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1 ANEXO II ANEXO II: Términos de Referencia del Servicio CONSULTORIA: Servicios Técnicos y Profesionales para la Evaluación de las Capacidades Programáticas, Administrativas y Financieras de las Organizaciones de Gobierno y Sociedad Civil, Socias de la oficina UNFPA-Guatemala La Oficina del Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA) en Guatemala está iniciando su séptimo ciclo de Programa de País para el período , que tiene como propósito contribuir a los esfuerzos nacionales para la reducción de la pobreza, de las desigualdades y el cumplimiento de los derechos humanos, con énfasis en los derechos sexuales y reproductivos, tomando en consideración los desafíos demográficos que vive el país. ANTECEDENTES: Instituciones gubernamentales, así como organizaciones de la sociedad civil y la academia, colaborarán en la implementación y monitoreo del Programa de UNFPA, constituyéndose para el efecto en asociadas en la implementación En el marco de este programa, y para dar inicio a las gestiones preparatorias para la implementación de los proyectos de dicho programa, se requiere identificar el estatus de las capacidades programáticas, administrativas y financieras de sus asociadas en la implementación. Para ello, es necesario realizar una evaluación a cada una de las instituciones de gobierno y organizaciones de sociedad civil bajo la normativa de micro-evaluación del Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA). NATURALEZA DE LOS SERVICIOS: PERFIL DE LA INSTITUCIÓN PRESTADORA DE LOS SERVICIOS DURACIÓN DE LOS SERVICIOS: La información que se adquiera como consecuencia de dicha evaluación será utilizada para definir la modalidad de ejecución de la cooperación que UNFPA establezca con el asociado en la implementación, las normas a utilizar y para diseñar un programa de asistencia técnica que contribuya a fortalecer dichas capacidades. Realizar una evaluación de las capacidades programáticas, administrativas y financieras de 29* organizaciones de Gobierno y Sociedad Civil, asociadas en la implementación del Programa, ubicadas geográficamente de la siguiente forma: Guatemala (27), Totonicapán (1) y Quiché (1). (adjunto listado). *Sujeto a revisión con la empresa adjudicada. Se espera contratar los servicios de una firma auditora- consultora que presente una propuesta técnica y financiera, que incluya un equipo de personas para desarrollar los servicios contenidos en estos términos de referencia y que reúnan los siguientes requisitos: Profesionales en Contabilidad Pública y Auditoría Experiencia mínima de 5 años en evaluación y auditoría de organizaciones de gobierno y Sociedad Civil. Conocimiento de la Normativa Nacional para las Organizaciones de la Sociedad Civil y de Gobierno. Conocimiento de las regulaciones, normas y procedimientos de Naciones Unidas, preferiblemente del Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA). Capacidad de viajar al interior del país para realizar visitas de campo. Capacidad para identificar debilidades y fortalezas en los sistemas administrativos y financieros 3 meses.

2 PERSONAS QUE SUPERVISARÁN Y EVALUARÁN LOS SERVICIOS PRESTADOS: Bajo la dirección de la Asociada Administrativa Financiera y la Representación de UNFPA. 1. Realizar la micro-evaluación de capacidades programáticas, administrativas y financieras de las organizaciones de gobierno y sociedad civil, en calidad de asociadas en la implementación del Programa de UNFPA. Los temas a evaluar en cada socia se detallan a continuación: Las nueve dimensiones incluyen: 1) Gobernanza y liderazgo; 2) Recursos humanos; 3) Programa; 4) Seguimiento y evaluación; 5) Gestión financiera; 6) Sistemas de adquisiciones; 7) Ventaja comparativa; 8) Gestión del conocimiento; 9) Alianzas. Cada una de estas dimensiones se le asigna una ponderación, que se utiliza para calcular la puntuación de la evaluación final (Las ponderaciones aparecen en cada hoja de evaluación) y toman en consideración los siguientes aspectos: DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS SOLICITADOS: a. Antecedentes y documentación: Acta de constitución y sus modificaciones, Representación Legal, experiencia en manejo de fondos y elaboración de informes, órgano rector, estructura organizacional, etc. b. Manejo de Fondos: Capacidad para transferencias y recepción de fondos, manejo de fondos de contrapartida y medios de control del manejo de fondos c. Capacidad instalada en Recursos Humanos: Organigrama, descripción de puestos, distribución de tareas, nivel de competencia del personal en general y el personal de finanzas y contabilidad, rotación de personal, políticas, etc. d. Políticas y Procedimientos contables: Contabilidad, controles, balances, libros, conciliaciones, documentos de respaldo, separación de tareas, presupuestos, pagos, políticas y procedimientos contables, efectivo, bienes, etc. e. Auditorías: Frecuencia, hallazgos y recomendaciones. f. Políticas y Procedimientos Financieros (informes) g. Sistema Financiero: Sistema electrónico o físico, preparación de informes y controles. 2. En el caso de las dimensiones de programa, seguimiento y evaluación, se realizará una reunión en conjunto en las oficinas de UNFPA, liderada por el/la Oficial de Programas y en la cual la firma auditora-consultora registrará la información de estas dimensiones. 3. Llenado de los instrumentos establecidos por UNFPA (Documentos, cuestionarios, etc. sobre Gestión Financiera). 4. Visitas in situ, a las organizaciones de sociedad civil y gobierno; para el llenado del cuestionario y la evaluación de la Organización. 5. Elaborar un informe ejecutivo de análisis y recomendaciones por cada una de las socias evaluadas. 6. Identificación de las fortalezas y debilidades administrativas, financieras y programáticas de las socias del programa. 7. Identificación de las áreas que deberán ser fortalecidas en cada una de las socias, según los temas evaluados; y que los mismos permitan el diseño de un plan de

