APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA BPM EN LA TRAZABILIDAD DE LOS PRODUCTOS HORTOFRUCTÍCOLAS

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1 APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA BPM EN LA TRAZABILIDAD DE LOS PRODUCTOS HORTOFRUCTÍCOLAS Autor: Fuentes Román, Pablo. Director: Gómez González, Fernando. Entidad Colaboradora: ICAI Universidad Pontificia Comillas. RESUMEN DEL PROYECTO La trazabilidad fue definida por el Comité de Seguridad Alimentaria (AECOC) como el conjunto de aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto, o lote de productos, a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado y a través de unas herramientas determinadas. En este proyecto, se aplicará este mismo principio a la trazabilidad de los productos hortofrutícolas mediante la metodología de gestión BPM (Business Process Management) permitiendo aprovechar las ventajas que brinda, tanto esta metodología como la notación BPMN (Business Process Modeling Notation). En la actualidad, la trazabilidad de los alimentos es una gran desconocida para la mayor parte de los consumidores, pero no para los distintos actores que componen la cadena logística de este tipo de productos, más todavía con los constantes cambios en las normativas, tanto a nivel nacional como internacional, que desean que la trazabilidad total de los alimentos sea ya una realidad. En lo concerniente a BPM, está entrando con mucha fuerza en el mundo de la gestión y, en los próximos años, la utilización de esta metodología estará muy extendida. Por tanto, el objetivo de este proyecto es ofrecer una solución al problema de la trazabilidad de los productos hortofrutícolas lo más cercana posible a la realidad. De este modo, se diseñarán y realizarán una serie de procesos en BPMN utilizando la Suite Bonita Studio, siendo éstos ejecutables y capaces de gestionar la trazabilidad de los alimentos a través de su paso entre los distintos actores que componen la cadena logística en la industria alimentaria. Hay que remarcar que los distintos procesos puedan ser fácilmente escaladas en cualquiera de sus tres facetas: carga, administrativa y geográfica, permitiendo eficiencia y eficacia ante los cambios en el mercado.

2 La metodología utilizada para el desarrollo de este proyecto se basa en un desarrollo ágil de software (Agile development) que enfatiza en la realización de una serie de iteraciones a lo largo del ciclo de vida del desarrollo del proyecto. Cada vez que se completaron estas iteraciones se obtuvo un output (descripción de procesos, pre-diseño de bases de datos, pre-diseño de proceso, proceso final, base de datos final y documentación). Se han diseñado siete procesos en BPMN que representan la gestión operativa de los distintos actores de la cadena logística. A continuación se realizará una breve explicación de la ocupación de estos actores: Seeder: Empresas proveedoras de semillas. Nursery: Empresas proveedoras de plantas en semilleros. Cultivator: Empresa proveedoras de productos hortofrutícolas. Wholesaler: Mayoristas de productos hortofrutícolas sin procesar y/o procesados. Factory: Empresas proveedoras de productos procesados. Transporter: Empresas que transportan las mercancías dentro de esta cadena logística. Observator: Encargado de gestionar la trazabilidad del sistema. En todos estos procesos se realiza una gestión total de la trazabilidad de esos actores realizando, para cada actor, los diagramas BPMN de sus distintos departamentos y una aplicación ejecutable de cada uno de estos actores. Para cada actor se crearon unas bases de datos relacionales para poder almacenar todos los datos que, durante su operativa, se fueran produciendo. El cometido de este almacenamiento de datos no es otro que poder recuperar esta información para poder conocer al detalle la trazabilidad de un producto hortofrutícola simplemente introduciendo su código QR. En cada proceso se diagraman y simulan los distintos departamentos que existen en ese actor haciendo que, a partir de una serie de diagramas BPMN, muy sencillos, se pueda comprender rápidamente cuáles son las distintas actividades que se ejecutan en cada departamento y el flujo de información interno y externo de ese departamento. Además de poder realizar simulaciones con cada actor, se podrán ejecutar los distintos actores. Un ejemplo de esto

