Plan de Cuentas pueden trabajar múltiples compañías, uniformizando de esta manera la información de grupos empresariales. El sistema les otorga un alto grado de autonomía a los usuarios para adecuar el sistema a sus necesidades, ya que los parámetros son manejados por medio del Plan de cuenta y tablas complementarias, las cuentas contables soportan hasta 08 dígitos.

4 ESTADOS FINANCIEROS Y ANALISIS DE CUENTAS EN SOLES Y DOLARES El sistema emite los cuatro Estados Financieros obligatorios, libros y reportes de análisis de cuentas los cuales son emitidos en moneda nacional, dólares y euros. Para fines de ley los reportes pueden emitirse solo en moneda nacional. ESTADOS DE CUENTA DE CLIENTES, PROVEEDORES Y OTROS Existen consultas y reportes de los documentos pendientes de clientes, proveedores, socios, empleados y otros anexos que pueden crearse libremente de acuerdo a las necesidades. Las cuentas que requieren este nivel de análisis son indicadas por el usuario en forma libre. Los reportes de pendientes se pueden generar son saldo a cualquier fecha, sin necesidad de generar procesos previos. Los clientes, proveedores u otros pueden ser codificados por el RUC, o por un código interno de la empresa, y las opciones de búsqueda están en función al código o al nombre de la empresa.

5 REPORTES POR CENTROS DE COSTOS El uso de los centros de costos tiene múltiples aplicaciones, se pueden generar información por departamentos, unidades de negocio, proyectos, procesos productivos, etc. y son habilitadas para las cuentas de ingresos y egresos. El código de centro de costo puede tener 9 dígitos o letras. VARIEDAD DE REPORTES COMPLEMENTARIOS Existen opciones de reportes configurables por el usuario tales como Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas, Centro de Costos, Análisis de cuentas, Reporte de Ingresos y Gastos, Movimientos de áreas. Se podrá adquirir un gestor de reporte adicional al software, el cual le podrá generar reportes personalizados.

6 REGISTRO DE COMPROBANTES DE VARIOS MESES EN FORMA SIMULTANEA El sistema permite registrar los comprobantes de diferentes meses en forma simultánea sin tener que efectuar cierres. Esto es importante ya que se agiliza el ingreso de datos, permitiendo obtener la información oportunamente. REGISTRO DE COMPROBANTES DIRECTAMENTE EN EL SISTEMA Los comprobantes pueden crearse directamente en el computador sin tener que previamente codificarse en formatos manuales, y el sistema los numera automáticamente. Posteriormente los comprobantes registrados se pueden imprimir en formularios continuos simples para ser adjuntados al documento original. También se puede registrar comprobantes previamente codificados y con numeración manual.. El sistema efectúa la validación de datos conforme se van registrando minimizando los errores y al terminar el comprobante se controla que cuadre pudiéndose dejar pendiente.

7 EMISION DE CHEQUE-VOUCHER El software permite generar los comprobantes de cheques e imprimir el Cheque-Voucher o los vouchers de cheque manuales, Emite reportes de cheques girados por bancos y proveedores, todos con opción de seleccionar el de rango de fechas. CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS DESDE OTROS SISTEMAS Permite incorporar con una opción los asientos contables automáticos producidos por otros sistemas de terceros evitando así la doble digitación. GENERACION DE ASIENTOS DE CIERRE Y APERTURA El sistema permite generar el forma automática los asientos de cierre y apertura del ejercicio, mediante la configuración de una plantilla general según la configuración del Plan de Cuentas.

8 CONVERSION AUTOMATICA DE ASIENTOS SEGÚN LA MONEDA Los comprobantes pueden ser ingresados en dólares, moneda nacional u otra moneda, según la moneda original de la operación y el sistema los convierten a moneda nacional y dólares de acuerdo a la Tabla de tipo de cambio diario o según el tipo de cambio en particular que se desee. Opcionalmente se puede indicar al sistema que no efectúe la conversión de un comprobante. REGULARIZACION Y AJUSTE AUTOMATICO DE DIFERENCIAS DE CAMBIO El sistema regulariza mediante un asiento los documentos en moneda nacional o dólares ya cancelados a los que no se les aplicó el ajuste por diferencia de cambio al momento de cancelarlos, simplificando el trabajo. También genera un asiento automático de las diferencias de cambio de acuerdo al FASB 52, al tipo de cambio cierre del mes y por las cuentas especificadas según el criterio que se le indique. GENERACION DE CUENTAS AUTOMATICAS El sistema genera cuentas automáticas de dos formas: Directamente en el Plan de Cuentas, en donde se indican el cargo y abono automático por cada cuenta. Por la Tabla de Transferencia de la 6 a la 9 con abono a 79, en base al centro de costo,

9 pudiéndose establecer en estos casos distribuciones porcentuales sobre los gastos fijos del mes. CONCILIACION BANCARIA AUTOMATICA El sistema realiza la conciliación de los documentos bancaria en forma automática según la moneda de la cuenta corriente. Los documentos que no concilian pueden regularizarse manualmente. Para realizar la conciliación deben ingresarse los movimientos de los estados de cuenta bancarios, este ingreso se realiza en forma manual. PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO O PROYECTO Existen dos opciones para registrar el presupuesto: Por cada centro de costo, mes y cuenta, para que el sistema controle su ejecución en base a los movimientos contables automáticamente. Por proyecto, mes y partida presupuestal, para ello el sistema cuenta con un mantenimiento de proyectos y anexos que se configurar libremente por el usuario y son ejecutadas de acuerdos a los comprobantes registrados.

