MANUAL VERSION: 02 ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA INFORMÁTICA. PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 1 de 6

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1 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 1 de 6 1. INTRODUCCION Este documento permite conocer en forma gráfica y descriptiva la composición del manual, así mismo, dentro de la caracterización se define su objetivo y alcance, la normatividad y las políticas que lo rigen. Adicionalmente, en este documento podremos encontrar los procedimientos que lo conforman, a través de los cuales se ejecutan las actividades con las que se da cumplimiento a la normatividad vigente establecida. Para un mayor entendimiento de la sigla SIPCO, a continuaciones detalle de la siguiente forma: S: supplier, proveedores del proceso I: input, entradas al proceso P: process, proceso C: customer, cliente del proceso O: output, salidas del proceso Nota: las actividades del proceso de Gestión de la Educación son caracterizadas de acuerdo a los lineamientos del Ministerio de Educación Nacional, según los cuales estas son consideradas como procesos. Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: Cargo: Profesional Especializado Cargo: Coordinador de Calidad Cargo: Técnico Operativo Cargo: Secretaria de Educación Departamental

2 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 2 de 6 2. DIAGRAMA SIPCO DEL MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMA. 4. Informe de obsolescencia y faltantes 7. Informe de reasignación de equipos 5. Requisición de compra y estudio de conveniencia y viabilidad I02.02 Administrar activos fijos 1. Requerimiento de administración de la plataforma 23. Requerimiento solucionado Necesidades de mantenimiento o soporte L02.01 Soporte a usuarios y mantenimiento correctivo 2. Requerimiento de administración de la plataforma 22. Requerimiento solucionado Necesidades de mantenimiento o soporte 8. Actualización hoja de vida de equipos 9. Requerimiento de Administración de Hw 10. Solución al requerimiento de Hw 15. Requerimiento de Administración de Hardware 11. Requisición de compra y estudio de conveniencia y viabilidad I01.02 Manejar requisiciones 14. Requerimiento de Sw 17. Resultado de pruebas Proveedor de desarrollo 14. Software diseñado 16. Requerimiento de Administración de Software 3. Requerimiento de administración de la plataforma 21. Requerimiento solucionado Necesidades de mantenimiento o soporte 20. Requerimiento de administración de seguridad L04.Mantenimiento y administración de la seguridad de la Plataforma tecnológica

3 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 3 de 6 3 CARACTERIZACIÓN DEL MANUAL OBJETIVO Planear, dirigir, organizar y controlar todas las actividades relacionadas con la administración de hardware, software y comunicaciones informáticas para brindar el correcto, oportuno y permanente funcionamiento de la plataforma tecnológica que soporta los procesos de la secretaría de educación y establecimientos educativos. ALCANCE El alcance de este proceso inicia con las actividades de administración de hardware, cubre las actividades de administración de software y finaliza con las actividades de administración de comunicaciones de la SE y sus EE. NORMATIVIDAD NORMATIVIDAD Y POLÍTICAS Ley de octubre de Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Trata aspectos relacionados con la administración del portal, administración de bases de datos (Tuning), actualización, adquisición e instalación de software, préstamo de software, análisis y diseño de un sistema de información, ejecución del plan de pruebas de un sistema de información, revisión y aprobación de documentación técnica de un sistema de información, migración de datos, implantación de un nuevo sistema de información, así como los relacionados con la solicitud para servicios de comunicaciones. Ley de agosto de Por medio de la cual se expide un estatuto para prevenir y contrarrestar la explotación, la pornografía y el turismo sexual con menores, en desarrollo del artículo 44 de la Constitución. Trata aspectos relacionados con Administración página web, administración del portal, administración de bases de datos (Tuning), actualización, adquisición e instalación de software, préstamo de software, así como los relacionados con la solicitud para servicios de comunicaciones. Ley de diciembre de Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros. Trata aspectos relacionados con Administración página web, administración del portal, Administración de bases de datos (Tuning), actualización, adquisición e instalación de software, préstamo de software, análisis y diseño de un sistema de información, ejecución del plan de pruebas de un sistema de información, revisión y aprobación de documentación técnica de un sistema de información, migración de datos, implantación de un nuevo sistema de información, así como los relacionados con la solicitud para servicios de comunicaciones. Directiva presidencial No. 02. Agosto 28 de En donde se define la estrategia de gobierno en línea de la Agenda de conectividad, que establece como uno de sus objetivos el proveer al estado la conectividad que facilite la gestión en línea de los organismos gubernamentales y apoye su función de servicio al ciudadano, como un complemento al esquema actual. Documento Conpes 3072 Agenda de conectividad. 9 de febrero de A través del cual se