3 se ilustra en la siguiente imagen en la que se puede ver cómo, con un simple diagrama BPMN, se convierte en una aplicación ejecutable capaz de trabajar con distintas bases de datos al mismo tiempo y poder manejar una media de cien variables por proceso. Se realizaron extensas explicaciones de los distintos actores, tanto de los BPMN como de la simulación de sus procesos, para que el lector pudiera entender totalmente la forma de trabajar de ese actor y la del sistema de trazabilidad al mismo tiempo. Además, todos los BPMN se encuentran traducidos al inglés y el lector dispondrá de sus respectivas descripciones y guías de instalación, ejecución y simulación de cada proceso en el CD del proyecto. Desde el punto de vista económico, el proyecto resulta muy rentable, ya que el plazo de recuperación de la inversión de sólo dos años, obteniendo altos valores de tasa de rentabilidad siendo el valor actual neto positivo. Además se debe tener en cuenta que el objetivo primordial del proyecto es conseguir un sistema de trazabilidad fiel a la realidad y totalmente ejecutable, habiéndose podido alcanzar exitosamente todos los objetivos marcados al inicio del proyecto.

4 APPLICATION OF BPM METHODOLOGY IN THE FRUIT AND VEGETABLE PRODUCTS TRACEABILITY Author: Fuentes Román, Pablo. Project Leader: Gómez González, Fernando. Cooperating Institution: ICAI Universidad Pontificia Comillas. SUMMARY OF THE PROJECT AECOC s Food Security Committee define traceability as the collection of those preestablished and self-sufficient procedures that allow to know the history, the location and the path of a product, or a batch of products, along the supply chain at a given moment and through particular tools. In this project, just this principle will be applied to the traceability of fruit and vegetable products by means of the management methodology called BPM (Business Process Management) allowing it to take the advantages that this methodology gives as well as the notation BPMN (Business Process Modeling Notation). Nowadays, food s traceability is a great unknown for the most of the consumers, but not for the different actors that compose the logistic chain in this kind of products, even more with the constant changes in the rules, nationwide as well as international wide, that look forward the total traceability for all the foods as a reality. Concerning BPM, it s introducing with force in the management world and, next years, the use of this methodology will be extended all around. So, the aim of this project is offering a solution to the issue of fruit and vegetable product s traceability close to the reality. Thus, it will design and carry out a series of processes in BPMN using the Suite Bonita Studio. These processes are feasible and capable for managing the traceability of foods through the different actors that compose the logistic chain in the food industry. It s worth mentioning that different processes could be easily escalated in any of their three aspects: charge, administrative and geographic, allowing efficiency and efficacy before the changes in the market.

5 The methodology used for the development of this project is based in a lively development of software (Agile development) that emphasizes the execution of a series of iterations through the life cycle of project s development. When these iterations were completed, it got an output (description of processes, pre-design of databases, predesign of process, final process, final database and documentation). Seven processes have been designed in BPMN and they represent the operating management of different actors in the supply chain. Next, there will be a brief explanation about the activity of these actors: Seeder: Supplier seeds company. Nursery: Supplier plants in seedbeds company. Cultivator: Supplier fruit and vegetable products company. Wholesaler: Fruit and vegetable products without process and/or processed wholesales. Factory: Supplier processed products company. Transporter: Freight goods company. Observator: Responsible for managing the traceability of the system. With these processes, it carries out a total management of the actor s traceability executing, for each one, the BPMN diagram of its different departments and a feasible application of every actor. For each actor, relational databases were created to store all data that, during his operation, were happening. The mission of this storage is recovering that information to know in detail the traceability of a fruit and vegetable product by introducing its QR code. The different departments of that actor are inside of a diagram and are simulated in each process doing that, from a series of very simple BPMN diagrams, it could be easily understandable the different activities executed in each department and the internal and external information flow of that department. Apart from those simulations with each actor, different actors will be feasible. The next image shows that. There, it is easy to see how, with a simple BPMN diagram, a feasible application is capable of working with different databases at the same time and to manage an average of one hundred of variables for each process.

6 Wide explanations from different actors were carried out, from BPMN and from the simulation of its processes, with the intention that the reader could totally understand the way of working from that actor and this one of the traceability system at the same time. As well, all the BPMN are translated to English and the reader will have its respective descriptions and system, execution and simulation guides of each process in the project s CD. According the economic view, the project turns out to be very profitable. The deadline to recover the investment is only two years, obtaining high yield with the current and net value being positive. Apart from that, it is remarkable that the prime aim of project is achieve a traceability system faithful to the reality and fully feasible. furthermore it has been possible to achieve successfully the whole objectives marked at the beginning of the project.