10 ARCHIVOS PARA SUNAT El sistema permite generar diversos archivos de migración para la SUNAT, tales como: PDT Honorarios: El sistema generará el archivo de texto correspondiente para importarlo al PDT 601 Registro de Prestadores de Servicios. PDT DAOT Compras Ventas: Genera en forma automática el archivo para las Operaciones con terceros de Compras y Ventas, permitiendo filtrar las operaciones que excedan el tope especificado por SUNAT. PDB Exportadores Reintegro tributario: Herramienta indispensable para empresas exportadoras que soliciten el reintegro tributario, genera el archivo de texto de acuerdo a las compras y ventas efectuadas en el mes. PDT Renta Anual: Dirigido a PRICOS que son designadas por SUNAT para presentar el Balance de Comprobación Anual según el plan de cuentas establecido a 04 dígitos. PDT Planilla Electrónica: El sistema contiene un dispositivo que genera el archivo de texto de personal de planilla, datos que serán ingresados de manera manual.

11 VISUALIZACION DE INFORMACION EN PANTALLA Los reportes pueden visualizarse en la pantalla antes de imprimirse. Esta facilidad permite un significativo ahorro de papel y de tiempo de impresión ya que solo deben imprimirse los reportes definitivos y no los borradores. Todas las bases de datos pueden ser consultadas amigablemente. TRANSFERENCIA DE REPORTES A EXCEL El sistema permite exportar a Excel los principales reportes del sistema. AJUSTE POR INFLACION El proceso de ajuste por inflación se puede configurar de manera amigable en el módulo de ajuste. Este cuenta con diferentes características así como el mantenimiento de índices de inflación, las cuentas de ajuste ACM y la generación de asientos contables.

12 ARCHIVO HISTORICO DE REPORTES EN DISCO Los reportes pueden ser archivados el disco para posteriormente emitir una copia o visualizarlo en pantalla permitiendo de esta manera disponer de información de meses anteriores para la Gerencia o Auditores, sin tener que efectuar reprocesos que demandan tiempo. VERSIONES PARA REDES, MONOUSUARIO y WEB Hay versiones para trabajo en PC Monousuario y también para redes locales servidor de aplicaciones; así como el Sistema Web, el único que permite ingresar o modificar información desde cualquier parte del Mundo, accesando únicamente con su usuario y contraseña. SIMPLICIDAD DE INSTALACION Y OPERACION El sistema es simple de instalar. La asesoría que se brinda así como el Manual del Usuario permite una rápida asimilación por parte del personal. En caso del Sistema en Versión WEB, no se requiere instalación.

13 El sistema está desarrollado en Idioma ESPAÑOL. Los niveles de acceso, tanto para la versión WEB como para la versión Cliente servidor, estarán en función a niveles de administrador, configurador y consultor. Especificaciones de contenidos al adquirir CIF Sistema contable. Versión Stand Alone Versión Web Manual de Usuario X X Software Desarrollado Usuario/Contraseña de Acceso a Portal X Capacitación En sede Oshincorp Personalizada Garantía 3 meses Según Licencia Adquirida Soporte Técnico Telefónico y presencial Telefónico y vía mail (solo en periodo de garantía) Multiusuario X Según Licencia Moneda S/. - US$ S/. US$ - Configurable Acceso En PC instalada Vía Web Actualizaciones Sólo de la misma versión X Entrega a Domicilio X X X

14 PRINCIPALES REPORTES BALANCES DE COMPROBACION SUMAS Y SALDOS A 2, 3, 4, Y 8 DIGITOS SALDOS EN MONEDA NACIONAL Y DOLARES BALANCES GENERALES COMPARATIVO 12 MESES ANALISIS DEL BALANCE GENERAL. BALANCES GENERALES ALTERNOS REPORTES POR CENTRO DE COSTO POR RUBRO / CUENTA ACUMULADO POR CENTRO DE COSTO COMPARATIVOS ANUALES POR RUBRO / CUENTA CONSOLIDADO ANUAL POR RUBRO / CUENTA ESPECIALES POR AREAS / COSTOS COMPARATIVO ANUAL POR COSTOS REPORTES DE INGRESOS Y GASTOS RESUMEN Y MOVIMIENTOS DE INGRESOS Y GASTOS COMPARATIVO ANUAL GANANCIAS Y PERDIDAS POR FUNCION Y NATURALEZA DEL MES Y ACUMULADO COMPARATIVO MENSUAL HASTA 12 MESES ANALISIS DE GANANCIAS Y PERDIDAS DIARIOS EN MONEDA NACIONAL Y DOLARES COMPARATIVO FORMATO LIBRO DIARIO 5.1 MONEDA NACIONAL RESUMIDO POR TIPO DE OPERACION ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO MENSUAL / ANUAL ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO MAYORES EN MONEDA NACIONAL Y DOLARES COMPARATIVO. FORMATO LIBRO MAYOR 6.1 EN MONEDA NACIONAL, A 2, 3 Y 8 DIGITOS

