Una plataforma única y completa para integrar los procesos económico-financieros con SAP BPC

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1 Historia de Éxito de Clientes SAP Turismo Orizonia Una plataforma única y completa para integrar los procesos económico-financieros con SAP BPC

2 2 Historia de Éxito de Clientes SAP Turismo Orizonia Orizonia Sector Turismo Productos y Servicios Viajes, ocio y vacaciones Web Soluciones y Servicios SAP SAP ERP, SAP BusinessObjects y SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC) Una gestión financiera, con unos procesos rigurosos y que aporte visibilidad a la empresa, siempre es necesaria y más en tiempos de crisis. Así lo ha entendido Orizonia, el grupo turístico líder en España y uno de los mayores a nivel europeo, que ha apostado por integrar en una única plataforma, compuesta por SAP ERP y SAP BPC, todos los procesos económico-financieros de las diferentes compañías que componen el grupo.

3 3 Historia de Éxito de Clientes SAP Turismo Orizonia Un grupo con visión para crecer A día de hoy, Orizonia es uno de los mayores grupos turísticos europeos con una facturación de más de millones de euros, oficinas en 22 países y una plantilla de más de empleados que ofrece servicios a más de 8 millones de clientes anualmente, desde las empresas que componen sus 6 líneas de negocio: minorista con la red de 950 oficinas de Viajes Iberia; mayorista con los turoperadores Iberojet, Viva Tours, Cóndor, Solplan, Kirunna y Orizonia Life; aérea con la aerolínea Orbest; receptiva con Smilo, hotelera con la cadena de hoteles Luabay; online con los portales Viajar.com y Rumbo, y de experiencias con Kaleidoscopio. Aunque este grupo español Orizonia se creó en 2006, tras la adquisición del antiguo Grupo Emisor Iberostar por parte de The Carlyle Group y de Vista Capital, cuenta con una larga historia que ha forjado su liderazgo. No en vano, su marca más longeva es Viajes Iberia, que se fundó en la década de Unos años más tarde, en 1973, nacía Iberojet, la marca más emblemática de la división mayorista, que durante casi 40 años ha mantenido y consolidado su liderazgo en el sector español de la turoperación. Una plantilla de empleados ofrece sus servicios a más de 8 millones de clientes anualmente Desde que Orizonia se constituyó como matriz de todas sus divisiones, el grupo ha experimentado un enorme crecimiento que responde al esfuerzo destinado a la racionalización y rentabilidad de sus operaciones, y a que algunas de las marcas que actualmente forman parte el grupo, son testigos de la espectacular evolución que ha experimentado el sector turístico en el siglo XX.

4 4 Historia de Éxito de Clientes SAP Turismo Orizonia Consolidar la gestión en tiempos de crisis Orizonia es un grupo que ha crecido ampliando su actividad a nuevas áreas de negocio como la venta de viajes online o la comercialización de nuevos productos, y asegurando el crecimiento de líneas de actividad ya afianzadas en el mercado, sin perder de vista nunca el objetivo de que sus clientes vivan la mejor experiencia ofreciendo un excelente servicio global y completo, y haciendo una fuerte apuesta por la innovación constante. Este crecimiento le ha permitido consolidar un modelo de integración vertical que garantiza la presencia de Orizonia en todos los eslabones de la cadena de valor de la industria de los viajes. Una consolidación que se ha trasladado también al ámbito tecnológico, donde se persigue mejorar en todo momento los procesos de gestión, con el fin de ser más eficientes. Antes de adoptar esta estrategia, el grupo de empresas que componen la corporación utilizaba numerosas soluciones hasta 17 aplicaciones de contabilidad diferentes, muchas de ellas desarrolladas a medida, que dificultaban la gestión y la consolidación de sus resultados. Para optimizar sus procesos en esta área y conseguir mayor agilidad para el negocio, la organización era consciente de que la solución pasaba por la implantación de un sistema de software estándar que le permitiese unificar en una única plataforma sus procesos clave de negocio, con especial foco en los económicofinancieros.

5 5 Historia de Éxito de Clientes SAP Turismo Orizonia SAP, la mejor opción Una vez tomada la decisión de modernizar sus sistemas de gestión, el siguiente paso fue iniciar la búsqueda de una herramienta capaz de elaborar los presupuestos y consolidar las cuentas de todas sus empresas, establecer un mayor control sobre la gestión económico-financiera, alinear los presupuestos con los objetivos de negocio y, de esta forma, mejorar los resultados del grupo. Con estas premisas, se analizaron varias soluciones de diferentes proveedores del mercado, entre ellas la solución de planificación y consolidación de Oracle, pero dadas las referencias que la compañía tenía de otras empresas de su sector y la recomendación de diferentes consultoras, el software de SAP resultó elegido tanto para resolver las necesidades de gestión de la compañía como las específicas del departamento financiero. Su prestigio como compañía sólida y fiable y el conocimiento que ya existía dentro de la empresa sobre determinadas aplicaciones, también inclinaron la balanza a favor de SAP. Con la inversión realizada, optimizamos los flujos de información y de servicio en todas nuestras operaciones, aportando de esta manera un mayor valor a nuestros clientes y a nuestros proveedores gracias a una gestión más eficaz y a una operatividad totalmente integrada. Juan Ignacio Saiz, Director General de Administración y Control de Orizonia.