3 asistencia técnica en el marco de los temas evaluados y otros que puedan contribuir a fortalecer la administración y finanzas de las Socias. La firma consultora-auditora, una vez firmado el contrato, deberá reunirse con UNFPA para consensuar un cronograma de actividades, y para acordar aspectos relevantes que deberán considerar para el inicio de sus gestiones. La evaluación programática será bajo el estricto acompañamiento del UNFPA (en sesiones coordinadas por UNFPA y las socias en la implementación), y la empresa deberá levantar y sistematizar la información. Las micro-evaluaciones serán realizadas en dos etapas, como sigue: Etapa 1: Diciembre 2014 Evaluación de 15 socias de gobierno Evaluación de 7 socias de Sociedad Civil Etapa 2: Enero-Febrero 2015 Evaluación de 7 socias de Sociedad Civil *Las cantidades de socias a evaluar podrán aumentar o disminuir en un 20%. PRODUCTOS ESPERADOS: Plan de Trabajo y cronograma de actividades consensuado con UNFPA Informe de micro evaluación por cada asociado en la implementación - al final de cada visita/evaluación por socia implementadora, que incluya: a. Cuestionario sobre Gestión Financiera de cada una de las socias, debidamente calificada y ponderada. b. Informe escrito sobre los principales hallazgos y recomendaciones por cada una de las socias evaluadas. c. Un documento en Excel con los resultados de la evaluación de los temas evaluados. d. Propuesta para el fortalecimiento y atención a las debilidades identificadas durante el proceso. La forma de pago será contra entrega de productos. Tres pagos: FORMA DE PAGO: Pago 1: Elaboración de Plan de Trabajo y cronograma de actividades consensuado con UNFPA en reunión de preparación 20%. Pago 2: Informe final de microevaluaciones de etapa 1, recibido a entera satisfacción por UNFPA 50%. Pago 3: Informe final de microevaluaciones de etapa 2, recibido a entera satisfacción por UNFPA 30%.

4 ANEXO a los Términos de Referencia Modelo de Herramienta de Micro-evaluación

5 ANEXO a los Términos de Referencia Criterios de Evaluación

6 Criterios de Evaluación Servicios Técnicos y Profesionales para la Evaluación de las Capacidades Programáticas, Administrativas y Financieras de las Organizaciones de Gobierno y Sociedad Civil, Socias de la oficina UNFPA-Guatemala EQUIPO DE EVAUACIÓN 1) Experiencia mínima de 5 años en evaluación y auditoría de organizaciones de gobierno y Sociedad Civil. 1.1) De 5 a 6 años : 5 puntos 1.2) De 6 a 7 años: 10 puntos 1.3) Más 7 años en adelante: 15 puntos PUNTAJE MÁXIMO: 15 puntos 2) Conocimiento de las normativas y regulaciones tanto en Organizaciones de Sociedad Civil y de Gobierno y del Sistema de Naciones Unidas, preferiblemente del Fondo de Población de las Naciones Unidas PUNTAJE MÁXIMO: 20 puntos 3) Experiencia en identificar debilidades y fortalezas en los sistemas administrativos financieros. 3.1) 1 a 3 años: 5 puntos 3.2) 4 a 9 años: 10 puntos 3.3) 10 y más años: 15 puntos PUNTAJE MÁXIMO: 15 puntos 4) Experiencia en Contabilidad Pública y Auditoría 4.1) 1 a 3 años: 10 puntos 4.2) 4 en adelante: 20 puntos PUNTAJE MÁXIMO: 20 puntos B. EVALUACION DE LA PROPUESTA TÉCNICA Enfoque, metodología, cronograma y productos propuestos, distribución de funciones con base a perfiles propuestos para el equipo de evaluación PUNTAJE MÁXIMO: 30 puntos PUNTAJE TOTAL 100 puntos

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