15 REGISTRO DE VENTAS REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS ESTANDAR FORMATO REGISTRO DE VENTAS 14.1 REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS EXPORTADORES COMPARATIVO ANUAL DE VENTAS POR CLIENTE REGISTRO DE COMPRAS REGISTRO DE COMPRAS ESTANDAR FORMATO REGISTRO DE COMPRAS 8.1 REGISTRO DE COMPRAS DETRACCION COMPARATIVO ANUAL DE COMPRAS POR PROVEEDOR ANALISIS DE CUENTAS DOCUMENTOS PENDIENTES DETALLADO POR CUENTA DOCUMENTOS PENDIENTES DETALLADOS POR TIPO DE ANEXO ESTADOS DE CUENTA ENTRE FECHAS POR ANTIGÜEDAD DE DEUDA POR VENCIMIENTOS MOVIMIENTO ANUAL POR CUENTA ANALISIS GRAFICOS DEL BALANCE GENERAL. PRESUPUESTOS EJECUCION PRESUPUESTAL POR CENTRO DE COSTOS EJECUCION PRESUPUESTAL ANALITICO POR CENTRO DE COSTOS PRESUPUESTOS POR PROYECTO EJECUCION POR PROYECTOS LIBROS LIBRO DE CAJA GENERAL. NUEVO FORMATO LIBRO CAJA 1.1 LIBRO DE BANCOS NUEVO FORMATO LIBRO BANCOS 1.2 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES EMISION Y ANALISIS DE RATIOS FINANCIEROS ANALISIS FINANCIERO COMPARATIVO CONCILIACION BANCARIA DOCUMENTOS CANCELADOS, SALDOS DEL MOVIMIENTO CONTABLE, RESUMEN, PENDIENTES.

16 EL SISTEMA CONTENDRÁ LOS SIGUIENTES MÓDULOS. Contabilidad General Comprobantes de Diario Catálogo de Cuentas Personalizado Tipos de Comprobantes Generación de Asientos Creación de comprobantes contables automáticos y manuales. Presupuesto anual Presupuesto vs. Ejecución Personalización de reportes (Balance General y Estados de Resultados). Gráficas de Relación de Cuentas Gráficas de Saldos Acumulados de Cuentas Auxiliar de Bancos Depósitos Cheques Notas de Crédito Notas de Débito Conciliación Bancaria Consulta de Bancos Catálogo de Bancos Saldos en Bancos Proveedores Tipos de cambio Generación de Informes Balance General Balance de Comprobación a varios niveles Balance Comparativo Estado de Resultados, a varios niveles Estado de Resultados Acumulados, a varios niveles Libro Diario Libro Mayor Resumen de cuentas de Mayor

17 Anexos Auxiliar de Cuentas. (Cuentas T) Movimiento de Bancos total, por banco, en Moneda Nacional o Extranjera Cheques por Proveedor Documentos de Ingresos y Egresos Listado de Depósitos Listado de Notas de Crédito Listado de Notas de Débito Listado de proveedores Utilidades Generación de Asientos de Cierre Anual Diseño de Informes Personalizados Opciones de configuración Definición de Usuarios Definición de Grupos de Usuarios Manejo de dos monedas (soles y dólares) Objetivo cuantitativo en relación a la versión WEB El principal beneficio en factor al cliente están en relación a la economía a la puesta del sistema contable, ya que no generaría gastos en infraestructura de equipos, sino adecuaría su actual equipo al sistema de internet el cual le mostraría las capacidades del aplicativo al máximo. Requisitos del programa: Requisitos de software: - Sistema operativo: Win 98, Win XP, Win Vista, Win 7, distribución GNU/Linux, (versiones siguientes estarán implementadas también en OS/2 y Android). - Maquina virtual: Java JVM versión 1.6 en adelante. - Navegador WEB: IE , Firefox Mozilla, Google Chrome.

18 Requisitos de hardware recomendados: - Procesador: Pentium core 2 duo 2.4 ghz en adelante. - Memoria: 2 GB. - (La memoria varía dependiendo de la versión de Windows que se tenga. Los valores mínimos de cada plataforma son los del programa, el sistema tendrá un mejor desempeño con más memoria). - Disco duro: 60GB espacio libre en disco. - Pantalla: Resolución de pantalla de 1024 * Teclado y Ratón. Informes y consultas ventas@oshincorp.pe