Colegio Universitario de Cartago Página 1 de 7 PA-FIN-09 Procedimiento para elaborar Presupuesto Extraordinario. Versión 01

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1 1. OBJETIVOS Y ALCANCE Colegio Universitario de Cartago Página 1 de 7 Establecer los lineamientos para elaborar un presupuesto extraordinario, conforme con la normativa vigente, según la disponibilidad financiera para incorporar nuevos recursos o la disminución de recursos al presupuesto ordinario del CUC Alcance: Aplica para la incorporación de todos los recursos adicionales del presupuesto, o para disminuir subpartidas del gasto del Colegio Universitario de Cartago, por disposición del Gobierno de la Republica, de la Contraloría General de la Republica o de la Autoridad Presupuestaria. Cuando así se requiera expresamente, puede conllevar el ajuste de los objetivos y metas estratégicas y operativas anuales derivadas del Plan Nacional de Desarrollo, Plan Estratégico Institucional y su respectivo contenido presupuestario. 2. REFERENCIAS Y DEFINICIONES Ley 8131 de Administración Financiera y Presupuestos Públicos. Manual de Normas Técnicas sobre Presupuesto que deben observar las Entidades, Órganos Descentralizados, Unidades Desconcentradas y Municipalidades, sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República. Plan Nacional de Desarrollo MAPI PEP MAPOI PA-FIN-01 Procedimiento para el Control de Ejecución Presupuestaria 2.1. Definiciones: Plan Nacional de Desarrollo (PND): Plan elaborado por MIDEPLAN en el que se establecen los compromisos del gobierno de turno a ejecutar en su período, dividido en sectores tales como: educación, salud, vivienda, entre otros.

2 Colegio Universitario de Cartago Página 2 de 7 Plan Operativo Institucional (POI): Instrumento que tiene como marco de referencia el PND y/o las políticas institucionales en el cual se definen los objetivos, acciones y metas que deben ejecutarse en el corto, mediano y largo plazo y se estiman los recursos financieros necesarios para obtener los resultados esperados. Matriz Anual de Programación Sectorial (MAPSE): Instrumento en el cual se establecen las metas de las acciones estratégicas del PND, que sirve como referencia para la programación institucional que contribuye al logro de las mismas. Matriz de Programación Operativa Institucional (MAPI): instrumento que permite a la Institución realizar la programación anual de acuerdo con las prioridades establecidas por el Ministro Rector (Educación), en la MAPSE. Aspectos Estratégicos Institucionales (AEI): Matriz en la que se detallan los aspectos estratégicos a nivel institucional que deben ejecutarse para lograr los compromisos del PND. Programación Estratégica a nivel de Programa (PEP): instrumento que contempla información sobre la Misión, Productos, Usuarios, Beneficiarios, Objetivos Estratégicos, Indicadores de Gestión y de Resultados. Indicador: variable o relación entre variables de nivel cuantitativo o cualitativo, que permite medir el grado de cumplimiento del objeto a evaluar. Programación Estratégica Institucional (PEI): conjunto de instrumentos de programación integrado por: MAPI y aspectos estratégicos institucionales. Unidades formuladoras del presupuesto: para efectos de este procedimiento son aquellas dependencias que tienen asignado un presupuesto determinado en el Presupuesto Institucional para el ejercicio económico respectivo. Matriz de Programación Operativa Institucional (MAPOI): matriz para el registro de las actividades operativas y su respectivo presupuesto. Matrices estratégicas y operativas: MAPOI, MAPI, AEI, PEP. Presupuesto extraordinario: Es el mecanismo que incorpora nuevos ingresos o de gasto corriente, o disminuye ingresos y egresos improbados en el presupuesto ordinario.

3 Colegio Universitario de Cartago Página 3 de 7 Definición de presupuesto extraordinario según las Normas técnicas sobre presupuesto público N DC-DFOE/R-DC Contraloría General de la República Presupuesto extraordinario. Es el acto administrativo que tiene por objeto incorporar al presupuesto institucional los ingresos extraordinarios, los recursos excedentes entre los ingresos presupuestados y los percibidos y los recursos del superávit, así como los gastos correspondientes. Además, registrar las disminuciones de ingresos y el efecto que dicho ajuste tiene en el presupuesto de gastos, o en la sustitución de las fuentes de financiamiento previstas. 3. RESPONSABILIDADES 3.1. Departamento Financiero: es la unidad encargada de elaborar el presupuesto extraordinario Dirección Administrativa: Es la unidad responsable de revisar y de realizar las observaciones el presupuesto extraordinario Consejo de Decanatura: Es la unidad responsable de revisar y ajustar el presupuesto extraordinario Consejo Directivo: Responsable de revisar y aprobar el presupuesto extraordinario Secretaria de Actas: Funcionario responsable de emitir a los entes internos del C.U.C., la aprobación de documentos presupuestarios por parte del Consejo Directivo 3.6. Unidades Formuladoras del Presupuesto: Son responsables de formular los requerimientos adicionales (de conformidad con las Políticas Institucionales, Plan Estratégico y Plan Nacional de Desarrollo) contenidos en el POI/Presupuesto. 4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 4.1 La Dirección Administrativa solicita al Departamento Financiero realiza la proyección de nuevos ingresos para asignar y financiar nuevos gastos e incorporarlos mediante un presupuesto extraordinario.