4 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 4 de 6 presenta a consideración del CONPES la Agenda de Conectividad, que busca masificar el uso de las Tecnologías de la Información y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y de gobierno, y socializar el acceso a la información, siguiendo los lineamientos establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo "Cambio para Construir la Paz". Documento Conpes 3072 Agenda de conectividad. Anexo 1. 9 de febrero de En el cual se presenta el grupo inicial de programas contemplados en la agenda de conectividad. Este programa está orientado a la creación de sistemas de información al interior de los entes gubernamentales, interconectados a través de una red basada en tecnologías Web. La realización contempla la actualización y estandarización de la infraestructura tecnológica, la definición de estándares de intercambio de información entre las instituciones, la consolidación física de la Red Gubernamental como una Intranet propiamente definida y la digitalización de la información interna del estado. POLÍTICAS La definición, medición y seguimiento de los indicadores asociados a los procesos de la cadena de valor, como herramienta de apoyo para el mejoramiento continuo y al logro de los objetivos definidos dentro de la secretaría, debe ser desarrollado por los responsables de cada proceso. La definición de los responsables se encuentra en la hoja de vida de cada indicador. El formato hoja de vida es el instrumento que se debe utilizar para la definición y seguimiento de los indicadores asociados a los procesos, en ésta se especifica la información, periodicidad y la fórmula requerida para la medición de los mismos, así como los rangos de evaluación necesarios para establecer el porcentaje de logro de las mediciones realizadas y las acciones requeridas sobre los resultados obtenidos. Existe un archivo por proceso con las hojas de vida relacionadas con el mismo, incluyendo los indicadores del Tablero de Indicadores. Toda correspondencia, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, tutelas y trámites, verbales y escritos, que ingresen a la Secretaría de Educación se reciben y radican en el área servicio de atención al ciudadano, por medio de los subprocesos del proceso E01. Gestionar solicitudes y correspondencia. Así mismo, las respuestas a las solicitudes y la correspondencia externa que generan las áreas de la Secretaría de Educación. Por otro lado todas las comunicaciones institucionales de la Secretaría se planean, desarrollan, y evalúan a través del proceso G02. Gestionar comunicaciones institucionales. Todos los registros que se generen en cada uno de los subprocesos deben ser archivados de acuerdo con lo definido en la tabla de registros del numeral 6 del documento "diseño detallado del subproceso" y teniendo en cuenta los lineamientos del subproceso N0201 Archivo de gestión. Cuando se identifiquen problemas reales o potenciales ya sea durante la ejecución de los diferentes subproceso o debido al análisis de los resultados de los indicadores asociados al proceso, el dueño del proceso debe generar acciones correctivas ó preventivas, las cuales deben ejecutarse de acuerdo con lo estipulado en los subprocesos N01.02 Acciones correctivas y N01.03 Acciones preventivas. Los Recursos Informáticos deben ser utilizados únicamente para propósitos legítimos del negocio. Se permite que los usuarios los utilicen para facilitarles el desempeño de sus tareas. El uso de estos es un privilegio que puede ser revocado en cualquier momento. Siempre se deben realizar las pruebas necesarias antes de instalar cualquier producto de software o hardware.

5 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 5 de 6 Los computadores y cuentas de usuario son dadas a los usuarios para apoyarles en su trabajo, los usuarios no deben tener una expectativa de privacidad en relación con cualquier material que creen, almacenen, manden o reciban en los sistemas de la Secretaría. La información como los equipos informáticos pertenecen a la Organización y deben ser utilizados para propósitos relacionados exclusivamente con el negocio. Se debe definir la política de bolsa o stock de repuestos, que permita garantizar la continuidad de operaciones en la Secretaría de Educación. La Secretaría de Educación debe contar con inventario de hardware y software actualizado. Las prioridades para solucionar requerimientos de Hardware son: 1. verificar la existencia en bodega o en la bolsa de repuestos para la instalación inmediata. 2. evaluar la posibilidad de reasignación. 3. Comprar. La Secretaría de Educación debe garantizar la utilización de Software legal. La Secretaría de Educación debe realizar el número de copias requeridas para facilitar la instalación de software, con el objetivo de mitigar el riesgo de deterioro o pérdida de los medios originales. La instalación de software en servidores o PCs no debe superar en ningún caso el número de licencias adquiridas acorde con las condiciones de licenciamiento. Todos los requerimientos deben entrar por el subproceso "L02.01 Soporte a usuarios y mantenimiento correctivo" sean directamente de las áreas de la Secretaría o de los establecimientos educativos a través de atención al ciudadano. En dicho subproceso se hacen validaciones de autorización y prioridad. Los usuarios no deben realizar intencionalmente actos que impliquen mala utilización de los Recursos Informáticos. Estos actos incluyen, envío de correo electrónico masivo, envío de correo cadena, gastar tiempo excesivo en Internet, juegos, grupos de discusión, bajar archivos de gran tamaño, impresión masiva de documentos personales o crear tráfico innecesario sobre la red. Los Usuarios no podrán efectuar cualquiera de las siguientes labores sin previa autorización escrita al Líder de servicios informáticos: - Copiar software para utilizar en sus computadores personales u hogar. - Proveer copias de software a contratistas, empleados de Outsourcing, amigos, parientes o cualquier otra tercera persona. - Instalar software en cualquier computador o servidor de la Secretaría sin previa autorización. - Bajar software de Internet u otro servicio en línea a cualquier computador o servidor - Modificar, revisar, transformar o adaptar cualquier software. - Descompilar o realizar ingeniería de reverso en cualquier software. Profesional Especializado de servicios informáticos. RESPONSABLE PROCEDIMIENTOS - Administración de hardware, software y comunicaciones informáticas.

6 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 6 de 6 4 CONTROL DE CAMBIOS Versión Descripción de Cambio FECHA 02 Se modifica la versión para adoptar la nueva imagen corporativa de la Gobernación de acuerdo a la resolución de 27 de abril de 2012 del despacho del Gobernador