6 6 Historia de Éxito de Clientes SAP Turismo Orizonia Un proyecto complejo y colaborativo Ésta ha sido una iniciativa tecnológica compleja al desplegarse en paralelo SAP BPC (implantada por Deloitte) y SAP ERP (implementada por Deloitte e Indra). Tras depurar los datos disponibles en las 17 aplicaciones de contabilidad del grupo, trabajo que se llevó a cabo en cuatro meses, el punto de salida fue la instalación del módulo de tesorería para después continuar con el de consolidación y el de presupuestación, cuyo despliegue duró seis, cuatro y cinco meses, respectivamente. En todas estas fases, el proceso a seguir fue similar: primero se realizó una toma de requerimientos para, seguidamente, diseñar cada uno de los procedimientos bajo el paradigma de dato único y procedimiento único. A continuación, se instalaba la solución y se iniciaban las pruebas, fase final anterior a la puesta en producción. Una vez instalado el primer módulo se inició el proceso de implementación del software de gestión empresarial, SAP ERP, incluyendo un buen número de módulos como los de cuentas a cobrar y a pagar, gestión de activos, contabilidad, tesorería, compras, ventas, gestión de proyectos, controlling, Real State, etc. El proyecto exigió una total coordinación a la hora de implantar los dos sistemas pero, además, contó con la colaboración e implicación de un gran número de empleados y la dirección de la compañía. De hecho, a lo largo del proceso de implantación se llevaron a cabo diversos workshops, en los que participó gran parte del personal de cada departamento implicado en este cambio, los primeros ejecutivos del grupo, los consultores y los responsables de la iniciativa. Además, dada su elevada prioridad para la organización, semanalmente se enviaba una newsletter o comunicado informativo sobre el estado, evolución y siguientes pasos del proyecto. La motivación e implicación de un equipo humano de casi 100 personas ha sido clave y estos usuarios fueron los encargados de desarrollar el manual de uso y, posteriormente, formar a sus compañeros.

7 7 Historia de Éxito de Clientes SAP Turismo Orizonia Un círculo virtuoso para la gestión corporativa Con la implantación, Orizonia ha creado una plataforma única y completa para el análisis del rendimiento corporativo, con lo que ha completado un círculo virtuoso de gestión. La plataforma está albergada sobre servidores en cluster, con base de datos Microsoft SQL Server y sistema operativo Microsoft Windows Server, y da servicio a un total de de 260 personas que forman parte del departamento de administración. La solución SAP BPC es utilizada por 80 personas. Una vez que el grupo dispuso de un dato único y fiable, el proyecto concluyó con la implantación de SAP BusinessObjects como sistema de análisis y reporting de la información, para agilizar la toma de decisiones y reaccionar rápido a los cambios del mercado. Con el software SAP Dashboard Design, se ha creado también un cuadro de mando para cada negocio y otro por cada servicio central, que incluyen en torno a 15 KPIs por cuadro. De esta forma, la compañía ha logrado completar un círculo virtuoso de gestión, en el que todos los departamentos disponen de un dato único y fiable, y acceden de forma rápida a la información y a informes de evolución de cada una de las métricas clave para el negocio. El mayor beneficio que hemos conseguido es la democratización del dato. Todos los departamentos disponen de la misma información, que es fiable, y ahora se dedican los esfuerzos a analizar los datos en lugar de a preparar un informe. Eso agiliza las decisiones y aporta capacidad de reacción. Ahorramos tiempo y costes, y ha mejorado mucho el procedimiento. Patxi Jimeno López. Director de Procesos y Sistemas Económicos de Orizonia

8 8 Historia de Éxito de Clientes SAP Turismo Orizonia visibles desde el primer instante El proyecto ha hecho posible la integración de la información sobre las operaciones de negocio con los procesos de toma de decisiones, lo que permite aprovechar mucho mejor esa información, que se convierte en un importante valor para la empresa. Asimismo, la plataforma sirve de respaldo a la compañía en procesos fundamentales para su negocio como son la innovación, el desarrollo y la expansión internacional. En esta misma línea, el uso de software estándar como SAP ERP y SAP BPC, complementado con el despliegue de SAP BusinessObjects como sistema de business intelligence, le ha ayudado a alinear la estrategia empresarial de todas las compañías que lo conforman y a cubrir completamente los procesos financieros, disponiendo de un dato único y fiable. Todo ello redunda en la mejora de los procesos económico-financieros y, por ende, de los resultados corporativos. La inversión realizada también permite al grupo empresarial obtener beneficios de forma rápida, lo que ayuda a reducir el Coste Total de Propiedad de la implantación y permitirá obtener un rápido retorno de la inversión, que ya ve resultados en este aspecto al reducir los desarrollos a medida y, en consecuencia, los costes de mantenimiento y las actualizaciones de software. Desde el punto de vista de los usuarios, las soluciones son muy sencillas de utilizar y, además, se ha creado un entorno colaborativo de trabajo que facilita su tarea diaria. A ello se une, además, el hecho de que la plataforma permite efectuar los cierres de forma más rápida y sencilla, mejorando la productividad de los empleados de los departamentos financieros.

9 9 SAP, elemento cohesionador de los procedimientos Orizonia ya tiene una serie de sistemas críticos asentados sobre el software de SAP. Con esta ambiciosa iniciativa ha sentado las bases de una relación sólida con el proveedor de software. Su pretensión es reducir la importancia de los numerosos sistemas a medida de que dispone en las distintas empresas que componen el conglomerado y, de esta forma, simplificar su mapa de sistemas. La organización tiene claro que, a medida que se vayan incorporando nuevas soluciones y aplicaciones, éstas tienen que integrarse con la plataforma SAP, por la que ha apostado como software de base y pilar de sus procedimientos. 50 xxx xxx (YY/MM)

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