4 Colegio Universitario de Cartago Página 4 de El Departamento Financiero procede a incorporar mediante presupuesto extraordinario los siguientes rubros; Superávit específico: Exceso de ingresos ejecutados sobre los gastos ejecutados al final de un ejercicio presupuestario que por disposiciones especiales o legales tienen que destinarse a un fin específico. Superávit libre: Exceso de ingresos ejecutados sobre los gastos ejecutados al final de un ejercicio presupuestario que son de libre disponibilidad en cuanto al tipo de gastos que puede financiar. Para utilizar estos recursos se debe acatar lo dispuesto Las Normas técnicas sobre presupuesto público N DC-DFOE/R-DC , según el inciso k) de la norma Principios presupuestarios. Inciso k) Limitación en el presupuesto institucional para el financiamiento de gastos corrientes con ingresos de capital. No podrán financiarse gastos corrientes con ingresos de capital. 4.3 Si los pasos anteriores modifican el planeamiento y la operativa institucional, la Decanatura indica a la Dirección de Planificación y Desarrollo para ajustar los objetivos y metas estratégicas y operativas anuales derivadas del Plan Nacional de Desarrollo, Plan Estratégico Institucional y su respectivo contenido presupuestario. 4.4 La Dirección de Planificación y Desarrollo debe comunicar a la Decanatura sobre los ajustes realizados los cuales se complementan con la incorporación de los nuevos ingresos o con la disminución de los gastos no autorizados por parte de la Contraloría o por una directriz en particular que modifique el gasto institucional, girada por otra entidad del Gobierno. 4.5 Posteriormente le corresponde a la Decanatura enviar al Consejo de Decanatura los ajustes realizado por la Dirección de Planificación y Desarrollo para su conocimiento y análisis respectivo. Lo resuelto por este Consejo deberá comunicarse a la Dirección Administrativa para su trámite siguiente.

5 Colegio Universitario de Cartago Página 5 de La Dirección Administrativa mediante oficio solicitara al Departamento Financiero que proceda a elaborar el presupuesto extraordinario con la nueva estimación de ingresos o con el ajuste por la improbación del gasto corriente. 4.7 El Departamento Financiero elabora el presupuesto extraordinario por instrucción de la Dirección Administrativa. (Los presupuestos extraordinarios deberán mantener numeración consecutiva). 4.8 El Departamento Financiero remite mediante oficio a la Dirección Administrativa el presupuesto extraordinario con la nueva estimación de ingresos o del ajuste por la improbación del gasto corriente, para su análisis y revisión Si existen observaciones al presupuesto extraordinario la Dirección Administrativa remite al Departamento Financiero para realizar las modificaciones solicitadas Si no la Dirección Administrativa Financiera remite presupuesto extraordinario al Consejo de Decanatura y éste lo remite para aprobación del Consejo Directivo. 4.9 Si existen observaciones al presupuesto extraordinario el Consejo Directivo le indica a la Dirección Administrativa que modifique según observaciones efectuadas La Dirección Administrativa deberá comunicar mediante un oficio al día siguiente, al Departamento Financiero para realizar los ajustes necesarios Los ajustes requeridos al presupuesto extraordinario, deberán ser entregados por el Departamento Financiero mediante un oficio a la Dirección Administrativa, a más tardar el día siguiente hábil que se giró la comunicación. Los presupuestos extraordinarios deberán presentarse ante la Contraloría General de la Republica, en el periodo comprendido entre el 1 de enero y el último día hábil del mes de setiembre del año que rige el presupuesto y en

6 Colegio Universitario de Cartago Página 6 de 7 este último mes únicamente podrá presentarse un documento presupuestario. En casos excepcionales la gerencia de área de fiscalización superior respectiva, podrá autorizar el recibo de documentos presupuestarios fuera de ese periodo (inciso b de la norma 4.211). El presupuesto extraordinario será sometido a la aprobación de la Contraloría General de la Republica en forma electrónica, de acuerdo con la normativa y especificaciones del sistema diseñado por el Órgano Contralor para esos efectos 4.12 El encargado de ejecución presupuestaria debe incluir la información que contiene el presupuesto extraordinario en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP). y la jefatura del Departamento Financiero valida los datos incluidos La Decanatura debe remitir a los entes externos, el presupuesto extraordinario según los requerimientos vigentes Una vez aprobado el presupuesto extraordinario por parte de la Contraloría General de la Republica, la Decanatura deberá enviar al Departamento Financiero, un comunicado y la copia fotostática del oficio del ente contralor en donde indica que se aprueba o no el documento presupuestario Con el documento anterior en poder del Departamento Financiero, la Jefatura gira de inmediato las instrucciones necesarias al Encargado de ejecución presupuestaria, con la finalidad de que proceda a actualizar los saldos para el control presupuestario con las variaciones del aumento o de la disminución de los recursos económicos aprobados por la Contraloría.

7 Colegio Universitario de Cartago Página 7 de Le corresponde al Departamento Financiero mantener en sus archivos los siguientes documentos; el oficio de la Decanatura y de la Contraloría con la aprobación del presupuesto extraordinario, el estudio realizado de los nuevos ingresos estimados y el manuscrito denominado presupuesto extraordinario, donde se refleja la incorporación de nuevos ingresos o la disminución de recursos al presupuesto ordinario del C.U.C.

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